Verksamhetsberättelse 2012
Innehållsförteckning Inledningen... 4 Skillnader mot verksamhetsplanen... 5 Stormöten... 5 Extrainsatt stormöte 20120125... 5 Ordinarie stormöte 20121113... 5 Utvärdering av stormötet... 5 Ekonomi... 5 Handkassor... 5 Bokföringsprogram... 5 Dokumentation... 5 Dilemmat med lärande inom studentföreningar... 6 Dropbox... 6 Wiki... 6 Postmöten... 7 Medlemsregister... 7 Informationsspridning... 7 Litteraturmarknad... 7 Hemsidegrupp... 7 Facebookgrupp... 7 Rekryteringsverksamhet... 7 Studiesocial verksamhet... 7 Idrottstid... 7 Arbetsmarknadsbevakning... 8 Case... 8 Nationellt samarbete... 8 Alumnverksamhet... 8 W-dagen (Jubileum)... 9 Hållbar utvecklingsutställning... 9 Kompetensprofil... 9 Sångbok... 9 2 (15)
Kunskapsmatris...10 Årsbok...10 Grillkväll med alumner...10 Fadderfrukost...10 Verksamheter och arrangemang som gått enligt plan...11 Föreningsverksamhet...11 Förbundet Unga Forskare (FUF)...11 Uppsala Studentkår (US)...11 Ekonomisk redovisning...11 Studiebevakning...11 Informationsspridning...11 Arbetsmarknadsbevakning...11 Studiesocial verksamhet...11 Rekryteringsverksamhet...12 Festverksamhet...12 Internationell verksamhet...12 UTN:s fullmäktige...12 UTN:s valberedning...12 Studiemys...12 Styrelsetröjor...12 Affisch på styrelsen...12 Tygmärke och overaller...12 Mottagningen...12 Infolunch...13 Engagerade under året...14 Vårterminen...14 Höstterminen...14 Kontaktpersoner projekt...15 3 (15)
Inledning Under verksamhetsåret 2012 har aktiviteter och verksamhet inom föreningen utförs utifrån verksamhetsplanen gällande VT12 (antagen vid stormöte 2011-11-15) respektive verksamhetsplanen gällande HT12 (antagen vid stormöte 2012-04-24), tillsammans kallade verksamhetsplanen för 2012. I detta dokument har främst sammanfattas sådant som har skiljt sig från verksamhetsplanen eller som på något annat sätt har varit utöver det vanliga, och det kommer därför först. Aktiviteter och verksamheter som har gått precis som planerat återfinns i dokumentets andra stycke. Efter det kommer namnen på alla personer som innehaft någon post i föreningen under året, och avslutningsvis namn på personer som vari engagerade i några av föreningens projekt under året. Det mesta av dokumentet har jag självständigt sammanställt och eventuella felaktigheter kan ingen annan skyllas för. Speciellt tack till Joel för den ekonomiska sammanfattningen och Amanda för korrekturläsningen. Året 2012 har varit ett mycket intressant och lärorikt. Jag hoppas att sektionsföreningen fortsätter att vara en plats för personlig utveckling och glädje så som den varit för mig under året. Uppsala 2013-04-10 Håkan Emilsson 4 (15)
Skillnader mot verksamhetsplanen Stormöten Extrainsatt stormöte 20120125 Nyval av vice ordförande tillika studiesocialt ansvarig samt alumnansvarig. Ordinarie stormöte 20121113 Utöver ordinarie verksamhet så reviderades stadgarna gällande medlemskap och posten idrottsansvarig. Utvärdering av stormötet Efter höstens ordinarie stormöte gjorde styrelsen på eget initiativ en utvärdering om stormötet både bland medlemmar, valberedning och styrelseledamöter. Majoriteten av styrelsen delade åsikten att stormötet måste utvecklas för att inte långsiktigt tappa förtroendet för bland studenterna på W. Styrelsen har sett en tendens att studenter från de lägre årskurserna skräms bort från stormötet eftersom diskussionen ofta hamnar på en mycket byråkratisk nivå, vilket snarare exkluderar personer från att delta i diskussionen än snabbar på processen. Åsikterna finns sammanfattade och arbetet kommer fortsätta med att utveckla stormötet så att det intresserar ett bredare segment av W:are. Ekonomi Under 2012 har haft sin största omsättning i :s historia. Det beror till största