Tekniska 14-21
2 Information och överläggningar... 5 Flerårsstrategi för Ansvarsenhet 20-25 fordonshantering/gata/park/ natur... 6 Flerårsstrategi för Avfalls och VA-verksamheter... 7 Revisionsrapport - Årlig grundläggande granskning 2015... 8 Ekonomisk månadsuppföljning 2016... 10 Avtal avseende överföring av ren- och spillvatten Norsesund-Ingared-Nääs... 11 FNI - fastighetsnära insamling av sorterat hushållsavfall... 12 Delegerade beslut 2016... 13 Inkomna skrivelser 2016... 14
3 Plats och tid Skräddaren, Sveagatan 12, Alingsås Tisdagen den 19 april 2016, kl 14.00-16.10 Paragrafer 14-21 Beslutande Ersättare Övriga deltagare Tore Hult (S), ordförande Thorsten Larsson (M), vice ordförande Barbro Eng (S) Gunnar Tiselius (S), ersätter Sana Ul Haq (S) Novak Vasic (MP) Holger Grahm (MP) Britt Berggren (M) Thomas Jensen (KD) Lars Bolminger (L) Sven Helgesson (S) Ulla Dalén (MP) Johnny Östh (M) Barbro Sundström, förvaltningschef Tommy Blom, VA-chef Martin Wollhag, verksamhetscontroller Åke Aronsson, gatuchef Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare Under information och överläggningar Ulrika Samuelsson, avdelningschef Verksamhetsstöd Tomas Carlsson, fordonsansvarig Kjell-Eve Jäderström, trafikingenjör Stefan Sjögren, trafikingenjör Utses att justera Thorsten Larsson (M) Justeringens plats och tid Tekniska förvaltningen, 2016-04-29 Sekreterare Ordförande Justerande Rebecca Tollemark Tore Hult (S) Thorsten Larsson (M)
4 Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Tekniska Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2016-05-02 Datum för anslags nedtagande 2016-05-25 Förvaringsplats för protokollet Tekniska förvaltningen Underskrift Rebecca Tollemark, förvaltningssekreterare
Information och överläggningar A/ Fordonshantering B/ Information om laddstolpar C/ Trafiksäkerhet E/ Ordförande informerar om beslut från KF F/ Förvaltningschefen, aktuell information 5
6 TN 14 Dnr 2015.471 TN Flerårsstrategi för Ansvarsenhet 20-25 fordonshantering/gata/park/ natur Nämnden antog i februari en detaljbudget/flerårsstrategi (Dnr 2015.471 TN) för s ansvarsområden. Efter denna tidpunkt skulle KF ta beslut om omfördelning av investeringsanslag och därför beslutades inte om en detaljerad investeringsbudget. Kommunfullmäktige beslutade (Dnr 2015.615 KS) om att minska Gata och parks investeringsbudget från 75 mnkr till 30,1 mnkr vilket alltså även lett till en omarbetning av den investeringsbudget som fanns med i förvaltningens tidigare förslag. Samtidigt som flerårsstrategin togs fram var förvaltningen tvungen att prioritera stora resurser på arbetet med årsbokslutet och därför framarbetades inte förvaltningens åtaganden kopplade till nämndåtagandena. Förändringarna består av följande: Den här reviderade flerårsstrategin innehåller således en omarbetad version av Gata och parks investeringsbudget. Främst berör denna förändring exploateringsinvesteringarna (Stadsskogen) som helt tas bort. Istället kommer medel att äskas för dessa investeringar i samband med vårbokslutet. Även förvaltningens åtaganden kopplade till s är bifogade. Utöver detta har även omfördelningar mellan resultatposterna i resultaträkningen gjorts. Syftet har varit att förenkla och likrikta redovisningen av gemensamma kostnader på Sveagatan. Ingen omfördelning mellan verksamheterna har gjorts. Nämndbudgetar för Avfalls- och VA-verksamheterna behandlas i separat ärende då dessa skall behandlas av kommunfullmäktige. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 9. Tekniska s beslut Tekniska antar förvaltningens förslag till reviderad budget för ansvarsenheten 20-25 (fordonshantering/gata/park/natur). Nämndbudgetar för Avfalls- och VA-verksamheterna behandlas i separat ärende då dessa skall behandlas av kommunfullmäktige. Exp: KS
7 TN 15 Dnr 2016.142 TN Flerårsstrategi för Avfalls och VA-verksamheter De delar som kommunledningskontoret skulle bidra med i flerårsstrategin för VA- samt avfallsverksamheterna, det vill säga balansbudget och likviditetsbudget var inte klara i tid då nämndbudgetarna antogs av tekniska i februari. Komplettering av samtliga nämndbudgetar inom tekniska s ansvarsområde skulle enligt planeringen senast göras på innan vårbokslutet. Detta gällde förutom balans- och likviditetsbudget även investeringsbudget och förvaltningens åtaganden. Kommunledningskontoret har dock inte kunnat leverera sina bidrag till balans- och likviditetsbudget i tid. KLK har dessutom meddelat att det kan bli förändringar på den redan antagna resultatbudgeten då de finansiella posterna kommer att förändras (vilket avviker från tidigare besked från kommunledningskontoret). Kommunledningskontoret rekommenderar även att tekniska avvaktar med att ta beslut om en detaljerad investeringsbudget och istället att antar den i samband med att en balans- och likviditetsbudget antas. Förvaltningen föreslår att avvakta med att anta reviderade nämndbudgetar för avfalls- och VA-verksamheterna tills kompletta underlag erhållits från kommunledningskontoret. I vårbokslutet kommer den redan antagna resultatbudgeten att följas upp. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 9. Tekniska s beslut Informationen antecknas till protokollet Exp: KS
