Kommunstyrelsen 12 januari 2004 Plats och tid för sammanträdet Kallade tjänstemän Bällstarummet, Kommunalhuset, Vallentuna måndagen den 12 januari 2004 Kommundirektör Kjell Johansson Kommunsekreterare Anna Lindholm Vallentuna den 30 december 2003 Sten-Åke Adlivankin Ordförande Anna Lindholm Kommunsekreterare Tfn: 08 587 850 11 anna.lindholm@vallentuna.se 1. Justerande:... 1 (18)
Innehållsförteckning: 1. Justerande:...1 Sid Ärenden som skall beslutas av kommunfullmäktige 2. IT-infrastrukturprogram...3 Ärenden som skall beslutas av kommunstyrelsen 3. Hävning av beslut 46/ 2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter...5 4. Månadsuppföljning november...6 5. Tidplan bokslut 2003...7 6. Tidplan för uppföljning ekonomi och verksamhet 2004...9 7. Budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde...11 8. Beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2004...12 9. Firmateckning för kommunstyrelsens administration 2004...13 10. Yttrande - Utjämningskommitténs betänkande Gemensamt finansierad utjämning i kommunsektorn...14 11. Förvärv av aktier i Roslagsvatten AB...15 12. Anmälningslista...16 2 (18)
2. IT-infrastrukturprogram Dnr 2003.132 005 Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige antar upprättat förslag till IT-infrastrukturprogram och överlämnar det till länsstyrelsen för godkännande. Kommunstyrelsen får i uppdrag att upphandla infrastruktur enligt programmet under förutsättning av länsstyrelsens godkännande. Ärendet Staten har tillskjutit medel för utbyggnad av IT-infrastruktur ( bredband ) i en stor del av landet. För Vallentunas del kan maximalt 6,7 Mkr (33 %) i statsbidrag utgå vid en total projektkostnad av 20 Mkr. Förutsättningar är dels att kommunen har upprättat och länsstyrelsen har godkänt en plan för utbyggnaden, dels att kommunen medfinansierar med (minst) 5 %, dels att det går att finansiera resterande 62 % genom andra aktörer. Kommunen har träffat avtal med Adebra Nordic AB om konsulthjälp för att ta fram ett IT-infrastrukturprogram. Kostnaderna för detta täcks av statsbidraget. Representanter för kommunstaben, IT-enheten och samhällsbyggnadsförvaltningen har medverkat vid programarbetet. I programförslaget, daterat 2003-12-04, konstateras att Vallentuna är välförsett med s k ortssammanbindande nät, medan områdesnät/ortsnät saknas (förutom i Vallentuna tätort, vilken dessutom överskrider storleksgränsen för bidragsberättigad ort, 3 000 invånare). Programmet föreslår därför att utbyggnaden skall inriktas på att åstadkomma områdesnät i åtta områden, nämligen Karby/Brottby Lindholmen Kårsta/Ekskogen Roslagsstoppet och närområden Angarn och kringområden Garns-Ekskogen Bostadsområden längs Lingsbergsvägen (Gustavslund, Gröndal, Upprätta Lingsberg samtliga med prioriteringsgrad 1 samt övrig glesbygd med prioriteringsgrad 2. 3 (18)
Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 142 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 1. Förslag till IT-infrastrukturplan daterad 2003-12-05. 4 (18)
3. Hävning av beslut 46/ 2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter Dnr 2003.095 023 Kommunstyrelsen häver beslutet 46/2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter. Beslutet är också ett svar på barn- och ungdomsnämndens förfrågan om anställningsstopp. Ärendet Kommunstyrelsen har fått en förfrågan från Barn- och ungdomsnämnden om hur länge anställningsstoppet ska gälla. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 146 föreslagit att kommunstyrelsen häver beslutet 46/2003 om att nämndernas arbetsutskott beslutar om anställningsstopp och upphandling av konsulter. 1. Barn- och ungdomsnämndens förfrågan 5 (18)
4. Månadsuppföljning november Dnr 2003.010 042 Kommunstyrelsen lägger månadsuppföljningen för november till handlingarna. Ärendet Uppföljning av kommunens ekonomi och verksamhet under 2003 ska enligt kommunstyrelsens beslut ske månadsvis. Bifogat redovisas förvaltningarnas uppföljning efter november månad med prognos över utfallet för hela år 2003. Kommunstabens sammanfattning Sammantaget visar förvaltningarnas uppföljningsrapporter efter november månad ett bättre prognostiserat utfall än i BUF 3 och månadsuppföljning oktober. Beräknade budgetavvikelser netto för nämnderna totalt visar följande utveckling: BUF 3 MU oktober MU november - 14,6 mkr - 13,6 mkr - 10,6 mkr Samtliga nämnder visar något bättre utfall än i månadsuppföljning för oktober. Kommunstabens uppfattning är att prognoserna i månadsuppföljning november är realistiska. En faktor som inte beaktats i redovisad prognos är en eventuell skuld för s k Wärnersson-pengar, vilka kan komma att återkrävas av Skolverket för höstterminen 2003. Enligt god redovisningssed måste en sådan post kostnadsbokföras under 2003 och kommer då att belasta utfallet för barn- och ungdomsnämnden. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 147 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 1 Månadsuppföljning för kommunens samtliga nämnder separat bilaga 6 (18)
