Generellt ägardirektiv

Transkript

1 Generellt ägardrektv Kommunala bolag Fastställt av kommunfullmäktge , 223 Dnr

2 2 Generellt ägardrektv för Fnspångs kommuns drekt eller ndrekt helägda bolag Detta ägardrektv ska antas av respektve bolagsstämma Fnspångs kommuns drekt och ndrekt helägda bolag. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande drektör att följa detta och övrga av kommunen utfärdade ägardrektv. 1. Syfte och prncper för bolagsstyrnng Ägardrektvets syfte är att möjlggöra en aktv styrnng av bolagen samt underlätta för kommunen att följa verksamheten. Den formella styrnngen bolagsordnng och ägardrektv är dock nte tllräcklg för ett aktvt ägarskap och bör därför vd behov och utfrån uppskt kompletteras med möten mellan bolagsstyrelse och kommunstyrelsen. Bolaget ska, så långt som möjlgt, följa av kommunfullmäktge och kommunstyrelsen beslutade polcys, rktlnjer och regler. Styrelsen ska därutöver vd behov anta egna anvsnngar för bolaget. Fnspångs kommuns roll som aktv ägare nnebär bland annat att löpande utvärdera verksamheten och verksamhetsformen, bolagens strateger och mål, hur dessa överensstämmer med kommunens övrga verksamhet samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelse och bolagslednng. Bolagens verksamhet och förhållande tll kommunen regleras genom a) kommunallagen b) gällande bolagsordnng c) gällande ägardrektv d) av fullmäktge och av kommunstyrelsen enlgt ovan utfärdade särsklda drektv e) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget Vd sdan av ovanstående regleras bolagens verksamheter aktebolagslagen och förekommande fall specallagstftnng. 2. Vson, ledstjärnor, budget och strategsk plan De kommunala bolagen har tllkommt genom beslut av kommunfullmäktge och står ytterst under fullmäktges lednng. Av detta följer att de kommunala bolagen är en del av kommunens verksamhet och skall därför bdra tll att tllgodose ntressen som gagnar organsatonen dess helhet (koncernnytta). För att det ska fnnas skäl att bedrva bolagsverksamhet krävs att verksamheten, tllsammans med kommunens övrga verksamhet, drekt eller ndrekt skapar nytta för medborgarna. Det är därför naturlgt att bolagsverksamheten ska samordnas med kommunens övrga verksamhet så långt det är möjlgt och lämplgt. Bolagens övergrpande uppgfter är också att bdra tll kommunens utvecklng. Därvdlag ska bolagen, utfrån respektve uppdrag, bdra tll att vson, strateger, ledstjärnor samt mål kommunens budget och strategska plan

3 3 kan uppfyllas. Vktga aspekter är att bolagen tar hänsyn tll socala och mljömässga faktorer, lksom möjlgheten att tllhandahålla praktk, lärlngsplatser eller motsvarande. 3. Kommunfullmäktge Kommunfullmäktge har det yttersta ägaransvaret för kommunens bolag. Fullmäktge har p.g.a. bestämmelserna 3 kap kommunallagen särsklda ålgganden avseende bolagen. All kommunens styrfunkton över bolagen utgår från kommunfullmäktge antngen genom drekta drektv eller över det förvaltnngsuppdrag med delegaton kommunstyrelsen erhållt och som återfnns kommunstyrelsereglemente och delegatonsordnng. Kommunfullmäktgeledamot har rätt att närvara vd bolagsstämmor drekt och ndrekt helägda bolag samt har rätt att, nom ramen för den upplysnngsplkt som ålgger bolagsstyrelsen och VD, ställa frågor. 4. Kommunfullmäktges ställnngstagande/godkännande (KL 3 kap ) Bolagsstyrelsen ska nhämta kommunfullmäktges ställnngstagande/godkännande nnan beslut verksamheten som är av prncpell beskaffenhet eller annars av större vkt fattas. Exempel på frågor där kommunfullmäktges ställnngstagande/godkännande kan behöva nhämtas är: Ändrng av bolagsordnng Ändrng av aktekaptalet Förvärv eller försäljnng av fastghet Införande och ändrng av avgftstaxor nom områden som nte är undantagna de kommunala kompetensreglerna Strategska nvesterngar som nnebär ny nrktnng för bolaget eller start av verksamhet nom nytt affärs- eller verksamhetsområde Större nvesterngar som väsentlgt påverkar bolagets, koncernens eller kommunens ekonom Frågor om huruvda ett ärende ska föras tll kommunfullmäktge ska ställas tll moderbolagets styrelse. 5. Kommunstyrelsen Av 6 kap 1 KL framgår att kommunstyrelsen har ett ansvar att fortlöpande följa kommunens verksamhet. Detta nnebär att kommunstyrelsen även ska ha en överblck och kontroll över bolagens verksamhet, den s.k. uppsktsplkten. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlngar och räkenskaper samt övrgt nspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den nformaton om verksamheten som begärs såvda nformatonen nte omfattas av sekretess. Bolaget ernras om att kommunstyrelsen enlgt 6 kap. 1 a KL ska fatta årlga beslut om bolagets verksamhet vart förenlg med det fastställda ändamålet och utförts nom ramen för de kommunala befogenheterna.

