SUNNE KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Bildningsutskottet 2017-11-13 1 (1) Sida Bu 72 Skolinspektionens granskning av Sunne kommuns klagomålshantering Dnr KS2017/156/07 Bildningsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1 Kommunstyrelsen antar förslag till rutiner för Sunne kommuns klagomålshantering inom utbildningsverksamheten. 2 Kommunstyrelsen antar verksamhetschefernas tjänsteskrivelse och antagna rutiner som svar till skolinspektionen. Sammanfattning av ärendet Skolinspektionen har genomfört en kvalitetsgranskning av huvudmannens klagomålshantering. Den 23 maj 2017 besökte Skolinspektionen kommunen och genomförde intervjuer med sex rektorer. Därefter genomfördes telefonintervju med verksamhetscheferna. Skolinspektionen bedömde att huvudmannen behöver utveckla sitt arbete med att informera barn, elever och vårdnadshavare om klagomålshanteringen. Huvudmannen behöver se till att rutinerna och handläggningen av klagomål är kända av verksamheternas personal. Huvudmannen behöver även utveckla arbetet med att sammanställa och analysera klagomål. Utifrån Skolinspektionens granskning har verksamhetscheferna tagit fram rutiner för handläggning och sammanställning av klagomål samt rutiner för hur dessa ska kommuniceras till barn, elever, vårdnadshavare och personal. Beslutsunderlag Verksamhetschefernas tjänsteskrivelse 2017-11-02 Förslag till klagomålshantering för utbildningsverksamheterna i Sunne kommun Beslutet skickas till: Skolinspektionen Rektorer Förskolechefer Verksamhetschefen för barns lärande Verksamhetschefen för ungdomars och vuxnas lärande Justerare Utdragsbestyrkare
TJÄNSTESKRIVELSE Datum Sida 2017-11-02 1 (2) Kommunstyrelsen Skolinspektionens granskning av Sunne kommuns klagomålshantering KS2017/156/07 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen antar förslag till rutiner för Sunne kommuns klagomålshantering inom utbildningsverksamheten. 2. Kommunstyrelsen antar verksamhetschefernas tjänsteskrivelse och antagna rutiner som svar till skolinspektionen. Sammanfattning av ärendet Skolinspektionen har genomfört en kvalitetsgranskning av huvudmannens klagomålshantering. Den 23 maj 2017 besökte Skolinspektionen kommunen och genomförde intervjuer med sex rektorer. Därefter genomfördes telefonintervju med verksamhetscheferna. Skolinspektionen bedömde att huvudmannen behöver utveckla sitt arbete med att informera barn, elever och vårdnadshavare om klagomålshanteringen. Huvudmannen behöver se till att rutinerna och handläggningen av klagomål är kända av verksamheternas personal. Huvudmannen behöver även utveckla arbetet med att sammanställa och analysera klagomål. Utifrån Skolinspektionens granskning har verksamhetscheferna tagit fram rutiner för handläggning och sammanställning av klagomål samt rutiner för hur dessa ska kommuniceras till barn, elever, vårdnadshavare och personal. Beslutsunderlag Verksamhetschefernas tjänsteskrivelse 2017-11-02 Förslag till klagomålshantering för utbildningsverksamheterna i Sunne kommun Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Barns lärande 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Barns lärande Kvarngatan 4 686 80 Sunne 0565-160 47 direkt anna.ullenius@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-103 02 32 mobil 0565-160 01 fax
2 (2) Berit Westergren Kommunchef Ylva Winther Verksamhetschef Anna Ullenius Verksamhetschef Beslutet skickas till: Skolinspektionen Rektorer Förskolechefer
RAPPORT Datum Sida 2017-11-02 1 (6) Klagomålshantering för utbildningsverksamheterna i Sunne kommun KS2017/156/07 Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Barns lärande 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Barns lärande Kvarngatan 4 686 80 Sunne 0565-160 47 direkt anna.ullenius@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-103 02 32 mobil 0565-160 01 fax
2 (6) Inledning Enligt 4 kap 8 SkolL ska huvudmannen ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Klagomålshanterningen kan ses utifrån tre kvalitetsaspekter; information till vårdnadshavare och elever, hantering vad gäller ta emot och utreda klagomål samt kopplingen till det systematiska kvalitetsarbetet. Klagomål på verksamheten är ett tillfälle till förbättring. Om vårdnadshavare, barn, elev eller annan upplever att verksamheten inte lever upp till de förväntningar man har behöver det finnas tydliga och väl kända rutiner för hur man kan framföra sin uppfattning. Oftast kan ett klagomål utredas och den som klagat får ett svar som den är nöjd med. Det är ändå av vikt att alla klagomål dokumenteras och analyseras för att finna eventuella mönster och utvecklingsområden i verksamheten. Det är viktigt att kommunens rutiner för hur man lämnar klagomål är kända för de som vill lämna klagomål. Skolledare och personal behöver