Granskning av. Upphandling Arvika kommun KPMG AB Antal sidor 17

Transkript

1 Upphandling Arvika kommun Antal sidor , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated Error! Unknown document property name.kpmg Public

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund Syfte och revisionsfråga Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Projektorganisation/granskningsansvariga Metod 3 3 Lagen om offentlig upphandling Olika upphandlingsförfaranden Direktupphandling 4 4 Resultat av granskningen Ramverk och rutiner för upphandling och inköp Inköpspolicy Utbildning Intern kontroll Rutiner för inköp Analys av leverantörsreskontran tre genomförda upphandlingar under Upphandling av bemanningstjänster sjuksköterskor (ramavtal) Upphandling av företagshälsovård Upphandling av biblioteksbuss Betalning till leverantörer i rätt tid Slutsats och rekommendationer 15 Rapport upphandling slutlig.docx i 2017, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

3 1 Sammanfattning Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens genomförda upphandlingar förhåller sig till lagen om offentlig upphandling samt kommunens upprättade styrdokument för området. Granskningen ingår i revisionsplanen för Rapporten syftar till att granska om kommunens verksamheter följer LOU och kommunens upprättade styrdokument för området. I granskningen ingår en översyn av i vilken utsträckning verksamheterna följer ramavtal samt efterlever de formella delarna vid upphandling. Vår samlade bedömning är att det finns ramar som borgar för en god hantering av upphandling och inköp. Det finns uppdaterad och utförlig information på kommunens intranät rörande hur inköp ska hanteras. Att utbilda inköpare i del olika nivåer på inköpskörkort bedömer vi vara en bra metod för att säkerställa tillräcklig kunskap inom organisationen. Det finns ett stort antal anställda inom organisationen som har rätt att göra inköp. Det kan finnas risker förknippat med många beställare i verksamheterna och det är av vikt att kommunstyrelsen säkerställer att rätten att genomföra inköp och följer behoven av att kunna köpa in för aktuell befattning. De tre större upphandlingarna vi har granskat tyder på att det finns en god ordning vid upphandling som säkerställer efterlevnad av Lou och kommunens inköpspolicy. Svårigheten att få verksamheterna att komma med synpunkter inför framtagande av förfrågningsunderlag föreligger vilket innebär en risk att förfrågningsunderlagen inte blir tillräckligt specifika. Detta kan i förlängningen leda till att det som inte upphandlas inte är fullt ut ändamålsenligt utifrån verksamheternas behov. Vi har i vår granskning av ramavtalstroheten kunnat konstatera att det finns en risk att de förekommer otillåtna direktupphandlingar och bedömer att det finns en risk för ekonomiska skada samt förtroendeskada för kommunen på grund av dessa. Vi konstaterar även att det finns felaktigheter i leverantörsreskontran avseende hur kontering av fakturor görs som försvårar kommunstyrelsens interna kontroll över inköpsområdet. Vi ser positivt på att kommunen under 2017 planerar för att stärka sin interna kontroll via avtalsuppföljningssystemet Bubububo som är under införande samt att kommunstyrelsen i den interna kontrollplanen fattat beslut att särskilt följa upp ramavtalstroheten genom att korsvis granska inköp av kontorsmaterial ställt mot befintliga ramavtal. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi kommunstyrelsen att: Se över och minska antalet personer som har rätt att handla för kommunens räkning. Vi bedömer att det finns en risk att otillåtna direktupphandlingar har genomförts. Vi bedömer därför också att det finns en risk för upphandlingsskadestånd. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen stärker den interna kontrollen avseende inköp samt säkerställer att kontering av inköp sker enligt fastställd kodplan , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

