2017-08-22 1(14) Plats och tid Överförmyndarkansliet ANC, Arvika 09.00-11.30 Beslutande Birgitta Eklund (S) ordförande Bengt Nilsson (KD) Gunnar Adolfson (C) - ersättare för Arne Persson (Hela Edas Lista) Övriga närvarande Patric Carlsson (V) Anna Elmqvist, sekreterare Helena Fryklund, överförmyndarhandläggare Anne-Lie Nilsson, överförmyndarhandläggare Maria Gerhardsen, överförmyndarhandläggare 52-53 Håkan Jivesand (S) ordförande Arvikas överförmyndarnämnd 52-56, 58 Kari Back (M) ledamot Arvikas överförmyndarnämnd 52-56, 58 Eva Ryman (S) ledamot Arvikas överförmyndarnämnd 52-56, 58 Mia Nilsson, sekreterare Arvikas överförmyndarnämnd 52-56, 58 Justerare Bengt Nilsson (KD) Justeringens plats och tid ANC Arvika 4 september 2017 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 52-62 Anna Elmqvist Ordförande Birgitta Eklund (S) Justerare Bengt Nilsson (KD) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Överförmyndarnämnden 2017-08-22 Datum då anslaget sätts upp 2017-09-04 Datum då anslaget tas ned 2017-09-25 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Anna Elmqvist
2(14) Överförmyndarnämnden Innehållsförteckning 52 Information från handläggarna...3 53 Utbildning...4 54 Revidering av arvode till gode män för ensamkommande barn...5 55 KS 2017-78 Svar på Länsstyrelsens granskning av överförmyndarverksamheten...6 56 Förändring i samarbetet med Arvika-Eda godemanförening...8 57 Uppföljning...9 58 Statistikrapporter...10 59 Redovisning av delegationsbeslut...11 60 Befrielse från sluträkning...12 61 Information om beslutat förvaltarskap...13 62 Interimistiskt beslut att skilja god man från uppdraget...14
3(14) 52 Information från handläggarna Samtliga handläggare är nu tillbaka från semester. Kansliet har även fått en ny kollega på 50% som arbetar med att organisera arkivet och dess akter. Förordnandet gäller ett år i taget. Handläggarna har medverkat vid kommunledningsutskottet i Arvika den 21 augusti 2017. Här presenterades vad överförmyndarnämnden arbetar med, aktuell statistik samt granskningsrapporten från Länsstyrelsen. Utbildning av ställföreträdare diskuterades. Utskottets ledamöter uttryckte att deras kunskap om överförmyndarnämndens verksamhet tidigare har varit begränsad. I dagsläget är 100 årsräkningar granskade, av ca 330 stycken. Varje årsräkning tar mycket tid i anspråk. Bl.a. är felregistreringar i systemet vanligt, vilket innebär följdarbete. Detta medför att granskningsarbetet blir fördröjt. Ett förslag som lyfts under sammanträdet är att tidskrävande årsräkningar överlämnas till en extern revisor. Detta frigör tid för handläggarna att granska resterande årsräkningar så att arvoden blir utbetalda inom rimlig tid. Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.
4(14) 53 Utbildning 30 augusti 1 september anordnas FSÖ studiedagar i Örebro. Tre handläggare från kansliet och ordförande i nämnden deltar hela eller delar av tiden. I samarbete med Pensionsmyndigheten håller kansliet en utbildning för gode män den 27 september, med fokus på hur man ansöker om bostadstillägg. Överförmyndarnämnden har tagit del av informationen.
