2015-09-28 Förfrågningsunderlag Upphandling av ramavtal för leverans av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län Förfrågningsunderlag Postadress Besöksadress E-post Telefon 301 86 HALMSTAD Slottsgatan 2 halland@lansstyrelsen.se 010 224 30 00
Förfrågningsunderlag Innehållsförteckning 1. ANBUDSINBJUDAN... 1 1.1 UPPHANDLINGENS SYFTE... 1 1.2 OMFATTNING... 1 1.3 UPPHANDLANDE MYNDIGHET... 1 1.4 LÄNSSTYRELSEN I HALLANDS LÄN... 2 1.5 KONTAKTPERSON FÖR UPPHANDLINGEN... 2 1.6 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGETS INNEHÅLL... 2 1.7 ANNONSERING OCH TIDPLAN... 2 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER OCH KRAV... 3 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE... 3 2.2 HELT ELLER DELAT ANBUD... 3 2.3 ANBUDETS INNEHÅLL OCH FORM... 3 2.4 KOMMERSIELLA VILLKOR... 4 2.5 RESERVATIONER... 4 2.6 ALTERNATIVA ANBUD... 4 2.7 ANBUDETS GILTIGHETSTID... 5 2.8 ANTAGANDE AV ANBUD... 5 2.9 ANTAGANDE AV LEVERANTÖR... 5 2.10 KOSTNADER FÖR ANBUD... 5 2.11 INLÄMNANDE AV ANBUD... 5 2.12 FRÅGOR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET... 6 2.13 FÖRTYDLIGANDEN OCH KOMPLETTERINGAR... 6 2.14 ÖPPNING AV ANBUD... 7 2.15 TILLDELNINGSBESLUT OCH AVSLUTANDE AV UPPHANDLING... 7 2.16 CIVILRÄTTSLIGT BINDANDE AVTAL... 7 2.17 SEKRETESS... 7 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVARE... 8 3.1 UTESLUTNING FRÅN UPPHANDLINGEN... 8 3.2 JURIDISK STÄLLNING... 9 3.2.1 Registreringsbevis... 9 3.2.2 F-skattsedel... 9 3.3 TEKNISK FÖRMÅGA OCH KAPACITET... 9 4. KRAV PÅ VARAN... 9 4.1 KRAV PÅ BÄNKAR OCH BÄNKBORD... 9 4.2 BESTÄLLNING... 11 5. PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD... 11 5.1 PRÖVNING AV ANBUD... 11 5.2 ANBUDSUTVÄRDERING... 11 5.3 LIKA ANBUD EFTER UTVÄRDERING... 12
Förfrågningsunderlag 1 (12) 1. Anbudsinbjudan 1.1 Upphandlingens syfte Syftet med upphandlingen är att tillgodose länsstyrelsens behov av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län. Länsstyrelsen förvaltar naturskyddade områden som naturreservat och områden med naturvårdsavtal i länet. En del av förvaltningen är att förse naturskyddade områden med friluftsanordningar och underhålla dessa. En stor del av syftet med de halländska naturreservaten är att gynna friluftslivet. I samband med det just nu pågånde Life + -projektet Sand Life ska flera naturreservat förses med nya bänkar och bänkbord fram till 2018. 1.2 Omfattning Den exakta omfattningen av efterfrågade varor är svår att bedöma och behovet av denna typ av friluftsanordningar kommer att styra antalet beställningar de kommande åren. Inom projektet Sand Life ska 35 bänkar och bänkbord beställas och uppskattningsvis uppgår värdet på denna upphandling till ca 500 000 kr fram t.o.m. 2017. Några volymgarantier kan dock inte lämnas. Avtalsperioden är två år, med förlängning ett år i taget i högst två år. 1.3 Upphandlande myndighet Myndighet: Länsstyrelsen i Hallands län, 202100-2353 Postadress: 301 86 Halmstad Besöksadress: Slottsgatan 2, 302 38 Halmstad Telefon: 010 224 30 00 Telefax: 010 224 31 10 E-post: halland@lansstyrelsen.se Webbadress: www.lansstyrelsen.se/halland Inom länsstyrelsen svarar Enheten för naturvård och miljöövervakning för upphandlingen. Postadress Besöksadress E-post Telefon 301 86 HALMSTAD Slottsgatan 2 halland@lansstyrelsen.se 010 224 30 00
Förfrågningsunderlag 1.4 Länsstyrelsen i Hallands län Länsstyrelsen i Hallands län (länsstyrelsen) är en statlig myndighet. Länsstyrelsens uppgift är bland annat att se till att de nationella målen - som är fastställda av riksdag och regering - får genomslag i Hallands län. Enheten för Naturvård och Miljöövervakning arbetar bl.a. med att bilda och förvalta naturreservat och att upprätta naturvårdsavtal med intresserade markägare. Detta är en del i uppfyllandet av miljömålen. 