4 2 Inledning/bakgrund Vi har av Arvika kommuns revisorer fått i uppdrag att granska hur kommunens genomförda upphandlingar förhåller sig till lagen om offentlig upphandling samt kommunens upprättade styrdokument för området. Arvika kommun upphandlar varor, tjänster och entreprenader för stora belopp varje år. All upphandling ska ske enligt LOU, Lagen om Offentlig Upphandling, vilken kommunen som upphandlande enhet är skyldig att följa. Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. LOU syftar också till att ge leverantörerna möjlighet att tävla på samma villkor i varje upphandling. 2.1 Syfte och revisionsfråga Rapporten syftar till att granska om kommunens verksamheter följer LOU och kommunens upprättade styrdokument för området. I granskningen ingår en översyn av i vilken utsträckning verksamheterna följer ramavtal samt efterlever de formella delarna vid upphandling. 2.2 Avgränsning Granskningen kommer att omfatta inköp som genomförts under år Revisionskriterier Vi kommer att bedöma om rutinerna/verksamheten uppfyller; Lag om offentlig upphandling, Kommunallag (1991:900), Fullmäktigebeslut. 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen omfattar berörda nämnder, som har upphandlat under år 2016, samt kommunstyrelsen. 2.5 Projektorganisation/granskningsansvariga Granskningen har utförts av Caroline Fornbrant, revisor, med David Bäcker, certifierad kommunal yrkesrevisor, som kvalitetssäkrare Rapporten är saklighetsgranskad av handläggare på inköpsavdelningen , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

5 2.6 Metod Granskningen har genomförts genom: Studium av relevanta dokument, såsom delegationsförteckning, förteckning av ramavtal, Avstämningar med berörda tjänstemän. Analys av leverantörsreskontran utifrån ett antal områden där ramavtal finns, för att kontrollera efterlevnaden av ramavtal. Områdena har valts ut av KPMG. Genomgång av rutiner som syftar till att säkerställa att inköp utanför upphandling inte sker Tre större upphandlingar har granskats utifrån följande frågeställningar: - Har korrekt val av upphandlingsförfarande använts? - Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? - Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal)? - Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? Granskningen omfattar även att kartlägga rutinen för leverantörsbetalningar avseende på hur kommunen säkerställer att leverantörer betalas i rätt tid. 3 Lagen om offentlig upphandling Nya upphandlingsregler trädde i kraft (SFS 2016:1145). Denna granskning avser dock inköp gjorda under Därför hänvisar i rapporten till de beloppsgränser som var gällande under Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter, på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga inköp, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad för att göra bra affärer. Det beräknade förväntade värdet av kontraktet och, beträffande tjänster, kategori av tjänst, avgör vilket kapitel och förfarande som ska tillämpas vid upphandlingen. Är det fråga om en upphandling som beräknas understiga aktuellt tröskelvärde ska bestämmelserna i 19 kap. LOU tillämpas. Gränsen för direktupphandling uppgår från 1 januari år 2016 till högst kr, motsvarande 28 % av tröskelvärdet för varor och tjänster. Tröskelvärdet för varor och tjänster uppgår ca 1,91 mnkr för kommuner. Vid upphandling av byggentreprenader uppgår tröskelvärdet till ca 48 mnkr. Beroende på beloppsgräns kan olika förfaranden väljas för upphandling. En upphandlande myndighet ska vid genomförande av en upphandling fastställa kontraktets värde. Kontraktsvärdet ska beräknas exklusive mervärdesskatt och för avtalets hela löptid. Upphandling får inte delas upp och beräkningen får inte konstrueras i syfte att komma under tröskelvärdet. Upprepade upphandlingar av samma kategori varor och tjänster under ett budgetår ska räknas samman , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

