Plats och tid: Medborgarhuset, Lilla sessionssalen Beslutande: Jan Holm Gunnar Rune Kurt Nilsson Christer Grevlund Övriga deltagare: Lars Eriksson, EY Linus Aldefors, EY Mari Månsson, Capire, 16 Carl-Olof Landgren, Miljö- och byggnämnden 17 Håkan Dahlgren, Miljö- och byggnämnden 17 Katja Larsson, Kommunstyrelsen 18 Kent Wollmér, Kommunstyrelsen 18 Lars Johnson, Kommunstyrelsen 18 Malin Lundberg, EY, 19 Justeringens plats och tid Underskrifter: Paragrafer 13-25 Ordförande Jan Holm Sekreterare Lars Eriksson 1
13 Mötets öppnande Ordförande hälsar samtliga välkomna och förklarar mötet öppnat. Ordförande konstaterar att det inte föreligger några förvaltningsärenden på dagordningen, varför sammanträdet kan dokumenteras med minnesanteckningar. 14 Godkännande av dagordning Ordförande presenterar dagordningen. att godkänna dagordningen. 15 Minnesanteckningar från mötet 2015-02-02 att med godkännande lägga minnesanteckningarna 2015-02-02 till handlingarna. 16 Avrapportering Utskrivningsklara patienter Mari Månsson, Capire, redovisar granskningen av utskrivningsklara patienter. Mari Månsson hälsas välkommen och presenterar sin granskning. Granskningen visar att Burlövs kommun har en välorganiserad process för arbetet med hemtagning som tillgodoser kraven på likabehandling och patientsäkerhet. Det är önskvärt med en förbättring av informationsflödet mellan parterna. Samverkan mellan kommunen och Skånes universitetssjukhus (SUS) fungerar tämligen väl, trots detta framkommer att det finns vissa brister i samverkansprocessen. Utskrivningsförfarandet är väl dokumenterat i lagar och styrdokument. Det efterfrågas dock en partsammansatt utbildning för att ge en samsyn av hur regelverken bör tolkas. Samverkansformerna behöver förtydligas så att eventuella osäkerheter och tvister som kan uppstå hanteras och beslutas gemensamt. Burlövs kommun har de senaste åren inte haft kostnader för färdigbehandlade patienter som överskridit gränsen på fem dagar. 2
Arbetet med hemteam fungerar mycket väl. Hemteamet ges också positiv respons från brukare. Från SUS finns det däremot kritik baserat på avsaknaden av insyn i vårdplaneringen. Vårdplanering sker på sjukhus endast när läkare kräver detta, annars i det ordinära boendet. Rapporten ger flertalet förbättringsförslag vilka bl.a. innefattar systematisk uppföljning av avvikelser, utveckling av systemen för informationsöverföring, säkerställa kompetensbehov samt analys av kvalitetsbristkostnader för att identifiera effektiviseringsmöjligheter. 17 Dialogmöte med miljö- och byggnämndens presidium Avseende kostnadstäckning för bygg- och planlov har nämnden utarbetat en täckningsplan. Presidiet anser att täckningsgraden är hög för den taxefinansierade verksamheten. Budget går i dagsläget ihop för nämnden. Nämnden genomför inte analyser av kostnadstäckningsgraden men har budgetuppföljning vid samtliga sammanträden. Presidiet anser att uppföljningen av tillsynsplanen förbättrats. Presidiet redogör för faktureringsrutinerna. VA-syd har nyligen i rapport redogjort för de enskilda avloppen i kommunen. Presidiet anser sig utifrån denna ha en god uppfattning av vilka fastigheter som har enskilda avlopp. Nämnden har miljötillsynen för enskilda avlopp men den ingår i VA-syds ledningsplan. VA-syd ansvarar för VA-utbyggnaden. Det är tillika VA-syd som ansvarar för att ta ut anslutningsavgiften. Presidiet anser att den befintliga kompetensen inom förvaltningen är god. Presidiet meddelar att förvaltningen nyligen har anställt en byggnadsinspektör. Vidare berättar presidiet att förvaltningen