Revisionsrapport - granskning av regionens upphandlingsverksamhet

BESLUTSUNDERLAG 1/2 Ledningsstaben Annika Hjertkvist 2018-03-29 Dnr: RS 2017-619 Regionstyrelsen Revisionsrapport - granskning av regionens upphandlingsverksamhet Revisionsrapporten i sammanfattning Regionens revisorer har gett i uppdrag att genomföra en fördjupad granskning av regionens upphandlingsverksamhet. Regionens revisorer har beslutat att ställa sig bakom :s rapport. Sammanfattningsvis är bedömningen att upphandlingsverksamheten sammantaget inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Detta beror på brister i uppföljning och dokumentation. Revisorerna vill särskilt lyfta fram följande: Ingångna avtal följs inte upp i tillräcklig omfattning. Uppföljningen av köptrohet mot ramavtalen är inte säkerställd då den har kvalitetsbrister. Verksamheternas direktupphandlingar dokumenteras inte alltid i enlighet med lagens krav. Det finns dokumenterade regler och rutiner att använda sig av för att bedriva en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet. Dessa är dock inte i tillräcklig utsträckning kända i verksamheterna. Ledningsstabens kommentarer Under 2017 har andra parallella granskningar och utvärderingar avseende upphandling och inköp genomförts. Samtliga visar på brister i främst följsamhet till aktuella riktlinjer och rutiner. Nedan beskrivs vilka granskningar som genomförts och vilka åtgärder som pågår som en följd av resultatet. Regionstyrelsen gav i verksamhetsplanen för 2017 beredningen för ägarfrågor i uppdrag att göra en översyn av regionens inköps- och

BESLUTSUNDERLAG 2/2 Ledningsstaben Annika Hjertkvist 2018-03-29 Dnr: RS 2017-619 upphandlingsprocess och befintliga styrande dokument vid upphandling, 2017-594 (RS 251). Den återrapport som gjordes till Regionsstyrelsen i november 2017 ledde till att regiondirektören fick i uppdrag att dels utarbeta förslag till reviderad inköps- och upphandlingspolicy och dels att redovisa hur den operativa inköps- och upphandlingsverksamheten ska bedrivas för att målen i inköps- och upphandlingspolicyn ska uppnås 2017-589 (RS 252). Detta arbete pågår och inköps- och upphandlingspolicyn ska beslutas i fullmäktige i juni 2018 Som en del i granskningsplanen avseende intern styrning och kontroll inom administrativa processer genomfördes även en granskning under 2017 för att undersöka om internkontrollen är tillfredställande när det gäller viss avtalsuppföljning. De synpunkter och förändringsförslag som framkom i granskningsrapport kommer att beaktas i översynen som beskrivs ovan. Målsättningen är en effektiv inköps/upphandlingsprocess som innebär bra kvalitet på inköpen till en rimlig kostnad. Inköps/ upphandlingsprocessen är ett verktyg för att nå de strategiska målen. Det kräver att hela kedjan från behov till leverans och redovisning fungerar. Flertalet berörda funktioner finns nu samlade inom en produktionsenhet, CVU, vilket möjliggör att processen kan riggas på ett effektivare sätt än tidigare. Detta tillsammans med tydligare inköps- och upphandlingspolicy och riktlinjer/rutiner samt ökad information till verksamheten ska bidra till en väl fungerande inköpsoch upphandlingsverksamhet. Regionstyrelsen föreslås BESLUTA a t t i enlighet med ledningsstabens kommentarer beakta revisionsrapporten i det fortsatta arbetet. Regionstyrelsen föreslås tillstyrka regionfullmäktige BESLUTA a t t lägga revisionsrapporten till handlingarna. Krister Björkegren Regiondirektör Åsa Hedin Karlsson Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Åsa Hedin Karlsson

www.pwc.se Revisionsrapport Rebecca Lindström Certifierad kommunal revisor Nina Törling Felix Miranda Thyrén Granskning av s upphandlingsverksamhet November 2017

Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Revisionsfråga... 4 2.3. Revisionskriterier... 4 2.4. Kontrollfrågor... 5 2.5. Avgränsning... 5 2.6. Metod... 5 3. Lagen om offentlig upphandling (LOU)... 6 4. Granskningsresultat... 7 4.1. Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling?... 7 4.2. Är regler och rutiner kända i organisationen?... 8 4.3. Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga?... 8 4.4. Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar?... 10 4.5. Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar?... 11 4.6. Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv?... 12 4.7. Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar?... 13 November 2017 1 av 14

1. Sammanfattning Revisorerna i har gett i uppdrag att genomföra en fördjupad granskning av regionens upphandlingsverksamhet. Revisionsfrågan för denna granskning är: Bedrivs s upphandlingsverksamhet på ett ändamålsenligt sätt? Vi bedömer att upphandlingsverksamheten sammantaget inte bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Detta beror på brister i uppföljning och dokumentation. Vi bygger vår slutsats på de bedömningar som gjorts under respektive kontrollmål enligt nedan: Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling? Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att det sammantaget finns dokumenterade regler och rutiner att använda sig av för att kunna bedriva en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet. Uppföljning av upphandlingar och avtalstrohet finns dock inte tydligt reglerat i riktlinjerna vilket leder till oklarheter i ansvarsfördelningen. Är regler och rutiner kända i organisationen? Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Verksamheterna har kännedom om aktuella rutiner och regler på området. Kunskapen om vad rutiner och regler innebär för respektive verksamhet kan förbättras. Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga? Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Ansvar och roller är inte tydliga i organisationen avseende uppföljning av upphandlingar. Även om reglerna är tydliga kring vad som ska upphandlas leder resursbrist inom UE till att varor som borde upphandlas av dem istället köps in av respektive verksamhet. Detta ökar risken för otillåtna direktupphandlingar. Styrningen och organisationen gällande upphandlingar behöver stärkas. Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar? Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. November 2017 2 av 14

Vi grundar vår bedömning på att uppföljning av upphandlingar och avtal inte görs i tillräcklig omfattning. Vidare framgår att det inte sker någon systematisk avtalsförvaltning i regionen. Uppföljningen behöver stärkas och tydliggöras. Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar? Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Vi bedömer att dokumentationsplikten inte är säkerställd då direktupphandlingar inte alltid dokumenteras i enlighet med lagens krav. Dokumentationen är viktig för den egna uppföljningen av gjorda köp. Bristande uppföljning kan medföra att verksamheten inte är effektiv och att förtroendet hos leverantörer skadas. Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv? Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Vi grundar vår bedömning på att den uppföljning som görs och ligger till grund för måluppföljningen har flera kvalitetsbrister och därmed inte kan säkerställas eller användas i förbättrande syfte. Ansvaret för den övergripande uppföljningen av avtalstrohet samt upphandlingar finns inte tydligt reglerat i riktlinjerna. Detta bidrar till att uppföljningen inte sker systematiskt. Uppföljningen bör säkerställas så att korrekta siffror redovisas. Den del av inköpen som görs utanför avtal måste analyseras och återkopplas till berörda verksamheter. Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar? Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi gör bedömningen att ett arbete har påbörjats och implementerats i verksamheten. Det finns för år 2017 en framtagen plan på hur efterlevnaden av miljökraven ska utföras. Vi grundar även vår bedömning på att mätning görs utifrån antal genomförda upphandlingar med ställda miljökrav och inte vilken genomslagskraft de har haft. November 2017 3 av 14