6 3.1 Olika upphandlingsförfaranden Vid upphandling över tröskelvärdena kan den upphandlande myndigheten alltid välja mellan att använda ett öppet förfarande eller ett selektivt förfarande. Vid upphandling under tröskelvärdena kan myndigheten eller enheten välja mellan förenklat förfarande, urvalsförfarande eller direktupphandling Direktupphandling Tröskelvärdena, som de ovan redovisade beloppsgränserna utgår från, revideras vartannat år. I och med revideringen 2014 infördes dessutom bestämmelser i LOU gällande direktupphandling. I de fall upphandlingens värde överstiger kr exklusive moms ska den upphandlande myndigheten dokumentera skälen för beslutet och annat av betydelse vid upphandlingen. Därtill infördes krav på att upphandlande myndigheter ska fastställa riktlinjer för direktupphandling. I Upphandlingsmyndighetens 1 vägledning för direktupphandling anges att när man beräknar värdet av ett avtal ska man beräkna det maximala belopp som kan komma att betalas sammanlagt under hela den tid avtalet gäller. Det innebär att exempelvis eventuella options- och förlängningsklausuler ska räknas med som om de kommer att utnyttjas. Vid beräkningen av avtalsvärdet ska man inte bara se till värdet av det aktuella avtalet utan man måste också räkna in alla direktupphandlingar av samma slag som myndigheten har genomfört eller kommer att genomföra under räkenskapsåret. Detta innebär att man måste tänka på det kommande behovet vid beräkning av avtalsvärdet samt att det kan handla om liknande inköp men från olika leverantörer. Kontrollen utifrån beloppsgränserna kan således inte enbart fokusera på leverantör. Det saknas vägledande praxis i fråga om vad som utgör en upphandling av samma slag. Upphandlingar av sådana varor, tjänster och byggentreprenader som typiskt sett tillhandahålls av en leverantör bör dock räknas samman. I Upphandlingsmyndighetens vägledning för direktupphandling står följande att läsa. Exempelvis kulspetspennor, radergummin och pennvässare utgör enligt detta resonemang upphandlingar av samma slag, eftersom de vanligen tillhandahålls av leverantörer som säljer kontorsmaterial. Det finns även två domar från Kammarrätten i Stockholm från 2013, i vilka det slås fast att juridiska tjänster är att betrakta som tjänster av samma slag även om det handlar om olika rättsområden 2. 1 Upphandlingsmyndigheten tog över ansvaret från Konkurrensverket för att utveckla, förvalta och stödja andra myndigheters upphandling. 2 Mål nr samt mål nr , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

7 4 Resultat av granskningen Rapporten syftar till att granska om kommunens verksamheter följer LOU och kommunens upprättade styrdokument för området. I granskningen ingår en översyn av i vilken utsträckning verksamheterna följer ramavtal samt efterlever de formella delarna vid upphandling. 4.1 Ramverk och rutiner för upphandling och inköp Inköpspolicy Kommunfullmäktige reviderade inköpspolicyn den 23 juni Av policyn framgår vilka funktioner som har rätt att genomföra inköp till vilket värde. Typ av köp/avtal Ansvarig Handläggare Samråd Beslut 1 Ramavtal/rabattavtal Inköpsavdelningen Inköpsavd + branschanasvarig Branschgrupp Inköpsavdelningen 2 Specifika köp < 100 tkr, direktupphandlingar Beslutsattestant Beslutsattestant Inköp + Branschanasvarig + Branschgrupp Beslutsattestant 3 Specifika köp > 100 tkr Beslutsattestant Inköpsavd + Beslutsattestant Branschanasvarig + Branschgrupp Beslutsattestant 4 Driftentreprenader, när kommunen lämnar eget anbud Inköpsavdelningen Inköpsavdelningen Branschanasvarig + Branschgrupp KS 1. Inköpsavdelningen är ansvarig för avtalets tillkomst, uppföljning och avslutning. Beslutsattestant kan uppdra åt annan person inom organisationen att genomföra avrop från avtalet inom givna ekonomiska ramar. 2. Beslutsattestanten har rätt att genomföra specifika inköp upp till ett värde av 100 tkr. Specifika köp upp till värde av 100 tkr bör genomföras enligt de regler som fastställts för direktupphandlingar i inköpspolicyn. 3. Vid specifika köp som uppgår till ett värde över 100 tkr kan bolagens beslutsattestant få behörighet att genomföra direktupphandling. Dock krävs att upphandlingen genomförs i av inköpsavdelningen anvisat system samt att beslutsattestanten deltagit i utbildning om LOU. Inköpsenheten gör direktupphandlingar åt Arvika kommun. Direktupphandling får användas upp till tröskelvärdet (2016: kr). Kommunfullmäktige har antagit riktlinjer för direktupphandling som ingår i inköpspolicyn , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

