Delårsrapport Jan-augusti 2013 Informationscentrum DNR 2013-08
Innehållsförteckning Förvaltningsberättelse Produktionsenhetschefens reflektion 1 Medborgar-/ kundperspektivet 2 Processperspektivet 3 Medarbetarperspektivet 4 Ekonomiperspektivet 5 Fördjupad ekonomisk analys 6 Utfall nyckelindikatorer 7 Ekonomisk redovisning Helårsbedömning: Resultaträkning Kassaflödesanalys Investeringsredovisning Balansräkning
Delårsrapport 08 2013 1 Till Landstingsstyrelsen Produktionsenhetschefens reflektion Under de åtta första månaderna har Informationscentrums fokus i stor utsträckning legat på det omfattande arbetet att förändra landstingets kommunikation via sina webbplatser. Landstingets externa webbplats lio.se inriktas mot målgrupper som medborgare, potentiella medarbetare, media samt forskare och all patientinformation flyttas till 1177.se. Arbetet med nya lio.se 2.0 är nu i sitt intensivaste skede inför lanseringen. Ett stort arbete med att skriva nya texter enligt klarspråk, rensa och minska antalet sidor pågår, vilket kommer att göra det lättare att hitta och ta till sig informationen på lio.se Den översyn av landstingets visuella identitet som har genomförts för att utveckla, modernisera den och göra den användbar i såväl tryckta som digitala medier är nu klar och införandet av den sker i samband med lanseringen av landstingets nya externa webbplats. Fler invånare vill kontakta vården via digitala kanaler och nästan 90 000 invånare i Östergötland har nu konto i Mina vårdkontakter, vilket är ungefär 20 procent. Landstinget i Östergötland firar 150 år under 2013. Ett omfattande arbete med planeringen av öppet hus på torgen under tre lördagar i september och oktober har pågått under vår och sommar. Alla medarbetare har erbjudits att gå på konsert under fem kvällar i september med en landstingsinramning som Informationscentrum bidragit till, med mycket positiva reaktioner från medarbetarna. Informationscentrum står för en bred kompetens inom kommunikationsområdet och känner en stor efterfrågan på tjänster. Resultaten från medarbetarenkäten är även i år mycket goda och ett fortsatt utvecklings- och förbättringsarbete inom Informationscentrum med centrumets processer pågår. Sjukfrånvaron har hittills under året legat på en låg nivå. Informationscentrum Ulrika Ohlson
Delårsrapport 08 2013 2 Medborgar-/ kundperspektivet Strategiskt mål Fler invånare känner till 1177.se Fler invånare har ett personligt konto i Mina vårdkontakter Info-PC ska vara infört på alla vårdcentraler och sjukhusentréer under 2013. Fler följer Landstinget i Östergötland på Facebook Bedömning av måluppfyllelse Ett mål är att fler invånare känner till 1177.se. Vårdbarometerns resultat har ännu inte offentliggjorts, men allt tyder på att målet på 80 procent inte kommer att uppnås under 2013. Strategiskt mål två är att fler invånare har ett personligt konto i Mina vårdkontakter. Där är målet på 20 procent redan nått. Info-PC ska vara infört på alla vårdcentraler och sjukhusentréer under 2013. Målet är delvis nått, men flera av de privata vårdcentralerna har ännu inte anslutit sig. Fler följer Landstinget i Östergötland på Facebook. Målet på 300 är nästan uppnått med 282 följare. Väsentliga insatser och resultat Under de första åtta månaderna har arbetet med att flytta över all patientinformation från lio.se till 1177.se genomförts. Fler och fler invånare hittar in till 1177.se och därmed ökar också kännedomen, men ännu finns inga nya siffror från Vårdbarometern. Intresset hos invånarna att göra tjänster via Mina vårdkontakter ökar stadigt. Drygt 20 procent har konton, men fler tjänster behövs för att antalet ärenden ska öka. Intresset för att skaffa Info-PC ökar bland verksamheterna. Det gäller både vårdcentraler och sjukhuskliniker. Landstinget i Östergötland har en Facebooksida som uppdateras minst en gång i veckan med aktuella inlägg. Under de åtta första månaderna har Informationscentrums fokus i stor utsträckning legat på det omfattande arbetet att förändra landstingets kommunikation via sina webbplatser. Landstingets externa webbplats lio.se inriktas mot målgrupper som medborgare, potentiella medarbetare, media samt forskare. Ett stort arbete med att skriva om texter enligt klarspråk, rensa och minska antalet sidor pågår. Det kommer att göra det lättare för olika målgrupper att hitta och ta till sig informationen på lio.se. En översyn av landstingets visuella identitet har genomförts. Landstinget i Östergötland firar 150 år under 2013. Informationscentrum har deltagit i planeringen av öppet hus på torgen i Linköping, Norrköping och Motala under tre lördagar i september och oktober. Arbetet med att stärka bilden av landstinget som en attraktiv arbetsgivare har fortsatt i samverkan med HR. Bland annat fanns landstinget på plats på Vätternrundan i Motala och Kalasmottagningen i Linköping för nya studenter. Informationscentrum har arbetat med hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbete. Fokus under året har varit Våga fråga-kampanjen för att öka användningen av kondom och kampanjen No smoke för att minska rökningen bland unga. Ett pilotprojekt genomförs i Norrköping där högstadie- och gymnasieungdomar erbjuds att göra en film om varför man inte ska röka. Vinnaren utses av en jury med representanter från Landstinget i Östergötland. Första pris är att filmen visas som reklamfilm på bio i Norrköping.
