Nämndsekreterarens komplexa roll i en politiskt styrd organisation. Daniel Nordman Krell kommunsekreterare Östersunds kommun

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Nämndsekreterarens komplexa roll i en politiskt styrd organisation. Daniel Nordman Krell kommunsekreterare Östersunds kommun"

Camilla Axelsson
för 6 år sedan
Visningar:

1 Nämndsekreterarens komplexa roll i en politiskt styrd organisation Daniel Nordman Krell kommunsekreterare Östersunds kommun

2 Tema Effektivitet och modernitet vad och hur? - Digitalisering - Upphävande av förlegade strukturer - Den moderne sekreterarens kompetens, yrkesroll och yrkesattityd

3 Vem är du?

4 Digitalisering Kallelser och protokoll läggs upp på kommunens hemsida. De förtroendevalda är utrustade med läsplattor och laddar ner handlingarna direkt från hemsidan.

5 Digitalisering forts. Kommunfullmäktige - Webb-TV - Debatt - och voteringssystem med autoersättarfunktion

6 Digitalisering forts. Medborgarförslag - Endast elektroniska förslag - Granskas innan publicering - Måste samla 25 underskrifter under tre månader för att ens tas upp till behandling = självsanerande - Mycket gott genomslag, men har börjat spåra ur lite grann

7 Digitalisering forts. E-arkiv På gång typ Vision - politikerportal Här kan det mesta inom uppdraget skötas, t.ex. kallelser och protokoll, motioner, interpellationer, arvoden, diskussions och informationsforum, enklare sammanträden

8 Men tekniska lösningar är till begränsad hjälp om man inte samtidigt ser över gammal invand formalia, utdragna processer och överambitiösa arbetsmetoder.

9 Effektivisering Vad kan den stora kommunen lära sig av den lilla? All formalia och inarbetade rutiner måste vägas mot effektivitet. Kvaliteten i slutprodukten är viktigast. Vilka genvägar får och bör man ta?

10 Mer effektivisering Korta vägen till information och hjälp - Kompetensdatabas över alla kunskapsområden som vi inte känner till om varandra. Hjälp och stöd kan vara närmare till hands än vad man tror.

11 Några heliga kor att strypa Underskrifter Formella kallelser till precis alla organ och forum Handläggningsbeslut Valberedning Diverse meddelanden som valsar runt på sammanträdet

12 Fler kor Postlista Diverse utskott och beredningar Kan man ersätta vissa formella beslutsorgan med informella möten för samverkan mellan politik, allmänhet, föreningsliv och näringsliv etc?

13 Hitta balansen Varje val av arbetsuppgift innebär att någon annan arbetsuppgift blir senarelagd eller kanske inte utförd alls. Tre alternativ: 1. Göra mycket, men dåligt 2. Göra lite, men noggrant i alla led 3. Göra mycket, men med kvalitet där det är relevant.

14 Två förhållningssätt

15 Utveckling Gör man som man alltid har gjort blir det som det alltid har varit. Det är först vid en kris som tvingar fram hårda prioriteringar som märkliga rutiner blir riktigt synliga. Tid för utveckling, omvärldsorientering och fortbildning måste prioriteras.

16 Att bara köra på som vanligt utan tid för reflektion är som att köra en skrotbil varv efter varv utan underhåll

17 Utvecklingens egenvärde

18 Utvecklingens egenvärde Begränsa inte utveckling till problemlösning Inte heller till fördjupning och förbättring av befintliga arbetsuppgifter Utveckla på bredden lika gärna som på djupet

19 Hur? Olika forum för idéutbyte, t.ex. nämndsekreterargrupper gärna länsövergripande Fast dag i månaden för inläsning/omvärldsorientering Studiebesök i på andra förvaltningar, andra kommuner eller t.o.m. utomlands Kunskapsinhämtning från precis vilket ställe som helst!

20 Hur? Se årligen över allt som har med beslutsprocessen att göra kallelser, protokoll, sammanträdesförfarandet, kommunikation, olika steg i processen etc. Stäm av med både politiker och allmänhet i form av t.ex. referensgrupp

21 Vad? Klarspråk Beredningsprocesser Utformning av tjänsteskrivelser och protokoll Beslutsprocesser Det demokratiska förhållandet mellan kommunen och omvärlden, t.ex. samverkansforum, skolbesök etc.

22 Ta vara på goda idéer Förslagssystem för kommunens anställda som medborgarförslag, men internt Referens och samverkansgrupper, fasta och ad hoc, som får verkligt inflytande

23 Vår roll och yrkesstatus

24 Vår roll och yrkesstatus Vi är välutbildade och sakkunniga inom ärendehantering, beslutsprocess, kommunal demokrati etc. I sammanträdesrummet är vi inte sällan ensamma om att sitta inne med viss kunskap och viss information. Således är det både vår rätt och vår skyldighet att ta hojta till och styra upp

25 Vår roll och yrkesstatus Ordet sekreterare borgar för vissa missförstånd om vad vi ska syssla med. Men yrket har ett vedertaget innehåll som lämnar små möjligheter för omgivningen att styra över. Vi är nämndens sekreterare och bevakar i första hand nämndens behov.

26 Vår roll och yrkesstatus Och därmed följer ett eget ansvar att bevaka, ta initiativ och driva utveckling i de delar där vi har unika kunskaper. Vilket givetvis kräver att utrymme ges för löpande omvärldsbevakning och fortbildning.

27 Vår roll och yrkesstatus vilket kommunen tjänar på eftersom det gör oss till supersekreterare som kan bidra med desto mer. T.ex. - Information/föredrag för t.ex. skolklasser om kommunal demokrati - Driva utveckling inom ärendeprocess, arbetssätt och organisationsfrågor - Handlägga och utreda

28 Vår roll och yrkesstatus Låt inte hierarkier komma i vägen för utveckling. Handläggare och chefer kan sakfrågan, men inte nödvändigtvis besluts och ärendehanteringsprocessen. Bryt in var som helst i processen och ändra såväl underlag som beslutsformuleringar som inte håller kvalitet.

29 men öppna inte Pandoras ask ty har man börjat curla tjänstemän och politiker blir det lätt en ovana. Lösning: - Regelbundna utbildningar för handläggare - Skrivarstuga inför varje sammanträde Eller bli redaktör! Spökskriv/snygga till underlag. Men då måste div utkast komma in i god tid, och tid måste frigöras för detta. Annat måste få prioriteras bort.

30 Styr den process du är ansvarig för I nämndsprocessen är det du som är arbetsledare. Och som sådan både ska och får du ställa krav.

31 Vilken roll väljer du?

32 Kontakt

Relevanta dokument

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun Hemuppgift 5 Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Karlstads kommun Motivering för den valda processen Hela flödet för ärendehanteringsproccessen på kommunledningskontoret har kartlagts. Ärendehanteringsprocessen