Sammanträdesprotokoll Blad 1 (14) Plats och tid kommunhuset rum 293 kl 13.10-13.55 Beslutande Ann Svensson (S) Björn Wintler (L) Håkan Carlsson (S) Birgitta Luoto (S) Ingela Wahlstam (V) Björn Johansson (MP) Matti Koponen (M) Ej tjänstförande ersättare och övriga Sissel Pettersson (S) deltagare Ann Abrahamsson (C) Agnetha West Pia Rodén Sekreterare/Valsamordnare Valsamordnare Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer 1-10 Ordförande Ann Svensson Justerande.. Björn Johnsson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Valnämnden 2018-03-20 Datum för anslagsuppsättande 2018-03-22 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Datum för anslagsnedtagande 2018-04-13 Underskrift Agnetha West
Sammanträdesprotokoll Blad 2 Valnämnden Mötesdatum Vn 1 Budget 2018 3 Vn 2 Förtidsröstning 4-5 Vn 3 Ambulerande röstmottagare 6-7 Vn 4 Röstmottagare 8 Vn 5 Vallokaler 9 Vn 6 Tillfälliga röstningslokaler 10 Vn 7 Arvode och förmåner för röstmottagare 11 Vn 8 Ordning i valsedelsställ 12 Vn 9 Teckningsrätt för postförsändelser 13 Vn 10 Onsdagsräkning 12 september 14
Sammanträdesprotokoll Blad 3 (14) Vn 1 Dnr VN.2018.2 Budget 2018 Budget 2018 godkänns. Valnämndens budget 2018 tkr Intäkter Anslag 230 Statsbidrag 225 Summa intäkter 455 Kostnader Arvode till valnämnden -80 Arvode till röstmottagare -125 Lönekostnader valkansli -120 Fortbildning -20 Mat och fika -25 Marknadsföring -25 Buffert -60 Summa kostnader 455 Kommunfullmäktige beslutade 2017-09-20, 79, om anslaget till valnämnden 2018. Till det kommer statsbidrag från Valmyndigheten. Arvodena till röstmottagare är beräknat på 7 röstmottagare i varje distrikt, det vill säga 49 personer med någon/några som reserver. Till förtidsröstningen beräknas att 4-5 st som jobbar efter schema under tiden 22 augusti till 9 september. Fortbildningen är valkansliet utbildning för samtliga röstmottagare. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-01-31.
Sammanträdesprotokoll Blad 4 (14) Vn 2 Dnr VN.2018.3 Förtidsröstning 1. Koordinaten utgör röstningslokal för förtidsröstning 2018. 2. Öppettider för förtidsröstningen är: Måndagar - torsdagar 09:00 18:00 Fredagar 09:00 17:00 Lördagar 10:00 13:00 Söndagar 12:00 14:00 Valdagen 08:00 20:00 3. Följande personer förordnas som röstmottagare för förtidsröstning: 4. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att rekrytera ytterligare röstmottagare till förtidsröstningen. 5. Valnämnden delegerar åt ordförande att förordna nyrekryterade röstmottagare. Kommunen ansvarar för att väljarna i kommunen har tillgång till röstningslokaler för förtidsröstning. Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, den 22 augusti. I första hand bör lokaler användas där det redan bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar till exempel bibliotek. För Oxelösunds räkning bedöms att Koordinaten utgör en bra förtidsröstningslokal. För valet 2018 gäller att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen 9 september under samma tid som vallokalerna, det vill säga 08.00 20.00. Rekryteringen av röstmottagare är vid utskick av valnämndens kallelse inte klar. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-02.
