Verksamhetsberättelse 2015 Fastighetsnämnden Bokslut 2015 Verksamhetsberättelse 2015 1 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 4 3 Viktiga händelser... 5 4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 6 4.1 Målområde: Bygga och bo... 6 4.2 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad... 6 5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål... 8 5.1 Nämndens/styrelsens mål... 8 6 Personalredovisning... 9 7 Nyckeltal... 13 Verksamhetsberättelse 2015 2 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Målet har nåtts/kommer att nås Målet har inte nåtts/kommer inte att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad Verksamhetsberättelse 2015 3 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
2 Organisation Verksamhetsberättelse 2015 4 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
3 Viktiga händelser Färdiga nybyggnationer, förskolor: Källvik, Frennarp och Laxön. Garantibesiktning Halmstad Arena genomförd Mindre brand Östergårdsskolan Framtagande av kalkyl, underlag och alternativ för ny gymnasieskola (fd Kattegattgymnasiet) Ny byggteknisk chef Avtal med Rikshem för nytt äldreboende, Harplinge Olsgårdens äldreboende klar och inflyttad Fastighetskontoret har under 2015 påverkats negativt av de problem som uppstått med kraven för buller- och partiklar som föreskrivits av miljö- och hälsoskyddskontoret samt även den korta framförhållning i beställning av projekt med tillfälliga lösningar som paviljongbyggnader. Den byggtekniska avdelningen kan inte planera, strukturera och fördela ut arbetsuppgifter till projektledare på ett tillfredställande sätt. Verksamhetsberättelse 2015 5 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
4 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 4.1 Målområde: Bygga och bo 4.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska (konkretiserat mål). 4.1.1.1 Energianvändningen i kommunala bostäder och lokaler ska minska. Senaste kommentar Utfallet, 183 kwh/kvm A-temp i befintlig byggnation, är beräknat för helåret 2015 utifrån inrapporterad förbrukning januari till och med november. Jämfört med 2014 är resultatet 3 % sämre. För 2014 låg utfallet på 177 kwh/kvm som dock var ett varmt år. 2015 ser totalt sett ut att hamna närmare "normalåret". Fastighetskontoret anser sig klara målet med 20 % besparing räknat från 2009 till 2020. Däremot klaras inte målet med 2 % per år, utan att ytterligare investeringar görs. För att nå målvärdet enligt planeringsdirektivet behöver åtgärder utföras som fordrar investeringsmedel. Fastighetskontoret har därför i budgetprocessen för investeringar inför 2015 begärt men inte fått investeringsmedel. Ingen redovisning av A-temp kan göras för nybyggnation, då det under 2015 enbart arbetats med paviljonger samt om- och tillbyggnader. Mätetal Målvärde Utfall Energianvändning avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel, hushållsel/verksamhetsel i kwh/kvm A-temp och år. -2% 3% kwh/kvm A-temp och år i befintlig byggnation. 173,5 183 kwh/kvm A-temp och år i nybyggnation. Aktiviteter Driftoptimering Kommentar Pågår. 4.2 Målområde: Näringsliv och arbetsmarknad 4.2.1 Halmstads kommun ska när det gäller kommunpolitikers och kommunala tjänstemäns attityder till företagande finnas bland de 25 bästa kommunerna på Svenskt Näringslivs ranking (konkretiserat mål). 4.2.1.1 Fastighetskontoret ska utveckla sin samverkan med branschorganisationer inom sitt verksamhetsområde. Verksamhetsberättelse 2015 6 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Senaste kommentar Under 2015 har en träff med Sveriges Byggindustrier genomförts. Mätetal Målvärde Utfall En träff med branschorganisationer per år 1 1 4.2.2 Unga människors möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden ska öka (konkretiserat mål). 4.2.2.1 Fastighetskontoret ska skapa möjligheter för att fler ungdomar ska kunna etablera sig på arbetsmarknaden. Senaste kommentar Totalt har 21 ungdomar erbjudits sommarjobb under sex veckor vardera. Tre i varje område, en i hantverksgruppen och två i tekniska staben. I samverkan med utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden erbjuder vi även praktikplatser för de som går lärlingsutbildningen som fastighetsskötare på Sturegymnasiet. Det är tre platser/år och utbildningen är på tre år, vilket totalt ger nio platser. Detta arbete underlättar för ungas möjlighet att etablera sig på arbetsmarknaden och att komma i kontakt med näringslivet. Det skapar även intresse för de tjänster vi erbjuder och kan underlätta framtida rekrytering inom vår verksamhet. Mätetal Målvärde Utfall Erbjuda minst 20 platser för sex veckors sammanhängande sommarjobb. 20 21 Verksamhetsberättelse 2015 7 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
