Välkomna till årsstämma för Norrvalla Samfällighetsförening 2012 Tisdagen den 26 mars 2013 kl. 19.00 i Parkhemsskolan Årsmöteshandlingar Norrvalla samfällighetsförening
Kallelse Styrelsen för Norrvalla samfällighetsförening kallar härmed föreningens medlemmar till ordinarie årsstämma i enlighet med föreningens stadgar. Tid: Klockan 19.00, tisdagen den 26 mars 2012 Plats: Parkhemsskolan, matsalen Förslag till dagordning 1. Val av ordförande till stämman 2. Dagordningens godkännande 3. Kallelse till stämman i tid 4. Val av sekreterare till stämman 5. Val av justeringsmän och tillika rösträknare 7. Styrelsens förvaltningsberättelse för 2012 Sida 3-4 8. Ekonomisk rapportering med resultat- och balansräkning för 2012 Sida 5-8 9. Revisorernas berättelse Sida 8 10. Fastställande av reslutat- och balansräkning 11. Beslut av vinstdisposition Sida 8 12. Ansvarsfrihet för styrelsen 13. Propositioner (från styrelsen) Sida 8 14. Motioner (från medlemmar) Sida 8 15. Datum för städdagar vår och höst Sida 9 16. Förvaltningsförslag och åtgärder 2013 Sida 9 17. Val av miljöombud 18. Val av valberedning 19. Budgetförslag inklusive förslag till fondavsättningar Sida 10-11 20. Ersättning till styrelse och revisorer Sida 10 21. Val av ordförande (1 år) 22. Val av ledamöter (2 år) 23. Övriga frågor 24. Stämmoprotokollets offentliggörande Bilaga 1 Upprustning av garagen, ekonomisk sammanställning 2
Styrelsens förvaltningsberättelse för 2012 Styrelsen för Norrvalla samfällighetsförening lämnar här förvaltningsberättelsen över föreningens verksamhet under 2012. Funktionärer i föreningen Styrelsen Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Ordförande Tarik Taylan Sörgårdsvägen 109 Sekreterare Helena Andersson Sörgårdsvägen 1 Kassör Martin Höglund Sörgårdsvägen 21 Ledamot Magnus Lönnberg Sörgårdsvägen 5 Ledamot David Mannberg Sörgårdsvägen 71 Ledamot Thomas Viberg Sörgårdsvägen 103 Suppleant Jonathan Stillberger Sörgårdsvägen 15 Suppleant Roger Pettersson Norrvallavägen 29 Revision För granskning av styrelsens förvaltning har följande revisorer varit utsedda: Revisor Barbro Thorsell Sörgårdsvägen 97 Revisor Torsten Holm Sörgårdsvägen 65 Revisorsuppleant Wiggo Wetterberg Sörgårdsvägen 45 Revisorsuppleant Mikael Magnusson Sörgårdsvägen 59 Valberedning Valberedningen består av fyra personer från miljöombuden (ett från varje torg). Sammankallande för valberedningen har varit torg 3. Torg 1 Sörgårdsvägen 117 Torg 2 Sörgårdsvägen 111 Torg 3 Sörgårdsvägen 77 (sammankallande) Torg 4 Norrvallavägen 29 Miljöombud Miljöombud har varit fastighetsägare till fastigheterna: Torg 1 Sörgårdsvägen 1 Sörgårdsvägen 117 Torg 2 Sörgårdsvägen 109 Sörgårdsvägen 111 Torg 3 Sörgårdsvägen 77 Sörgårdsvägen 79 Torg 4 Norrvallavägen 29 Norrvallavägen 31 3
Förvaltningsberättelse 1. Under 2012 har garagen besiktigtats, taken reparerats samt hängrännor justerats och kompletterats. Alternativ till nya garageportar undersöktes och redovisades på en separat stämma i oktober. Vid stämman beslutades att låta Garagaportexperten byta samtliga portar, med målsättningen att detta skulle göras innan årsskiftet. Bytet försenades dock till januari 2013. 