Föredragningslista för styrelsemöte nr 6 2011/2012 vid Stockholms universitets studentkår

Föredragningslista för styrelsemöte nr 6 2011/2012 vid Stockholms universitets studentkår 2011-10-20 klockan 18:00-20:00 i Nobelrummet, Nobelhuset. 1. Mötesformalia 1.1. Mötets öppnande 1.2. Val av sekreterare 1.3. Val av justerare 1.4. Fråga om sammanträdets stadgeenliga utlysande 1.5. Justering av röstlängden 1.6. Fastställande av föredragningslista 1.7. Eventuella adjungeringar 2. Presidiebeslut 3. Anmälningsärenden 3.1 Bolagsstämma Campusbutiken AB 3.2 Bolagsstämma AB Frescatihallen 4. Beslutsärenden 4.1 Projektplan och Budget Nobel Night Cap* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 10 minuter 4.2 Ny kårförening: Language Café* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 5 minuter 4.3 Ny kårförening: Stockholms universitets föräldraförening* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 5 minuter Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

4.4 Ny kårförening: The International Party* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 5 minuter 4.5 Ny kårförening: Vänsterekonomerna SU* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 5 minuter 4.6 Ändring i Rutiner för aktivitetsbidrag för student- och doktorandråd* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 5 minuter 4.7 Beslut om arkiveringsrutiner* Föredragande: Emilia Wikström Melin Beräknad tid: 10 minuter 4.8 Nominering till SSSB* Föredragande: May Al-Boujassam Beräknad tid: 10 minuter 5. Diskussionsärenden 6. Rapporter 7. Övriga frågor 8. Nästa möte 9. Mötet avslutas *Finns med som bilaga 2 (2)

