Funktionsbeskrivning Personalliggare

Funktionsbeskrivning Personalliggare Introduktion... 2 Arbeta med personalliggaren... 2 Personalliggare... 2 Personalliggarhistorik... 2 Närvaroredovisning... 2 Urval av arbetsställen... 3 Arbeta med rapporten personalliggarhistorik... 3 Arbeta med stämplingar... 4 Kontroll av stämpling utan arbetsställe... 5 Arbeta med arbetsställen... 6 Arbeta med uppsättning av ny MyTime App... 6 Lägg upp ett Organisationskonton... 6 Koppla MyTime App till Organisationskonto... 7 Arbeta med MyTime App... 10 Personal Person & Bjud in... 11 Person... 12 Avdelning... 22 Bjud in användare... 30 1

Introduktion För att komma igång med Personalliggaren behöver de verksamma personerna exporteras från Hogia Lön eller läggas upp i Personalregister. Man måste skapa ett arbetsställe samt sätta upp en stämpelklocka för in- och utstämplingar. Arbeta med personalliggaren Du kommer till Personalliggare genom att gå till menyvalet Arbeta med - Personalliggare. Personalliggare är uppdelad i tre rapporter- Personalliggare visar alla som har stämplat in (och inte stämplat ut)- oavsett dag visar en sida per arbetsställe visar senaste stämplingen först i listan Personalliggarhistorik visar alla stämplingar och manuellt ändrade stämplingar urval på period (månad) - rapport för SKV senaste stämplingen ligger överst i listan Närvaroredovisning urval på dag/period urval på en/urval/alla anställda De olika arbetsställena visas på separata sidor. Bläddra med pilarna för att byta sida mellan de olika arbetsställena. 2

Urval av arbetsställen När du öppnar Personalliggare visas alla arbetsställen. De olika arbetsställena visas efter varandra i rapporten. Varje arbetsställe kommer på en ny sida eftersom adressen till varje arbetsställe är viktig information för Skatteverket när de kommer på kontroll. De kan då se vilken personal som är på respektive arbetsställe. För att göra urval på arbetsställen markeras en eller flera arbetsställen (håll ner Ctrl + klicka) och klicka sedan på knappen Uppdatera. Endast de valda arbetsställena visas och kan skrivas ut genom att klicka på skrivare ikonen. För uppsättning av arbetsställe, se under rubriken Arbetsställe - Lägg till arbetsställe. Arbeta med rapporten personalliggarhistorik Utöver Personalliggaren finns även en historikrapport som går att ta fram flera år bakåt i tiden. Historiken kan skrivas ut eller sparas ner på fil vid kontroll av Skatteverket. I Historikrapporten lagras alla in- och utstämplingar samt ändringshistorik för person och arbetsställe. Skatteverket har som krav att uppgifter skall sparas upp till två år efter utgången av beskattningsåret, som oftast är detsamma som inkomståret. Historikrapporten tas fram via menyn till vänster och valet Personalliggarhistorik välj en månad under Period, ett eller flera arbetsställen och tryck på knappen Uppdatera. Rapporten kan skrivas ut och/eller exporteras till Excel och sparas ner som fil. Se bild. Rapporten visar alla in- och utstämplingar för alla personer under månaden. Har någon justering gjorts på någon persons stämpling i stämpelklockan visas den tydligt i rapporten med egen rubrik Historik. Se bild. För att redigera en felaktig eller lägga till en glömd in- och utstämpling görs detta under menyn Arbeta med - Hantera stämplingar. Alla manuella stämplingar, tillagda, redigerade eller borttagna visas i rapporten under Historik. 3

