Kultur- och fritidsnämnden 2-8
s sammanträde 1. Årsredovisning för år 2011 kommunversion 2. Årsredovisning för år 2011 nämndversion 3. Gemensamma förstahandskontrakt på anläggningar, över förvaltningsgränserna 4. Översyn av kommunala badplatser 5. Avgifter, taxor vid Alingsås bibliotek inklusive filialerna år 2011-2012 6. Meddelanden 7. Anmälan av beslut enligt Kultur- och fritidsnämndens delegationsordning 8. Övriga frågor
Plats och tid Kulturhuset, våning 4 kl 17.00-19.45 Paragraf 2-8 Beslutande Kent Perciwall (kd) Birgitta Carlsson (s) Catharina Stenberg (s) Anders Hummel (s) Lars-Gunnar Svensson (s) Per-Gordon Tranberg (m) Hasse Hasselhuhn (m) Bo Lundgren (m) Linda Brodén (fp) Helena Helldin (fp) Kersti Ingeborn (mp) Jan Gustafsson (v) Ingbritt Johansson (c) Övriga deltagare Utses att justera Dimitrios Diamantopoulos (s) Karin Johansson (m) Rolf Hedberg (fp) Katarina Gustavsson (mp) Lennart Karlsson (kd) Maud Svahn, bibliotekarie Peyman Emami, controller Britta Malmberg, förvaltningschef Carina Rydén, förvaltningssekreterare Birgitta Carlsson (s) Justeringens plats och tid 2012-02-23, kl 14.30 Kulturhuset, biblioteket Sekreterare Carina Rydén Ordförande Kent Perciwall Justerande Birgitta Carlsson Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2012-02-24 Datum för anslags nedtagande 2012-03-17 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kulturhusets närarkiv Carina Rydén
Information och överläggningar A/ Presentation av resultat enkät biblioteket B/ Ny kulturhuschef inriktning bibliotek C / Flerårsstrategin D/ Ersättning för tid vid nämndaktiviteter E/ Förstudien - KS
KFN 2 Dnr 2012.015 KFN Årsredovisning för år 2011 nämndversion Ärendebeskrivning Kultur och fritidsförvaltningen gör årligen ett bokslut och en årsredovisning för sin verksamhet. Årsredovisningen upprättas i två dokument, kommunredovisning och nämndsredovisning. Kommunredovisningen sänds vidare till kommunledningskontoret och ingår som en ett avsnitt i kommunens totala årsredovisning. Denna följer en gemensam mall för att vara jämförbar med övriga nämnder. Den andra delen, nämndsredovisningen stannar i Kultur och fritidsnämnden och är mer detaljerad. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 6 februari år 2012 och har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Kultur och fritidsnämnden redovisar ett resultat om 0,1 mnkr. Budgeterat var ett underskott om 0,9 mnkr till följd av att nämnden har beviljats att nyttja 0,9 mnkr av det egna kapitalet. Dessa medel var avsedda för följande: Flytt av Kulturskolan och Event & Ungdomscenter till Alströmergymnasiet, 0,1 mnkr. Extra projektbidrag till Alingsås Ryttarsällskap, 0,2 mnkr Utebliven hyresintäkt för den blivande friskvårdslokalen i Nolhagahallen, 0,1 mnkr Varumärkes/marknadsföringsprojekt, 0,5 mnkr Resultatet förklaras av. Sämre trimhallsintäkter än förväntat första halvåret, samt försening av ombyggnaden av bowlinghallen till friskvårdsanläggning medförde förlorade nettointäkter med drygt 0,2 mnkr. Ett haveri i simhallens vattenreningsanläggning medförde också ett driftstopp som påverkar resultatet negativt med 0,1 mnkr (uteblivna intäkter, reparationskostnader). Huvudbiblioteket redovisar ett större underskott än förväntat, motsvarande - 0,3 mnkr. Förklaringen till denna avvikelse är huvudsakligen ökade fastighetsunderhåll-, personal- och elkostnader samt minskade förseningsavgifter. Under hösten stals två datorer, vilket har inneburit nedskrivningskostnader. Extra kostnader i samband med Kulturskolan och Event & Ungdomscenters flytt till Alströmergymnasiet samt för extrastädning, motsvarande - 0,2 mnkr. Avsatta medel avseende ungdomsfullmäktige (0,5 mnkr) har inte förbrukats fullt ut under 2011. Detta till följd av att ungdomsfullmäktige inte tog något beslut kring nyttjandet av avsatta medel. Posten medför en positiv avvikelse om drygt 0,4 mnkr. Avsatta medel inom huvudverksamheten Bidrag till föreningar och organisationer har inte nyttjats fullt ut under året. I årets resultat medför posten medför en positiv
