Chefens kommunikativa uppdrag Dag 2

Chefens kommunikativa uppdrag Dag 2 Stadsdelsförvaltningen Centrum Eva Willstrand Tina Fors

Dag 1 Dag 2 Dag 3 Effektiv kommunikation Kommunikativt ledarskap Kommunikativa förmågor Kommunikationsplanering Kommunikationsplanering forts Formulera budskap Retorik och presentationsteknik Dialog för ägarskap och handling Hemuppgift: Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga. Hemuppgift till nästa gång: Pröva att formulera och presentera ett budskap. Effektiva möten Gästföreläsare

Åtta steg för att planera kommunikationen

Hemläxa till idag Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga Reflektera i par (ca 10 min) Gemensam reflektion.

Budskap som når fram

Vad menas egentligen? Ökad kvalitet, förbättrad service, tillgänglighet, kontinuitet, helhet, trygghet effektivt resursutnyttjande, arbetsgivarvarumärke, lärande organisation osv, osv, osv...

Den röda tråden i budskapet Centralt Avdelning Enhet Grupp- och individ

Översatta budskap ger större effekt Medarbetare Ledningen Avdelning Enhet Medarbetare Översättning/ dialog Översättning/ dialog Översättning/ dialog

Den röda tråden vid översättning Riktlinjer Centrala budskap i generella termer Anpassat budskap på avdelningsnivå Anpassat budskap på enhetsnivå Anpassat budskap på grupp- och individnivå 50% Central nivå 50% Avdelning 20% Centralt 50% Avdelning 30% Enhet 20% Centralt 30% Avdelning 50% Enhet 10% Centralt 10% Avdelning 20% Enhet 60% Grupp och individ

Hur fungerar vårt minne? Vi minns max 3-7 budskap I början i slutet Det som upprepas Det som sticker ut Vi tänker i bilder VISUALISERA Påverka ALLA sinnen Hjärnan missuppfattar inte-budskap

Budskapsmodell Delbudskap Delbudskap Orsak/varför? VAD Huvudbudskap Konsekvenser: Hur påverkar det? Argument: T.ex. Detta har lyckats tidigare.

Vilket är huvudbudskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvudbudskapet? Svar på frågor som kommer att ställas. Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vilka är de konkreta konsekvenserna? VAD Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad kan komplettera, fördjupa eller nyansera? Vilka exempel kan förstärka huvudbudskapet? Vad innebär det för mig? Vad innebär budskapet för gruppen och specifika målgrupper?

Sid 48 i boken Exempel på budskapets byggstenar

Övning: Formulera ett budskap Arbeta runt borden med att formulera ett budskap utifrån casen Välj en av de mycket viktiga målgrupperna utifrån piltavlan. Vilken effekt vill du uppnå med budskapet? Formulera ett budskap med stöd av budskapsmodellen. Reflektera kring arbetet med att formulera budskap. Förbered en presentation av budskapet

Grupp 3 ÄO-HS, case 1 Tvingande att cykla i hemtjänsten (mål att få ekonomi i balans) För att spara tid och pengar inom hemtjänsten inför arbetsgivaren ett förändrat arbetssätt med cykelscheman. Tidigare har personalen promenerat alternativt använt bil men problem med att få parkering medför att det ibland tar längre tid än att gå. Personalen och facket är i delar inte positivt inställda till det tvingande cykelschemat.

Grupp 3 ÄO-HS, case 2 Stadsdelen inför optimerad bemanning vilket betyder att medarbetaren behöver arbeta på fler arbetsplatser än sin egen (mål heltider) För att bättre planera och utnyttja den arbetade tiden införs optimerad bemanning. Det betyder att en anställd emellanåt kan täcka upp för andra på andra arbetsplatser. Det saknas rutiner för hur man tar emot en medarbetare från annan arbetsplats och många medarbetare känner en oro för att inte känna sig välkommen och komma tillrätta i nya miljöer. Personalen ifrågasätter också nyttan med det nya systemet och på vilket sätt det ska gagna våra brukare att det kommer ny personal. Tidigare har personalen kunnat lägga sina scheman som de vill men nu blir planeringen styrd utifrån verksamhetens behov. Införandet av optimerad bemanning ska bidra till att det blir större andel heltidsanställda och färre antal timvikarier.

