Olofströms kommun. Revisionsrapport. Granskning av upphandling. Audit KPMG AB 9 mars 2010 Fredrik Ottosson

Transkript

1 Revisionsrapport Audit KPMG AB 9 mars 2010 Fredrik Ottosson 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company

2 Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig nämnd/styrelse 1 5. Metod 1 6. Regler om offentlig upphandling Ramavtal Beslut om att upphandla 4 7. Våra iakttagelser Mål och styrdokument Organisation Delegation Uppföljning Granskning utifrån leverantörsreskontran Anläggningsarbeten Livsmedel Fastighetsarbeten Möbler Kontorsmaterial Datautrustning Telefoni Trygghetslarm i ordinärt boende Stickprovgranskning av handläggning i fyra genomförda upphandlingar Kalkning av sjöar och vattendrag i år Elarbeten Bevakningstjänster Företagshälsovård Våra kommentarer KPMG AB, a Swedish limited liability company

3 1. Bakgrund 2. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska upphandling. En väl fungerande kommunal inköpsverksamhet resulterar ofta i en fördelaktig prisnivå och bra service till kommunens förvaltningar. Sedan år 1994 finns Lagen om offentlig upphandling (LOU), reviderad 2009 vilken reglerar inköpsverksamheten på ett helt annat sätt än tidigare. Detta har ökat kraven på professionalism på dem som handhar och ansvarar för denna verksamhet. Rapporten syftar till att granska om kommunens verksamheter följer LOU och kommunens riktlinjer. I granskningen ingår att kartlägga organisation och kompetens kring upphandlingsfrågor samt att granska i vilken utsträckning verksamheterna utnyttjar kommunens inköpssamordnare och följer ramavtal. 3. Avgränsning Granskningen har omfattat inköp som genomförts under år Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett utbildningsnämnden, socialnämnden, byggnämnden, kultur- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen. 5. Metod Rapporten är saklighetsgranskad av inköpssamordnaren och berörda förvaltningschefer. Granskningen har genomförts genom: Studium av relevanta dokument, såsom delegationsförteckning, förteckning av ramavtal, Avstämningar med berörda tjänstemän. Analys av leverantörsreskontran utifrån ett antal områden där ramavtal finns, för att kontrollera efterlevnaden av ramavtal och förekomsten av otillåten direktupphandling. Områdena har valts ut av KPMG. Fyra större upphandlingar har granskats utifrån följande frågeställningar: - Har korrekt val upphandlingsförfarande valts? - Har upphandlingen annonserats på korrekt sätt? - Har erforderliga handlingar upprättats (förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal) 1

4 - Har leverantörerna behandlats lika? - Har rätt delegat fattat beslut om tilldelning? 6. Regler om offentlig upphandling Val av formen på upphandlingen beror både på vad som upphandlas och värdet på upphandlingen. Vid så kallade B-tjänster, t.ex. juridiska tjänster och hälso- och sjukvårdtjänster, kan oavsett värde upphandlas med förenklad upphandling eller urvalsupphandling. För övriga tjänster och samtliga varor är det avgörande om värdet på upphandlingen överträder det så kallade tröskelvärdet. Tröskelvärdet inom kommunal förvaltning är från och med 1 januari kronor för byggentreprenader och kronor för övriga varor och tjänster. De olika upphandlingsformerna beskrivs i tabellen nedan. Under tröskelvärdena Form Upplägg Tidsfrist Direktupphandling Förenklat förfarande Urvalsförfarande Över tröskelvärdena Upphandling direkt från enskild leverantör. Alla intresserade leverantörer har rätt att lämna anbud i enlighet med anbudsförfrågan. Upphandlaren får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Alla intresserade leverantörer har rätt att ansöka om att lämna anbud och den upphandlande enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Upphandlaren får förhandla med en eller flera av anbudsgivarna. Inga Anbudet ska få komma in minst tio dagar från dagen då ansökningsinbjudan publicerades. Som vid förenklad upphandling. Form Upplägg Tidsfrist Öppet förfarande Alla intresserade leverantörer har rätt att lämna anbud i enlighet med anbudsförfrågan. Minst 52 dagar från dagen då annonsen avsändes eller i vissa fall, om förannonsering skett, minst 22 dagar, men helst minst 36. Förfrågningsunderlaget ska skickas ut inom sex dagar från det att underlaget begärts. Tiden får förlängas om underlaget är 2