Sammanträdesprotokoll Blad 5 Vn 2 Dnr VN.2018.3 Dagens sammanträde Framskrivet förslag 1. Koordinaten utgör röstningslokal för förtidsröstning 2018. 2. Öppettider för förtidsröstningen är: Måndagar - torsdagar 09:00 18:00 Fredagar 09:00 17:00 Lördagar 10:00 13:00 Söndagar 12:00 14:00 Valdagen 08:00 20:00 3. Följande personer förordnas som röstmottagare för förtidsröstning: 4. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att rekrytera ytterligare röstmottagare till förtidsröstningen. 5. Valnämnden delegerar åt ordförande att förordna nyrekryterade röstmottagare. Förslag Ordförande föreslår att nämnden även förordnar följande personer som röstmottagare: Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag samt eget förslag och finner att nämnden beslutar enligt förslagen. Förordnade (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 6 (14) Vn 3 Dnr VN.2018.4 Ambulerande röstmottagare 1. Ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga tisdagar och torsdagar under förtidsröstningen samt valdagen. 2. Som ambulerande röstmottagare förordnas: Agnetha West Pia Rodén 3. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att rekrytera ytterligare personer som ambulerande röstmottagare. 4. Valnämnden delegerar åt ordförande att förordna nyrekryterade röstmottagare. Ambulerande röstmottagare är nytt för valet 2018 och ersätter kommunala bud. Budröstning finns som tidigare kvar som en möjlighet att rösta. Skillnaden mellan bud och ambulerande röstmottagare är att bud endast är en transportör medan ambulerande röstmottagare är skyldig att hjälpa väljaren att göra i ordning sin röst om väljaren begär detta. Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till en röstmottagningslokal får om de begär det lämna sina röster i bostaden till ambulerande röstmottagare. Detta är möjligt under samma tid som förtidsröstningen pågår. Även på valdagen ska ambulerande röstmottagare vara tillgängliga. Kommunen bestämmer själva ambitionsnivån till exempel vilka tider röstmottagarna ska vara tillgängliga, antalet, dock måste minst två röstmottagare alltid arbeta tillsammans, samt hur väljaren beställer röstmottagarna. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-07. Dagens sammanträde Framskrivet förslag 1. Ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga tisdagar och torsdagar under förtidsröstningen samt valdagen. 2. Som ambulerande röstmottagare förordnas: Agnetha West Pia Rodén
Sammanträdesprotokoll Blad 7 Vn 3 Dnr VN.2018.4 Förslag Ordförande föreslår följande tillägg till beslut: 1. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att rekrytera ytterligare personer som ambulerande röstmottagare. 2. Valnämnden delegerar åt ordförande att förordna nyrekryterade röstmottagare. Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag samt eget tilläggsförslag och finner att nämnden beslutar enligt förslagen. Sekreterare (för åtgärd)
Sammanträdesprotokoll Blad 8 (14) Vn 4 Dnr VN.2018.6 Röstmottagare 1. Utse följande röstmottagare 2. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att rekrytera ytterligare röstmottagare samt reserver. 3. Valnämnden delegerar åt ordförande att förordna nyrekryterade röstmottagare Valnämnden i Oxelösund ska till riksdag-, landsting- och kommunalvalet utse röstmottagare. Till varje vallokal behövs sju valförrättare. Valnämnden har tagit in intresseanmälningar via kommunens hemsida. Valkansliet har även tagit kontakt med ett antal personer som tidigare har arbetat som röstmottagare. Rekryteringen av röstmottagare är vid utskick av valnämndens kallelse inte klar. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-21. Förordnande (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 9 (14) Vn 5 Dnr VN.2018.5 Vallokaler Följande lokaler utgör vallokaler 2018: Valdistrikt Distrikt 0101 Norra innerstaden Distrikt 0102 Södra innerstaden Distrikt 0103 Dalgången Distrikt 0104 Frösäng Distrikt 0105 Sunda Distrikt 0106 Peterslund Distrikt 0107 Danvik Vallokal Sunnangårdens matsal Trädgårdsgatan 4 C Kommunhuset Höjdgatan 26 Dalgångens förskola Ramdalsvägen 1 Föreningslokal Frösängsvägen 26 Ramdalsskolans matsal Torpsvägen 1 B Peterslundsskolans gymnastiksal Lingonvägen 10 Blåklockans förskola Sundstigen 33 För varje valdistrikt ska det finnas en vallokal. Lokalen ska vara centralt placerad med hänsyn till kommunikationer för de väljare som bor i valdistriktet. Lokalen ska vara tillgänglighetsanpassad. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-02. Polisen (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 10 (14) Vn 6 Dnr VN.2018.10 Tillfälliga röstningslokaler 1. Tillfälliga röstningslokaler anordnas Onsdag 5 september 10.00 12.00 på Sjötången. Onsdag 5 september 13.30 15.30 på Björntorp. 2. Som röstmottagare förordnas Agnetha West och Pia Rodén. Begreppet institutionsröstning finns inte kvar så kommunen måste inte anordna sådana på särskilda boenden. Om det efterfrågas kan kommunen låta boendet bli en tillfällig röstningslokal så att väljare kan förtidsrösta där. Valkansliet föreslår att förtidsröstning anordnas på Sjötången och Björntorp som vid tidigare val. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-07. Enhetschef Björntorp och Sjötången (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 11 (14) Vn 7 Dnr VN.2018.7 Arvode och förmåner för röstmottagare 1. Arvode för röstmottagare till valet 2018 fastställs enligt följande Ordförande i vallokal 2 700 kronor Vice ordförande i vallokal 2 400 kronor Röstmottagare 1 900 kronor Ersättning för privat mobiltelefon 100 kronor under valdagen för ordförande och vice ordförande 2. I arvodet ingår att delta i en utbildning på kvällstid veckorna innan valet att samt tjänstgöra i vallokalen under valdagen enligt schema som ordförande i vallokalen tar fram. 3. På valdagen levereras för- och eftermiddagsfika, frukt och landgång till vallokalen. 4. Lunch serveras klockan 12.00 14.00 i D-skolans matsal. 5. Valnämndens sekreterare får i uppdrag att föreslå ordföranden samt vice ordförande i valdistrikten. 6. Valnämnden delegerar åt ordförande i samråd med vice ordförande förordna ordförande och vice ordförande i vallokalerna. Valnämnden fastställer arvode och förmåner för röstmottagare som jobbar i distriktens vallokaler under valdagen. Valkansliet har tagit fram ett förslag på förtäring under valdagen. I arvodet ingår förutom arbetet på valdagen att delta i en obligatorisk utbildning på kvällstid veckorna innan valet. Utbildningen är ca två timmar och kommer att erbjudas på några alternativa datum. Valkansliet har sett över arvodena till valet 2018 och föreslår en höjning med 300 kronor för ordföranden, 200 kronor för vice ordförande och röstmottagare. Nytt förslag är ersättning för privat mobiltelefon under valdagen för ordförande och vice ordförande. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-02.
Sammanträdesprotokoll Blad 12 (14) Vn 8 Dnr VN.2018.12 Ordning i valsedelsställ Valsedlarna placeras i bokstavsordning enligt Valmyndighetens förslag. Det är röstmottagarnas uppgift att se till att det är ordning bland alla valsedlar. Valsedlarna ska presenteras på ett likvärdigt sätt. Vallagen reglerar inte exakt hur valsedlarna ska ordnas utan det beslutar valnämnden. Valmyndigheten föreslår att valsedlarna placeras i bokstavsordning. Valkansliet föreslår att nämnden beslutar om ordningen i valsedelsställ enligt Valmyndighetens rekommendation. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-03-07. Vallokalerna (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 13 (14) Vn 9 Dnr VN.2018.9 Teckningsrätt för postförsändelser Valnämndens ordförande Ann Svensson, vice ordförande Luiza Kaminska samt Pia Rodén, Kristina Sköld, Ellen Stamm, Josephine Bergman och Agnetha West, samtliga från kanslienheten, utses att kunna utkvittera postförsändelser till valnämnden. Valda (för kännedom)
Sammanträdesprotokoll Blad 14 (14) Vn 10 Dnr VN.2018.8 Onsdagsräkning 12 september 1. Onsdagsräkningen hålls i kommunhuset, rum 292, klockan 09.30. 2. Valnämndens ordförande Ann Svensson och vice ordförande Luiza Kaminska deltar i onsdagsräkningen. 3. Agnetha West, Pia Rodén samt Kristina Sköld, samtliga från kanslienheten, förordnas som rösträknare. Vid valnämndens preliminära rösträkning bedöms de förtidsröster som inte skickades ut till vallokalerna, de röster som kom tillbaka till kommunen från valdistrikten samt de röster som kommit in efter valdagen. Valnämndens preliminära rösträkning är en offentlig förrättning. Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen 2018-02-21. Förordnade (för kännedom)