vara väl förtrogna med rutinerna för klagomålshanteringen för att kunna informera vårdnadshavare, barn, elever och annan. De klagomål som kommer till organisationen behöver följas upp och analyseras i syfte att utveckla verksamheten. Definition av klagomål Begreppet klagomål definieras som ett tydligt uttryckt missnöje med en tjänst eller service som verksamheten tillhandahållit och som inte infriat ställda förväntningar. Ett klagomål rör således tjänsternas och servicens kvalitet samt omständigheterna kring själva utförandet. Klagomålshanteringen omfattar inte felanmälningar, enklare synpunkter, renodlade förslag eller kommunala beslut som kan överklagas och hanteras inom en juridisk process. Information om klagomålshantering I syfte att säkerställa att vårdnadshavare, barn, elever och annan har kännedom om hur och till vem man kan vända sig till med klagomål behöver informationen vara saklig, återkommande och anpassad till respektive målgrupp. Information till vårdnadshavare Följande kanaler för information till vårdnadshavare ska användas Kommunens web-sida Muntlig och skriftlig information vid möten för och med vårdnadshavare (föräldramöten) - Rutiner för klagomålshantering delas ut Stående punkt vid rektors samråd med vårdnadshavare
3 (6) Information till barn och elever Följande kanaler för information till barn och elever ska användas Muntlig och skriftlig information vid skolstart Stående punkt vid klass- och elevrådsmöten Information till lärare och övrig personal Rutiner för klagomålshantering ska gås igenom och diskuteras minst en gång per termin vid APT Rutiner för klagomålshantering Vårdnadshavare, barn, elever och annan kan lämna klagomål via sunne.se eller direkt till lärare, skolledning eller verksamhetschef. Nedanstående rutiner för klagomålshanteringen behöver vara väl förankrade hos förskolechef, rektor, lärare och övrig personal på varje förskola/skola. 1. I första hand kontaktas ansvarig personal. Det kan vara en förskollärare, en fritidspedagog, en klasslärare eller en mentor beroende på elevens ålder. 2. Om ingen förändring sker inom rimlig tid, kontaktas ansvarig förskolechef eller rektor. 3. Om situationer uppstår där man fortfarande inte är nöjd, kontaktas respektive verksamhetschef. 4. Om klagomålet fortfarande består kontaktas Bildningsutskottets ordförande. 5. Vid kvarstående missnöje med verksamheten kan Skolinspektionen kontaktas. Det är den statliga myndighet som har i uppdrag att granska att kommunen uppfyller sina skyldigheter. Det är möjligt att lämna klagomål/synpunkt anonymt, men då går det inte att få någon återkoppling i ärendet. Ansvarsfördelning Klagomål som kommer via sunne.se diarieförs och skickas vanligtvis vidare till förskolechef/rektor på berörd enhet och handläggs i första hand där. I vissa fall kan klagomålet gå till verksamhetschef för handläggning. Då handläggs klagomålet av den person som verksamhetschefen utser. Alla klagomål ska dokumenteras på avsedd blankett - Samtalsdokumentation. Dokumentationen ska innehålla: Vad klagomålet gäller Hur klagomålet handlagts Hur återkoppling till den som framfört klagomålet skett Dokumentationen ska därefter diarieföras av förvaltningssekreterare.
4 (6) Handläggning Den person som är ansvarig för handläggning av ärendet ska utreda orsaken till att händelsen/situationen har uppstått och initiera eventuella åtgärder för att förebygga att händelsen/situationen inte inträffar på nytt. Avslut När klagomålet har utretts av ansvarig handläggare sker en återkoppling till den som lämnat in det. Ärendet avslutas genom att dokumentationen diarieförs och ärendet avslutas. Sammanställning och analys av klagomål Alla inkomna klagomål sammanställs och analyseras två gånger per år. Sammanställning och analys görs utifrån klagomålets karaktär. Sammanställningen och analysen är en del av det systematiska kvalitetsarbetet och utgör en viktig del av verksamheternas utvecklingsarbete.
5 (6) Samtalsdokumentation Förfrågan Klagomål Synpunkt Annat Datum: Klockslag: Elevens/Barnets namn: Vårdnadshavarens namn: Tel: Annan: Förskola/Skola: Tel: Situation/Beskrivning: Så här kommenterade jag: Ev överenskommelse: Ansvarig: Informerades den: Den fortsatta handläggningen: Återkoppling till barn/elev/vårdnadshavare/annan görs av vem och när: Noterat av: Datum:
6 (6) Sammanställning av enheternas klagomål Underlaget mailas till kommunstyrelsen@sunne.se senast 30 juni samt 31 december Enhetsuppgifter Enhet Huvudmannen Förskolechef/Rektor De vanligaste klagomålen: Verksamhetens kvalitet Bristande stöd Kränkande behandling Matens kvalitet Utemiljön Innemiljön Placering Grupp- eller klasstorlek Schema Skolskjuts Information från verksamheten Bemötande från chefer och personal Internat/Boende Övriga klagomål Redovisas direkt till kommunkansliet Antal