Ersättningsbelopp för valfrihetssystem (LOV) inom hemvården

TJÄNSTESKRIVELSE 1(8) Vård- och omsorgsnämnden Ersättningsbelopp för valfrihetssystem (LOV) inom hemvården Förslag till beslut Informationen noteras. Sammanfattning av ärendet Den 28 februari 2011 beslutade kommunfullmäktige att valfrihetssystem enligt LOV skulle införas i Svalövs kommun från och med den 1 augusti 2011. I samband med detta beslutades även att utförarna inklusive Svalövs kommuns hemvård skulle ersättas för utförd tid enligt särskild bestämd timtaxa. I samma beslut antogs även ett förfrågningsunderlag innehållande de kvalitetskrav som externa utförare ska uppfylla för att godkännas som utförare av hemtjänstinsatser i Svalövs kommun. Av förfrågningsunderlaget framgår att ersättningsbeloppet ska räknas om från och med den 1 april varje år alternativt när omvårdnadspersonalens löneavtal är klart. Kommunstyrelsen beslutade -08-14, 118, att förvaltningen uppdras att senast till kommunstyrelsens sammanträde i november återkomma med ett underlag som belyser utmaningarna för hemvården att klara sig inom sina ekonomiska ramar. För var resultatet för hemvården -1 546 728 kr, för 2015-1 882 010 kr, för 2014-1 228 920 kr och för 2013-3 526 401 kr. Detta innebär att totalsumman för resultatutjämningsfonden per den sista december var -8 184 059 kr. Kommunförvaltningen gjorde under en översyn av ersättningssystemet LOV då hemvården alltjämt visade ett negativt resultat. Totalt visade hemvården en negativ avvikelse med 2 192 tkr till och med augusti, prognos helår motsvarade en negativ avvikelse med 3 600 tkr. Avvikelsen kunde dels förklaras med en diskrepans mellan kostnad per utförd timme och intäkter per utförd timme i form av LOV-peng, dels med ett ökat antal utförda timmar som innebär att anslaget till sektor social omsorg för det brukarbaserade ersättningssystemet var för lågt. Mot bakgrund av det uppdrag från kommunstyrelsen som omnämnts ovan presenterades ett antal förslag till vård- och omsorgsnämnden i november. Vård- och omsorgsnämnden fattade -11-01, 73, följande beslut: 1) Förvaltningen uppdras återkomma senast i april 2018 med ett beslutsunderlag som belyser nödvändiga förutsättningar och kostnader för installation av trygghetskamera i ordinärt boende. Svalövs kommun Hemsida www.svalov.se E-post info@svalov.se Postadress 268 80 Svalöv Besöksadress Herrevadsgatan 10 Telefon 0418-47 50 00 Bankgiro 663-7367 Organisationsnr 212000-0993

2(8) Vidare föreslog nämnden kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige fatta följande beslut: 1) Ersättningsbeloppet för serviceinsatser (LOV) är från och med den 1 januari 411 kr exkl. moms. Ersättningsbeloppet för omvårdnadsinsatser (LOV) är från och med den 1 januari 509 kr exkl. moms. 2) Ersättningsbelopp LOV räknas framöver till 93 % upp med lönekostnadsökning och till 7 % med KPI uppräkning mars månad. 3) Anslaget till sektor social omsorg för hemvården är fr.o.m. den 1 januari 2018 rörligt och baseras på antalet brukartimmar föregående år. Avstämning sker i samband med delårsbokslut och årsbokslut då eventuella avvikelser justeras. 4) För 2018 tillförs 370 tkr i driftsbudgeten för vård och omsorg för inköp och installation av en ny modul till befintligt verksamhetssystem för att minska det manuella arbetet vid uppföljning/statistikframtagning av hemvårdens verksamhet. Kommunstyrelsen beslutade -11-13, 164, att ärendet behandlas vid ett senare sammanträde. Kommunstyrelsen beslutade -12-04, 191, att ärendet återremitteras till vård- och omsorgsnämnden. Kommunfullmäktige beslutade -12-18, 179, att 1) Ersättningsbeloppet för serviceinsatser ska från och med den 1 maj vara 387 kr exkl. moms. 2) Ersättningsbeloppet för omvårdnadsinsatser ska från och med den 1 maj vara 488 kr exkl. moms. Hemvårdens resultatenhet