1.5 Kontaktperson för upphandlingen Kontaktperson för upphandlingen är: Magnus Nystrand E-post: magnus.nystrand@lansstyrelsen.se Fax: 010 224 31 10 Tfn: 010 224 33 19 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll Det är viktigt att anbudsgivaren noga läser igenom hela förfrågningsunderlaget. Detta förfrågningsunderlag är indelat i följande avsnitt: 1. Anbudsinbjudan 2. Administrativa bestämmelser och krav 3. Krav på anbudsgivare 4. Krav på varan 5. Prövning och utvärdering av anbud Till förfrågningsunderlaget hör följande bilagor. 1. Anbudsformulär 2. Förlaga till ramavtal Anbudsgivaren är skyldig att själv kontrollera att fullständig anbudsförfrågan enligt förteckning ovan erhållits. 1.7 Annonsering och tidplan Underlaget för denna upphandling har sänts till Visma Opic (www.opic.com) för publicering i databas samt på länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/halland under Upphandlingar
Förfrågningsunderlag Upphandlingen kommer att genomföras enligt följande preliminära tidsplan (reservationer för oförutsedda förseningar). 2015-09-28 Denna anbudsförfrågan tillgänglig samt annonsering 2015-10-18 Sista dag för anbudsgivaren att inkomma med frågor 2015-10-21 Frågor besvaras senast 2015-10-28 Sista dag att inkomma med anbud 2015-10-29 Anbudsöppning 2015-11-03 Tilldelningsbeslut skickas ut 2. Administrativa bestämmelser och krav 2.1 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs som en förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. Länsstyrelsen avser att teckna ramavtal med en leverantör. Ramavtal kommer att tecknas med den leverantör vars styckpris på de efterfrågade produkterna ger det lägsta utvärderingspriset (se avsnitt 5.2). Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt begränsade. Anbud som ej är kompletta kan komma att förkastas. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på hela uppdraget och kan inte delas. 2.3 Anbudets innehåll och form Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär (bilaga 1). Till anbudsformuläret ska bifogas de beskrivningar, intyg etc. som anges i anbudsformuläret. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret lämna samtliga angivna uppgifter på sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar uppfylls. Det gäller såväl uppgifter som avser kraven på leverantören och kraven på varan samt avtalsvillkoren. Detta görs genom att fylla i kryssrutor för respektive krav. Observera alltså att samtliga tillämpliga kryssrutor måste vara ifyllda för att anbudet ska vara giltigt.
Förfrågningsunderlag Pris ska lämnas i anbudsformuläret som styckpris per produkt i svenska kronor (SEK) exklusive moms. Markförankring ska ingå i styckpriset för respektive produkt. Fraktkostnaden ska räknas in i styckpriset. Pris lämnas på fem olika typer av produkter. bänkbord bänkbord med ryggstöd bänkbord med ryggstöd och överhäng för rullstolsburna sittbänk sittbänk med arm- och ryggstöd. Av anbudet ska framgå att anbud avgivits på de villkor och förutsättningar som beskrivs i förfrågningsunderlaget, och i förekommande fall tillhörande bilagor, samt att hänsyn tagits till eventuella tilläggsskrivelser. Anbudet ska innehålla uppgifter om företagets namn, adress, organisationnummer/personnummer, telefonnummer, e-postadress och kontaktperson. Anbud, inklusive bilagor, ska avges skriftligen på svenska. Anbudet ska vara undertecknat av behörig firmatecknare. För det fall att firmatecknarens behörighet inte framgår av utdrag från Bolagsverket eller motsvarande ska behörigheten styrkas med annan erforderlig handling, t.ex. fullmakt. Om anbudet inte är undertecknat av behörig firmatecknare är det inte giltigt. Komplett anbud ska lämnas i original. Notera att meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas till anbudsgivarna med e-post till den e-postadress som anbudsgivaren kommer att ange enligt ovan. 2.4 Kommersiella villkor De kommersiella villkoren framgår av förlagan till ramavtal (bilaga 2). Dessa villkor ska accepteras i sin helhet. Detta bekräftas genom att anbudsformuläret och förlagan till ramavtal undertecknas. 2.5 Reservationer Reservationer accepteras inte. 2.6 Alternativa anbud Alternativa anbud (såsom flera olika anbud eller anbud med andra villkor än de som är upptagna i förfrågningsunderlaget) accepteras inte.
