Informationsplan Riktlinjer för informationsverksamhet vid särskild händelse Dokumenttyp Informationsplan Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Informationsplan. Dokumentnamn Informationsplan, riktlinjer för informationsverksamhet vid särskild händelse Dokumentansvarig Stadsledningskontoret, Informationsenheten Fastställd/Upprättad KS 2008-02-12 20 Reviderad Version 1.0 Giltighetstid tillsvidare
INNEHÅLL 1 Informationsplanens innehåll...3 2 Mål och riktlinjer...3 2.1 Mål:...3 2.2 Principer vid krisinformation...4 3 Organisation...4 4 Målgrupper och kanaler...5 5 Ledning och ansvarsfördelning...5 6 Informationsenheten i händelse av kris...6 7 Informationsenheten - organisation och uppgifter...6 7.1 Tre ansvarsområden...7 7.2 Informationsenhetens presscentrum...7 7.3 Upplysningscentral (i samverkan med Länsstyrelsen)...7 7.4 Upplysningstjänsten (kommunens ansvar)...8 8 Särskilt om kontakter med massmedier...8 9 Ändringar...9 Bilaga 1. Genomförande, roller och kontaktuppgifter 2
1 Informationsplanens innehåll Informationsplanen är ett dokument som beskriver hur krisledningsnämnden (den normativa ledningsnivån) samt stadsdirektören med stöd av beredningsgruppen (den strategiska ledningsnivån) bedriver informationsverksamhet i samverkan med stadsledningskontorets informationsenhet och förvaltningarnas informatörer vid en extraordinär händelse. Med extraordinär händelse avses en händelse som avviker från det normala, och/eller innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i samhällsviktiga funktioner och därför kräver skyndsamma insatser av en kommun. Informationsplanen gäller stadsledningens och förvaltningarnas informationsverksamhet utom den räddningstjänstrelaterade. Behovet av insatser som avser medmänskligt stöd, till exempel i form av anhörigcenter och krisgrupper, delegeras till POSOM-gruppen som upprättar en plan för hur arbetet ska bedrivas. 2 Mål och riktlinjer 2.1 Mål: Kommunen ska upprätthålla en god informationsförmåga och verka för att massmediers, allmänhetens, myndigheters, näringslivets och organisationers behov av information kan tillgodoses under hela krisförloppet. Vid störda förhållanden ska informationen: - vara lättbegriplig - upprepas - lämnas snabbt och regelbundet - vara korrekt och entydig Informationen ska utformas på ett sätt som gör budskapet tillgängligt för alla berörda. 3
2.2 Principer vid krisinformation Policy Informationen ska vara öppen, respektfull, och ärlig. Den ska ges snabbt och kontrolleras och samordnas innan den vidareförmedlas. Ansvar Den som har verksamhetsansvaret har också informationsansvaret. Det operativa arbetet kan delegeras till utsedd person. Samordning Alla berörda i organisationen, samt andra myndigheter som kommunen samverkar med ska ha en gemensam lägesbild. Umeå kommun har möjlighet att använda Krisberedskapsmyndighetens system WIS för att inhämta information från andra myndigheter och organisationer, samt för samordna information från kommunens egna förvaltningar och bolag. Den interna informationen är lika viktig som den externa. När ett budskap går ut externt ska det också skickas ut internt så att berörda brukare och medarbetare får information snabbt. Kanaler I akuta lägen är snabba kanaler prioriterade. Externa kanaler är Internet och massmedierna. Interna huvudkanaler är e-post, och intranät. 3 Organisation Skissen nedan illustrerar den organisation som träder i kraft i samband med större olycka, extraordinär händelse, svår påfrestning, eller höjd beredskap. Organisationens mål är att genom tydlig roll- och ansvarsfördelning ge målgrupperna stöd och service. Krisledningsnämnd Stadsdirektör med beredningsgrupp Informationschefen ingår Informationsenheten Målgrupp1: Allmänhet Målgrupp2: Förtroende- Valda/ Medarbetare Målgrupp 3: Massmedier 4