Arbeta med stämplingar Du kan lägga till och redigera stämplingar under menyn Arbeta med - Hantera stämplingar. Denna vy visar alla stämplingar som en anställd har gjort för månaden. Om du är chef eller administratör kan du via denna vy lägga till, redigera stämplingar för dina respektive alla anställda. I menyn till vänster väljer du vilken Period och Anställd som du önskar hantera stämplingar för. Utifrån ditt val kan du välja att direkt trycka på lägg till stämpling i vänster menyn alternativt klicka på den blå pilen i listan över stämplingar. Om du har två in- alternativt utstämplingar i rad varnar vyn för att det troligtvis saknas en stämpling. Då visas en plus ikon som du kan välja för att lägga till en stämpling på den aktuella dagen. MyTime hjälper dig då genom att in- alternativ utstämpling är förvalt. I exemplet nedan ser du att Instämpling är förvalt då den anställde har två utstämplingar i rad. Du får även stöd i valet av arbetsställe. Vid befintlig stämpling där arbetsställe saknas kan detta läggas till. Vid alla tillägg av manuell stämpling är det tvingande att ange kommentar. Denna kommentar visas i Personalliggare Historikrapport. 4

För genomförda stämplingar kan du se historik för stämplingen. Detta gör du genom att klicka på pilikonen för den stämpling som du önskar se historik för. Under stämplingen historik utifrån datum för justering, stämplingens tid, om det var en in eller utstämpling som genomfördes, samt vilken kommentaren för förändringen. Vid redigering av stämpling läggs detta som behandlingshistorik i Personalliggare Historikrapport. Kontroll av stämpling utan arbetsställe Om en manuell stämpling (stämpling som inte är gjord via stämpelklockan) skulle vara inlagd/justerad utan arbetsställe kan man kontrollera detta genom att markera Oregistrerat arbetsställe. Finns det stämplingar utan arbetsställe kommer de att visas på listan. Justering av stämpling utan arbetsställe görs under menyn Arbeta med - Hantera stämplingar. 5

Arbeta med arbetsställen Under Inställningar - Arbetsställe lägger man till de arbetsställen som behövs för Personalliggaren. Detta register blir enbart tillgänglig i det specifika företaget men kan kopplas till flera stämpelklockor. Du skapar ett arbetsställe genom att fylla i namn, beskrivning, postadress, postnummer och ort samt klicka på knappen Lägg till arbetsställe. Man kan lägga upp fem olika arbetsställen per företag. Arbeta med uppsättning av ny MyTime App Nedan beskriver hur du som administratör sätter upp en ny MyTime App i era lokaler. Lägg upp ett Organisationskonton För att kunna koppla en enhet till en MyTime App måste man först skapa ett s.k. Organisationskonto. För att skapa ett organisationskonto måste du vara administratör för företaget. För att komma åt att lägga upp ett organisationskonto klicka på namnet eller kugghjulet i övre högra hörnet och i menyraden som då visas som nedan välj Mitt HogiaID när du är inloggad i MyTime alternativt besöker adressen id.hogia.se och loggar med dina användaruppgifter. Då öppnas en ny bild med information om ditt HogiaID. Längst upp i högra hörnet visas en menyvalet ADMINISTRERA om du är administratör i MyTime. Under denna menyvalet visas Organisationskonton. 6

En organisation kan som mest ha fem olika konton men man kan koppla obegränsat med enheter till ett specifikt konto. För att skapa ett nytt konto använd plustecknet Lägg till konto och ange en beskrivning för tjänstekontot och använd knappen Skapa konto. Då erhålls en bild med ett genererat kontonamn samt ett lösenord som är det du behöver för att koppla enheten så att MyTime App gäller för den aktuella organisationen. Kopiera eller skriv ned dessa för nästa steg. Koppla MyTime App till Organisationskonto Gå in i MyTime App (http://timestamp.hogia.se) är knappen Logga in gråmarkerad så innebär det att inget tjänstekonto är kopplat och man kan inte använda sig av MyTime App förrän detta är gjort. För att koppla ett tjänstekonto klicka på kugghjulet längst ned till höger. 7