Förfrågningsunderlag 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt (bindande) till och med (2016-04-28). Genom anbudets undertecknande av behörig firmatecknare accepterar anbudsgivaren kravet på anbudets giltighetstid. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud även om anbudsgivaren fått ett tilldelningsbeslut. Bundenheten upphör antingen genom att avtal tecknas eller anbudets giltighetstid har gått ut. 2.8 Antagande av anbud Anbud kommer att antas odelat. 2.9 Antagande av leverantör Anbud kommer att antas från en eller flera leverantörer. 2.10 Kostnader för anbud Anbudsgivaren står själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen. 2.11 Inlämnande av anbud Anbud lämnas i förseglat omslag och omslaget bör inte märkas på sådant sätt att det anbudsgivande företagets identitet framgår. Anbud och ytterkuvert märks tydligt med ANBUD, Bänkar och bänkbord, dnr 512-6000-15. Anbud ska ha inkommit till länsstyrelsen senast (2015-10-28). Anbud som inkommer efter detta datum beaktas ej. Anbud som skickas som brev sändes till postadress: Länsstyrelsen i Hallands län 301 86 Halmstad För anbud som lämnas till länsstyrelsen gäller följande adress: Reception Slottsgatan 2 302 38 Halmstad
Förfrågningsunderlag Receptionen har normalt öppet vardagar mellan klockan 08.00 16.00. Övrig tid hänvisas till brevinkast. Observera att brevinkastet är begränsat till storlek. Anbudsgivaren svarar i samtliga ovan nämnda fall för att försändelsen inkommit till myndigheten i rätt tid. Anbud översänt med telefax eller e-post, eller annat elektroniskt medium, accepteras ej. 2.12 Frågor om förfrågningsunderlaget Under upphandlingsprocessen är det inte tillåtet för länsstyrelsen att diskutera förfrågningsunderlag, anbud, utvärdering etc. med anbudsgivare på ett sådant sätt att någon anbudsgivare gynnas eller missgynnas. Finner anbudsgivare att förfrågningsunderlaget eller tillhörande dokument i något avseende är oklart eller har något att anföra mot dess innehåll, ska detta omedelbart och under anbudstiden skriftligen, per e-post, riktas till halland@lansstyrelsen.se. Frågor om varför ett visst krav ställs besvaras ej. Fråga ställs genom att tydligt uppge vilket avsnitt som frågan gäller, rubrik samt i förekommande fall bilagenummer. Frågor angående upphandlingen måste ställas senast tio (10) dagar före anbudstidens slut dvs. 2015-10-18 och kommer att besvaras snarast och senast sex (6) dagar före anbudstidens slut eller i detta fall 2015-10-21. Frågor som ställts efter detta datum kommer inte att besvaras. Frågor kommer att besvaras genom publicering på länsstyrelsens hemsida http://www.lansstyrelsen.se/halland/upphandlingar/. Vänligen observera att länsstyrelsen inte kommer att skicka frågor och svar till anbudsgivarna utan endast redogöra för dessa på länsstyrelsens hemsida. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig uppdaterad. 2.13 Förtydliganden och kompletteringar Anbudsgivare har att se till att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. Länsstyrelsen har ingen skyldighet att ge en anbudsgivare möjlighet att förtydliga eller komplettera ett ofullständigt anbud. Länsstyrelsen har heller ingen rätt att tillåta detta annat än i undantagsfall, under förutsättning att det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Anbudsgivare kan få rätta uppenbara felskrivningar, felräkningar eller annat fel i anbudet om länsstyrelsen så tillåter.
Förfrågningsunderlag 2.14 Öppning av anbud Öppning av anbud kommer att ske på länsstyrelsen 2015-10-29. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om anbudsgivare så begär, kan en representant utsedd av handelskammare på anbudsgivarens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet. 2.15 Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling Beslut om vilket anbud som har antagits fattas genom ett skriftligt tilldelningsbeslut. Så fort länsstyrelsen fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare som deltagit i upphandlingen via e-post. Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas till anbudsgivarna till den e- postadress som ska ha angetts i anbudet enligt avsnitt 2.3 Anbudets innehåll och form. Det är anbudsgivarens ansvar att angiven e-post bevakas för inkommande meddelande. 2.16 Civilrättsligt bindande avtal Observera att varken upphandlingsprocessen eller tilldelningsbeslutet innebär att bindande avtal har uppstått. Civilrättsligt bindande avtal (så kallat upphandlingsavtal) föreligger först när skriftligt avtalsdokument i original undertecknats av parterna. Avtal tecknas först när tiden för lagstadgad avtalsspärr har passerats. 2.17 Sekretess Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) gäller absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut fattats eller ärendet slutförts på annat sätt. Uppgifter i anbud kan därefter sekretessbeläggas endast om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgifterna röjs eller om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Anbudsgivare som önskar att anbudet eller delar av anbudet sekretessbeläggs, anger i sitt anbud dels vilket eller vilka avsnitt eller delar som önskas sekretessbelagt, dels vilken skada ett offentliggörande av de aktuella uppgifterna skulle orsaka. Länsstyrelsen har, trots anbudsgivarens begäran om sekretess, alltid en skyldighet att göra en självständig prövning av sekretessen vid en begäran om utlämnande av allmän handling. Något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas lämnas därför inte.
