1 (12) VGR RAPS Rutin för rapportör HOH
Innehåll Bakgrund...3 Syfte...3 Ansvar...3 Beskrivning av arbetsflödet...3 Arbetsbeskrivning för rapportören...3 Patient med fler än ett reservnummer...4 Uppföljning och utvärdering...4 Kontakt...4 Sök/kontrollera patientens person-id...5 AuditBase...5 Asynja Visph...5 Befolkningsregistertjänst (BefReg)...6 Sök reservnummer...6 Skapa reservnummer...8 RAPS - Koppling, rättning eller borttag av person-id...10 2 (12)
3 (12) Bakgrund I samband med att Befolkningsregistertjänsten (Befreg) blir regionaliserad 2017-09-30, har även en regional funktion för notifiering av koppling eller sammanslagning av person-id tagits fram. Funktionen är byggd i Barium och benämns RAPS. Personer i verksamheterna som ansvarar för identifiering begär koppling eller sammanslagning av person-id har en roll som kallas Rapportör i RAPS. Syfte Att rapportering vid koppling av person-id, reservnummer till reserv-, person- eller samordningsnummer ska hanteras på ett likvärdigt och tillförlitligt sätt inom hela Västra Götalandsregionen (VGR). Det är av största betydelse att person-, reserv- och samordningsnummer som registreras i regionens vårdadministrativa system är korrekta. Ansvar Den rapportör som fyller i det digitala formuläret och är inloggad med sitt SITHS-kort har ansvaret för att uppgifterna är korrekt ifyllda samt att identiteten har kontrollerats enl. fastställda rutiner inom VGR när det gäller identitetskontroll Beskrivning av arbetsflödet Grindvaktsfunktionen på HOH tar emot de inskickade aviseringarna. Grindvaktsfunktionen bemannas av systemadministratörer för AuditBase och Asynja Visph. Grindvaktsfunktionen gör sammankopplingar av reserv-, person- och samordningsnummer i Befreg, AuditBase och Asynja Visph. Notifieringar skickas sedan till övriga system inom den egna förvaltningen som hanterar patientuppgifter samt till de andra förvaltningarnas grindvaktsfunktioner inom VGR. Hur lång tid det tar innan sammankopplingarna är utförda varierar för varje system och förvaltning. Arbetsbeskrivning för rapportören Efter att identiteten har kontrollerats enl. fastställda rutiner inom VGR när det gäller identitetskontroll ska rapportören anmäla sammankopplingen av reserv-, person- eller samordningsnummer i det digitala formuläret som återfinns på BefReg regionala sida. För att kunna fylla i formuläret krävs inloggning med SITHS kort. Det är den som är inloggad med sitt SITHS-kort i formuläret som är ansvarig för att de två numren som ska kopplas tillhör samma individ. Viktigt att informationen som hämtas in i RAPS formuläret från Befolkningsregistertjänsten (Befreg) stämmer med den identifiering som genomförts i verksamheten. Finns det tveksamheter i identifieringen får inte koppling genomföras. Om rapportören ser en avvikelse i formuläret t.ex. att patientens tidigare adress finns i det nummer som ska kopplas ifrån, ska en kommentar skrivas i ärendet till Grindvakten, att rapportören är medveten om avvikelsen men att den kontrollerat att det är korrekt. Har rapportören angett en e-postadress i formuläret får denne en bekräftelse med ärendenummer. Ingen återkoppling sker när ärendet är avslutat
Patient med fler än ett reservnummer Om en patient har flera reservnummer får ett formulär per sammankoppling skickas in. Är det två reservnummer i VGR-format som ska sammankopplas är det äldsta reservnumret som ska användas. 4 (12) Uppföljning och utvärdering Avvikelse från rutinen ska hanteras via MedControl Pro. Kontakt Vid frågor om ifyllandet av blanketten, se den regionala hemsidan för RAPS. Hemsida RAPS Där finns också information om lokala rutiner och kontaktpersoner under respektive förvaltningsflik. Vid tekniska frågor om blanketten och driftstörningar, kontakta VGR-ITs servicedesk telefon: 010 47 37 100.
5 (12) Sök/kontrollera patientens person-id Börja alltid med att söka efter reservnummer innan nytt skapas. Patienten kan ha reservnummer där det finns uppgifter som kan behöva kopplas eller ett reservnummer med VGR-format som kan användas. Börja alltid med sökning i det egna systemet efter tidigare använda reservnummer, gör därefter en sökning i BefReg om det finns ett i VGR-format och kontrollera om det finns kopplat. Identifieringen måste vara helt säker för att uppgifterna ska kunna användas och kopplas. AuditBase Sök efter patientens reservnummer i AuditBase. Sök på de 6 första siffrorna i personnumret. Visas i listan en post med reservnummer, kontrollera om det är rätt patient. o Kontrollera reservnumret i BefReg om det är i VGR format. (Om det är ett gammalt reservnummer, skall ett nytt reservnummer i VGR format tas ut i Befreg) o Visas flera patient poster i sökningen, kontrollera om det är samma patient och ta ställning till om person-id ska kopplas (ex om patienten har ett komplett person-id och ett reservnummer-id, skall dessa sammankopplas) Asynja Visph Se separat rutin Reservnummerhantering.
Befolkningsregistertjänst (BefReg) 6 (12) Befreg finns under Startmenyn Logga in med VGRID och det lösenord du fått via din OSV. Sök reservnummer Det går att söka på flera olika personuppgifter och kombinationer i Befreg Patienttyp "Alla patienttyper" är förvalt och den fungerar ofta att ha ifylld vid sökning. Ska sökning göras efter ett reservnummer kan "Alla reservnr" väljas för att begränsa sökningen. Sekel 1900 är förvalt och måste ändras vid sökning på personer födda på 2000talet Född Sök på patientens födelsedatum ÅÅMMDD.
Kön Det går att göra ett urval på kön 7 (12) Välj Sök Lista Personuppgifter som stämmer in på sökningen presenteras i flik "(2) Lista" Listan är indelad i kolumner. De kan sorteras på olika sätt genom att trycka på rubrikerna. Om träff hittas i listan, markera raden och dubbelklicka eller markera raden och klicka på "Välj". Kontrollera om uppgifterna hör till personen du söker, kontrollera namn, adress, LMA kort så att dessa stämmer överens. Hittas flera träffar i listan behöver kontroll göras av samtliga. Om träffen inte är ett resevnummer i VGR format, skall ett nytt genereras.
Om inget tidigare reservnummer i VGR-format finns gör du så här i Befreg eller via integration (AsynjaVisph): 8 (12) Skapa reservnummer Välj knappen "Nyregistrering" för att skapa ett nytt reservnummer. Därefter väljer du patienttyp. Det finns fem patienttyper i Befreg. Röda fält är obligatoriska gula ska helts vara ifyllda. Tänk på att korrekt ifyllda uppgifter är en förutsättning för att reservnumret på ett säkert sätt ska kunna sökas upp och identifieras i framtiden. Anonym - Används enbart vid provtagning för HIV, inte för vård och behandling! Patienttyp oklar Används vid vård och behandling av patient som vill vara anonym, som inte vill lämna uppgifter.
Asylsökande -Asylsökande ska vara registrerade hos migrationsverket och ha ett giltigt LMA-kort vid registrering. LMA-kortnummer är en obligatorisk uppgift, registreras i samma format som på kortet. Exempel: 50-123456. Den sista siffran, versionsnumret, behöver inte anges 50-123456 /2 Nyfödda barn till asylsökande mödrar ska använda moderns LMA-nr, fram tills barnet har fått sitt eget LMA-nummer utfärdat. Mammans nummer registreras enligt följande: Exempel: 50-123456 Mamma (numret och Mamma skrivs i LMA nummer rutan). Det är viktigt att göra ändring i Befreg när barnet har fått sitt eget LMA- nummer. Tillfällig adress: T.o.m. datum är obligatoriskt, välj ett datum 3 år fram i tiden. Adressuppgiften är viktig att uppdatera i Befreg. 9 (12) Barn utan pnr -Används endast då elektronisk födelseanmälan (efa) inte fungerar. Enbart för nyfödd, till mamma med svenskt personnummer som är folkbokförd i Sverige. Turist Utländska medborgare som är på besök i Sverige, som inte har svenskt personnummer eller samordningsnummer från Skatteverket, registreras som patienttyp turist. Efter att du fyllt i alla uppgifter, välja Spara.
RAPS - Koppling, rättning eller borttag av person-id 10 (12) För att komma åt formuläret klickar man på en länk på intranätet Hantera reservnummer Man kommer då få Siths kort inloggningsförfrågan Följande formulär visas och beroende på vilka val du gör kommer olika fältet visas:
11 (12) Klicka på Starta när du anser att formuläret är korrekt ifylld
När ärendet är skickat visas meddelandet: 12 (12) Bekräftelse mailet skickas till din maillåda Nu är du klar med din arbetsuppgift! Meddelande har skickats till HOH Grindvakt som utför beställd uppgift.