Välj Ändra tjänstekonto och i bilden som då visas ange Organisationsnummer, Användarnamn och Lösenord. Där användarnamn och lösenord skall vara kontonamn och lösenord från tjänstekontot. Spara det angivna och gå tillbaka till första sidan för MyTime App. Nu skall knappen vara blåmarkerad och man kan börja stämpla tider från denna enhet. OBS Om du är användare av Personalliggaren kan du även här ställa in vilket arbetsställe som gäller för användaren. 8

9

Arbeta med MyTime App Som användare av MyTime App och Personalliggaren använder du din pinkod för att logga in. När du väl är inloggad har möjlighet att stämpla in alternativt ut. Efter du har angett din pinkod som du fått av din administratör kan du klicka på logga in. Då visas bilden där du kan Stämpla in eller Stämpla ut. Skulle du sedan tidigare vara in stämplad så står detta som en informationstext i samma bild. 10

Personal Person & Bjud in Nedanstående avsnitt beskriver hur du i Personalliggaren administrerar dina anställda och chefer. När du väljer Person & Bjud in kommer en ny webbsida öppnas upp där du får två menyer PERSON och BJUD IN. Är du administratör för flera företag så är det viktigt att du kontrollerar så att rätt företag är valt till höger i navigeringsmenyn. Vill du byta företag väljer du ett annat företag i listan. I personalregistret kan du välja mellan att exportera personer från Hogia Lön eller lägga upp dem manuellt i personalregistret. Alla personer som skall ingå i Personalliggaren måste läggas upp i personregistret. I personalregistret tilldelas personen en pinkod som sedan skall användas för in- och utstämplingar. Nedan följer en detaljerad beskrivning av upplägg av personer. Efter att de anställda har importerats in i Personalregistret så kompletterar du dessa med schema i Personalliggaren. Tillkommer det nya anställda efter att dessa har importerats initialt i Personregistret kan du exportera över dessa enskilt från Hogia Lön. Ändrar den anställde efternamn eller arbetstid efter att personen har importerats i MyTime så justerar du dessa uppgifter manuellt i Personregistret. 11

Person Under meny Personer ligger företagets personregister. Här lägger du upp företagets anställda samt ser de personer som har exporterats från Hogia Lön. Personalregistret är behörighetsstyrt och det är endast personer med rollen administratör som har åtkomst till registret. Efter att de anställda har importerats in i Personalregistret så kompletterar du dessa med schema i Personalliggaren. Tillkommer det nya anställda efter att dessa har importerats initialt i Personregistret kan du exportera över dessa enskilt från Hogia Lön. Ändrar den anställde efternamn eller arbetstid efter att personen har importerats i MyTime så justerar du dessa uppgifter manuellt i Personregistret. 12

Sök och filter Under meny Personer kan du filtrera på Avdelning. Filter Avdelning visar de aktiva avdelningar som lagts upp under meny Avdelningar. Om du har många avdelningar så kan du även söka på önskad avdelning i filtret för Avdelning. Valt filter visas under rubrik Filter. Du rensar alla filter genom att klicka på Rensa filter eller välja att rensa bort enstaka filter genom att klicka på förvalt filter. Du kan söka på förnamn eller efternamn eller anställningsnummer. Lägg upp ny person Du lägger upp en ny person med anställning på följande sätt: - Klicka på knappen + Ny person 13

- När du registrerat de obligatoriska fälten för ny person, dvs. förnamn, efternamn och personer, så klickar du på knappen Spara. - Personen läggs upp i personregistret och öppnas för fortsatt redigering. 14

Grunduppgifter Under rubrik Grunduppgifter kan du ange olika typer av kontaktuppgifter för personen. Uppgifterna under Grunduppgifter historikförs inte och därför behöver du inte ange något gäller fr.o.m. datum för angivna uppgifter. 15

Närmast anhörig Under rubrik Närmast anhörig, kan du ange kontaktuppgifter för personens närmast anhörig. Uppgifterna under Närmast historikförs inte och därför behöver du inte ange något gäller fr.o.m. datum för angivna uppgifter. 16

