Granskning av hantering av kommunens avtal Granskningsrapport KPMG AB Offentlig sektor Antal sidor: 11 KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative
Innehåll 1. Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Bedömning och rekommendationer 1 2. Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte 2 2.3 Avgränsning 3 2.4 Revisionskriterier 3 2.5 Ansvarig nämnd 3 2.6 Metod 3 3. Lagen om offentlig upphandling 3 3.1 Direktupphandling 5 4. Iakttagelser 5 4.1 Styrdokument 5 4.2 Organisation 6 4.3 Intern kontroll 6 4.4 Avtalsefterlevnad 7 5. Sammanfattande bedömning 10 6. Rekommendationer 11
1. Sammanfattning 1.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens administration avseende hanteringen av gällande avtal. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Revisionen upplever att det finns ett behov av att klarlägga ett antal frågeställningar avseende kommunens administration kring avtal och rutiner för avtalsefterlevnad. 1.2 Syfte Granskningen syftar till att bedöma om kommunen har erforderlig kontroll över gällande avtal liksom hur avtalsefterlevnaden säkerställs, utifrån ett antal revisionsfrågor. 1.3 Bedömning och rekommendationer Kommunen genomför bra informationsinsatser och det finns informationsmaterial på kommunens intranät samt i inköpspolicyn. Vi anser dock att systematiska kontroller inte sker i tillräcklig utsträckning för att avtalsefterlevnaden kan säkerställas. Vi rekommenderar därför att systematiska kontroller sker, gärna inom ramen för den interna kontrollen och att beslut samt uppföljning sker av kommunstyrelsen. Vi rekommenderar att kontrollerna varieras mellan exempelvis avtalsefterlevnad, förekomst av direktupphandling och uppföljning av avtal. Vi rekommenderar sammanfattningsvis kommunstyrelsen att; - Begränsa antalet beställare i kommunens olika verksamheter, - Skapa ett inköpsnätverk där en representant från varje förvaltning ingår, - Systematiska interna kontroller inom området genomförs (samt varieras utifrån en riskoch västenlighetsanalys), - Ange en beloppsgräns för inköpsbeslut av beslutsattestanter i kommunstyrelsens delegationsordning, vilket saknas för närvarande, - I brist på e-handelssystem behöver möjligheten till uppföljning av bl.a. livsmedel förbättras. 1
2. Inledning 2.1 Bakgrund Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens administration avseende hanteringen av gällande avtal. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2015. Lagen om offentlig upphandling reglerar all offentlig upphandling, vilket innebär att kommuner, landsting, statliga myndigheter och vissa av deras bolag skall följa lagen vid i stort sett all anskaffning, köp, hyra, leasing etc. av varor och tjänster inklusive driftentreprenad samt byggentreprenad. Efter genomförd upphandling tecknas avtal med den eller de leverantörer som vunnit upphandlingen. För att säkerställa en god avtalstrohet med de leverantörer kommunen har avtal med är det viktigt att kommunens avtal är kända i organisationen och att inköp inte genomförs utanför gällande avtal. Revisionen upplever att det finns ett behov av att klarlägga ett antal frågeställningar avseende kommunens administration kring avtal och rutiner för avtalsefterlevnad. Utifrån revisorernas erfarenheter och bedömning, drar kommunens revisorer slutsatsen i sin riskanalys, att detta område behöver granskas. 2.2 Syfte Granskningen syftar till att bedöma om kommunen har erforderlig kontroll över gällande avtal liksom hur avtalsefterlevnaden säkerställs. Granskningen avser följande kontrollmål: Hur är verksamheten organiserad? Vilka rutiner och rutinbeskrivningar finns? Vilka regelverk/policies finns? Hur säkerställs avtalstrohet och hur görs gällande ramavtal kända bland samtliga beställare i kommunens organisation? I vilken omfattning säkerställs en korrekt hantering av gällande avtal och avtalstrohet genom intern kontroll? Hur säkerställs att det som beställts verkligen levererats utifrån tecknat avtal? 2