2. Inledning 2.1. Bakgrund För att inte snedvrida konkurrensen på marknaden och samtidigt hushålla med skattemedel ska offentliga myndigheter såsom kommuner och landsting/regioner följa vissa bestämmelser, upphandlingsreglerna, när de köper eller hyr varor eller tjänster. Syftet med Lagen om offentlig upphandling är att säkerställa att myndigheter behandlar alla som vill få affärskontrakt med myndigheten lika. Upphandling av varor och tjänster samt byggnads- och anläggningsarbete bör samordnas så att myndigheten drar nytta av sin storlek som köpare och utnyttjar den upphandlingskompetens som finns. Ramavtal är ett avtal som ingås mellan myndighet och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en tidsperiod. Trohet till avtal är avgörande för leverantörers förtroende för myndigheten. En hög avtalstrohet ger också bättre villkor i upphandlingar och avtal. Upphandlingsverksamheten har tidigare granskats av s revisorer. 2013 granskades dåvarande landstingets följsamhet mot ramavtal, där revisorerna bedömde att den interna kontrollen för att säkerställa följsamhet mot ramavtal inte var tillräcklig och att det fanns ett behov av att fördjupa och strukturera denna på ett tydligare sätt. 2015 granskades upphandlingar inom ny- och ombyggnation. Där fann revisorerna brister i uppföljning samt internkontroll, bland annat saknades styrdokument. Revisorerna har utifrån sin riskbedömning beslutat att under 2017 genomföra en fördjupad granskning inom regionens upphandlingsverksamhet. har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Anders Senestad och Eiwor Englund, har följt granskningen. 2.2. Revisionsfråga Revisionsfrågan för granskningen är: Bedrivs s upphandlingsverksamhet på ett ändamålsenligt sätt? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Lagen om offentlig upphandling, LOU s strategiska plan med treårsbudget 2017-2019 Regionens Inköps- och upphandlingspolicy Rutiner och styrande dokument inom området November 2017 4 av 14

2.4. Kontrollfrågor Med utgångspunkterna från revisionskriterierna och den övergripande revisionsfrågan har följande kontrollfrågor formulerats: Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling? Är regler och rutiner kända i organisationen? Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga? Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar? Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar? Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv? Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar? 2.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till intervjuer med berörda tjänstemän vid regionens upphandlingsenhet samt utvalda produktionsenheter som är Sinnescentrum, Centrum för kirurgi, ortopedi och cancervård, Diagnostiskcentrum samt Medicinsk teknik och IT inom Centrum för verksamhetsstöd och utveckling. I uppdraget ingick att granska avtalstroheten utifrån registeranalys för år 2016 och tertial 1 år 2017. Regionen har inte kunnat säkerställa uppföljningen varför vi har valt att exkludera den i denna revisionsrapport. 2.6. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, dokumentstudier, stickprov samt registeranalys. Intervjuer har gjorts med berörda tjänstemän vid regionens upphandlingsenhet samt med representanter för utvalda produktionsenheter. På produktionsenhetsnivå intervjuas berörda personer inom upphandlingsområdet. Totalt har 15 personer intervjuats. Genom registeranalys har en kontroll avseende dokumentation av direktupphandlingar gjorts med avseende på regionens följsamhet till Lagen om offentlig upphandling. Vidare har kontroll av regionens avtalstrohet gällande köp från befintliga avtal gjort. Uppgifter om inköp har hämtas ur regionens leverantörsreskontra. Stickprov på 80 genomförda direktupphandlingar har genomförts avseende kraven på dokumentation av direktupphandling över 100 tkr. Rapporten har sakavstämts med intervjuade personer. November 2017 5 av 14

3. Lagen om offentlig upphandling (LOU) Lagen om offentlig upphandling (LOU) infördes 1 januari 1994 till följd av EU:s upphandlingsregler har sedan dess ändrats vid tio tillfällen för att anpassas bättre till EU:s regelverk. LOU omfattar upphandlingar hos kommuner, landsting, staten och offentligt ägda företag. Syftet med lagstiftningen är att följa EU:s fyra friheter; fri rörlighet för varor, personer, tjänster och kapital inom EU:s inre marknad. Således skall lagen främja en fri och rörlig marknad med konkurrensutsättning där ingen upphandling får göras så att någon leverantör särbehandlas. Lagen har ett detaljerat regelverk och skall alltid tillämpas när den upphandlande myndigheten köper varor eller tjänster. Lagen fastställer att man inte får gynna någon lokal leverantör. Däremot kan man ställa flera krav som upphandlande myndighet, exempelvis på kvalitet, funktion eller ha särskilda miljömässiga krav. Direktupphandling är en upphandlingsform som har lägre krav än en vanlig upphandling. Detta kan tillämpas om en upphandlings värde inte överstiger 534 890 kronor (år 2016) eller om det finns synnerliga skäl. Dock krävs att en organisation har riktlinjer för direktupphandlingar. Vidare finns det krav på dokumentation av direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor. Konkurrensverket är tillsynsmyndighet gällande upphandlingslagstiftningen. En upphandlingsskadeavgift kan dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling där avtal ingåtts med leverantör utan utannonsering. Avgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella avtalets värde och den maximala avgiften som kan åläggas den upphandlande myndigheten är tio miljoner kronor. November 2017 6 av 14