8 På kommunens intranät som utgör den samlade informationskällan internt finns: Inköpspolicyn Inköpsnyheter (prenumeration på nyheter) Lagstiftning Rutiner Avtalsinformation Blanketter På kommunens externa hemsida finns: Företagsregister Konkurrensprogrammet Utbildning Alla som handlägger någon form av inköp ska ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy. De befattningshavare som hanterar större upphandlingar och/eller regelmässigt arbetar med upphandlingar ska ha mer gedigna kunskaper. Befattningshavarna på Inköp ska ha gedigna kunskaper om rättsregler, rutiner, policy, kalkylering, förhandlingsteknik, importregler samt behärska affärsengelska. Gemensamt är att alla ska inneha Inköpskörkort enligt någon av de tre nivåerna A, AB eller ABC. Av dessa personer är det en del gamla som slutat av olika anledningar. Körkortstyp Kvalifikationer Befogenheter A-körkort - Basinformation - Tillgång till ramavtalsinformation På uppdrag av beslutsattestant inom ekonomisk ram - Genomföra mindre specifika köp - Avropa från ramavtal AB-körkort ABC-körkort - Basinformation - Tilläggsutbildning, modul Direkt upphandling Stor - Tillgång till ramavtalsinformation Kvalificerad inköparutbildning - Avrop mot ramavtal - Specifika köp upp till kronor - Tillsammans med Inköp genomföra och med delegation fatta beslut i specifika köp - Avrop mot ramavtal - Alla typer av upphandlingar Intern kontroll I utvärderingen av kommunstyrelsens interna kontroll 2016 framkommer att det ska göras en kontroll av faktura mot ramavtal. Uppföljningen av den interna kontrollen anger att det i leverantörsreskontran inte går att få ut statistik per artikel utan endast per kostnadskonto. I nuvarande uppföljningssystem går det endast att söka uppgifter per leverantör, inte per artikel. Det planeras, enligt uppföljningen av kontrollplanen 2016, för ett nytt system som ska möjliggöra statistikinhämtning från leverantör och specifik artikel. Via systemet Bubububo som är under implementering kommer ramavtalstroheten att kunna följas upp , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

9 I kommunstyrelsens plan för intern kontroll 2017 ingår som kontrollområde uppföljning av ingångna ramavtal. Respektive verksamhet och bolag ska genomföra korsvis granskning mellan redovisning och ingångna avtal för kontorsmaterial. Uppföljning ska redovisas i samband med utgången av tertial två. Det pågår en implementering av ett nytt system som ska hjälpa till med uppföljningen av ramavtalstroheten. Systemet möjliggör en koppling mellan kommunens redovisning och ramavtalsdatabasen. Det finns via ramavtalsdatabasen en bevakning av när ramavtal går ut. En avisering skickas till handläggare på inköpsavdelningen samt i vissa fall till beslutsattestant på någon av kommunens enheter. När nya ramavtal tecknas läggs information om detta in i det nyhetsbrev som inköpsavdelningen skickar till de som valt att prenumerera. I dagsläget informeras inte om när ramavtal upphör att gälla Rutiner för inköp Inköpsavdelningen i Arvika kommun bistår kommunen med kompetens inom upphandlingsområdet. Det finns tre inköpare med specialkompetens inom olika områden. Det finns även en inköpscontroller som ansvarar för uppföljning och bevakning av avtal. Det framkommer under vår granskning att det finns svårigheten att få verksamheterna att komma med synpunkter och framställa behov gällde de varor eller tjänster som ska köpas. Detta gäller främst ramavtalen där många olika verksamheter är inblandade och det kan vara svårt att samsas om kraven. Vid specifika köp är det enklare eftersom det oftast då är en verksamhet som kommer att nyttja avtalet. Intranätet och hemsidan ger stöd vid inköp. Det finns en avtalsdatabas på kommunens intranät där det går att söka på produkt, leverantör och avtalsområde. Från databasen går att komma in i dokument som visar precis vilka varor som har upphandlats. I databasen finns bevakning av när avtal förfaller. Vid inköpsavdelningen finns mallar som används som stöd vid upprättande av upphandlingsdokument. De som köper in får utbildning i vad som gäller inför inköp. Vid vår granskning framkommer att det finns 314 AB-körkort och A-körkort. Av dessa är det många som har slutat och nya har tillkommit., hur många som aktivt arbetar av dessa finns ingen uppgift om. Direktupphandlingsmodulerna för bolagen har totalt 28 användarlicenser, alla används dock inte idag. Hittills är 18 anställda utbildade , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

