Patientsäkerhetsberättelse för Hälsan & Arbetslivet Avseende år 2013 2014-02-13 Ulla Werlenius Medicinskt ledningsansvarig läkare
Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Övergripande mål och strategier 3 Certifieringsgruppen 3 Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 3 Struktur för uppföljning/utvärdering 3 Uppföljning genom egenkontroll 3 Samverkan för att förebygga vårdskador 4 Riskanalys 4 Rutin för riskbedömning inför förändringar i verksamheten 4 Händelseanalys 5 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 5 Klagomål och synpunkter 6 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 7 Resultat 7 Övergripande mål och strategier för kommande år 7 2
Sammanfattning I Hälsan & Arbetslivets ledningssystem ingår riskbedömningar, och en del av dessa är riskbedömning av patientsäkerheten/patientarbetet. Detta uppdateras årligen av medicinskt ledningsansvarig läkare och Verksamhetsledningsgruppen. Under året har inga Lex Mariafall varit aktuella. Inga avvikelser om patienter som riskerade att komma till skada har inkommit under året. Vi använder nu MedControl PRO för avvikelserapportering och händelseanalys i organisationen. Övergripande mål och strategier Hälsan & Arbetslivet ( H&A ) har ett certifierat integrerat ledningssystem. Kvalitetsarbetet är certifierat enligt ISO 9001:2008 samt Kravdokument för ledningssystem inom svensk företagshälsovård vilket bl.a. innebär extern revision av uppfyllandet av kraven i SOSFS 2005:12, Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården. I detta ingår att riskbedöma och minimera risker för patientskador. Certifieringsgruppen en del av kvalitetsorganisationen H&A har en certifieringsgrupp, som planerar, genomför och sammanfattar verksamhetens interna revisioner och redovisar dessa till Verksamhetsledningsgruppen ( VLG ). Som grund har man hjälp av avvikelserapporter och observationer som framkommit i tidigare interna eller externa revisioner, särskilda frågor som identifierats av VLG, medicinskt ledningsansvarig läkare (MLA) eller annan person inom verksamheten. Detta förbättringsarbete resulterar i ständigt uppdaterat ledningssystem, nya rutiner eller tjänster. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet VLG följer och ansvarar för avvikelse- och förbättringsarbetet. Information går sedan ut via cheferna till H&A olika enheter och på arbetsplatsträffar ( apt ) når den medarbetarna. Struktur för uppföljning/utvärdering Avvikelserapport skrivs och denna tas upp på apt. Här skrivs en handlingsplan. Avvikelsen läggs in i MedControl PRO, landar sedan hos VLG och enhetscheferna som tar med sig återkoppling till medarbetarna via lokala apt. Uppföljning genom egenkontroll Uppföljning och åtgärd av vad som framkommer i intern och extern revision görs i VLG. Certifieringsgruppen planerar, genomför och sammanfattar H&A interna revisioner av ledningssystemet 2 ggr/år och redovisar till VLG. Revisioner tillsammans med avvikelserapporter utgör de viktigaste källorna till egenkontroll. Resultaten kommuniceras av enhetscheferna till medarbetarna på lokala apt. 3
Samverkan för att förebygga vårdskador Centralt via MLA och även lokalt via medicinsk personal, har vi stöd av verksamheter som Smittskydd, Vårdhygien, Infektion och specialister inom alkohol- och drogproblematik. Därtill kommer interna konsulter inom bl a psykiatri och rehabiliteringsmedicin för att öka patientsäkerheten. Tilläggas bör att vi har kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan de olika enheterna i H&A och mellan H&A och Institutet för stressmedicin ( ISM ), som sedan januari 2012 ingår i samma förvaltning. Riskanalys Inför varje större förändring av verksamheten görs en bedömning om dels personalens arbetsmiljö, dels om risk för patientsäkerheten föreligger. I sådana fall genomförs en riskanalys. Rutin för riskbedömning inför förändringar i verksamheten Syfte Säkerställa en god arbetsmiljö i samband med förändringsarbete. Ansvar Ansvar för riskbedömning, handlingsplan, åtgärder och uppföljning följer linjeorganisationens fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Skyddsombud