Göteborgs universitet Psykologiska institutionen Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2012 1
Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen En god arbetsmiljö är en viktig grund för en effektiv verksamhet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är därför högt prioriterat vid Psykologiska institutionen och ambitionen är att detta arbete ska utgöra en integrerad del av vår kontinuerliga verksamhetsutveckling. 1 Det finns inom institutionen, sedan många år tillbaka, en omfattande arbetsmiljöforskning i synnerhet om den psykosociala arbetsmiljön - varför medvetenheten om arbetsmiljöfrågor inom institutionen är naturlig. Psykologiska institutionens verksamhet och organisation Psykologiska institutionen har en verksamhet som omfattar undervisning (psykologprogram, psykoterapiprogram, fristående kurser, forskarutbildning), forskning och samverkan. Institutionen omsätter ca 100 MSEK per år 2. Grundutbildningen omfattar ca 900 helårsstudieplatser och det finns ca 1600 studenter registrerade på institutionen. Forskarutbildningen har ett drygt sextiotal forskarstuderande. Externa forskningsmedel utgör drygt 30 procent av institutionens totala omsättning. Vid institutionen finns ca 135 medarbetare med anställning. Av dessa har ett drygt 70-tal lärartjänster eller tjänst som forskare. Till detta kommer psykologer och doktorander. Slutligen omfattar gruppen teknisk-administrativ personal ca 15 medarbetare. Psykologiska institutionens organisation framgår av nedanstående figur. Psykologiska institutionen Psykologprogram Forskarutbildningsnämnden Programnämnden för psykoterapeututbildningen Utbildningskliniken Klinikledning, ställföreträdande prefekt, biträdande prefekt Studierektor Administrativ chef Personaladministratör beslut Institutionens ledning Institutionsstyrelse (IS) är ordförande IS beslut Budget Tjänsteberedning Fristående kurser Beredningsgrupper för ledningen Ämnesgruppen (studenter) Föreståndare för de fyra områdesgrupperna Doktorandgruppen Institutionens områdesgrupper för forskning och undervisning Hälsa, handikapp och åldrande Utvecklings- och personlighetspsykologi Arbets- och organisationspsykologi Kognition, socialpsykologi & motivation Likabehandlingsombud, miljöombud, arbetsmiljöombud och internationalisering www.gu.se 1 Verksamhets- och kvalitetsutvecklingsplan för Psykologiska institutionen (se hemsida: psy.gu.se) 2 Redovisade siffror gäller verksamhetsåret 2010 2
Institutionen är organiserad i fyra områdesgrupper: Arbets- och organisationspsykologi (AO); Hälsa, handikapp och åldrande (HHÅ); Kognition, motivation och socialpsykologi (KMS); Utvecklings- och personlighetspsykologi (UP). Områdesgruppernas respektive verksamhet omfattar forskning och undervisning. 3 Varje områdesgrupp har en föreståndare som ska samordna arbetet i områdesgruppen 4. en har månatliga möten med områdesgruppsföreståndarna. Institutionens ledning består av institutionens styrelse, prefekten och ledningsguppen. Institutionsstyrelsen fattar beslut i frågor som rör antagning av doktorander och lämnar förslag till SFN avseende examensbeskrivningar och nya kurs- och utbildningsplaner 5. IS har 13 ledamöter varav 5 är representanter för lärare/forskare, 2 representerar tekniskadministrativ personal och 4 utgör studentrepresentanter. 6 en (50%) är verksamhetschef och ansvarar för institutionens arbetsmiljö, ekonomi och verksamhetsuppdrag. Ställföreträdande prefekt (25%) och biträdande prefekt (25%) bistår prefekten. Tillsammans med studierektor (130% på grund- och avancerad nivå samt 25 % på forskarutbildningen) utgör prefekt, ställföreträdande prefekt och biträdande prefekt institutionens ledningsgrupp. Till denna grupp adjungeras regelbundet administrativ chef och personaladministratör och vid behov andra befattningshavare. Det finns fyra beredningsgrupper där såväl anställda som studenter har möjlighet att påverka beslutsprocessen. Studenter har ett speciellt organ, ämnesgruppen, som driver studentfrågor och aktivt tillser att studenter finns med i såväl institutionsstyrelsen som i våra beredningsgrupper. Mål och inriktning för arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och den arbetsmiljöpolicy