Tjänsteskrvelse 1 (1) Handläggare Datum Betecknng Kommunrevsonen 2012-12-20 MISSIVSKRIVELSE Kommunstyrelsen Kommunfullmäktge (f.k.) Gransknng av kommunstyrelsens styrnng och uppföljnng av verksamheten nom Arbetsmarknadscentrum Kommunrevsonen har genomfört en gransknng av Kommunstyrelsens rutner för styrnng och uppföljnng av verksamheten nom Arbetsmarknadscentrum. Gransknngsresultat korthet Resultaten av gransknngen framgår av bfogade revsonsrapport. I rapporten görs bedömnngen att styrdokument och rktlnjer fnns för verksamheten. Uppföljnngen av verksamheten kan med fördel struktureras så att resultat och effekter större grad rapporteras tll styrelsen. Vssa brster har konstaterats när det gäller statstk och underlag för rapporterng och dessa bör åtgärdas. Begäran om KS synpunkter tll följd av gransknng Kommunstyrelsens synpunkter och planerade åtgärder tll följd av gransknngen önskar revsonen erhålla senast den 30 aprl 2013. Kommunrevsonen Hakon Fältström Ordförande Revsonen Anta Mattsson Revsonen Blagor: Revsonsrapport Styrnng av arbetsmarknadscentrum Postadress Fnspångs kommun, 612 80 Fnspång Besöksadress Bergslagsvägen 13-15 Tfn 0122-850 00 Fax 0122-850 33 E-post kommun@fnspang.se Webbplats www.fnspang.se
Revsonsrapport Gransknng av styrnngen av Arbetsmarknadscentrum Fnspångs kommun Karn Jäderbrnk Cert. kommunal revsor
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum Innehållsförtecknng 2.1. Syfte, revsonsfrågor...4 2.2. Revsonskrterer, metod och avgränsnng...4 3.1. Är styrnngen väl fungerande?...6 3.1.1. Mål...6 3.1.2. Ekonom och nyckeltal...7 3.1.2.1. Vår bedömnng... 8 3.2. Fnns antagna styrdokument och rktlnjer för verksamheten?...9 3.2.1.1. Vår bedömnng...9 3.3. Rapporteras verksamhetens utfall på ett strukturerat vs tll KS?...10 3.3.1.1. Vår bedömnng...10 Fnspångs kommun
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum 1. Sammanfattande bedömnng Fnspångs kommuns revsorer har sn rskbedömnng funnt att styrnngen av Arbetsmarknadscentrum, AMC är väsentlgt att granska. har fått uppdrag att genomföra gransknngen. Gransknngen vsar följande slutsatser Är styrnngen av Arbetsmarknadscentrym ändamålsenlg? V bedömer att styrnngen av Arbetsmarknadscentrum tll delar är ändamålsenlg. Det fnns behov av att uppföljnng av verksamhetens utfall, resultat och nyckeltal förbättras och rapporteras tll KS. Detta för att bättre kunna bedöma och anpassa verksamheten för att möta de behov som fnns bl.a. gällande försörjnngsstöd. Bedömnngen görs utfrån följande kontrollmål. Är styrnngen av verksamheten väl fungerande? V bedömer att förutsättnngar fnns. V kan konstatera att mål fnns som är nedbrutna tll aktvteter för AMC fr.o.m. 2012. Uppföljnng har skett under året. När det gäller ekonomuppföljnngen bedöms den ske löpande men bör också omfatta nyckeltal och utvärderng av verksamheten. V betonar fortsatt arbete med att tydlggöra mål, ekonomsk styrnng och uppföljnng av nyckeltal. Fnns antagna styrdokument och rktlnjer för verksamheten? V bedömer att det allt väsentlgt fnns styrdokument och rktlnjer för verksamheten. De ntervjuade beskrver också att de bedömer att det fnns tllräcklgt med dessa för en fungerande verksamhet. Om dessa följs fnns därmed förutsättnngar för en tllfredsställande ntern kontroll. Rapporteras verksamhetens