och personal som berörs av förändringen skall vara delaktig i processen från början till slut. Arbetsplatsträffen är ett forum för delaktighet men vid större förändringar kan det krävas speciella arbetsgrupper. Beskrivning Inför alla förändringar (som inte är en del av den dagliga verksamheten) skall en riskbedömning göras och utifrån resultatet skall bedömas om det behöver göras åtgärder. En riskbedömning ska innehålla: vilka förändringarna är var förändringarna ska göras vilka grupper som påverkas av förändringarna vilka risker för ohälsa eller olycksfall som förändringarna bedöms medföra vad riskerna orsakas av gradering/värdering av risken (Se information från Arbetsmiljöverket) Process: 1. Risken analyseras och bedöms. Exempel på verktyg/underlag att använda vid riskbedömningen - Konsekvensanalys - SWOT-analys Riskanalys 2. Risken värderas enligt metoden - "sannolikhet x konsekvens" 4
Metod för riskvärdering För miljö, kvalitet/patientsäkerhet och arbetsmiljö används följande värderingsmodell (vg se bifogad Modell för risk- och aspektbedömning) Bedöm risknivån genom att bestämma graden av sannolikhet och konsekvens (hur sannolikt är det att en risk uppstår och vad blir i så fall konsekvensen) 3. Analysresultatet noteras på gemensamt dokument, Sammanställning av riskbedömningar. 4. Det som inte kan åtgärdas direkt läggs i enhetens och/eller i ledningsgruppens handlingsplan Exempel på områden där förändringar kan medföra risker: Förändringar i antalet anställda, arbetsorganisation, arbetsinnehåll, arbetsbelastning (fysisk och psykisk), arbetstider samt i den fysiska arbetsmiljön (lokalutformning, utrustning, buller, belysning etc) Checklista finns. Respektive åtgärd följs upp i VLG och på apt och notering görs i handlingsplanen. Vid större förändringar krävs förhandling enligt MBL. Om uppföljningen visar att risken fortfarande är oacceptabel skall nya åtgärder genomföras. Händelseanalys Övergripande grupp är VLG med yttersta ansvar för analys och uppföljning. H&A använder programmet MedControl PRO och utbildning i detta har genomförts. Därtill finns i det interna ledningssystemet mallar för sammanställning och analys av avvikelser. Avvikelse har resulterat i handlingsplan och förbättrad rutin som lagts in på vårt interna A-Ö, tillgängligt för alla medarbetare. Dessutom har avvikelsen kommunicerats med respektive involverade yrkeskategorier. Därtill kommer att handlingsplaner på enhetsnivå gjorts vid avvikelser, som bl a resulterat i Lokala rutiner på denna enhet. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet I vårt ledningssystem definieras förbättringsarbete och avvikelsehantering enligt följande: ALLMÄNT Syftet med denna rutin är att beskriva organisation och styrning av vårt förbättringsarbete samt att säkerställa att avvikelser från ledningssystemet eller andra arbetsmiljö- eller miljömässiga krav skall upptäckas och åtgärdas så att de inte inträffar igen. En avvikelse definieras som icke uppfyllande av krav. Kan vara avsteg från tillämpliga arbetssätt, praxis, rutiner, lagkrav etc. eller krav i vårt ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. 5
ANSVAR OCH BEFOGENHETER Huvudansvar för denna rutin har förvaltningschefen. Verksamhetschefen är ansvarig för ständigt förbättringsarbete samt avvikelsehantering. En viktig del i förbättringsarbetet är de signaler som fångas upp i den löpande verksamheten. Samtliga medarbetare ansvarar för att medverka i förbättringsarbetet samt påtala brister i rutiner /instruktioner. ARBETSBESKRIVNING Förbättringsarbete och avvikelsehantering När kund framför klagomål på uppdrag eller tjänst skall detta skyndsamt rapporteras till närmaste chef. Om chefen bedömer ärendet som en avvikelse ska detta dokumenteras i enhetens handlingsplan. Varje medarbetare ansvarar för att händelser som avviker från interna rutiner blir dokumenterade i enhetens handlingsplan. Övriga frågor och idéer som bidrar till enhetens förbättringsarbete och det gemensamma lärandet diskuteras, analyseras och sammanställs vid apt i enhetens händelseanalys. Medicinska