som antagits av Göteborgs universitet. Arbetsmiljölagen säger bland annat att arbetet ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället anpassas till människors fysiska och psykiska förutsättningar ge arbetstagaren möjlighet att vara delaktig Och att individen 3 För en mer detaljerad beskrivning av respektive områdesgrupps forskning se hemsida psy.gu.se 4 För en utförlig beskrivning av områdesgruppernas och föreståndarnas funktion se Översyn av områdesgruppsorganisationen vid Psykologiska institutionen, Göteborgs universitet, Göteborg 040419 5 Se Arbets-, ansvars- och delegationsordning vid psykologiska institutionen, Göteborgs universitet 6 Se Styrelsens vid Psykologiska institutionens sammansättning och arbetsformer 3
inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar ges möjligheter till variation, social kontakt, samarbete och sammanhang personlig och yrkesmässig utveckling Arbetsmiljöverkets anvisningar omfattar över 150 olika dokument där merparten utgör anvisningar om hur man ska hantera olika fysiska arbetsmiljöfaktorer. Några anvisningar är mer allmänna som exempelvis Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 och Arbetsplatsens utformning AFS 2000:42 och några är mer direkt relevanta för vår typ av verksamhet, exempelvis Arbete vid bildskärm AFS 1998:05. 7 I Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy 8 skrivs att den goda arbetsmiljön skapas genom Att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen Att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade Att arbetet organiseras så att det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till variation och stimulans Att de anställda ges fortlöpande information att medverka i utformningen och förändring av arbetet och arbetsförhållandena Ett bra samarbetsklimat En säker och trygg arbetssituation Att arbetsförhållandena anpassa till människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt hänseende. Arbetsmiljöarbetet på institutionen Inriktningen och ambitionen på Psykologiska institutionen är att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och att arbetsmiljöfrågorna i möjligaste mån ska behandlas i sitt naturliga sammanhang, det vill säga i de beredande och beslutande organ som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerade. Områdesgruppsmöten (1 gång per månad), föreståndarmöten (1 gång per månad) och introduktionen av nyanställda utgör också naturliga sammanhang där arbetsmiljöfrågor diskuteras. Förutom detta finns också mer specifika former för att bedriva arbetsmiljöarbetet. Enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 och det lokala arbetsmiljöavtalet för Göteborgs universitet har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetsmiljöombudet. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker därför genom arbetsmiljöronder en gång per år. Arbetsgivaren har en företrädare 9, personalen företräds av två arbetsmiljöombud 10 och studenterna av ett studentarbetsmiljöombud 11. Den administrative chefen 12 är sekreterare/protokollförare. På arbetsmiljöronden gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom, exempelvis stolar och bord i lärosalar och arbetsrum, datorer/bildskärmsarbete, rumstemperatur, ventilation/drag etc. Även frågor av psykosocial karaktär tas upp, exempelvis frågor kring arbetsbelastning, stress, samarbete, arbetsledning, arbetsklimat, delaktighet och inflytande. 7 http://www.fa.adm.gu.se/arbetsmiljo/arbetsmiljohandboken 8 http://www.fa.adm.gu.se/arbetsmiljo/arbetsmiljohandboken/arbetsmiljöpolicy 9 Biträdande prefekt Olle Persson 10 Cecilia Bergstad Jakobsson och Marie-Louise Ryberg 11 För närvarande saknas representant 12 Administrativ chef Bengt Carlsson 4