5 skrymmande. Selektivt förfarande Upphandlaren inbjuder ett antal leverantörer att lämna anbud. Anbudsansökan: minst 37 dagar från dagen då annonsen avsändes. Förhandlat förfarande Upphandlaren inbjuder ett antal leverantörer att lämna anbud och får förhandla med en eller flera anbudsgivare. Anbud: minst 40 dagar från dagen inbjudan skickades ut eller, vid förhandsannonsering, minst 26 dagar i vissa fall. Vid brådska får tiderna förkortas till 15 respektive 10 dagar. Tiden för mottagande av anbud får förlängas om platsen för leverans eller upphandlaren måste besökas innan anbud kan avges. Anbudsansökan: minst 37 dagar från dagen då annonsen avsändes. Vid brådska får tiden förkortas till 15 dagar. Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud. Direktupphandling får endast användas om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Den upphandlande myndigheten ska vid behov besluta om riktlinjer för användning av sådant förfarande. Riktlinjerna innehåller t.ex. vald gräns för lågt värde (Konkurrensverket, Upphandlingsreglerna en introduktion, s.22). I är gränsen för lågt värde satt till fem prisbasbelopp. År 2009 var prisbasbeloppet kronor, vilket betyder att gränsen för lågt värde under år 2009 var kronor. Av kommunfullmäktiges antagna inköpspolicy framgår att det även vid direktupphandling ska göras vissa prisjämförelser. Vid köp över två prisbasbelopp skall offert begäras in av minst tre anbudsgivare. Offert skall vara skriftlig och inköpet dokumenteras. Jämförelse skall göras av kvalitet och pris, de väsentligaste kraven och frågeställningarna skall delges samtliga leverantörer. Vid köp under två prisbasbelopp bör minst tre leverantörer tillfrågas. Även i dessa fall ska inköpet skall dokumenteras och jämförelser göras skall av kvalitet och pris. Det stadgas vidare att direktupphandling ej får ske när ramavtal finns. 6.1 Ramavtal Med ramavtal avses enligt LOU ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. 3

6 6.2 Beslut om att upphandla Beslut om att handla upp, består av två delar: anskaffnings- och inköpsbeslut. Med anskaffningsbeslut menas avgöranden om att något behövs i verksamheten och ska anskaffas på något sätt. Inköpsbeslut däremot fattas när leverantör väljs, och det avgörs vilka villkor som ska gälla för köpet. I en nämnd bör flera inköps- och anskaffningsbeslut med fördel kunna delegeras till ett utskott eller tjänsteman. Mindre anskaffningsbeslut som ligger i linje med uppställda mål och budget borde kunna ses som ren verkställighet (Hillborn Ingegärd & Tengdelius Karin 1988, Nämndbeslut?, Delegering?, Ren Verkställighet?, Stockholm, Svenska Kommunförbundet, s. 40). 7. Våra iakttagelser 7.1 Mål och styrdokument Kommunfullmäktige antog, , Upphandlings- och inköpspolicy för Olofströms kommun. Av policyn framgår bland annat definitionen av lågt värde, vilket berättigar till direktupphandling och övriga regler om direktupphandling, se även kapitel 6. Ett antal grundläggande principer för upphandling lyfts fram. Det stadgas bland annat att upphandlingsprocessen ska säkerställas genom någon form av kvalitetssystem. Vidare framgår det att respektive förvaltning/enhet ansvarar för att följa upp att tecknade avtal efterlevs inom organisationen. Genom policyn åläggs alla anställda att påtala uppmärksammade brister i upphandlade varor och tjänster till berörd leverantör och inköpssamordnaren. Kommunstyrelsen antog, , Policy för ekologisk hållbar upphandling, Olofströms kommun. Av denna policy framgår bland annat att miljöbalkens försiktighetsprincip och utbytesprincip ska beaktas vid all upphandling. Vidare ska anbudsgivaren deklarera om denne har ett miljöledningssystem, om det är relevant för upphandlingen. Policyn stadgar även att kommunstyrelsen ska ta ställning till förfrågningsunderlag i upphandlingar vars värde överstiger kronor. Kommunstyrelsen antog, , Upphandlings- och inköpsrutiner för Olofströms kommun. De skriftliga rutinerna tar upp flera centrala begrepp inom upphandling t.ex. tröskelvärden, ramavtal och överprövning. Det ges även instruktioner för handläggningen av en upphandling, t.ex. öppnande av inkomna anbud, upprättande av tilldelningsbeslut och utvärdering av anbud. Av rutinerna framgår inget om uppföljning och utvärdering av kvaliteten på de varor och tjänster som upphandlas. 7.2 Organisation Av kommunstyrelsens reglemente framgår inget specifikt om styrelsens roll som central inköpsfunktion i kommunen, t.ex. att genomföra förvaltningsövergripande upphandlingar. Av reglementet framgår dock att upphandlingar över kronor ska avgöras av styrelsen. Det är således till respektive nämnd att i ärenden under kronor upphandla, dvs. praktiskt genomföra en upphandling, delegera beslutanderätt och införa rutiner. Kommunstyrelsen har ingen befogenhet att bestämma i dessa frågor åt nämnderna. Oloftströms kommun har en tjänsteman som centralt arbetar med upphandling, så kallad inköpssamordnare. Inköpssamordnaren är även säkerhets- och försäkringssamordnare. Under hela 4

