Sidan 1 av 7 Mötesanteckningar: Arbetsmöte 5 Persondatabas Närvarande Lill Andersson, administrationsansvarig (MD) Ingrid Riedl, administratör/sekreterare (F) Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet (CA) Gunilla Walther, kanslichef (ED) Stellan Englén, systemadministratör Ladok (CA) Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig, IT- och service-avd., (Telematik) Catarina Olsson, studievägledare (M) Börje Sennung, IT-chef (M) (projektchef) Glenn Palstam, Sigma nbit AB, Sigma nbit AB Ej närvarande Kopia för kännedom till Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anne-Charlotte Karlsson, Sigma nbit AB Datum Mötesdatum Tid 09.00 12.00 Plats Sal Beta, maskinhuset plan 1 Bilaga Bilaga A: Presentation arbetsmte 5_ver1.ppt Agenda: 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte 2. Workshop Behörighet 3. Reflektion och avslutning 1. Sammanfattning/resultat från föregående möte Glenn berättade kort om vad som sades under riskseminariet och visade den tabell med identifierade risker som togs fram där (se nedan).
Sidan 2 av 7 Nr Risk Sannolikhet Konsekvens Angående inflationen i högrisker, speciellt angående ägarskap för uppgifterna: o Vi utgick ju från dagsläget, och idag så är det väldigt otydligt vad gäller ägarskap, så jag tror det är viktigt att den risken är hög så att detta verkligen definieras klart. Då kan PDB innebära en stor förbättring! o Angående risk 9: jag tycker det är tveksamt att det blev så högt där, för om man gjort något fel vad gäller det så korrigerar man väl det? o Jag har redan fått reaktioner på att det skall finnas en PDB, folk visar oro för att vara med i ett register, det skapar obehag. Glenn påpekar att information i god tid förhoppningsvis skall minska detta obehag. o Man kan ju minska denna oro genom att flagga för en skyddad adress t.ex., så att den inte skrivs över vid en SPAR-körning t.ex. På detta sätt borde adressen bli mer skyddad än vad den är idag t.ex. Ett argument att använda i informationskampanjen är att de uppgifter man vill skydda kommer att vara mer skyddad i PDB än vad de är idag. o Vi pratade ingenting om de ekonomiska aspekterna på riskseminariet? Glenn påpekar att de finns med i tankarna och skall tas fram i denna fas i projektet. Dessutom så är detta projekt så eftertraktat och har så många fördelar enligt Jan-Martin, så de ekonomiska aspekterna blir inte lika avgörande som för andra projekt. S*K Prioritet 1 Uppdatering mellan systemen och PDB sker för 2 4 8 Medel sällan vilket orsakar dubbelarbete/merarbete. 2 Uppgifter saknas vid registreringen. 2 4 8 Medel 3 Uppgifter kommer in för sent (gamla uppgifter 2 4 8 Medel cirkulerar). 4 Oklart ägarskap och ansvar för uppgifter. 5 5 25 Hög 5 Olika uppgiftsformat och uppgiftsinnebörd i systemen kan orsaka problem att synkronisera uppgifterna. 5 4 20 Hög 6 Teknisk integrering och anpassning av befintliga 5 5 25 Hög system kan vara svårt och bli dyrt. 7 Avsaknad av tydlig ledning för PDB. 5 5 25 Hög 8 Svårt att få acceptans för ändrade arbetsrutiner. 5 5 25 Hög 9 Otillförlitliga behörighetsregler kan orsaka 5 5 25 Hög problem med PUL. 10 Personer reagerar negativt när de blir medvetna 5 5 25 Hög om att de är registrerade i PDB. 11 Tillgänglighetskraven på PDB kan inte 2 5 10 Medel tillgodoses. 12 Säkerhetskraven på PDB kan inte tillgodoses. 2 5 10 Medel Glenn visade ändringar som gjorts i bilderna sedan förra arbetsmötet, samt en del nya bilder.
Lösningsförslag Nyregistrering Ladok-behörig Sektionssekreterare Institutionssekr Löneadm Sidan 3 av 7 Studerande Forskarstuderande Alumni Ny anställd Doktorand Styrelseledamot Stipendiat Praktikant Gästforskare Emeritus Entrepenör Bulk uppdat Ladok PDB-reg Folkbokf-adress PDB Glenn undrar om sektionssekreterare och institutionssekreterare är de enda rollerna som skall kunna nyregistrera. Kanske fattas det några roller? o Det skulle kunna vara personalman, men han/hon får ju oftast en lapp från en sekreterare. Så det är nog nära till hands att en sekreterare kan göra det. o Löneadministratör borde finnas med, för det kan hamna där och det måste fungera som en säkerhetsventil. o Måste vi registrera elektrikern som bara är här en gång, det kan man väl lösa med ett tillfälligt lånekort? Börje påpekar att så fort mer än ett system är intresserade av en persons uppgifter så skall uppgifterna in i PDB. o Alla som är doktorander är också forskarstuderande, så doktorand behöver inte registreras i PDB? Glenn påpekar att det måste kompletteras med en del uppgifter, eftersom det är en annan roll.
Sidan 4 av 7 Lösningsförslag Ändring/Borttag Ladok-behörig Slör-behörig Sektionssekreterare Institutionssekr DCE-behörig Trax-behörig Vakans-behörig Studerande Forskarstuderande Alumni Anställd Doktorand Styrelseledamot Övriga roller Samtliga roller vid behov Ladok Slör/Pir PDB-reg DCE Trax Vakans Folkbokf-adress E-post adress Användar-id Foto Rumsnummer Tfn-anknytning PDB o Om detta fungerar så kommer det att bli jättebra! o De som idag kan plocka och stoppa in uppgifter måste idag kanske lämna det arbetet till sekreterarna. Det är annorlunda jämfört med idag. o Sedan finns det också institutionssekreterare som inte är vana vid att registrera uppgifter omedelbart. Kommer det sådana uppgifter som de skall göra så måste det ske pronto, och inte bli liggande. o Det handlar om att från att ha varit självstyrande, så måste sekreterarna bli styrda av någon annan som säger att detta måste göras nu, och inte precis innan lönekörningen. o Det gäller att ha bra backuper, så att systemet fungerar även vid jul och sommar, så att det inte ballar ur. o Nackdelen kan vara att man inte har alla uppgifter, så man måste registrera in uppgifter på en person flera gånger, t.ex. hemtelefon, bostadsadress är typiskt sådant som man inte alltid har vid nyregistreringen. o Jag skulle vilja lägga till i uppgifter som skall vara i PDB, t.ex. nära anhörig, men det kanske man skall vänta med och lägga till när man skall göra någon annan förändring. Glenn påpekar att vi i dagsläget skall hålla nere antalet uppgifter i PDB till ett minimum. o Vad gäller de blanketter som finns idag, så påpekar Glenn att man kan ju tanka in en sådan blankett i PDB. o Det här med blanketter skulle man ju kunna använda ännu mer, som t.ex. semesterblanketter. 2. Workshop Plan för implementering Glenn visade en Excel-tabell över behörighet.
Sidan 5 av 7 o Istället för Styrelseledamot så borde det stå Arvoderad personal. Glenn undrade över org.tillhörighet/hemvist, han har ibland hört kostnadsställe och undrar vad skillnaden är? o Man kanske skall ha kostnadsställe istället? o Jag har ingen aning om vad kostnadsställe är, för jag jobbar aldrig med det. Börje påpekar att om man skall använda kostnadsställe så måste det finnas en översättningstabell så att alla vet vad som avses med ett visst kostnadsställe. o Frågan är ju vad man skall använda det till, vad som avses? o är nog det som är närmast, det är det som ger det noggrannaste svaret. Sedan kanske man måste ha en tabell i databasen som översätter ett kostnadsställe till en institution eller liknande. o Det är jättebra för VAKANS om det står kostnadsställe istället. Då blir det mycket tydligare och enklare. Frågor kring behörighet: Vilken väg skall uppgifter per roll komma in i PDB? o Se bild 5 i presentationen. Vem är behörig att registrera direkt i PDB (PDB-reg) per Roll, Sektion, etc.? o Man skall bara få lov att registrera mot sina egna kostnadsställen. o En institutionssekreterare skall få lov att tillfälligt registrera inom andra institutioner vid t.ex. semester, sjukdom etc. Annars får man bara lov att registrera på sin egen institution. o Vem är ansvarig för att ge ut behörigheterna? o Idag så är det så att sektionsekonomen sätter behörighet på olika kostnadsställen, så det görs ju redan. o Jag tycker att det måste vara en chef som ansvarar för behörigheterna, det är ju konstigt att vara chef om någon annan ansvarar för behörigheterna. o Deltagarna enas om att chefen på varje sektion ansvarar för behörigheterna (som skall vara på kostnadsställenivå). Han/hon kan sedan delegera det ansvaret vidare. Glenn undrar vem som har behörighet att ändra kostnadsställe om någon byter/ändrar kostnadsställe? o Det gäller att ha ett bäst-före-datum så att man vet när någon slutar. Sedan kan han ju nyregistreras i någon annan roll, med annan giltighetstid. Glenn visar på begäran bilden nedan:
Sidan 6 av 7 Lösningsförslag Personuppgifter: Folkbokf.adress E-post adress Användar-id Foto Skyddade uppgifter Rolluppgifter: Roll (kategori) Rumsnummer Tfn-anknytning o Det kan vara viktigt att definiera vilka uppgifter som skall finnas per roll. o Under personnummer: lägg till skyddade uppgifter. Vad krävs det för underlag för att registrera någon i PDB? o Det måste finnas någon form av beslut. o Det finns inte alltid ett beslut, t.ex. om det är någon som kommer hit tillfälligt. Men det måste ju finnas någon person som är ansvarig för att ha tagit hit gästen. Den ansvarige måste ju godkänna detta på något sätt, antingen han/hon följer med och presenterar den nye, eller skickar ett mail eller dylikt. o Det är en chef/värd eller dylikt som måste ta detta ansvar. Exakt hur underlaget kommer är mindre viktigt. o Det är ju en intressant tanke att man kan kryssa för vad man vill generera när man nyregistrerar någon, t.ex. ticka i TRAX-kort, datorkonto etc. o Idag så kan ju någon som har ett TRAX-kort ta med sig vem som helst och får ett kort till denna person. Så det blir ju också en förbättring idag, för TRAX får inte skriva ut kort till någon som inte finns i databasen. Man måste först bli registrerad, och sedan får man komma tillbaka. Allmänna kommentarer: o Kommer det att synas när man har gått in och ändrat något, t.ex. när man har ändrat anknytning eller liknande? Börje svarar att det är inget svårt att lösa när man har fått till det flashiga gränssnittet. o Anknytning och rumsnummer hör ihop även om personen inte har en fast anknytning utan bara en mobil. o Ingenting skall gå in i lönesystemet utan att löneadministratören hämtar det, väl? Glenn svarar att det är upp till systemet, men kan lösa det med antingen kontinuerliga uppdateringar eller uppdateringar på begäran.
Sidan 7 av 7 o Det finns ju en risk med att begära uppdateringar, för om man glömmer det så har ju systemet inte aktuella uppgifter. o Jag ser en teknisk risk/svårighet med att importera uppgifter kontinuerligt, men visst vore det bra. o I ett nytt lönesystem så kommer det att finnas kontroll mot ekonomisystemets projekt och konteringar. Men i detta gamla system så tror jag det blir svårt. Börje säger att om det är svårt att bygga om rent tekniskt, så får vi i dagsläget fortsätta som vi gör idag. o Det måste ju gå att uppdatera båda vägarna, annars faller ju hela tanken med PDB. Syftet är ju att alla system skall ha tillgång till samma, korrekta information. o Jag tror att man på SLU har gjort någon sådan här lösning i SLÖR, så att det kan uppdateras med jämna mellanrum. Det kanske kan vara värt att kolla upp. o Konteringen borde kunna kontrolleras i PDB, det höjer ju säkerheten? o Börje säger att i rollerna borde man notera i vilken anställning man ligger i SLÖR. 3. Reflektion och avslutning Glenn sammanfattade dagens möte. Deltagarna tyckte bilderna som visades som gällde nyregistrering/ändring var bra, och likaså tabellen över de olika behörigheterna, med vissa ändringar enligt protokollet. o Det känns lite jobbigt att hålla på och rota i de gamla systemen, man skulle ju önska att det kom ett nytt system istället, men det kommer väl snart Deltagarna anser att det känns som om vi kommit en bit på väg, och det är inga stora problem som känns oövervinneliga som kom upp idag, utan mest finlir. Glenn informerar om att nästa möte kommer att användas till att diskutera en informationsplan, och eventuellt kostnader. Mötet avslutas Vid protokollet Justeras Glenn Palstam