8 TN 16 Dnr 2016.053 TN Revisionsrapport - Årlig grundläggande granskning 2015 Ernst & Young har, på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna, genomfört en årlig grundläggande granskning av nämnderna i Alingsås kommun. Syftet med granskningen är att utifrån en övergripande nivå ge svar på hur nämnderna har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Revisorerna önskar nu nämndernas synpunkter och redovisning på åtgärder utifrån granskningens rekommendationer. Förvaltningens yttrande Revisorerna gör följande bedömning av s arbete: Nämnden har tolkat och brutit ned fullmäktiges verksamhetsmässiga mål genom att anta åtaganden för respektive förvaltningen. Nämnden har följt upp verksamhetens resultat och ekonomi i vår- och delårsbokslut 2015 samt i ekonomisk månadsuppföljningen. Nämndprotokoll och beslutsunderlag är tydliga. Nämnden har antagit en internkontrollplan för verksamheten och den har följts upp under hösten. Nämnden har inte mottagit uppföljning av internkontrollarbetet enligt plan. Nämnden har antagit en budget som inte stämmer med fullmäktiges. Den samlade bedömningen från revisorerna är att det finns brister i s arbete med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Revisorerna tycker även att det är brist att antog en detaljbudget som skiljde sig från fullmäktiges antagna budget vilket riskerade att leda till mer dramatiska besparingsåtgärder än vad som annars var fallet. Revisorerna föreslår följande åtgärder: Att säkerställer att internkontrollen genomförs enligt plan. Att säkerställer att s styrning stämmer med av fullmäktige antagna riktlinjer och beslut. Förvaltningens förslag på åtgärder: Under 2016 kommer förvaltningen att presentera uppföljningen av internkontrollplanen i samband med boksluten. När det gäller de av kommunfullmäktige antagna riktlinjer och beslut så har förvaltningen stärkt processen och framarbetat rutiner som skall leda till god följsamhet under 2016.
9 Forts TN 16 Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 10. Tekniska s beslut Nämnden antar förvaltningens förslag. Exp: KF
10 TN 17 Dnr 2016.129 TN Ekonomisk månadsuppföljning 2016 Den första stora systematiska genomgången av det ackumulerade resultatet för årets första månader och en prognos för de kommande månaderna, som således tillsammans utgör en årsprognos (d.v.s. ett års-scenario), görs i samband med vårbokslutet eller det så kallade tertial-bokslutet (T1) som genomförs per den 30 april. Denna föregås vanligtvis även av en eller två ekonomiska prognoser internt på förvaltningen. Inte minst är detta önskvärt då tidsplanen vid T1-rapporten är snäv och kräver att det mesta flyter på problemfritt för att ingen avvikelse mot tidplanen skall uppstå. De första månaderna på året läggs mycket tid på bokslut för föregående år. I år har även mycket arbete lagts på budgetarbete för innevarande år. Orsaken till detta är dels att kommunfullmäktiges budget tas sent på året. Kommunfullmäktiges investeringsbudget togs dessutom inte definitivt förrän i slutet av februari. I år har även nya regler för hur VA- och Avfallsverksamheterna skall budgeteras och redovisas implementerats. Dessa verksamheters kompletta driftbudget har ännu inte presenterats för. Utöver detta har implementering av flera It-stödsystem skett med mycket snäv tidsplan vilket lett till att löpande ekonomiarbete har prioriterats medan mindre tid har lagts på prognosarbete. Trots detta har vi kunnat genomföra en begränsad analys av det ekonomiska läget inom tekniska s ansvarsområden och vi ser i dagsläget inga tecken på att de ekonomska resultaten inom någon avdelning kommer att avvika negativt jämfört med de nämndbudgetar (driftbudget) som antagits tidigare under året. Detta är baserat på utfallet under de första tre månaderna under året samt dialog med verksamhetsansvarig personal. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 11. Tekniska s beslut Månadsuppföljningen antecknas till protokollet.