7 år 2009 var tjänstemannen även arbetsledare för viss personal på kommunledningsförvaltningen. Av sin tjänst bedömer tjänstemannen att 0,8 årsarbetare avsätts till upphandlingsfrågor. Inköpssamordnaren samlar en grupp med tjänstemän med inköpsuppgifter från kommunens förvaltningar och bolag. Gruppen träffas en gång i kvartalet. I gruppen diskuteras pågående och kommande upphandlingar samt utvecklingsfrågor. På intranätet publiceras information om avtal, rutiner, policies och flödesscheman. Inköpssamordnaren distribuerar även ett informationsblad om inköpsfrågor till ett nittiotal anställda. Förutom att svara för förvaltningsövergripande upphandlingar fungerar inköpssamordnaren som stöd till de tjänstemän i kommunen som själva genomför förvaltningsspecifika upphandlingar. Dessa tjänstemän söker vid behov av stöd upp inköpssamordnaren. Det praktiska stödet består i huvudsak av hjälp med att upprätta förfrågningsunderlag och annonsera upphandlingsärendet. Övrig handläggning sker helt av respektive tjänsteman, t.ex. öppnande av anbud, utvärdering, upprättande av tilldelningsbeslut och avtal samt hantering av överklagande. Samhällsbyggnadsförvaltningen genomför sina upphandlingar utan stöd från inköpssamordnaren. Kommunerna i Blekinge har ett upparbetat samarbete när det gäller upphandling, till vilket även Bromölla kommun har anslutit sig. Upphandlingar genomförs emellanåt tillsammans. En kommuns inköpssamordnare får då ansvaret för att handlägga upphandlingen. Till sin hjälp har berörd inköpssamordnare sakkunniga tjänstemän från de samverkande kommunerna. 7.3 Delegation Efter en genomgång av samtliga nämnders delegationsförteckningar konstateras att endast kommunstyrelsen och utbildningsnämnden har delegerat beslutanderätt inom upphandlingsområdet. Kommunstyrelsen har delegerat beslutanderätten att upphandla varor och tjänster både gällande förvaltningsspecifika och förvaltningsövergripande ärenden. Således har styrelsen både delegerat rätten att besluta om upphandling inom styrelsens ansvarsområde samt förvaltningsövergripande upphandlingar. Av kommunstyrelsens delegationslista finns två punkter om upphandling. Kommunstyrelsen beslutade, , om ytterligare delegation inom upphandlingsområdet. Dessa förändringar har dock inte förts in i delegationslistan. Av kommunstyrelsens beslut, , delegeras beslutanderätt för upphandling inom två beloppsgränser. Upphandlingar för ett värde till och med kronor får avgöras av inköpssamordnaren efter samråd med budgetansvarig. Upphandlingar över kronor har delegerats till kommunstyrelsens arbetsutskott. Enligt kommunstyrelsens reglemente har dock styrelsen endast getts rätt att besluta i upphandlingar åt nämnderna när värdet överstiger kronor. Delegationen av beslutanderätt i förvaltningsövergripande upphandlingar under kronor är således ogiltig. Utbildningsnämnden har inte angivit några beloppsgränser för sin delegation. Upphandling av ramavtal har delegerats till ekonom med förvaltningschef som undertecknande. Övriga upphandlingar har delegerats till ett antal tjänstemän inom förvaltningen. 5

