Projektplanen har granskats av styrgrupperna för Miljösamverkan Halland och Miljösamverkan Västra Götaland. Projektplanen är därmed fastställd. Projektplan för projektet äldreboenden och vårdlokaler Syfte Tillsynen av hälsoskyddet på äldreboenden är ofta nedprioriterad eller eftersatt, men borde enligt kriterierna ha hög prioritet: Gruppen som vistas här är känslig, har svårt att hävda sina intressen, ofta stora grupper, hög smittrisk, mycket avfall som kan vara smittförande osv. Tidigare tillsynsbesök har visat på brister i bland annat rutiner för städning och tvätt. Personalen får många gånger inte den utbildning som behövs och ansvarsfördelningen är ofta otydlig. Projektet ska underlätta för miljökontoren att utöva rättsäker, ändamålsenlig och effektiv tillsyn på äldreboenden och vårdlokaler. Projektet ska ge stöd för prioriteringar av vilka verksamheter som behöver tillsynas och på vilken nivå tillsynen bör ligga på med tanke för riskerna för människors hälsa. Ytterst är syftet med projektet att minska smittspridning samt att brukarna har en bra boendemiljö utan risk för olägenhet. Projektet bidrar till miljösamverkans vision Det önskade läget genom att projektet är kompetenshöjande, utvecklar en gemensam praxis under tillsynskampanjen samt att projektet bidrar till en hållbar boendemiljö på äldreboende och andra vårdlokaler. Vi samverkar även med andra aktörer såsom Västra Götalandsregionen, Inspektionen för vård och omsorg samt Folkhälsomyndigheten. Projektmål 1. Efter projektets avslut har miljökontoren kännedom om vilka boendeformer som finns samt stöd för prioritering av vilka verksamheter som behöver tillsynas. 2. Efter projektets avslut har miljökontoren kunskap om vad som är de största riskerna på äldreboenden och vårdlokaler samt vad som är viktigast att inspektera med tanke på riskerna för människors hälsa. Sida 1 av 10
3. Efter projektets avslut har miljökontoren bedrivit tillsyn på äldreboenden och vårdlokaler med stöd från projektet. 40 procent av miljökontoren i våra län har deltagit i en gemensam tillsynskampanj. 4. Vid tillsynen har ansvarig personal på äldreboenden och vårdlokaler fått information vid tillsyn om vikten av egenkontroll, rutiner och tydlig ansvarsfördelning. Med miljökontoren avses här samtliga i Västra Götalands samt i Hallands län. Omfattning och inriktning Projektet ska omfatta tillsyn på äldreboenden och vårdlokaler och kommer ta fram ett handläggarstöd riktat till miljökontoren. Handläggarstödet ska bland annat beskriva risker och områden där brister vanligtvis förekommer samt ge stöd för prioriteringar av vilka verksamheter som behöver tillsynas. Handläggarstödet kommer även inkludera en checklista. En tillsynskampanj kommer att genomföras under mitten av juni till mitten av oktober. Perioden är planerad utifrån att minimera risken för smittspridning av framförallt vinterkräksjuka via inspektioner. Avgränsning Projektet skulle ursprungligen även riktat sig mot samlingslokaler, men projektgruppen har bedömt att samlingslokaler får strykas ur projektet. Anledningen är att samlingslokaler har en annan problembild och andra risker. Därtill är det inte nödvändigtvis känsliga grupper som vistas där och vistelsen är tillfällig. Att ta med samlingslokaler kräver visst extra arbete och projektet är redan försenat från start. Projektgruppen anser att det är viktigare att tillsynskampanjen kan starta i juni månad än att samlingslokaler inkluderas. Däremot kan troligen delar av det material som projektgruppen tar fram användas för tillsyn på samlingslokaler. Miljökontoren kommer att informeras om detta. Projektperiod Projektet pågår under tiden februari 2017- januari 2017. Sida 2 av 10
