KOMMUNSTYRELSEN KALLELSE Sammanträdesdatum 2013-12-03 PLATS OCH TID Kommunhuset, lokal Nedre Fryken, tisdag 3 december 2013, kl. 15.00 FÖREDRAGNINGSLISTA ÄRENDE Val av protokolljusterare DNR 1 Revisorernas årliga övergripande granskning 2013 KS 13/242 2 Information till kommunstyrelsen KS 13/6 3 Kommunstyrelsens mål och detaljbudget 2014 KS 13/197 4 Sannerudsskolans om- och tillbyggnad, tillkommande kostnader för ökning av standard KS 13/380 5 Försäljning av obebyggd industritomt Sannerud 2:172 KS 13/355 6 Ansökan från Ångbåtsföreningen Freja om extra bidrag KS 13/323 7 Skolstrukturen i Kil KS 12/265 8 Revidering i överenskommelsen med Forshaga om samverkan om IT-frågor KS 13/341 9 Val av ombud samt direktiv till West Swedens extra stämma 2014 KS 13/187 10 Tid för kommunfullmäktiges sammanträden 2014 samt ändring av datum för sammanträdet i mars KS 13/311 11 Anmälan av delegeringsbeslut KS 13/4 12 Meddelanden till kommunstyrelsen KS 13/5 13 Inbjudningar till kurser och konferenser KS 13/7 14 Rapporter från kurser och konferenser KS 13/8 Mikael Johansson Ordförande Malin Hagman Sekreterare
1 Dnr KS 13/242 REVISORERNAS ÅRLIGA ÖVERGRIPANDE GRANSKNING 2013 Kommunrevisionen och KPMG deltar vid sammanträdet. Huvudinriktningen för årets sammanträffande är nämndernas och styrelsens verksamhetsstyrning och uppföljning. Vid mötet avser revisorerna att diskutera nämndens ekonomiska uppföljning och styrning av verksamheten. Skrivelse från revisorerna 2013-05-28
2 Dnr KS 13/6 INFORMATION TILL KOMMUNSTYRELSEN
3 Dnr KS 13/197 KOMMUNSTYRELSENS MÅL OCH DETALJBUDGET 2014 Kommunledningskontoret lämnar förslag till nedbrutna mål och övergripande verksamhetsplan för Kommunstyrelsen. Vid budgetarbetet våren 2013 fick kommunledningskontoret uppdrag att fortsatt ha ett öppethållande av biblioteksfilialerna i Högboda och Fagerås, men med en bibehållen kostnadsreducering om 200 000 kronor. Kommunledningskontoret föreslår ett fortsatt öppethållande, men med en minskad servicenivå för skolan på aktuell ort. Vidare fick Kommunledningskontoret uppdrag att utreda och föreslå förändringar i nämndadministrationen i syfte att finna kostnadsreduceringar. Kommunledningskontoret lämnar förslag till att kanslienheten vid Kommunledningskontoret övertar nämndadministrationen för Miljö och Byggnadsnämnden. Kommunledningskontoret föreslår att frigjorda medel ska återinvesteras i tekniklösningar för att utveckla såväl webb som nämndadministration. Innan slutligt beslut fattas ska Miljö och Byggnadsnämnden yttra sig över förslaget. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-05-07 Kommunstyrelsen beslut 2013-05-07, 77 Kommunstyrelsens beslut 2013-06-04, 104 Kommunfullmäktiges beslut 2013-06-18, 87 Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2013-11-18 Kommunledningens tjänsteskrivelse 2013-11-18 1. Kommunstyrelsen godkänner förslag till verksamhetsmål och övergripande verksamhetsplan. 2. Kommunstyrelsen godkänner förslag till öppethållande av biblioteksfilialer. 3. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna förslag till förändrad nämndadministration och att uppdra till Kommunledningskontoret inleda dialog om genomförande av åtgärden med miljö och byggnadsförvaltningen, samt att Miljö och Byggnadsnämnden ska yttra sig över förslaget. Slutligt beslut ska kunna fattas i kommunfullmäktige i januari 2014.