2. Som underlag för eventuell anslutning av fastigheter till fibernät (Botkyrka stadsnät/telia) har en undersökning av dagens behov gjorts. Diskussioner om alternativ förs nu med dessa. Ytterligare ett alternativ är ett utökat avtal med ComHem. Resultatet kommer att redovisas för medlemmarna under våren 2013 vid ett separat möte. 3. Spolning av dagvattenbrunn vid Sörgårdsvägens parkering har gjorts och eftersom problemet är återkommande gjordes även en filmning. Orsaken visade sig vara ett inkommande avloppsrör som saknar anslutning och därmed fyller på det ordinarie röret med jord mm. Bör åtgärdas inom två eller tre år. 4. Farthinder har målats, liksom två nya parkeringsrutor på Sörgårdsvägens parkering. 5. Skriftlig information och råd till miljöombud om vad som skulle åtgärdas inom samfällighetsföreningen har gjorts i god tid före städdagar. Föreningen har haft vår och höststädning den 5 maj samt 20 oktober. Gemensam grillning har arrangerats i samband med städdagarna. 6. Containrar har beställts vid 2 st tillfällen i samband med städdagar. Vid båda tillfällena fanns en extra container för grovsopor förutom de två för trädgårdsavfall. 7. Snöröjare har för vintern 2012-2013 kontrakterats; HSB Södertörn. 8. Hemsidan har börjat användas för attt löpande informera om vad som händer i föreningen, information om Grannsamverkan mm. 9. Styrelsen har haft 11 st formella möten under mandattiden och protokoll har satts upp på föreningens anslagstavlor, samt publicerats på föreningens hemsida. 10. Bland löpande åtgärder finns bland annat: - Allmän städning kring varje torgmiljö - Allmän sopning har utförts på alla asfaltsytor - Klippning och uppsnyggning av grönytor och träd 4
Ekonomisk rapportering avseende verksamhetsåret 2012 Resultaträkningar och balansräkningar för året samt jämförelse med budget återfinns på följande sidor. Nedan kommenteras de olika delarna i redovisningen. För exakta belopp, se budgetjämförelsen på följande sida. Var kommer pengarna ifrån? (Resultaträkning) Delägaravgifter Avgiften är lika för alla fastigheter och höjdes från 1500 kr till 1800 kr från andra kvartalet. Vid årsskiftet, och därmed bokslutet, saknades två avgifter för 4:e kvartalet. (Dessa har sedan betalts.) Ränteintäkter Ränteintäkterna svänger år från år och i år blev de lite högre än budgeterat. Vad har pengarna använts till? (Resultaträkning) Elkostnader Eftersom föreningens elförbrukning är belysning under den mörka delen av dygnet ligger den stabilt mellan åren. Elpriset varierar dock och var under 2012 ovanligt låga. Administrativa kostnader & företagsförsäkring Föreningen har en företagsförsäkring för bland annat gemensamma byggnader, ansvarsförsäkring mm. De övriga administrativa kostnaderna avser löpande småutgifter som bank- och portokostnader, serviceavtal bokföringsprogram, kopiering, hemsideskostnader, mindre handverktyg, blommor till nyinflyttade etc. Miljö Miljökostnaderna omfattar huvudsakligen kostnader i samband med vår- och höststädningen (containrar ca 25.000 kr, grillning ca 8.500 kr). Resten är t.ex. blommor till torgen, service av gräsklippare mm. Snö och sand Kostnaderna för snöröjningen är alltid svårt att budgetera och varierar stort. Tittar vi tillbaka historiskt så har det oftast varierat mellan ca 40 000 och 90 000, men de på senare år har de snörika vintrarna medfört betydligt högre kostnader. Denna vinter kom tidigt och ett snörikt november/december slog dessutom hårt mot årets budget. TV Anläggning Kostnaderna består