Bilagor 2 Presidiebeslut 2.1.1 Presidiebeslut nr 48 2.1.18 Presidiebeslut nr 56 4.1 Projektplan och budget Nobel NightCap 2011 4.1.1 Projektplan Nobel NightCap 2011 4.1.2 Budget för Nobel NightCap 2011 4.1.3 Förklarande text för kontoplan Nobel NightCap 2011 4.2 Ny kårförening: Language Café 4.2.1 Rekommendation kårföreningssekreterare 4.2.2 Ansökan om status som kårförening Language Café 4.2.3 Stadgar Language Café 4.3 Ny kårförening: Föräldraföreningen 4.3.1 Rekommendation kårföreningssekreterare 4.3.2 Ansökan om status som kårförening Föräldraföreningen 4.3.3 Stadgar Stockholms universitets föräldraförening 4.4 Ny kårförening: The International Party 4.4.1 Rekommendation kårföreningssekreterare 4.4.2 Ansökan om status som kårförening TIP 4.5 Ny kårförening: Vänsterekonomerna SU 4.5.1 Rekommendation kårföreningssekreterare 4.5.2 Ansökan om status som kårförening Vänsterekonomerna 4.5.3 Stadgar Vänsterekonomerna SU 4.6 Ändring i Rutiner för aktivitetsbidrag för student- och doktorandråd 4.6.1 Förslag på ändring i Rutiner för aktivitetsbidrag för student- och doktorandråd 4.7 Beslut om arkiveringsrutiner 4.7.1 Förslag Arkiveringsrutiner 4.8 Nominering SSSB 4.8.1 Personligt brev Veera Jokirinne 4.8.2 CV Veera Jokirinne Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 48 2011/2012 Val av representanter till institutionsstyrelsen vid ekonomisk historiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Elin Stenung till ordinarie ledamot och Sanna Sjögren till suppleant i institutionsstyrelsen för ekonomisk historia. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 49 2011/2012 Val av representant till institutionsstyrelsen vid psykologiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Ebba Karlsson till ordinarie ledamot i institutionsstyrelsen vid psykologiska institutionen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 50 2011/2012 Val av representant till institutionsstyrelsen vid statistiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Bilal Ata till ordinarie ledamot i institutionsstyrelsen vid statistiska institutionen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 51 2011/2012 Val av representanter till institutionsstyrelsen vid arkeologiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Marie-Linn During till ordinarie ledamot och Ragnhildur Árnadóttir till suppleant i institutionsstyrelsen vid arkeologiska institutionen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 52 2011/2012 Val av representanter till institutionsstyrelsen vid historiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Karin Nordenfelt till ordinarie ledamot och Sofia Karlsson till suppleant i institutionsstyrelsen vid historiska institutionen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-10 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 53 2011/2012 Val av representanter till litteraturgruppen vid historiska institutionen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Petra Palhammar till ordinarie ledamot och Anna Börjesson till suppleant i litteraturgruppen vid historiska institutionen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-12 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 54 2011/2012 Val av representanter till samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för studiebevakning och direkt service Hanna Westerlund. Beslut Presidiet beslutar att utse Martin Hedman till ordinarie ledamot och Tommy Manderlöw till suppleant i samhällsvetenskapliga fakultetsnämnden. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-12 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 55 2011/2012 Val av representant till Tillgänglighetsgruppen Sammanfattning Studenter har rätt att vara representerade i alla beslutande och beredande organ inom högskolan vars verksamhet har betydelse för utbildningen och studenternas situation. I enlighet med 7 i Studentkårsförordningen utser Stockholms universitets studentkår studentrepresentanter vid Stockholms universitet med undantag för Institutionen för data- och systemvetenskap, Institutionen för journalistisk, kommunikation och medier samt Institutionen för socialt arbete. Studentrepresentanter ska representera samtliga studenter inom organets ansvarsområde. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy, i samråd med andre vice ordförande med ansvar för påverkan Eleonore Eriksson. Beslut Presidiet beslutar att utse Jakobina Nilsson till representant i Tillgänglighetsgruppen. May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Datum Ort 2011-10-18 Frescati, Stockholm Handläggare Emilia Wikström Melin Presidiebeslut nr 56 2011/2012 Rutiner för SFS nomineringar Sammanfattning Sveriges förenade studentkårer (SFS) är den nationella studentorganisationen i Sverige och den samlade studentrösten, som driver alla de gemensamma frågor som rör studenter på det nationella och internationella planet. SFS har till uppgift att företräda medlemmarnas intressen samt bevaka och sprida information om utbildnings-, forsknings-, och studiesociala frågor som rör studenternas situation på det nationella och internationella planet. SFS skickar regelbundet ut inbjudningar om att de söker studentrepresentanter till olika organ och grupper. Vissa interna inom SFS och andra externa. I regel krävs det att studentkårerna skickar in nomineringar på lämpliga personer. Därför krävs det att SUS upprättar rutiner för hur denna nomineringsprocess ska gå till. Hörande Detta beslut är fattat av ordförande, May Al-Boujassam och vice ordförande Erik Arroy. Beslut Presidiet beslutar att anta rutiner för SFS nomineringar enligt bilaga May Al-Boujassam, ordförande Erik Arroy, vice ordförande Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Rutiner för SFS nomineringar Bakgrund: Sveriges förenade studentkårer (SFS) skickar regelbundet ut inbjudningar om att de söker studentrepresentanter till olika organ och grupper. Vissa interna inom SFS och andra externa. I regel krävs det att studentkårerna skickar in nomineringar på lämpliga personer. Därför krävs det att SUS upprättar rutiner för hur denna nomineringsprocess ska gå till. Handläggning: Det två olika nomineringsnivåer, externa och interna inom SFS. För dessa krävs det olika rutiner. Externa utlysningar: Externa utlysningar gäller platser som SFS har rätt att nominera till men som inte är direkt kopplande till organisationen. Dessa utlysningar bör spridas så brett som möjligt genom till exempel SUS webb och Facebook-sida, till Huset, CSR, fakultetsråd och partiombud. För detta ansvarar presidiet tillsammans med kommunikationsenheten. Det ska vara öppet för alla studenter att ansöka. Ansökningar skickas till presidiet på SUS som går igenom ansökningarna och presenterar lämplig kandidat/kandidater till SUS styrelse som fattar beslut angående nomineringar. Presidiet är också ansvarigt för att föra informationen om gjord nominering till SFS. Interna utlysningar: Interna utlysningar gäller främst interna arbetsgrupper och liknande inom SFS. Dessa utlysningar ska spridas mera begränsat inom SUS organisation. Presidiet ansvarar för att berörda parter: styrelsen, Huset, samt övriga personer med lämplighet får ta del av utlysningen. Beslut om vem eller vilka som blir nominerade till SFS tas av presidiet genom ett presidiebeslut. Övrigt: Det är viktigt att komma ihåg att SUS oftast bara har nomineringsrätt. Det slutgiltiga beslutet kring vilka som blir valda ligger generellt hos SFS. Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Anmälningsärende 3.1 Bolagsstämma Campusbutiken Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Anmälningsärende Bolagsstämma Campusbutiken Onsdagen den 21 september2011 höll Campusbutiken extra bolagsstämma. Beslut togs i enlighet med kårstyrelsens beslut. Se även bifogat protokoll. Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Tid: Onsdagen den 21 september 2011 kl. 18.00 Plats: Nobelrummet, Nobelhuset, Frescativägen 14 A Bolagsstämma Protokoll 1 Val av ordförande vid stämman Ägarrepresentant May Al-Boujassam föreslog Karolina Linnros till ordförande för stämman. 2 Val av sekreterare vid stämman Mötet valde Johan Gustafsson till sekreterare. 3 Upprättande och godkännande av röstlängd May Al-Boujassam representerade Stockholms Universitets Studentkår som enda ägare, 100% av aktierna. 4 Val av protokolljusterare Mötet valde Linda Kihlberg till protokolljusterare. 5 Fråga om stämman blivit behörigen sammankallad Mötet ansåg att stämman hade blivit korrekt sammankallat. 6 Entledigande av styrelseledamöter Alexander Mastoridis och Madelene Öhlin entledigades från sina styrelseuppdrag. 7 Val av styrelseledamöter och styrelsesuppleanter Med hänvisning till styrelsebeslut från Stockholm Universitets Studentkår valdes följande personer att tillsättas till styrelsen för Campusbutiken AB: Linda Kihlberg (ordinarie ledamot) Anders Åström (suppleant) 1/2

8 Fastställande av styrelsearvoden Styrelseordförande erhåller ett halvt aktuellt års prisbasbelopp. Ledamot erhåller 600 kr per deltaget möte. Suppleant erhåller 600 kr per deltaget möte. 9 Övriga ärenden Inga övriga ärende behandlades. 10 Stämmans avslutande May Al-Boujassam, Ägarrepresentant Stockholms Universitets Studentkår Karolina Lönnros, Ordförande Campusbutiken AB Johan Gustafsson, Sekreterare Linda Kihlberg, Protokolljusterare 2/2