5(14) 54 Revidering av arvode till gode män för ensamkommande barn Sammanfattning Den 1 juli 2017 trädde ett nytt ersättningssystem för mottagande av ensamkommande barn och unga i kraft för kommunerna. Ikraftträdandet innebär förändrade möjligheter att återsöka överförmyndarnämndens faktiska kostnader för ensamkommande barn. För de barn som anvisas till kommunen efter den 1 juli 2017 kan överförmyndarnämnden inte längre ansöka om ersättning från Migrationsverket för de utlägg som nämnden har i form av arvode, resekostnader och tolkkostnader. Därför behöver arvodesnivåerna för gode män till ensamkommande barn ses över. Beslutsunderlag Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2017-08-14 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden beslutar att fastställa ersättningar till gode män för ensamkommande barn enligt följande: Arvodering till ställföreträdare till ensamkommande barn sker i form av schablonbelopp på 1 000 kr per månad, under asylprocess och under period efter beviljat uppehållstillstånd innan särskilt förordnad vårdnadshavare förordnas. Extra timarvode om 200 kr kan utgår vid särskilda insatser. Med särskilda insatser avses som regel besök hos Migrationsverket i ärenden om asylutredning, mottagande och återvändande, resor till skatteverket för identitetshandlingar och till polis om barnet utsätts för brott eller begår brott. Max extra arvode per dygn är motsvarande full arbetsdag, åtta timmar, 1600 kr. Kostnadsersättning för utgifter som varit skäligen påkallade för uppdragets utförande utgår med ett schablonbelopp på 300 kr, i kostnadsersättningen ingår kostnader för resor som är påkallade för uppdragets utförande. Denna del är inte skattepliktig. Extra kostnads-, och reseersättning kan utgå vid särskilda insatser. Med särskilda insatser avses som regel besök hos Migrationsverket i ärenden om asylutredning, mottagande och återvändande, resor till skatteverket för identitetshandlingar och till polis om barnet utsätts för brott eller begår brott. Resor med egen bil ersätts med 1.85 kr/km. Tåg/bussbiljett ersätts mot kvitto. Uppstartsarvode 2 500 kr kvarstår.
6(14) 55 KS 2017-78 Svar på Länsstyrelsens granskning av överförmyndarverksamheten Sammanfattning Den 4 maj 2017 genomfördes Länsstyrelsens årliga inspektion av överförmyndarverksamheten i kommunen. Den 29 juni 2017 mottog kommunen Länsstyrelsen protokoll, på vilket det lämnas svar på genom denna skrivelse. Länsstyrelsen är positiv till det förbättringsarbete som pågår och att rättssäkerheten ökar för vart år som går. Kansliet beröms för att personalen ständigt arbetar med att förbättra och förenkla arbetet, samt har förmåga att ta till sig av konstruktiv kritik och nya tips och idéer. Samtidigt poängterar Länsstyrelsen att mycket arbete kvarstår och att kansliet står inför stora utmaningar för att åtgärda de brister som finns inom verksamheten. Återkommande brister som framkommer vid granskningen är bland annat att det är oordning i akterna, akter är delade och att ursprungligt tingsrättsbeslut saknas. Som framkommer av protokollet pågår förbättringsarbete på dessa punkter redan. Akter gås igenom, delade akter håller på att hämtas hem och kompletteras med beslut om dessa saknas m.m. En tidskrävande process på grund av att hanteringen av akter länge varit eftersatt. Åtgärder: Fortsätta inlett arbete för att komma till rätta med bristerna. Länsstyrelsen gick även igenom statistik över verksamhetens ärendemängd och framhäver att det är en stor brist att en mängd förmynderskapsärenden inte är inlagda i verksamhetssystemet. Kansliet är medvetet om att detta är en brist och har för avsikt att vidta åtgärder, emellertid har det inte funnits tid för detta ännu. Åtgärder: Fortsätta inlett arbete för att komma till rätta med bristerna. I både Eda och Arvika granskades ett antal slumpvis utvalda akter och de brister som uppdagades kommer att följas upp vid nästa inspektionstillfälle. Åtgärder: Berörda akter kommer åtgärdas. Länsstyrelsen betonar att det ter sig svårt att klara den ärendemängd som finns, arbeta med att korrigera felaktigheter sedan tidigare samtidigt som nya rutiner och korrekta rutiner ska arbetas fram på den personalstyrka som finns till hands i nuläget. Länsstyrelsen är vidare positiv till arbetet med en gemensam nämnd samt att fortbildning och utbildning av så väl personalen samt ledamöter och ersättare i nämnderna.