visade för helår ett negativt resultat med 1 592 557 kr. Detta innebär en försämring med ca 320 tkr jämfört med prognosen i augusti månad. För årets 4 sista månader har kostnaden för leasingbilar/drivmedel varit 160 tkr högre jämfört med övriga månader. Samtidigt har personalkostnaderna ökat, vilket kan förklaras av en viss eftersläpning av utbetalning av semesterersättning, ökad sjukfrånvaro under hösten samt att den ökade vårdtyngden under hösten inneburit att mer personal behövt anställas. Totalt antal utförda timmar i hemvården ökade från 45 984 timmar till 50 583 timmar. Beslutsunderlag Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad Kommunfullmäktiges protokoll -12-18, 179 Kommunstyrelsens protokoll -12-04, 191 Vård- och omsorgsnämndens protokoll -11-01, 73 Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad -10-23, inkl. bilaga Kommunstyrelsens protokoll -08-14, 118 Kommunförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad 2013-08-20, inkl. bilaga 1-4

3(8) Ärendebeskrivning Den 28 februari 2011 beslutade kommunfullmäktige att valfrihetssystem enligt LOV skulle införas i Svalövs kommun från och med den 1 augusti 2011. I samband med detta beslutades även att utförarna inklusive Svalövs kommuns hemvård skulle ersättas för utförd tid enligt särskild bestämd timtaxa. I samma beslut antogs även ett förfrågningsunderlag innehållande de kvalitetskrav som externa utförare ska uppfylla för att godkännas som utförare av hemtjänstinsatser i Svalövs kommun. Av förfrågningsunderlaget framgår att ersättningsbeloppet ska räknas om från och med den 1 april varje år alternativt när omvårdnadspersonalens löneavtal är klart. Resultatbalansering hemvården 2013- Verksamheten hemvård inom kommunal produktion erhåller resurser genom det brukarbaserade ersättningssystemet. Samtidigt kombineras det med ett system för resultatöverföring mellan åren för att ge verksamheterna möjlighet till långsiktig planering och inte endast fokus på det enskilda året. Enligt regelverk ska verksamheter med brukarbaserat ersättningssystem (resultatenheter) tilldelas var sin utjämningsfond. Det ekonomiska resultatet för varje enskilt år ska regleras mot denna fond. Undantag från resultatbalansering kan endast medges om kommunfullmäktige bedömer att överskottet/underskottet beror på unika händelser. Överskott eller underskott i driftbudgeten regleras mot denna fond. En enhet med positiv fond kan själv besluta om tilläggsanslag. En negativ fond ska täckas med motsvarande överskott de närmast två följande åren. En översyn gjordes av LOV-pengen 2013 som resulterade i en höjd ersättning retroaktivt fr.o.m. den 1 januari 2013 (se vidare avsnitt Översyn LOV-pengen 2013). Trots justerad ersättning visade hemvården ett negativt resultat för 2013 och gör det alltjämt. För var resultatet för hemvården -1 546 728 kr. Totalsumman för resultatutjämningsfonden var per den sista december -8 184 059 kr, se tabell nedan. För var resultatet - 1 592 557 kr. Område/ resultatenhet 2013 2014 2015 Utgående balans resultatutjämning Resultat * Hemvården -3 526 401-1 228 920-1 882 010-1 546 728-8 184 059-1 592 557 * Resultat/resultatutjämning för har vid tidpunkten för denna skrivelse inte behandlats politiskt. Översyn av LOV-pengen 2013 Under 2013 gjorde kommunförvaltningen en översyn av ersättningssystemet då hemvården visade ett underskott och en av anledningarna var att LOV-pengen var för låg. Vid då aktuell jämförelse med andra skånska kommuner kunde det konstateras att Svalövs kommun, med då aktuella ersättningsnivåer, låg långt under snittet vad avsåg serviceinsatser och något över snittet vad avser omvårdnadsinsatser. Vidare framkom att andra kommuner uppgav att de dragit slutsatsen att de hade för låga ersättningsnivåer och att egenregin hade svårt att klara sig på