Delårsrapport 08 2013 3 Processperspektivet Strategiskt mål Ett öppnare klimat inom landstinget Utvärdering som punkt på arbetsplatsträff Informationscentrum uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH-check miljö) Bedömning av måluppfyllelse Målen i processperspektivet är ett öppnare klimat inom landstinget och mäts i medarbetarundersökningen öppet klimat. Ingångsvärdet för Landstinget i Östergötland var 55 och målet 59. Resultatet blev 57. Strategiskt mål två är att fler kommunikationsinsatser utvärderas, bland annat genom uppföljning på arbetsplatsträffar. Målet är 20 utvärderingar under året. Hittills har fem utvärderingar genomförts. Informationscentrum uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH-check miljö) till 100 procent. Väsentliga insatser och resultat För att nå målet med ett öppet klimat arbetar Informationscentrum bland annat med Lisa som kanal. Intranätet erbjuder möjlighet till dialog internt genom chattar och kommentarer till artiklar och bloggar. Ett syfte med ledningsbloggen är att signalera öppenhet internt och bjuda in till dialog. Ett pilotprojekt med en intern centrumblogg startade under våren. Landstingets Facebooksida är också ett exempel på öppenhet och en vilja till dialog. Informationscentrum har under året stöttat medarbetarna i processen med att utveckla patientinformationen genom kallelseprojektet där en pilot som genomförts på ortopeden ska utvärderas under hösten. Kommunikationsstrategerna har fortsatt att utveckla stödet till chefer och landstingsövergripande projekt och processer. Informationscentrum arbetar kontinuerligt med miljöfrågor, bland annat genom att om möjligt undvika resor till möten och istället delta via telefon, projektplats eller videokonferens. En kontaktperson finns för miljöarbetet. Arbetet med att uppnå Informationscentrums A3, resan mot målbild 2015, pågår och längst har Informationscentrum kommit med arbetet kring patientinformationen. Informationscentrums arbete med att dela lio.se och Lisa och flytten av patientinformation till 1177.se har varit en stor process som förändrat och effektiviserat många medarbetares arbete i landstinget. Antalet som publicerar på 1177.se och nya lio.se kommer att minska och en ny publiceringsprocess kommer att införas för att säkerställa kvalitén på informationen på de olika webbarna. I arbetet med att flytta över patientsinformationen till 1177.se har Informationscentrum också passat på att marknadsföra webbplatsen 1177.se internt.
