TimeEdit 3.5.3 Nyheter i TimeEdit 3.5.3 Detta dokument beskriver nyheterna i TimeEdit 3.5.3 Innehåll Sida 1.0 Relationer 2 1.1 Relationer 2 1.2 Att använda dynamiska relationer 3 1.3 Delrubrik 4 2.0 Senaste val 5 3.0 Att använda och administrera statiska relationer 5 4.0 Objektlistan- namngivna kategorival 6 5.0 Objekthanteraren 8 5.1 Objektsökning 8 5.2 Objektlistan 8 5.3 Information om ett objekt 9 5.4 Information om flera objekt 9 6.0 Kalendern 11 6.1 Vecko- och veckodagsgrupper 11 6.2 Bokningshistorik 12 6.3 Avbokningar 12
1.0 Relationer 1.1 Relationer En stor förändring i TimeEdit 3.5.3 är att man istället för att använda favoriter nu använder relationer mellan objekt. En relation är en koppling mellan två eller flera objekt av olika typ, t ex mellan Kurser och Lärare. Det finns två typer av relationer, dynamiska och statiska. Dynamiska relationer skapas automatiskt när man bokar objekt tillsammans. Om vi t ex bokar kursen Fysik och läraren Stina i samma bokning så skapar TimeEdit automatiskt en relation mellan dessa två objekt. Nästa gång jag väljer kursen Fysik kommer TimeEdit att visa läraren Stina som förslag i objektlistan. Jag kan då antingen välja Stina eller söka fram en annan lärare och boka denna. TimeEdit skapar då en ny relation mellan kursen Fysik och den nya läraren. Man kan säga att TimeEdit lär sig vilka objekt som bokas tillsammans för att visa just dessa som förslag i objektlistan. Man kan också radera dynamiska relationer genom att högerklicka på relaterade objekt i objektlistan. Dynamiska relationer kan antingen hanteras helt manuellt eller importeras och sedan modifieras när man bokar objekten. De dynamiska relationerna är inte personliga utan kan användas av alla som använder TimeEdit. Om jag skapar en dynamisk relation mellan två objekt så ser alla andra som använder TimeEdit också denna relation. Statiska relationer används när man på förhand har bestämt vilka objekt som skall bokas tillsammans. Även här föreslår TimeEdit vilka objekt som skall bokas tillsammans men man kan inte göra undantag från dessa utan måste välja ett av de relaterade objekten. Dessa relationer importeras eller skapas av en administratör. Både dynamiska och statiska relationer kan innehålla fler än två typer av objekt, t ex Lärare, Kurs och Moment. Detta kan man använda då man vill ange att en viss lärare undervisar i ett visst moment för en viss kurs. TimeEdit försöker automatiskt skapa nödvändiga relationer vid konvertering till version 3.5.3 men för att framförallt dynamiska relationer skall fungera bra måste de konfigureras i samråd med Evolvera. 2
1.2 Att använda dynamiska relationer För att dynamiska relationer skall fungera måste de konfigureras i samråd med Evolvera. Då ställer man in vilka typer av objekt som skall vara relaterade och vilken typ av relation man vill använda. Resten sköts genom att programmet används som vanligt. Det kan gå till så här: Man väljer ett bokningsläge, t ex Schema och sedan objekt i objektlistan precis som vanligt. När det finns relationer relationer visas de relaterade objekten i objektlistan och under objektlistan visas texten Relaterade. I bilden nedan ser vi hur det ser ut när TimeEdit visar kurser som är relaterade till programmet Fysik. Man kan nu välja ett av de relaterade objekten som visas i objektlistan eller söka efter ett icke relaterat objekt m h a kategorier eller sökrutan ovanför objektlistan. När man söker fram ett objekt som inte är relaterat visas texten Tillfälligt urval under objektlistan. Man kan klicka på texten för att växla tillbaka så att de relaterade objekten visas. Om sökningen ger för många objekt visar TimeEdit antalet objekt i listan och man måste förfina sin sökning för att se objekten. 3
