Remissvar Utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd

Transkript

1 Remissvar Utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd Dnr 2011/451 Grants and Innovation Office (GIO) lämnar här synpunkter på utveckling av verksamhetsstödet vid Lnu med anledning av rubricerat PM. Vi föreslår: Ett strategiskt och operativt ansvar för stödet till externfinansiering och innovation Utgångspunkten för GIO s förslag är att vidareutveckla ett kvalitetssäkrat stöd för externfinansiering och innovation vid Linnéuniversitetet. Förslaget bygger på GIO s erfarenhet av vilka aktiviteter, processer och kompetenser som är kritiska för att erbjuda Lnu ett professionellt kvalitetssäkrat stöd med hög kostnadseffektivitet och minimal risk för dubbelarbete. Enheten föreslås utgöra stöd för anställda vid Lnu på samtliga nivåer. En tydligare organisation än den befintliga, med fler närbesläktade kompetenser samlade inom en organisatorisk enhet förutses minska risken att universitetet ingår suboptimala avtal. Det innebär också en större sammanhållen miljö och minskad personberoende och sårbarhet. Ansvarsområden och funktioner listas nedan. Utöver dessa kan nya ansvarsområden tillkomma i takt med omvärldsförändringar och nya departementsuppdrag (e.g. fundraising). Ansvarsområden: Forskningsfinansiering Kommersialisering och nyttiggörande Donationer Externfinansierade tjänster Externfinansierad lärarmobilitet EU-finansiering Immateriella rättigheter Universitetsnomineringar av forskare till externa stiftelser etc Uppdragsforskning Uppdragsutbildning Verifieringsfinansiering Funktioner Lednings- och verksamhetsstöd Rådgivning Forskningsfinansiering Innovation Affärsutveckling Immaterialrätt Ekonomistöd Budget Redovisning Rapportering Science writer Kommunikation Internt Externt Juridik Policy Avtal EU Företag Övrigt Enligt uppdrag, Ylva Dandanell Daveby Funktionsansvarig GIO

2 Remissyttrande Datum: Dnr: 2011/451 Remissyttrande från Internationaliseringskommittén PM utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd PM:et behandlades vid Internationaliseringskommitténs sammanträde Yttrandet begränsar sig av förklarliga skäl till verksamhetsstödet för internationalisering. Kommittén anser att processen/området/funktionen internationalisering bör kartläggas och tydliggöras då den idag omfattar skilda verksamheter på olika nivåer och spänner över flera universitetsgemensamma avdelningar. Implementeringen av internationaliseringspolicyn ska ske på alla olika nivåer. I linje med internationaliseringspolicyn bör det framtida arbetet organiseras utifrån närhetsprincipen, det vill säga att arbetet utförs på lägsta ändamålsenliga nivå. Sannolikt kommer därmed mycket av internationaliseringens verksamhetsstöd att ligga på de framtida fakultetskanslierna och kommittén vill poängtera vikten av att internationaliseringsstöd finns på varje fakultet. Internationaliseringskommitténs framtida funktion, sammansättning och ansvarsomområde bör, jämte övriga kommittéer, tas med i diskussionen. Kommittéernas roll är visserligen strategisk och rådgivande men har ändå viss koppling till verksamhetsstödet. Vad gäller studentstöd bör det säkerställas att såväl utresande som inresande studenter kan få stöd oavsett studieort (Linnéstudenterna har påtalat brister i detta) En genomlysning av vad som görs idag inom verksamhetsstödet och en åtföljande kostnads- och resultatanalys är önskvärd, speciellt vad gäller resor och deltagande i konferenser. I dagens läge saknas uppföljning och utvärderingsprocess av utbytesavtal efter att avtalet upprättats. Kommittén vill peka på att rådgivande verksamhetsstöd saknas inom vissa program för externfinansiering, såsom Erasmus Mundus och Tempus. Boende är och har varit ett problem för internationella studenter, utbyteslärare och gästforskare. En universitetsgemensam strategi och handläggning bör därför övervägas. Universitetsgemensamt verksamhetsstöd för mottagande av internationella lärare och forskare saknas, vilket bör sättas i relation till behov av framtida kompetensförsörjning. 1 (1)