del på att genofört och varit ansvriga för fler stora evenemang så som jubileum, kwxfqgasquen och winterweek. Handkassor Ett fokusområde har varit de olika handkassor som föreningen använder sig av vid olika evenemang. Målet har varit att få en bättre dokumentation och bokföring för handkassorna. Riktlinjer har tagits fram för att förbätta kontrollen och göra de lättare vid försäljnng. Ett kassaskrin har köpts in som ska användas som föreningens enda handkassa med ett konstant innehåll på 2500 kr. Rutinen ska vara att efter varje evenemang sätta in kontanter på banken. Bokföringsprogram Att bokföra i exel med hemmabyggda bokföringsmetoder har blivit svårare och svårare på grund av föreningens höga omsättning. Under hösten beslutades därför att skaffa ett bokföringsprogram. Bokförinsprogrammet Fortnox valdes då UTN använder sig av samma och detta underlättar vid ett eventuellt behov av stöd från någon som kan programmet. Arbetet med att köpa in och starta upp bokförigsprogrammet blev klart i början av 2013 och med började användas i februari 2013. Arbetet med att dokumentera kunskap om programmet kommer att fortgå under hela 2013. Dokumentation 5 (15)
Förutom ordinarie dokumentation av styrelsens, förtroendevaldas och kommittéer och arbetsgruppers arbete så har ett projekt för att öka tillgängligheten i dokumenterade erfarenheter genomförts. Dilemmat med lärande inom studentföreningar Varje år skapas en mängd dokumentation inom föreningen (testamenten, verksamhetsplaner, verksamhetsberättelse, budget, bokslut, revisorberättelse, styrdokument, mötesprotokoll och anteckningar). Tiden det tar att upprätta, underhålla och katalogisera all denna information är betydande och arbetet hamnar till stor del på styrelsen, speciellt sekreteraren. Syftet med dokumentationen uppnå detta syfte så behöver informationen inte bara sparas, den måste även göras tillgänglig. Under året har styrelsen därför arbetet för att utveckla tillgängligheten av föreningens erfarenheter. Dropbox Styrelsen har under året haft en gemensam dropbox där man har kunnat dela filer mellan varandra. Här har även filer från tidigare år funnits, vilket har underlättat både styrelsens arbete och andra medlemmars arbete eftersom alla styrelseledamöter då haft enkelt att hitta styrdokument, handlingar och protokoll från möten under året och tidigare år. Wiki Det som är svårt att fånga i de formella dokumenten är ofta själva erfarenheterna man har fått efter att ha gjort ett event eller utrett en fråga. Beslut finns dokumenterade, men sällan tankegången bakom och den ursprungliga frågeställningen. Vad har föreningen haft för idéer och projekt förut? Vågtoppenpristagare? Hur tänkte man förra gången man reviderade stadgarna? Vad var tanken med W-dagen från början? Vem var Lars Håkansson och varför ska vi bjuda honom på ett jubileum? Vad hade föreningen för medlemsregister för 5 år sedan? Sådana frågeställningar har alltid funnits inom föreningen och om man skulle kunna samla den erfarenhet som under årens gång har genererats och sedan fallit i glömska så skulle man slippa arbeta med samma frågor om och om igen utan kanske utvecklas ännu mer. Men för att göra det så behövs ett så enkelt system för erfarenhetssparande att de nuvarande engagerade tycker att det tar en rimlig mängd tid i jämförelse med den tid de faktiskt lägger ner. Det måste även vara tydligt att det ger dem något, att de faktiskt aktivt går in och söker kunskap i systemet. Under året har vi därför gjort försökt med en egen wiki där alla i styrelsen har kunnat gå in och läsa, skriva och redigera sidor ungefär som på wikipedia. Projektet fyller sitt syfte ganska bra, men det kommer krävas tid och fasta rutiner för att implementera det, och det borde vara upp till varje års styrelse att bestämma om man ska avsätta tid för något som inte bär frukt förrän en bra bit in i framtiden. Så vi hoppas att kunskapen om att systemet ska finnas kvar så att det åter kan tas i bruk om behovet och intresset flammar upp igen. 6 (15)