Förfrågningsunderlag 3. Krav på anbudsgivare För att säkerställa att anbudsgivaren är lämplig som leverantör gäller nedanstående för anbudsgivaren. 3.1 Uteslutning från upphandlingen Anbudsgivaren kommer att uteslutas om länsstyrelsen får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott enligt 10 kap. 1 LOU gällande deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. I de fall anbudsgivaren är en juridisk person kommer anbudsgivaren att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudsgivare kommer också att uteslutas från upphandlingen om denne enligt 10 kap. 2 LOU; är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord- eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Anbudsgivare intygar genom att anbud undertecknas av behörig firmatecknare, att förhållanden under denna punkt inte föreligger vid anbudslämnandet. Notera att länsstyrelsen kan komma att kontrollera att anbudsgivaren inte har gjort sig skyldig till under denna punkt angivna omständigheter. Innan anbudsgivare erbjuds att teckna avtal kontrollerar länsstyrelsen om svensk anbudsgivare betalat föreskrivna skatter och avgifter. Utländsk anbudsgivare ska på begäran från länsstyrelsen lämna ett intyg från relevant myndighet att denne betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget ska vara länsstyrelsen tillhanda senast fyra dagar efter det att länsstyrelsen skickat begäran. Uppgifterna på intyget får inte vara äldre än tre månader (utfärdarens datering avses) räknat från sista dag att lämna anbud.
Förfrågningsunderlag 3.2 Juridisk ställning 3.2.1 Registreringsbevis Till anbudet ska bifogas en kopia av registreringsbevis från Bolagsverket. Anbudsgivare som är registrerad hos annan än Bolagsverket ska bifoga en kopia på bevis eller intyg gällande registrering från relevant myndighet eller motsvarande. Enskild firma som inte är registrerad kan istället lämna F-skattsedel (jämför punkt 3.2.2). Beviset ska inte vara äldre än 30 dagar räknat från sista dag att lämna anbud. Observera att det är vanligt förekommande att bevis som inte uppfyller detta krav lämnas in, vilket kan göra att anbudet underkänns. Kontrollera därför att beviset inte är för gammalt. 3.2.2 F-skattsedel Anbudsgivaren ska inneha F-skattsedel eller motsvarande för utländska bolag. 3.3 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som krävs för att leverera varor enligt de förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag. Detta ska bekräftas i anbudet. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret även ge en kortfattad beskrivning av sin kapacitet att tillgodose länsstyrelsens behov enligt förutsättningar som framgår av detta förfrågningsunderlag (se avsnitt 4). Eventuella underleverantörer ska uppfylla samtliga krav som ställs på anbudsgivaren i detta förfrågningsunderlag, vilket anbudsgivaren ansvarar för att kontrollera. Detta ska bekräftas i anbudet. För att säkerställa att anbudsgivaren har tillräcklig teknisk kapacitet att kunna leverera efterfrågade varor ska referens lämnas. Anbudsgivaren ska i anbudsformuläret ange två större kunder inom offentlig förvaltning dit minst 10 produkter har levererats de senaste tre åren. Angivna referenser kan komma att kontaktas för verifiering. 4. Krav på varan 4.1 Krav på bänkar och bänkbord Sittbänkar och bänkbord ska vara tillverkade med underrede av stål. Detta krav ställs eftersom klimatförhållandena i länet gör att trämaterial med markkontakt blir underhållskrävande och har en sämre hållbarhet.