utfall på ett strukturerat vs tll KS? V bedömer att rapporterngen av verksamhetens utfall gällande AMC bör utvecklas även om v kan konstatera att vss rapporterng sker. Av ntervjuerna kan konstateras att det fnns en efterfrågan på en utvecklad rapporterng krng verksamheten och dess resultat. Det framkommer samtdgt att det fnns brster gällande möjlghet tll framtagande av statstk och underlag för rapporterng. Fnspångs kommun 1 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum 2. Inlednng och bakgrund Fnspångs kommuns revsorer har sn rskbedömnng funnt att styrnngen av Arbetsmarknadscentrum, AMC är väsentlgt att granska. har fått uppdrag att genomföra gransknngen. Arbetsmarknadscentrum (AMC) tllhör organsatorskt kommunstyrelsen och sektor bldng och kultur. AMC rktar sg tll arbetslösa personer som genomför arbetstränng eller arbetspraktk målet är att den som deltar ges förutsättnngar tll utbldnng eller egen försörjnng på den öppna arbetsmarknaden. I nedanstående tabell framgår aktva arbetsmarknadsprogram AMC 2011 resp. 2012. Aktva arbetsmarknadsprogram AMC Inskrvna 2011-09 Inskrvna 2012-09 SFI 1 1 Integratonsanställnng 3 3 Anställnngsstöd 0 2 APR- arbetspraktk 3 1 OSA - offentlgt skyddad anställnng 24 24 AFF - arbete för försörjnng 22 25 Lönebdrag 6 5 Arbetstränng / Rehab 5 3 Arbetsprövnng 2 3 Jobb och utv. Garantn Fas 3 17 10 Total för enheten 83 77 Nedan framgår några nyckeltal krng arbetsmarknadsåtgärder och ekonomskt bstånd/försörjnngsstöd Fnspångs kommun jämförelse med lknande kommuner. Nyckeltalen avser nettokostnader för samtlga kostnader gällande arbetsmarknadsåtgärder och försörjnngsstöd och nte enbart AMC. Samtlga uppgfter är hämtade ur Kolada. Fnspångs kommun 2 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum Nettokostnad arbetsmarknadsåtgärder, kr/nv 2009-2011. Ekonomskt bstånd kr/nvånare 2009-2011 I nedanstående tabell framgår andel bståndsmottagare av befolknngen Fnspång, andel unga vuxna med ekonomskt bstånd samt vuxna bståndsmottagare med antngen långvargt eller mycket långvargt bstånd. 2010 2011 U. Bståndsmottagare befolknngen, andel (%) Fnspång 4,4 4,3 Lknande kommuner IFO, Fnspång, 2011 4,8 4,8 Lknande kommuner, övergrpande, Fnspång, 2011 3,5 3,3 U. Unga vuxna med ekonomskt bstånd, andel (%) Fnspång 11,7 11,1 Lknande kommuner IFO, Fnspång, 2011 11,6 10,9 Lknande kommuner, övergrpande, Fnspång, 2011 7,9 7,0 U. Vuxna bståndsmottagare med långvargt Fnspång 27,5 34,6 ekonomskt bstånd andel (%) Lknande kommuner IFO, Fnspång, 2011 24,3 29,0 Lknande kommuner, övergrpande, Fnspång, 2011 22,5 26,5 U. Vuxna bståndsmottagare med mycket Fnspång 16,3 21,6 långvargt ekonomskt bstånd, andel (%) Lknande kommuner IFO, Fnspång, 2011 12,6 15,8 Lknande kommuner, övergrpande, Fnspång, 2011 12,7 15,3 Fnspångs kommun 3 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum V noterar att Fnspång redovsar högre nettokostnader per nvånare för arbetsmarknadsåtgärder än jämförbara kommuner. När det gäller ekonomskt bstånd redovsar också kommunen högre nettokostnader. Andelen unga vuxna med bstånd är högre än jämförbara kommuner och vuxna med långvargt ekonomskt bstånd är också högre än jämförelsekommunerna. V kan samtdgt konstatera att AMC har mnskat antal aktva arbetsmarknadsprogram mellan åren 2011 och 2012. 