4 4 Kommunstyrelsen utövar dessutom den styrnng över bolagen som framgår av kommunstyrelsereglementet. Kommunstyrelsen utövar kommunens aktva ägarstyrnng. Detta nnebär bland annat: utseende av ombud tll moderbolagets bolagsstämma utfärdande av nstruktoner tll ombud nför bolagsstämma behandlng av frågor av polcykaraktär syfte att samordna kommunens verksamhet nkluderande bolagssektorn, fastställande av utdelnngs- och avkastnngskrav för de kommunala bolagen nom ramen för av fullmäktge beslutade ägardrektv och rktlnjer övrgt, Vd frågor av prncpell beskaffenhet eller annars av större vkt, där kommunfullmäktge ska ta ställnng enlgt 3 kap. 17 KL, är det första hand bolagets styrelse som ska se tll att så sker. Kommunstyrelsen sk följa huruvda bolagen gör sådan framställan. 6. Moderbolaget Moderbolaget fungerar som fullmäktges och kommunstyrelsens formella styrnstrument för dotterbolagens verksamhet. Styrnngsfunktonen kvarlgger kommunen med den fördelnng mellan fullmäktge och kommunstyrelsen som framgår av kommunstyrelsereglementet. Moderbolaget skall utfrån ägardrektv tllse att det erhåller den nformaton rörande dotterbolagen som kommunstyrelsen bestämmer samt förmedla den tll kommunstyrelsen på sätt och vd tdpunkter denna bestämmer. Moderbolaget utser ombud tll de ägda bolagens bolagstämmor 7. Bolagets styrelse Kommunfullmäktge utser styrelserna bolagen för hela mandatperoden. Fullmäktge utser också ordförande och vce ordförande bolagens styrelser. Kommunfullmäktge tar ställnng tll om suppleanter bolagens styrelser skall ha närvarorätt och om de så fall också skall ha rätt att delta överläggnngarna. Kommunfullmäktge tar ställnng tll vlken ordnng suppleanter bolagens styrelser skall nträda vd förfall för ordnare ledamot I enlghet med Prncper för styrnng av kommun- och landstngsägda bolag (SKL 2006) ska styrelsen årlgen utvärdera stt eget arbete. Utvärderngen ska mnst omfatta om bolagsstyrelsen saknar någon kompetens för att kunna utföra sna uppgfter, om dess arbetsformer fungerar och om den är organserad på lämplgt sätt när det gäller eventuell arbetsfördelnng. Om bolagsstyrelsen kommer fram tll att det fnns brster som behöver åtgärdas ska bolagsstyrelsen åtgärda brsterna eller underrätta kommunen om dessa. Bolagsstyrelsen ska årlgen utvärdera verkställande drektörens nsatser, varvd endast styrelseledamöterna ska närvara. Bolagsstyrelsens ansvar för bolagets organsaton och arbetsfördelnng dels nom bolagsstyrelsen, dels mellan bolagsstyrelse och verkställande drektör

5 5 framgår av 8 kap 4-7 ABL. Styrelserna har att utforma organsatonerna så att de bästa förutsättnngarna för bolagens ändamål och mål tllgodoses. Bolagsstyrelsen ska tllse att bolaget har en god ntern kontroll och fortlöpande hålla sg nformerad om och utvärdera hur bolagets system för ntern kontroll fungerar. Bolagsstyrelsen ska årlgen upprätta en plan för nternkontrollen bolaget. I denna ska bolagsstyrelsen bland annat dokumentera på vlket sätt bolagsstyrelsen säkerställer att: ändamålsenlg verksamhet bedrvs och ekonomskt tllfredsställande resultat uppnås bolaget, kvalteten rapporterngen om verksamhet och ekonom och ntern kontroll upprätthålls, bedömnng och uppföljnng av bolagets rsker sker. 8. Revson Enlgt aktebolagslagen ska bolagsstämman utse yrkesrevsor eller ett revsonsbolag för gransknng av bolagets räkenskaper samt styrelsens och verkställande drektörens förvaltnng. För att åstadkomma samordnng nom bolagskoncernen har kommunrevsonen uppdrag att upphandla revsor/revsonsbolag. För samma td som för styrelsen ska kommunfullmäktge utse lekmannarevsorer de kommunägda bolagen. Valet ska härefter anmälas på bolagsstämma. Normalt ska utses högst två lekmannarevsorer och två lekmannarevsorssuppleanter för varje bolag. Lekmannarevsorerna har tll uppgft att granska dels om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenlgt och från ekonomsk synpunkt tllfredställande sätt gentemot ägarens beslut och drektv, dels om den nterna kontrollen är tllräcklg. 9. Verkställande drektör Bolagsstyrelsen drekt och ndrekt ägda bolag ska samråda med kommunstyrelsen och kommundrektören vd tllsättande av verkställande drektör om nte annat beslutas av kommunstyrelsen. 10. Arbetstagarrepresentaton styrelsen Lagen (1987:1245) om styrelserepresentaton för de prvatanställda gäller även av kommunen ägda bolag så länge dessa uppfyller kraven för lagens tllämpnng. Lokal arbetstagarorgansaton fattar beslut om nrättande av styrelserepresentaton. Bolagsstyrelsen ska skrftlgen underrättas om sådant beslut. Varje bolagsstyrelse bör söka en överenskommelse med de lokala facklga organsatonerna nnebärande att de facklga organsatonerna avstår från formella styrelseposter och stället ges möjlghet att närvara med yttranderätt och förslagsrätt vd sammanträden. 11. Budget och handlngsprogram Bolagen nom koncernen skall följa kommunens regler och tdplaner för mål- och ekonomstyrnng och enlghet därmed nför nytt verksamhetsår