Postmöten För att lättare kunna sätta personliga mål och öka engagemanget inom styrelsen så har ordföranden under höstterminen haft två postsamtal med respektive styrelseledamot. Detta har varit mycket uppskattat och uppnått önskade effekter. Det har även varit ett bra sätt att lyfta orosmoment innan de leder till konflikter och lett till personlig utveckling. Medlemsregister Under 2012 har behovet av ett väl fungerande medlemsregister blivit mer och mer uppenbart. För att söka pengar från Förbundet Unga Forskare (FUF) vilket är en stor och viktig bidragsgivare behövs personuppgifter på medlemmarna. För att kunna sprida information på ett effektivt och smidigt sätt till segment av medlemmar behövs uppdaterade kontaktuppgifter och ett sätt för medlemmarna att interagera, så att de själva kan välja vilka nyheter de är intresserade av att få. När UTN blir egen kår så kommer UTN har behov att ha ett bättre och mer komplext medlemsregister. Det finns idéer på att sammanfoga allt detta till en process där UTN och sektionerna utvecklar ett medlemsregister tillsammans. Detta kommer t.ex. göras på en workshop som UTN arrangerar under våren. Informationsspridning Litteraturmarknad På förekommen anledning har en litteraturmarknad skapats och integrerats med hemsidan. Hemsidegrupp Någon hemsidegrupp har inte funnits då webbmästaren inte ansett sig ha behov av en sådan. Facebookgrupp Mycket marknadsföring har skett via facebook och det har skapats en grupp för alla W:are, W Uppsala. Rekryteringsverksamhet Fotoprojekt Ett projekt genomfördes under hösten där studenter fotades och sedan fick ge en kort motivering till varför de valde W. Detta material kommer förhoppningsvis användas inom rekryteringsverksamheten under 2013. Studiesocial verksamhet Idrottstid Föreningen har under året haft en mer kontinuerlig idrottsverksamhet än tidigare och idrottsansvarig har därför skrivits in i stadgarna som en post som kan sökas på föreningens 7 (15)
stormöte för en period av ett år. Idrottstiden har fått en egen post i budgeten för betalning av hallhyra och inköp av materiel. Arbetsmarknadsbevakning Utöver traditionell arbetsmarknadsbevakning så har ett case genomförts under året. Case Den 18-april genomfördes ett case tillsammans med Vectura för W:are, byggare och landskapsarkitekter. Under hösten skulle ett case genomförts tillsammans med Naturvårdsverket, men det var tvunget att ställas in med kort varsel och genomfördes istället under VT13. Nationellt samarbete Ekosystemteknik Lund Samarbetet med Ekosystemteknik (W) i Lund har fortsatt under terminen. En hemsida har under året köpts och ska snart tas i bruk (miljoingenjorer.se) för att marknadsföra programmen tillsammans mot näringslivet. Diskussionen om en gemensam konferens på temat miljöteknik har fortsatt. SLU Under året har ett samarbete med SLU utvecklats. Styrelserna (W, ULS och ES) har träffats för att lära känna varandra och samarbetet ska fortsätta även under 2013. Det viktigaste samverkansområdet verkar vara studiebevakning, men många samarbetsmöjligheter finns även inom näringslivsbevakning och studiesocial verksamhet. Alumnverksamhet Arbetet med att få kontakt med alumner har varit extra intensivt under året inför jubileet. W- dagskommittén har gjort det störta arbetet och eftersom alumnansvarig även har varit del i W- dagskommittén så har mycket av alumnverksamheten skötts därigenom. Till gasquen på W- dagen kom totalt 160 alumner. Ambitionen har varit