10 Ett behov uppstår Analys om hur behovet kan tillgodoses Finns ramavtal? Se avtalsdatabas Ja Nej Genomför beställning/avrop från ramavtalet Genomför upphandling enl. LOU Uppskattat värde avse det samlade värdet på kommunens inköp av samma slag under hela avtalets löptid. Uppskattat värde kr Uppskattat värde kr Uppskattat värde > kr Du som har inköpskörkort (AB) gör egen direktupphandling: - Beakta konkurrensen - Bör fråga minst två leverantörer - Ej krav på dokumentation - Tänk på jäv, köp ej av kompis eller släkting. Kontakta alltid inköp! Beslutsattestant bokar inköpsupp-draget via Intranätet. - Offertförfrågan ska skickas till minst tre leverantörer - Gemensamt beslut tas om ev. annonsering - Stora krav på dokumentation och delegationsrapport Kontakta alltid inköp! Beslutsattestant bokar inköpsuppdraget via intranätet. - Inköp ansvarar för inköpsprocessen - Annonsering sker offentligt - Stora krav på dokumentation och delegationsrapport När behov av att genomföra ett köp kontaktar den som ser behovet av att upphandla, alternativ inköpsavdelning 1. Initiering av köp berörd beslutsattestant, eller vid ramavtal ansvarig inköpare. En blankett ska fyllas i med uppgifter om varan eller tjänsten som ska upphandlas, beräknat värde för avtalsperioden samt önskat leveransdatum m.m. Blanketten utgår från kommunens inköpspolicy. 2. Upphandlingsdokument tas fram. Kravspecifikation upprättas vilken är del av förfrågningsunderlaget. Kravspecifikation tas fram av den som initierar inköpet. Det framkommer under vår granskning att det förekommer svårigheter att få fram goda kravspecifikationer , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