Anmälningsärende 3.2 Bolagsstämma AB Frescatihallen Avsändare Presidiet Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Anmälningsärende Bolagsstämma AB Frescatihallen Onsdagen den 28 september 2011 höll AB Frescatihallen ordinarie bolagsstämma. Beslut togs i enlighet med kårstyrelsens beslut. Se även bifogat protokoll. Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ärende 4.1 Beslut om projektplan och budget för NNC Avsändare Operativ ledning Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Projektplan och budget för Nobel NightCap 2011 Bakgrund Nobel NightCap är efterfesten till Nobelbanketten. Sedan starten 1978 har festen Nobel NightCap vuxit och är idag en etablerad del av Nobelveckan, och som de allra flesta av gästerna på Nobelbanketten besöker. Ett annan viktig poäng är att studenter ska kunna få möjligheter att få mingla med pristagare och få ta del av firandet av Alfred Nobel. Eventet har varje år ett tema som är hemligt fram tills att gästerna anländer. Nobel NightCap är ett projekt som möjliggörs till största del av ideellt arbetande studenter och deras engagemang, och finansieras av externa samarbetspartners och institutioner. Det är dock den studentkår som står som värd för eventet som har den ekonomiska risken. Liggande förslag Det liggande förslaget på projektplan och budget är arbetsdokument för förtroendevald projektledare Jenny Hansen och den sammansatta projektgruppen. Förslaget på projektbudget uppvisar ett positivt resultat om 3000 kr och flertalet väntande men oidentifierade kostnader inräknade vilket en van projektledare alltid väntar sig. Förslaget på projektplan är tydligt och övergripande arbetsledande för ett projekt av denna storlek. Förslagen har utarbetats av främst Jenny Hansen med hjälp av nyckelpersoner i projektet och i samråd med presidiet och Andre vice ordförande Service. Beslutsförslag Operativ ledning föreslår med anledning av ovanstående att anta projektplan för Nobel NightCap 2011 att anta budget för Nobel NightCap 2011 Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Projektplan Students Nobel NightCap 2011 Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Bakgrund Nobel NightCap är efterfesten till Nobelbanketten. Sedan starten 1978 har festen Nobel NightCap vuxit och är idag en etablerad del av Nobelveckan, och som de allra flesta av gästerna på Nobelbanketten besöker. Poängen med Nobel NightCap är att Nobelpristagarna och deras gäster skall kunna slappna av från den konstanta pressen under Nobelveckan. Ett annan viktig poäng är att studenter ska kunna få möjligheter att få mingla med pristagare och få ta del av firandet av Alfred Nobel. Eventet har varje år ett tema som är hemligt fram tills att gästerna anländer. Fyra studentkårer turas om att arrangera Nobel NightCap, Stockholms universitets studentkår, Tekniska Högskolans Studentkår, Medicinska föreningen samt The Student Association at the Stockholm School of Economics (Handelshögskolans studentkår). Studentkårerna turas om att arrangera eventet enligt ett rullande schema, vilket innebär att studentkårerna får möjligheten att anordna Nobel NightCap vart fjärde år. Nobel NightCap är ett projekt som möjliggörs till största del av ideellt arbetande studenter och deras engagemang, och finansieras av externa samarbetspartners och institutioner. Det är dock den studentkår som står som värd för eventet som har den ekonomiska risken. Nobel NightCap 2011 kommer att genomföras av Stockholms Universitets Studentkår på Stockholms Universitet i Aula Magna och i de delar av Allhuset som är tillgängliga. Eventet kommer att pågå från cirka 23.00 10122011 till 05.00 11.12.2011. Syfte och målsättning Huvudsyften Syftet med Nobel NightCap 2011 är att stärka SUS och Stockholms Universitets varumärke, både nationellt och internationellt, både mot studenter, näringsliv och andra aktörer genom att planera och genomföra ett event för unikt erfarenhetsutbyte och nya möten. Att eventet genomförs på ett sådant sätt att det inte till att försvårar den ekonomiska situationen för Stockholms Universitets studentkår Bisyften Att erbjuda studenter att få utveckla sina förmågor i samarbete, projektarbete och arbetsledning vilket är en merit inför kommande arbetsliv. Att öka engagemanget för Stockholms universitets studentkår hos studenter. Organisationsstruktur Ytterst ansvarig för eventet genomförande dess ekonomi är Stockholms universitets studentkårs styrelse, vilken delegerar ansvaret till Nobel NightCap generalen som är 2 (7)