2.1. Syfte, revsonsfrågor Syftet med gransknngen är att besvara följande revsonsfråga. Är styrnngen av Arbetsmarknadscentrym ändamålsenlg? Bedömnngen görs utfrån följande kontrollmål. Är styrnngen av verksamheten väl fungerande? Fnns antagna styrdokument och rktlnjer för verksamheten? Rapporteras verksamhetens utfall på ett strukturerat vs tll KS? 2.2. Revsonskrterer, metod och avgränsnng Gransknngen sker utfrån vd gransknngen aktuell organsaton och förutsättnngar. Genomgång av styrande dokument för verksamheten, uppföljnngsdokument och protokoll. Intervjuer med enhetschefer, tf bldnngschef samt ansvarga poltker för verksamheten. Fnspångs kommun 4 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum Fnspångs kommun 5 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum 3. Gransknngsresultat I nedanstående kaptel framgår resultat avseende respektve kontrollmål. 3.1. Är styrnngen väl fungerande? 3.1.1. Mål I strategsk plan 2012 framgår bl.a. KS skall verka för att färre männskor hamnar behov av försörjnngsstöd Fnspångs kommuns verksamheter skall vara lättllgänglga, effektva och av god kvaltet o Framgångsfaktor - är bl.a. fokus på effektvt stöd för egen försörjnng o Mål/resultat är mnska och förebygga behovet av samhällsförsörjnng Fnspångs kommun skall utvecklas utfrån samhällets behov och efterfrågan samverkan externt och nternt o Framgångsfaktor - en breddad lokal arbetsmarknad ska göras tllgänglg för gruppen och ndvder som står utanför marknaden o Dfferentera stöd och nsatser mot en mer lärande nrktnng Målbeskrvnng / aktvtetsplan fnns framtagen för 2012 Bldnng och kultur samt AMC Den nnehåller bl.a. följande Utvecklad försörjnngsstödsuppföljnng och förändrade arbetsmetoder - Aktvteten är fortsatt samverkan mellan AMC och myndghetskontoret genom gemensamma planerngsträffar samt att mplementera gemensamma rutner System för uppföljnng av vuxna nvandrares självförsörjnngssutvecklng skall utarbetas jmf med andra kommuner aktvteten är att med hjälp av nytt IT-baserat ndvdhanterngsprogram förbättra uppföljnng på verksamhets och ndvdbass. Aktvt förbättra utslussnngs- och utbldnngsarbete vd AMC aktvteten är att ta fram praktkplatser utfrån ndvdbehov, utveckla arbetet med ndvduella utvecklngsplaner för effektvare utslussnng samt utöka och förbättra arbetet med myndghetskontor, AF, Vux, Communcare, orangeret, företag m fl. Fnspångs kommun 6 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum Utöka samverkan mellan medborgarcentrum, AMC och ekonomhandläggargruppen aktvteten är att arbetsledare/praktksamordnare fnns representerade på medborgarcentrum för att nätverka krng ndvder. Utveckla väglednngsfunktonen nom arbetsmarknadsåtgärder aktvteten är att SYV-tjänst med nrktnng mot målgruppen 25 år och äldre, samt nvandrare nrättas kommunen Fortsatt utvecklng av verksamheten yrkesntrodukton vd AMC nära samarbete med vuxenutbldnng och gymnaseskola aktvteten är att utveckla svetsutbldnng lght mot vuxenlärnngsutbldng samverkan med gymnaset och vuxenutbldnng samt samverka med vux/gy för utvecklng av yrkesutbldnngar för vuxna. Utveckla utslussnngsrådet bestående av representanter från företag och organsatoner med uppgft att fungera som stöd för AMC s arbetsmarknadsnrktade nsatser aktvteten är att nlemma tankegångar krng utslussnng arbetsmarknadsrådets