avvikelser, som regleras enligt Lex Maria, beskrivs i särskild rutin. IT-incidenter dokumenteras och sammanställs separat. Ledningsgruppen följer förbättringsarbetet kontinuerligt och beslutar om korrigering av verksamheten då det behövs. Nyckelpersoner i verksamheten ( MLA mfl) har fortbildats externt på kurser i exv. Juridik för företagshälsovård. Vi har också för något år sedan fått information från jurist i VGR. De som gått särskilda utbildningar har återrapporterat till enheten och i tillämpliga fall även till VLG och övriga medarbetare. Relevant litteratur från utbildningar har gjorts tillgänglig. De system som finns för sammanställning och analys är MedControl PRO och det interna ledningssystemet. Sammanställningar och analyser ska återföras till medarbetarna genom beslut i VLG som protokollförs och som via enhetscheferna når medarbetarna på apt. Då vår verksamhet i H&A inte består av traditionell sjukvård, har vi inte sett behov av systematisk verksamhetsförbättring utifrån medicinska avvikelser, då dessa är mycket få. Förbättringar sker snarast utifrån punktvis rapportering av enskilda, utspridda och helt olika situationer. Innebär dock ett behov av lärande och information till alla i verksamheten, som beskrivits ovan. Fokus i vår verksamhet är förbättringsarbete av kvalitet och arbetsmiljö som i slutändan innebär påverkan på patientsäkerheten. Sammanställning och analys är ett förbättringsområde för verksamheten framöver. Klagomål och synpunkter Se föregående stycke. Skyndsam hantering och öppenhet i kommunikation önskvärt. Tillhör också förbättringsområde framöver. Besöksenkät varje år har dock genomgående visat på hög patientnöjdhet. 6
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet Förbättrade dokumentationsrutiner vad gäller diktat har införts genom att använda MedSpeech. Där ingår en prioritering på tre nivåer som innebär en möjlighet att värdera hur snart en anteckning behöver vara klar. Rutiner för signering respektive remisshantering och uppföljning av detta är också infört. Dessa förändringar är direkt kopplade till patientsäkerhet. Att utveckla patientsäkerhetskultur och att successivt förbättra tillgänglighet och kontinuitet är också förbättringsområden framöver. Resultat Antal lämnade avvikelserapporter avseende patientavvikelser 0 Antal anmälningar till Socialstyrelsen, IVO enligt Lex Maria 0 Antalet genomförda händelseanalyser 0 Antalet genomförda riskanalyser 5 Strukturerade journalgranskningar eller Patientsäkerhetsklimatmätningar har ej genomförts i Hälsan & Arbetslivet. Riskanalyser har genomförts vad gäller införande av gemensam telefonrådgivning, övertagande av kvalitetssamordning och nya riktlinjer för 2014 hur H&A ska användas av VGR. Verksamheten och säkerhetsarbetet planeras med metoden Balanserade Styrkort (BSK). Verksamhetsledningen i Hälsan & Arbetslivet gör varje år en övergripande planering, och därefter gör de olika enheterna en lokal nedbrytning av kund-, verksamhets-, medarbetarmiljö- och ekonomiperspektiven i lokala aktiviteter med måltal. Perspektiven utvecklas vidare genom Framgångsfaktorer, Aktivitet, Styrtal och Måltal. Övergripande mål och strategier för kommande år H&A har identifierat en del förbättringsområden som vi kommer att arbeta vidare med under 2014. Det gäller sammanställning och analys av avvikelser, att utveckla patientsäkerhetskulturen genom skyndsamt handläggande och öppenhet i kommunikation samt att successivt förbättra tillgänglighet och kontinuitet. Sedan januari 2012 ingår H&A och Institutet för stressmedicin (ISM) i en gemensam förvaltning. Som hjälpmedel i vårt samarbete finns en nyligen skriven Kommunikationsplan Hälsan och Stressmedicin. Denna syftar till kommunikation inom vår förvaltning men också ut mot övriga förvaltningar och andra intressenter i VGR. Ambitionen är att via skriftlig och muntlig information och via dialog bidra till förståelse och kunskap kring vårt ämnesområde. Från 2014 kommer samarbete mellan H&A och ISM att inledas när det gäller frågor kring patientsäkerhetsarbetet 7
H&A arbetar enligt följande processbeskrivning 8
9