2.3 Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsens övergripande arbete med administration kring avtal och arbete för att säkerställa avtalsefterlevnad. Underlaget för granskningen avser i första hand rutinbeskrivningar, uppgifter ur kommunens redovisning och övriga dokument. 2.4 Revisionskriterier Vi har i samband med granskningen utgått ifrån; Kommunallagen, Lagen om offentlig upphandling, Tillämpbara interna regelverk och policys. 2.5 Ansvarig nämnd Granskningen avser huvudsakligen kommunstyrelsen. 2.6 Metod Granskningen har skett genom: Dokumentstudier av relevanta dokument Intervjuer med ansvarig personal. Intervjuer har genomförts med kommunchef, ekonomichef, kommunens tre upphandlare och controller. Stickprov av avtalsefterlevnad. Granskningen är saklighetsgranskad av ekonomichef och upphandlare med funktionsansvar. Granskningen har utförts av Lina Olsson, revisor, under ledning av David Bäcker, certifierad kommunal revisor. 3. Lagen om offentlig upphandling Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter, som till exempel statliga myndigheter, kommuner och landsting, på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga inköp, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad för att göra bra affärer. Värdet av upphandlingen i Sverige uppskattas till ca 600 miljarder kronor per år. De som omfattas av skyldigheten att upphandla enligt LOU kallas upphandlande myndigheter. Dessa är statliga och kommunala myndigheter, såsom beslutande församlingar i kommuner och 3
landsting, vissa offentligt styrda organ (t.ex. flertalet kommunala och en del statliga bolag) och sammanslutningar av en eller flera upphandlande myndigheter eller ett eller flera offentligt styrda organ. Även kommunala och statliga aktiebolag omfattas av begreppet upphandlande myndighet. Det beräknade förväntade värdet av kontraktet och, beträffande tjänster, kategori av tjänst, avgör vilket kapitel och förfarande som ska tillämpas vid upphandlingen. Är det fråga om en upphandling som beräknas understiga aktuellt tröskelvärde ska bestämmelserna i 15 kap. LOU tillämpas. Tjänster delas in i A- och B-tjänster. Upphandling av en B-tjänst ska genomföras enligt 15 kap. LOU, oavsett kontraktets värde. Vad gäller upphandling av varor, A-tjänster och byggentreprenader uppgick gränsen för direktupphandling från 1 juli år 2014 till högst 505 800 kr, motsvarande 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster. Tröskelvärdet för varor och A-tjänster uppgick år 2014 till 1,16 miljoner kr för statliga myndigheter och ca 1,8 miljoner för övriga upphandlande myndigheter. Vid upphandling av byggentreprenader uppgår tröskelvärdet till ca 45 miljoner kronor. Beroende på beloppsgräns kan olika förfaranden väljas för upphandling. Bilden nedan illustrerar detta. Källa: Upphandlingsreglerna en introduktion, Konkurrensverket, 2014. En upphandlande myndighet ska vid genomförande av en upphandling fastställa kontraktets värde. Kontraktsvärdet ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för avtalets hela löptid. Upphandling får inte delas upp och beräkningen får inte konstrueras i syfte att komma under tröskelvärdet. Upprepade upphandlingar av samma kategori varor och tjänster under ett budgetår ska räknas samman. Nya EU-direktiv har även beslutats inom området. Avsikten är att nya upphandlingsregler kommer att införas i Sverige från april år 2016. 4
3.1 Direktupphandling Den 1 juli år 2014 trädde nya regler för direktupphandling i kraft. Gränsen för direktupphandling höjdes till 505 800 kr i lagen om offentlig upphandling. Även direktupphandlingsgränsen i lagen om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna höjdes. Till detta infördes även nya regler avseende dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kr liksom att det ska finnas riktlinjer för användning av direktupphandling. Enligt kammarkollegiets vägledning för direktupphandling anges att när man beräknar värdet av ett avtal ska man beräkna det maximala belopp som kan komma att betalas sammanlagt under hela den tid avtalet gäller. Det innebär att exempelvis eventuella options- och förlängningsklausuler ska räknas med som om de kommer att utnyttjas. Vid beräkningen av avtalsvärdet ska man inte bara se till värdet av det aktuella avtalet utan man måste också räkna in alla direktupphandlingar av samma slag som myndigheten har genomfört eller kommer att genomföra under räkenskapsåret. Man måste alltså även tänka på det kommande behovet. 4. Iakttagelser 4.1 Styrdokument Kommunfullmäktige har antagit en inköpspolicy som senast ändrats, 2014-06-23. I denna framgår information om bl.a. mål, organisation, etik och inköpssamverkan. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner har antagits av kommunfullmäktige 2009-09-28. I reglementet anges att målsättningen med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att undvika oavsiktliga eller avsiktliga fel och därigenom säkerställa att transaktioner bokförs korrekt avseende; prestation, bokföringsunderlag, betalningsvillkor, bokföringstidpunkt, kontering och beslut. Vidare anges att verksamhetschef ansvarar inom respektive utskotts verksamhetsområde för att aktuell attestförteckning finns upprättad samt för att attestansvariga är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Attestanternas ansvar anges vara att tillämpa fastställda anvisningar samt att när brister uppstår rapportera dessa till närmast överordnad chef. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen och ska intyga att fastställda kontroller och attester i flödet har genomförts och ska ge ett slutligt godkännande av betalningsunderlaget. Det anges också i reglementet att bl.a. följande kontroll- och attestmoment ska utföras; - Prestation och kvalitet, kontroll att vara eller tjänst har mottagits eller levererats och håller avtalad kvalitet - Pris och villkor, kontroll av pris, betalnings- och leveransvillkor mot avtal, beställning, taxa, bidragsregler eller motsvarande. - Beslut, kontroll att behöriga beslut finns och att medel finns budgeterat. - Behörighet, kontroll av att nödvändiga kontrollmoment har utförts av behöriga personer. 5
- Kontering, kontroll av att konteringen är korrekt. I tillämpningsanvisningarna anges vidare att kompletterande tillsyn av den interna kontrollen ska ske enligt särskild tillsynsplan. Kommunstyrelsen ansvarar för upprättande av tillsynsplan och kontroll. En ny delegationsordning har upprättats och ska fastställas av kommunstyrelsen under hösten 2015. Enligt nuvarande delegationsordning för kommunstyrelsen, senast ändrad av kommunstyrelsen den 13 januari år 2014, anges att ram- och rabattavtal är delegerat till inköpsansvarig alternativt inköpare beroende på område. Det anges vidare i delegationsordningen att specifika köp samt tjänster och entreprenader, där kommunal enhet inte lämnat anbud, är delegerat till respektive beslutsattestant. Inköp under 10 000 kr samt avrop enligt ramavtal anges utgöra verkställighetsbeslut. 4.2 Organisation Inköpsenheten är en del av kommunens ekonomistab. Kommunen har sedan årsskiftet infört en ny organisationsstruktur. Tidigare var ekonomistaben en del av kommunledningsstaben, men sedan 1 januari 2015 har en ekonomistab bildats. I båda organisationsformerna har inköpsfunktionen varit en del av ekonomistaben. Inköpsenheten består av tre inköpare, varav en har ett funktionsansvar för enheten. Personalansvaret innehar dock ekonomichefen. En roll- och ansvarsfördelning har skett mellan de tre inköparna, där respektive inköpare ansvarar för specifika områden. Det har under granskningen uppgivits att ansvarsfördelning mellan inköpsenheten och kommunens övriga verksamheter är tydlig. Vad gäller ramavtal ansvarar inköpsenheten för hela processen. För enskilda upphandlingar eller entreprenader, så har verksamheterna ansvaret. Inköpsenheten svarar dock även då ofta för upphandlingsprocessen, men är inte ansvariga för den. Det finns inte något inköpsnätverk i kommunen, men inom vissa avtalsområden finns branschansvariga. Det har under granskningen uppgivits att inköpsenheten har fokuserat på att genomföra upphandlingar. Enheten skulle vilja lägga ett större fokus på avtalsuppföljning och avtalsefterlevnad än vad som sker idag, gärna via ett uppföljningssystem och/eller ett e-handelssystem. Kommunen har medverkat i ett samverkansprojekt via Inköpssamverkan Värmland avseende införande av eventuellt e- handelssystem. 4.3 Intern kontroll I tillsynsplanen för den interna kontrollen finns en kontroll av inköpsrutiner som avser stickprovskontroll av faktura mot ramavtal. Denna kontroll har ingått i kommunledningsstabens tillsynsplan för år 2013 och 2014. Vi har under granskningen inte fått bilden av att regelmässiga kontroller sker. Kontrollen finns inte med i tillsynsplanen för år 2015 och där finns inte andra kontroller angivna med inriktning mot inköp och upphandling. Inköpsenheten har genomfört en egen stickprovskontroll av inköpen under år 2014, som färdigställdes under våren 2015. En presentation av detta har presenterats för kommunledningsgruppen. Stickprovskontrollen omfattar antal fakturor, exempel på köp på stan 2014, leverantörstrohet 6