den ersättning den erhåller. Kommunfullmäktige beslutade (KF 2013-11-18, 130) i samband med översynen att höja ersättningsnivån retroaktivt från och med den 1 januari 2013 för serviceinsatser med 55 kr (från 290 kr exkl. moms till 345 kr exkl. moms) och för omvårdnadsinsatser med 55 kr (från 380 kr exkl. moms till 435 kr exkl. moms). Ersättningsbeloppen har därefter räknats upp den 1 april varje år alternativt när omvårdnadspersonalens löneavtal är klart. Översynen 2013 visade att det krävdes en höjning av ersättningsnivån med 65 kr/timme för både serviceinsatser och omvårdnadsinsatser för att hemvården skulle kunna nå en budget i balans. Den ersättningsnivån som beslutades av kommunfullmäktige beräknades innebära en underfinansiering av hemvårdens verksamhet om ca 500 tkr. I då aktuellt underlag anges att ersättningsnivån inte är enda förklaringen till hemvårdens underskott. Några andra förklaringar till underskottet framkommer inte av underlaget.

4(8) Hemvårdens resultat för 2013 var -4 328 627 kr. Av tjänsteskrivelse i samband med resultatbalansering för hemvården 2013 framkommer att hemvården under 2013 har utökat sin personal med 2,5 åa under perioden januari - augusti 2013 för att stabilisera verksamheten samt har pådragit sig kostnader avseende LOV-delen som inte borde belastat hemvården med totalt 802 226 kr. Dessa kostnader flyttades därmed inte över till resultatutjämningsfonden. Totalt flyttades -3 526 401 kr över till resultatutjämningsfonden för 2013. Vidtagna åtgärder 2014- för att effektivisera verksamheten Under våren 2014 genomfördes en omorganisation i hemvården för att effektivisera verksamheten och minska kostnaderna. Delar av verksamheten flyttade ut i kommundelarna varvid team Åsen utgår från Åsgården, team Slätten från Ängslyckan och team Svalöv och natten utgår från Kvarnhuset, Svalöv. Omorganisationen innebar mindre körsträckor, minskade bensinkostnader och minskade skador på bilarna. För att få en bättre planering i logistiska turer genomfördes en utbildning för planerarna i planeringsverktyget LAPS. Fr.o.m. den 1 december 2014 återtog hemvården städet i egen regi. Under våren 2014 infördes TimeCare för schemaläggning av arbetstid och TimeCare pool för att kunna optimera årsarbetstiden och underlätta bokning av personal. Under ersattes en enhetschef inom hemvården av två planerare, vilket innebär totalt 3 planerare för hemvården, som förändrat och avsevärt förbättrat planering och användandet av resurser. Översyn av ersättningssystemet hösten I samband med en ny översyn av ersättningssystemet hösten, visade hemvården en negativ avvikelse med 2 192 tkr till och med augusti, och prognosticerades med en negativ avvikelse helår med 3 600 tkr. Avvikelsen kunde dels förklaras med en diskrepans mellan kostnad per utförd timme och intäkter per utförd timme i form av LOV-peng, dels med ett ökat antal utförda timmar vilket innebär att anslaget till sektor social omsorg för det brukarbaserade ersättningssystemet var för lågt. Antalet utförda timmar 2014- Tabellen nedan visar antalet utförda timmar i hemvården 2014-, prognos augusti för helår och utfall. Antalet utförda/betalda servicetimmar var 6,5 % lägre än budgeterat till och med augusti och prognostiserades till lägre antal för hela året, medan antalet omvårdnadstimmar var drygt 3 122 fler än budgeterat (motsvarande 11,5 %) och prognostiserades till ca 4 628 fler än budgeterat på helår. Även jämfört med samma period är totala antalet utförda omvårdnadstimmar klart fler, ca 4 369 (motsvarande 16,8 %). Utfall visar att antalet servicetimmar var 7,2 % lägre än budgeterat (422 timmar) och antalet omvårdnadstimmar var 10,4 % fler än budgeterat (4 265 timmar). Jämfört med ökade servicetimmarna med 2,3 % (124 timmar) och omvårdnadstimmar ökade med 11 % (4 476 timmar).