att samla dessa kontaktuppgifter för att kunna använda i framtiden. Alumnansvarig och ordföranden har även arbetat med ett samarbete med Uppsala Universitet för att föreningen ska kunna få tillgång till alla W-alumner som skriver in sig i det systemet. Samarbetet har lett till att föreningen kan, via UTN eller alumnansvarig på Teknat Samverkan, få ut kontaktuppgifter till alla som skriver in sig i databasen och går med i gruppen W-Alumn. Systemet är fortfarande inte helt optimalt och det är ganska svårt att hitta denna gruppen. En grund finns för kommande generationer av W:are. En fundering på om W inte borde ha en regelrätt alumnförening i stil med STS-Alumn och Alumni-X har grott. Under året har två alumnkvällar Owanför Wattenytan arrangerats och stöd har erhållits från programsamordnaren för att även i framtiden kunna arrangera två kvällar per år. 8 (15)
W-dagen (Jubileum) Arbetet inför W:s 20-årsjubileum startade redan i början av året på uppmaning av Anders Ekman. Ett brett angreppssätt togs genom att kalla till en workshop i Vecturas lokaler nere vid Stora Torget för att utvärdera tidigare W-dagar och spåna idéer och koncept. Resultatet av workshopen var att Jubileet skulle vara en väl integrerad del av konceptet W-dagen. Historiskt sett startade W-dagen i och med W:s 10-årsjubileum 2003 och har sedan dess utvecklats till en ren arbetsmarknadsdag, men vi bestämde att det var dags att kombinera de båda konceptet under det välkända namnet igen. En annan sak som utvärderades var organisationsstrukturen. En tajtare grupp eftersträvas, och vi bestämde att det vore en fördel att ha specifika poster och en urvalsprocess för att tillsätta dessa. Allt detta ska genomföras med en gruppstruktur som fick inspiration från kommittéer inom UTN, men med lämpliga modifikationer för ändamålet. En sak vi alla var överens om på workshopen var att vi borde tillsätta projektledare samt vice projektledare på stormötet, men låta dessa välja sina respektive gruppchefer och att de sedan skulle vara med och välja sina grupper (allt enligt vanlig ordning inom t.ex. UTN). Det beslutet fick sedan konsekvenser inför stormötet när det blev tydligt att det stred mot stadgarna (företagskontakt för W-dagen skall enl. revideringen av stadgarna 2011-04-06 tillsättas på stormötet). Styrelsen gav aldrig valberedningen i uppdrag att utlysa någon företagskontakt inför stormötet, och valberedningen (som i sig är ett fristående organ icke underställt styrelsen) utlyste aldrig någon företagskontakt. Utvärderingen av W-dagen 2013 som hölls med W-dagspresidiet, styrelsen och revisor den 2013-03-17 bekräftar av organisationsformen för W-dagen 2013 fungerade mycket bra och var väl avvägd för ändamålet. Styrelsens beslut att motgå stadgarna kan diskuteras, men är snarare ett tecken på hur svårt det är att vara helt insatt i föreningspraxis. Fokus bör istället läggas på att utbilda nya generationer av W-engagerade och att sprida den kunskapen man tillskansar sig till sina efterträdare. Hållbar utvecklingsutställning I och med det internationella toppmötet i Stockholm den 25-april arrangerades en utställning på Ångström om miljöteknik. Projektledare och ekonomiskt ansvarig utlystes och valdes av styrelsen. En grupp på ungefär 10 personer tillsattes och resultatet var posters som sattes upp utanför Siegbahnsalen under de tre dagar som toppmötet höll på. Kompetensprofil Kompetensprofilen ska vara ett tryckt material som beskriver vad en W-student lär sig under utbildningen för att kunna delas ut till arbetsgivare när man söker jobb. Texter som beskriver vad en W-student kan efter olika årskurser finns, men de har inte satts ihop till ett häfte och det saknas bilder. Projektet har under året drivits av vårterminens rekryteringsansvarig som sedan under hösten har fortsatt arbetet. Arbetet fortsätter under VT13. Sångbok 9 (15)