4. Granskningsresultat 4.1. Finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling? Iakttagelser Vi har i granskningen tagit del av följande dokument inom området: Dokument Inköps- och upphandlingspolicy Upphandling- Direktupphandling Upphandlingscentrum verksamhetsplan för 2017 Inköpsanmodan- Blankett Upphandlingsuppdrag - Blankett Upphandling- Dokumentation vid direktupphandling Investeringsrutiner Diagnostik centrum Checklista vid upphandling Fastställd eller senast reviderad Regionfullmäktige 2016-01-05 Reviderad 2017-06-20 Upphandlingsenheten 2017-02-22 Kommentar Policyn omfattar all upphandling och alla inköp av varor, tjänster, utrustning och entreprenader som genomförs av. Policyn ska vara ett styrinstrument för regionen i inköpsoch upphandlingsfrågor. Beskriver kort vad en direktupphandling är och när direktupphandling är tillåtet samt beskriver regionens direktupphandlingsprocess. 2017 Upphandlingsenhetens strategiska mål för 2017. Blankett för verksamheterna att fylla i vid köp under 100 000 kronor och när avtal inte finns eller avtalad artikel inte finns publicerad på inköpsportalen. 1078 na) att fylla i vid behov av upphandling. Blankett för verksamheterna (enheter- Utgåva 5, 2015-03 2017-03-02 Blankett för verksamheterna att fylla i för att tillse dokumentationsplikten vid direktupphandlingar över 100 000 kronor. 2017-05-03 Processkarta över Diagnostiskcentrums egen investeringsprocess. En checklista för Upphandlingsenheten. Utöver dessa dokument har vi tagit del av upphandlingsenhetens (UE) digitala ledningssystem med styrande processer inom upphandlingsverksamheten. Exempelvis processerna för kundtjänst (FIXA), upphandling, beställning och utbildning. Vi har även tagit del av regionens digitala inköpsrutiner för lager och förrådssystem och rutiner för faktureringssystem. I intervjuerna framkommer att det är UE som förlänger befintliga avtal. Rutiner för detta finns i upphandlingsenhetens digitala ledningssystem som finns tillgängligt för medarbetare inom CVU (Centrum för verksamhetsstöd och utveckling). November 2017 7 av 14

Bedömning Vi bedömer att det delvis finns ändamålsenliga regler och rutiner avseende upphandling. Vi grundar vår bedömning på att det sammantaget finns dokumenterade regler och rutiner att använda sig av för att kunna bedriva en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet. Vi grundar även bedömningen på att uppföljning av upphandlingar eller avtalstrohet inte finns tydligt reglerat i riktlinjer vilket gör att det finns oklarheter i ansvarsfördelningen (se även avsnitt 4.4.1). 4.2. Är regler och rutiner kända i organisationen? Iakttagelser Regionens inköps- och upphandlingspolicy anger att verksamheterna är skyldiga att känna till och utnyttja de avtal som finns. Utöver upphandlingar ansvarar UE för regionens avtalsdatabas, beställarstöd till verksamheter samt artikelregistret i regionens beställarportal. Vid intervjuer framkommer att regionens avtalskatalog är känd i organisationen och att den är lättillgänglig. Trots detta görs köp utanför avtal enligt intervjuer. Upphandlingsenhetens upphandlingsprocesser i regionens inköps- och upphandlingspolicy och i UE:s ledningssystem, där alla delprocesser finns beskrivna. Det upplevs som oklart vad som förväntas av de personer som är med i olika upphandlingsgrupper. Utifrån de intervjuer som gjorts är den samlade uppfattningen att det för verksamheterna inte är helt tydligt vilka rutiner och riktlinjer som finns inom området och när och hur dessa ska användas. Bedömning Vi bedömer att regler och rutiner delvis är kända i organisationen. Bedömningen grundar sig på att verksamheterna har kännedom om att det finns aktuella rutiner och regler på området men att de inte är insatta i vad de innefattar och vad det innebär för just deras verksamhet. Vi rekommenderar därför att regionen implementerar gällande regler och rutiner i verksamheterna. 4.3. Är roller och ansvar i upphandlingsprocessen tydliga? Iakttagelser Enligt regionens inköps- och upphandlingspolicy har UE ansvar för alla upphandlingar och tecknande av kommersiella avtal inom. UE ansvarar för bedömning av att lagar, riktlinjer och policys efterlevs samt att affären utformas för en effektiv användning av ekonomiska medel. Regionens verksamheter ansvarar för att utse personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden och att dessa har relevant kunskap om November 2017 8 av 14