avvikelse på ca 0,2 mnkr. Avvikelsen förklaras bl.a. av att avsatta medel för vänortsverksamhet och verksamhetsbidrag inte har nyttjats full ut. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår Kultur- och fritidsnämnden att: Godkänna årsredovisningen för 2011 Eftersom avsatta medel avseende ungdomsfullmäktige (0,5 mnkr) inte har förbrukats full ut, begära hos Kommunstyrelsen att få överföra de kvarvarande medlen (0,4 mnkr) till 2012. Eftersom avsatta medel avseende varumärkes/marknadsföringsprojekt (0,5 mnkr) inte har nyttjats full ut, begära hos Kommunstyrelsen att få nyttja motsvarande 0,4 mnkr av det egna kapitalet 2012. Begära hos Kommunstyrelsen att nämndens kvarvarande egna kapital överförs till 2012. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 6 februari år 2012, 2. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar att: Godkänna årsredovisningen för 2011 Eftersom avsatta medel avseende ungdomsfullmäktige (0,5 mnkr) inte har förbrukats full ut, begära hos Kommunstyrelsen att få överföra de kvarvarande medlen (0,4 mnkr) till 2012. Eftersom avsatta medel avseende varumärkes/marknadsföringsprojekt (0,5 mnkr) inte har nyttjats full ut, begära hos Kommunstyrelsen att få nyttja motsvarande 0,4 mnkr av det egna kapitalet 2012. Begära hos Kommunstyrelsen att nämndens kvarvarande egna kapital överförs till 2012. Exp. Kommunledningskontoret, Kommunstyrelsen
KFN 3 Dnr 2011.114 KFN Gemensamma förstahandskontrakt på anläggningar Ärendebeskrivning Den snart 20 år gamla fördelningen av ansvar och kostnader/intäkter som genereras från uthyrning av skolans idrottslokaler har sedan att antal år varit i behov av förändring. Förutsättningarna för uthyrningen har under 2000-talet förändrats genom ökade administrativa kostnader och olika kommunala inriktningsbeslut. Kultur och Fritidsförvaltningen tillsatte under 2010, tillsammans med Utb och BoU, en arbetsgrupp med uppdrag att arbeta fram ett förslag om en förändring i upplägget beträffande uthyrningen. Arbetsgruppen har arbetat fram ett förslag om hur ett en framtida samverkan beträffande fritidsuthyrning kan genomföras. Förslaget presenterades för förvaltningscheferna under våren 2011. I vissa delar av arbetsgruppens förslag har samverkansarbetat påbörjats redan under sommaren 2011. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till den 30 januari år 2012 och har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Förslaget till förändring av fritidsuthyrningen innebär att samtliga kommunala skolidrottslokaler får delade förstahandskontrakt. Kontrakten fördelas lika mellan KuF och Utb resp BoU med 50% av den aktuella skolidrottslokalens yta och hyra. Det innebär att KuF hyr idrottslokalen kvällar och helger, medan skolan hyr lokalen dagtid. En beräkning av de aktuella ytornas storlek har gjorts av fastighetsägaren Fabs. Den ökade hyreskostnaden för KuF justeras genom en ramöverföring från Utb respektive BoU till KuF som motsvarar den procentuella andelen av lokalhyran. (Då en kommunövergripande lokalutredning pågår beträffande hyressättningen i kommunala lokaler kommer troligen den nya ansvarsfördelningen, med ramjusteringar och delade kontrakt, rent formellt att kunna genomföras först till verksamhetsåret 2013). Samtliga hyresintäkter från idrottslokaluthyrningen går i framtiden till Kuf som samtidigt ansvarar för de kostnader som uthyrningen medför. KuF tar även ett utökat ansvar för kontroll och underhåll av all utrustning i skolidrottslokalerna. Även detta regleras mellan förvaltningarna med en ramjustering. Förslag till gränsdragningar mellan verksamheterna har arbetats fram och skall ses som ett levande dokument som i alla detaljer inte är helt färdigt. Gränsdragningarna ger grundlinje att följa och allteftersom oklara frågeställningar uppstår skall gränsdragningslistan kompletteras med vad som blir överenskommet i den aktuella frågan.
Gränsdragningslistan är uppdelad i fyra kategorier: Ekonomi Tillsyn, kontroll, åtgärd Rutiner, möten, städ Administrativa kostnader Beträffande OH-kostnader kommer de att bli föremål för flera förändringar då fastighetsägaren har planer på att göra förändringar beträffande passagesystemet. (Bilaga 2, arbetsförslag till gränsdragning mellan BoU, Utb, KuF) Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag att: Samtliga skolidrottslokaler får delade förstahandskontrakt, 50 % Bou och Utb samt 50 % Kuf. Bou och Utb överför motsvarande medel för hyreskostnader till Kuf. Ansvar för uthyrning, kostnader såväl som intäkter är Kuf:s. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 6 februari år 2012, 3. Kultur- och fritidsnämndens beslut Samtliga skolidrottslokaler får delade förstahandskontrakt, 50 % Bou och Utb samt 50 % Kuf. Bou och Utb överför motsvarande medel för hyreskostnader till Kuf. Ansvar för uthyrning, kostnader såväl som intäkter är Kuf:s.
KFN 4 Dnr 2011.105 KFN Översyn av kommunala badplatser Ärendebeskrivning Kultur och fritidsförvaltningen är i någon form inblandad i 19 större och mindre badplatser runt om i kommunen. Kultur och fritidsförvaltningen har helt eller delat driftansvar beträffande fem EU-bad och fem mindre bad runt sjön Gerdsken. Förvaltningen har dessutom tre samarbetsavtal om bryggor och skötsel med byalag, samt ytterligare sex landsbygdsbad där Kultur och fritid enbart ansvarar för toaletter och/eller sophantering. Badplatsernas ansvars och arbetsfördelningen bygger på muntliga och skriftliga samarbetsavtal från början av 1990-talet. Avtalen, som är otydliga, har tappat sin aktualitet och bör omarbetas, och i vissa fall sägas upp. Det bör definieras vilka badplatser Kultur och fritidsförvaltningen skall vara engagerad i, och i vilken omfattning på respektive bad. Nya samarbetsavtal bör tecknas med inblandade parter som mer överensstämmer med dagens krav och förutsättningar. I en skrivelse 2011-08-04 önskar Västa Bodarnes byalag att kommunen tar över ansvaret för Bergsjödals badbrygga. Badbryggan behöver bytas ut inom något år till en kostnad på ca 120 tkr, och det blir allt svårare att få de närboende att medverka i upptagning och iläggning av bryggan. Byalaget framhåller i sin skrivelse att badplatsen nyttjas av fler grupper än bara närboende, och hänvisar även till planerna om en ökad framtida bostadsbebyggelse. Byalaget erbjuder sig samtidigt att liksom tidigare städa badstranden och klippa närliggande gräsytor. Ödenäs IF har skriftligen den 2011-11-22, efter dialog med avdelningschefen för Sport och rekreation, sagt upp sitt avtal med KuF beträffande Båtsvikens badplats i Ömmern. På platsen finns brygga samt en omklädningsbyggnad. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till 30 januari år 2012 och lämnar följande yttrande samt förslag till beslut. I början av 1990 talet tecknades flera samarbetsavtal runt badplatser med närliggande byalag och samfälligheter. Några bryggor överläts till närboende utan att några skriftliga avtal upprättades. Under 2000-talet återtog KuF ansvaret för fyra badbryggor/badplatser i Ingared och runt sjön Gerdsken i Alingsås. Återtagandet till kommunalt ansvar motiverades med att badplatsen över tid förändrats från att vara kvartersbad, till att mera vara en allmän badplats, samt svårigheter med underhåll, upptagning och iläggning av badbryggorna. Med tanke på Västra Bodarnes invånarantal samt på de framtida utökningar i bebyggelsen, kan inte Bergsjödals badplats lägre betraktas som ett rent kvartersbad. Det är därför rimligt att Kultur och fritidsförvaltningen från 2013-01-01 tar över ansvaret för Bergsjödals badbrygga och i avtal med Västra Bodarne byalag reglerar övrig skötsel av badplatsen. Kultur och fritidsförvaltningen accepterar uppsägningen av Ödenäs IF beträffande Båtsvikens badplats då den i praktiken inte har varit i drift under senare år. Avdelningschefen för Sport o rekreation ombesörjer avvecklingen av badplatsen tillsammans med Ödenäs IF.
De återstående avtalen med Torvmossens byalag och Ekuddens samfällighet bör sägas upp och det kommunala engagemanget avvecklas. Bryggdelarna är över 20 år gamla och har sett sina bästa dagar. Avtalen löper ut 2013-01-31 och skall sägas upp senast 2012-07-31 annars förlängs de ytterligare ett år. Det finns utöver de två nämnda badplatserna ytterligare fem kommunala bad runt sjön Gerdsken. Badplatser med någon form av kommunalt skötselinblandning är spridda över hela kommunen. De badplatser med framtida kommunalt huvudansvar bör i huvudsak vara lokaliserade till de befolkningstätare orterna och campingplatserna. Badplatser med kommunalt ansvar endast för sopor och toaletter kan förekomma i huvudsak på landsbygden. Inga kommunala badbryggor bör upplåtas med nyttjanderätt där tillsyn, underhåll, iläggning samt upptagning åläggs någon annan part. Avtal som tydligt visar på ansvarsfördelning bör upprättas med lokal samarbetspart där sådan finns. Kultur- och fritidsförvaltningen förslår att kultur- och fritidsnämnden beslutar enligt nedan. KuF tar från årsskiftet 2012/2013 över hela ansvaret för flytdelen av badbryggan vid Bergsjödals badplats. Kuf accepterar Ödenäs IF:s uppsägning av avtalet beträffande Båtsvikens badplats. Nyttjanderätts/driftavtal med Torvmossens byalag och Ekuddens samfällighet sägs upp från 2013-01-31. Förslag till Kultur och fritidsförvaltningen framtida engagemang i kommunala badplatser enligt sammanställning badplatser bilaga 3 och 4. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 6 februari år 2012, 4. Kultur- och fritidsnämndens beslut KuF tar från årsskiftet 2012/2013 över hela ansvaret för flytdelen av badbryggan vid Bergsjödals badplats. Kuf accepterar Ödenäs IF:s uppsägning av avtalet beträffande Båtsvikens badplats. Nyttjanderätts/driftavtal med Torvmossens byalag och Ekuddens samfällighet sägs upp från 2013-01-31. Förslag till Kultur och fritidsförvaltningen framtida engagemang i kommunala badplatser enligt sammanställning badplatser bilaga 3 och 4.
KFN 5 Dnr 2011.131 KFN Avgifter och taxor vid Alingsås bibliotek år 2011-2012 Ärendebeskrivning En översyn och en justering av taxor för Alingsås bibliotek för 2012 genomföres för att uppdatera och genomlysa taxor och avgifter för är att hitta en korrekt nivå och föreslå höjningar för möjliga intäkter.. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har behandlat ärendet i en tjänsteskrivelse daterad till 30 januari år 2012 och har lämnat följande yttrande samt förslag till beslut. Inför 2012 föreslås kultur- och fritidsnämnden besluta följande justeringar: Entréer höjs till 50 kr vid författarbesök av mindre kända författare och vid större arrangemang med välkända författare tas ett marknadsanpassat pris ut tidigare har arrangemangen varit avgiftsfria. Reservationsavgift 10 kr/vuxen vid beställning av material som tillhör Alingsås bibliotek tidigare förslag att slopa avgifter för reservation har reviderats. För 9 dagarslån höjs övertidsavgiften från 2 kr/dag till 5 kr/dag. Faktureringsavgifter höjs från 10 kr till 25 kr Gallring och försäljning av barnböcker 10 kr/. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet vid sitt sammanträde 6 februari år 2012, 5. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur - och fritidsnämnden beslutar föreslagna avgifter och taxor enligt ovan.
KFN 6 Meddelanden Meddelanden till Kultur- och fritidsnämnden Utställningsrapport Alingsås konsthall KS Tillgänglighet i Alströmerska magasinet Kommunala pensionärsrådet Granskning av rutiner för uthyrning inom kultur- och fritidsnämnden KS 248 Föreskrifter för tjänsteresor VÄN 98 Förändrad huvudman för bidrag till pensionärsföreningar SN 154 Överföring av socialnämndens föreningsbidrag till kultur- och fritidsnämnden Projektredovisning föreningen krönikerspelet i Alingsås Inbjudan Galleri Majnabbe
KFN 7 Dnr 2012.013 KFN Anmälan av delegationsbeslut enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning, 2012 Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit viss beslutanderätt till arbetsutskottet, ordförande och tjänstemän enligt en av nämnden antagen delegationsordning (2005-12-15, 97). Dessa beslut skall redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kulturoch fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det nämnden fritt att återkalla lämnad delegering. Följande delegationsbeslut har redovisats under perioden 2011-12-07 2011-12-09 Delegat Britta Malmberg Ärende 2010.038 KFN, Överenskommelse om uppsägning av hyresavtal gällande Alströmerska magasinet Ärende 2012.011 KFN, Uppdragsbekräftelse för arkitektuppdrag Ärende 2011.138 KFN, Lönebidrag hösten 2011 Ärende 2011.146 KFN, Samrådshandlingar för bostäder vid Strandstigen och Ankargatan Ärende 2011.001 KFN, Beviljade registreringar för lotteri 2011 Tillsvidareanställning fr o m 2012-03-01 avdelningschef Kulturhuset, bíblioteket Tillsvidareanställning fr o m 2012-06-01 controller vid staben Delegat Bengt-Göran Kullner Tidsbegränsad anställning 2012-01-01 2012-03-31 Djurskötare, Nolhaga djurpark Delegat Eva Sundberg Tidsbegränsad anställning 2012-01-04 2012-06-29 Ungdomskonsulent, Event & Ungdomscenter Tidsbegränsad anställning 2012-01-04 2012-06-29 Ungdomskonsulent, Event & Ungdomscenter Delegat Elisabeth Rees Tidsbegränsad anställning 2012-01-11 2012-07-11 Utställningsintendent, Kulturhuset - konsthall, museum Tillsvidareanställning fr o m 2012-01-12 Museipedagog, Alingsås museum
Kontrakt med musemedia Kultur- och fritidsnämndens beslut Redovisning av delegationsbeslut godkänns.
KFN 8 Övriga frågor Lennart Karlsson (kd) frågar när det utses en central person som hanterar skolbiblioteken. Förvaltningschef Britta Malmberg svarar att den nya kulturhuschefen med inriktning bibliotek kommer att väcka frågan. Jan Gustafsson (v) frågar hur det ligger till med Nolhagahallens ombyggnad. Förvaltningschef Britta Malmberg och nämndens ordförande Kent Perciwall svarar att det nu är i planeringsskedet och inget är beslutat.