4 Dnr KS 13/380 SANNERUDSSKOLANS OM- OCH TILLBYGGNAD, TILLKOMMANDE KOSTNADER FÖR ÖKNING AV STANDARD Kostnaderna för Sannerudsskolan om- och tillbyggnad överskrider budget med ca 10 mnkr. Orsaken till detta är främst byggnadsåtgärder som tillkommit efter att ursprungsplaneringen gjorts. Exempel på åtgärder som gjorts är nytt tak, nytt kök, dagvattenmagasin samt brandskyddsåtgärder. Samtliga åtgärder innebär en standardökning på byggnaden. Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen ska godkänna kostnadsökningen och att ökningen om 10 mnkr ska inarbetas i kommande investeringsbudget. Protokoll från projektrådet för Sannerudsskolan 2013-11-19 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-11-27 1. Kommunstyrelsen godkänner att redovisade kostnader får belasta projektet Sannerudsskolans om- och tillbyggnad. 2. Kommunstyrelsen beslutar att utrymme för merkostnaden om 10 mnkr ska inarbetas i investeringsbudget för 2014 genom att övriga investeringskostnader minskas med motsvarande summa 2014.
5 Dnr KS 13/355 FÖRSÄLJNING AV OBEBYGGD INDUSTRITOMT SANNERUD 2:172 Kils Busstrafik AB har inkommit med en förfrågan om att få köpa industritomten Sannerud 2:172. Företaget avser att bygga lokaler för sin verksamhet. Fastigheten ligger inom detaljplan. Kommunledningskontoret har upprättat ett förslag till köpekontrakt. Fastigheten är på 3 501 kvm och köpeskillingen föreslås vara 5 kronor/kvm. Förslag till köpekontrakt Kartkopior Kopia på detaljplan Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-17 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-11-18, 86 Kommunstyrelsen försäljer industritomten/fastigheten Sannerud 2:172, Kil, Kils kommun, om 3 501 kvm, till Kils Busstrafik AB, Box 67, 665 22 Kil, för en köpeskilling av 5 kronor/kvm och på övriga i köpekontraktet angivna villkor. Kommunstyrelsen ger kommunstyrelsens ordförande Mikael Johansson och kommunchef Jan-Olov Ragnarsson i uppdrag att på Kils kommuns vägnar underteckna köpehandlingarna.
6 Dnr KS 13/323 ANSÖKAN FRÅN ÅNGBÅTSFÖRENINGEN FREJA OM EXTRA BIDRAG Ångbåtsföreningen Freja har kommit in med en ansökan om extra bidrag på 25 000 kr till att få hjälp att ta fram en modell för behovs- och utvecklingsbeskrivning av verksamheten. Det finns ett företag, Ekubi AB, som arbetar med att analysera föreningars behov och utvecklingspotential och samtidigt tar fram underlag till ytterligare bidragsansökningar. Detta företag hade en föreläsning för föreningar i Kil om hur Ekubi kan hjälpa med bidragsansökningar. Ångbåtsföreningen skriver i sin ansökan att båten Freja är i stort behov av underhåll och renovering, föreningen föreslår även olika aktiviteter tillsammans med kommun, företag och andra föreningar för att utveckla kulturoch turistinriktade verksamheter. Ansökan från Ångbåtsföreningen Freja 2013-09-06 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-10 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-11-18, 89 Kommunstyrelsen föreslår att bevilja 25 000kr till Ångbåtsföreningen Freja för att få hjälp av Ekubi AB med verksamhetsanalys och bidragsansökan. Bidraget finansieras via KS verksamhetskonto.
7 Dnr KS 12/265 SKOLSTRUKTUREN I KIL Skolsturkturutredningen av skolor och förskolor i centrala Kil påbörjades 2010 och blev sedan indelat i två delar; högstadiet och F-6/förskolor. Kommunstyrelsen ansvarar sedan 2011 för processen av om- och tillbyggnation av Sannerudsskolan högstadium. Barn- och utbildningsnämnden fick i uppdrag av kommunstyrelsen 2011-06-0, 130 att fortsätta översyn av F-6 skolor och förskolor i centrala Kil och lämnade in ett slutgiltigt förslag i december 2012. Arbetsutskottet beslutade 18 november att ge kommunledningskontoret uppdrag att ta fram specifika kostnader, framförallt för fastigheterna, för barn- och utbildningsnämnden till kommunstyrelsens möte med barn- och utbildningsnämnden. Skolstruktur utredning om framtidens skola, förskola i Kil Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2011-04-12 Barn och utbildningsnämndens protokoll 2011-04-13, 51 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-05-09 Kommunstyrelsens protokoll 2011-06-07, 130 Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2013-12-12 Barn och utbildningsnämndens protokoll 2012-12-12 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-22 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-11-18, 90 1. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen a. Kommunstyrelsen lägger informationen om skolstrukturutredningen inom F-6 skolan och förskolan till handlingarna. b. Kommunstyrelsen kommer att bjuda in barn- och utbildningsnämnden för att planera en medborgadialog med Kilsborna och berätta om utredningen och vad som är på gång inom området.