Delårsrapport 08 2013 4 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål Bättre resultat att hantera stress i medarbetarundersökningen Säkerställd kompetensutveckling Bedömning av måluppfyllelse Resultaten i medarbetaruppföljningen visar att målen i medarbetarperspektivet är uppfyllda för 2013. Målet var att få ett bättre resultat i att hantera stress. En ökning skulle ske från ingångsvärdet på 46 till målvärdet på 50 och det nåddes. Målet för 2015 ligger kvar på 55. alla landsting. Merparten av medarbetarna vid Informationscentrum deltog i denna. Målet en säkerställd kompetensutveckling har nåtts för 2013. 100 procent av alla medarbetare har en individuell kompetensutvecklingsplan. Målet har mätts i medarbetaruppföljningen. Väsentliga insatser och resultat Resultaten i medarbetartuppföljningen är mycket bra och visar på ett gott ledar- och medarbetarskap. Båda målen som satts i medarbetaruppföljningen har nåtts. Flera arbetsprocesser har setts över och förändrats för att öka tydligheten och minska stressen, vilket har gett resultat. Under de första åtta månaderna har medarbetarna på Informationscentrum fokuserat på arbetet med lio.se 2.0-projektet och överflyttningen av patientinformation till 1177.se. Tempot har varit mycket högt i det omfattande projektet som involverat merparten av medarbetarna och resurserna har tidvis varit ansträngda. Externa resurser har tagits in för att stötta i projektet. En extraresurs har rekryterats för att arbeta i flera projekt under hösten. Sjukskrivningsprocenten ligger på 4,94 procent. Under hösten kommer en medarbetare att gå i pension. En ny medarbetare med bred kommunikationskompetens kommer att rekryteras för att möta de behov av kompetens som Informationscentrum har inför framtiden. I augusti hölls kommunikationsdagarna i Karlstad - en kompetensutvecklingsaktivitet för kommunikatörer i
Delårsrapport 08 2013 5 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Andel köp från avtalsbundna leverantörer Bedömning av måluppfyllelse Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen. Målet kommer att nås. En medarbetare har gått i pension. Informationscentrum har 3,8 procent i lönekostnadsutveckling. Andel köp från avtalsbundna leverantörer. Informationscentrum handlar enbart från upphandlade leverantörer. Målet på 97 procent kommer att nås. Väsentliga insatser och resultat Informationscentrum strävar efter att ha en kostnadseffektiv ekonomi i balans. Under 2013 är fokus på att flytta över all patientinformation till 1177.se och att bygga en ny externwebb, nya lio.se. Den renodlas för att bli en organisationswebb med målgrupper som arbetssökande, medborgare, journalister och forskare. Arbetet med den nya webben är det som genererat störst kostnader under de första åtta månaderna och är skälet till att Informationscentrum får leverera ett resultat på minus 500 000 SEK.
Delårsrapport 08 2013 6 Fördjupad ekonomisk analys Informationscentrum räknar med att klara det budgeterade resultatet på minus 500 tkr. Stora resurser krävs för framtagandet av den nya webbplatsen lio 2.0, överflyttningen av patientinformation till 1177.se samt ny teknik och nya arbetssätt i samband med detta. Omfördelningen av resurser från traditionella områden till de prioriterade projekten sker enligt plan. Som alltid vid stora projekt och delvis nya insatser är kostnaderna svåra att uppskatta och de verkliga kostnaderna kan variera i förhållande till budget men avvikelser i resursåtgång för olika delar av projekten kommer att hanteras genom interna omprioriteringar. En frekvent uppföljning sker löpande under året för att underlätta sådana beslut. Jämfört med budget har mer pengar tillförts projektet, bl a för att täcka ökade kostnader p g a förlängning av projekttiden. Kraftsamlingen av resurser för projekt LiO 2.0 har inneburit att andra delar av verksamheten har fått stå tillbaka. Detta har medfört lägre kostnader än budgeterat inom vissa arbetsområden. Det har också beslutats att årets utgåva av landstingskatalogen, som skulle varit den sista, inte kommer att produceras. Det innebär en besparing för IC på 700 tkr mot budget. Sammantaget innebär ovanstående att helårsbedömningen blir ett resultat på minus 500 tkr.
Delårsrapport 08 2013 7 Utfall nyckelindikatorer Medborgarperspektivet Strategiskt mål 1 Exempel Framgångsfaktor Fler invånare känner till 1177.se Fler invånare har ett personligt konto i Mina vårdkontakter. Målvärde Mättid- Nyckelindikator Utfall punkt Vårdbarometern 80% 100% 38% 201212 Föregående utfall Statistik från MVK 20% 20% 15% 201308 Strategiskt mål 2 Exempel Info-pc ska vara infört på alla vårdcentraler och sjukhusentréera under 2013 Antal som har Info-PC. 100% 74% 63% 201308 Processperspektivet Strategiskt mål 1 Exempel Framgångsfaktor Ett öppnare klimat inom landstinget Utvärdering som punkt på arbetsplatsträff Informationscentrum uppfyller landstingets minimikrav för miljöarbetet (RH-check miljö) Nyckelindikator Medarbetarundersökningen öppet klimat Fler utvärderingar av kommunikationsarbete Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 59 57 55 201312 20% 5% 10% 201112 100% 100% 100% 201308