När man har sökt fram och valt ett objekt som inte är relaterat visas en rödmarkerad text, Ny relation längst ner i valdalistan. Den röda texten betyder att det saknas relation mellan de valda objekten. Om dynamiska relationer används kommer det vid bokning även att skapas en sådan relation. Nästa gång man väljer programmet Fysik kommer kursen att visas utan att man behöver söka efter det. Programmet har lärt sig att objekten skall bokas tillsammans, en relation har skapats. 4
2.0 Senaste val I vissa fall kan inte relationerna användas. Det kan inträffa om: Man väljer en objekttyp i valdalistan och inte har några andra objekt valda. TimeEdit inte är konfigurerat att använda relationer för den objekttyp man har valt. När detta inträffar visar TimeEdit istället objekten i mina senaste val. TimeEdit håller kommer ihåg de senast 100 bokade objekten för varje användare och visar dessa när relationer inte kan användas. Observera att TimeEdit kommer ihåg 100 objekt totalt oavsett objekttyp. Bokar jag t ex bara Lokaler, Personal och Utrustning så kanske TimeEdit kommer ihåg 50 lokaler, 30 personal och 20 utrutsning, dvs totalt 100 st. 3.0 Att använda och administrera statiska relationer När det finns en statisk relation visas relaterade objekt i objektlistan och man kan välja mellan dessa. Man kan dock inte söka fram icke relaterade objekt och skapa nya relationer. Statiska relationer skapas på samma sätt som i tidigare versioner av TimeEdit genom import av objekt eller genom att man skapar relationen för något av de relaterade objekten i informationspanelen till höger om kalendern. 5
Man kan välja flera relationer i taget genom CTRL/CMD+markera. I det här fallet vill man skapa specifika relationer mellan en lokal och flera sorters utrustning. Det andra sättet som nämnts tidigare är att man importerar existerande relationer från externa system. Om man har gjort ett felaktigt val och därigenom har skapat en relation man inte vill ha, så tar man bort den genom att dubbelklicka på objektet och i sidopanelen ta bort de felaktiga relationerna genom att välja antingen enstaka relationer eller flera på en gång och sedan klicka på minussymbolen. 7
4.0 Objektlistan - namngivna kategorival För att skapa ett eget kategorival väljer man en kategori, t ex Avdelning > Lägg till ny sökning > namnger sitt val. Nu kommer namnet på det nya kategorivalet att synas även längst ned i objektlistan. Det senast namngivna kategorivalet är det som kommer att komma först i listan. Genom att klicka på arean längst ner i listan kan man komma till senaste namngiva val eller "Alla" 6
5.0 Objekthanteraren En viktig nyhet i TimeEdit 3.5.3 är objekthanteraren. Vad man har rättighet att göra i den styrs genom behörigheter. Objekthanteraren nås genom Arkivmenyn >Objekthanterare, man kan även använda CTRL/CMD+O. I objekthanteraren kan man administrera objektens olika egenskaper såsom organisation, kategori och fältdata. Man kan utföra massändringar på objekt. Objekthanteraren kan delas in i fyra sektioner. Från vänster till höger finns typ- och organisationsval, kategorival, objektlista samt objektinformation. Typ-, organisations- och kategorival fungerar som extraparametrar till objektlistans sökning. 5.1 Objektsökning Startpunkten är att välja en typ i typträdet längst till vänster. Genom den kan man få fram kategorier om sådana finns i panelen till höger om typträdet. Objekten visas i det tredje fönstret från vänster, objektlistan. Längst till höger hittar man objektinformation. Under typträdet kan man välja att göra organisationsval synligt. 5.2 Objektlistan Objektlistan i sig fungerar precis som objektlistan nedanför kalendern. Man kan alltså söka på externa ID, fältinnehåll med mera och göra samma inställningar under förstoringsglaset som i andra listor. Skillnaden är att man kan använda objekthanterarens övriga sektioner för att filtrera sökningarna. 8