4 Målgrupper och kanaler Målgrupper Internt: Krisorganisation, berörd ledning, växelfunktion, personal vid Upplysningstjänsten, politiker (kommunalråd och ordförande samt vice ordförande i respektive nämnd) och medarbetare. Externt: Medborgare, allmänhet Direkt berörda och anhöriga, indirekt berörda, övriga länsinvånare, allmänhet utanför länet. Andra myndigheter I denna grupp ingår såväl samverkande som på annat sätt berörda myndigheter. Media Journalister lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Kanaler Huvudkanal är kommunens webbplats www.umea.se. Webbsidan uppdateras löpande under krisförloppet. Övriga kanaler är intranätet, kommunens växel och upplysningstjänst, länsstyrelsens upplysningscentral, och massmedier (SR och SVT har i händelse av allvarliga kriser ett särskilt uppdrag) 5 Ledning och ansvarsfördelning Informationen är normalt en del av den operativa verksamheten. Vid störda förhållanden svarar Stadsdirektör med beredningsgrupp (där informationschefen alltid ingår) för ledning och samordning av kommunens information. Med störda förhållanden avses större olycka, extraordinär händelse, svår påfrestning, eller höjd beredskap. Vid störda förhållanden är Stadsdirektör med beredningsgrupp (där informationschefen alltid ingår) ansvarig för informationsverksamheten. Det innebär att dessa fattar beslut om när informationsplanen ska tillämpas. Informationschefen leder det strategiska och operativa arbetet med krisinformationen. 5
6 Informationsenheten i händelse av kris I händelse av kris av något slag blir informationen, och därmed också informationsenhetens kompetens och personalresurser, en strategiskt viktig resurs. Informationsenheten, samt övriga förvaltningsinformatörer, blir ett av ledningsgruppens viktiga verktyg i arbetet med att hantera krissituationen. Informationsenheten har i ett krisläge fyra huvuduppgifter: 1. analysera informationsbehov 2. producera budskap 3. distribuera in- och utgående information 4. utvärdera effekterna av informationsinsatserna 7 Informationsenheten - organisation och uppgifter Samlingsplats och bemanningsprincip: Informationsenhetens arbete utgår från ordinarie arbetsplats i stadshuset. Brandförsvarets SOL (sambands- och ledningscentralen) svarar för larmning av den kommunala personalen efter beslut av ledningsgruppen. Informationschefen ansvarar för larmning av all informationspersonal, bemanning efter behov och tillgång. Reservarbetplats: Brandförsvaret Arbetsledare och ansvarig: Informationschefen Om händelse- och krisförloppet blir långvarigt har informationschefen möjlighet att använda förvaltningsinformatörer för att stärka organisationen och organisera arbetet i skift. Bolagens informationschefer och informatörer kan också ingå i organisationen vid behov, men för detta krävs beslut av stadsdirektören i samråd med krisledningsnämnden. Informationsverksamheten (informationsenheten med stöd av förvaltningarnas informatörer) bemannas utifrån kompetens och roller. Varje roll, till exempel pressinformator eller webbmaster, kan bemannas av två personer. Det innebär att organisationen kan arbeta med ersättare i alla funktioner vilket gör organisationen uthållig över tid. 6