Delårsrapport 08 2013 8 Medarbetarperspektivet Strategiskt mål 1 Exempel Framgångsfaktor Bättre resultat i att hantera stress Säkerställd kompetensutveckling Nyckelindikator Medarbetarundersökningen för Informationscentrum, inga besvär av stress. Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 50 50 46 201305 Individuell utvecklingsplan 100% 100% 100% 201305 Ekonomiperspektivet Strategiskt mål 1 Exempel Framgångsfaktor Verksamheten är anpassad efter intäktsutvecklingen Andel köp från avtalsbundna leverantörer Nyckelindikator Lönekostnadsutveckling jämfört med motsvarande period förra året Antalet köp från leverantörer som har avtal med LiÖ i förhållande till det totala antalet köp. Målvärde Utfall Föregående utfall Mättidpunkt 4,6 % 3,8 % -0,4 % 201308 97 % 97 % 97 % 201308 Färgsättning för måluppfyllse sker enligt: Tillfredställande resultat Inte helt tillfredställande resultat Otillfredställande resultat Uppgift saknas/ej möjligt att värdera
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Helårsbedömning 08 Resultaträkning (tkr) Aktuell helårsbedömning Föregående helårsbedömning Ack utfall 08 Budget 2013 Bokslut 2012 Not Intäkter Försäljning utbildning 0 0 0 0 57 Försäljning övriga tjänster 15 2 11 0 18 Bidrag för personal 36 0 24 0 0 Övriga bidrag 22 567 22 567 15 039 22 567 21 974 Försålt mtrl varor övr intäkt 60 25 48 25 88 Summa Intäkter 22 678 22 594 15 122 22 592 22 137 Personalkostnader Lönekostnader -6 950-6 950-4 754-7 090-7 081 Arbetsgivaravgifter -2 998-2 998-2 020-3 059-2 985 Övriga personalkostnader -234-234 -52 0-14 Summa Personalkostnader -10 182-10 182-6 826-10 149-10 080 Övriga kostnader Kostnader för köpt verksamhet 0 0 0 0-57 Verksamhnära material o varor 0 0 0 0 0 Övriga verksamhetskostnader -13 006-12 922-6 179-12 953-9 410 Summa Övriga kostnader -13 006-12 922-6 179-12 953-9 466 Avskrivningar Avskrivningar -20-20 -13-20 -20 Summa Avskrivningar -20-20 -13-20 -20 Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter Finansiella intäkter 30 30 12 30 38 Finansiella kostnader 0 0 0 0-1 Summa Verksamhetens finansiella kostnader/intäkter 30 30 12 30 37 Årets resultat -500-500 2 116-500 2 608 Noter till resultaträkningen:
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Kassaflödesanalys Aktuell helårsbedömning DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN Årets resultat -500 Justering för av- och nedskrivningar 20 Justering för gjorda avsättningar pensioner Justering för övriga avsättningar Justering för ianspråktagna avsättningar Justering för övriga ej likviditetspåverkande poster Medel från verksamheten före förändring av rörelsekapital -480 Ökning/minskning kortfristiga fordringar 0 Ökning/minskning förråd och varulager 0 Ökning/minskning kortfristiga skulder 0 Kassaflöde från den löpande verksamheten -480 INVESTERINGSVERKSAMHETEN Investering i immateriella anläggningstillgångar Försäljning av immateriella anläggningstillgångar Investering i materiella anläggningstillgångar Försäljning av materiella anläggningstillgångar Bidrag materiell anläggningstillgång (långfristig skuld) Investering i finansiella anläggningstillgångar Försäljning av finansiella anläggningstillgångar Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 FINANSIERINGSVERKSAMHETEN Nyupptagna lån Amortering av skuld Ökning långfristiga fordringar Minskning av långfristiga fordringar Kassaflöde från finansieringsverksamheten 0 Justering av ingående eget kapital Årets kassaflöde -480 Likvida medel vid årets början 903 Likvida medel vid årets slut 423 Noter till kassaflödesanalysen:
Investeringsredovisning Bilaga 1 Föregående Investeringar Aktuell helårsbedömning helårsbedömning Budget 2013 Bokslut 2012 Immateriella tillgångar Byggnader Mark Inventarier Datorutrustning Medicinteknisk apparatur Byggnadsinventarier Bilar och andra transportmedel Jord-, skogs- och trädgårdsmaskiner Konst Aktier, andelar, bostadsrätter Summa 0 0 0 0 Noter till investeringsredovisning:
Bilaga 1 059 Informationscentrum i Österg Balansräkning (tkr) UB Aktuell helårsbed 2013 IB Bokslut 2012 Not TILLGÅNGAR Inventarier 54 74 Summa Anläggningstillgångar 54 74 Förutbet kostn upplupna intäkt 42 42 Kassa och bank 423 903 Summa Omsättningstillgångar 465 945 SUMMA TILLGÅNGAR 519 1 019 EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER Balanserat eget kapital 500-2 108 Årets resultat -500 2 608 Summa Verksamhetens eget kapital 0 500 1 Semlöneskuld okomp övertid mm 269 269 Upplupna kostn förutbet intäkt 250 250 Summa Skulder 519 519 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTN o SKULDER 519 1 019 Noter till balansräkningen: 1) justering av eget kapital så att 500 tkr återstår.