5 Målredovisning - nämndens/styrelsens verksamhetsmål 5.1 Nämndens/styrelsens mål 5.1.1 Andel nöjda kunder ska öka. Nöjd-kund-index mäts först under 2016. Målet är då att index ska ligga på 56. Under 2016 implementeras en ny organisation på fastighetskontoret som bättre möter de ökade kundkraven samt kraven på kostnadseffektivitet. I samband med organisationens implementering kommer verksamheten att centraliseras till gemensamma lokaler på Nymansgatan. Samlokaliseringen och förändringen av organisationen ska hjälpa oss att nå vårt mål, att motsvara framtida förväntningar på hög och snabb leveranssäkerhet inom kompetensområdet, ett starkt kundfokus samt en hög kostnadseffektivitet. Förvaltningen ska vara transparant, tydlig och möjliggöra en optimal samverkan internt samt med övriga bolag och förvaltningar. Vidare ska verksamheten ha ett utvecklat processinriktat arbetssätt som ökar effektiviteten.vi får också vår största kund, barn- och ungdomsförvaltningen, som närmsta granne i samma lokaler, vilket vi ser som en stor fördel då förutsättningarna för en god kommunikation och bra service ökar. Mätetal Målvärde Utfall Nöjd-kund-index (NKI) ska vid nästa mättillfälle (2015) öka med 3 betygsenheter (jmf 2013). 5.1.2 NMI (nöjd medarbetarindex) ska vid nästa mättillfälle öka. 56 Nöjd medarbetarindex mäts först under 2016. Målet är då att index ska ligga på 78. Under 2016 lokaliseras hela fastighetskontoret i gemensamma lokaler för att bidra till ett bättre kommunikations- och arbetsklimat. Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs inom hela förvaltningen Mätetal Målvärde Utfall Nöjd medarbetarindex (NMI) 0 Verksamhetsberättelse 2015 8 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid December 2014 andel visstid (%) December 2015 andel visstid (%) Totalt 76 76 4 2,5 5 Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt December 2014 andel kvinnor (%) Decemer 2015 andel kvinnor (%) Totalt 10 66 76 14 13 Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt December 2014 andel kvinnor (%) December 2015 andel kvinnor (%) Totalt 0 4 4 0 0 Timavlönad personal 2014 2015 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 4 002 2 5 044 2,5 Fastighetskontorets ökning av timavlönad personal är knappt märkbart jämfört med år 2015. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) 2014 2015 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 100 100 100 100 100 100 Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 55-60 61 62 63 64 65 65 + Totalt 3 9 14 22 14 3 4 3 2 0 2 Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2014 2015 Totalt 49 49,5 Medelåldern ligger kvar på i stort sett samma nivå som 2015. Detta delvis beroende på det anställningsstopp som funnits under året. Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2014 2015 Verksamhetsberättelse 2015 9 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
2014 2015 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 1 5 6 1 6 7 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat på kön är oförändrat sedan 2014. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2014 2015 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 0 1 1 Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2015 2016 2017 2018 2019 Summa Andel Ledningsarbete 0 0 0 0 1 1 16 Handläggar- och administratörsarbete 1 0 1 0 0 2 5 Hantverkare 0 1 1 4 2 8 18 Teknikarbete 1 1 1 0 0 3 16 Totalt 2 2 3 4 3 14 18 18 % av Fastighetskontorets personal kommer att gå i pension inom en 5 årsperiod, under förutsättning att de inte väljer att kvarstå i anställningen längre. Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron Totalt i % 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,44 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 1,57 4. Summa sjukfrånvarotid för män 7,18 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 1,45 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre Antal sjukdagar per tillsvidareanställd 2014 2015 64,03 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 19,05 12,15 13,1 4,6 23,86 21,34 Ökningen gällande sjukfrånvaroför män i snitt från 13,1 till 23,86 beror på att ett antal personer varit långtidssjukskrivna under hela året. Sjukfrånvarointervall - tillsvidareanställd personal Antal dagar 0-1 2-14 15-90 91-180 181-9999 8,87 8,73 Verksamhetsberättelse 2015 10 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Antal dagar 0-1 2-14 15-90 91-180 181-9999 1 742 19 386 153 144 1 058 Totalt 19 386 153 144 1 058 Antal sjukdagar per yrkesgrupp tillsvidareanställd personal Yrkesgrupp 2013 2014 2015 Hantverkare 17,42 15,12 26,3 Teknikarbete 13,73 Den kraftiga ökningen beror på att Fastighetskontoret har haft två långtidssjukskrivningar under hela året. Medarbetarskap och ledarskap Fastighetskontoret eftersträvar att bibehålla ett gott samverkansklimat. Fastighetskontoret har under året genomfört en omfattande organisationsförändring med bla ambitionen att öka samverkansklimatet. Organisationen kommer att träda i kraft 2016-01-01 och kommer bla innefatta en samlokalisering vilket också kommer att ge ett ökat samverkansklimat. Enligt tidigare gjord medarbetarundersökning har man särskilt arbetat med lönesättning och lönesamtal, tydliga mål samt uppföljning av mål, kvalitetsarbete samt arbetsplatsträffar. Detta har även gällt under 2015. Kompetensförsörjning I samband med den organisationsförändring som gjorts under året har man följt det systematiska arbetssättet, genom omvärldsanalys, nuläge, identifierat önskvärd kompetens och behov för att sedan göra kompetensprofiler som ligger till grund för de personalförändringar som gjorts. I samtliga rekryteringar som gjorts efter hävt anställningsstopp har vi identifierat de behov och krav som ställs på den specifika befattningen vilket ger bidrag till medarbetare med rätt kompetens och på rätt plats. Mångfalds- och jämställhetssatsningar Fastighetskontoret arbetar kontinuerligt med mångfalds- och jämställdhetsfrågor. Vi strävar efter att våra arbetsförhållande lämpar sig för både män och kvinnor. Vi underlättar i möjligaste mån för våra anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet samt tar hänsyn till att mötestider förläggs på så sätt att inte dagishämtning etc påverkas. Föräldralediga skall inbjudas till möten och aktiviteter samt få information om förändringar i verksamheten. I all rekrytering tar vi tar vi hänyn till lagen som syftar till att motverka diskriminering och främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Vi arbetar för att få en jämnare könsfördelning vid tjänstetillsättningar under förutsättning att tillräcklig kompetens och lämplighet finns. Mångfalds- och jämställdhetsfrågor skall alltid tas upp som en punkt på APT. Verksamhetsberättelse 2015 11 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Hälsofrämjande och förebyggande insatser Fastighetskontoret har under 2015 använt pengarna för hälsofrämjande medel till att låta medarbetarna utöva friskvård under sammanlagt 1 timme per vecka på arbetstid. Arbetsskador Två arbetsskador har inträffat under året. En klämskada på finger i samband med öppning av skyddsrumsdörr. Skadan orsakade inget läkarbesök eller sjukfrånvaro. Ev dörrstopp skall monteras. Elchock i samband med ett byte av nödbelysning. Inträffade pga en trasig armatur. Detta skedde på Halmstad Arena. Förorsakade ingen sjukfrånvaro. Åtgärdas genom att undvika att hålla på båda sidor samtidigt. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Fastighetskontoret arbetar aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi följer och har god kompetens vad som gäller vid arbetsanpassning/rehabilitering, brandskydd, skyddsronder etc. Hanteringen av kemiska produkter och maskiner följs upp i IChemistry. Systematiskt arbetsmiljöabete ingår som en ordinarie punkt på Samverkan och APT och på så sätt nås medarbetarna av information om nya föreskrifter. Viktiga förändringar anslås även på hemsidan. Utbildning inom arbetsmiljö, första hjälpen och krisstöd/krishantering som viss ledningspersonal saknade har genomförts 2015. Sammanfattande analys Antalet tillsvidareanställda har minskat något medan visstidsanställningar har ökat. Hänger ihop med det anställningsstopp som funnits i samband med förändring av organisationen. Timavlönad personal har minskat något. Medelåldern ligger kvar på i stort sett samma som föregående år, 49,5 år, och inom en femårsperiod kommer 18 % av kontorets anställda gå i pension. Med tanke på att det är en generationsväxling så är det viktigt att i tid se över det ev kompetensgap som kommer att uppstå. Fastighetskontoret månar om att profilera sig som en attraktiv arbetsgivare, bla genom att erbjuda trainee-, lärlings- och praktikplatser. Sjukfrånvaron i snitt har under året ökat från 13,10 till 21,31. Fastighetskontoret är en liten förvaltning med relativt få medarbetare vilket gör att enstaka personers sjukdom får stor påverkan vilket det gör i detta fallet. Eftersom en stor del av Fastighetskontorets medarbetare har ett periodvis fysiskt krävande arbete arbetar vi förebyggande genom att stimulera medarbetarna till fyskisk aktivitet med hjälp av olika friskvårdsinsatser och genom riktade insatser från företagshälsovården. Verksamhetsberättelse 2015 12 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
7 Nyckeltal Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Totalkostnad per kvm, verksamhetsfastigheter 867 884 888 906 Energianvändning kwh, verksamhetsfastigheter 92 161 423 92 161 423 92 161 423 89 949 084 95 086 285 94 344 649 Akut underhåll, procent 41% 41% 41% 44% 34% 34% Planerat underhåll, procent 59% 59% 59% 56% 66% 66% Produktionskostnad per kvm, förskolor Inga extraordinära kostnader för markarbeten ingår. Tidsåtgång projektering, förskolor Den totala tidsåtgången för byggnation av förskola innefattar ansökan om bygglov inklusive bulleroch partikelmätning (3,5 mån), upphandling (3 mån), projektering (6 mån) samt byggnation (12 mån). Referens: Kärlekens förskola, platsbyggd, fyra avdelningar. 25 500 25 500 25 500 24 500 24 500 24 500 6 6 6 6 6 6 Verksamhetsberättelse 2015 13 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Tidsåtgång byggnation, förskolor Den totala tidsåtgången för byggnation av förskola innefattar ansökan om bygglov inklusive bulleroch partikelmätning (3,5 mån), upphandling (3 mån), projektering (6 mån) samt byggnation (12 mån). Referens: Kärlekens förskola, platsbyggd, fyra avdelningar. BRA, förvaltningsoch utvecklingsfastigheter (kvm) 24,5 24,5 24,5 546 249 546 249 546 249 559 873 553 037 551 487 Underhållskostnad förvaltningsfastigheter (kr/kvm) 98 98 98 120 109 108 kwh/kvm A-temp/år i befintlig byggnad 183 183 183 177 186 187 kwh/kvm A- temp/år i nybyggnation 95 0 0 Nettokostnad bostadsanpassning per invånare (kr/inv) 105 105 105 128 122 130 Verksamhetsberättelse 2015 14 Fastighetsnämnden Halmstads kommun
Nyckeltal Utfall T3 Utfall T2 Utfall T1 Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Produktionskostnad gruppbostad (kr/kvm) Inga extraordinära kostnader för markarbeten ingår. Ref: Sofiebergs äldreboende 25 000 25 000 25 000 20 500 20 500 20 500 Sammanställning av bostadsanpassning 2015: Året slutade med en förbrukning på 10 196 879 kr. Tyvärr inkom inte så många fakturor som vi hade hoppats på i slutet av december varför vår prognos på 11 milj. ej uppnåddes. - 671 nyregistrerade ärenden under året dvs en minskning med 54 st. Vi har tagit beslut i 760 ärenden. - 663 bifall/delvis bifall, 51 avslag och 46 avskrivna/återkallade. - Snittkostnad per ärende 17 725 kr vilket innebär en minskning med 1 199 kr/ärende (minskningen är nästan den dubbla mot 2014). - Antal mindre kostsamma ärenden har ökat även i år såsom tröskelborttagningar, uppsättning av stödhandtag och reparationer avseende hissar och dörrautomatiker. - Största posterna sett till kostnader är hissar, ramper, duschplatser och dörrautomatiker. - 5 ärenden ligger i dagsläget hos högre instans (förvaltningsrätten alt. kammarrätten). Under hösten 2015 fick vi en utökning med 1,0 åa handläggare. Tillskottet kommer att innebära möjlighet till fler uppföljningar, kortare handläggningstider dvs kunna klara vårt serviceåtagande, tid för vidareutvecklingsfrågor och kvalitetssäkring. Verksamhetsberättelse 2015 15 Fastighetsnämnden Halmstads kommun