Verksamhetsplan för lärcenter- och kvalitetshanteringsverksamheten år 2014 Utkast 28.11.2013 Tove Forslund och Ole Karlsson Lärcentret
Verksamhetsplan för lärcenter- och kvalitetshanteringsverksamheten år 2014 1 INLEDNING...2 2 MÅLSÄTTNINGAR FÖR ÅR 2014 OCH AKTIVITETER FÖR ATT UPPNÅ DEM...2 2.1 Administrativa frågor...2 2.2 Utveckling av undervisningen...2 2.2.1 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna...2 2.2.2 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar...4 2.3 Personalutbildning...4 2.4 Teknisk-pedagogisk utveckling samt handledning i programvaror och utrustning...5 2.4.1 Användarstöd för MinPlan...5 2.5 Studierådgivning, stöd för rådgivningen och studentverksamhet...5 2.6 Utveckling av kvalitetshanteringssystemet...6 2.6.1 Förberedelser inför auditeringen 2015...6 2.7 Uppföljning och utvärdering...7 2.7.1 Studieklimatundersökning...7 2.7.2 Analys av forskningsframgång...7 2.8 Disciplinära och andra juridiska utredningar...7 2.9 Utrednings- och utvecklingsarbete samt expertuppdrag...8 2.10 Information och utvärdering av egen verksamhet...8 1
1 Inledning Ett utkast till verksamhetsplan behandlades av ledningsgruppen för kvalitetshantering och lärcentret 28.11.2013 och av lärcenternätverket X.1.2014. Satsningarna gällande personalutbildningen formulerats tillsammans med representanter från personalärenden i PU-teamet. Reformarbetet vid ÅA kan medföra behov av reviderad verksamhetsplan. Nedan framgår särskilda satsningar år 2014. 2 Målsättningar för år 2014 och aktiviteter för att uppnå dem 2.1 Administrativa frågor - Se över personalens arbetsbörda och vilka tjänster som ev. kan strykas/få sänkt servicenivå (nya uppgifter kommer till och, trots att rutiner för tidigare uppgifter setts över och effektiverats, bör ev. vissa tjänster strykas alt. tjänsternas servicenivå sänkas) 2.2 Utveckling av undervisningen Lärcentret stöder utvecklingen av utbildningen och undervisningen i frågor som gäller bl.a. genomströmning, lärandemål, studentrespons, handledning av examensarbeten, allmänfärdigheter och nätundervisning. Åren 2012-2014 utvecklas temata genomströmning, studentrespons och allmänfärdigheter framför allt genom det stiftelsefinansierade projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning. Lärcentret erbjuder stöd för planering, genomförande och utvärdering av undervisningen genom utarbetande av guider, personalutbildning och individuell handledning. Nätkursproduktion stöds genom webbinformation, konsultation, personalutbildning och individuell handledning. - stöda toppenheterna inom utbildning utsedda för åren 2012-2015 med framför allt administrativt och tekniskt stöd för toppenheternas delprojekt - genomföra projektet Strategisk utveckling inom utbildning 2.2.1 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna Målsättningen med delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna åren 2012-2014 är att på basis av en djupare analys av studieprocessen, särskilt omständigheter som försvårar studierna, ta fram utvecklingsåtgärder för processens olika delar och stödfunktioner samt sprida god praxis mellan enheterna. Projektet genomförs i samarbete med Arbetsforum (allmänfärdigheter och arbetslivsrelevans) och CLL (AHOT). Verksamheten består av utarbetande av beslutsunderlag, stödmaterial och guider, samt personalutbildning och handledning. a) Identifiering och erkännande av tidigare inhämtad kunskap En god rekrytering och en smidig genomströmning befrämjas av att det kunnande en sökande eller antagen studerande besitter tas till vara så effektivt som möjligt. Därför avses att skapa en utarbetad systematik för 2
identifiering av tidigare inhämtad kunskap, vilket också kräver systematik för själva erkännandet av realkompetensen (AHOT). - Utarbetande av förslag till process vid ÅA i samarbete med CLL klart - Remisser 2014 - Införande i examensstadgan 2014 - Förankring via personalutbildning för olika grupper 2014 b) Allmänfärdigheter och arbetslivsrelevans i utbildningen En målsättning i strategin är att utbildningarna ska ha en hög arbetslivsrelevans. Därför är avsikten att kartlägga behovet av allmänfärdigheter och specifikt kunnande för olika utbildningar samt att ta fram modeller för hur detta kunnande kan uppövas genom olika undervisningsmetoder och examinationsformer. De positiva effekter som förväntas är att det kunnande och de färdigheter som uppövas inom studierna har en motivationshöjande effekt