11 3. Inköp där värdet beräknas överstiga läggs in i Visma Tendsign 3. Utifrån valt upphandlingsförfarande sker annonsering. För inköp med ett värde från till direktupphandlingsgränsen används en direktupphandlingsmodul. För mindre inköp ställs inte krav på att Tendsign ska användas. 4. Under anbudstiden finns möjligheter till att ställa frågor och svar i Tendsign. 5. Efter anbudstidens utgång öppnas anbuden. Tendsign ger stöd i processen kring vilka dokument som ska upprättas vid öppnandet, prövningen och beslutet. Kommentar Vi gör efter genomgång av hur inköpsprocessen, mot bakgrund av de mallar och den information som finns på intranätet i ramavtalsdatabasen, att det finns goda förutsättningar för en inköpsprocess som fungerar i enlighet med LOU och kommunens inköpspolicy. Vi ser det som positivt att samtliga som får genomföra inköp får en utbildning utifrån befattning och uppdrag. Vi konstaterar att det finns många anställda i organisationen som innehar inköpskörkort. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen ser över och minskar antalet personer som har rätt att handla för kommunens räkning. Svårigheten att få verksamheterna att komma med synpunkter och framställa sina behov gällde förfrågningsunderlagen vid upphandling av ramavtal av varor eller tjänster kan innebära en risk att förfrågningsunderlagen inte blir tillräckligt specifika. Detta kan i förlängningen leda till att det som inte upphandlas inte är fullt ut ändamålsenligt utifrån verksamheternas behov. Det finns därmed en risk att varor handlas utanför ramavtal med konsekvenserna fördyrningar och otillåtna direktupphandlingar alternativt att ny upphandling behöver genomföras tidigare än vad som annars behövts. Vi ser det som positivt att kommunstyrelsen har vidtagit åtgärder med anledning av identifierade begränsningar i möjligheten att följa upp ramavtalstroheten inom ramen för 2017 års interna kontroll. 4.2 Analys av leverantörsreskontran För att genomföra vår analys av inköpen har vi jämfört inköp genomförda och valt ut ett antal kontokoder och stämt av mot att ramavtal för aktuell vara finns upprättat. För att följa upp ramavtalstroheten har vi filtrerat våra underlag på kontoslag och stämt av mot vilka ramavtal som finns för det aktuella kontslaget. Inköp av livsmedel Livsmedel för beredning av måltider - 644x Kiosk- och kafeteriaverksamhet 6441 Småkök 6442 Storkök , Övrigt Elektroniskt upphandlingssystem , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

12 Ramavtal för livsmedel finns med följande leverantörer med 16 leverantörer. Vissa avtal har tillkommit under 2016 och andra har löpt ut. Från leverantörer med ramavtal har inköp gjorts för ca kr. Vi har i vårt stickprov av fakturor som konterats som livsmedel konstaterat att det förekommer inköp som har konterats som livsmedel men som avser andra inköp av andra varugrupper. Under 2016 har inköp som konterats som livsmedel gjorts för ca kr från leverantörer där ramavtal saknas. Inköp av lekmaterial Hobbymaterial, leksaker och idrottsleksaker, kontokod 6461 Ramavtal för leksaker och hobbyleksaker och skolleksaker finns med tre rangordnade leverantörer per kategori, det vill säga totalt nio leverantörer. Totalt har inköp gjorts för kr som har konterats med kontokod 6461, lekmaterial. Utanför ramavtalen har inköps gjorts till en summa av kr. Kommentar Gällande inköp av livsmedel noterar vi att det förekommer flera leverantörer i leverantörsreskontran varifrån inköp har gjorts för belopp över 100 tkr under 2016 och konterats som livsmedel. Den totala summan av inköp som konterats som livsmedel från leverantörer där kommunen saknar avtal överskrider gränsen för direktupphandling och det finns en risk för att otillåtna direktupphandlingar har genomförts. Gällande inköp av lekmaterial finner vi att inköp har gjorts från leverantörer där ramavtal saknas. Det har gjorts inköp från en lokal försäljare av lekmaterial vid 43 tillfällen under året och vi bedömer att kommunstyrelsen behöver säkerställa att inköp styrs till att göras från upphandlade ramavtal. Vi har i vår genomgång av leverantörsreskontran konstaterat att det förekommer felkontering av inköpta varor. Detta gör att kommunens uppföljning av ramavtalstrohet försvåras. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen säkerställer att kontering sker enligt fastlagd kontoplan. Vi bedömer att det finns en risk att otillåtna direktupphandlingar har genomförts. Vi bedömer därför också att det finns en risk för upphandlingsskadestånd. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen stärker den interna kontrollen avseende inköp samt säkerställer att kontering av inköp sker enligt fastställd kodplan , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