inom fem områden samt information om de största leverantörerna. Denna typ av kontroller sker dock inte systematiskt eller årligen. Det har vidare uppgivits att redovisningsfunktionen kan ge signaler till inköpsfunktionen om de ser att fakturering skett från andra leverantörer än ramavtalsleverantörer. 4.4 Avtalsefterlevnad Gällande ramavtal uppges att dessa görs kända bland beställare via avtalsdatabasen på kommunens intranät, inköpskörkort samt utbildning i direktupphandling och inköpsnyheter (notis publiceras på det interna nätverket vid tecknande av nytt avtal). Kommunens avtalslista finns på kommunens hemsida. Där finns information om kommunens avtal, avtalsområden samt leverantörer. Samtliga medarbetare i kommunen har tillgång till denna. På intranätet finns även vidare information om beställningar från ramavtal, upphandling, direktupphandling, hur köp genomförs samt checklista m.m. I samband med ny upphandling görs en analys av volymer utifrån ekonomisystemet. Avtalsefterlevnaden kontrolleras dock inte. Fokus har varit på informationsspridning och inte kontroller av den faktiska efterlevnaden. På vissa områden där det finns utsedda beställare informeras dessa direkt då upphandlingen är avslutad. Eventuellt utsedd branschansvarig, som arbetat med upphandlingen, hjälper också till att förankra avtalet ute i verksamheterna. Direktupphandling På kommunens intranät anges att, enligt kommunens inköpspolicy, ska direktupphandlingar som överstiger gränsen 100 tkr genomföras av inköp. Anmälan sker via blankett på hemsidan. Detta gäller sedan juli 2014. Det finns checklistor i Visma upphandlingsmodul samt Vismas direktupphandlingsmodul samt checklistor för upphandlingar under 100 tkr. Via modulen kan inköpsavdelningen sammanställa information om verksamheternas direktupphandlingar. Direktupphandlingsmodulen är ny sedan drygt ett år tillbaka och inköpsenheten har för avsikt att följa upp genomförda direktupphandlingar i modulen under hösten år 2015. Vidare anges att enligt den interna inköpspolicyn ska den som genomför direktupphandlingar ha genomgått utbildning för "Inköpskörkort AB" och specialutbildning i direktupphandlingsmodulen för att få behörighet och göra direktupphandlingar via modulen. Verksamheterna rekommenderas att halvårsvis kontrollera att inte direktupphandlingsgränsen överskrids. Vad gäller kommunens bolag har vissa skaffat en direktupphandlingsmodul och fått utbildning av inköpsenheten i hantering av modulen. Dessa bolag får även genomföra direktupphandlingar upp till 100 000 kr. Övriga upphandlingar genomförs av inköpsenheten. Attestanter Vad gäller hur det säkerställs att det som beställts verkligen levererats utifrån tecknat avtal, har det under granskningen uppgivits att varje verksamhet ansvarar för sina egna beställningar via kontroll 7
mot avtalsdatabasen. Kommunen har inte något beställningssystem, men det finns planer på att upphandla ett avtalsuppföljningssystem. Det finns ett system, vilket används av redovisningsfunktionen och inköpsfunktionen, för att kontrollera leverantörstrohet. Avseende hur det säkerställs att det som beställts verkligen har levererats uppges detta vara beställares och mottagningsattestants ansvar att kontrollera. Det har under granskningen även uppgivits vara upp till respektive attestant att kontrollera att fakturerat pris överensstämmer med avtalat pris. Det har under granskningen vidare uppgivits att det varierar hur beställningar sker mellan avdelningar, verksamheter samt även avseende avtal. Exempelvis genomförs beställningar inom barnoch utbildningsområdet av gymnasieintendenter, förskoleintendenter och viss specifikt utsedd personal, medan det inom t.ex. vård- och omsorg finns en administratör knuten till respektive enhetschef. Utbildning attestanter och beställare I verksamhetsberättelse 2014 för kommunledningsstaben m.fl. framgår att ekonomi- och inköpsfunktionen under året har fokuserat på att förbättra leverantörsfakturaflödet bl.a. genom utbildning av beställare. Ca 50 medarbetare inom kommunledningskoncernen anges ha genomgått avdelningens inköpsutbildning. Det finns två typer av inköpsutbildningar för beställare, AB och A. Inköpsutbildning AB riktar sig till beslutsattestanter medan inköpsutbildning A riktas till