Lägg upp ny anställning Du lägger upp anställning för personen på följande sätt: - Klicka på + Lägg till anställning - Anställningen öppnas för redigering. 17

18 - För att kunna spara ett nytt värde på anställningen så anger du först det nya värdet och sedan klickar du på knappen OK för att godkänna det nya värdet. Värdet sparas när du klickar på knappen Spara. Fälten Anställningsnummer och Anställningsdatum är obligatoriska för anställningen. - När du sparat anställningen så visas namnet följt av anställningsnumret vid rubrik Anställning.

Anställning Under rubriken Anställning registreras personens anställningsuppgifter. Flera av anställningsuppgifterna historikförs, vilket kräver att du anger ett gäller fr.o.m. datum när du lägger upp nya uppgifter. Anställningsnummer: Vilket nummer som anges är valfritt men alla anställningar kräver ett för organisationen unikt anställningsnummer. När så krävs kan du byta anställningsnummer. Applikationen kontrollerar att det inte finns identiskt angivet anställningsnummer i din organisation. Anställningsperiod: Ange det datum, Anställningsdatum, då anställningen gäller fr.o.m. När anställningen avslutas ska Avgångsdatum anges för anställningen. Den anställdes anställningsperiod visas gemensamt under rubriken Historik. Anställningsform: Här anger du vilken anställningsform som anställningen ska ha, om det t.ex. handlar om en provanställning, ett vikariat eller tillsvidareanställning. Klicka i fältet och välj ett av alternativen i listan som öppnas. De anställningsformer som finns i listan är de anställningsformer som får användas enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS). Du anger datum för när befattningen ska gälla fr.o.m. Befattning: Här anges personens befattning (position) Uppsägningstid (mån): Ange vilken uppsägningstid som anställningen har om den anställde säger upp sig. Det kan vara definierat i anställningsavtalet. Minimum är det som gäller enligt Lagen om Anställningsskydd (LAS). 19

Pinkod: Här anger du den pinkod anställd önskat eller skapa en ny pinkod med hjälp av + Ny pinkod. Arbetstid: Veckoarbetstid, Veckoarbetstid deltid och Sysselsättningsgrad (%) hänger ihop. Med Veckoarbetstid avses det totalt antal timmar som motsvarar en heltid på företaget. Veckoarbetstiden anges i timmar. Om den anställde arbetar deltid anges detta som faktisk veckoarbetstid i timmar. Programmet räknar därefter ut sysselsättningsgrad i procent. Du anger datum för när Veckoarbetstid och/eller Veckoarbetstid deltid ska gälla fr.o.m. Schema: Välj schema, ange det datum då schemat gäller fr.o.m. När schemat avslutas ska Gäller t.o.m. datum anges för schemat. Om du lämnar Gäller t.o.m. datum tomt gäller schemat tillsvidare. Den anställdes schemaperioder visas gemensamt under rubriken Historik. Historik Under de fält som historikförs visas den klickbara rubriken Historik. Rubriken visas när det finns minst en sparad uppgift för fältet. Om du klickar på rubriken Historik så visas de historiska uppgifterna för fältet. Med Historik avses både historiska som aktuella och kommande uppgifter. Du kan se historiken både i granskningsläge och i redigeringsläge. Du kan ändra värde men inte gäller fr.o.m. datum på en historisk post. Anställningsperioden, dvs. Anställningsdatum och Avgångsdatum skiljer sig från detta mönster. Här kan du både ändra Anställningsdatum och Avgångsdatum. 20

Flera anställningar för en person Du kan lägga upp fler anställningar för en person, genom att klicka på knappen + Lägg till ny anställning. Om du har fler än en anställning så visas upplagda anställningar när du klickar på den turkosa pilen i parentesen. Klicka på det anställningsnumret som du vill arbeta med. Som standard visas den äldsta anställningen som är aktiv. 21