8 7.4 Uppföljning I kommunstyrelsen interna kontrollplan för år 2009 framgår att inköpssamordnaren ska följa upp avtalstrohet. Vi har tagit del av genomförd granskning från år Åtta avtalsområden 1 hade granskats, där genomförda transaktioner jämförts med ramavtalsförteckningen. Granskningen gällde även socialnämnden och utbildningsnämnden. 7.5 Granskning utifrån leverantörsreskontran Utifrån ekonomisystemet har vi valt ut ett antal områden som granskats utförligare vad gäller efterlevanden av ramavtal och förekomsten av otillåten direktupphandling Anläggningsarbeten har ramavtal med fyra entreprenörer när det gäller olika anläggningsarbeten. Asfaltsarbeten och snörröjning har upphandlats separat. Vid en genomgång av ekonomisystemet upptäcktes endast att en entreprenör utan avtal hade använts, detta för sammanlagt kronor Livsmedel hade under år 2009 fem ramavtal gällande livsmedel. Leverantören av färskt kött och charkprodukter gick i konkurs under år 2009, vilket bland annat innebar att ramavtalet upphävdes. Då kommunen helt plötsligt stod utan avtal valde kostenheten att direktupphandla kött från det företag som tagit över det konkursdrabbade företagets verksamhet. En ny upphandling påbörjades och beräknas vara klar i februari Totalt köptes varor in från den nya leverantören för kronor under år Även andra verksamheter än kostavdelningen köper in livsmedel av olika slag. Utbildningsnämnden har avtal med en livsmedelsaffär i Olofströms tätort för olika dagligvaror. Vid en genomgång i ekonomisystemet finner vi att det inom nämnden bokförts inköp av livsmedel och färdiglagad mat från andra affärer i Olofströms tätort för cirka kronor. Kommunen saknar avtal om kaffe till personalen. Under år 2009 köpte kommunen in kaffe och service av kaffeautomater för runt kronor Fastighetsarbeten Möbler har ramavtal för många fastighetsarbeten, bland annat bygg, el, VVS, golv samt måleri. Vi har granskat VVS-, golv- och elarbeten. Av ekonomisystemet framgår att inköp av vissa VVS-tjänster skett från leverantör utan ramavtal för kronor. Leverantören valdes då på grund av att den bedömdes ha särskild kännedom av den anläggning som behövde reparation. När det gäller el- och golvarbeten har vi inte funnit inköp från leverantör utan ramavtal. har ramavtal med tre olika leverantörer för kontorsmöbler, möbler inom skola och äldreboenden. Av ekonomisystemet framgår att totalt kronor bokförts som 1 Livsmedel, plats och papper, kontor, möbler, konsult, böcker, städ samt verkstad 6