gällande lagstiftning, policys och riktlinjer. Regionens beställningsrutiner ska alltid följas när varor, tjänster och utrustning köps in. Verksamheterna ska kontakta UE för assistans och experthjälp gällande upphandling och inköp. UE ansvarar för alla inköp och upphandlingar av varor, tjänster och utrustningar med följande undantag: Alla verksamheter får genomföra enstaka köp (utan upphandling) av varor, tjänster och utrustningar upp till 100 000 kronor, som är regionens gräns för direktköp. Med enstaka köp avses varor, tjänster och utrustningar som inte finns reglerade via avtal. Beloppsgränsen 100 000 kronor gäller för hela regionen för aktuell vara, tjänst eller utrustning. Detta innebär att om ett generellt behov av varan, tjänsten eller utrustningen kan anses föreligga eller totalbeloppet överskrider 100 000 kronor ska UE kontaktas. Utöver detta har Naturbruksgymnasiet rätt att, när avtal saknas, genomföra direktupphandling inom gränsen för direktupphandlingar (värde 28 procent av tröskelvärdet, motsvarande 534 890 kronor år 2016). Uppföljningar ska göras men ansvaret för detta framgår inte, vare sig av inköps- och upphandlingspolicyn eller av processbeskrivningarna. I intervjuerna framkommer olika uppfattningar om ansvaret för uppföljning. UE hävdar att de inte har ansvar för uppföljningen då de inte har mandat för det. Vissa verksamheter tar eget ansvar för uppföljningen medan andra tror att det är UE som bär ansvaret. I intervjuerna framkommer att roller och ansvar överlag är tydligt beskrivna. Vissa av de berörda centrumen har anställt egna inköpsstrateger för att hålla ihop upphandlingsarbetet och för att hushålla med verksamhetens expertresurser. UE har vetskap om att verksamheterna anställer inköpsstrateger, men vet inte vilka dessa är eller deras exakta roll i upphandlingsarbetet. Det framkommer också att verksamheterna inte alltid har tid att delta i referensgrupper på grund av hög arbetsbelastning. Vidare framkommer att ett stort antal medarbetare har behörighet att göra inköp och att beställningsrätten är decentraliserad. UE bedömer att de inte har tillräckligt med resurser för att tillse en ändamålsenlig upphandlingsverksamhet. Bland annat råder långa ledtider vid upphandlingar och brister i uppföljning av avtalsföljsamhet. Beställaren har enligt uppgift inte alltid tid att invänta upphandling och genomför istället direktupphandling utanför avtal. Bedömning Vid bedömer att roller och ansvar i upphandlingsprocessen delvis är tydliga. Ansvar och roller är inte tydliga i organisationen avseende uppföljning av upphandlingar. Även om reglerna är tydliga kring vad som ska upphandlas leder resursbrist inom Upphandlingsenheten till att varor som borde upphandlas av dem istället köps in av respektive verksamhet. Detta ökar risken för otillåtna direktupphandlingar. Styrningen och organisationen gällande upphandlingar behöver stärkas. November 2017 9 av 14

