Elektronisk justering & förändringsresan till digital ärendeprocess

Elektronisk justering & förändringsresan till digital ärendeprocess Maria Svenningsson, kommunsekreterare, Varbergs kommun Cajsa Löfmark, nämndsekreterare/jurist, Kungsbacka kommun

Morgonens punkter Vilka är vi? Kungsbackas digitaliseringsresa Ärendesystem, app & läsplattor Resan mot elektroniska signaturer Elektroniska signaturer så funkar det

Bakgrund: Kommunens digitaliseringsprojekt Kungsbacka 2020: enklare, öppnare, effektivare Digitalisering Ärenden kommer in genom digital process (ex. e-tjänst) Bereds digitalt till ett beslutsunderlag Skickas digitalt till beslutsfattare Beslutas genom digitalt förförande Arkiveras i e-arkiv Den digitala resan

Hur hamnade vi där? Kungsbackas digitala resa Från analoga handlingar till digitala

Kartläggningen mynnade ut i det här

Samarbetet mellan nämndsekreterare, registratorer m.fl. fortsatte bl.a. genom så kallade stormöten där vi var tredje vecka träffades och diskuterade olika typer av frågor och processer. Detta samarbete ledde till en klarläggning av roller och vem som gör vad, och i slutändan en enklare nämndprocess.

Införande av ärendesystem tydliggjorde kunskapsbrister och att det är svårare och mer tidskrävande att göra rätt Utbildningar, utbildningar och utbildningar

En egen app för digitala kallelser En app/system vi inte kunde styra över Halvpanik Ny mandatperiod Ordnat kaos Oändlig support Ett ärendesystem och så småningom en egen app! Succé?

Nöjda kravställare Succé? Både ja och nej. En liten resa även det. som så småningom ledde till framgång. Resultat av den digitala resan Vi arbetar mer enhetligt gentemot politikerna, har en gemensam digital nämndsprocess samt har ett tätare samarbete mellan förvaltningarna.

- Så leder du förändringsarbetet och den digitala jakten på den optimala nämndadministrationen - Att skapa rätt förutsättningar från start viktiga erfarenheter för att skapa delaktighet och en vilja att förändra Kartlägg era processer: - vilka steg är onödiga? se efter vilka steg som verkligen krävs enligt lag (exempelvis underskrifter på tjänsteskrivelser inte nödvändiga) är det någonting som görs dubbelt? görs vissa saker för att man alltid gjort så? Bra att gå igenom just dessa lite extra. Ett system är ju till för att hjälpa och bringa ordning & reda, men systemet går inte att använda på bästa sätt om man inte vet vad man stoppat in i det eller varför.

Förändringsarbete möter alltid motstånd: - Hitta någon allierad som du kan bolla med. - Förklara varför man gör det, vilka vinningarna är och hur det blir mer effektivt för dem. - Låt alla få chansen att vara med och ta fram idéer och förslag på förbättringar. - Bra med gemensamma möten även om man inte alltid kommer fram till så mycket. Ha inte möten i överflöd, men kan vara bra att ha något möte då och då där nämndsekreterare kan diskutera generellt. - Nämnderna har olika lagkrav att efterleva, viktigt att respektera detta men låt det inte gå till överdrift. - Ha gärna en bra chef och ledning som gett ett tydligt mandat.

Delaktiga nämndsekreterare = framgångsfaktor! Nämndsekreterare var med i den projektgrupp som kravställde ärendesystemet Ingen IT-fråga att köpa in ärendesystem eller att digitalisera Valet att inte ha med IT gjordes eftersom det i första hand handlade om att övergå från ett analogt till ett digitalt arbetssätt Digital nämndsprocess = fokus på nämndsprocess, inte digital

- Utbildning av handläggare att lyckas som pedagog och intern kunskapsförmedlare? Förklara varför det är så viktigt att göra rätt rättssäkerhet beslutsunderlag Tålamod Var tillgänglig och ge det tid Hitta ambassadörer Försök att hitta glädjen

Fördelar med läsplattor i nämnderna? ALLT Sparar tid Sparar papper och pengar Man har koll på vilka handlingar som laddats upp, till skillnad från när man skickar ut papper och kan bli osäker på vad som skickats ut och i vilken version. Politikerna kan snabbt ta del av eventuella nya handlingar direkt under sittande sammanträde. Dock viktigt att ha koll på sina processer, för har man inte det blir det svårt att snabbt och effektivt kunna använda systemet, och man trillar lätt tillbaka till att det är så enkelt med papper.

Få ut det mesta av läsplattorna -tydliga rutiner Återigen; ha en gemensam och fastställd process Fastställ rutiner för exempelvis utlämnande/återlämning av ipads och hantering vid skador, innan projektets genomförande Fastställ vem som supportar politikerna (nämndsekreterare, IT?) Ansvarsförbindelse Manualer för hur man skapar ett apple-id, manualer för nedladdning av handlingar, manual för hur applikationen används på bästa sätt med instruktion om hur man gör anteckningar, lägger in bokmärken med mera. Fundera på om det är mest effektivt att ha en central administrering av läsplattorna, eller om den ska vara nämndsvis. SIM-kort. Behövs det?

Tips kring läsplattor Öppet hus för nämndsekreterare Öppet hus för politiker, gärna i samband med sammanträde Gällande support till politiker är det bra att ha med i beräkningen att extra mycket support efterfrågas dagen innan ett sammanträde och samma dag. En och samma person som utbildar politikerna, är runt i nämnderna Ha pilotnämnder Cheferna måste vara med på banan och prioritera detta, ge nämndsekreterarna tid att göra det Fatta ett politiskt beslut! Hänvisa sedan till det. Hänvisa till gruppledare. Gör filmer

Tips kring läsplattor Inte utbilda för tidigt, de kommer att hinna glömma det. Inte köra dubbla system för länge, man måste våga ta steget annars finns det alltid dom som fortsätter med det gamla och inte lär det nya. Undvik pappersundantag. Viktigt för projektets framgång att nämndsordförandena är trygga i systemet och kan sprida det vidare till övriga ledamöter och ersättare. Nämndsordförandena kan därför behöva få specialutbildning och extra support. Helhetsgrepp; inte bara systemet/appen i sig, processen i sig måste se likadan ut överallt. Gör den inte det spelar det ingen roll hur bra ett system än är.

Nu har vi tekniken på plats men Juridiken då?

Lagligt med elektronisk signatur? Kommunallagen? Protokoll justerades elektroniskt Kommuninvånare överklagade beslut

Är det prövade beslutet olagligt? Prövas mot två av momenten i 10 kap 8 kommunallagen Beslutet kan upphävas om det inte tillkommit i laga ordning Beslutet kan upphävas om det strider mot lag eller annan författning

Lagligt med elektronisk signatur? Kommunallagen inga krav på justering med penna Kammarrätten: justeringen kan inte anses ha skett på ett sätt som innebär att de justerade besluten inte har tillkommit i laga ordning eller att besluten strider mot lag eller annan författning. Kammarrätten i Göteborg, Mål nr 3459-14

Ja, det är lagligt med elektronisk signatur

Elektronisk signatur Säkerställa -Identitet -Avsikt

Hur fungerar det i verkligheten? Följ med på en skärmdumpsresa

Praktisk tillämpning

Lycka till med arbetet i era kommuner! Kontakt Ta gärna kontakt med oss! LinkedIn Maria Svenningsson Cajsa Löfmark