8 Dnr KS 13/341 REVIDERING I ÖVERENSKOMMELSEN MED FORSHAGA OM SAMVERKAN OM IT-FRÅGOR Samverkansnämnden föreslår en revidering av överenskommelsen mellan Forshaga och Kils kommun om samverkan om IT-frågor. De föreslagna ändringarna handlar om att ändra i målen så att de mål som finns är enhetliga interna IT-miljöer och enhetliga verksamhetssystem. Övriga ändringar handlar i huvudsak om att stryka text som är överspelad i och med att nämnden är bildad och har funnits en tid. Kommunledningskontoret föreslår att kommunfullmäktige godkänner den reviderade överenskommelsen med Forshaga kommun om samverkan om ITfrågor i en gemensam nämnd med följande ändring i 12 tredje stycket: Nämndens arbetsformer i övrigt framgår av reglementet samt av dokumentet Gemensamma arbetsformer för nämnderna (se bilagor). Nu gällande överenskommelse med förslag till ändringar 2013-10-11 Förslag till reviderad överenskommelse, daterad 2013-09-19 Samverkansnämndens protokoll 2013-10-03, 10 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-10-15 Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-11-18, 91 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta följande Kommunfullmäktige godkänner den reviderade överenskommelsen med Forshaga kommun om samverkan om IT-frågor i en gemensam nämnd med följande ändring i 12 tredje stycket: Nämndens arbetsformer i övrigt framgår av reglementet samt av dokumentet Gemensamma arbetsformer för nämnderna (se bilagor).
9 Dnr KS 13/187 VAL AV OMBUD SAMT DIREKTIV TILL WEST SWEDENS EXTRA STÄMMA 2014 Ombud och ersättare till West Swedens extra stämma 9 januari 2014 ska utses samt direktiv. Kallelse till extra stämma
10 Dnr KS 13/311 TID FÖR KOMMUNFULLMÄKTIGES SAMMANTRÄDEN 2014 SAMT ÄNDRING AV DATUM FÖR SAMMANTRÄDET I MARS Kommunfullmäktige har beslutat om datum för sina sammanträden under 2014 men inte om tiden. Enligt arbetsordningen ska de bestämma tid för sammanträdena och kommunledningskontoret föreslår att mötena börjar kl. 19.00 med undantag för mötena i juni och december, som föreslås börja kl. 18.00, samt mötet i augusti, som föreslås börja kl. 16.00 Kommunledningskontoret föreslår även att sammanträdet i mars flyttas från 20 till 27 mars, för att skapa bättre möjligheter för att kommunfullmäktige kan godkänna årsredovisningen redan vid det mötet. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-09-02 Kommunfullmäktiges protokoll 2013-10-24, 149 Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse 2013-11-26 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta följande 1. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att flytta sammanträdet i mars 2014 till den 27 mars. 2. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att sammanträdena år 2014 börjar kl. 19.00, med undantag för mötena i juni och december, som föreslås börja kl. 18.00, samt mötet i augusti, som föreslås börja kl. 16.00.
11 Dnr KS 13/4 ANMÄLAN AV DELEGERINGSBESLUT Anmälan av delegeringsbeslut 22 oktober - 26 november enligt förteckning från kommunledningskontoret. Kommunledningskontorets skrivelse 2013-11-26 Kommunstyrelsen har tagit del av anmälan.
12 Dnr KS 13/5 MEDDELANDEN TILL KOMMUNSTYRELSEN Följande meddelanden till kommunstyrelsen: 1. Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll 2013-11-18 2. Överförmyndarnämndens protokoll 2013-10-29 3. Kost- och servicenämndens protokoll 2013-10-09 4. Kommunstyrelsens personalutskotts protokoll 2013-11-12 5. Småkoms nyhetsbrev oktober 6. Nyhetsbladet "Företag i Kil" 7. Bekräftelse på utträde ur West Sweden Kommunstyrelsen har tagit del av informationen.
13 Dnr KS 13/7 INBJUDNINGAR TILL KURSER OCH KONFERENSER Inga inbjudningar till kurser eller konferenser har inkommit.
14 Dnr KS 13/8 RAPPORTER FRÅN KURSER OCH KONFERENSER