Budskapsmodell

Steg 5: Gör en handlingsplan Gå tillbaka till de viktiga målgrupperna i piltavlan. Hur ska ni nå målgrupperna med budskapet? Välj kanal och aktivitet utifrån den önskade effekten (veta, känna, göra). Fyll i handlingsplanen.

Ambitionstrappan som stöd för att skapa effekt Olika kanaler har olika förutsättningar Ingen Effekt: effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse och kunskap Effekt: Engagemang, ägarskap, handling Ingen information Tryckt info, intranät, e-post Muntlig information Muntlig information med möjlighet att ställa frågor Dialog: hur och varför? Dialog: hur, varför och sätta mål (Gissa) Veta (Kunskap) Känna (Attityd) Göra (Beteende)

Exempel på handlings-/kommunikationsplan (steg 5) Tidpunkt Aktivitet Kanal Målgrupp Syfte/mål Ansvariga Status 14 jan Kl.13 14 jan (Pågår till slutet av feb) 24 jan Stormöte Möte Alla medarbetare Uppdrag till chefer att hålla dialoger i sina arbetsgrupper, t.ex. på APT Mail (bilder och manus som bilaga Alla chefer Ge grundläggande kunskap om förändring Mötena ska ge medarbetarna tillfälle att prata om förändringen och ställa frågor Länspolismästare, informationschefen Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls i resp. organisation. Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls. Lokal bokad. Bilder och manus klart Bilder och manus klart. Mejl ska skrivas och skickas. 25 feb 28 feb 1 mars

Steg 6: Utforma ditt presentationsmaterial Förbered din presentation Förstärk budskapet Bilder, modeller, illustrationer som tydliggör och skapar sammanhang och hjälper hjärnan att minnas Metaforer, anekdoter, nyckelord Kroppsspråket, rösten, rummet

Budskap som är kopplade till en känsla - hela du kommunicerar Vad du säger Hur du säger det 7 % 38 % Kroppen och ansiktet 55 % Budskap som är kopplade till en känsla behöver vara förankrade i både din knopp och kropp! Källa: Professor Albert Mehrabian

Tala till hjärnan Logiskt Faktabaserat Analytiskt Bearbetat Genomtänkt hjärtat Känslomässigt Spontant Inspirerande Temperamentsfullt Intuitivt

Steg 7: Genomföra aktiviteter Att tänka på: Följer ni aktiviteterna i planen? Hur det har gått? Effekter? Reaktioner? Finns det aktiviteter som behöver justeras? Behövs nya/andra aktiviteter? Var uthållig säkerställ att kommunikationen hålls vid liv och att frågan finns kvar på agendan över tid.

Kampanj- kontra processtänkande Mängd information Kampanjtänkande klar början och slut Kommunikation som en process budskapet upprepas över tid Tid

Alla reagerar men inte samtidigt! REAKTION Ledningsgrupp Mellanchefer Övriga medarbetare TID

Kommunikation i olika faser REAKTION Enkla och tydliga budskap Varför, vad Muntlig och skriftlig Utrymme för reaktioner och kritik Argument för och emot Upprepa varför och vad När och hur Skapa dialog Lägesrapport Uppmuntra framsteg Tid till lärande Visa empati Håll dialogen levande Återkoppling Bekräftelse Goda exempel Tydligt avslut Lärdomar TID Chockfas/ förnekelsefas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

Steg 8: Utvärdera och följ upp Viktiga frågor Uppnåddes kommunikationsmålet med insatsen? Gav den önskad effekt? Vad gick bra, mindre bra? Vad finns att lära till nästa gång? Finns något att följa upp ytterligare? Ger utvärderingen anledning till nya initiativ?

