PSYKOLOGISKA INSTITUTIONEN Plan för det systematiska arbetsmiljöarbetet 2015 Fastställd av prefekt 2015-02-05
Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen En god arbetsmiljö är en viktig grund för en effektiv verksamhet och för hälsa och välbefinnande hos anställda och studenter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är därför högt prioriterat vid Psykologiska institutionen och ambitionen är att detta arbete ska utgöra en integrerad del av vår kontinuerliga verksamhetsutveckling. 1 Det finns inom institutionen, sedan många år tillbaka, en omfattande arbetsmiljöforskning i synnerhet om den psykosociala arbetsmiljön - varför medvetenheten om arbetsmiljöfrågor inom institutionen är naturlig. Psykologiska institutionens verksamhet och organisation Psykologiska institutionen har en verksamhet som omfattar undervisning (psykologprogram, psykoterapiprogram, fristående kurser, forskarutbildning), forskning och samverkan. Institutionen omsätter ca 135 MSEK per år 2. Externa forskningsmedel utgör ca 27 procent av institutionens totala omsättning. Grundutbildningen omfattar ca 800 helårsstudieplatser och det finns ca 1600 studenter registrerade på institutionen. Forskarutbildningen har ett femtiotal forskarstuderande. Vid institutionen finns ca 140 medarbetare med anställning. Av dessa har ett drygt 70-tal lärartjänster eller tjänst som forskare. Till detta kommer en handfull psykologer och de av institutionen finansierade forskarstuderande. Slutligen omfattar gruppen administrativ personal ca 15 medarbetare. Psykologiska institutionens organisation framgår av nedanstående figur. 1 Handlingsplan 2015-2017 & Verksamhetsplan 2015, Psykologiska institutionen 2 Redovisade siffror gäller verksamhetsåret 2014
Institutionens ledning består av prefekten och ledningsguppen. Prefekten (70%) är verksamhetschef och ansvarar för institutionens arbetsmiljö, ekonomi och verksamhetsuppdrag. Proprefekt (25%) och viceprefekten med ansvar för arbetsmiljö- och personalfrågor (25%) bistår prefekten, tillsammans med viceprefekt/utbildningsansvarig (100% på grund- och avancerad nivå) och viceprefekt för forskarutbildning (25 %). Prefekt, proprefekt och viceprefekterna utgör institutionens ledningsgrupp tillsammans med den administrativa chefen och chefsadministratören. Institutionsrådet (IR) har 11 ledamöter varav 4 är representanter för lärare/forskare, 2 representerar teknisk-administrativ personal och 3 utgör studentrepresentanter. De frågor som behandlas i IR finns angivna i Arbetsordning för Göteborgs universitet 3 Det finns ett antal beredningsgrupper där såväl anställda som studenter har möjlighet att påverka beslutsprocessen. Den finns en beredningsgrupp för psykologprogrammet och en för fristående kurser. Det finns också beredande grupper som hanterar de två masterprogrammen vid institutionen. Forskarutbildningsberedningen hanterar frågor som rör forskarutbildning och doktorander. Ärenden som rör psykoterapeututbildningen hanteras av en särskild programnämnd. Studenter har ett speciellt organ, Psykrådet, som driver studentfrågor och aktivt tillser att studenter finns med i såväl IR som i våra beredningsgrupper. Likaledes finns en grupp för forskarstuderanden som kallas Doktorandgruppen. Psykologiska institutionen har idag 11 forskargrupper som utgör den struktur där forskningen inom olika områden samordnas. 4 Dessutom sker en del av institutionens verksamhet på utbildningskliniken. Arbetsmiljöarbetets inriktning Det systematiska arbetsmiljöarbetet syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsmiljöarbetet vid psykologiska institutionen bedrivs i enlighet med Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets anvisningar och de riktlinjer och procedurer kring arbetsmiljöfrågor som antagits vid Göteborgs universitet. Arbetsmiljölagen säger bland annat att arbetet ska vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället anpassas till människors fysiska och psykiska förutsättningar ge arbetstagaren möjlighet att vara delaktig Och att individen inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar ges möjligheter till variation, social kontakt, samarbete och sammanhang personlig och yrkesmässig utveckling Arbetsmiljöverkets anvisningar omfattar över 150 olika dokument där den mest allmänna utgörs av Systematiskt arbetsmiljöarbete AFS 2001:01 som är vägledande för vårt arbetsmiljöarbete. 3 IR ska alltid behandla följande frågor: Budget och verksamhetsplan, inklusive rekryteringar; mål och strategier för utbildning, forskning och samverkan; kursplaner; verksamhetsberättelse; utseende av institutionens representanter i fakultets- och universitetsövergripande organ; övriga frågor som dekanen uppdrar åt rådet; arbetsmiljöfrågor. 4 Se hemsida psy.gu.se/forskning/forskargrupper
Hur det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Göteborgs universitet ska bedrivas framgår i den så kallade Arbetsmiljöhandboken 5 som är styrande och vägledande för hur arbetsmiljöarbetet bedrivs på Psykologiska institutionen. Arbetsmiljöarbetet på Psykologiska institutionen Inriktningen och ambitionen på Psykologiska institutionen är att arbetsmiljöarbetet ska vara en integrerad del av verksamhetsutvecklingen och att arbetsmiljöfrågorna i möjligaste mån ska behandlas i sitt naturliga sammanhang, det vill säga i de beredande och beslutande strukturer som finns på institutionen, där såväl arbetsgivare, anställda och studenter finns representerade. Förutom detta finns också mer specifika former för att bedriva arbetsmiljöarbetet. Enligt Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 2001:1 och det lokala arbetsmiljöavtalet för Göteborgs universitet har arbetsgivaren ansvar för arbetsmiljöarbetet i samverkan med arbetsmiljöombudet. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet skall ske genom arbetsmiljömöte minst en gång per år. Arbetsgivaren har en företrädare 6, personalen företräds av två arbetsmiljöombud 7 och studenterna av ett studentarbetsmiljöombud 8. Den administrativa chefen 9 är sekreterare/protokollförare. År 2015 har det planerats för fyra arbetsmiljömöten, två för medarbetarna och två för studenterna. På arbetsmiljömöten gås fysiska arbetsmiljöfaktorer igenom, exempelvis stolar och bord i lärosalar och arbetsrum, datorer/bildskärmsarbete, rumstemperatur, ventilation/drag etc. Även frågor av psykosocial karaktär tas upp, exempelvis frågor kring arbetsbelastning, stress, samarbete, arbetsledning, arbetsklimat, delaktighet och inflytande. Medarbetarsamtalen är ett annat sätt att få till stånd en dialog mellan ledning och anställda kring arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Diskussioner kring verksamhetens förutsättningar, den enskildes arbetssituation, mål, roller, förväntningar, resultat etc. kan skapa bättre förutsättningar för såväl verksamhetens utveckling som den enskildes hälsa och välbefinnande. Från och med 2015 avser ledningen på institutionen att ha medarbetarsamtal med alla lärare, forskare och administrativ personal en gång per år. Riktade arbetsmiljökartläggningar av olika slag kan bli aktuella. Senast detta gjordes var 2012/2013, då en psykosocial arbetsmiljökartläggning genomfördes på begäran av de fackliga organisationerna. Arbetsmiljöbarometern har genomförts 2002, 2005, 2008 och 2011. Utifrån resultaten från dessa mätningar identifierades förbättringsområden som vi arbetat med. Arbetsmiljöbarometern är ett bra och viktigt verktyg för att dels följa utvecklingen över tid, dels få en jämförelsemöjlighet med andra liknande arbetsplatser. En annan centralt genomförd kartläggning är Studentbarometern. Den har visat att studenter vid Psykologiska institutionen på det hela taget är nöjda med sin arbetsmiljö men några förbättringsområden har identifieras och arbetats med. De mer specifika metoderna/rutinerna för arbetsmiljöarbetet sammanfattas nedan. 5 Se www.medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken 6 Viceprefekt Christian Jacobsson 7 Cecilia Bergstad Jakobsson och Christina Wanner 8 Linda Eklund 9 Bengt Carlsson
Översikt över arbetsmiljöarbetet på Psykologiska institutionen Metoder/rutiner Hur ofta? Vem ansvarar? Deltagare Innehåll Arbetsmiljömöte 2 gånger per år för personal, 2 gånger per år för studenter Prefekt Viceprefekt Administrativ chef Chefsadministratör Arbetsmiljöombud Studentarbetsmiljöombud Likabehandlingsombud Fysisk arbetsmiljö Psykosocial arbetsmiljö Medarbetarsamtal Varje år Prefekt Prefekt & viceprefekt lärare & forskare Chefsadministratör administrativ personal Mål och resultat Förutsättningar Riktade kartläggningar Vid behov Prefekt/ Dekan Beroende av frågeställning - berörda anställda, studenter Beroende av frågeställning Arbetsmiljöbarometern Studentbarometern Var tredje år Var tredje år Rektor Samtliga anställda Socialt stöd Arbetsklimat Engagemang, delaktighet Samarbete & konflikter Arbetsledning & ledarskap Oro & stress Hälsa Rektor Samtliga studenter Studenternas syn på studiemiljö och studiesituation
Genomförda insatser 2014 Under 2014 genomfördes arbetsmiljörelaterade insatser inom följande områden: Årlig personalkonferens. En personalkonferens för samtliga personalkategorier genomfördes i augusti med fokus på institutionens framtid. Sammantaget deltog ca 90 av våra anställda. Medel för lärares pedagogiska utveckling. Totalt söktes och beviljades 39 000 kr fördelat på 7 personer. Medel för TA-personalens kompetensutveckling. Dessa har använts till hela TAgruppen och resulterat i olika aktiviteter. Arbetsbelastningen för personalen. För att underlätta för/avlasta forskare och lärare vid institutionen har en forsknings- och en studieadministratör anställts. Informationsbladet Psyk info har ökat i frekvens och ges ut månadsvis. Doktorandernas arbetssituation. Under våren har rutiner för doktoranders önskemål om undervisningsuppdrag tydliggjorts. Information om rutiner har lagts på Vår sida för intern kännedom. Arbetsmiljön på kvällarna, bl.a. har den dåliga belysningen på parkeringsplatsen och cykelställen åtgärdats. Ledningen har även fattat beslut om att minska antalet kurser som ges kvällstid och de kurser som ändå kommer att ges kvällstid har fått sin starttid ändrad från 18.00 till 17.15. Belastningsbesvär, en halvdagskurs hur man sitter vackert har genomförts. All personal som begärt det har fått höj-och sänkbara skrivbord. Skrivbordsstolar anskaffades löpande. Arbetsmiljöbarometern 2014 uteblev, troligen genomförs den 2015. Likabehandlingsarbetet, lönekartläggning påbörjades och slutförs när RALS är klar i februari 2015. Rutiner för samverkan med SAMO ändrades från en till två arbetsmiljöronder per år
Planerade insatser 2015 På basis av de diskussioner som förts under verksamhetsåret, på personalkonferens/personalmöten och på arbetsmiljömöten, och det som finns formulerat i handlings- och verksamhetsplanen för 2015 kommer vi att prioritera följande: Rutiner för arbetsmiljöarbetet för personal respektive studenter. Under 2015 utökas antalet möten till två möten med SAMO respektive två möten för medarbetarna. Ett per termin och kategori. Protokollen från möten med SAMO distribueras till arbetsmiljögruppen så att studenternas frågor integreras med övriga arbetsmiljöfrågor. För att få en mer systematisk information om studenternas arbetsmiljö planeras det att en fråga om arbetsmiljön införs i kommande standardiserade kursutvärdering. Dålig ventilation och temperatur. Ventilationen är dålig samt att det är kallt i en del tjänsterum. Alla medarbetare kommer att uppmanas göra felanmälan direkt till Akademiska hus via deras Webb och med en kopia till Bengt. Bengt skickar ut ett mail med felanmälningsadresserna. Möbler i undervisningssalar. Stolarna i undervisningssalarna kommer successivt att bytas ut under 2015. Bord, stolar och teknisk utrustning i K1 kommer att ersättas under januari månad. Förutsättningar för doktorander. Doktorandernas förutsättningar kommer att uppmärksammas. Dels om det finns olika förutsättningar för doktoranderna att klättra i lönestegen och dels att försöka åstadkomma en ökad transparens för hur karriär innanför och utanför institutionen går till. Medarbetarsamtal med lärare, forskare och administrativ personal kommer att hållas årsvis från och med 2015.