13 4.3 tre genomförda upphandlingar under 2016 Tre större upphandlingar har granskas utifrån följande frågeställningar: - Har korrekt val av upphandlingsförfarande använts? - Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? - Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal)? - Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? Arvika kommun använder sig av Tensdsign som stöd i upphandlingen. I Tendsign finns stöd för processen att upprätta de dokument som krävs. När upphandlare väljer förfarande sker annonsering via Tendsign. Annonsering ska ske i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig Upphandling av bemanningstjänster sjuksköterskor (ramavtal) Har korrekt val av upphandlingsförfarande använts? Upphandlingen har skett med förenklat förfarande. Gällande omfattningen och det beräknade värdet fanns i förfrågningsunderlaget angivet Behovet under 2016 uppgick till 5 heltider under en 8 veckorsperiod mellan mitten av juni till mitten av augusti. Förenklat förfarande får användas för upphandlingar med ett beräknat värde upp till tröskelvärdet (ca 1,91 MSEK). Korrekt förfarande har använts. Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? Annonsering har skett i Tendsign, annonsering har pågått i 23 dagar. Annonsering har skett på korrekt sätt. Enligt regler för förenklat förfarande finns ingen tidsgräns för hur länge annonsering ska ske annat än att leverantörerna ska ges skälig tid att inkomma med anbud. Annonsering har skett på korrekt sätt. Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal)? Erforderliga handlingar har upprättats. Följande upphandlingsdokument finns upprättade - Anbudsinbjudan - Kravspecifikation - Avtalsvillkor - Leverantörsförsäkran Övriga upprättade dokument som finns upprättade är: - Anbudsöppningsprotokoll - Resultatrapport - Upphandlingsprotokoll - Tilldelningsbeslut , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

14 - Utvärderingsrapport - Avtal finns tecknat med tre leverantörer. Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? Rätt delegat har skrivit på tilldelningsbeslutet Upphandling av företagshälsovård Har korrekt val av upphandlingsförfarande använts? Förenklat förfarande har använts. Förenklat förfarande får används vid inköp upp till tröskelvärdet. (ca 1,91 MSEK). Volymen har angetts i timmar eller per tillfällen per år och kategori, i en egen prisbilaga. Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? Upphandlingen har annonserats i Tendsign. Annonsering har pågått under fem veckor. Annonsering har skett på korrekt sätt. Enligt regler för förenklat förfarande finns ingen tidsgräns för hur länge annonsering ska ske annat än att leverantörerna ska ges skälig tid att inkomma med anbud. Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal)? Erforderliga handlingar har upprättats. Följande upphandlingsdokument finns upprättade - Anbudsinbjudan - Kravspecifikation - Avtalsvillkor - Leverantörsförsäkran Övriga upprättade dokument som finns upprättade är: - Anbudsöppningsprotokoll - Resultatrapport - Upphandlingsprotokoll - Tilldelningsbeslut - Utvärderingsrapport - Avtal Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? För de kommunala bolagens räkning har respektive VD fattat beslut om tilldelning, för kommunens räkning har handläggare på inköpsavdelningen fattat beslutet. Avtalet är påskrivet av de samma. Rätt delegat har skrivit på tilldelningsbeslutet , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

15 4.3.3 Upphandling av biblioteksbuss Har korrekt val av upphandlingsförfarande använts? Öppet förfarande har används. Värdet av avtalet var ca 4,3 MSEK. Korrekt upphandlingsförfarande har använts eftersom värdet för upphandlingen överskrider tröskelvärdet. Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? Annonsering har gjorts på korrekt sätt. Annonsering har skett mellan och , dvs i 46 dagar. Annonsering har skett i Tendsign. Vid öppet förfarande ska tiden för annonsering vara minst 52 dagar. Tidsfristen för att komma in med anbud öppet förfarande får, förkortas med sju dagar, om den upphandlande myndigheten med elektroniska medel ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget från den dag då annonsen om upphandlingen skickades till Europeiska kommissionen för publicering. Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal)? Erforderliga handlingar har upprättats. Följande upphandlingsdokument finns upprättade - Anbudsinbjudan - Kravspecifikation - Avtalsvillkor - Leverantörsförsäkran Övriga upprättade dokument som finns upprättade är: - Anbudsöppningsprotokoll - Resultatrapport - Upphandlingsprotokoll - Tilldelningsbeslut - Utvärderingsrapport - Avtal Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? Rätt delegat har fattat beslut om tilldelning. Kommentarer Utifrån vår genomgång av tre genomförda upphandlingar gör vi bedömningen att processerna kring upphandlingen fungerar på avsett sätt. Användandet av verksamhetssystem för upphandlingsprocessen underlättar hanteringen och bidrar till att samtliga steg genomförs , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