för studerande, vilket också stöder genomströmningen. - Utarbetande av förteckning med allmänfärdigheter och hur dessa kan uppövas inom undervisning och examination, i samarbete med Arbetsforum 2012-2014 - Förankring via personalutbildning för olika grupper 2014 c) Verksamhetshandbok för grundutbildningen Målsättningen är att förtydliga och förenhetliga utbildningsprocessen genom att ta fram akademiallmänna rekommendationer för verksamheten. Det innebär definiering av centrala begrepp, beskrivningar av processer och rutiner samt att ta fram gemensamma underlag för beslut i utbildningen. Rekommendationerna samlas i en verksamhetshandbok. En av akademins strategiska målsättningar är att frigöra forskar- och lärarresurser med hjälp av effektiv administration. Rekommendationerna avser att underlätta arbetet för personalen och förbättra informationen till studerandena. Rättsskyddet för alla parter förbättras. Oklarheter i nuvarande stadgor och bestämmelser synliggörs och kan åtgärdas. Arbetet med institutionernas verksamhetshandböcker underlättas, då resultatenheterna kan utgå ifrån två allmänna verksamhetshandböcker. - Nedskrivande av de rutiner och de regler som redan finns vt 2012-vt 2014 - Utarbetande av förslag till tydligare regler och processer 2012-2014 - Förankring via personalutbildning för olika grupper 2012-2014 - Remisser 2014 - Ändringar i examensstadgan 2014 - Godkänd verksamhetshandbok 2014 d) Uppföljning av studentrespons Målsättningen är att följa upp vilken effekt systemet med studentrespons har på utveckling av utbildningarna. De positiva effekter som satsningen förväntas ge är en utvecklad reflexiv responskultur som utgår från den egna insatsen och tydligt formulerade lärandemål. Responskulturen blir en tydlig del av akademins uppföljning av verksamheten och innebär ökad diskussion om kurser och studiegång, vilket höjer utbildningens kvalitet. - Sammanfattande av institutionernas beslut år 2011 samt åtgärdsförslag på basis av den vt 2012 - Sammanfattning av institutionernas beslut 2012 samt åtgärdsförslag på basis av den vt 2013 - Utarbetande av förslag till ändringar i kursdatabasen i MinPlan med uppgift att underlätta rutinerna för personal och studerande samt synliggöra utvärderingen (uppdateras med ett nytt tredalat fritextfält för utvärdering: vad var resultatet av senaste års kursutvärdering, vilka åtgärder vidtogs, vilken utvärdering görs innevarande år?) vt2012-ht2013 3
- Förankring via personalutbildning för olika grupper 2012-2014 - Planering för hur olika delar av förefintlig studentrespons kan ges för användning till olika målgrupper vid för dessa grupper relevanta tidpunkter 2012-2014 - Utarbetande av guide för studentrespons 2014 e) Studienyckel Målsättningen är att samla alla regler som gäller studiernas genomförande på ett ställe. - Nedskrivande av de regler som gäller för studerande - Utarbetande av tydligare regler och processer - Utarbetande av materialet i form av Studienyckeln, som utdelas till varje ny studerande tillsammans med institutionens schema för den rekommenderade studiegången för varje utbildning 2013 - Uppdatering av Studienyckeln och Serviceguiden (en gemensam guide som riktar sig även till äldre studerande); i samarbete med studentfokusgrupp 2014 f) Systematisk uppföljning under första studieåret Målsättningen är att utarbeta system för uppföljning och rådgivning under första studieåret med sikte på ett tidigt ingripande samt likabehandling för alla första årets studerande - Utarbetande av system för uppföljning och rådgivning under första studieåret med sikte på ett tidigt ingripande samt likabehandling för alla första årets studerande 2013-2014 - Remisser 2014 - Examensstadgan 2014 g) Systematisk uppföljning efter ett visst antal år eller vid ett visst uppnått antal sp (2013-2014) Målsättningen är att utarbeta system för uppföljning av studerande som inte ännu avlagt examen. - Utarbetande av ett system för uppföljning och rådgivning av studerande som uppnått t.ex. 140 resp. 200 sp men inte ännu avlagt kandidat- resp. magisteexamen 2013 - Förankring och remisser 2014 - Graduresan erbjuds som nätbaserad handledning av LC:s personal 2014 2.2.2 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar Forskarskolan vid ÅA utvecklas inom ramen för delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar 2012-2014, under ledning av nämnden för forskarutbildning. Specifika aktiviteter år 2014: Kompletteras senare. 2.3 Personalutbildning Tillsammans med personalärenden planera, koordinera och dokumentera personalutbildningen som helhet, samt därtill planera, organisera och undervisa på personalutbildning för den undervisande personalen (lärare, handledare) och den studierådgivande personalen (studiechefer, -rådgivare och sekreterare samt egenlärare), samt kurser i IT. 4