Steg 8: Utvärdera och följ upp Olika sätt att utvärdera en kommunikationsinsats: Samtal med grupper Intervjuer med enskilda ur målgruppen Fokusgrupper med ett urval ur målgruppen Workshops med alla eller med ett urval ur målgruppen Enkätundersökning med alla eller med ett urval ur målgruppen

Dialogen ett verktyg för ägarskap och handling

Varför är dialog så viktig? Dialog är konsten att tänka tillsammans flera tänker bättre än en! Det är lättare att ta ansvar för något som jag/vi har samtalat om i en dialog. Dialogen är ett sätt att skapa mening. 1+1=3 Dialogen inspirerar till nya perspektiv. Dialogen underlättar delaktighet och samsyn.

Dialog nyckeln till mening och engagemang Kännetecken Fokus Resultat Dialog Lyssna Fråga Reflektera Undersök okända möjligheter Ny förståelse och insikt 1+1=3 VAL Diskussion Resonera Respektera olikheter Sammanfatta motsatser Nå kompromiss 1-1 Debatt Argumentera för och emot Försvara särintressen Någon/ något vinner 1-0

Användningsområden för dialogen Klargöra värderingar, ramar och spelregler Formulera och bryta ner mål Utveckla/utvärdera ny affärsplan, verksamhetsplan Skapa mening i ett förändringsarbete Kreativitet och idéutveckling Utforska nya perspektiv

Vad har vi dialog om? Hur ska ett beslut genomföras på min avdelning Hur ska vi bidra till att målen nås? Hur påverkar den nya strategin oss på vår enhet? Hur förhåller vi oss till omvärldsförändringar? Hur säkerställer vi att värderingarna efterlevs i vårt dagliga samarbete? Hur lever vi varumärket i mötet med brukare/medborgare?

Spelregler för dialogen Lyssna och ställ frågor, gå inte i förväg Stöd samtalet, inte enskilda åsikter Opponera vänligt och respektfullt Använd en neutral samtalston Var icke-värderande, respektera andras tankar

Exempel på metoder för att skapa dialog Bikupa Laget runt Trestegsmetoden Rollkort Talpinne Brainstorm Dialogcafé

Dialogövning enligt trestegsmetoden Medarbetar- och arbetsmiljöpolicyn i Göteborgs Stad har nyligen beslutats och ska nu kommuniceras ut och efterlevas i vår organisation. Utse en samtalsledare som följer processen nedan: 1. Individuellt: (5 min) Reflektera över vad detta innebär för dig och din enhet utifrån: Vilka olika typer av kommunikationsinsatser som behövs på din enhet för att öka kunskapen om policyn och leda till att alla medarbetare agerar efter den? 2. Gruppen: (15 min) Beskriv era förslag på på kommunikationsinsatser för varandra och ställ klargörande och öppna frågor. 3. Gruppen: (10 min) Välj max 5 kommunikationsinsatser som bidrar till en bra förankring av vår nya medarbetar- och arbetsmiljöpolicy. 4. Var beredda att presentera svar på frågor under Summering (se nästa sida) i storgrupp.

Summering Summera det som sagts och vad ni har kommit överens om. Reflektera över hur ni lyckades med dialogen och om processen fungerade. Hur kändes det att vara samtalsledare? Hur fungerade rollerna? Fick alla komma till tals? Följde ni spelreglerna? Nådde ni syftet?

Dags att knyta ihop säcken

Sammanfattning av dagen Budskap som når fram Handlingsplanen Presentera ditt budskap Genomföra aktiviteterna kampanj och process, kommunikation i olika faser Utvärdera och följ upp Dialogen

Uppgift till nästa gång: Formulera och kommunicera i en aktuell fråga 1. Välj en aktuell fråga som du behöver kommunicera med dina medarbetare om 2. Fundera på hur dina medarbetare fungerar 3. Vad vill du ska hända när du har kommunicerat (veta, känna, göra) 4. Formulera ditt budskap och pröva att kommunicera det med hjälp av budskapsmodellen - Reflektera över hur det fungerade och ta med till nästa utbildningstillfälle

Min handlingsplan 1. Några aha-upplevelser? 2. Några idéer om hur du kan stärka dig som ledare med hjälp av strategisk kommunikation? Tips! Skriv ner några punkter i din handlingsplan. Minst tre saker du ska: börja göra, sluta göra, förändra och/eller göra mer av.

Tack för idag!