ntressesfär. Har tagts bort enlgt KS-beslut. Inom sektorn arbeta med att utveckla och utblda för bättre styrnng av resurser, kontroll av budget, uppföljnng mm aktvteten är ekonomsk uppföljnng vd varje arbetsplatsträff mm Utöver dessa mål fnns även mål gällande medarbetare, ledarskap, ndvduella utvecklngsplaner, hälsofrågor, kompetensutvecklng, lkabehandlngsplan mm. I erhållet dokument framgår att uppföljnng har skett av aktvteterna vd utvärderngsdag AMC jun 2012. Rapporterng gällande AMC har enlgt de ntervjuade nte skett tll KS drekt utan som nformaton tll sektor bldnng och lärande som underlag för uppföljnng av mål delårsbokslut. De ntervjuade KS-företrädarna beskrver också att vss nformaton erhålls om verksamheten vd AMC samband med träffar med arbetsmarknadsrådet. Företrädare för KS har besökt AMC vd något tllfälle under året. Enlgt de ntervjuade har enhetscheferna har nte besökt KS och rapporterat om verksamheten. 3.1.2. Ekonom och nyckeltal I nedanstående tabell framgår AMC:s budget, utfall och prognos per ssta september 2012. Fnspångs kommun 7 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum Resultatrapport AMC sep-12 Beskrvnng Ack utfall Årsbudget Prognos Avvkelse Adm och drft AMC 1 113 1 551 1 551 0 Löner AMC 2 904 3 299 3 379-80 OSA 2 795 3 636 3 262 374 Bergårdstvätten 33 0 0 0 Hans och Greta secondhand 231 288 288 0 Lönebdrag 527 628 593 35 Butken -498-705 -695-10 Vassbåten 0 7 7 0 Centraltvätten -400-546 -546 0 Total 6 706 8 158 7 839 319 Nettobudgeten för AMC är 8,2 mnkr och prognosen för året är 7,8 mnkr. Avvkelsen på + 0,3 mnkr prognostseras. Enlgt uppgft skall samtlga kostnader och ntäkter vara samlade redovsnngen för enheten AMC. Ev. projekt är exkluderade. Ekonomuppföljnng sker månadsvs och rapporter erhålls av ekonomkontoret. Enhetschefer nformerar tll arbetsgrupper. Prognoser samt kommentarer lämnas tll ekonomkontor och sektor vd kvartalsuppföljnngar och bokslut. Av ytterlgare erhållna ekonomrapporter kan konstateras att ntäkter form av bdrag, försäljnng, statsbdrag mm fnns bokat på enheten och är budgeterat tll ca 8,5 mnkr. Kostnadsbudgeten totalt sett 16,7 mnkr är nte tllfullo fördelad då det enlgt uppgft vart svårt att bedöma. Nyckeltal De ntervjuade beskrver behov av utvecklng av nyckeltal för verksamheten. Det fnns dag en brst för möjlghet att utvärdera verksamheten. Man har ett stort problem att ge statstk eftersom IT-systemen dag nte ger tllräcklgt ändamålsenlgt stöd för detta. Utvecklng pågår dock och nytt system kommer att nstalleras. De nyckeltal som dag gäller för verksamheten är budget, styrkorten och de antagna åtagandebeskrvnngarna som gäller. 3.1.2.1. Vår bedömnng Förutsättnngar fnns. V kan konstatera att mål fnns som är nedbrutna tll aktvteter fr. o. m 2012. Uppföljnng har skett under året. V kan konstatera att det fnns en budget för enheten AMC som också tll vss del är uppdelad på olka kostnadsposter och verksamheter nom AMC. En utvecklng har skett sedan föregående år. Ekonomsk redovsnng sker, uppföljnng sker löpande Fnspångs kommun 8 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum och prognoser sker vd kvartalsuppföljnngar enlghet med rktlnjer för kommunen centralt. 3.2. Fnns antagna styrdokument och rktlnjer för verksamheten? V har samband med gransknngen tagt del av dokumenterade styrdokument och rktlnjer som skall gälla för verksamheten vd AMC. Exempel på dokument v tagt del av är; Strategsk plan samt mål och aktvtetsplan för sektor bldnng och kultur Ekonomska övergrpande rktlnjer, budget mm. Fördelnng av delegaton vd AMC Infoblad krng AMC, rutner, försäkrngar, frånvaro mm. Regler för jour AMC Kassarutner - nstruktoner Vd brandtllbud eller annan fara Rutner för landskapsvård - Rsknventerng motorsågar mm, vaktmästare Rutner för sncker Rutner för tvätten arbetsuppgfter, tder, sorterngsrutner, rutner för bståndsbedömd tvätt, ansvar vd fel, förluster, ntrodukton nformaton enlgt checklsta tll nya mm. Blrutner, transporter Samtalsmall för ntrodukton nynkomna tll AMC, handlngsplan etc. Gemensamma rutner under kompetenshöjande verksamhet Myndghetskontoret och AMC. 3.2.1.1. Vår bedömnng V bedömer att det allt väsentlgt fnns styrdokument och rktlnjer för verksamheten. De ntervjuade beskrver också att de bedömer att det fnns tllräcklgt med dessa för en fungerande verksamhet. Om dessa följs fnns därmed förutsättnngar för en tllfredsställande ntern kontroll. Fnspångs kommun 9 av 10
Gransknng styrnng Arbetsmarknadscentrum 3.3. Rapporteras verksamhetens utfall på ett strukturerat vs tll KS? Det framkommer av ntervjuerna att det nte sker någon separat rapporterng krng AMC:s verksamhets utfall drekt tll KS. En utvärderng av verksamheten efterfrågas dock bl.a. form av förbättrade nyckeltal om verksamheten, resultat, kompetens mm. De ntervjuade beskrver att den rapporterng som sker (uppföljnng ekonom och mål/uppdrag/aktvteter) är tll sektor Bldnng och kultur som en del av beskrvnngen av måluppfyllelsen. Dessutom sker uppföljnng av vss rktad verksamhet såsom Vallon U, försörjnngsstödsfrågan där AMC ses som en del av åtgärder mm. De poltska talesmännen företrädare för KS har vd något tllfälle under året besökt enheten. Informaton om verksamheten anges också komma fram samband med träffar med arbetsmarknadsrådet. Vd genomgång av kommunstyrelsens protokoll 2011 respektve 2012 kan konstateras att vssa delar av AMC:s verksamhet rapporterats tll KS vd följande tllfällen. 2011-10-10 Informaton Sektorschef nformerar om Flöde och dmensonerng AMC åldersspannet, Utvecklng av försörjnngsstöd, djupdyknng AMC s verksamhet dmensonerng och nnehållsförändrng, Orangeret fortsatt deltagande. 2011-10-24 Informaton avvkelse försörjnngsstöd 2011-12-19 Beslut medfnanserng Orangeret 2012-11-19 Beslut - Förändrat åtgärd utveckla utslussnngsrådet 2012 Dverse beslut för åtgärder försörjnngsstödet 3.3.1.1. Vår bedömnng V bedömer att rapporterngen av verksamhetens utfall gällande AMC bör utvecklas. Av ntervjuerna kan konstateras att det fnns en efterfrågan på en utvecklad rapporterng krng verksamheten och dess resultat. Det framkommer samtdgt att det fnns brster gällande möjlghet tll framtagande av statstk och underlag för rapporterng. Rapporterngen för verksamheten tll KS sker dag va uppföljnng ekonom och mål/uppdrag/ aktvteter) tll sektor Bldnng och kultur som en del av beskrvnngen av måluppfyllelsen. V kan samtdgt konstatera att KS vd ett antal tllfällen under 2011 och 2012 nformerats om delar av verksamheten vd AMC men ofta med kopplng tll andra mer övergrpande frågor krng försörjnngsstödet. Fnspångs kommun 10 av 10