av dels kostnader för programutbud via Com Hem och servicekostnader. Yttre anläggningar Under årets vårstädning gjordes en hel del målnings- och reparationsarbete på torgen. Andra kostnader på detta konto är asfaltsfärg, renovering av eldragningar i UC mm. I enlighet med föregående årsmöte har 130 000 kr avsatts till Underhålls- och förnyelsefonden. Garageupprusting En mindre del av kostnaderna för garageupprustningen tillhör 2012 och finns med i bokslutet. Dessa avser kostnader för framtagning av offertunderlag, besiktning samt reparation av tak och hängrännor. Kostnaden har tagits från underhålls- och förnyelsefonden. Se bilaga 1 för redovisning av garagekostnader 2012/2013. Avloppsanläggning Kostnaderna för spolning och filmning av dagvattenbrunn. Arvoden och sociala avgifter Kostnaderna för arvoden har under året varit högre än normalt då styrelsen tillfälligt utökades med en person i samband med garagerenoveringen. 5
Det ekonomiska läget 2012-12-31 (Balansräkning, Fonderingar) Samfällighetens tillgångar uppgick den 31 december 2012 till totalt 1 492 915 kr, varav 39 155 kronor var inkomna leverantörsfakturor som avser 2013 (serviceavtal) mm. Resterande tillgångar finns på konton hos Nordea. Av samfällighetens tillgångar var 1 120 691 kr avsatt i en underhålls- och förnyelsefond, se specifikation nedan. Föreningen hade 83 808 kr i obetalda, ännu icke förfallna, leverantörsfakturor. Övriga kortfristiga skulder om 14 385 kr avser ej utbetalt arvode till revisorerna samt föreningsavgifter som medlemmar betalt och som avser 2013. Årets förlust blev 67 979 kronor och det egna kapitalet, alltså det som är kvar om alla skulder betalas och alla fonderingar används, var vid årsskiftet 274 031 kr. BUDGETJÄMFÖRELSE 2012 Utfall Budget Skillnad INTÄKTER Delägaravgifter 555 300 558 900-3 600 INTÄKTER TOTALT 555 300 558 900-3 600 KOSTNADER El 42 050 52 000 9 950 Administrativa kostnader 9 796 10 000 204 Miljö 42 300 45 000 2 700 Snö och sand 166 888 80 000-86 888 TV-anläggning 113 216 113 000-216 Yttre anläggningar 15 226 25 000 9 774 Upplösning underhålls- och förnyelsefond -66 494 0 66 494 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 130 000 130 000 0 Garageupprustning 66 494 0-66 494 Avloppsanläggning 21 553 12 000-9 553 Företagsförsäkring 8 983 9 000 17 Arvoden 78 000 78 000 0 Sociala avgifter 24 082 25 000 918 KOSTNADER TOTALT 652 094 579 000-73 094 RÖRELSERESULTAT -96 794-20 100-76 694 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 28 815 20 000 8 815 Räntekostnader 0 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 28 815 20 000 8 815 ÅRETS RESULTAT -67 979-100 -67 879 6
Balans- och Resultaträkning 2012 RESULTATRÄKNING 2012 2011 INTÄKTER Delägaravgifter 555 300 486 000 INTÄKTER TOTALT 555 300 486 000 KOSTNADER El 42 050 48 574 Administrativa kostnader 9 796 6 102 Miljö 42 300 35 612 Snö och sand 166 888 70 722 TV-anläggning 113 216 111 118 Yttre anläggningar 15 226 13 363 Upplösning underhålls- och förnyelsefond -66 494 0 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 130 000 105 000 Garageupprusting 66 494 Avloppsanläggning 21 553 0 Företagsförsäkring 8 983 8 721 Arvoden 78 000 56 000 Sociala avgifter 24 082 17 595 KOSTNADER TOTALT 652 094 472 807 RÖRELSERESULTAT -96 794 13 193 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 