beställare. Efter genomförande av Inköpsutbildning AB får deltagare rätt att genomföra direktupphandlingar upp till 100 000 samt tillsammans med inköp genomföra specifika köp oavsett värde. Efter inköpsutbildning A får deltagarna rätt att avropa från ramavtal och genomföra specifika köp upp till 10 000 kr. Respektive utbildning tar i anspråk 2-3 timmar och genomförs i genomsnitt en gång per år. Det är respektive chef som anmäler deltagare, men utbildningen riktas till beställare. Det sker en introduktion till nyanställda chefer med information om exempelvis inköpspolicy, ramavtal och avtalsdatabasen. Inom ramen för chefsutbildningsprogrammet sker även utbildning av inköpsfunktionen. Stickprov avtalsefterlevnad Vi har genomfört två stickprov i samband med granskningen avseende totala inköpssummor per leverantör och avtalsefterlevnad inom fyra utvalda områden. 1. Stickprov av totala inköpssummor per leverantör Inom ramen för granskningen har vi genomfört ett stickprov avseende total inköpssumma från enskilda leverantörer under år 2014, som överstiger direktupphandlingsgränsen. Detta har genomförts via utdrag från kommunens leverantörsreskontra för år 2014. Vi har då funnit att kommunen behöver förstärka sina kontroller och rutiner vad gäller köp av större värden från enskilda leverantörer. Detta genom att tillse att rådande avtal efterlevs alternativt att genomföra upphandlingar om avtal saknas inom området. 8
2. Stickprov av avtalsefterlevnad inom fyra utvalda områden Stickprovet avser år 2015 och transaktioner genomförda från 1 jan 2015 till 8 juni 2015. Stickprovet avser arbetskläder och skyddskläder, möbler, målningsarbeten och livsmedel. Tabell 1: Avtalsefterlevnad inom områdena arbetskläder och skyddskläder, möbler och målningsarbeten Kategori Inom avtatal Utom av- Total Procent 1 summa Arbetskläder och skyddskläder 359 951 34 384 394 335 kr 9 % (kontoslag 6482 och 6483) Möbler (Skolmöbler och övriga möbler, 513 001 384 707 897 708 kr 43 % kontoslag 64131 och 64132) Målningsarbeten (kontoslag 61707) 4 210 43 160 47 370 kr 91 % I tabell 1 är avtalsefterlevnaden störst gällande arbetskläder och skyddskläder då 9 procent inhandlats utom avtal. Avtalsefterlevnaden behöver förstärkas vad gäller möbler och målningsarbeten, där 43 procent respektive 91 procent skett utom avtal. Tabell 2: Avtalsefterlevnad livsmedel Kontoslag Inom avtal livsmedel Inom annat avtal (dock ej livsmedel) Utom avtal Total summa Procent 2 Kiosk & cafeteriaverksamhet 463 931 6 127 222 182 692 240 kr 32 % (6441) Småkök (6442) 1 493 929 7 950 232 091 1 733 970 kr 13 % Storkök (6443) 6 054 825 4755 + 127 618 3 43 409 6 230 607 kr 0,7 % Övrigt (6449) 366 870 2 884 574 683 944 437 kr 61 % Totalt 8 379 555 149 334 1 078 365 9 601 255 kr 11 % alt. 13 % I kommunens leverantörsreskontran är endast kontot livsmedel fördelat mellan kiosk och cafeteriaverksamhet, småkök, storkök och övrigt. Det finns dock olika avtal tecknade inom livsmedelsområdet. Avtalen avser exempelvis färska grönsaker och potatis, kött och chark, kolonial, djupfryst (för dessa områden är avtal tecknat med samma leverantör), livsmedel småkök (olika leverantörer för olika geografiska områden) livsmedel för specifika medicinska ändamål m.m. Avtal är tecknade med olika leverantörer. Utifrån nuvarande kontoplan går det inte att mäta den specifika avtalsefterlevnaden per avtalsområde. I fördelningen ovan har en uppställning därför skett, där samtliga livs- 1 Procentuell andel utom avtal. 2 Procentuell andel utom avtal. Ej räknat med inköp som skett från annat avtal, som inte avser livsmedel. 3 Inköp har skett för 127 618 kr från avtalsleverantörer avseende småkök. Angivet kontoslag avser dock storkök. 9
medelsavtal (oavsett kategori) anges vara inom avtal. Vi har dock inte kunnat bedöma avtalsefterlevnaden inom respektive livsmedelsområde från tecknade avtalsområden. I brist på e-handelssystem behöver möjligheten till uppföljning av livsmedel förbättras. 