förtroendevald av Stockholms universitets studentkårs styrelse. Nobel NightCap generalen har rapporteringsskyldigheter gentemot styrelsen eller dennes representant. Kommittén Nobel NightCap kommittén fungerar som projektets styrelse där Nobel NightCap generalen är ordförande och sammankallande. Nobel NightCap kommitténs syfte är framförallt att fungera som ett forum för informationsöverföring inom projektet samt att i det fall då de behövs fungera som en styrgrupp för den övergripande verksamheten. Det är Nobel NightCap kommitténs uppdrag att upprätta riktlinjer för arbetsgrupperna att arbeta efter. Den som är kommittérepresentant är sedan ansvarig för att förmedla riktlinjerna till arbetsgrupperna och se till att de efterföljs. Arbetsgrupperna får sedan ta beslut och planera arbetet efter de uppdragna riktlinjerna. Nobel NightCap generalen har vetorätt i tvistefrågor, i de fall denne är frånvarande, dennes utsedde efterträdare. Alla kommittérepresentanterna har rapporteringsskyldigeter gentemot generalen rörande arbetsgruppens arbete. Det är ekonomichefernas, tillsammans med generalpresidiets uppgift att ta fram en budget samt ekonomiska riktlinjerna. De skall sedan se till att riktlinjerna och budgeten är förankrad i kommittén, vars representanter sedan skall se till att de ekonomiska riktlinjerna förankras i budgeten. Arbetsgrupperna skall göra en regelbundet ekonomisk rapportering till ekonomicheferna men är beslutsförande inom ramarna för sin förskrivna budget. Kommittérepresentanterna Kommittérepresentant är den som är utsedd att rapportera för en verksamhetsgren av projektet. I det fall en arbetsgrupp växer och blir till en egen verksamhetsgren av den storleken att det bedömds vara i behov av mera utförligare rapportering och informationsutbyte bör det utses en ytterligare kommittéledamot för den verksamhetsgrenen. Rekrytering Vikten av att rätt person hamnar på rätt post kan inte nog understrykas. Därför är det viktigt att rekrytera brett, samt att rekrytera utifrån tidigare erfarenheter och personlig lämplighet. Därför skall rekryteringen ske i enlighet med likabehandlingsplanen samt utan hänsyn till tidigare kårengagemang (något som dock kan vara meriterande). Följande poster är representerade i kommittén; Nobel NightCap generalen - ordförande och sammankallande Vice general vice ordförande, ersätter generalen vid dennes frånfälle 3 (7)

Ekonomichef med speciellt ansvar för marknadsföring - Ekonomicheferna arbetsleder ekonomigreppen som arbetar för att skapa en ekonomisk stabilitet i projektet. Ekonomichefen med speciellt ansvar för budget ansvarar också för att se till att budgeten följs i projektet. Ekonomichefen med speciellt ansvar för marknadsföring ansvarar för att ta fram marknadsföringsstrategier för projektet och se till att det tillämpas i projektet och framförallt hos ekonomigruppen. Personalansvarig Personalansvarig arbetsleder personalgruppen. De ansvarar för rekrytering av personal och andra personalfrågor. Ser till att planera personalresurser och behov så att är ett bra flöde under hela processen. Kreativt ansvarig Ansvarar för den kreativa röda tråden i projektet är tydligt definierad och iakttas. Fungerar som en resursperson för hela projektet. Kostymansvarig Ansvarar för planeringen och genomförandet av kostymeringen under eventet. Bygg och dekoransvarig Planerar uppförandet och nedmonteringen av dekor. Planerar och överblickar behovet av arbetsinsatser och andra resurser under byggtiden. Huvudansvarig för samarbeten kring frågor rörande byggnation. Mat/Dryckansvarig Arbetsleder den grupp som arbetar med mat- och dryckesfrågor. Planerar den mat och dryck som skall serveras under eventet och är huvudsansvarig för samarbeten kring mat, dryck och servering. Ljud-/Ljusansvarig Planerar och överblickar resurser och behov för ljud och ljus. Planerar ljudet - och ljusets effekter under eventet samt är huvudansvarig för samarbeten kring ljud och ljus. Underhållningsansvarig Ansvarar för all underhållning under eventet. Säkerhet och logistikansvarig Säkerhets och logistikansvarig ansvarar dels för att en god säkerhet upprätthålls under eventet samt ansvarar för att ett högt säkerhetstänkande genomsyrar alla delarna förberedelser och arbetsprocesser. Ansvarar även för att det logistiska flödet flyter problemfritt. IT-ansvarig Ansvarar för IT-frågorna i projektet, så som hemsida, mail osv. 4 (7)

Avgränsningar Lokaler Projektets behov av lokaler kan delas upp i två delar. En del är där själva eventet är, och dit gäster har tillträde under kvällen, samt personalutrymmen. Den andra delen är de lokaler som behövs för föreberedelse, lager, och rivning. Båda delarna är naturligtvis av helt avgörande art för projektets genomförande. Gällande de lokaler som behövs för att förberedelser så är uppskattningen att ha tillgång till lokaler som går att bygga dekor etc. minst en månad i förväg idealt, två veckor nödvändigt och en vecka absolut minimum. Sedan krävs ungefär samma typer av lokaler ungefär under samma tidsperiod efteråt för att rivning, och montering av projektet. Det ideala vore naturligtvis att få tillgång till exempelvis rotundan och Lilla salen under den tiden som tidigare nämnts. När det gäller de lokaler som själva eventet skall anordnas i så är det naturligtvis mera flexibelt. Det är viktigt att det klargörs tidigt, då gästantalet är helt beroende på vilka lokaler som det finns tillgång till. När förutsättningarna är klara går det naturligtvis att planera kring det. Den optimala användningen vore naturligtvis att ha ingången i Aula Magnas stora entré, ha tillgång till bistro området i Allhuset, likaså rotundan och Lilla Salen. Att använda restaurant Lantis är också något som skulle kunna fungera mycket bra, och att då få Ekonomi Projektet får under inga omständigheter uppvisa ett minusresultat. Alla i projektet skall vara medvetna om det och arbeta kostnadsmedvetet. Förutsättningar för att kunna projektets framskridande Nobel NightCap är ett stort projekt som inbegriper många engagerade människor som arbetar ideellt. En av de grundläggande förutsättningarna för projektet är att det inte skall belasta den enskilda deltagaren ekonomiskt på något sätt, och att projektet skall vara så tillgängligt för alla som vill delta. Ingen skall exkluderas pågrund av att de saknar ekonomiska resurser eller liknande försvårande omständigheter. Dock är det så att Stockholms Universitets studentkår är en organisation med ansträngd ekonomi och med begränsade resurser, vilket gör att projektet bör sträva efter att i minsta möjliga mån belasta studentkåren överhuvudstaget. 5 (7)