3 Hej Kommentarer kring förslaget om verksamhetsstöd (mina egna funderingar, inte ett svar från UPE). Jag saknar ett viktigt stödsområde i dokumentet, nämligen IT-pedagogiskt stöd. Med tanke på att så gott som alla utbildningar vid Lnu använder nätet i varierande grad för kommunikation, administration, samarbete och examination är det oerhört viktigt att vi etablerar en tydlig stödverksamhet för IT-pedagogik. Dels handlar det om praktiskt stöd i handhavande av olika kritiska verktyg som lärplattform, medieproduktion och kommunikation (via e-möte och sociala medier till exempel) och dels kvalificerat pedagogiskt stöd i hur IT kan användas pedagogiskt för att främja lärande. Detta skiljer sig markant från det IT-tekniska stödet som IT-avdelningen står för men dessa områden kompletterar varandra och ska ha ett tydligt och ordnat samarbete. Varje fakultet behöver en grupp IT-pedagoger som hjälper lärare använda IT på ett genomtänkt och pedagogiskt sätt och det behövs dessutom en central samordning och omvärldsbevakning (kan väl vara UPE). Hälsningar Rollen IT-pedagog behöver definieras och förankras. Det kommer att kräva kompetensutveckling (t ex inom högskolepedagogik) för flera som UPE borde kunna organisera. En övergripande ansvar för frågor kring IT-pedagogik måste skapas för övergripande frågor (t ex internationella och nationella nätverk, omvärldsbevakning, skapa tydlighet i frågor kring digitala rättigheter, hålla i ett IT-pedagogiskt nätverk inom Lnu, organisera seminarier och kompetensutvecklngsinsatser) Lnu har ingen övergripande ansvar för området e-möten (videokonferens, Adobe Connect osv). Alldeles för många aktörer tar olika delar av detta (IT, LoS, institutioner) men det saknas samordning och strategi. Detta resulterar i ad hoc och splittrad administration. Alastair Creelman Universitetspedagogiska enheten (UPE) Linnéuniversitetet Kalmar Tel Mobil

4 Komplement till remisssvar från KVoch SoL:s IT-utvecklare IT-pedagogisk utveckling - onlineutbildning I promemorian Utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd är inte IT-pedagogisk utveckling eller IT-pedagogiskt stöd framskrivet. Processerna IT respektive Mediastöd finns, men dessa rubriker täcker inte det IT-pedagogiska stödet och den IT-pedagogiska utvecklingen. Våra IT-pedagogiska utvecklare arbetar mycket nära våra lärare och samarbetet bygger på förtroende och kontinuitet. Verksamheten innebär inte teknisk support utan IT-pedgogisk utveckling. Våra IT-pedagogiska utvecklare skapar online-utbildning i samarbete med våra lärare och forskare och utvecklar det flexibla lärandet på institutionen. Vi jobbar också proaktivt med att höja såväl den kollektiva som den individuella IT-utbildarkompetensen på institutionen. Detta arbete kräver ständig närvaro och kontinuitet för att fungera. Det kräver också mycket god kännedom om institutionens personal och utbildningar för att ta vara på och förverkliga de kreativa idéer och möjligheter som var och en har. Våra IT-pedagogiska utvecklare utför även mängder av andra uppgifter som måste samordnas och integreras i institutionens verksamhet. Vår arbetsmodell är utvecklad under många år och den fungerar. Det ser vi bland annat då vi betraktar hur långt vi kommit på KV och SoL när det gäller flexibelt lärande och onlineutbildning. Institutionerna ligger i absolut framkant med operativ utbildningskompetens inom Adobe Connect, Moodle 1.9, Moodle 2 och i förmågan att kreativt nyttja ny teknik och skapa onlinebaserat lärande på distans och campus. Några av fördelarna som vårt arbetssätt ger är: breddad rekrytering, fler studenter, kvalitetssäkrad IT-utveckling och trygghet i att planera nya utbildningar inför framtiden.vi blir på så sätt bättre rustade för att möta utmaningarna med bland annat krympande 19-årskullar under kommande år. Vi har redan börjat fånga upp nya studentgrupper med yrkesarbetande i varierande åldersgrupper. För att denna goda utvecklingskurva ska fortsätta uppåt och för att vi inte ska bli frånåkta av andra lärosäten måste vår närhet och kontinuitet inom fakulteten och på institutionsnivån tillåtas blomstra även efter omorganiseringen! Det skulle vara förödande att ersätta detta arbetssätt med en resurspool eller med endast IT-baserad support. Detta är ett ytterst viktigt krav inför förändringsarbetet: Vi kan säkert dela med oss av vårt arbetssätt och våra förädlade arbetsmetoder till andra institutioner framöver men för att inte gå miste om dessa synergieffekter måste vi tillåtas fortsätta arbeta vid institutionerna och med det välutvecklade arbetssätt som vi vet fungerar så väl idag. De IT-pedagogiska utvecklarna vid KV och SoL gnm Niklas Ammert

5 Linnéstudenternas remissvar PM Utveckling av Linnéuniversitetets verksamhetsstöd Linnéstudenterna ser positivt på den förbättring och effektivisering av processerna inom Linnéuniversitetets verksamhetsstöd som beskrivs i remissen. Vi anser att om man inom verksamhetsstödet kommer bort från dubbelarbete och istället präglas av hög professionalitet och kompetens underlättar det för studenter som hamnar i kontakt med verksamhetsstödet utifrån aktuellt behov. Vi vill starkt trycka på att kvaliteten i verksamhetsstödet och studentservicen är viktig, dels för studenters utbildning och Linnéuniversitetets rykte. Vi anser att en tydlig ansvarsfördelning mellan olika enheter kommer att förenkla vägen för studenter att få de svar de behöver och komma undan från problemet att skickas runt bland olika instanser på universitetet. Det är viktigt att all verksamhetstöd som handlar om student service och bemötande blir bättre i den nya organisationen. Detta ställer krav på att de olika avdelningarna ska samarbeta bättre sinsemellan. I verksamhetsstödet gällande studentservice ska ärenden inte ramla mellan stolarna eftersom vissa frågor ligger utanför någons ansvarsområden. Processerna ska också bli så effektiva att de kan fånga upp problem och samarbeten över ansvarsområden kan utvecklas. Verksamhetsstödet måste samordnas för att tillåta samarbeten över fakultetsgränser, vilket är en viktig faktor i kvalitetsarbetet som gynnar studenter i slutändan i deras utbildningar. Detta med tanke på Högskoleverkets utvärderingar och fakulteternas olika erfarenheter därifrån. Verksamhetsstödet i lärarutbildningen måste bli tydligare för att studenter inom lärarutbildning ska få en tydligare bild av vem man ska vända sig till. Vi vill även se att studievägledare för varje inriktning finns tillgängliga för studenter på båda orterna. Ett tydligt ansvar och effektiv organisation kring utbildningsadministration och Ladokrapportering måste utvecklas i fakultetskanslierna. LADOK-rapportering skapar ofta oro för studenter då betyg kommer in sent och kan förhindra fortsatt finansiering från CSN eller antagning till vidare utbildning på grund eller avancerad nivå. En fortsatt förankring är viktigt i det fortsatta arbetet, alla parter måste fortsätta få uttrycka sig och få gehör.

6 Resurserna inom studentservicen på respektive ort bör vara proportionerligt anpassad utifrån det behov som finns. Tillgänglighet och närvaro på båda orterna borde ökas. Internationella Relationer behöver förbättra sin verksamhet och kommunikation till studenter. I ett internationellt universitet i Småland ska chefen över internationella relationer inte samtidigt ha personalansvar. Det behövs resurser centralt på båda orter utefter behov. Vi ser även att man från IR ska arbeta proaktivt för att få svenska studenter att studera utomlands och även finnas som resurs för andra studievägledare i internationaliseringsprocessen för svenska studenter. Det bör tillsättas någon ansvarig för internationella studenter som inte omfattas av avtal (freemovers) inom IR, alternativt inom studerandeavdelningen och att denna person eller avdelning är specialiserad på dessa studenters problematik. Det behövs ett verksamhetsinriktat och processorienterat arbete för att kunna hantera frågor såsom bostadssituation för de internationella studenterna och ansvaret för freemovers bostadssituation. Om verksamhetsstödet utformas på detta sätt lever Linnéuniversitetet bättre upp till sin internationaliseringsstrategi. Kommunikationsavdelningen ska jobba bättre med att förankra och informera om de policydokument som är universitetsgemensamma, såsom ex likabehandlingsplanen och samarbeta med andra avdelningar som behöver få ut universitetsgemensam information. En viktig del om verksamhetsstödet och dess olika funktioner är också att tillse att uppdaterad information om vilka stödfunktioner som finns når ut till studenter, lärare och annan berörd personal. Studentkåren behöver även ett nära samarbete med kommunikationsavdelningen i förhållande till sitt uppdrag gällande att tillsätta studentrepresentanter. Dokument och regelverk ska finnas samlade och lättillgängliga för studenter. Det är idag på Linnéuniversitetets hemsida svårt att hitta dessa dokument. Samverkansavdelning behöver jobba mer organisatoriskt än idag för att utveckla sin verksamhet till studenternas fördel. Erbjudande av exempelvis tillfällen om exjobb, praktik eller liknande som matchar med de utbildningar som faktiskt ges. Studentstödet behöver utvecklas mer antingen genom samarbeten med externa organisationer (landsting, vårdcentral) alternativt att universitetet satsar mer resurser fysiskt på denna verksamhet. Att denna avdelning idag till sin storlek ska ge service åt studenter är synnerligen underdimensionerat. Studievägledare är bland det viktigaste studentstödet och dessa måste finnas institutionsspecifikt samt programspecifikt och vara lättidentifierade för samtliga studenter som söker dem.

7 Ett ansvarsområde inom verksamhetsstödet borde finnas för distansstudenter. En tredjedel av Linnéuniversitetets studenter är distansstudenter och därför bör de ha ett verksamhetsstöd specifikt för dem att tillgå. Under rubriken Lärarutbildningens verksamhetsstöd nämns specifikt VFU(praktik) för just lärarprogrammet. Det borde i verksamhetsstödet också specificeras att det skall arbetas mer aktivt för samverkan med externa aktörer såsom t.ex. landsting, kommun etc., inom andra utbildningsområden såsom t.ex. sjuksköterske- och socionomutbildningar för att nämna några. Framför allt bör detta arbete präglas av långsiktighet och framförhållning genom ett väl fungerande samarbete mellan universitetet och aktuella verksamheter. Linnéstudenterna Matilda Sjödahl, Dennis Persson, Kristina Pandurovic, Erica Engdahl, Per Branthle

8 Nätverket för internationalisering Förslag på organisationsstruktur för internationaliseringen vid Linnéuniversitetet: strategi, ansvar och utförande Nätverket för internationalisering har under vårterminen 2012 diskuterat och arbetat fram följande förslag på hur vi skulle vilja se att en framtida organisationsstruktur för internationaliseringen vid Linnéuniversitetet ser ut. Strukturen tar sin utgångspunkt i det faktum att internationaliseringen är en process som ska genomsyra arbetet vid lärosätet och där närhetsprincipen ska gälla. Det är därför svårt att särskilja de delar som handlar om rent verksamhetsstöd och de delar som handlar om strategi och mindset. Följande förslag till organisationsstruktur utgår därmed från Linnéuniversitetets policy för internationalisering och ser internationaliserings- processen som en helhet. +++ Övergripande strategi och ledning Idag finns ett strategiskt stöd till rektor i form av en internationaliseringskommitté. Vi föreslår att denna kommitté kvarstår, men att dess roll förändras något och att sammansättningen av kommitténs medlemmar förändras så att den består av en representant från respektive fakultet (tillsatt av dekanerna) samt en eller ett par representanter från den centrala administrativa resursen (Avdelningen för internationella relationer). Kommitténs roll ska vara att arbeta långsiktigt och strategiskt med Linnéuniversitetets internationaliseringspolicy, samtidigt som den ska vara motorn i det dagliga arbetet med att genomföra policyns handlingsplan. Kommittén kan dels, vid behov, tillsätta processgrupper som ska arbeta med enstaka mer kortsiktiga utvecklingsprojekt, dels tillsätta mer fasta och gränsöverskridande nätverksgrupper som ska ha som uppgift att arbeta med återkommande aktiviteter såsom exempelvis student in/ut, personalmobilitet, marknadsföring etc. Vi tror att denna sammansättning av kommittén gör att vi får en tydlig och lättarbetad struktur för samarbetet mellan central förvaltning och fakultet/institution i internationaliseringsfrågor och att vi därmed får en process som är genomskinlig och med en tydlig ansvarsfördelning som kan kommuniceras på ett adekvat sätt. +++

9 Institutionen Institutionen ansvarar för det dagliga arbetet med att förverkliga internationaliseringspolicyn i den ordinarie verksamheten. I detta ingår att integrera globala värden i undervisning och forskning samt i kontakterna med det omgivande samhället. I praktiken innebär detta att institutionerna inkluderar globala värden i kursernas innehåll och undervisning, erbjuder samtliga svenska studenter adekvat studievägledning inför studier utomlands, erbjuder samtliga internationella studenter adekvat studievägledning inför och under studier vid Lnu, aktivt arbetar med och integrerar personalmobilitet (inkommande och utgående) i den dagliga verksamheten, inom forskning och grundutbildning arbetar med internationella kontakter och nätverk, aktivt arbetar med etablering och kvalitetssäkring av utbytesavtal med fokus på såväl in- som utresande studenter, aktivt marknadsför utbytesstudier för svenska studenter vid kvalitetssäkrade partneruniversitet, aktivt marknadsför institutionens utbildningar utomlands, ansvarar för att etablera ett attraktivt kursutbud på engelska som spänner över minst en termin, hittar samläsningsmöjligheter mellan svenska och utländska studenter, där detta är möjligt, så att dessa på ett naturligt sätt träffas i en akademisk kontext, ansvarar för att lärarkollegiet är väl rustade för att undervisa i det internationella klassrummet. +++ Fakulteten Fakulteten har det övergripande ansvaret för internationaliseringsarbetet inom den egna fakulteten. I detta ingår att integrera tänkandet kring globala värden i exempelvis beslutsprocesser, budgetarbete och forskningsrelaterade frågor. Lärarutbildningens organ på denna nivå skall ha motsvarande ansvar inom de områden som är relevanta. I praktiken innebär detta att fakulteten har en akademisk och administrativ ledning av internationaliseringsprocessen som innefattar ett akademiskt och ett administrativt stöd för internationaliseringsarbetet, ser till att det finns en för fakulteten adekvat övergripande internationaliseringspolicy som följs upp och revideras årligen, inkluderar globala värden och internationaliseringstänkandet i samtliga beslutsprocesser,

10 belönar arbete med internationella frågor (lönerevision, anställning, tilldelning av forsknings- och grundutbildningsmedel etc.), är ansvarig för och aktivt arbetar med kvalitetssäkrade samarbetsavtal med internationella partners (institutions- /fakultetsspecifika avtal) 1, samordnar besök och projekt inom institutions- och fakultetsspecifika avtal, samordnar utbytesstudier och utbytesstudieprocessen för såväl in- som utresande studenter samt övriga internationella studenter vid fakulteten 2, aktivt marknadsför fakultetens utbildningar utomlands, ansvarar för det fakultetsspecifika mottagandet av inresande utländska studenter, både studenter inom avtal och övriga internationella studenter, +++ Central nivå På central nivå samlas den administrativa resurs som behövs för att på ett så effektivt sätt som möjligt ta hand om Linnéuniversitetets avtal, kontakter och administration som är av mer övergripande karaktär. I praktiken innebär detta att vi på central nivå har en gemensam administrativ resurs (Avdelningen för internationella relationer) som står för strategiskt och administrativt stöd för Lnu s ledning i internationella frågor, är vägen in till Lnu i internationella frågor, ansvarar för omvärldsbevakning, tillsammans med representanter från fakulteterna fungerar som Lnu s representanter i relevanta nationella och internationella nätverk och vid utbildningskonferenser, ansvarar för kvalificerat administrativt stöd till institutioner och fakulteter i internationaliseringsarbetet, ansvarar för samordning och stöd till nätverksgrupper/processgrupper inom Linnéuniversitetets internationalisering, processansvar för framtagande av rutiner för större gemensamma processer (utbytesavtal, personalmobilitet, utbytesstudier in och ut, studenter utanför avtal), ansvarar för och aktivt arbetar med kvalitetssäkrade bilaterala samarbetsavtal med internationella partners (universitetsövergripande avtal), samordnar besök inom universitetsövergripande avtal, ansvarar för Lnu s gemensamma utbytesavtalsdatabas samt utveckling av denna, 1 Detta inkluderar såväl urval, upprättande, utvärdering och uppföljning, partnervård samt förankring med den centrala internationella enheten. 2 Fakulteten ansvarar för att studenterna får information och adekvat studievägledning inför utbytesstudier inom fakultets- /institutionsgemensamma avtal. Fakulteten ansvarar också för alla kontakter med respektive avtalsuniversitet i samband med ansökningsprocessen, exempelvis ansökningshandlingar, boende och upprättande av learning agreements. Respektive fakultet måste här finna adekvata sätt att dela upp detta ansvar mellan fakultets- respektive institutionsnivå.

11 ansvarar för samordning av internationella program av typen Erasmus, Linnaeus- Palme, etc samt konsortier av typen ISEP och USAC. ansvarar för intern och extern information och kommunikation för centrala nivåns verksamhetsområden, samordnar och handlägger personalmobilitetsprogram (exempelvis Erasmus, STINT, interna Lnu- satsningar), samordnar och handlägger ansökningsprocessen för in- och utresande studenter 3, ansvarar för det universitetsövergripande mottagandet (välkomnande och första introduktionsdag) av inresande utländska studenter, både studenter inom avtal och övriga internationella studenter. Antagningsavdelningen ansvarar för behörighetsgranskning och antagning av samtliga utländska studenter. Boendefrågan bör utredas vidare för att vi på så sätt ska kunna ta ett samlat grepp kring boende för såväl inkommande utländska lärare och studenter som för svenska gäster. För en effektiv hantering bör boende för dessa kategorier organiseras centralt och bör inte förläggas inom Avdelningen för internationella relationer. +++ Nätverket för internationalisering vid Linnéuniversitetet, Björn Albin Ordförande 3 Avdelningen för internationella relationer ansvarar för att studenterna får information och adekvat studievägledning inför utbytesstudier inom universitetsövergripande avtal. Den ansvarar också för alla kontakter med respektive avtalsuniversitet i samband med ansökningsprocessen, exempelvis gällande ansökningshandlingar och boende. Avdelningen för internationella relationer ansvarar dessutom för den övergripande administrativa processen i samband med alla ansökningar om utbytesstudier, d v s ansvarar rent tekniskt för en gemensam ansökningsomgång (ansökan via hemsida, kontroll av krav för utbytesstudier och rangordning).