5. Sammanfattande bedömning Har kommunen erforderlig kontroll över gällande avtal och säkerställs avtalsefterlevnaden? Kommunen genomför bra informationsinsatser och det finns informationsmaterial på kommunens intranät samt i inköpspolicyn. Vi anser dock att systematiska kontroller inte sker i tillräcklig utsträckning för att avtalsefterlevnaden kan säkerställas. Vi rekommenderar därför att systematiska kontroller sker, gärna inom ramen för den interna kontrollen och att beslut samt uppföljning sker av kommunstyrelsen. Vi rekommenderar att kontrollerna varieras mellan exempelvis avtalsefterlevnad, förekomst av direktupphandling och uppföljning av avtal. - Hur är verksamheten organiserad? Vilka riktlinjer samt rutiner och rutinbeskrivningar finns? Kommunen har en inköpsavdelning med tre inköpare. Enheten är en del av kommunens ekonomistab. För ramavtal ansvarar inköpsenheten för hela upphandlingsprocessen från initierande till avtalstecknande. Vad gäller enskilda upphandlingar eller entreprenader ansvarar respektive verksamhet för upphandlingen, med stöd från inköpsenheten. Styrdokument inom området är kommunstyrelsens delegationsordning, inköpspolicy och reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner. På kommunens intranät finns en avtalslista med kommunens avtal. På intranätet finns även information om inköp, regler och policy samt upphandlingsprocessen, upphandling, ramavtal och direktupphandling. - Hur säkerställs avtalstrohet och hur görs gällande ramavtal kända bland samtliga beställare i kommunens organisation? Information om tecknande av nytt avtal publiceras som inköpsnyhet på kommunens intranät. Enligt riktlinjerna i inköpspolicyn samt på intranätet får endast den som genomgått utbildning i inköpskörkort genomföra inköp utifrån olika beloppsgränser. Utbildning sker för såväl chefer och beställare via två utbildningar för att erhålla två olika typer av inköpsskörkort. - I vilken omfattning säkerställs en korrekt hantering av gällande avtal och avtalstrohet genom intern kontroll? I tillsynsplanen för den interna kontrollen finns en kontroll av inköpsrutiner och avser stickprovskontroll av faktura mot ramavtal. Denna kontroll har ingått i kommunledningsstabens tillsynsplan för år 2013 och 2014. Vi har under granskningen inte fått bilden av att regelmässiga kontroller sker. Kontrollen finns inte med i tillsynsplanen för år 2015 och där finns inte andra kontroller angivna med inriktning mot inköp och upphandling. Inköpsenheten har genomfört en stickprovskontroll av inköpen under år 2014, som färdigställdes under våren 2015. Denna typ av kontroller sker dock inte systematiskt eller årligen. 10
Vi rekommenderar att systematiska kontroller sker av inköp och upphandling, att dessa kontroller varieras samt att åtgärder vidtas utifrån kontrollernas resultat. Det är viktigt att genomföra kontroller för att tillse att lagen om offentlig upphandling efterlevs i kommunen, liksom att kartlägga och åtgärda potentiella risker. Vi rekommenderar att kontroller inom upphandlings- och inköpsområdet inkluderas i den politiskt beslutade internkontrollplanen samt att kontroller genomförs årligen utifrån en risk- och väsentlighetsbedömning och att uppföljning sker politiskt. Detta för att säkerställa avtalstroheten. Exempel på kontroller som rekommenderas är ramavtalsefterlevnad, upphandlingsprocess, dokumentation av upphandlingar, beloppsgränser och förekomst av direktupphandlingar. En annan viktig del i att säkerställa avtalsefterlevnaden är att minimera antal beställare. Via exempelvis ett beställningssystem, sker detta automatiskt då behöriga beställare behöver utses och anges i systemet. - Hur säkerställs att det som beställts verkligen levererats utifrån tecknat avtal? Kommunen har inte ett beställningssystem för uppföljning av inköp samt avtalsefterlevnad. Respektive verksamhet har uppgivits ansvara för sina beställningar via kontroll i avtalsdatabasen i samband med attestering. Det anges även i reglementet avseende ekonomiska transaktioner att beslutsattestant har det övergripande ansvaret för den ekonomiska transaktionen och ska intyga att fastställda kontroller och attester utförts. 6. Rekommendationer Vi rekommenderar sammanfattningsvis kommunstyrelsen att; - Begränsa antalet beställare, - Skapa ett inköpsnätverk där en representant från varje förvaltning ingår, - Systematiska interna kontroller inom området genomförs (samt varieras utifrån en riskoch västenlighetsanalys), - Ange en beloppsgräns för inköpsbeslut av beslutsattestanter i kommunstyrelsens delegationsordning, vilket saknas för närvarande, - I brist på e-handelssystem behöver möjligheten till uppföljning av bl.a. livsmedel förbättras. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 11