9 inköp av möbler från leverantörer utan ramavtal med kommunen. Det är främst inom utbildningsnämnden och socialnämnden inköpen genomförts. Inköpen varierar i storlek. Ett större inköp från leverantör gällde kompletteringsinköp av stolar, som första gången köptes in under år 2008, då kommunen saknade ramavtal. Det framgår inte av dokumentationen i ärendet vilket upphandlingsförfarande som valdes vid första tillfället eller om det genomfördes jämförelser av pris och kvalitet. Det upprättades heller inget förfrågningsunderlag för kompletteringsinköpet Kontorsmaterial Kommunen har ramavtal med tre olika leverantörer med omfattande sortiment gällande kontorsoch undervisningsmaterial. Av ekonomisystemet framgår att totalt kronor bokförts som inköp av kontorsmaterial från leverantörer utan avtal med kommunen. Inköpen har genomförts inom utbildningsnämnden, socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden Datautrustning Telefoni När det gäller datautrustning, PC och bildskräm samt tillbehör, har ramavtal genom Kammarkollegiet. Av ekonomisystemet framgår att totalt kronor bokförts som inköp av datautrustning från leverantörer utan avtal med kommunen. Inköpen har genomförts inom utbildningsnämnden. När det gäller fast- och mobiltelefonitjänster har avtal med Telenor. Trots avtalet förekommer vissa mobilabonnemang med andra leverantörer. Inom den tekniska verksamheten kan det förekomma att olika larm går genom andra avtal med annan operatör Trygghetslarm i ordinärt boende Socialnämnden ger bistånd i form av trygghetslarm enligt socialtjänstlagen (2001:453, SoL). Socialnämnden har avtal om mottagning av larmen. När den enskilde beviljas biståndet får denne låna en apparat (mottagare) som kopplas till telefonen och en sändare. Socialnämnden köper in larmapparaten från Tunstall AB. Socialförvaltningen har varken kunnat finna avtalet med leverantören eller dokumentation om att en upphandling genomförts. Enligt ekonomisystemet betalade nämnden år 2009 Tunstall AB sammanlagt kronor för trygghetslarmen. 7.6 Stickprovgranskning av handläggning i fyra genomförda upphandlingar Kalkning av sjöar och vattendrag i år 2010 I samarbete med Miljöförbundet Blekinge Väst påbörjade byggnadsnämnden under 2009 en upphandling av kalkning för år Då 2009 års kalkning kostat kommunen runt kronor, beslutades det att genomföra en förenklad upphandling. Enligt våra intervjuer skedde annonsering via Anbudsjournalen. Annonsen har däremot inte bevarats. Endast en leverantör kom in med anbud. Anbudet inkom inom den fastställda tidsfristen. Ett öppningsprotokoll upprättades och undertecknades av tre närvarande tjänstemän. En handling upprättades även samma dag som anbuden öppnades där det framgår att leverantörens anbud har antagits. Handlingen är undertecknad av avdelningschefen för byggkontoret. Det saknas dokumentation om genomförd 7

10 utvärdering och genomgång av skallkraven. En orderbekräftelse har upprättats av Movab, vilken reglerar viktigare delar av affären. Kommentarer Korrekt upphandlingsförfarande har valts med tanke på att kalkningen år 2009 köpts in för runt kr under, således under tröskelvärdet för varor och tjänster. Det är dock en brist att inte annonsen bevarats på byggkontoret tillsammans med övriga handläggningar i ärendet. Vi anser även att genomgången av anbudets skallkrav skulle ha dokumenterats. Då inte byggnadsnämnden delegerat inköps- och upphandlingsärenden borde beslutet fattats av nämnden i sin helhet Elarbeten Kommunstyrelsen påbörjade i oktober 2009 en upphandling av ramavtal för ett antal olika fastighetsarbeten. Vi har granskat upphandlingen av ramavtal för elarbeten. Avtalstiden bestämdes till Som upphandlingsförfarande valdes förenklad upphandling. Annonsering skedde genom Allego 2. Ett och samma förfrågningsunderlag har använts för alla de fastighetsarbeten som upphandlades således förutom för elarbeten bland annat för bygg, golv, plåt och rör. Av förfrågningsunderlaget framgår följande skallkrav: Anbudsgivare skall beskriva hur företaget är uppbyggt med avseende på: 1. Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivare skall beskriva hur företaget är uppbyggt med avseende på: Organisation och ägarstruktur Tekniska resurser 2. Miljöcertifiering/Kvalitetssäkring Anbudsgivaren anger om företaget arbetar med: Miljöcertifiering enl.iso eller motsvarande Det framförs inga bör- eller skallkrav på personalens kompetens, såsom behörigheter som elinstallatör. Det anges heller inte som krav att anbudsgivaren ska redovisa personalens behörigheter. Vidare anges inget om hur tjänsternas kvalitet ska utvärderas. Ett öppningsprotokoll upprättades av närvarande tjänstemän. Sju leverantörer kom in med anbud, tre erhöll ramavtal. Genomgång om anbuden uppfyllde skallkraven har inte dokumenterats. Samtliga anbud utvärderades först utifrån priset. Sedan utvärderades övriga kriterier endast för de tre anbudsingivare med lägst pris. Utvärderingen består av en excelfil, där poäng satts efter förfrågningsunderlagets utvärderingskriterier. Poängsättningen motiveras dock inte vidare, t.ex. 2 Genom Allego publiceras en upphandling i en elektronisk databas enligt reglerna i LOU 8