Tidsplan Projektets tidsplan kan delas in i fyra delar som sträcker sig från de allra första förberedelserna till överlämning till nästa projektgrupp. Struktureringsfasen Den första fasen som sträcker sig från de första förberedelserna hösten 2010 och som sträcker sig fram till våren 2011 är struktureringsfasen. I den fasen handlar det om att skapa strukturer att använda sig av i de kommande faserna, exempelvis är rekrytering av projektgrupp och de närmaste medarbetarna till dem. Här ligger också att ta fram olika styrdokument så som projektplan, budget, gemensamma spelregler, kommunikationsplan och liknande. Här skall också olika avtal för samarbetspartners tas fram samt de första kontakterna med olika sponsorer tas. Det skall också göras en lokalöversikt och bestämma hur lokalerna skall användas och logistiken/säkerhet kring det. Sammanfattningsvis kan man säga att det handlar om att skapa den yttre ramen i pusslet som är projektet för att när man växlar fas smidigt ska kunna lägga in de mittersta bitarna. Förberedelsefasen Förberedelsefasen sträcker sig från sommaruppehållet till ungefär första november 2011. Här lägger det att lägga de sista bitarna på plats. Här kommer den största rekryteringsfasen vara genom att man rekryterar de allra flesta som kommer arbeta på golvet. Dessutom kommer de flesta sponsorssamarbeten knytas här. Inbjudningar ska skickas osv. Genomförandefasen Från första november till och med 10 december kl 23.00. Här kommer det framförallt att handla om logistik. Att de planer som man har satt upp för bygg och leveranser håller samt att personalplaneringen är väl genomförd. Uppföljningsfasen Här handlar det i steg ett om återlämning och städning, vilket också är en del av logistiska planer som ingår i förberedandefasen/struktureringsfasen. Steg två handlar om den ekonomiska uppföljningen och överlämning. Metod För att lyckas skapa ett så lyckat arrangemang den 10 december som möjligt använder vi oss av ett antal metoder för att säkerställa att vi ska uppnå våra mål. Unders styrelsen kommer det att bildas arbetsgrupper av varierande storlek för att utföra det som ålagts dem. Detta bygger på att frivilliga studenter vill vara en del av traditionen Nobel NightCap. Detta uppnås dels genom att man får en möjlighet till att gå på festen samt 6 (7)

evenemang som anordnas för personal och engagerade under hösten. Då det är många personer och mycket som behöver färdigställas kommer vi att hålla kontinuerliga projektmöten under hela projektets gång för att hela projektgruppen skall vara införstådd i situationen och kunna bidra. Tätare kontakt kommer självfallet hållas mellan kommittéledamot och underansvariga. Då Nobel NightCap inte har något ekonomiskt bidrag att förlita sig på förutom biljettintäkter så kommer vi att försöka etablera samarbeten med företag för att på detta sätt minska projektets kostnader och skapa en så fantastisk NightCap som det går. Då Nobel NightCap anordnas på uppdrag av Nobelstiftelsen ser vi till att allt vi gör sker i samtycke med stiftelsen och att vi hedrar Alfred Nobels minne. 7 (7)

Budget Nobel Night Cap Intäkter Biljetter Gäster 625 000 kr Samarbetsbiljetter 01.30 60 000kr Extrabiljetter parters - kr Summa 685 000 kr Sponsring Stockholms universitet Monetär sponsring Summa Totalt intäkter 100 000 kr 100 000 kr 200 000 kr 885 000 kr Kostnader Dekor Ljud och ljus Mat och dryck HR Rumsansvariga Säkerhet Tryck Underhållning Logistiska kostnader Övrigt Förevent NNC Buffert rumsansvarig Buffert Totala kostnader Resultat 100 000 kr 70 000kr 370 000kr 20 000 kr 30 000 kr 50 000 kr 30 000 kr 20 000 kr 74 000 kr 88 000 kr 5 000 kr 10 000 kr 10 000 kr 882 000 kr 3000 kr Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Budgetförklaring Nobel NightCap 2011 Jenny Hansen, projektledare 2011-09-22 En förklaring och komplettering till Nobel NightCaps 2011 budget. Nobel NightCap är ett projekt under Stockholms universitets studentkår. Vid frågor kontakta Jenny Hansen. Visiting address Phone +46 (0)8 15 41 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A 114 18 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Budgetförklaring Nobel NightCap 2011 När man tittar på den här budgeten ska man ha i åtanke att ingen produktsponsring är inräknad överhuvudtaget, eftersom det genererar exakt lika mycket intäkter som utgifter. Det är också mycket svårt att beräkna vilka summor produktsponsring ger, vilket är ytterligare ett skäl till varför vi valde att ställa det utanför. Därmed kommer den framtida resultaträkningen skilja sig avsevärt från denna budget, både vad gäller den totala omsättningen för eventet och enskilda poster. Det innebär även att totalsumman för vissa poster är små jämfört med andra, men det betyder inte att vi bortprioriterar dessa områden utan snarare att vi beräknar kunna dra in mer sponsorer och samarbeten i de delarna. Intäkter SU Ekonomiskt bidrag från Stockholms Universitet. Monotärspons Ren ekonomisk sponsring från externa samarbetspartners Vanliga biljetter Vi räknar med att ha 1500 gäster. Av dessa är beräknar vi att 250 av dessa får gå gratis i och med att de har varit med och sponsrat. Samarbetsbiljetter från 01.30 Biljetter som har en senare starttid då många gäster som kommer från banketten är något ovana att vara ute efter 01.00 och blir trötta och går hem tidigt. Extrabiljetter partners Biljetter som säljs till samarbetspartners för 2 000 SEK, men de brukar vara svårsålda och vi kan inte räkna med att det generar intäkter. 2 (5)