11 TN 18 Dnr 2016.089 TN Avtal avseende överföring av ren- och spillvatten Norsesund- Ingared-Nääs Mellan Alingsås och Lerums kommun finns idag avtal som ger Alingsås kommun rätt att pumpa sitt avloppsvatten från Ingared, Hemsjö och Norsesund till Lerums kommun. Ursprungligt avtal är daterat 1970, avtalet har därefter uppdaterats vid två tillfällen, 1994 och 2009. Senaste uppdateringen innebär att en överenskommelse gjorts på grund av att den gemensamma kommundelen Norsesund försetts med kommunalt VA. Alingsås kommun levererar dricksvatten till Lerum/Norsesund och Lerum ombesörjer pumpning av spillvatten till Ingared vilket därefter pumpas till Floda reningsverk. Med anledning av att Lerums kommun nu pumpar allt, inkl. spillvatten från Alingsås kommun till GRYYAB i Göteborg skall ett tilläggsavtal nu skrivas för att anpassas till de nya förutsättningarna. Tidigare avgifter som är beräknade på ett andelstal för driften vid Floda reningsverk, övergår nu till att bestå av GRYYABs taxa + 10 %. Tilläggsavtalet innebär att avtalstiden kommer att gälla fram till 2031-12-31. Avtalet förlängs automatiskt med 5 år åt gången om part ej säger upp avtalet senast 5 år före avtaltidens utgång. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 12. Tekniska s beslut Tekniska ger tekniska chefen i uppdrag att teckna tilläggsavtal avseende ren och spillvattensöverföringar mellan Alingsås och Lerums kommuner. Exp:
12 TN 19 Dnr 2016.117 TN FNI - fastighetsnära insamling av sorterat hushållsavfall Fastighetsnära insamling av sorterat hushållsavfall (FNI) har införts under perioden 2012-2015. Kostnaderna för införandet hamnade på knappt 42 miljoner kronor, mot budgeterade 48 miljoner kronor. 70 % av villahushållen har på frivillig basis anslutit sig. Systemet kompletterades under införandetiden med ytterligare två fraktioner, batterier och lampor, detta inom ramen för projektbudgeten. För FNI planeras framåt insamling av småelektronik, fortsatt test av textilinsamling, FNI för mindre flerfamiljshushåll och förskolor. Slutrapport för FNI-projektet biläggs skrivelsen. Beredning Arbetsutskottet har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 2016-04-12, 13. Tekniska s beslut Tekniska tar del av slutrapporten för FNI och lägger den till handlingarna. Exp: CN, AH
13 TN 20 Dnr 2016.007 TN Delegerade beslut 2016 Genom sammanställning anmäls följande beslut fattade med stöd i s delegationsordning. Trafikärenden: - Yttrande om tillstånd enligt ordningslagen - Parkeringstillstånd för rörelsehindrad - Tillfälliga lokala trafikföreskrifter, inga beslut fattade Beslut enligt listor från avdelningscheferna - Tekniska förv./verksamhetsstöd: - Beslut bygglov fattade i mars 2016 - Beslut detaljplaner fattade januari mars 2016 - VA-avd.: Beslut fattade 2016-02-16 och 2016-03-10 - Gatuavd.: Beslut fattade 2016-03-23 och 2016-03-24 - Park/Natur: Inga beslut fattade - Avfall: Beslut fattade 2016-02-02 2016-04-06 Tekniska s beslut Tekniska tar del av redovisningen och lägger den till handlingarna.
14 TN 21 Dnr 2016.008 TN Inkomna skrivelser 2016 Inkomna skrivelser/meddelanden som ej redovisas under egen punkt. Samtliga skrivelser lämnas till handläggare för eventuell åtgärd och för kännedom till tekniska. 1. KS 42, 2016-03-07, Förändrad organisation för översiktsplanering och exploatering samt inriktningsbeslut kring bolagisering av VA och Avfall Ärende 2016.111/005 SBN-001 2. SN 24, 2016-03-15, Månadsrapport kring ensamkommande barn 2016 Ärende 2015.508/672 SBN-003 Tekniska s beslut Tekniska tar del av skrivelserna och lägger dem till handlingarna.