Aktivitetsplan inklusive tidsplan Huvudsakliga insatser som ska genomföras i projektet för att uppnå projektets mål. Status kan vara Genomfört= G, Pågående = P. MK= miljökontor, PG = hela projektgrupp, TK= tillsynskampanj Aktivitet (VAD) Tid (NÄR) Ansvarig (VEM) Status Uppstartsmöte Halmstads kommun deltar och delar med sig av erfarenheter 15 feb 2017 G Omvärldsanalys Till 7 mars PG G Syfte: diskussion projektets syfte, mål, aktiviteter mm Inläsning på förutsättningar för tillsyn såsom viktiga definitioner/begrepp och miljömyndighetens tillsynsansvar Ta fram utkast innehållsförteckning handläggarstöd Kontakta faddrar och referenspersoner och informera om när vi behöver deras stöd. 7 mars PG G Till 20 mars PG G Till 20 mars G V 11 G Syfte: Blir klara med projektplanen 20 mars, kl. 13-15 Skype PG G Maila projektplan till faddrar 21 mars G Komma igång med arbete med stödmaterial. Påbörja ett första utkast- är det så här vi tänker oss? Vad för stöd behövs för att fortsätta? Vad förtydliga? Till 30 mars PG Godkänd projektplan - Svar projektplan från faddrar Syfte: arbetsuppgifter är tillräckligt tydliga för att arbeta fram stödmaterial. Delvis arbetsmöte. 29 mars Faddrar 30 mars PG Sida 3 av 10
Lotta Osbeck, Vårdhygien Sahlgrenska, deltar och delar med sig av erfarenheter Ta fram ett utkast på stödmaterial Till 20 april PG Maila MK information om projektet och TK. V 14 Syfte: genomgång och diskussion av utkast till handläggarstöd 27 april PG Bearbeta utkast stödmaterial utifrån varandras synpunkter Till 11 maj PG : 11 maj PG Syfte: blir klara med handläggarstöd för utskick till referenspersoner Maila MK ytterligare information om TK och handläggarstödet. Uppmana att boka inspektioner. V 20 Utskick till referenspersoner och kommunikatör Svar från referenspersoner och kommunikatör Ta fram förslag till utvärderingsfrågor 12 maj 30 maj Ref.personer och kommunikatör 31 maj 31 maj PG Syfte: Bearbeta stödmaterial utifrån inkomna synpunkter. Bli klara med handläggarstöd för utskick till MK. Sista redigering. Skapa det tekniska handläggarstödet på hemsidan. v. 23 Utskick MK 14 juni Tillsynskampanj 15 juni 20 okt MK Sida 4 av 10
Utvärdering TK V 43-45 PG, MK v. 46 PG Syfte: utvärdering tillsynskampanjen och projektet i övrigt. Sammanställ slutrapport v. 47-49 med stöd av PG Utkast slutrapport till projektgrupp 6 dec 2017 (v 49) Syfte: avstämning slutrapport v 50 Skype Halvdagsmöte PG Slutrapporten skickas till faddrar för godkännande Start v 51 Slutrapporten godkänd. Svar från faddrar. 12 jan 2018 Faddrar Projektet avslutas och slutrapport publiceras på hemsidan. v 3 2018 Sida 5 av 10
Målgrupper att kommunicera med Av tabellen framgår vilka målgrupper/parter som vi kan behöva kommunicera med, vad som ska kommuniceras, när, hur och vem som gör det. Utgångspunkten är vad vi tror att målgruppen har för behov av kommunikation. = Huvudsaklig information till målgruppen ifråga = Huvudsaklig information från målgruppen ifråga Aktivitet Målgrupp Mål med kommunikationen Kanal Tidplan Ansvarig (vad) (vilka) (veta, känna tycka, göra) (hur) (när) (vem) Sprida info om projekt, TK och handläggarstöd Handläggare på miljökontor Veta vad som ingår i projektet, handläggarstöd och tillsynskampanj (TK) E-post V 14 V 20 14 juni Samverkan IVO Informera oss om deras tillsynsansvar samt möjlighet till ev. samverkan E-post och telefon Kontinuerligt inledningsvis Samverkan och TVL FoHM Informera oss om deras projekt om vårdlokaler och resultatet av detta. Tillsynsvägledning (TVL) vid frågor. E-post och telefon Kontinuerligt inledningsvis Kunskapsbyggande och dela erfarenheter Halmstads kommun Dela erfarenheter. PG får kunskap och info om lärdomar vis inspektion Delta på möte Startmöte PG Kunskapsbyggande Lotta Osbeck, Vårdhygien PG får kunskap och info om lärdomar Delta på möte 30 mars PG Handläggarstöd granskas av referenspersoner Referenspersoner Kvalitetsgranskning och förbättring E-post V 19-22 Sida 6 av 10
Handläggarstöd granskas av kommunikatör Kommunikatör Klarspråksgranskning E-post V 19-22 Maria Uppföljning och utvärdering Utvärdering av projektet gentemot måluppfyllnad sker av projektgruppen och projektledaren i samband med projektmötena. En utvärdering av projektarbetet sker i slutet av projektet och i samband med det sista projektmötet. Projektmål 1. Efter projektets avslut har miljökontoren kännedom om vilka boendeformer som finns samt stöd för prioritering av vilka verksamheter som behöver tillsynas. 2. Efter projektets avslut har miljökontoren kunskap om vad som är de största riskerna på äldreboenden och vårdlokaler samt vad som är viktigast att inspektera med tanke på riskerna för människors hälsa. 