Kostnader Dekor Sådant som krävs för att omvandla lokalerna till festlokaler av världsklass. Här ingår exempelvis byggnadsmaterial, tyg, färg, trä osv. Även kostymer är en post inom Dekor. Ljud/ Ljud Ljud och ljusposten innefattar all ljussättning och ljudanläggning på Nobel NightCap. Ljussättning kräver att man hyr in utrustning från olika företag samt kräver kunnig personal som monterar på ett korrekt och säkert sätt, samma sak med ljudanläggning, därav den något höga kostnaden. Mat/Dryck Mat och dryck är essentiell del av Nobel NightCap. Maten och drycken har en avgörande roll för att gästerna skall få en så positiv upplevelse av Nobel NightCap som möjligt. Det är därför viktigt att både maten och drycken är av hög kvalité och varierad för att passa alla smaker och intressen samt både mat och dryck är lättillgängligt i varje utrymme av festen. HR Human Relations - står för kostnader som står för kick off, kick out, rekrytering, teambuilding, saker, så som t-shirts, till volontärer, m.m Rumsansvarig Post som fördelas på sex grupper av rumsansvariga. Rumsansvariga är en grupp på tre, fyra personer som jobbar på rummen på detaljnivå och posten är för att de ska kunna få de sista små detaljerna på plats och för att ge gästen och festen en liten extra upplevelse. Säkerhet Posten som innefattar alla kostnader för så som ordningsvakter, brandutrustning, sjukvårdsattiraljer m.m. Tryck Innefattar kostnader för tryck av inbjudan, program och eventuellt andra tryckkostnader. 3 (5)

Underhållning Innefattar kostnader för den underhållning som finns på Nobel NightCap, dvs för musiker, band, körer, akrobater osv. Logistik Innefattar kostnader som sträcker sig från gästhantering, transporter till varuhantering och förvaring. Övrigt Telefon Interna möten Glasskross/Skadegörelse Logisitkutgifter Pins till VIP-Området Ute Sponsor Middag Boende Städ EDG Avgift Inloggningssystem Mat under byggveckan Attachémöte Cigarrer - kr 10 000 kr 25 000 kr - kr - kr 15 000 kr - kr 12 500 kr 12 500 kr 5 000 kr - kr 5 000 kr 3 000 kr - kr Telefon Kostnader för telefon. (Vilket vi har fått spons på). Interna möten Mötesfika och mötesaktiviteter. Den relativt stora summan förklaras av att det kommer vara ett stort antal människor som arbetar med projektet Glasskross/skadegörelse Kostnader för en olycka händer så lätt och en olycka kommer sällan ensam Boende Boendekostnad för den vänskola som vi får frakta in 4 (5)

Städ Extra städkostnader som vi behöver hyra in för att få låna SUs och HÖRS lokaler. Exempelvis personer som kör golvmaskiner. EDG Extra kostnader för kartor och boken. NNC Förevent Rekryteringsevent för att skapa uppmärksamhet och rekrytera fler volontärer. Rumsansvariga buffert En buffert för eventuella men nästan helt säkra kostnader när rumsansvariga gör något extra i sina rum. Buffert En övergipande buffert för att ha som marginal om något nödvändigt oväntat blir dyrare. 5 (5)