fick in många ansökningar vid tillsättningen av den utlysta tjänsten. Avseende bygglov klarar nämnden av att ta beslut inom det lagstadgade kravet om 10 veckor. Nämnden har ytterligare antagit kravet att bygglov ska tas inom 8 veckor. Presidiet ser att antalet bygglovsansökningar kommer att öka. Organisatoriskt har nämnden en plan för hanteringen av en sådan ökning. Planberedskapen ligger under kommunstyrelsen men miljö- och byggnämnden får ärenden på remiss för yttrande. Planutskottet är tillika ansvarig part inom kommunen för tågutbyggnaden. Får trots detta en roll genom bygglov och miljöfrågor. Klagomålshantering redovisas i nämnden genom delegationsbeslut. Nämnden har ingen systematisk uppföljning av klagomålen. Nämnden genomför inga brukarundersökningar avseende bygglovshanteringen 3
Ordförande tackar miljö- och byggnämndens presidium för deras deltagande. 18 Dialogmöte med kommunstyrelsens presidium Presidiet meddelar att komponentavskrivningsmodellen har införts för nybyggda fastigheter och renoverade fastigheter. Detta kommer att fortgå löpande. Det finns idag ingen tidplan för konverteringen av redovisningsprinciperna för de äldre fastigheterna. Gällande höghastighetståget redogör presidiet för dess påverkan för kommunen. Det förväntas komma en undanträngningseffekt i och med att befintlig tågsträckning inom kommunen kommer att användas. Däremot kommer kommunen att ges avgångar var nionde minut vilket presidiet ser positivt på. Kommunstyrelsen ser lokaltrafiken inom kommunen i ett större perspektiv vilket inkluderar busstrafiken. Ser fördelar för kommunen i lokaltrafikens utveckling. Avseende Svenshögsskolan redogör presidiet för byggnationen av skolan. Kommunen har hittills inte överskridit anslaget för byggnaden. Innan semestertiderna betalade kommunen fakturor till byggherren i syfte att dessa inte skulle förfalla. Därefter gick byggherren i konkurs. Utbetalningen omfattade 24 mnkr. Försäkringar uppskattas täcka ca 9 mnkr av dessa och konkursen förväntas inbringa ca 6 mnkr. Den totala kostnaden för byggnationen har ökat till följd av merkostnader samt ny upphandling av entreprenör. Kommunens långsiktiga investeringskalkyl utarbetas för tillfället. Denna inkluderar kommunens demografiska utveckling. Det beslutade investeringstaket är 90 mnkr per år sett över tid. Kommunen klarar av denna investeringstakt utan lånefinansiering. Presidiet har för flyktingmottagandet inom kommunen bildat en integrationsgrupp samt löpande haft möten med samtliga nämnders presidier. Detta har fungerat väl anser presidiet. Anser likaså att samordningen nämnderna emellan fungerar väl. Presidiet redogör att det finns ca 60 enskilda avlopp i kommunen. Planen är att 50 av dessa kommer att anslutas till VA-nätet innan 2019. De resterande 10 fastighetsägarna har krav på sig att inkomma med förbättringsförslag. Gällande kommunens omorganisering ser presidiet att det fortfarande är för tidigt genomföra en helhetsutvärdering. För ekonomiorganisationen har förändringen fallit väl ut. Likaså upplever presidiet att den politiska organisationen fungerar bättre nu. I andra delar finns det utrymme för förbättringar. Protokollföringen upplevs också ha blivit bättre och tydligare. 4