En sångbok har sammanställts, trycks och distribuerats av en sångboksgrupp. Sångböcker som finns kvar lagerhålls av styrelsen. En sångbokssittning gjordes på Uthgård i och med lanseringen av sångboken och denna var mycket uppskattad av de besökande. Kunskapsmatris Arbetet med kunskapsmatrisen har lagts ner. Årsbok Projektet årsbok genomfördes aldrig. Detta projekt är inte med i verksamhetsplanen för VT13. Grillkväll med alumner Grillkväll med alumner under våren har inte genomförts. Detta projekt är inte med i verksamhetsplanen för VT13. Ett projekt dit alumner kan bjudas in finn med i verksamhetsplanen för VT13 och heter exjobbspub. Fadderfrukost Det som förut kallats faddermys blev istället en fadderfrukost på måndagen innan faddrarna fick sina reccar eftersom styrelsen tyckte att det passade bättre (efter fadderutbildningen är det många som vill hem, på måndagen är det bra att samlas i tid). Julkort Innan jul trycktes och skickades julkort till personer relaterade till programmet och företag och föreläsare som föreningen har varit i kontakt med under året. 10 (15)
Verksamheter och arrangemang som gått enligt plan Föreningsverksamhet Stormöte Ordinarie stormöte har hålls varje termin, och inför dessa har valfläsk arrangerats av föreningens valberedning. Även ett förmöte arrangerades inför höstens stormöte, men närvaron var inte stor. Styrelseöverlämning Styrelseöverlämning har arrangerats i slutet av varje termin. Styrelsen har åkt på teambuilding i början av varje termin, till Fjällnora respektive Lunsentorpet. Förbundet Unga Forskare (FUF) Under året har bidrag sökts och beviljats från FUF. Uppsala Studentkår (US) Under året har bidrag sökts och beviljats från Teknatsektionen inom US. Ekonomisk redovisning Under året har kassören bokfört ekonomin i föreningen och resultatet finns i årets bokslut. Revisorn har fortlöpande varit delaktig i arbetet med ekonomin. Studiebevakning Under året har studierådet bevakat utbildningen genom att sammanställa kursutvärderingar, hjälp programsamordnaren med underlag till HSV-utvärderingen och framfört åsikter på programrådet. För att underlätta studiebevakningen så har ett kursutvärderingshappening arrangerats varje termin. Informationsspridning Webbmästaren har skött hemsidan och hållt den uppdaterad. Nyhetsbrev har skickats ut regelbundet till föreningens medlemmar. Affischer har trycks via UTN vid speciella events. Event har ofta marknadsförts via facebook och då har klubbmästaren och/eller webbmästaren ofta varit delaktiga. Arbetsmarknadsbevakning Företagskontakten har arrangerat lunchföredrag med SGU, studiebesök på Käppalaverket, case med Vectura och hjälp till i arbetet inför W-dagen. Studiesocial verksamhet 11 (15)
Studiesocialt ansvarig i styrelsen har kallat till möten med skyddsombudsgruppen, arrangerat en rundvandring på SLU för W1 i samband med kursstart läsperiod 3 och varit på möten med studiesociala utskottet på UTN. Idrottstiden har varit en del av den studiesociala verksamheten. Studiesocialt ansvarig har även arrangerat tävlingen om att ränna W-flotten som föreningen sponsrar vid årets Forsränning. Rekryteringsverksamhet Rekryteringsansvarige har skickat iväg hemortsambassadörer till sina gamla skolor för att prata om Teknat och W. Kontakt med valberedningen och utveckling och utvärdering av valprocessen inför stormöten har utförts av rekryteringsansvarig. Festverksamhet Klubbmästaren har arrangerat fester för programmets studenter och tillsammans med andra program. En skidresa till Åre har arrangerats likaså tacksittning, nationsrundvandring, dam/herrmiddag, tältsittning under mottagningen, kräftskiva och en KWXQF-gasque. Internationell verksamhet Internationellt ansvarig har arrangerat en internationell kväll per termin. UTN:s fullmäktige Studenterna på Civilingenjörsprogrammet i Miljö- och Vattenteknik har under året representerats inom UTN genom två mandat i UTN:s fullmäktige. UTN:s valberedning Studenterna på Civilingenjörsprogrammet i Miljö- och Vattenteknik har under året representerats inom UTN:s valberedning med en ledamot. Studiemys Studiemys har under höstterminen arrangerats av handlingskraftiga indidiver på programmet och var mycket uppskattat av de studenter som närvarade. Styrelsetröjor Styrelsen har varje termin beställt styrelsepikéer med namn och post. Affisch på styrelsen En affisch på styrelsen har gjorts varje termin och satts upp på föreningens anslagstavlor. Tygmärke och overaller Tygmärken har funnits till försäljning men är inte slut än. Intresset finns för att beställa W- overaller men beställningen ska genomföras först nästa år. Mottagningen 12 (15)
Under mottagningen var en stor del av styrelsen faddrar. Det var ett bra sätt att göra studenterna medvetna om redan från början, och sprida kunskap om vad föreningen, sektionen och UTN är och hur de verkar. Det var även ett bra sätt att lugna rykten om t.ex. läspe i 22 p b i på p i vi på hur mycket vi studenter tillsammans lyckas påverka. Infolunch Efter mottagningen hölls en infolunch då reccarna informerades om :s verksamhet och möjligheter att engagera sig. 13 (15)
Engagerade under året Vårterminen Ordförande - Håkan Emilsson Kassör - Joel Nordin Sekreterare - Nicole Österberg Webbmästare - Benjamin Selling Vice ordförande tillika studiesocialt ansvarig - Johanna Frid Klubbmästare - Ingela Filipsson Företagskontakt - Kim Scherrer Studierådsordförande - Sofia Hedberg Rekryteringsansvarig - Anna Sporre Projektledare W-dagen - Angelica Hummel Ekonomiskt ansvarig W-dagen - Ingrid Boklund Företagsansvarig W-dagen - Ville Feltelius Projektledare Hållbar utvecklingsutställningen - Kar-Martin Calestam Ekonomiskt ansvarig Hållbar utvecklingsutställningen - Edvard Nordenskjöld Vice klubbmästare - Filippa Schmeds Internationellt ansvarig - Hannes Öckerman Alumnansvarig - Edvard Nordenskjöld Revisor - Johanna Frid FUM-ledamot - Tova Forkman UTN:s valberedning - Caroline Wright FUM-suppleant - Ellinor Ryd FUM-suppleant - Emelie Larsson Valberednare W1 - Anders Karlsson Valberednare W2 - Jessica Lindmark Valberednare W2 - Amanda Jonsson Valberednare W3 - Julia Tirén Valberednare W4 - Emelie Larsson Idrottsansvarig - Oskar Sjöberg Idrottsansvarig - Lovisa Sandström Höstterminen Ordförande - Håkan Emilsson Kassör - Joel Nordin Sekreterare - Nicole Österberg 14 (15)
Webbmästare - Benjamin Selling Vice ordförande tillika studiesocialt ansvarig - Amanda Olsson Klubbmästare - Jonas Helander-Claesson Företagskontakt - Fredrik Lagermalm Studierådsordförande - Johanna Frid Rekryteringsansvarig - Sara Maier Projektledare W-dagen - Emma Moberg Ekonomiskt ansvarig W-dagen - Karin Haglund Vice klubbmästare - Anders Karlsson Internationellt ansvarig - Filippa Rydwik Alumnansvarig - Jens Kluge Revisor - Anders Ekman FUM-ledamot - Tova Forkman UTN:s valberedning - Caroline Wright FUM-suppleant - Ellinor Ryd FUM-suppleant - Emelie Larsson Valberednare W2 - Annette Frykman Valberednare W2 - Johanna Krona Valberednare W3 - Erika Hagström Valberednare W4 - Ingela Filipsson Valberednare W5 - Michael Holmström Idrottsansvarig - Oskar Sjöberg Idrottsansvarig - Lovisa Sandström Kontaktpersoner projekt Projekt Namn Studiemys Anders Ekman, Edvard Nordenskjöld, Hannes Öckerman Sångbok Anders Ekman, Tove Dahlström mfl Programmatris Anders Ekman, Ida Enjebo Kompetensprofil Anna Sporre, Anders Ekman 15 (15)