16 4.4 Betalning till leverantörer i rätt tid. Fakturor hanteras i kommunens ekonomisystem Visma. Det görs ingen uppföljning över i vilken omfattning fakturor förfaller innan betalning. Samtliga fakturor som inkommer till kommunen kontrolleras i systemet Inyett där förekomst av F-Skattsedel, bluffakturor, fakturor med höga belopp samt dubbelbetalning kontrolleras innan betalning. Det finns system via dagliga mail som påminner beslutsattestant och mottagningsattestant att faktura har inkommit för att undvika att fakturor betalas för sent för att undvika förseningsavgifter. Ekonomisystemet aviserar berörd attestant att faktura finns att hantera samt påminner vid behov. Det är inte möjligt att se hur många fakturor som förfallit samt hur stort belopp som har betalats försent respektive beslutsattestant kan flytta fram betalningsdag av olika anledningar (ex för sent inkomna fakturor). Ett problem som lyfts i samband med granskningen är hur samlingsfakturor, där flera olika ansvar ska godkänna sina delar för betalning, ska hanteras då dessa riskerar att ta lång tid att hantera. Enligt uppgift försöker ekonomiavdelningen att styra bort leverantörer från att samfakturera och i avtal ställa krav på leverantörerna att samfakturering inte ska ske. Ekonomisystemet möjliggör vidaredelegering av attesträtt. Kommentar Vi bedömer att kommunstyrelsen har en tillräcklig kontroll över att fakturor hanteras innan de förfaller. Det finns system som skicka påminnelser till attestanterna. Möjligheten för attestanter att flytta fram betaldatumet innebär en risk att leverantörer inte får betalning inom utsatt tid. Det är positivt att kommunstyrelsen via ekonomiavdelningen har identifierat risker (samfakturering och bluffakturering mm) och vidtagit åtgärder för att eliminera riskerna , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

17 5 Slutsats och rekommendationer Vår samlade bedömning är att det finns ramar som borgar för en god hantering av upphandling och inköp. Det finns uppdaterad och utförlig information på kommunens intranät rörande hur inköp ska hanteras. Att utbilda inköpare i del olika nivåer på inköpskörkort bedömer vi vara en bra metod för att säkerställa tillräcklig kunskap inom organisationen. Det finns ett stort antal anställda inom organisationen som har rätt att göra inköp (innehavarna av A/AB-körkort). Det kan finna risker förknippat med beställare i flera verksmheter och det är av vikt att kommunstyrelsen säkerställer att rätten att genomföra inköp och följer behoven av att kunna köpa in för aktuell befattning. VI har i vår granskning av ramavtalstroheten kunnat konstatera att det finns en risk att det förekommer otillåtna direktupphandlingar och bedömer att det finns en risk för ekonomiska skada samt förtroendeskada för kommunen på grund av dessa. Vi konstaterar även att det finns felaktigheter i leverantörsreskontran avseende hur kontering av fakturor görs som försvårar kommunstyrelsen interna kontroll över inköpsområdet. Vi ser positivt på att kommunen under 2017 planerar för att stärka sin interna kontroll via avtalsuppföljningssystemet Bubububo som är under införande samt att kommunstyrelsen i den interna kontrollplanen fattat beslut att särskilt följa upp ramavtalstroheten genom att korsvis granska inköp av kontorsmaterial ställt mot befintliga ramavtal. De tre större upphandlingarna vi har granskat tyder på att det finns en god ordning vid upphandling som säkerställer efterlevnad av LOU och kommunens inköpspolicy. KPMG, dag som ovan David Bäcker Certifierad kommunal yrkesrevisor Caroline Fornbrant Kommunal yrkesrevisor , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated