Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

www.pwc.se Revisionsrapport Sofia Nylund Simon Löwenthal Oktober 2017 Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Syfte och revisionsfråga... 2 2.3. Revisionskriterier... 2 2.4. Kontrollmål... 2 2.5. Avgränsning... 2 2.6. Metod... 2 3. Iakttagelser och bedömningar... 3 3.1. Styrdokument... 3 3.2. Hanteringen av kommunens konst... 3 3.3. Inköpsrutiner... 5 3.4. Rutiner vid försäljning och utställning... 5 4. Bedömningar... 6

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer har på uppdrag av Sollentuna kommuns revisorer granskat den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling. Revisionsfrågan som skulle besvaras i granskningen var: Är den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling tillräcklig? Baserat på prövningen av granskningens sex kontrollmål bedöms att den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling inte är fullt ut tillräcklig. Bedömningen grundar sig på bl.a. följande iakttagelser: Kommunen har för närvarande ingen beslutad konstpolicy. Det finns däremot ett utkast till en policy där ett flertal rutiner, som följs i nuläget, är dokumenterade. Kommunen har all sin konst förtecknad i en konstdatabas. Det uppges dock att databasen inte är ändamålsenlig och är planerad att förnyas, varför informationen för vissa konstverk inte är fullt uppdaterad. Någon fullständig inventering av konsten har inte genomförts sedan 2009. I genomförd stickprovskontroll kunde nio av 55 konstverk inte hittas. Vidare noterades att ett flertal av konstverken var registrerade på fel plats i databasen. Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer avseende hur konst hanteras vid fastighetsförsäljningar/lokalöverlåtelser. Det uppgavs däremot att den lösa konsten anses ingå i de inventarier som kommunen äger och tar med sig vid en eventuell överlåtelse, medan eventuell fast konst anses höra till fastigheten. Om en fastighet innehåller fast konst är rutinen att kommunen hör av sig och meddelar att de inte längre ansvarar för konsten, samt att konstregistret uppdateras med att verken är sålda. Det uppgavs under intervjun att ansvaret för den fasta konsten är otydligt och att ofta blir stadsbyggnadskontoret som ansvarar för denna. Avseende utrangering är rutinen att det sker i de fall ett konst- eller värdeföremål är skadat på ett sätt som utesluter möjlighet för reparation eller återställning. Gällande försäljning av konst uppgavs det under intervjun att principen är nej, men om ett verk inte är i enlighet med kommunens policy skulle det i teorin kunna säljas. 1 av 8

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunallagen 6 kap 7 beskriver att nämnderna var och en inom sitt område skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 2.2. Syfte och revisionsfråga Revisionsfrågan som ska besvaras är: Är den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling tillräcklig? 2.3. Revisionskriterier Interna riktlinjer och anvisningar Mål och budget Lagen om offentlig upphandling 2.4. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågorna och därmed uppnå syftet med granskningen har följande kontrollmål formulerats: Rutiner, riktlinjer och styrdokument har upprättas. Konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering mm) Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring sker ändamålsenligt? Inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Rutiner vid fastighetsförsäljning/överlåtelse av lokal avseende konst har upprättas och efterlevs. Rutiner för utställning och försäljning av konst har upprättats. 2.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till fast monterade skulpturer och tavlor och avgränsas till kommunens lokaler. 2.6. Metod Intervjuer, dokumentstudier och stickprovskontroller avseende fakturor och avtal på inköp för verksamheten med avseende dels på redovisning, dels på inköpens art och om man hållit sig till upphandlingsreglerna. 2 av 8

3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Styrdokument Kontrollmål: Rutiner, riktlinjer och styrdokument har upprättats. Sollentuna kommun har ungefär 1 400 verk i sin konstsamling. Utöver kommunens konstsamling drivs även ett galleri där utvalda lokala konstnärer får möjlighet att visa upp sina verk. För närvarande har kommunen ingen beslutad konstpolicy där dessa områden regleras. Det finns däremot ett utkast till en policy där ett antal rutiner framgår som följs i nuläget. I dokumentet anges att det sedan 1993 inte funnits några budgeterade medel för konstinköp. Det görs dock fortsatt vissa inköp av konst för att säkerställa att kommunens konstbestånd även speglar nutidens konst. Ytterligare anges det i dokumentet att det sedan omorganisationen 2001/2002 inte är klarlagt vem som har ansvaret för kommunens konst. Kommunen har inga skriftliga riktlinjer specifikt avseende konst. Däremot finns vissa rutiner som, till exempel, att lånad konst ska skrivas på ansvarig chef. Under intervjun med kultur- och ungdomschefen samt den konstansvarige uppgavs det att konst i vissa fall skrivs på en enskild medarbetare. Vid lån av konst finns en färdig blankett som berörd person ska skriva på för att intyga sitt ansvar för konsten. Under intervjun uppgavs det även att enheten som lånat konsten hålls ansvarig för vissa skador på verket, det finns däremot inga riktlinjer som styr detta. I systemet registreras den sedan på respektive enhet, där den står kvar tills ett byte meddelas till den konstansvarige på kultur- och fritidsförvaltningen. 3.2. Hanteringen av kommunens konst Kontrollmål: Konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering mm) Kontrollmål: Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring sker ändamålsenligt? Kommunen förtecknar all sin konst i en konstdatabas, vilken enligt uppgift är planerad att förnyas. I databasen framgår bland annat registernummer, konstnär, anskaffningsvärde, när det tillkommit och vilken enhet, skola eller motsvarande verket för tillfället är upphängt/förvarat hos. Utifrån det registerutdrag vi erhållit kan vi konstatera att det enligt databasen för närvarande finns ungefär 120 stycken verk i kommunens konstlager. Registernumret som finns i databasen står även skrivet på en lapp som sätts fast på respektive konstverk, exempelvis på baksidan av en tavla. Bilder på konstverken ligger i en separat mapp där bilderna är döpta till respektive konstverks registernummer. 3 av 8

Konstbeståndet i sin helhet inventerades senast under 2009. Inventeringen visade att ungefär 240 verk saknades, men det uppgavs under intervjun att ett antal av dessa har dykt upp senare. Det anges i utkastet till riktlinjer för hantering av konst att inventering ska ske vart tredje år, vilket däremot inte följs för närvarande. I samband med införandet av den nya registerdatabasen är enligt uppgift en ny inventering planerad. I den nuvarande registerdatabasen är det inte möjligt att bifoga en bild på konstverket i databasen, bilderna på konstverken behöver därmed förvaras i en separat mapp på nätverket. Avsaknaden av denna funktion i databasen bör försvåra en inventering av konstbeståndet i och med att bilder inte kan bifogas i inventeringslistorna. Avseende underhåll av konsten uppgavs det att kommunen inte har någon underhållsplan för lös konst, däremot finns en vård- och underhållsplan för den fasta offentliga konsten i Sollentuna kommun. Den lösa konsten underhålls vid förfrågan, alternativt om en tavla som legat i förvar efterfrågas och den bedöms behöva underhåll. Under intervjun uppgavs att kommunen använder ungefär 15 tkr per år för underhåll, men det finns ingen fastställd budget för ändamålet. Avseende försäkring av konstbeståndet nämndes att de enskilda verken har för lågt värde för att de ska omfattas av en försäkring specifikt för konst. Som ett led i granskningen har en stickprovskontroll av kommunens lösa konst genomförts. Denna genomfördes genom ett randomiserat urval utifrån ett utdrag med all lös konst inom kommunhuset. Totalt 43 verk valdes ut för inventering och av dessa återfanns 35 stycken. Det noterades i granskningen att ett flertal konstverk hade flyttats till nya rum, samt i ett fåtal fall till nya våningar, utan att detta hade uppdaterats i systemet. I det utkast till konstpolicy som finns framgår det att varje flytt ska rapporteras till den konstansvarige. Samtliga återfunna verk ansågs vara ändamålsenligt upphängda och underhållna. En ytterligare stickprovskontroll har genomförts av konstverk som enligt registerdatabasen är placerade i konstlagret. Totalt tolv konstverk valdes ut varav fem visade sig finnas i konstlagret. Sex konstverk var placerade på andra platser inom organisationen medan ett konstverk saknades. Enligt uppgift finns det vissa eftersläpningar i registrering av nya placeringar eftersom konstdatabasen inte är fullt fungerande för tillfället. 4 av 8