5(8) Utförda timmar 2014 2015 jan-aug Antal utförda timmar service Antal utföra timmar omvårdnad och service Totalt antal utförda timmar budget prognos (aug) utfall 5 404 5 693 5 322 3 653 5 868 5 500 5 446 37 432 40 190 40 662 30 333 40 872 45 500 45 137 42 836 45 883 45 984 33 986 46 740 51 000 50 583 Andel utförda timmar service Andel utförda timmar omvårdnad och service 13 % 12 % 12 % 11 % 12 % 11 % 11 % 87 % 88 % 88 % 89 % 88 % 89 % 89 % Kostnad per utförd timme Tabellen nedan visar en sammanställning av hemvårdens kostnader (resultatenhet) per utförd timme åren 2014. För visas utfall till och med augusti och utfall helår. Av tabellen framgår att hemvårdens verksamhet saknat ersättning för sina kostnader med 31 kr/timme 2014, 42 kr/timme 2015, 34 kr/timme, 34 kr/timme för perioden januari augusti och 28 kr/timme för helår. Kostnad 2014 2015 janaug utfall Personalkostnad 435 kr 448 kr 457 kr 468 kr 473 kr Leasingbilar 6 kr 6 kr 6 kr 6 kr 7 kr Drivmedel 6 kr 8 kr 7 kr 6 kr 6 kr Rep av bilar 1 kr 4 kr 3 kr 3 kr 3 kr Hyra 3 kr 4 kr 5 kr 5 kr Övriga kostnader 13 kr 14 kr 16 kr 11 kr 10 kr Total kostnad 461 kr 483 kr 492 kr 498 kr 505 kr Snitt LOV-peng* 430 kr 441 kr 458 kr 464 kr* 477 kr 471 kr** Kostnad som LOV-peng ej täcker per timme - 31 kr - 42 kr - 34 kr - 34 kr* - 27 kr ** - 28 kr** * Ersättning fr o m 1 januari utan årlig löneuppräkning. ** Ersättning med årlig löneuppräkning fr o m den 1 maj. På grund av diskrepansen mellan kostnad per utförd timme och intäkter per utförd timme i form av LOV-peng redovisade hemvårdens resultatenhet ett negativt resultat till och med augusti med 876 tkr. Detta gjorde att förvaltningen i samband med översynen av LOV-pengen hösten förde fram att en ökning med LOV-pengen med 34 kr/timme skulle innebära att resultatenheten skulle få en budget i balans. Som tidigare angivits räknas ersättningsbeloppet LOV om från och med den 1 april varje år alternativt när omvårdnadspersonalens löneavtal är klart. För motsvarar detta en uppräkning av timpengen med 2,63 % (beräknat på budget där 91 % av budgeten motsvarar personalkostnader och en genomsnittlig löneökning om 2,89 %). Den årliga omräkningen innebar en höjning av ersättningsnivån för serviceinsatser från 377 kr till 387 kr exkl. moms och för omvårdnadsinsatser från 475 kr till 488 kr exkl. moms. Hemvårdens resultatenhet visade för helår ett negativt resultat med 1 592 557 kr. Detta innebär en försämring med ca 320 tkr jämfört med prognosen i augusti månad. För årets 4 sista månader har kostnaden för leasingbilar/drivmedel varit 160 tkr högre jämfört med övriga månader. Samtidigt har personalkostnaderna ökat, vilket kan förklaras av en viss eftersläpning av utbetalning av semesterersättning, ökad sjukfrånvaro under hösten samt att den ökade vårdtyngden under hösten inneburit att mer personal behövt anställas.

