PM 2012-05-16 LNU 2011/451 PM Utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd Universitetsstyrelsen fastställde i december 2011 principer för en ny organisation vid Linnéuniversitetet. Under mars remissbehandlades såväl förslag på organisation för den akademiska verksamheten som diskussionsunderlag för Linnéuniversitetets verksamhetsstöd. Den akademiska organisationen beslutades av universitetsstyrelsen i april 2012. Föreliggande dokument beskriver utgångspunkt och inriktning för verksamhetsstödet, men också målsättningarna för ett mer långsiktigt utvecklingsarbete. Ett väl fungerande verksamhetsstöd är viktigt för framgångsrik akademisk verksamhet och ledning. En övergripande målsättning är därför att stödet till kärnverksamhet och ledning ska kännetecknas av professionalitet, hög kvalitet och kostnadseffektivitet. Ett annat viktigt mål är att verksamhetsstödet har en tydlig organisation där medarbetarnas kompetens tas tillvara på bästa sätt och där varje medarbetare bidrar till universitetets utveckling. Det så kallade Treklöverprojektet har visat att det finns möjligheter att förbättra och effektivisera processerna (arbetsflödena) inom universitetets verksamhetsstöd. Detta förbättrings- och effektiviseringsarbete bör relateras till kvalitet och till universitetets ambitionsnivå inom olika områden och arbetet kommer att fortgå under flera år. Ett processtänkande bör tillämpas när en ny organisation för verksamhetsstödet utvecklas. Utöver de processer/områden/funktioner som listas senare i dokumentet finns också Universitetsbiblioteket (UB), Internrevisionen samt Universitetspedagogiskt centrum (UPE). UB berörs inte direkt av denna organisationsdiskussion (men naturligtvis indirekt genom sin koppling till både den akademiska och administrativa verksamheten). Internrevisionen och UPE kommer inte att vara föremål för diskussion nu. Styrelsens principer för universitetets organisation Universitetsstyrelsens fastställda principer för en organisation vid Lnu ska även ligga till grund för hur verksamhetsstödet organiseras. Som generella principer för universitetets hela organisation gäller bland annat: tydlig ansvarsfördelning, transparens och igenkännbarhet, hållbarhet, kommunikation, öppenhet och lyhördhet, samt omställbarhet. Dessa principer gäller även verksamhetsstödet Styrelsens beslut omfattar dessutom två principer som gäller verksamhetsstödet specifikt: 1 (7)
Effektivt och kompetent verksamhetsstöd: Organisationen ska möjliggöra ett verksamhetsstöd som är effektivt och resurssnålt, med minsta möjliga risk för dubbelarbete. Verksamhetsstödet ska präglas av hög professionalitet och kompetens. Behovsstyrt verksamhetsstöd: Organisationen och dimensioneringen av verksamhetsstödet ska anpassas till den akademiska verksamhetens behov och prioriteringar, samt till relevanta samhällsförändringar. Principer för verksamhetsstödet Förutom universitetsstyrelsens principer för organisation och verksamhetsstöd gäller följande för utvecklingen av universitetets verksamhetsstöd: 1. Verksamhetsstödets organisation ska utgå från den kompetens och professionalitet som finns i stödverksamheten Utgångspunkten för organisationen av verksamhetsstödet är att ta tillvara den kompetens och professionalitet som finns i organisationen. Rationaliseringar ska användas för att öka kvalitet och effektivitet för att på så sätt ge kärnverksamheten stöd utifrån aktuella behov. 2. En person ska ha det övergripande ansvaret för en stödprocess (genomförande, effektivitet och kvalitet) för att minimera risken för överlapp och maximera möjligheten till synergier. Projektet Treklövern analyserade verksamhetsprocessernas resurseffektivitet. För att processerna ska bli resurseffektiva ska man: undvika överlapp av verksamhetsstöd mellan olika enheter skapa en tydlig ansvarsfördelning mellan olika aktörer inom både kärnverksamheten och verksamhetsstödet standardisera och förenkla processerna En anledning till överlapp eller att man inte fullt utnyttjar synergier mellan olika verksamhetsstöd är att verksamheterna drivs helt eller delvis oberoende av varandra. Genom att en person (processägare) blir ansvarig för hela processen förtydligas ansvarsfördelningen och risken för överlapp och dubbelarbete minskar. Dessutom skapas goda förutsättningar för att standardisera och förenkla processerna inom verksamhetsstödet. Detta ger en god grund för kriteriet ovan om ett kompetent och effektivt verksamhetsstöd. 3. Stödproceser som inbegriper fakultets- och/eller institutionsnivån ska anpassas efter den akademiska kärnverksamhetens behov Stödprocesser som endast inbegriper fakultets- och institutionsnivån ska också ha en tydlig processägare som är ansvarig för båda nivåerna (en person på fakultetsnivån). 2 (7)
Linnéuniversitetets organisation Universitetsstyrelsen har beslutat om följande fakultetsindelning från 2013-01-01: 1. Hälso- och livsvetenskap (Health- and Life Sciences) 2. Teknik (Technology) 3. Ekonomi (Business and Economics) 4. Konst och humaniora (Arts and Humanities) 5. Samhällsvetenskap (Social Sciences) Fakulteterna ska ledas av en dekan utsedd av rektor och en vald fakultetsstyrelse, där fakultetsstyrelsen ska fatta beslut av övergripande akademisk karaktär. Övriga beslut fattas av dekanen eller den dekanen delegerar till. En lärarutbildningsnämnd har det övergripande ansvaret för lärarprogrammens innehåll och kvalitet. Fakulteterna liksom lärarutbildningsnämnden ska säkerställa att det finns underställda beslutande organ. Studenterna ska beredas möjlighet till inflytande i de olika instanserna. Inom ramen för fakulteten ska det finnas institutioner, vilka leds av en chef som benämns prefekt. Dekanen utser prefekt. Prefekten har ansvar för institutionens verksamhet och arbetsgivaransvar för personal anställd på institutionen. Institutionsindelning beslutas i juni. Organisationen av verksamhetsstödet ska relateras till organisationen av den akademiska kärnverksamheten, samt till ledningen. Verksamhetsstödets uppdrag Verksamhetsstödets huvudsakliga uppdrag är att långsiktigt ge ett väl fungerande stöd till kärnverksamheten styrd av utbildningens, forskningens och ledningens behov, samt av krav från externa myndigheter och organisationer ge stöd till och bereda ärenden för universitetsstyrelse, rektor, nämnder, chefer och övriga beslutsfattare inom universitetet ge service till studenter, lärare och övriga anställda initiera och driva utvecklingsarbete inom stödprocesserna kommunicera universitets övergripande synsätt och policys upprätthålla och kvalitetssäkra myndighetsuppgifter och myndighetsutövning 3 (7)
Processorienterat arbetssätt För att effektivisera och kvalitetssäkra verksamhetsstödet ska arbetssättet successivt processorienteras. För varje område utses en samordnare. Metod- och processtöd utvecklas och uppdragsbeskrivningar samt resultatredovisning utvecklas efter hand. Processer/områden/funktioner som ska ingå i analysen: Beslutsstöd (handläggning, beredning etc) Ekonomi Externfinansiering och innovation Forsknings-/forskarutbildningsadministration Internationaliseringsstöd IT Kommunikation Kvalitetsarbetets stöd Lokaler och infrastruktur Mediastöd - utbildning Myndighetsadministration (diariet, arkiv etc) Personal Planering uppföljning utvärdering Samverkansstöd Studentstöd (studievägledning, stöd för funktionsnedsatta etc.) Studieadministration (Ladok etc.) Utbildningsadministration forskarnivån Utbildningsadministration grundnivå och avancerad nivå (kursutbildningsplaner etc) Organisation av verksamhetsstödet Verksamhetsstödet ska organiseras i förhållande till tre olika nivåer; universitetet, fakulteterna eller institutionerna. Anknytningen till en viss nivå kan ske på flera sätt: Fysiskt stödet är fysiskt nära placerat den del av verksamheten där anknytningen finns, exempelvis där merparten av medarbetarna för en fakultet finns. Här finns genom lokaliseringen till två huvudorter även en geografisk dimension som bör beaktas. Organisatoriskt personer är anställda antingen universitetsgemensamt, vid en fakultet eller vid en institution. Verksamhetsinriktat och processorienterat de personer som är involverade är verksamhetsmässigt knutna till det universitetsgemensamma, till en eller flera fakulteter, eller till en eller flera institutioner. 4 (7)