Inga objekt visas innan en typ har valts, och endast en typ åt gången kan väljas. Multipla kategorier kan väljas genom att CTRL/CMD+klicka. (Notera att bara faktiska kategorivärden används, att markera själva kategorin "Byggnad" ger i sig ingen filtrering.) För att välja samtliga objekt trycker man på pilen bredvid sökfönstret, där finns det olika val, b la Markera alla. Ett effektivt sätt att att ändra fältinformation är att markera många i objektlistan. 5.3 Information om ett objekt Om ett objekt markeras visas objektets information i högerpanelen. Panelen ser ut och fungerar på precis samma sätt som i kalenderns sidopanel. 5.4 Information om flera objekt Om flera objekt markeras förändras panelens utseende och funktion något. För fält visas enbart de fältvärden som är gemensamma för samtliga valda objekt. Om information ändras och sparas kommer de fältvärden som anges att sättas på samtliga objekt. Fält utan värden hoppas över och lämnas därmed oförändrade. 9
5.5 Administrera objektens organisationer Även för organisationer kan multipla värden väljas med CTRL/CMD+klick. Under pilen till höger om objektlistan finns menyalternativen för att markera, aktivera och avaktivera, ta bort, skapa nya objekt samt modifiera objekttyp. Man kan välja flera objekt samtidigt, då kommer endast gemensam info att visas. Fält som har ett unikt värde visas inte. I sidopanelen finns möjligheten att på ett enkelt sätt lägga till och ta bort organisationer: När information sparas kommer samtliga objekt att få de organisationer som valts i den första sektionen tillagda till de som redan finns. Sedan tas organisationerna från den andra sektionen bort, om de finns på objektet. I övrigt lämnas varje objekts organisationer oförändrade. Väljer man att modifiera typ med flera objekt fungerar det på motsvarande sätt som organisationer. Man väljer alltså vilka typer som ska läggas till de objekten redan har samt vilka som ska tas bort. Relationer och virtuell-kryssrutan hanteras inte av panelen för flera objekt. Kryssrutan för virtuellt visas inte, och sektionerna för relationer ignoreras när objekt sparas. När man editerar ngt så visas ändringen på alla objekt. Man kan välja en stor mängd objekt samtidigt, väljer man många så visas inget, fälten blir tomma. Däremot kan man fortfarande ändra på dem. 6.0 Relationshantering Fungerar på samma sätt som sidopanelen i kalendern, man söker fram de objekt man vill relatera till. Man får fram både den utsökning man gör och de objekt som är relaterade. Man kan markera många objekt samtidigt, det finns en plus- och en minussymbol. De redan valda objekten har svart text och de som är möjliga att lägga till är grå och kursiva. 10
6.0 Kalendern 6.1 Vecko- och veckodagsgrupper En nyhet i 3.5.3 är möjligheten att skapa vecko- och veckodagsgrupper för att snabbt kunna gå över i klusterläge. Man väljer den kombination av veckor eller veckodagar man vill ha, väljer alternativet Skapa ny lista och namnger sin grupp. För att komma till vecko- och veckodagslistan skapar man antingen en klustervy eller byter rubrik för att hamna i klusterläge. 11
6.2 Bokningshistorik Förändringar går att se i historiken på sidopanelen i klienten. Man kan se t ex vad bokningen innehöll innan en förändring. Förändringar som gjorts inom fem minuter av samma användare slås ihop till en förändring. 6.3 Avbokningar Det finns information sparad om en avbokning, denna information är väsentligen densamma som för en bokning. Kommentarer sparas inte. Om man skapar en bokning och avbokar den inom 5 min så finns inget spår av den. Man kan inte göra ändringar på en avbokning t ex göra en bokning av den, det går att radera en avbokning manuellt. 12