Förfrågningsunderlag Stålunderrede som används i produkterna ska bestå av rostfritt eller varmförzinkat stål. Stålen kan vara runda, fyrkantiga eller platta. T-stål kan användas till de delar som har markkontakt. Sittbänkar och bänkbord ska kunna levereras med både armstöd och ryggstöd. Virket ska bestå av tätvuxen obehandlad och omålad furu eller gran i virkeskvalite-klass G4-1 eller bättre enligt SS-EN 1611-1. Virket bör bestå av hög andel kärnvirke/kärnved och ska vara certifierat enligt någon av de gängse certifieringar som finns inom skogsbruket för hållbart skogsbruk och miljö. Virket ska vara spårsågat undertill för att undvika att det vrider sig samt ska vara torkat med en fuktkvot i virket på maximalt 18 %. Bänkar och bänkbord ska kunna förankras i marken. Markförankring ska levereras tillsammans med produkterna men ej monterat på dem. Förankringen ska utgöras av någon typ av jordankare som kan grävas ned och fästas och låsas fast i bänk/bänkbordets underrede. Plankor ska vara fästa så att de kan bytas ut av beställaren. Bult samt brickor och muttrar ska vara varmförzinkade (FZV) och skruvar ska vara syrafasta (A 4) och avsedda för utomhusbruk. Leverantören ska kunna leverera bänkar och bänkbord med en sitthöjd på 42-50 cm i överkant samt en bordshöjd på mellan 70-80 cm i underkant. Armstöden ska ha en framkant som går att greppa om och de ska nå förbi sittytans framkant. Leverantören ska kunna leverera bänkbord som är speciellt anpassade för rullstolsburna personer. Detta innebär att bordet är försett med överhäng eller att det finns ett mellanrum i sittbänken för rullstol mitt för bordet. Alla plankor ska ha rundade eller fasade kanter. Mellanrummet mellan plankor ska vara mellan 10-20 mm. Plankor på bordsdel ska vara minst 45 mm tjocka och på sittdelar minst 45 mm. Armstödsplankorna ska vara minst 30 mm tjocka och i ryggstöd minst 45 mm. Armstöden ska vara 40-70 mm breda och minst 30 mm tjocka och ska sitta på en höjd i överkant av 250-300 mm från sittytans överkant. Bredden på bordet ska vara mellan 600-800 mm och längden minst 2500 mm. Överhäng på bordsdelen anpassade för rullstolsburna personer ska vara minst 700 mm räknat från sittdelens kortsida. Överhäng för rullstolsburna behöver endast finnas på ena sidan bordet. Bredden på sittytan ska vara 350-450 mm och längden minst 2000 mm. Ryggstöden ska vara minst 180 mm breda och minst 45 mm tjocka samt ska sitta på en höjd i överkant av 350-450 mm från sittytans överkant. Ryggstöden ska vara lika långa som bänken. Kanter vid markanslutna delar som man behöver kliva över för att sätta sig på sittdelen av bänkbordet ska max vara 90 mm höga.
Förfrågningsunderlag Varan ska kunna levereras inom fyra veckor från att beställning gjorts. Följesedel på materialet med produktbeskrivning/produktblad ska skickas med i anbudsformuläret så att beställaren kan kontrollera att de produkter leverantören säljer innehåller de material som nämns i kraven ovan. 4.2 Beställning Länsstyrelsen kommer att lämna beställningar löpande efter behov men kommer att sträva efter att göra 2-3 beställningar per år och då samla ett större antal produkter per gång och inte enstaka produkter. Beställning kommer att göras via e- post eller telefon. I beställningen kommer det att ingå vilka produkter länsstyrelsen önskar beställa och antal av respektive produkt samt var de ska levereras och vem som är kontaktperson från länsstyrelsen. Det kommer även att framgå om det finns specifika krav på faktureringen gällande den aktuella beställningen. 5. Prövning och utvärdering av anbud 5.1 Prövning av anbud Prövningen av inkomna anbud sker i tre steg enligt följande. 1. Inledningsvis genomförs en granskning/kontroll av att anbudet lämnats i enlighet med i avsnitt 2 (Administrativa bestämmelser och krav) redovisade förutsättningar och krav. Alla anbudsgivare som uppfyller kraven är godkända som presumtiva leverantörer till länsstyrelsen. Övriga anbud förkastas. 2. Därefter kontrolleras att kvarvarande anbudsgivare uppfyller de krav som ställs på denne enligt avsnitt 3 Krav på anbudsgivare. Eventuella anbud som inte uppfyller alla ska-krav förkastas. 3. Sedan prövas återstående anbud för att klarlägga att de ställda kraven på varan enligt avsnitt 4 (Krav på varan) uppfylls. Eventuella anbud som inte uppfyller alla ska-krav förkastas. De anbud som uppfyllt samtliga ska-krav går vidare till utvärdering. 5.2 Anbudsutvärdering De anbud som återstår efter detta utvärderas. Utvärderingen genomförs på så sätt att det anbud med lägst utvärderingspris enligt nedanstående modell anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer att tilldelas ramavtal.