4.4. Görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar? Iakttagelser Enligt Inköps- och upphandlingspolicyn ska upphandlingar och avtal aktivt följas upp avseende ekonomiskt utfall och uppfyllande av krav som ställts vid upphandlingstillfället. Enligt UE:s upphandlingsprocess framgår att resultatet av genomförd upphandling ska utvärderas. Vidare anges att inköps- och upphandlingspolicyn ska fungera som ett styrinstrument för hur regionen ska agera i inköps- och upphandlingsfrågor genom att ange de målsättningar och riktlinjer som ska beaktas vid inköp och upphandlingar. De mål som framgår av policyn är följande: Upphandlingar ska genomföras effektivt och affärsmässigt där hänsyn tas till såväl etiska och sociala krav som miljö- och hälsokrav. Upphandlingar ska präglas av totalkostnadstänkande där samtliga kostnader som är förenade med köp och drift av varan, tjänsten eller utrustningen beaktas. Varor, tjänster och utrustningar ska köpas med rätt funktion, kvalitet och pris genom att regionen i sina upphandlingar ställer relevanta krav, är tydliga och behandlar alla leverantörer lika. Standardisering av både varor, tjänster och utrustningar ska eftersträvas för att uppnå bästa möjliga totalekonomi. Under avsnittet riktlinjer anges att delegationsordningen i regionen alltid ska följas vid inköp och upphandling. I intervjuer framkommer att det finns en osäkerhet i hur ovan angivna krav ska tas omhand i upphandlingen, hur de ska formuleras samt hur de ska kontrolleras och följas upp. Det framkommer av intervjuerna att avtalen inte följs upp systematiskt i regionen och att långt ifrån alla avtal kontrolleras. Erfarenheter av leverantörerna dokumenteras inte och används inte som underlag inför kommande upphandlingar. Det saknas enligt uppgift rutiner och uttalat ansvar för avtalsförvaltning. Då ansvaret för uppföljning inte är tydligt reglerat faller uppföljningen enligt uppgift mellan stolarna. Enligt intervjuer finns det inte en tydlig inköpsstrategi utan upphandlingarna görs då behov uppstår och när avtal går ut. Under avtalets tid ska uppföljning av ekonomiskt utfall och ställda krav göras. I intervjuerna framkommer att detta inte sker systematiskt. Representanter i verksamheterna kontaktar i första hand leverantören vid brister och det är inte alltid UE får den informationen. Vidare framkommer det att verksamheterna kan ta kontakt med annat landsting/region för undersöka hur deras upphandlingar föll ut. Enligt intervjuer behöver uppföljning avseende det ekonomiska utfallet av upphandlingar stärkas då det idag inte sker regelmässigt. I avtalskatalogen finns avtalen inlästa och där anges avtalat pris. Vid inköp matchas fakturan mot avtalat pris, vilket genererar en systematisk kontroll att rätt pris betalas. Det framkommer av genomförda intervjuer att informationen inte används i uppföljningssyfte. November 2017 10 av 14