3. Efter projektets avslut har miljökontoren bedrivit tillsyn på äldreboenden och vårdlokaler med stöd från projektet. 40 procent av miljökontoren i våra län har deltagit i en gemensam tillsynskampanj. 4. Vid tillsynen har ansvarig personal på äldreboenden och vårdlokaler fått information vid tillsyn om vikten av egenkontroll, rutiner och tydlig ansvarsfördelning. Uppföljnings- och utvärderingsinsatser Enkät efter tillsynskampanjen Enkät efter tillsynskampanjen Enkät efter tillsynskampanjen Enkät efter tillsynskampanjen Styrgrupp Styrgrupperna för Miljösamverkan Västra Götaland och Miljösamverkan Halland genom följande två styrgruppsmedlemmar som är faddrar för projektet: Stefan Andersson, Hylte kommun Agneta Sander, Borås Stad Sida 7 av 10
Projektledare Malmros Miljösamverkan Västra Götaland Projektgrupp Miljösamverkans projektgrupp Äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler där följande personer deltar: Michaela Håkansson, Herrljunga kommun Kristoffer Tveiten, Vårgårda kommun Torsson, Vänersborgs kommun Åsa Lindblad, Mariestad Töreboda Gullspång Maria Barrestig, Essunga kommun Malmros, Projektledare Resurser och kostnader Kostnader för projektledning ingår i Miljösamverkan Västra Götalands budget och specificeras inte här. Projektdeltagarna bidrar med sin arbetstid vilket inte specificeras. Därutöver kan det tillkomma mindre utgifter för informationsmaterial m.m. Möten Under projekttiden kommer vi att ha 9 projektgruppsmöten varav några är skypemöten. Dokumentation och slutrapport Följande dokument kommer att upprättas: 1. Denna projektplan med ev. kommande revideringar 2. Handläggarstöd inklusive checklista 3. Slutrapport Sida 8 av 10
Anteckningar från våra projektgruppsmöten läggs på grupparbetsplatsen, liksom denna projektplan. Bakgrund och ramar Utdrag från Miljösamverkan Västra Götalands verksamhetsplan år 2017-2018: Äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler Bakgrund och syfte Projektet ska underlätta för miljökontoren att utöva rättssäker, ändamålsenlig och effektiv till-syn på äldreboenden, vårdlokaler och samlingslokaler. Projektet ska ge stöd för prioriteringar av vilka verksamheter som behöver tillsynas och på vilken nivå tillsynen bör ligga på med tanke för riskerna för människors hälsa. Tillsynen av hälsoskyddet på äldreboenden är ofta nedprioriterad eller eftersatt, men borde enligt kriterierna ha hög prioritet: Gruppen som vistas här är känslig, har svårt att hävda sina intressen, ofta stora grupper, hög smittrisk, mycket avfall som kan vara smittförande osv. Personalen är ofta lågutbildad. Tidigare tillsynsbesök har visat på brister i bland annat rutiner för städning och tvätt. Projektets mål Miljökontoren ska ha stöd för prioriteringar och tillsyn, en tillsynskampanj ska genomföras. Projektets bidrag till att nå Det önskade läget Vi är den myndighet vi själva vill möta: Ja, särskilt om det kan innebära att livsmedelskontroll och hälsoskyddstillsyn genomförs samordnat, så att det blir tydligt och enkelt för verksam-hetsutövarna. Vi bidrar till en hållbar utveckling när vi utför vårt uppdrag: Vi skapar gemensam praxis: Ja, genom handläggarstöd och tillsynskampanj. Vi delar med oss till varandra: Ja, generellt som för alla miljösamverkansprojekt samt eventuellt mellan livsmedelskontroll och hälsoskyddstillsyn. Vi har dialoger med andra aktörer i samhället: Ja, viktigt, särskilt med IVO och även med Folkhälsomyndigheten. Vi skapar attraktiva arbetsplatser: Inget uttalat i detta projekt, men att handläggarstöd finns är positivt liksom att samverkan sker med andra kommuner. Vi är goda ledare och kompetenta medarbetare: Ja, projektet blir kompetenshöjande. Miljömål God bebyggd miljö, delmål God inomhusmiljö Målområden för folkhälsa Miljöer och produkter Sida 9 av 10
Miljökontorens insats Medverka i projektgrupp och delta i tillsynskampanj. Länsstyrelsernas insats Medverka i projektgrupp. Tidplan Projektet startar i början av 2017 och pågår hela året med tillsynskampanj under majoktober 2017, därefter utvärdering. Resursbehov och kostnader En projektgrupp behöver bildas. Arbetet kan medföra mindre kostnader för t.ex. information och annat. Sida 10 av 10