Avdelning Under meny Avdelningar lägger du upp dina avdelningar och ordnar hur avdelningarna ska förhålla sig till varandra hierarkiskt. En person kan endast läggas till EN avdelning oavsett hur många anställningar personen har. Du lägger till vem som har rollen chef och anställd för respektive avdelning. I korthet krävs följande steg: 1. Lägg upp dina avdelningar. Tips! om du har licens StarSync så läggs dina avdelningar upp under rubrik Okopplade avdelningar. 2. Ordna hur avdelningar ska förhålla sig till varandra hierarkiskt 3. Lägg till chef och lägg till person, så att chef ges tillgång till sina anställda. 4. Avdelningar- hur funkar det? Vi har ändrat hur du i MyTime sätter chef. Under meny Avdelningar och rubrik Okopplade avdelningar så har vi skapat upp avdelningar efter de personer i företaget som är chefer. Om du klickar på en avdelning under rubrik Okopplade avdelningar så ser du dels vem som är chef och dels vilka personer som chefen är chef över. Chefen får därmed tillgång till de anställda som kopplats till hans/hennes avdelning. Om man önskar byta chef så räcker det att ändra chef på avdelning för att den nya chefen ska bli ny chef för avdelningen och få behörighet till sina anställda på avdelningen. Du behöver inte ordna dina avdelningar hierarkiskt. Om man önskar byta avdelning för en person så väljer du den nya avdelningen som personen skall tillhöra och lägger till personen. Lägg till ny avdelning För att lägga till en ny avdelning så gör du enligt följande: - Gå in under menyn Avdelningar - Ange från och med vilket datum som den nya avdelningen ska gälla från - Klicka på Ändra uppgifter, så att du kommer i redigeringsläge 22

- Klicka på + Lägg till avdelning. - Skriv namnet på avdelning i fältet Kod och Namn. Avsluta med att klicka på knappen Spara. Ordna avdelningarna hierarkiskt- nivå 1 Du bygger ditt organisationsträd uppifrån och ner på följande sätt: - Ange från och med vilket datum som den nya avdelningen ska gälla från - Klicka på Ändra uppgifter, så att du kommer i redigeringsläge 23

- Under rubrik Okopplade avdelningar visas de avdelningar som du lagt upp. Klicka under kolumn Överordnad avdelning för den avdelning som ska vara överst i hierarkin och välj alternativ Sätt som Nivå 1. - Markerad avdelning lägger sig automatisk på Nivå men sparas inte förrän du klickar på knappen Spara. Nivå 1 kan inte vara tom men kan bytas ut mot annan avdelning under Nivå Okopplade avdelningar. 24

Ordna avdelningarna hierarkiskt- nivå 2 och vidare När nivå 1 har angivits så kan du fortsätta att ordna alla företagets underordnade avdelningar på följande sätt: - Markera den avdelning under rubrik Okopplade avdelningar som du vill ordna hierarkiskt - Klicka i kolumn Överordnad avdelning och välj den avdelning som ska vara överordnad markerad avdelning, vilket i nedan fall är avdelning Ledningsgrupp. För att underlätta visas den nivå som vald avdelning har ordnats på, vilket i nedan fall är Nivå 1. 25

Ändra hierarkisk ordning för avdelning- nivå 2 och vidare Som nämnts under rubrik Ordna avdelningarna hierarkiskt- nivå 1, så kan den avdelning som ska vara Nivå 1 endast bytas till ny avdelning från Nivå Okopplade avdelningar. Men om jag vill byta ordning på avdelningar från nivå 2 och nedan så gör jag på följande sätt: - Markera önskad avdelning som ska byta nivå klicka under kolumn Överordnad avdelning. - Välj vilken avdelning som i fortsättningen ska vara överordnad den avdelning som du vill byta plats i företagets hierarki för. - I fallet ovan så ska avdelning Marknad i fortsättning vara underställd avdelning Verksamhet norr. Ny nivå, dvs. Nivå 3 läggs upp. 26