28 815 30 509 Räntekostnader 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 28 815 30 509 EXTRAORDINÄRA INTÄKTER OCH KOSTNADER Återföring av reservation för snökostnad 2009/2010 25609 ÅRETS RESULTAT -67 979 69 311 BALANSRÄKNING 2012-12-31 2011-12-31 TILLGÅNGAR Diverse fordringar 39 155 28 204 Nordea 1 453 760 1 396 073 SUMMA TILLGÅNGAR 1 492 915 1 424 277 EGET KAPITAL, FONDER OCH SKULDER Eget kapital Balanserat resultat 342 010 272 699 Årets resultat -67 979 69 311 Summa eget kapital 274 031 342 010 Fonder Förnyelsefond 1 120 691 1 057 185 Skulder HSB, Snöröjning 2009/2010 0 0 Leverantörsskulder 83 808 19 288 Övriga kortfristiga skulder 14 385 5 794 SUMMA EGET KAPITAL, FONDER OCH SKULDER 1 492 915 1 424 277 7
Specifikation av Underhåll- och förnyelsefond per 2012-12-31 (inklusive budgeterad avsättning för 2012 och föreslagen upplösning av medel för garagekostnader) Årlig fondering Antal år avsatt Totala avsättningar Använt tidigare år Saldo Underhåll av parkeringsytor 20 000 17 340 000-183 421 156 579 Asfaltering av gångvägar 10 000 10 100 000 0 100 000 Utbyte av garage- och parkarmatur 7 500 15 112 500-40 755 71 745 Förnyelse av garagebyggnader 75 000 10 903 768-111 401 792 367 1 120 691 Förslag till disposition Styrelsen förslår att årets förlust tas från det fria egna kapitalet som därmed minskar från 342 010 kr till 274 031 kr. Revisionsberättelse Ej klar vid tryckning, redovisas på årsstämman. Propositioner Proposition 1 angående målning av garagen Under 2013 vill styrelsen avsluta upprustningen av garagen. Efter att portarna bytts ut under vintern återstår bland annat kompletteringar av en del takreglar som blivit fuktskadade samt målning av fasaderna. Fasaderna består till stor del av plåt, men baksidor och gavlar är träpanel som det är dags att måla. Målning är ett arbete som är kostsamt att anlita professionell hjälp till och som vi, om vi hjälps åt, ganska enkelt kan utföra själva. Stylesens förslag innebär att vi gemensamt hjälps åt med detta. Om alla hjälper till efter sin förmåga är det inte så svårt. Vi köper in färg etc gemensamt, men fastigheterna i respektive länga ansvarar gemensamt för att deras garage målas under våren/försommaren. Rent praktiskt försöker vi ordna en gemensam målardag någon helg under våren, om vädret tillåter i samband med städdagen. Styrelsen förslår Att fastigheterna i respektive garagelänga gemensamt ansvarar för att garagens träfasader målas om innan 2013-06-30. Att styrelsen tillhandahåller färg och redskap. Att styrelsen ordnar ett gemensamt målningstillfälle under våren/försommaren för att underlätta arbetet. Proposition 2 angående styrelsens sammansättning Under 2012 har styrelsen utökades styrelsen med en ledamot i samband garageupprustningen. Nu har det mesta av det arbetet avslutats och vårt förslag är att vi återgår till fem ledamöter, inklusive ordförande. Stadgarna kräver minst 5 och högst 7. Styrelsen föreslår att antalet ledamöter i styrelsen återgår till fem, inklusive ordförande Motioner Inga motioner har inkommit till stämman. 8