6 6 tll kommunstyrelsen lämna budget och handlngsprogram för koncernens bolag. 12. Underlaget för sammanställd redovsnng Bolagen skall årlgen och koordnerat med kommunens bokslutsarbete tllhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovsnng och delårsrapporter vd de tdpunkter kommunstyrelsen bestämmer. 13. Bolagets nformatonsskyldghet m.m. Det ålgger bolaget att utan dröjsmål tllse att följande handlngar kommer kommunen tllhanda: protokoll från bolagsstämma protokoll samt beslutsunderlag från styrelsesammanträde bolagets årsredovsnng revsonsberättelse affärsplan övrga begärda handlngar Bolagets styrelse ska årlgen förvaltnngsberättelsen, utöver vad aktebolagslagen stadgar, redovsa hur verksamheten bedrvts och utvecklats mot bakgrund av det bolagsordnngen och dessa drektv angvna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas tll grund för lekmannarevsorernas gransknng lksom för kommunstyrelsens uppskt och beslut enlgt 6 kap. 1 och 1 a KL. Det ålgger bolagets lekmannarevsorer att årlgen sn gransknngsrapport särsklt yttra sg om huruvda bolaget bedrvts på ett ändamålsenlgt sätt utfrån det syftet som angvts bolagsordnngen och ägardrektv, lksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevsorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brster de avseenden som omnämns ovan. 14. Bolagets skyldgheter Kommunens drekt och ndrekt ägda bolag är bundna av de kommunalrättslga prncperna som framgår av 2 kap. och 8 kap 3 c, såvda nte lag eller rättspraxs för vss verksamhet eller åtgärd medger undantag. Bolaget ska sn verksamhet samverka med kommunens förvaltnng och övrga bolag syfte att främja det som är mest ändamålsenlgt utfrån ett helhetsperspektv, så långt det nte strder mot annan lagstftnng. 15. Allmänna handlngar Allmänheten har rätt att ta del av handlngar hos bolaget enlgt de grunder som gäller för allmänna handlngars offentlghet 2 kap 3 offentlghetsoch sekretesslagen. Frågan om utlämnande av handlngar avgörs av verkställande drektören eller efter dennes bestämmande.

7 7 16. Personalpoltska frågor Tolknng och tllämpnng av personalpoltska frågor hanteras av kommunens arbetsgvardelegaton. Personalpoltska ärenden av prncpell natur lksom lönesättnngsärenden ska samordnas med kommunen. Fastställda polcys och rktlnjer avseende personalpoltken som ex. chefspolcy, lönepolcy, mångfalds- och jämställdhetsplan etc. ska, så långt som lämplgt, följas av bolagen. Arbetsgvardelegatonen svarar också för tolknng och tllämpnng av reglemente för arvoden m.m. för Fnspångs kommuns förtroendevalda. 17. Arkvreglemente Kommunens arkvreglemente gäller för bolagets dokumenthanterng. 18. Ombud Kommunens ombud skall vara kommunchefen eller den kommunstyrelsen genom beslut sätter hans ställe. Bolagets ombud är bolagets verkställande drektör eller vd förfall för denne befullmäktgad verksamhetsansvarg. Ombuden skall ha behörghet att för respektve part överenskomma om tolknngen av det förelggande ägardrektvet Ombuden skall upprätthålla löpande kontakt med varandra. 19. Tvsteförfarande Tvster mellan drekt och ndrekt helägda kommunala bolag samt mellan kommunal nämnd och helägt kommunalt bolag avgörs av kommunstyrelsen Bolagen är skyldga att följa denna ordnng om nte annat följer av lag.