Medarbetarsamtalen är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, mål, roller, förväntningar, resultat etc. kan skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Riktade arbetsmiljökartläggningar av olika slag kan bli aktuella. Bland annat har det under senare år genomförts kartläggningar av ventilationen efter klagomål om låg temperatur och mycket drag samt gjorts insatser för att förebygga ohälsa kopplad till ergonomiska brister och britande kunskap om hur man kan förebygga belastningsbesvär. Arbetsmiljöbarometern har genomförts 2002, 2005, 2008 och nu senast i oktober 2011. Utifrån resultaten från dessa mätningar identifieras förbättringsområden som vi arbetat med/planerar att arbeta med. Arbetsmiljöbarometern är ett bra och viktigt verktyg för att dels följa utvecklingen över tid, dels få en jämförelsemöjlighet med andra liknande arbetsplatser. En annan centralt genomförd kartläggning är Studentbarometern. Den har visat att studenter vid Psykologiska institutionen på det hela taget är nöjda med sin arbetsmiljö men några förbättringsområden har kunnat identifieras. De mer specifika metoderna/rutinerna för arbetsmiljöarbetet sammanfattas nedan. Metoder/rutiner Arbetsmiljörond Hur ofta? 1 gång per år Vem ansvarar? Deltagare Arbetsmiljöombud Studentarbetsmiljöombud Chefsadministratör Likabehandlingsombud Innehåll Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Medarbetarsamtal Vartannat år Anställda Mål och resultat Förutsättningar Riktade kartläggningar Vid behov Beroende av frågeställning - berörda anställda, studenter Beroende av frågeställning Arbetsmiljöbarometern Studentbarometern Var tredje år Var tredje år Rektor Samtliga anställda Socialt stöd Arbetsklimat Engagemang, delaktighet Samarbete & konflikter Arbetsledning & ledarskap Oro & stress Hälsa Rektor Samtliga studenter Studenternas syn på studiemiljö och studiesituation 5
Genomförda insatser 2011 och planerade insatser inför 2012 Under 2011 genomfördes följande arbetsmiljörelaterade insatser: Nyrekrytering och anställning av såväl lärare/forskare som administrativ personal har gjorts för att minska belastningen på befintlig personal Med syfte att förbättra såväl den interna som externa informationen har en omstrukturering och vidareutveckling av hemsidan genomförts under 2010 och 2011 Rutiner och riktlinjer för introduktionen av nyanställda har omarbetats och vidareutvecklats En riktad insats för doktorander kring belastningsergonomi. Previa har under 2010 och 2011 genomfört kartläggningar för ett tiotal doktorander som rapporterat belastningsbesvär. Föreslagna åtgärder höj- och sänkbara bord, nya stolar, förbättrad belysning har i förekommande fall genomförts. För att förebygga framtida besvär av liknande karaktär genomfördes en halvdag i april 2011 kring hur man kan förebygga belastningsbesvär, genomförd av sjukgymnast vid Previa. Inbjudan gick i första hand till doktorander men också administrativ personal bjöds in. Inför verksamhetsåret 2011 uttrycktes i rapporteringen av vår arbetsmiljö till fakulteten (Riksbedömning och handlingsplan) att vi uppfattar en oklar ansvars- och arbetsfördelning mellan institutionen och serviceorganisationen vid fakulteten. Denna risk/problemområde kvarstod under 2011 och inför 2012. Samma oklarheter har funnits och finns när det gäller ITservice till institutionen. Ett annat riskområde som finns gäller den höga arbetsbelastningen kring och otydligheter i arbetsfördelningen mellan fakulteten och institutionen avseende personalfrågor. Med utgångspunkt från diskussioner under verksamhetsåret 2011 vid arbetsmiljörond, i områdesgrupper, beredningsgrupper, föreståndargruppen och i ledningsgruppen har följande arbetsmiljörelaterade frågor prioriterats för verksamhetsåret 2012: Fortsatta förebyggande insatser gällande belastningsbesvär. En halvdag för all personal genomförs med Previas hjälp våren 2012. En riktad kartläggning av och diskussion om åtgärder med lärare som undervisar på kvällstid kommer att genomföras i början av 2012. Fokus ligger på hur man kan hantera besvärliga situationer under kvällstid (exempelvis studenter som inte är psykiskt stabila) och hur man kan undvika/förebygga tekniska problem kvällstid när det inte finns vaktmästare/it-tekniker på plats. Fortsatt nyrekrytering av lärare/forskare En grundlig analys av Arbetsmiljöbarometern som genomfördes i november 2011. Resultaten för Psykologiska institutionen beräknas finnas tillgängliga i februari 2012. Arbetsmiljöombuden kommer att aktivt medverka i analysarbetet. Institutionen/institutionsledningen kommer under 2012 att verka för att universitetet centralt i större utsträckning ska överta ansvaret i svåra personalärenden. 6