11 gällande kriterierna redovisning av kvalitets- och miljöledningssystem. Av de tecknade ramavtalen framgår inte tydligt uppgifter om pris och andra relevanta villkor. Det hänvisas heller inte till anbuden. Beslut om vilka leverantörer som valts ut fattades av en fastighetsingenjör vid samhällsbyggnadsförvaltningen. Tilldelningsbeslut skickades till samtliga företag som lämnat anbud. Av tilldelningsbeslutet framgår vilka leverantörer som kommunen ämnar teckna avtal med. Dessa leverantörer anges med i en sorts hierarki, 1-3. Av beslutet framgår inte varför endast dessa leverantörer valts ut eller hierarkin mellan de utvalda leverantörerna. Beslut om val av leverantör har inte fattats av kommunstyrelsen eller dess arbetsutskott. Kommentarer Vi anser att korrekt upphandlingsförfarande har valts med tanke på att elarbeten köpts in för runt kronor under år 2009, således under tröskelvärdet för byggentreprenader. Vi anser att det finns brister i dokumentationen. Exempelvis anser vi att krav och kriterier rörande personalens kompetens skulle förts in i förfrågningsunderlaget på ett tydligare sätt. Man kunde begärt i förfrågningsunderlaget att anbudsgivarna skulle redovisa personalens behörighetsnivåer. Vi anser att det är en brist att inte samtliga inkomna anbud utvärderades. Vidare anser vi att det i tilldelningsbesluten borde förts in en tydligare motivering av beslutet att anta en viss leverantör. Även själva ramavtalen borde innehållt viktigare villkor som t.ex. pris, i vart fall skulle man i avtalet hänvisat till handling där dessa framgår (anbuden). Det är även en brist att inte kommunstyrelsens arbetsutskott beslutat om val av leverantör, då upphandlingen med stor sannolikhet är värd mer än kronor Bevakningstjänster genomförde år 2009 tillsammans med Olofströms Näringsliv AB, Sölvesborgs kommun, Sölvesborgshem AB samt Sölvesborgs Energi och Vatten AB en upphandling av bevakningstjänster. Avtalstiden sattes till tre år med rätt till ett optionsår. Som upphandlingsförfarande valdes förenklat förfarande, då bevakningstjänster är en så kallad B- tjänst. Annonsering skedde genom Allego. Av förfrågningsunderlaget framgår ett antal skallkrav, bland annat gällande auktorisation att bedriva bevakningsföretag och certifiering av larmcentral. Det ställdes också krav på att leverantören skall minst en gång per år tillsammans med kontaktperson från respektive myndighet genomföra utvärdering och genomgång av uppdragets utförande. Vidare framgår av underlaget att beställarna under år 2008 köpt in bevakningstjänster för sammanlagt kronor. Tre företag lämnade anbud. Ett öppningsprotokoll upprättades, samtliga anbud hade kommit in i tid. Av utvärderingsprotokollet framgår att två av tre utvärderade leverantörer uppfyllt samtliga skallkraven. Tilldelningsbeslut skickades ut till alla tre anbudsgivare. Ett tilldelningsbeslut upprättades av inköpssamordnaren efter beslut från kommunstyrelsens arbetsutskott. Av besluten framgår på ett tydligt sätt motiven till både uteslutandet av den ena leverantören och antagandet av det vinnande anbudet. Av avtalet framgår viktiga delar av köpet såsom pris, inställelsetider och utvärdering. Kommentarer Vi anser att korrekt upphandlingsförfarande har valts då bevakningstjänst är en så kallad B-tjänst. Det är positivt att det i förfrågningsunderlaget tagits in krav om uppföljning och utvärdering. Upphandlingen annonserades på erforderligt vis. Nödvändiga handlingar har upprättats 9