Verksamhetsstödet ska analyseras utifrån verksamhetens behov och organiseras på de tre olika nivåerna: universitetsgemensamt, fakultetsgemensamt eller institutionsspecifikt. Dessutom ska närbesläktade processer samlas inom en och samma avdelning inom den universitetsgemensamma förvaltningen. Universitetsgemensamt Ett gemensamt processorienterat verksamhetsstöd behövs för uppgifter som inbegriper hela universitet. Många av myndighetsuppgifterna är av denna karaktär. Genom en gemensam inriktning av verksamhetsstödet skapas förutsättningar för arbetslag inom vilka man kan fördela arbetsuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt. Man minimerar risker för överlapp/dubbelarbete mellan de olika nivåerna och skapar tydlighet i ansvarsfördelningen mellan central nivå och fakultetsnivå. Genom ett större arbetslag blir processerna mindre sårbara (hållbarhet), då det oftast finns fler än en person som har rätt kompetens och kunskap. Det skapar också en sammanhållen miljö av personer med närbesläktad kompetens, vilket bidrar positivt såväl kompetensmässigt som arbetsmiljömässigt. En viktig aspekt på frågan om universitetsgemensamt eller fakultetsbaserat verksamhetsstöd är resurseffektivitet och kvalitet. Skäl som talar för att ett universitetsgemensamt verksamhetsstöd är mer resurseffektiv är bland annat möjligheten att vid behov omfördela resurser mellan olika fakulteter. Den sammanhållna och större professionella miljön med tydlig ansvarsfördelningen talar också för effektivitet. Det fakultetsbaserade verksamhetsstödet har fördelen att vara nära kopplad till kärnverksamheten, vilket möjliggör prioriteringar och dimensioneringar utifrån kärnverksamhetens behov. För att organisera verksamhetsstödet på universitetsgemensam nivå inrättas eller bibehålls en egen avdelning på central nivå för en viss process/verksamhetsstöd. Två eller flera processer kan sammanföras inom ramen för en avdelning. I ett effektivt verksamhetsstöd är processerna i sig tydliggjorda liksom ansvaret för dem, vilket eliminerar överlapp mellan olika processansvariga. Effektiviteten och kvaliteten ökar när man tar tillvara synergieffekter mellan olika processer. Fakultetsgemensamt Generellt är det behovet av verksamhetsnära (relativt kärnverksamheten) stöd som motiverar att verksamhetsstödet relateras till en viss fakultet. Behovet av det verksamhetsnära stödet är störst då det berör anställda och studenter. Det kan också finnas behov av ett verksamhetsnära stöd för de myndighetsuppgifter som relaterar till en enskild fakultet. Behovet av direktkontakt styr vilka delar av verksamhetsstödet som organiseras på fakultetsnivån. Ett annat argument är fakultetens behov av att prioritera arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov, vilket svarar mot principen om behovsstyrning och till viss del även mot önskemålet om omställbarhet. Ytterligare en fördel är att de personer som är involverade i en fakultets verksamhet har en större förståelse för och kunskap om fakultetens verksamhet. Personer som arbetar i den akademiska verksamheten får på liknande sätt större förståelse för stödverksamheten. 5 (7)
Fakultetskanslier inrättas för varje fakultet. Kanslierna inkluderar merparten av det stöd som tidigare funnits på fakultets- och institutionsnivåerna inom respektive område. Gränsdragningarna mellan de olika nivåerna inklusive den universitetsgemensamma förvaltningen ska analyseras. Kansliet leds av en kanslichef/ administrativ chef. Kansliet arbetar på uppdrag av fakultets- och institutionsledningar, och i enlighet med universitetsövergripande regler och principer och får en större samlad personalstyrka i jämförelse med dagens organisation. Därmed ges förbättrade möjligheter till ökad effektivitet genom samordning. Detta utesluter inte möjligheten att verksamhetsstödet även ges till, och vid, institutionerna. Jämfört