6(8) Mot bakgrund av nu genomförd uppföljning för helår och återbesättning av den vakanta enhetschefstjänsten (se vidare avsnitt Hemvårdens utmaningar) föreslår förvaltningen att ersättningen höjs till 429 kr exkl. moms för serviceinsatser och 530 kr exkl. moms för omvårdnadsinsatser för att resultatenheten ska kunna få en budget i balans. Förvaltningen föreslår att: Ersättningsbelopp för (LOV) höjs retroaktivt från och med den 1 januari 2018 till 429 kr exkl. moms för serviceinsatser och 530 kr exkl. moms för omvårdnadsinsatser. Hemvårdens utmaningar Hemvården har ett ökat antal brukare med ökad omvårdnad. Mätningen Mest sjuka äldre gjordes i augusti/september hos alla brukare i Svalövs kommun som har en aktiv hälso- och sjukvårdsjournal. Resultatet visade på att andelen mest sjuka i ordinärt boende (hemvården) är 75 %, vilket kan jämföras med andelen i särskilt boende som är 73 %. Målgruppen definieras utifrån ett antal kriterier där minst fyra måste vara uppfyllda för att vara aktuell i vårdformen Mobilt vårdteam. Den befintliga kön till särskilt boende i Svalövs kommun innebär att flytten för brukaren till särskilt boende fördröjs samtidigt som det för hemvården resulterar i en ökad vårdtyngd och ett ökat antal brukare som har behov av dubbelbemanning. Hösten hade vård och omsorg 310 larm fördelade över kommunen vilket motsvarar cirka 12 % av alla som befinner sig i åldersspannet 70 år och uppåt. Normalt brukar ca 2 000 larm per månad gå till larmcentralen och av dessa är det ca 1 000 larm per månad som hemvårdens personal åker ut på (denna siffra inkluderar även natten som inte ingår i resultatenheten). Larmen registreras som omvårdnadstid. Larmen minskade drastiskt hösten då höglarmare befann sig på korttids- och växelvård. Detta innebar att det var ca 1 300 larm per månad som gick till larmcentralen och av dessa ca 650-700 larm per månad som hemvårdens personal åkte ut på. Svårigheten med larmen är att de inte går att planera, vilket medför en lägre grad av faktisk vårdtagartid/brukartid. Den ökade vårdtyngden hos brukarna kräver mer personalresurser än vad som fanns i hemvårdens budget om 35,8 åa (utöver detta tillkom 3,85 åa för planerare och enhetschef, hemvårdens budget motsvarade totalt 39,65åa). Då grundbemanningen inte räckte till utifrån de beslut som fanns har hemvården behövt bemanna upp i alla grupper. Detta innebär att resurser har behövt flyttas från kostnader för timanställda till att öka antalet tillsvidareanställda. Ett arbete med att optimera bemanningen i hemvården pågår i projektet Bemanna rätt. Under ersattes en enhetschef inom hemvården av två planerare, till totalt 3 planerare, som förändrat och avsevärt förbättrat planering och användandet av resurser. Det ökade antalet utförda timmar i hemvården under har samtidigt inneburit att det är ohållbart att fortsätta med endast en enhetschef för ca 65 medarbetare (både dag och natt, där natten inte tillhör resultatenheten). Förvaltningen har på grund av antalet medarbetare inom hemvården återbesatt den vakanta enhetschefstjänsten fr o m den 8 januari 2018. För att minska det manuella arbetet vid uppföljning/statistikframtagning av hemvårdens verksamhet är inköp av en ny modul till befintligt verksamhetssystem en nödvändighet. Verksamheten behöver dock ett tilläggsanslag i investeringsbudgeten för 2018 med 370 tkr för att kunna genomföra denna investering. Vård- och omsorgsnämndens tidigare beslut -11-01, 73, avseende yrkande om tillförande av 370 tkr i driftsbudgeten för inköp av ny modul till befintligt verksamhetssystem, för att minska det manuella arbetet vid