12 förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal. Vad vi kan bedöma har leverantörerna behandlats lika i dessa dokument. Då upphandlingens värde överstiger kronor har kommunstyrelsens arbetsutskott getts rätt att avgöra upphandlingen Företagshälsovård påbörjade år 2009 en upphandling av företagshälsovård. Som upphandlingsförfarande valdes förenklat förfarande, då företagshälsovård är en så kallad B-tjänst. Avtalstid med optionsår inräknat var fem år. År 2008 köpte kommunen in företagshälsovårdstjänster för kronor. Annonsering skedde genom Allego. Av förfrågningsunderlaget framgår ett antal olika krav på leverantörens tjänster och personals kompetens. Även tillgänglighet för olika tjänster specificerades. När det gäller uppföljning och utvärdering framgår krav på att leverantören ska tillsända uppgifter om nyttjandet av företagshälsovårdstjänsterna till kommunen. Det framgår inte hur den faktiska kvaliteten på tjänsterna ska utvärderas när avtal har slutits, t.ex. att leverantören ska följa upp hur brukarna av tjänsterna upplever kvaliteten eller hur lång den faktiska väntetiden är. Endast ett anbud inkom till kommunen. Anbudet kom in i rätt tid. Ett öppningsprotokoll upprättades av inköpssamordnaren och en ytterligare tjänsteman. Anbudet antogs då det uppfyllde samtliga skallkrav. Ett tilldelningsbeslut upprättades av inköpssamordnaren efter beslut från kommunstyrelsens arbetsutskott. Kommentarer Vi anser att korrekt upphandlingsförfarande har valts då bevakningstjänst är en så kallad B-tjänst. Upphandlingen annonserades på erforderligt vis. Nödvändiga handlingar har upprättats förfrågningsunderlag, öppningsprotokoll, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut och avtal. Vad vi kan bedöma har leverantörerna behandlats lika i dessa dokument. Då upphandlingens värde överstiger kronor har kommunstyrelsens arbetsutskott getts rätt att avgöra upphandlingen. 8. Våra kommentarer Vi anser att det är positivt att kommunens policies, rutiner och flödesscheman för upphandling reglerar viktiga delar av upphandlingsprocessen. De skulle med fördel kunna kompletteras med formuleringar om uppföljning och utvärdering av kvaliteten på inköpta varor och tjänster. Den av kommunstyrelsen antagna miljöpolicyn och rutinerna för inköp och upphandling gäller endast för kommunstyrelsens verksamhetsområden och inte för övriga nämnders. Vi föreslår därför att dokumenten antas av kommunfullmäktige så att de även blir gällande för övriga nämnder. Varken socialnämnden eller byggnadsnämnden har delegerat beslutanderätt gällande upphandling. Vi anser att det är lämpligt att vissa upphandlingsärenden delegeras. Att låta en nämnd besluta i alla dessa ärenden är en onödig byråkratisering. Vi får även uppfattningen att beslut i upphandlingsfrågor ändå tas av tjänstemän, vilket utan beslut om delegation måste ses som befogenhetsöverskridanden. Granskningen av fyra upphandlingsärenden tyder på viss skillnad i kvaliteten på handläggningen om den genomförts av inköpssamordnaren eller om den genomförts tjänstemän som mer sällan genomför upphandlingar. Bland annat anser vi att dokumentationen i upphandling av elarbeten är 10

13 bristfällig. Granskningen utifrån leverantörsreskontran vittnar om bristande efterlevnad av ramavtal inom vissa områden, t.ex. möbler och kontorsmaterial, något som uppmärksammades även i kommunstyrelsens uppföljning under år Vi anser att det är en brist att inte berörda nämnder/förvaltningar förbättrat avtalstroheten. Vidare är det en brist att inte socialnämnden upphandlat trygghetslarm inom ordinärt boende i enlighet med LOU. Vi föreslår att kommunstyrelsens beslut från år 2006 om delegation i upphandlingsärenden förs in i kommunstyrelsens delegationslista. Kommunstyrelsens beslut att delegera beslutanderätt i förvaltningsövergripande upphandlingar under kronor är ogiltigt, då fullmäktige inte bemyndigat kommunstyrelsen att ansvara för dessa frågor. Ska kommunstyrelsen hantera förvaltningsövergripande inköpsfrågor bör styrelsen ges ett sådant bemyndigande från fullmäktige. Av kommunstyrelsen genomförda förvaltningsövergripande upphandlingar under kronor måste ses som befogenhetsöverskridanden. Vi anser att det är positivt att kommunstyrelsen genomför uppföljning av efterlevnaden av ramavtal. Vi anser vidare att uppföljning och utvärdering av kvaliteten på inköpta varor och tjänster bör regleras i avtalet. Vi ser det som positivt att upphandlingar genomförs i samverkan med andra kommuner. Vi föreslår att kommunen genomför en upphandling av kaffe och service av kaffeautomater. KPMG, dag som ovan Fredrik Ottosson Revisor 11