Bedömning Vi bedömer att det inte görs en ändamålsenlig uppföljning av genomförda upphandlingar. Vi grundar vår bedömning på att uppföljning av upphandlingar och avtal inte görs i tillräcklig omfattning. Regionen följer inte upp ingångna avtal avseende produkt, pris, rabatter eller att leverantören håller sig till avtalet. Vidare framgår att det inte sker någon systematisk avtalsförvaltning i regionen. Uppföljning avseende ställda krav behöver stärkas och tydliggöras. Vi rekommenderar att ansvaret för avtalsförvaltning och uppföljning tydliggörs. 4.5. Görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar? Iakttagelser Verksamheterna får själva genomföra enstaka köp upp till 100 000 kronor, vilket är regionens gräns för direktköp. Det innebär att om det totala behovet i regionen förväntas överstiga 100 000 kronor ska UE kontaktas. I några av intervjuerna framkommer att få direktupphandlingar görs, medan det i andra framkommer att direktupphandlingar görs men inte alltid i enlighet med lagen och regionens riktlinjer. Upphandlande myndighet ska, enligt LOU, kunna styrka att avtal ingåtts i enlighet med lagstiftningen, bland annat ifall någon ansöker om att avtalet ska ogiltigförklaras. Myndigheten bör ha rutiner för att säkerställa att dokumentationsplikten uppfylls. I regionen finns en upprättad riktlinje för direktupphandling. Syftet är att beskriva hur en enhet som gör inköp ska gå tillväga vid direktupphandling. Vidare anges att direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent av tröskelvärdet eller om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlande myndigheten. I gällande riktlinjer finns inte ansvaret för uppföljning av direktupphandling tydligt reglerat. Enligt intervju ska verksamheterna ange om avsteg från avtal görs, det vill säga om inköp görs från ej avtalad leverantör. Vid beskrivet tillfälle ska blanketten Ansökan om avsteg användas. Det framkommer i intervjuerna att det är osäkert om denna används i den utsträckning som krävs. Som ett led i granskningen har stickprov tagits för att undersöka om dokumentationsplikten är säkerställd. Stickprov har tagits på de leverantörer där ramavtal inte finns enligt avtalskatalogen samt där inköpt volym överstiger ett värde på 100 000 kronor. Totalt har 80 leverantörer valts ut. Stickprov som tagits har kontrollerats med UE och kontroll har skett av om det finns dokumentation på inköpet eller om ramavtal finns. Resultatet av kontrollen redovisas i tabellen nedan. November 2017 11 av 14

Produktionsenhet Nettobelopp Antal stickprov Avtal Ej avtal Andel ej avtal Belopp ej avtal Diagnostikcentrum 38 760 136 20 5 15 75 % 14 368 493 Centrum Kirurgi Ortopedi, 10 999 640 20 5 15 75 % 8 344 656 Cancervård Sinnescentrum 28 623 137 20 6 14 70 % 18 297 834 Centrum för medicinsk 98 978 473 20 11 9 45 % 6 843 627 teknik och IT* Totalt 177 361 386 80 27 53 66 % 47 854 610 *From 2017-01-01 är MTIT ett produktionsområde under Centrum för verksamhetsstöd och utveckling. Enligt stickprovsanalysen är 66 procent av inköpen inte dokumenterade i enlighet med lagens krav. Värdet på stickproven är 177,4 miljoner kronor och antal transaktioner 3 647 stycken. Inköp för 47,9 m inte är dokumenterade. Snittinköpet för ovanstående stickprov där avtal eller dokumentation inte finns är cirka 0,9 miljoner kronor per leverantör. Bedömning Vi bedömer att det inte görs en ändamålsenlig uppföljning av direktupphandlingar. Vi bedömer att dokumentationsplikten inte är säkerställd då direktupphandlingar inte alltid dokumenteras i enlighet med lagens krav. Det är viktigt att upphandlande myndighet har kontroll över sina avtal och dokumenterar dessa. Det är grundläggande för att arbeta strategiskt med upphandlingar och för att få bättre nytta av de medel som används för att köpa varor och tjänster. Dokumentationen är också viktig för den egna uppföljningen av sina köp. Bristande uppföljning kan medföra att verksamheten inte är effektiv och att förtroendet hos leverantörer skadas. 4.6. Är den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal säkerställd ur ett internkontrollperspektiv? Iakttagelser I inköps- och upphandlingspolicyn anges att om krav ställs vid en upphandling måste dessa kunna följas upp av regionen. Kontroll måste kunna ske av att leverantören lever upp till sina åtaganden. Vem som ansvarar för uppföljningen framgår inte, vare sig av inköps- och upphandlingspolicyn eller av processbeskrivningarna. I intervjuer framkommer att alla tecknade avtal är inlästa i avtalskatalogen TendSign. Uppföljning av köptrohet görs men innehåller så många brister att den inte är tillförlitlig enligt intervju. Vetskapen om hur rapporten ska tas korrekt finns inte i verksamheten på grund av att medarbetare har slutat. Vidare görs ingen uppföljning på produktnivå. Det har i intervjuer framkommit att det finns produkter och tjänsteområden som är avtalslösa samt enheter där avtalstroheten är lägre än målet. Uppföljning sker i varierande grad inom enheterna. November 2017 12 av 14