Förvaltningsförslag för 2013 Löpande förvaltningsuppgifter 1. Ha 2 st fasta städdagar i likhet med föregående år. Datum kommer att fastställas på årsstämman, styrelsens förslag är 4(-5) maj och 5 oktober 2012. 2. Fortsättningsvis erbjuda sopcontainrar i samband med städdagarna under året. 3. Föreningens motorgräsklippare lämnas in för regelbunden service och översyn. 4. Fortsätta att erbjuda en gemensam hemsida där allmän information om samfälligheten finns, telefonnummer till olika kontaktpersoner och företag, kopior av protokoll mm. 5. Fortsätta att vid behov förbättra gångvägar och parkeringsytor med ny asfalt. 6. Verka för att respektive torg med miljöombuden som ansvariga, föreslår förbättring och upprustning av lekytor. 7. Att se till att avställda och stulna bilar inte blir långvariga på våra P-platser. 8. Övertyga medlemmar att parkera sina bilar i garagen och därmed frigöra fler lediga P-platser. 9. Uppmärksamma medlemmar på att vi har gemensamma trafikregler som måste följas, samt att inte använda motor- eller kupévärmare i garagen, då elsystemet inte är anpassat för en högre förbrukning. (För allas trivsel se Informationsfoldern alt. hemsidan) 10. Vid behov, slamsugning av dagvattenavloppen. 11. Göra en översyn av samtliga farthinder, samt vid behov måla dessa. Utöver de löpande uppgifterna föreslår styrelsen följande åtgärder under 2013 1. Ta fram alternativa lösningar för att eventuellt ansluta föreningens fastigheter till Botkyrka Stadsnät, Telia eller annan leverantör av fibernätsuppkoppling. Resultatet skall redovisas för medlemmarna under våren. 2. Avsluta kvarvarande delar av upprustningen av garagen; - Översyn och komplettering av takreglar där det behövs. - Arrangera gemensam målning av garagens fasader (i enlighet med proposition). Förslag till miljöombud och valberedning under 2013 Förslag till miljöombud Förslag till valberedning Torg 1 Sörgårdsvägen 3 Sörgårdsvägen 7 Sörgårdsvägen 7 Torg 2 Sörgårdsvägen 25 Sörgårdsvägen 27 Sörgårdsvägen 27 Torg 3 Sörgårdsvägen 81 Sörgårdsvägen 83 Sörgårdsvägen 83 Torg 4 Norrvallavägen 33 Norrvallavägen 35 Norrvallavägen 35 (sammankallande) 9
BUDGETFÖRSLAG 2013 Styrelsens förslag till budget för 2013 innebär att nuvarande kvartalsavgift på 1.800 ligger fast. Under året tas också en extra avgift (investeringsbidrag) ut av samtliga medlemmar som delfinansiering av de nya garageportarna. (Se även bilaga 1 för totala garagekostnader 2012/2013.) BUDGETFÖRSLAG 2013 Budget Utfall Budget 2013 2012 2012 INTÄKTER Delägaravgifter 583 200 555 300 558 900 Extra investeringsbidrag till garagen 121 500 INTÄKTER TOTALT 704 700 555 300 558 900 KOSTNADER El 50 000 42 050 52 000 Administrativa kostnader 10 000 9 796 10 000 Miljö 45 000 42 300 45 000 Snö och sand 150 000 166 888 80 000 TV-anläggning 97 000 113 216 113 000 Yttre anläggningar 25 000 15 226 25 000 Upplösning underhålls- och förnyelsefond -792 367-66 494 0 Nyavsättning underhålls- och förnyelsefond 100 000 130 000 130 000 Garageupprustning 932 000 66 494 0 Avloppsanläggning 21 553 12 000 Företagsförsäkring 9 000 8 983 9 000 Arvoden 68 000 78 000 78 000 Sociala avgifter 21 000 24 082 25 000 KOSTNADER TOTALT 714 633 652 094 579 000 RÖRELSERESULTAT -9 933-96 794-20 100 FINANSIELLA POSTER Ränteintäkter 10 000 28 815 20 000 Räntekostnader 0 0 0 SUMMA FINANSIELLA POSTER 10 000 28 815 20 000 ÅRETS RESULTAT 67-67 979-100 Kvartalsavgiften för 2013 Kvartalsavgiften föreslås till nuvarande 1.800 kronor per kvartal. Arvoden till förtroendevalda Arvodena för 2013 föreslås till desamma som föregående år och är beräknad på 5 ledamöter enligt proposition. Ordförande 16 000 Kassör 16 000 Ledamöter, 3 st 30 000 Revisorer, 2 st 6 000 68 000 10