3.3. Inköpsrutiner Kontrollmål: Inköp och attest sker på ett ändamålsenligt sätt? För närvarande finns det inga skriftliga riktlinjer för inköp i och med att förvaltningen inte har en budget avsatt för inköp av konst. I det förslag till konstpolicy som har upprättats anges det att 75 000 kronor torde vara rimligt. Under intervjun uppgavs det att viss konst köps in som bedöms vara bra och lätt att placera, oftast i samband med utställningar i kommunens galleri, men det finns ingen konstplan som styr vilken konst som ska köpas in. Under 2016 gjordes fem inköp, vilka totalt uppgick till 49 tkr varav det största enskilda inköpet var 18 tkr. Vår granskning av underlagen för inköpen visar att samtliga attesterades av kultur- och ungdomschefen, vilket är i enlighet med riktlinjerna eftersom beloppen understeg det gränsvärde som är bestämt för nämndbeslut. Det finns inga riktlinjer avseende hur kommunen hanterar donationer av konst, och det har inte gjorts någon donation till kommunen sedan 2005. 3.4. Rutiner vid försäljning och utställning Kontrollmål: Rutiner vid fastighetsförsäljning/överlåtelse av lokal avseende konst har upprättas och efterlevs. Kontrollmål: Rutiner för utställning och försäljning av konst har upprättats. Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer avseende hur konsten hanteras vid fastighetsförsäljningar/lokalöverlåtelser. Det uppgavs däremot att den lösa konsten anses ingå i de inventarier som kommunen äger och tar med sig vid en eventuell överlåtelse, medan eventuell fast konst anses höra till fastigheten. Om en fastighet innehåller fast konst är rutinen att kommunen hör av sig och meddelar att de inte längre ansvarar för konsten, samt att konstregistret uppdateras med att verken är sålda. Det uppgavs under intervjun att ansvaret för den fasta konsten är otydligt och att ofta blir stadsbyggnadskontoret som ansvarar för denna. Däremot involveras kultur- och fritidsförvaltningen vid eventuell vård och underhåll. Avseende utrangering är rutinen att det sker i de fall ett konst- eller värdeföremål är skadat på ett sätt som utesluter möjlighet för reparation eller återställning. Gällande försäljning av konst uppgavs det under intervjun att principen är nej, men om ett verk inte är i enlighet med kommunens policy skulle det i teorin kunna säljas. 5 av 8

4. Bedömningar Kontrollmål Bedömning Kommentar Rutiner, riktlinjer och styrdokument har upprättas. Delvis uppfyllt Kommunen har för närvarande ingen beslutad konstpolicy. Det finns däremot ett utkast till en policy där ett flertal rutiner, som följs i nuläget, är dokumenterade Konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt (märkning, registrering, inventering mm) Ej uppfyllt Kommunen har all sin konst förtecknad i sin konstdatabas. Det uppgavs däremot att den inte är ändamålsenlig och är planerade att förnyas, varför informationen för vissa konstverk inte är fullt uppdaterad. Någon fullständig inventering har inte genomförts sedan 2009. Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring sker ändamålsenligt. Uppfyllt I den genomförda stickprovskontrollen kunde nio av 55 konstverk inte hittas. Vidare noterades att ett flertal av konstverken var registrerade på fel plats i databasen. Avseende underhåll av konsten uppgavs det att kommunen inte har någon underhållsplan för lös konst, däremot finns en vård- och underhållsplan för den fasta offentliga konsten i Sollentuna kommun. Den lösa konsten underhålls vid förfrågan, alternativt om en tavla som legat i förvar efterfrågas och den bedöms vara i behov av underhåll. Gällande försäkring uppgavs att konstverken är värda för låga belopp för att omfattas av en försäkring specifik för konst. Inköp och attest sker på ett ändamålsenligt sätt. Uppfyllt Samtliga 35 upphängda verk ansågs ändamålsenligt underhållna och upphängda. Vår granskning av underlagen för samtliga fem inköp visar att alla 6 av 8

Rutiner vid fastighetsförsäljning/överlåtel se av lokal avseende konst har upprättas och efterlevs. Rutiner för utställning och försäljning av konst har upprättats. Delvis uppfyllt Uppfyllt attesterades av kultur- och ungdomschefen, vilket är i enlighet med riktlinjerna eftersom beloppen understeg det gränsvärde som är bestämt för nämndbeslut. Kommunen har inga dokumenterade riktlinjer avseende hur konsten hanteras vid fastighetsförsäljningar/lokalöverlåt elser. Det uppgavs däremot att den lösa konsten anses ingå i de inventarier som kommunen äger och tar med sig vid en eventuell överlåtelse, medan eventuell fast konst anses höra till fastigheten. Om en fastighet innehåller fast konst är rutinen att kommunen hör av sig och meddelar att de inte längre ansvarar för konsten. Det uppgavs under intervjun att ansvaret för den fasta konsten är otydligt och att ofta blir stadsbyggnadskontoret som ansvarar för denna. Avseende utrangering är rutinen att det sker i de fall ett konst- eller värdeföremål är skadat på ett sätt som utesluter möjlighet för reparation eller återställning. Gällande försäljning av konst uppgavs det under intervjun att principen är nej, men om ett verk inte är i enlighet med kommunens policy skulle det i teorin kunna säljas. 7 av 8

Oktober 2017 Sofia Nylund Projektledare Anders Hägg Uppdragsledare 8 av 8