med dagens organisation kommer en större andel av det totala verksamhetsstödet att knytas till fakulteterna och dess institutioner. Därmed ges förbättrade möjligheter till ökad effektivitet genom samordning. Det utesluter heller inte möjligheten att verksamhetsstödet även ges till, och vid, institutionerna. Den geografiska aspekten med två orter måste också beaktas då fakultetsledningen med största sannolikhet finns på båda orterna. Verksamhetsstödet måste organiseras med utgångspunkt i kompetens och de anställdas placeringsort. Den geografiska närheten kan också lösas genom samarbete mellan två eller flera fakulteter. Institutionsspecifikt Verksamhetsstödets personal är knutna till den gemensamma förvaltningen eller till fakultetskanslierna. Dock måste hänsyn tas till behovet av specifik kompetens vad avser institutioner med särskilda krav beträffande laboratorier, utrustning eller arbetssätt på ett sådant sätt att dessa krav möter kärnverksamhetens behov. Lärarutbildningens verksamhetsstöd Verksamhetsstödet för lärarutbildningen avser beredning, föredragning och verkställande av beslut för Lärarutbildningsnämnden och de fyra programstyrelserna för lärarutbildningens olika program. Till detta kommer administration av lärarprogrammens verksamhetsförlagda utbildning (VFU) och verksamhet knuten till det regionala utvecklingscentrumet (RUC). Den fortsatta diskussionen om hur detta stöd kan organiseras i den nya organisationen kan ha tre alternativ. Antingen organiseras verksamhetsstödet inom ramen för något av de kanslier som föreslås knytas till varje fakultet eller skapas ett sjätte kansli för lärarutbildningsnämnden och som tredje alternativ kan verksamhetsstödet delas och integreras i fler än ett kansli. 6 (7)
Fortsatt arbete Det fortsatta utvecklingsarbetet av verksamhetsstödet kan inledas och ske med tre olika inriktningar. Det gäller diskussioner inom den universitetsgemensamma förvaltningen, organisation av fakultetskanslier och utvecklingsarbete av administrativa processer, områden och funktioner. Diskussioner med personalorganisationerna ska föras fortlöpande och risk- och konsekvensanalyser göras i samarbete med skyddsorganisationen. Förvaltningen Förvaltningen kommer i huvudsak att ha samma indelning som idag, dock bör vissa näraliggande processer/områden/funktioner föras samman och antalet avdelningar därmed minska. För samtliga avdelningar gäller att uppdragen och ansvarsområdena ska tydliggöras i förhållande till det samlade verksamhetsstödet. Tidsplan: genomfört 1 oktober Fakultets- och institutionsnivåerna Fakultetskanslierna bemannas med administrativ personal från nuvarande institutioner samt från Nämndskansliet. Därmed utvecklas kanslifunktioner som består av team av T/A-personal, vilka i stort ger samma stöd som idag fast i större konstellationer. Syftet är att personal ska kunna täcka upp för varandra och därigenom minska sårbarheten. Verksamhetsstödet i kanslierna samordnas av en kanslichef/administrativ chef. Kanslierna har därmed en fast personalgrupp för verksamhetsstöd samtidigt som den universitetsgemensamma förvaltningen kan bistå med olika expertfunktioner. Tidsplan: genomfört december 2012 Utveckling av processerna Ett arbete med att långsiktigt förbättra processerna påbörjas inom olika områden. Syftet är att samla kompetenser, utveckla professionerna och skapa delaktighet för att höja kvalitet, förenkla, standardisera, förbättra och effektivisera. På så sätt kan vi ta oss an nya arbetssätt och tillkommande uppdrag utan att expandera. Istället kan vi spara för att omfördela eller höja kvaliteten. Arbetet kan resultera i förslag till kommande organisationsförändringar i verksamhetsstödet. Till varje område utses en processamordnare. Arbetet ska bedrivas tillsammans med berörd personal från nuvarande institutioner och den universitetsgemensamma förvaltningen. Universitetsdirektören har samordningsansvar, bildar referensgrupp med verksamhetsrepresentanter och rapporterar till universitetsledningen. Tidsplan: Påbörjas successivt våren 2012-7 (7)