Skjuta in ny överordnad avdelning Om du vill skjuta in en ny överordnad avdelning så gör du följande sätt: - Markera den avdelning som ska få ny överordnad avdelning och klicka i fältet under kolumn Överordnad avdelning. - Markerad avdelning och alla dess underordnade avdelningar förskjuts en nivå neråt. 27

Lägg till chef till avdelning För att lägga till en ny chef över avdelning på företaget så gör du enligt följande: - I översikten markerar du den avdelning som ska få en ny chef och detaljvyn för avdelningen visas - Ange från och med vilket datum som chefen får rollen chef - Klicka på Redigera alla uppgifter, så att du kommer i redigeringsläge - Välj att lägga till chef - Sök fram den person som ska vara chef över avdelningen och klicka på knappen Lägg till. Chefen läggs till som chef över avdelningen. 28

En avdelning kan endast ha en chef, så får att byta chef måste den gamla chefen tas bort innan ny kan läggas till. Lägg till person(er) till avdelning För att koppla person(er) till företagets avdelningar så gör du enligt följande: - I översikten markerar du den avdelning som du vill lägga till personer till. Detaljvyn för avdelningen visas - Ange från och med vilket datum som personerna ska kopplas - Klicka på Redigera alla uppgifter, så att du kommer i redigeringsläge - Välj att lägga till person. - Sök fram den person som ska läggas till avdelningen och klicka på knappen Lägg till. Person kopplas till avdelningen. 29

Bjud in användare För att företagets anställda ska kunna logga in i applikationen så behöver de bjudas in och få inloggningsuppgifter, dvs. ett HogiaID. För att kunna bjuda in de anställda till applikation krävs att de har en giltig e-postadress. Du gör på följande sätt för att bjuda in dina anställda: - Gå in under menyn BJUD IN. Som standard visas de anställda som har status Skicka inbjudan. Statusen Skicka inbjudan innebär att den anställde har en giltig e-postadress och kan bjudas in till applikationen. - Markera den/de anställda som du vill bjuda in. - Klicka på knappen Bjud in. 30

- När du valt att bjuda in en anställd skickas ett e-postmeddelande till den anställdes inkorg med inloggningsinstruktioner. Den anställde får status Inbjudan skickad under menyn BJUD IN. - När den anställde öppnat e-postmeddelandet och klickat på knappen Aktivera mitt konto!, så öppnas sidan Skapa HogiaID. - Den anställde anger lösenord för inloggningen och bekräftar genom att klicka på knappen Skapa HogiaID. Den anställde kan nu logga in med sitt HogiaID i applikationen. Den anställde får status Klar under menyn BJUD IN. Inaktivera HogiaID 31

Om den anställde bjudits in till en felaktig e-postadress så inaktiverar du den anställde genom att: - Klicka på det röda krysset vid kolumn HogiaID och klicka på knappen Ok för att bekräfta borttag av HogiaID. - Den anställdes HogiaID och E-post tas bort och den anställde får status E-post saknas. För att kunna bjuda in en anställd igen så måste ny e-postadress anges för den anställde i personregistret. Sök och filter Under meny BJUD IN kan du filtrera på Avdelning och/eller Status. Filter Avdelning visar de aktiva avdelningar som lagts upp under meny Avdelningar. Filter Status visar de statusar som de anställda kan ha under bjud in dvs. - E-post saknas, vilket innebär att den anställde saknar e-postadress och kan inte bjudas in - Skicka inbjudan,vilket innebär att den anställde kan bjudas in - Inbjudan skickad, vilket innebär att den anställde bjudits in men ännu inte skapat sitt HogiaID - Klar, vilket innebär att den anställde skapat sitt HogiaID och kan logga in Du kan söka på förnamn eller efternamn. 32

33