Översiktsplanen kommer att revideras enligt det lagmässiga kravet inom mandatperioden. Den förväntas vara klar 2017 alternativt 2018. Den nuvarande översiktsplanen är förhållandevis ny då den färdigställed i slutet av föregående mandatperiod. Presidiet har en positiv inställning till samarbetet Greater Copenhagen. Kommunen betalar än så länge inget för att ingå i samarbetet. Genom samarbetet kan kommunen driva näringslivs- och turistfrågor. Presidiet redogör för kommunens näringslivsverksamheter. Kommunen driver tillsammans med med Hilti, Akzo Nobel och Burlövsbostäder näringslivssamarbetet Pangea. Kommunen ingår också i Nyföretagarcentrum och Connect. Kommunen driver också en näringslivsdatabas. Presidiet meddelar att kommunen utsågs till förra årets raket i näringslivsindexet. Hade gärna sett att skolan involverats mer i kommunens näringslivsarbete men det finns viss problematik att lösa med bland annat arbetsmiljöfrågor. Presidiet meddelar att IT-nämnden fungerar väl. Generellt sett har kommunen fått bättre IT-system att arbeta med men kan utvecklas gällande driftsfrågor. Jan Holm fick IT-nämndens årsredovisning. Avseende överförmyndarverksamheten ingår Burlöv i ett interkommunalt samarbete. Överförmyndarens tjänstemannaorganisation har sitt geografiska säte i Lomma kommun. Kommunen har däremot en politiskt tillsatt överförmyndare inom kommunen. Kommunen kommer att ingå i Region Skånes sjukvårdsavtal. Inledningsvis diskuterades avtalsförslaget med Burlövs sammarbetskommuner. Fanns farhågor att avtalet skulle innebära ökade kostnader. Sedan dess har avtalet omformulerats. Region Skånes uppfattning är att avtalet kommer att vara kostnadsneutralt. Ordförande tackar kommunstyrelsens presidium för deras deltagande. 19 Avrapportering - Protokollgranskning Malin Lundberg, EY, går genom granskningen av protokoll. Granskningen är uppdelad i en legal del och en språklig förståelsedel. För den språkliga delen används i granskningen regeringens rekommendationer av utbytbara ord. Granskningen visar i den legala delen att det i protokollen sällan går att utläsa i vems ställe ersättare går in. Avseende den språkliga delen redogör Malin att det i protokollen kan vara röriga i att utläsa beslutsgång samt vilka beslut som 5
tagits vid sittande möte. Innehållsförteckning saknas i protokollen. Protokollen bedöms ofta vara komplicerade i meningsuppbyggnader med svåra ord och långa meningar. Ordförande tackar Malin Lundberg för presentationen. att godkänna rapporten och anta den som sin egen, samt att med missiv skicka den till berörda nämnder. Skriftligt svar begärs till den 2 maj. 20 rapporterar Jan meddelar att skolan har uppvisat brister i ekonomin. Detta har lyfts i utbildnings- och kulturnämndens internkontrollplan. Resterande revisorer har inget att rapportera. 21 Revisionens åtgärdslista Linus Aldefors ges i uppdrag att uppdatera åtgärdslistan med svar på granskningar mm. att med godkännande lägga informationen till handlingarna 22 Revisionens egen budgetuppföljning Ordförande redogör för revisionen budgetuppföljning vid dagens datum. Uppföljningen visar att revisionen har förbrukat 20,5 tkr av sin budget. att med godkännande lägga informationen till handlingarna 23 Skrivelser och meddelanden Skrivelse från riksförbundet frivilliga samhällsarbetare gällande olika avgifter för insatsen god man/förvaltare. diskuterar överförmyndarorganisationen. 6
att Linus Aldefors får i uppdrag att till nästa möte översiktligt redovisa överförmyndarens organisation. Meddelande från beslutsexpediering av Kävlinge kommun. Bengt-Arne Andersson har valts till revisor i samarbetsnämnd 1 (IT), 2 (GIS) och 3 (Lön). 24 Övrigt Linus Aldefors föreslår ändrad mötestid för mötet den 26 april till klockan 09:00. att revisionssammanträdet den 26 april börjar klockan 09:00 25 Nästa möte Nästa möte äger rum den 22 mars klockan 13:00, Lilla Sessionssalen 7