7(8) uppföljning/statistikframtagning av hemvårdens verksamhet, bör istället prövas som ett tillförande av 370 tkr i investeringsbudgeten och hanteras i samband med kompletteringsbudgeten för 2018. Förvaltningen föreslår att: För 2018 tillförs 370 tkr i investeringsbudgeten för vård och omsorg för inköp och installation av en ny modul till befintligt verksamhetssystem för att minska det manuella arbetet vid uppföljning/statistikframtagning av hemvårdens verksamhet. Jämförelse med andra jämförbara kommuner Vid en jämförelse med 4 andra jämförbara kommuner är Svalövs kommun den enda kommunen som ligger under 500 kr i timkostnad se tabell nedan. Tabellen visar även uppgifter för Svalöv helår. Sjöbo Höör Hörby Skurup Svalöv Svalöv Service 1 300 9 891 5 322 5 446 Omvårdnad 66 700 85 912 40 662 45 137 Totalt 68 000 95 803 80 125 78 990 45 984 50 584 Kostnad 35,8 mkr 51,2 mkr 43,0 mkr 43,7 mkr 22,6 mkr 25,5 mkr Brukartid Tätort 67 % 58 % 62 % 65 % 59 % 60 % Övrig ort 63 % Landsbygd 60 % 63 % Timkostnad 526 kr 534 kr 537 kr 553 kr 492 kr 504 kr Finansiering av LOV-verksamheten Svalövs kommun har valt att finansiera hemvårdens verksamhet via en LOV-peng x antalet brukartimmar, vilket ger en intäkt som ska täcka verksamhetens (resultatenhetens) kostnader. Nu aktuell LOV-peng täcker inte verksamhetens kostnader fullt ut, vilket har redovisats i tidigare avsnitt Kostnad per utförd timme. Samtidigt erhåller sektor social omsorg varje år en budget i form av ett anslag. Anslaget ska täcka kommunens resultatenhet och eventuella övriga privata aktörers verksamhet. Anslaget har varit fast under ett antal år, oberoende av om antalet timmar för utförda insatser inom hemvården har ökat eller minskat. Detta innebär att när resultatenheten, eller en privat aktör, utför fler antal timmar än vad anslaget bygger på får sektor social omsorg en negativ avvikelse jämfört med budget. Förvaltningen föreslår mot bakgrund av ovanstående att anslaget framöver är rörligt och baseras på antalet brukartimmar föregående år. Detta innebär att anslaget både kan öka och minska om antalet utförda brukartimmar förändras. Förvaltningen föreslår samtidigt att avstämning sker i samband med ekonomisk uppföljning då eventuella avvikelser justeras. Förvaltningen föreslår att: Anslaget till sektor social omsorg för hemvården är fr.o.m. den 1 januari 2018 rörligt och baseras på antalet brukartimmar föregående år. Avstämning sker i samband med ekonomisk uppföljning då eventuella avvikelser justeras.

8(8) Uppräkning av LOV-ersättning Idag räknas ersättningsbeloppet om från och med den 1 april varje år alternativt när omvårdnadspersonalens löneavtal är klart. Beräkningen sker mot budget, 91 % personalkostnader och den genomsnittliga löneökningen. Tabellen nedan visar fördelningen av kostnader inom resultatenheten hemvården för. Kostnad Fördelning Fördelning Personalkostnad 93 % 94 % Leasingbilar 1 % 1 % Drivmedel 1 % 1 % Rep av bilar 1 % 1 % Hyra 1 % 1 % Övriga kostnader 3 % 2 % Förvaltningen föreslår att: Ersättningsbelopp LOV räknas framöver till 94 % upp med lönekostnadsökning och till 6 % enligt kommunfullmäktiges budget avseende kompensation för kostnadsinflation. Josefine Mangbo Socialchef Beslutet ska skickas till: Kommunförvaltningen (JEMO, SEPN, CAKK, AAJN)