(Kurser i nätpedagogik och IT för undervisning erbjuds i första hand för personalen i Åbo, då EduLab arrangerar motsvarande kurser för personalen i Vasa). - Stöda ÅA:s förändringsarbete - Strategisk planering av kompetensförsörjning tillsammans med enheterna - Enhetsvisa utbildningar för att bättre möta personalens behov - Utveckla de nya modulerna inom universitetspedagogik utgående från utvärderingar från och erfarenheter av omgång 1 av modul 3 och 5 Följande teman utgör särskilda tyngdpunktsområden 2014: - Ledarskap (personalledarskap, strategisk planering) - Teamarbete - Genomströmning - Utbildningsplanering - Kunskapsöverföring - MåBra 2.4 Teknisk-pedagogisk utveckling samt handledning i programvaror och utrustning Lärcentret stöder personalen i att använda den tekniska utrustningen och de programvaror för undervisningen som är tillgängliga vid ÅA (Moodle, e-tent, programvaror för bild, ljud och video i Mimers Brunn), samt vissa allmänna programvaror (Adobe Connect, e-lomake, MS Office). Handledningen ges i första hand åt personalen i Åbo, medan guider görs för all personal. Lärcentret handhar produktion av bild-, ljud- och videomaterial. Lärcentret lånar ut AV-utrustning åt personal och studerande i Åbo. - uppmuntra användningen av e-tent i Åbo och Vasa, bl.a. genom att få ämnena att erbjuda sommartenter som e-tent och genom att göra studenterna bekanta med e-tent som enda alternativ i grund- /ämnesstudiekurser - stöda övergången till Moodle version 2.4 (kurser, handledning, guider) - uppmuntra till förbättrad användning av Moodle i kurser - uppmuntra användningen av IT i undervisningen via Universitetspedagogik modul 5 Verktyg för nätstödd undervisning 2.4.1 Användarstöd för MinPlan Lärcentret ansvarar för stödmaterialet för MinPlan och arrangerar personalutbildning. Tillsammans med Datacentralen handha problemlösning, via bl.a. minplan@abo.fi, för användarna (personal och studerande); DC ansvarar för tekniska frågor och LC för användarrelaterade frågor. 2.5 Studierådgivning, stöd för rådgivningen och studentverksamhet Lärcentret koordinerar kurserna inom ASF/Akademiska studiefärdigheter (åtta kurser á 1 sp), samt handhar undervisningen på sex av dessa åtta kurser. Lärcentret administrerar de fyra kurserna Förtroendeuppdrag (á 1-2 sp), arrangerar IT-kurser, Kand- och graduklubben och klinikverksamhet (lärandeklinik, graduklinik och individuell IT-handledning). Utvecklandet av allmänfärdigheter genomförs enligt följande prioritering: 1) i första hand integrerat institutionernas ordinarie undervisning 2) i andra hand som helheter som ger sp inom ASF 3) i tredje hand som korta kurser. 5
Lärcentrets studierådgivare koordinerar studieorienteringen och tutorverksamheten (tutorrekrytering, tutorutbildning inkl. kursen Tutorskap 2 sp). Lärcentret stöder studierådgivningen genom att tillsammans med studierådgivarna utvärdera och vidareutveckla de nätstödda studieorienteringskurserna. Studiepsykologen sköter studiepsykologverksamheten i Åbo (individuell handledning och gruppverksamhet) samt personalutbildning för hela ÅA. Lärcentret koordinerar stödet för studerande med funktionsnedsättning (bl.a. handleda studerande i användning av hjälpmedel, ge råd åt lärare för tillgänglig undervisning). Lärcentret koordinerar egenlärarverksamheten genom att stöda studiekansliet: Lärcentret ordnar introduktion för nya egenlärare, utarbetar guider och utvecklar system för egenlärarverksamheten. Lärcentret koordinerar arrangemanget av den för ÅA gemensamma dimissionsfesterna två gånger per år i Åbo och i Vasa. - på basis av erfarenheterna från den första dimissionen i december 2013 finslipa arrangemangen - utveckla stödet för hur studenterna kan effektivera sina studier (ex. handleda i studiecirkelarbete) - utveckla stödet för kand- och magisteravhandlingsskribenter (ex. grupp/videomaterial för utländska magisterstudenter) - stöda utvecklingen av institutionernas studieorienteringskurser ifall ändringar i examensstrukturer så kräver - utveckla egenlärarverksamheten så att den stöder alla studenter på ett likvärdigt sätt och så att den stöder genomströmningen (göra upp allmän rekommendation om arbetsmängd och klarare instruktioner för hur det tas in i arbetsplanen, se över systemet för val av egenlärare, arbetsfördelningen mellan studiekansli och egenlärare samt definiera egenlärarens viktigaste uppgifter). 