7(14) Beslutsunderlag Protokoll Länsstyrelsen Dalarnas län 2017-06-28 Överförmyndarnämndens ordförandes skrivelse 2017-08-15 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden tar del av Länsstyrelsens granskningsprotokoll och tar till sig av så väl negativ som positiv kritik. De brister som framkom vid inspektionen är kända sedan tidigare och det förbättringsarbete som inletts för att komma till rätta med bristerna kommer att fortsätta, tillsammans med utvecklandet av nya rutiner. Nämnden beslutar att skicka denna skrivelse som svar på Länsstyrelsens granskning. Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Länsstyrelsen i Dalarna, Helle Bryn-Jensen
8(14) 56 Förändring i samarbetet med Arvika-Eda godemanförening Sammanfattning Överförmyndarnämnden för en diskussion kring samarbetet med Arvika- Eda godemanförening. Tidigare har godemanföreningen varit inbjuden till nämndens sammanträden. Framöver kommer nämndernas ordföranden bjuda in godemanföreningen till möten mellan dem och föreningen. Handläggare kan komma att kallas in till dessa möten vid behov. Inför varje möte uppmanas godemanföreningen att i förväg skicka in sina frågor skriftligen. Överförmyndarnämndens beslut Ordföranden i Arvika och Edas Överförmyndarnämnder håller i kontakten med Arvika-Eda godemanförening, och bjuder in till träffar. Inför varje möte uppmanas godemanföreningen att i förväg skicka in sina frågor skriftligen.
9(14) 57 Uppföljning Sammanfattning Den ekonomiska uppföljningen efter juli 2017 visar ett underskott för Överförmyndarverksamheten. Överskridande för överförmyndare består dels av arvoden och omkostnadsersättningar till uppdragstagare, samt eftersläpande kostnader från 2016 som avser bland annat ersättning för gode mäns arvoden för ensamkommande barn. Kostnaden för ensamkommande regleras av flyktingenheten vid årets slut. Beslutsunderlag Ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter juli 2017 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden har tagit del av ekonomi- och verksamhetsuppföljning efter juli 2017 för nämndens verksamhetsområde.
10(14) 58 Statistikrapporter Sammanfattning Handläggarna har tagit fram följande förslag till statistikrapporter, som avses redovisas i januari och augusti årligen: Arvode per redovisningsår som betalas av huvudmannen, kronor Arvode per redovisningsår som betalas av huvudmannen, antal Arvode per redovisningsår som betalas av kommunen, kronor Arvode per redovisningsår som betalas av kommunen, antal Antal ärenden per ställföreträdare Antal ställföreträdare Flödesanalys per ärendetyp Beslutsunderlag Statistikrapporter 2017-08-10 Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse 2017-08-14 Överförmyndarnämndens beslut Överförmyndarnämnden beslutar att statistikrapporterna tas fram och redovisas två gånger årligen, i januari och augusti månad.
11(14) 59 Redovisning av delegationsbeslut Sammanfattning Överförmyndarnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän enligt en delegeringsordning som överförmyndarnämnden har antagit. Beslut som är fattade med stöd av delegation skall redovisas till överförmyndarnämnden. Redovisningen innebär inte att nämnden kan ompröva eller fastställa besluten. Däremot står det fritt att återkalla lämnad delegering. Lista över delegationsbeslut under perioden 2017-06-21 2017-08-21 redovisas på sammanträdet. Överförmyndarnämnden har tagit del av redovisade delegationsbeslut.
12(14) 60 Befrielse från sluträkning Sekretess
13(14) 61 Information om beslutat förvaltarskap Sekretess
14(14) 62 Interimistiskt beslut att skilja god man från uppdraget Sekretess