Förfrågningsunderlag I anbudet ska anges styckpriser för de fem olika typerna av produkter. Utvärderingspriset beräknas sedan som en totalkostnad genom att multiplicera styckpriserna med ett uppskattat antal beställda produkter av respektive typ under avtalsperioden (två år) enligt nedan. (Notera dock att det styckpris som sedan ska debiteras är det som lämnas i anbudet). Utvärderingsmodell med prisexempel. Styckpris anges i anbud. Uppskattat antal produkter av respektive typ som kommer att beställas bygger på erfarenhetstal från länsstyrelsen samt att det inom projektet Sand Life finns en fast budget för inköp av denna typ av produkter. Det pris, utvärderingspris, som jämförs mellan anbud är totalkostnaden. Typ av produkt Styckpris Antal produkter Totalkostnad Bänkbord 5000 20 100 000 Bänkbord med ryggstöd 5500 15 82 500 Bänkbord med ryggstöd och överhäng för rullstolsburna 5500 20 110 000 Sittbänk 3000 15 45 000 Sittbänk med armstöd och ryggstöd 3500 20 70 000 Utvärderingspris 407 500 5.3 Lika anbud efter utvärdering Om situationen att två eller flera anbud avgivit samma lägsta pris, kommer lottning att genomföras för att utse det vinnande anbudet. Lottningen kommer att genomföras med minst tre (3) personer närvarande för att säkerställa förfarandets opartiskhet.
2015-09-28 Bilaga 1 Anbudsformulär Upphandling av ramavtal för leverans av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län Anbudsformulär Anbudsformulärets syfte är att tydliggöra för anbudsgivaren vilka uppgifter som ska lämnas i anbudet. Anbudformuläret underlättar också Länsstyrelsens utvärdering av inkomna anbud. I anbudsformuläret ska vita fält och kryssrutor fyllas i med uppgifter. Kryssrutorna i anbudsformuläret ska markeras med kryss (X) för att markera att anbudsgivaren accepterar ställda villkor. Observera att samtliga ska-krav ska uppfyllas för att Länsstyrelsen ska utvärdera anbudet vidare. Avsnittsnumreringen under rubrikerna Krav på anbudsgivare och Krav på varan motsvarar den i förfrågningsunderlaget.
Uppgifter om företag och kontaktperson Bilaga 1 Anbudsformulär 1 (6) Uppgifter om anbudsgivande företag och kontaktperson anges nedan. Företagsnamn: Organisationsnummer/ Personnummer: Adress: Kontaktperson: Telefonnummer: e-postadress:
2. Administrativa bestämmelser och krav Bilaga 1 Anbudsformulär 2 (6) Ange kryss (X) i rutorna att följande ska-krav är uppfyllda samt att anbudsgivaren accepterar ställda villkor. 2.3 Anbudets innehåll och form Anbudet är undertecknat av behörig firmatecknare för anbudsgivaren: Anbud som inte undertecknats av behörig firmatecknare är ogiltigt och kommer att förkastas. Anbudet innehåller uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer/personnummer, adress, kontaktperson, telefonnummer och e-postadress: Anbudet är skrivet på svenska: Anbudet inlämnas i ett original: 2.7 Anbudets giltighetstid Anbudet är giltigt till och med 2016-04-28: 2.11 Inlämnande av anbud Anbudet är inlämnat i tid, dvs. 2015-10-28: 3. Krav på anbudsgivare För att säkerställa att anbudsgivaren kvalificerar sig som leverantör ska nedanstående krav uppfyllas. 3.2 Juridisk ställning Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller de i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter: Gällande utländska anbudsgivare: bifogat intyg från behörig myndighet i det egna landet som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter: 3.2.1 Registreringsbevis Registreringsbevis som ej är äldre än 30 dagar bifogas:
3.2.2 F-skattsedel Anbudsgivaren har F-skattsedel eller motsvarande för utländska bolag: Bilaga 1 Anbudsformulär 3 (6) 3.3 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivaren innehar sådan teknisk förmåga och kapacitet som krävs för att leverera varor enligt de förutsättningar som framgår av förfrågningsunderlaget daterat 2015-09-28: Samtliga underleverantörer som används inom uppdraget kommer att uppfylla kraven om juridisk ställning enligt förfrågningsunderlaget: 4. Krav på varan 4.1 Krav på bänkar och bänkbord Anbudsgivaren kan leverera produkter som uppfyller ska-kraven under avsnitt 4.1 i förfrågningsunderlaget: Följesedel på materialet med produktbeskrivning/produktblad för respektive produkt har bifogats till anbudsformuläret:
Bilaga 1 Anbudsformulär 4 (6) Kortfattad beskrivning av företaget och dess kapacitet att tillgodose länsstyrelsens behov enligt förutsättningar som framgår av förfrågningsunderlaget. Företagets huvudsakliga verksamhet: Företagets erfarenhet av liknande leveranser samt referenser: Beskrivning av företaget kan även lämnas på bilaga samt kompletteras med ytterligare information.