2.6 Utveckling av kvalitetshanteringssystemet Lärcentret ansvarar för uppdateringen av Åbo Akademis kvalitetshanteringssystem. Särskilda satsningar 2014 - uppdatera principerna för kvalitetshanteringssystemet, inklusive ansvarsfördelningen inom ÅA - uppdatera guiden MinKvalitet - påbörja arbetet med verksamhetshandboken för grundutbildningen. 2.6.1 Förberedelser inför auditeringen 2015 Åbo Akademi ska genomgå en extern auditering vart sjätte år. Nästa gång infaller år 2015. Rådet för utvärdering av högskolorna har uppdaterat auditeringshandboken och infört nya kriterier för auditeringar under perioden 2011-2017. Av central betydelse är en självvärderingsrapport. Lärcentret ansvarar för de praktiska förberedelserna. Särskilda satsningar 2014 - ta fram en första analys och text för de efterfrågade områdena i självvärderingsrapporten - ta fram självvärderingsrapporter för samtliga utbildningslinjer i enlighet med auditeringshandbokens direktiv - ta fram beskrivningar för centrala ledningsprocesser och administrativa stödprocesser 6
2.7 Uppföljning och utvärdering En central del av Åbo Akademis kvalitetshantering är att bygga upp och genomföra en systematisk uppföljning av verksamheten. Kvalitetskoordinatorn fungerar som kontaktperson för de utvärderingar Rådet för utvärdering av högskolorna (RUH) utför. Rådet ska 2014 omorganiseras till ett nationellt center för utvärdering. En ny styrelse och verksamhetsplan utarbetas under våren 2014 så eventuella nationella utvärderingar går inte i nuläget att förutse. Särskilda satsningar år 2014 - Ansökningsomgång för interna spetsforskningsenheter 2015-2018, inkluderande två externa utvärderingsomgångar - Utvärdering av ÅA:s lärarutbildning - Utvärdering av satsningen på barnträdgårdslärarutbildningen i Helsingfors - En satsning som fortsätter 2014 är att utveckla hur den systematiska studentresponsen återkopplas till planeringen av utbildningen - Integrering av den nya nämnden för utbildning och livslångt lärande i ÅA:s uppföljningsmodell 2.7.1 Studieklimatundersökning Lärcentret genomför årligen en studieklimatundersökning till första, tredje och femte årets studerande. Studieklimatundersökningen strävar efter att få en heltäckande bild av studerandenas situation, studierna och studiemiljön. Särskild satsning 2014 - ledningsgruppen alt. en mindre arbetsgrupp bestämmer särskilt temaområde för undersökningen i januarifebruari 2.7.2 Analys av forskningsframgång Åbo Akademi samlar in främst kvantitativ data om forskningen. Ett förslag är att ledningen även skulle analysera data från nationella utvärderingar och utlåtanden om ÅA:s forskningsansökningar (kvalitativ information). Särskild satsning 2014 - utarbeta system för hur materialet analyseras och rapporteras 2.8 Disciplinära och andra juridiska utredningar Rektor har utsett kvalitetskoordinatorn att utreda disciplinära ärenden och andra juridiska utredningar som involverar studerande eller studier. Kvalitetskoordinatorn är också sekreterare för examensnämnden, studerandens besvärsorgan i akademiska ärenden. Särskilda satsningar 2014 - utveckla examensnämndens uppgifter i enlighet med ny lagstiftning (rättskyddsnämnd) - ta fram en modell för utredning i fall där studerandens misstänks för användning av droger enligt Universitetslagens 5 kapitel - utveckla och införa ett avtal för användningen av plagiatdetektion i studierna - processerna för rättelseförfarande i forskarutbildningen 7
2.9 Utrednings- och utvecklingsarbete samt expertuppdrag Lärcentret deltar i arbetsgrupper vid ÅA och bör ha beredskap att vid behov sköta utredningar och ansvara för utvecklingsarbete. Lärcentret har en mångsidig expertis som ofta, inte sällan med kort varsel, begärs in i olika arbetsgrupper, utredningar och utvecklingsprocesser. 2.10 Information och utvärdering av egen verksamhet Lärcentret informerar om stödtjänster för personal och studerande via framför allt Lärcentrets elektroniska nyhetsbrev, webben, e-postutskick, Lärcentrets blogg och Facebooksida om stöd för studenter. Lärcentret ansvarar för Lärarbloggen. Amanuensen är chefredaktör för stödenheter-portalen. 8