Ärende 4.2 Ny kårförening Language Café Avsändare Andre vice ordförande Service Hanna Westerlund Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Ny kårförening Language Café Bakgrund Language Café har inkommit med en ansökan om att få bilda en kårförening. Deras syfte är att främja språklig stimulans mellan studenters olika språkkunskaper. De vill skapa ett forum för språkövning och en möjlighet för studenter från hela världen att träffas. Vidare är deras syfte att öka integrationen mellan svenska och internationella studenter. Kårföreningssekreteraren har granskat dess ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening och rekommenderar således att vi godkänner deras ansökan. Beslutsförslag Andre vice ordförande med ansvar för service föreslår med anledning av ovanstående att godkänna Language Café som kårförening. Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Language Café Language Café har inkommit med en kårföreningsansökan. Föreningen har under längre tid redan bedrivit sin verksamhet på campus, i samarbete med fakultetsföreningars ämnesföreningar och på egen hand. Jag har personligen besökt ett par av deras event som har varit väldigt välbesökta och mycket lyckade. Language Café är ett typexempel på sådan verksamhet som kåren bör understödja. Jag rekommenderar att styrelsen ger Language Café kårföreningsstatus. Christian Bratt Kårföreningssekreterare Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ärende 4.3 Ny kårförening Stockholms universitets föräldraförening Avsändare Hanna Westerlund Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Ny kårförening Stockholms universitets föräldraförening Bakgrund Stockholms universitets föräldraförening (Föräldraförening) har inkommit med en ansökan om att få bilda en kårförening. Deras syfte är att öka medvetenheten som studerande föräldrars förutsättningar samt verka som ett forum för både föräldrar och icke-föräldrar. Kårföreningssekreteraren har granskat dess ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening och rekommenderar således att vi godkänner deras ansökan. Beslutsförslag Andre vice ordförande med ansvar för service föreslår med anledning av ovanstående att godkänna Stockholms universitets föräldraförening som kårförening. Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Föräldraföreningen Föräldraföreningen har inkommit med en ansökan om kårföreningsstatus. Jag har personligen träffat ledningen i föreningen och de verkar oerhört drivna. Jag tycker kåren bör uppmuntra denna förening som ägnar sig åt en på universitetet annars väldigt eftersatt grupp. Föreningens stadgar är i överensstämmelse med SUS stadgar. Jag föreslår att styrelsen beviljar Stockholms universitets föräldraförening kårföreningsstatus. Christian Bratt Kårföreningssekreterare Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ärende 4.4 Ny kårförening The international party (TIP) Avsändare Hanna Westerlund Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Ny kårförening The international party Bakgrund The international party (TIP) har inkommit med en ansökan om att få bilda en kårförening. Deras syfte är att bedriva kårpolitik med avseende att förbättra Stockholms universitet för alla studenter. Kårföreningssekreteraren har granskat dess ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening och rekommenderar således att vi godkänner deras ansökan. Beslutsförslag Andre vice ordförande med ansvar för service föreslår med anledning av ovanstående att godkänna The international party som kårförening. Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

TIP The international party(tip) är för närvarande ett verksamt kårparti vid Stockholms universitet. De har inkommit med en ansökan om att få kårföreningsstatus. Som reglementet ser ut nu för kårpartier och kårföreningar och deras särskiljande är stadgarna aningen otydliga. Det är min ambition som kårföreningssekreterare att utarbeta ett klarare förslag i sinom tid. Det framstår mig som något önskvärt. Som stadgarna är utformade nu är dock denna ansökan helt i sin ordning. Jag anser att styrelsen bör bevilja TIPs ansökan. Christian Bratt Kårföreningssekreterare Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ärende 4.5 Ny kårförening Vänsterekonomerna SU Avsändare Hanna Westerlund Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Ny kårförening Vänsterekonomerna SU Bakgrund Vänsterekonomerna SU (VESU) har inkommit med en ansökan om att få bilda en kårförening. Deras syfte är att stötta studenter inom nationalekonomin samt sprida medvetenhet kring nationalekonomins progressiva kraft. Kårföreningssekreteraren har granskat dess ansökan och anser att den uppfyller de krav som vi ställer på en kårförening och rekommenderar således att vi godkänner deras ansökan. Beslutsförslag Andre vice ordförande med ansvar för service föreslår med anledning av ovanstående att godkänna Vänsterekonomerna SU som kårförening. Visiting adress Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 www.sus.su.se Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03