7.1 Tre ansvarsområden Informationsenheten organiseras i: - ledning (via informationschefen som ingår i stadsdirektörens beredningsgrupp) - presscenter - upplysningscentral och upplysningstjänst 7.2 Informationsenhetens presscentrum Plats: Ryttmästaren, Vojlocken + Stigbygeln Reservplats (yttre hot): Polishuset, säkerhetssalen Reservarbetsplats 2 (i händelse av mycket stort mediaintresse): Stadsbiblioteket, fullmäktigesalen. Bemanning: Behovs- och situationsanpassad Arbetsledare och ansvarig: Pressinformatören Huvuduppgiften för presscentrumet är att ge kontinuerlig service till massmedierna. Presscentrumet ansvarar för att: - Lämna information om och förbereda presskonferenser, pressvisningar, samt distribuera pressmeddelanden - Iordningställa arbetslokaler som underlättar det journalistiska arbetet. - Vid behov kalla in tolkar, eller annan expertis som kan underlätta massmediernas uppdrag att föra ut relevant information till allmänheten. - Vid behov knyta företrädare för samverkande myndigheter till presscentrat för att underlätta samordning av service gentemot massmedierna 7.3 Upplysningscentral (i samverkan med Länsstyrelsen) Om en extraordinär händelse inträffar finns möjlighet att upprätta en särskild upplysningscentral. Om krisen är av sådan omfattning att Länsstyrelsen aktiverat sin krisorganisation ansvarar Länsstyrelsen, med stöd av stadsledningskontorets informationsenhet, för upprättande och bemanning. Verksamheten är avsedd för all externinformation till allmänheten samt information som riktas till medier. Upplysningscentralen ansvarar för att: - besvara telefonförfrågningar från allmänhet och drabbade - hänvisa alla samtal om eventuella skadade, sjuka, omkomna, eller saknade till sjukvård och polis. - efter beslut från informationschefen och beredningsgruppen förmedla information till grupper med särskilda behov, till exempel på främmande språk eller till personer med läs och skrivsvårigheter. 7
Olyckans/krisens art och omfattning avgör vilken kompetens och bemanningsstorlek som behövs. Om räddningsledaren anser att det är lämpligt kan brandförsvarets informationsbefäl/personal ingå i upplysningscentralen. 7.4 Upplysningstjänsten (kommunens ansvar) Förutom kommunens växel finns en utökad funktion, Upplysningstjänsten (som inte ska förväxlas med Upplysningscentralen som är en tillfällig funktion vid kris), som en del av kommunens kommunikations- och informationsstruktur för tillgänglighet och service. I en krissituation fungerar Upplysningstjänsten som en förstärkt telefonväxel. Uppgiften är att besvara enkla frågor och ge upplysningar från och till medborgare och andra. Syftet är att ge bra och snabb service men också avlasta verksamheterna. Personalen använder sig av den information som finns på umea.se och av växelns eget arbetsredskap, en hänvisningsdator. I tjänstens basuppdrag ingår att : besvara enkla och generella frågor baserat på information från externa webben besvara enkla och generella frågor baserat på information från hänvisningsdatorn ge hjälp och vägledning för att hitta information på webb Tjänsten nås via växeln och numret 090-16 10 00. 8 Särskilt om kontakter med massmedier Övergripande ansvar Informationschef är ansvarig för massmediakontakter. Pressinformatören skriver pressmeddelanden, publicerar dessa på webbplatsen samt ansvarar för all verksamhet i presscentrumet (arbetsplatser för journalister, material med mera) Presskonferenser Princip: Presskonferens ska hållas i neutralt rum, inte i närheten av ledningsgruppen. Alt 1. Ryttmästaren, Vojlocken, Stigbygeln Alt 2. (yttre hot): Polishuset, säkerhetssalen Alt 3. Stadsbiblioteket, fullmäktigesalen Inbjudan går ut samtidigt till varje redaktion. Ansvarig: Pressinformatören Inbjudan till presskonferens ska lämnas till samtliga informatörer samt upplysningscentralens, växelns och upplysningstjänstens personal Pressmeddelanden skrivs av pressinformatören. Ska godkännas av informationschef före utskick. 8
Ska alltid distribueras till personer som arbetar med kontakter med allmänhet/medborgare (Upplysningstjänstens personal/övriga informatörer). 9 Ändringar Beslut om mindre ändring eller undantag från denna policy fattas av stadsdirektören. Justering av tillhörande bilagor till denna informationsplan utföres av chefen för informationsenheten inom stadsledningskontoret. 9