Avsättning till Underhålls- och förnyelsefond Anläggningssamfälligheten består i att alla äger gemensam del i: torg, vägar och grönytor, allmän belysning (bl.a. på förråd, garage och vägar) garagebyggnader och kabel-tv anläggning Genomförda underhållsarbeten tidigare år Panel på garagen har bytts och målats Delar av samfällighetens asfaltsytor fick ny beläggning i samband med fjärrvärmearbetet hösten 2000. Fyra nya P-platser anlades 2005. Stora delar av asfaltsytorna framför garagen på Sörgårdsvägen fick nytt ytskikt 2006 för att förbättra avrinningen från garagen. Elarmaturerna på garagen har bytts ut löpande och 2007 byttes resterande. De flesta garage har fått nya låscylindrar och nycklar 2007. Upprustning av samtliga torg. Åtgärder som finansieras från fonden 2012 Reparation av garagens tak och hängrännor. Föreslagen avsättning 2013 Asfaltsytor När dessa behöver åtgärdas är det kostsamt. Avsättning som tidigare år. Gararge- och parkarmaturer Avloppskulvertar Garagebyggnader Vi kommer att få kostnader för dessa i samband med att nuvarande lampor (med kvicksilver) fasas ut. Troligen kommer även armaturerna att behöva bytas ut. Dessa börjar bli gamla och vi kommer på sikt att få kostnader för dem, eventuellt kostsamma akuta åtgärder. Samtliga avsatta medel t.o.m. 2012 används till byte av garageport samt övriga planerade åtgärder under 2013. Ny avsättning, betydligt mindre än tidigare, för framtida underhållsåtgärder. Aktivitet Saldo Budget 2013 Saldo 2012-12-31 Upplösning Avsättning 2013-12-31 Asfaltsytor, parkeringar 156 579 0 20 000 176 579 Asfaltsytor, gångvägar 100 000 0 10 000 110 000 Garage- och parkarmatur 71 745 0 20 000 91 745 Avloppskulvertar 0 0 30 000 30 000 Garagebyggnader 792 367-792 367 20 000 20 000 Budgeterad nyavsättning 100 000 428 324 Övriga frågor 12
Avslutning Styrelsen vill tacka alla medlemmar för det gångna året samt hälsa nya medlemmar hjärtligt välkomna till föreningen. Tullinge, mars 2013 Tarik Taylan Martin Höglund Helena Andersson Ordförande Kassör Sekreterare Magnus Lönnberg David Mannberg Thomas Viberg Ledamot Ledamot Ledamot 13
Bilaga 1 Upprustningen av garagen, ekonomisk sammanställning Vid en extra stämma i oktober 2012 fattades beslut om att byta garageportar till en kostnad om maximalt 990.000 kr (900.000 kr + 10%) samt att en extra avgift (s.k. investeringsbidrag) på 1.500 kr per fastighet skulle tas ut. Den reviderade budget med bl.a. ovanstående som antogs av stämman för 2012 innehöll förutom kostnaden för portarna också de övriga kostnaderna för 2012, totalt 948.494 kr. I förslaget till förvaltningsplan för 2013 finns materialkostnaden för det kvarvarande av upprustningen med; komplettering av bjälkar samt fasadmålning. Upprustning av garage 2012 2013 Totalt TILLGÄNGLIGA MEDEL Upplösning av underhållsfond 66 494 792 367 858 861 Investeringsbidrag från delägare, 1.500 kr 121 500 121 500 66 494 913 867 980 361 BESLUTADE KOSTNADER Besiktning, förfrågningsunderlag mm 14 544 14 544 Reparation av tak och hängrännor 51 950 51 950 Byte av garageportar 882 000 882 000 66 494 882 000 948 494 FÖRESLAGEN BUDGET 2013 Fasadfärg, komplettering av bjälkar mm 50 000 50 000 66 494 932 000 998 494 Påverkan på resultatet 0-18 133-18 133