I upphandlingsenhetens verksamhetsplan för 2017 anges följande mål: Framgångsfaktorer: Nyckelindikatorer: Utfall 2016 Mål 2017 Avtal som täcker verksamhetens behov Regionens andel köp från avtalsbundna leverantörer på regional nivå. 94,8 % 95 % Andel avslutande upphandlingar som når uttalat mål för upphandlingen 53,3 % 50 % Då UE inte kan säkerställa att siffrorna avseende avtalstrohet är korrekta på grund av brister i tillförlitligheten, är redovisat mått år 2016 inte kvalitetssäkrat. Bedömning Vi bedömer att den egna uppföljningen av köptrohet mot ramavtal inte är säkerställd ur ett internkontrollperspektiv. Vi grundar vår bedömning på att den uppföljning som görs och ligger till grund för måluppföljningen har flera kvalitetsbrister och kan därmed inte säkerställas. Det innebär att resultatet av uppföljningen inte kan användas i förbättrande syfte. Ansvaret för den övergripande uppföljningen av avtalstrohet samt upphandlingar finns inte tydligt reglerat i riktlinjerna. Detta bidrar till att uppföljningen inte sker systematiskt. Uppföljningen bör säkerställas så att korrekta siffror redovisas. Den del av inköpen som görs utanför avtal måste analyseras och återkopplas tydligare till berörda verksamheter. Uppföljningen av avtalstrohet och utvärdering av ingångna ramavtal måste förbättras, bland annat för att möjliggöra kartläggning av inköpsmönster och inköpvolymer samt för att säkerställa att åtgärder vidtas vid eventuella avvikelser. 4.7. Säkerställer regionen att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar? Iakttagelser Regionfullmäktige har fattat beslut om att regionen ska vara klimatneutrala och ha en giftfri verksamhet till år 2020. I regionens mål- och uppföljningsdokument finns målet Miljö- och klimathänsyn i all verksamhet, framförallt vid uppdrag och upphandlingar definierat. Indikatorn för målet är: Andelen upphandlingar där miljöperspektivet har fått ett dokumenterat genomslag. Målet är satt till 75 procent vilket har nåtts vid delåret 2017. Detta räknas fram genom att dividera antal upphandlingar med miljökrav utöver generella krav med antal miljöprioriterade upphandlingar. November 2017 13 av 14

Av regionens riktlinjer för hållbar upphandling framgår vilka miljökrav som ska ställas hänsyn i upphandlingar. Enligt riktlinjerna ska uppföljning av efterlevnad utföras. Enligt intervju deltar representant från enheten för miljö- och säkerhet (MSR) i de miljöprioriterade upphandlingsgrupperna och arbetar fram miljökrav. MSR har återkommande avstämningar med upphandlingsenheten där strategiska frågor eller aktuella miljöfrågor hanteras. MSR deltar i de miljöprioriterade upphandlingsgrupperna och har där kontakt med ansvarig upphandlare. I upphandlingsgrupperna ingår ofta också verksamhetsföreträdare. MSR ansvarar för utarbetande och förankring av miljökrav till regionens upphandlingar. Upphandlingsenheten ansvarar för att miljökrav hanteras i nedanstående upphandlingar: Prioriterade upphandlingar Upphandlingar där ansvarig beställare/upphandlingsgrupp anser att miljökrav ska beaktas. Det finns för år 2017 en framtagen plan på hur efterlevnaden av miljökraven ska utföras. Bedömning Vi bedömer att regionen delvis säkerställer att politiskt beslutade mål får önskat genomslag i upphandlingar. Vi bedömer att ett arbete har påbörjats och implementerats i verksamheten. Vi grundar även vår bedömning på att mätetalet görs utifrån antal genomförda upphandlingar med ställda miljökrav och inte vilken genomslagskraft de har haft. Vi rekommenderar att mätningen av målet ses över för att fånga effekten av de ställda kraven i enlighet med målet. November 2017 14 av 14