Vänsterekonomerna SU (VESU) Vänsterekonomerna SU har inkommit med en ansökan om att få kårföreningsstatus. Tyvärr har jag ingen personlig kontakt med föreningen men deras ansökan och stadgar är i sin ordning. Jag rekommenderar att styrelsen ger föreningen kårföreningsstatus. Christian Bratt Kårföreningssekreterare Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Ärende 4.6 Ändring av Rutiner för aktivitetsbidrag till student- och doktorandråd Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Avsändare Operativ ledning Rutiner för aktivitetsbidrag till student- och doktorandråd. Bakgrund Student- och doktorandråd vid Stockholms universitet studentkår har idag möjlighet att söka aktivitetsbidrag från studentkåren. Aktivitetsbidragets syfte är att stödja råd i samband med större arrangemang. Stödet ges för att säkra arrangemangets genomförande och skydda rådets ekonomi vid eventuella underskott. Idag begränsas aktivitetsbidrag till aktiviteter som bland annat är öppna för alla studenter vid universitet. Den operativa ledningen har uppmärksammat detta som en brist i regleringen. Aktivitetsbidrag bör därför i undantagsfall kunna beviljas till fakultetsråd (härtill räknas även Juridiska Linjerådet) för aktiviteter så som resekostnader och/eller kostnader för utbildning kopplat till studentinflytande men som inte är öppna för samtliga studenter. Syftet ska fortfarande vara att gynna studentinflytande för studenterna vid Stockholms universitet. Den operativa ledningen gör även bedömningen att det finns utrymme i budgeten för denna undantagsregel. Beslutsförslag Operativ ledning föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att fastställa Rutiner för aktivitetsbidrag till student- och doktorandråd enligt bilaga Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Rutiner för aktivitetsbidrag till student- och doktorandråd Aktivitetsbidrag Aktivitetsbidragets syfte är att främja och stödja student- och doktorandrådens arbete med studentinflytande och studentmedverkan vid Stockholms universitet. För att kunna få aktivitetsbidrag ska: 1. Arrangemanget bidra till ett levande campus vid Stockholms universitet. 2. Arrangemanget vara öppet för samtliga studenter vid Stockholms universitet. 3. Det tydligt framgå att SUS är medfinansiär, genom t.ex. marknadsföring. 4. Arrangemanget vara kopplat till något av följande områden: - Utbildningsbevakning - Studiemiljö - Jämlikhet - Miljö och hållbar utveckling - Arbetslivsanknytning Aktivitetsbidraget 1. Utbetalas endast för kostnader som kan verifieras och som finns angivna i aktivitetens budget. 2. Kan inte användas för att täcka kostnader kopplade till alkoholförsäljning eller svinn. 3. Beviljas på maximalt 1 000 kronor per arrangemang. Storleken på bidraget kan i undantagsfall höjas om det finns särskilda skäl. I undantagsfall kan aktivitetsbidraget även beviljas till fakultetsråd (härtill räknas även Juridiska Linjerådet) för aktiviteter som inte är öppna för samtliga studenter vid Stockholms universitet men som har till syfte att gynna studentinflytande. Exempelvis kan det gälla resekostnader och/eller kostnader för utbildningar kopplade till arbetet med studentinflytande vid lärosätet. 3. Formaterat: Brödtext, Avstånd Före: 0 pt, efter: 0 pt, Ingen numrering Formaterat: Teckenfärg: Röd Formaterat: Teckensnitt:Kursiv, Teckenfärg: Röd Formaterat: Teckenfärg: Röd Formaterat: Teckensnitt:Kursiv, Teckenfärg: Röd Ansökan Ansökan om aktivitetsbidrag består av ifylld blankett. Ansökan måste lämnas in före aktivitet så att respektive studiebevakare eller doktorandombudet kan fatta beslut innan utlägg görs. Formaterat: Standardstycketeckensnitt, Teckensnitt:Times New Roman, 12 pt Formaterat: Vänster Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Kvitton skall redovisas senast två veckor efter aktiviteten har ägt rum. Först då kan SUS betala ut det beviljade bidraget Ansökningsblankett om verksamhetsbidrag finns på studentkårens hemsida, i glasrummet utanför biblioteket eller hos respektive studiebevakare samt doktorandombudet. Ansökan skickas via e-post eller post till respektive studiebevakare eller till doktorandombudet. Handläggning Beslut om utbetalning av aktivitetsbidrag fattas av respektive studiebevakare eller doktorandombudet. Beslut avseende ansökan om högre belopp än 1000 kr beslutas av kårstyrelsen. Enhetsansvarig studiebevakare eller doktorandombudet attesterar ansökningsblanketten och lämnar den sedan tillsammans med redovisade kvitton till redovisningsenheten. Aktivitetsbidrag ska som längst ha en handläggningstid på tre veckor. 2 (2)

Ärende 4.7 Beslut om arkiveringsrutiner Avsändare Operativ ledning Till styrelsemöte nr 6 2011-10-20 Beslut om arkiveringsrutiner Bakgrund Då de nuvarande arkiveringsrutinerna skrevs 2008 när SUS organisation såg annorlunda ut mot idag är de i behov av en kraftig revidering. De gamla rutinerna utgår bland annat från tiden då det fanns en receptionist anställd att hantera diarieförning och arkivering. Då SUS inte är en myndighet har vi inga krav på oss att diarieföra och enligt den organisationsplan som antogs av fullmäktige 2011-09-29 är inte diarieförning längre en del av SUS operativa verksamhet. Att ha fungerande arkiveringsrutiner är ett sätt att värna om SUS historia till framtida generationer samt viktigt för att kunna gå tillbaka för att kontrollera gamla beslut. Beslutsförslag Operativ ledning föreslår med anledning av ovanstående styrelsen att anta arkiveringsrutiner för Stockholms universitets studentkår. Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se

Aktiveringsrutiner för Stockholms universitets studentkår Bakgrund Att ha fungerande arkiveringsrutiner är ett sätt att värna om SUS historia till framtida generationer samt viktigt för att kunna gå tillbaka för att kontrollera gamla beslut. Då de nuvarande arkiveringsrutinerna skrevs 2008 när SUS organisation såg annorlunda ut mot idag är de i behov av en kraftig revidering. Handläggning Allt som ska arkiveras ska skrivas ut i färg som originalhandling på arkivpapper. Dokument som ska arkiveras: Fullmäktigeprotokoll, inklusive bilagor (ansvarig ledningssekreteraren) Styrelseprotokoll, inklusive bilagor (ansvarig ledningssekreteraren) Presidiebeslut (ansvarig ledningssekreteraren) Dokumenten som ska arkiveras skickas till ett binderi för att bindas samman till böcker som placeras i SUS arkiv. Varje verksamhetsår ansvarar för att föregående års originalhandlingar arkiveras. Kopior på originalhandlingar ska sparas lättgängligt på kåren ytterligare två verksamhetsår. Visiting address Box 50006 Phone +46 (0)8 674 62 00 Org. nr. 802003-6425 Frescativägen 14 A SE-104 05 Stockholm Telefax +46 (0)8 16 55 03 www.sus.su.se