Bilaga 1 Anbudsformulär 5 (6) Kortfattade beskrivningar av de produkter anbudsgivaren har, som uppfyller beställarens krav på varan (avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget). Ytterligare information kan även lämnas på bilaga.
Styckpris Produkt Bänkbord Styckpris (SEK) exkl. moms Bilaga 1 Anbudsformulär 6 (6) Bänkbord med ryggstöd Bänkbord med ryggstöd och överhäng för rullstolsburna Sittbänk Sittbänk med rygg- och armstöd Villkor i förlaga till ramavtal (Bilaga 2) Anbudsgivaren accepterar villkoren i förlaga till ramavtal (bilaga 2) i sin helhet genom underskrift av detta anbudsformulär: Undertecknande av anbud Anbudsgivaren bekräftar på heder och samvete att lämnade uppgifter är med sanningen överrensstämmande Anbud som inte undertecknats av behörig firmatecknare är ogiltigt och kommer att förkastas. Ort och datum Namnteckning Namnförtydligande Företagsnamn
2015-09-28 Bilaga 2 Förlaga ramavtal Upphandling av ramavtal för leverans av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län Förlaga ramavtal I följande text finns intagna de ramavtalsvillkor som tillsammans med krav på anbudsgivaren och krav på varan, avsnitt 3 respektive 4 i förfrågningsunderlaget, utgör underlag för tilldelning av kontrakt avseende ramavtal. Som bekräftelse på att villkoren accepteras ska anbudsgivaren till anbudet bifoga en ifylld och undertecknad kopia av denna förlaga. I det fall anbudsgivaren tilldelas ramavtal kommer originalavtal att tas fram som undertecknas av båda parter.
Bilaga 2 Förlaga ramavtal 1 (4) Mellan Länsstyrelsen i Hallands län genom enheten för Naturvård och miljöövervakning (nedan kallad Beställaren) och FÖRETAGSNAMN (nedan kallad Leverantören) med org.nr: XXXXXX-XX har slutits följande: Förlaga till ramavtal för leverans av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län 1. Uppdragets omfattning Ramavtalet omfattar leverans av bänkar och bänkbord avsedda för friluftsändamål i naturskyddade områden i Hallands län, i enlighet med förutsättningarna angivna i avsnitten Krav på anbudsgivaren och Krav på varan avsnitt 3 respektive 4 i förfrågningsunderlaget daterat 2015-09-28. Den exakta omfattningen av efterfrågade varor är svår att bedöma och behovet av denna typ av friluftsanordningar kommer att styra antalet beställningar de kommande åren. Inom projektet Sand Life ska 35 bänkar och bänkbord beställas och uppskattningsvis uppgår värdet på denna upphandling till ca 500 000 kr fram t.o.m. 2017. Några volymgarantier kan dock inte lämnas. 2. Uppdragets utförande Leverantören ska utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med bestämmelser i detta ramavtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Beställaren har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag i branschen. Produkterna som levereras till beställaren ska uppfylla de krav som finns i avsnitt 4 i förfrågningsunderlaget daterat 2015-09-28. Leverantören får inte vidta åtgärd som kan förväntas medföra åsidosättande av lag eller kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens arbetsområde. 3. Avtalsperiod Avtalet gäller i två (2) år från den dag det undertecknas av båda parter. Beställaren äger rätt men är inte skyldig att förlänga avtalet ett år i taget under högst två år. Avser beställaren att förlänga avtalet skall Beställaren skriftligt meddela Leverantören detta senast tre månader före det datum som avtalet annars upphör att gälla. 4. Ändringar och tillägg Ändringar eller tillägg till detta ramavtal kan endast göras genom skriftlig handling undertecknad av behörig företrädare för Beställaren och Leverantören. Om kontraktshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan följande ordning. 1. Tillägg till detta ramavtal 2. Detta ramavtal
3. Förfrågningsunderlaget daterat 2015-09-28 4. Angivet anbud i anbudsformulär Bilaga 2 Förlaga ramavtal 2 (4) 5. Priser och prisjustering Beställaren ersätter Leverantören enligt lämnade styckpriser som leverantören kommit in med i sitt anbud. Priserna är enligt tabellen nedan. Produkt Bänkbord Styckpris (SEK) exkl. moms Bänkbord m. ryggstöd Bänkbord m. ryggstöd och överhäng för rullstolsburna Sittbänk Sittbänk m. arm-och ryggstöd Kostnad för frakt ingår i styckpriset för varan. Lagstadgad mervärdeskatt tillkommer. Prisjustering De priser som avtalats är fasta under avtalsperioden (2år). Vid förlängning av ramavtalet kan leverantören begära prisjustering. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas minst en månad före ikraftträdandet. Beställaren ska inom två veckor skriftligen bekräfta dess överensstämmelse med avtalade prisjusteringsvillkor. Som underlag för prisförändring ska förändringen i SCB:s konsumentprisindex, KPI, användas. Prisändring får tidigast tillämpas för leverans som utförs från och med närmast påföljande kalendermånadsskifte. Av parterna godkänd prisförändring ska gälla fast ett år i taget. 6. Krav på produkten Samtliga krav på produkterna enligt förfrågningsunderlagets krav på varorna (avsnitt 4) ska uppfyllas under hela avtalsperioden. 7. Fakturering Fakturering får ske då beställda produkter har levererats och godkänts av Beställaren. Årets sista faktura ska vara Beställaren tillhanda senast den 15 december. Faktura ställs till Beställaren under följande adress: Länsstyrelsen i Hallands län FE 213 838 73 FRÖSÖN
Referens: för- och efternamn på länsstyrelsens kontaktperson. Bilaga 2 Förlaga ramavtal 3 (4) Referens för fakturor som ställs till Sand Life: LIFE11 NAT/SE/849 Sand Life 8. Betalningsvillkor Trettio dagar efter erhållen godkänd faktura. Dröjsmålsränta enligt svensk räntelag. 9. Kvantitet Ramavtalet innehåller inte några utfästelser att avropa en viss volym under avtalsperioden. Leverantören förbinder sig att kunna leverera minst 20 bänkbord och minst 20 bänkar per år. 10. Kontaktpersoner För Beställaren: Magnus Nystrand, tfn 010-224 33 19 För Leverantören: Förnamn Efternamn, tfn 11. Underleverantör Underleverantören skall uppfylla samtliga krav som ställs på leverantören vilket Leverantören bekräftat i anbudet. Leverantören ansvarar mot beställaren för underleverantörers arbete som för eget arbete. I detta avtal fastställda villkor ska av Leverantören vara fastställda genom bindande förbehåll även i förhållande till eventuella underleverantörer. 12. Force majeure Följande omständigheter ska anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar sedan avtal har slutits och åtgärd för avtalets rätta fullgörande därigenom hindras, samt ej bort av part tagits i beräkning vid avtalets ingående och vars följd part inte heller skäligen kunde undvikit eller övervunnit; allmän arbetskonflikt och varje annan omständighet så som eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser. Även myndighetsbeslut kan utgöra grund för befrielse under vissa omständigheter som inte kunnat förutses av parten. Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart återuppta fullgörandet av avtalad prestation. 13. Överlåtelse av avtal Ramavtal får inte överlåtas på annan utan beställarens skriftliga medverkan. 14. Miljökrav Virket i produkterna ska vara certifierat enligt någon av de gängse certifieringar som finns inom skogsbruket för hållbart skogsbruk och miljö. 15. Villkor för uppsägning av avtal I händelse av att leverantören inte visar sig uppfylla angivna krav på genomförande av uppdraget och/eller eventuellt angivna brister ej åtgärdas på godtagbart sätt inom två veckor
Bilaga 2 Förlaga ramavtal 4 (4) efter det att beställaren skriftligt meddelat bristen, ska ramavtalet kunna sägas upp i förtid. I händelse av sådan hävning ska beställaren erhålla skälig ersättning av leverantören för den olägenhet eller de merkostnader detta kan förorsaka. Beställaren har rätt att häva ramavtalet och avtal om enskilt uppdrag om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant obestånd att leverantören inte kan fullgöra sitt åtagande. 16. Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållanden ska prövas av svensk allmän domstol. Anbudsgivaren accepterar förlagan till ramavtal i sin helhet genom underskrift av anbudsformuläret (bilaga 1).