5. Tidplan bokslut 2003 Dnr 2003.130 042 Kommunstyrelsen godkänner förslaget till tidplan för bokslut 2003 Tidpunkt Aktivitet December Förberedande åtgärder: Ex. rättelser/omföringar, slutredovisningar, uppbokningar, avstämningar 15 Sista dag för ankomstregistrering av fakturor Januari 9 Sista dag för registrering av fakturor som avser 2003 Sista dag för registrering fakturaspecifikation som avser 2003 (faktureringsrutin) Integrationer till XOR klara 26 Sista dag för registrering bokföringsorder som avser 2003 28 Ekonomiska rapporter med definitiva bokslutssiffror kan tas ut 29 Preliminärt resultat (KS AU) 30 Verksamhetsberättelser till kommunledningskontoret (prel version) Februari 13 Verksamhetsberättelser till kommunledningskontoret definitiv version) Rapport över resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen 18,19 Genomgång nämnderna (Budgetberedningen bjuds in) 20 Specifikation av balanskonton till Konsult & Service Mars Komrev börjar granskningen av årsredovisningen 25 Årsredovisningen i KS AU April 19 Årsredovisningen i KS 7 (18)
22 Slutrevision (kl 13.00) Maj 3 Årsredovisningen i KF Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 148 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 8 (18)
6. Tidplan för uppföljning ekonomi och verksamhet 2004 Dnr 2003.128 042 Kommunstyrelsen godkänner förslaget till tidplan för uppföljning och verksamhet 2004. Ärendet Den löpande uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamhet sker enligt regler fastställda av kommunfullmäktige i reglemente för budgetuppföljning. Där föreskrivs bl. a att förvaltningskontoren skall rapportera uppföljning till sin nämnd minst en gång per kvartal. Vidare föreskrivs att nämnderna skall redovisa uppföljning samt årsprognos över utfallet till kommunstyrelsen i den ordning kommunstyrelsen bestämmer. Reglementet föreskriver även att ett delårsbokslut skall upprättas en gång per år. Fr o m 2002 har KS beslutat att nämnderna förutom den kvartalsvisa uppföljningen även skall lämna månadsvis uppföljning till KS. Kvartalsrapporter i Vasaru -format Uppföljning av ekonomi och verksamhet görs genom att nämnderna lämnar Vasaru-rapporter efter varje kvartal till Kommunledningskontoret för vidare ärendehantering i kommunstyrelse och fullmäktige. Rapporten efter två kvartal utgör underlag för att upprätta delårsbokslutet. Nämnderna skall lämna sina rapporter till Konsult och service enligt bifogad tidplan. Månadsvisuppföljning (MU!) Den månadsvisa uppföljning lämnas till kommunledningskontoret och redovisas vidare till kommunstyrelsen. Uppföljningen omfattar i huvudsak en avstämning av driftsredovisningen med en prognos för helårsutfallet, för vissa nämnder kompletterad med nyckeltal och/eller investeringsredovisning. Tidplan för Uppföljning år 2004 På omstående sida anges tidplanen för 2004. Uppföljningarna kommer i de flesta fall inte att hinna passera respektive nämnd/arbetsutskott innan de ska vara kommunledningskontoret tillhanda vilket inte heller är ett krav från Kommunstyrelsen. Ärendena ska dock, parallellt med den centrala hanteringen, anmälas i respektive nämnd. Om nämnden då fattar beslut om ändringar eller åtgärder av någon form skall respektive förvaltning omgående meddela dessa beslut till kommunstaben. 9 (18)
Tidplan för uppföljning av ekonomi och verksamhet 2004 Fullst. uppdat. i XOR Till KOS KS AU KS MU januari 4/2 11/2 ----- 16/2 MU februari 3/3 12/3 25/3 19/4 BUF 1 (3 mån) 5/4 16/4 22/4 10/5 MU april 5/5 11/5 13/5 7/6 MU maj 2/6 4/6 ----- 7/6 BUF 2 (6 mån) 3/7 19/7 ------ 9/8 MU juli 4/8 13/8 19/8 6/9 MU augusti 2/9 3/9 ----- 6/9 BUF 3 (9 mån) 5/10 15/10 ------ 25/10 MU Oktober 3/11 12/11 18/11 6/12 MU november 3/12 10/12 15/12 jan -05 Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 149 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 10 (18)
7. Budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde Dnr 2003.131 042 Kommunstyrelsen fastställer budget för 2004 enligt kommunledningskontorets förslag 2003-12-08. Ärendet Kommunledningskontoret har upprättat förslag till budget 2004 för kommunstyrelsens verksamhetsområde. Kommunfullmäktige har fastställt budgetramen till 24 500 tkr med förutsättningen att beräknat överskott i 2003 års bokslut blir 650 tkr. Förslaget till budget upptar nettokostnader med 24 000 varvid 200 tkr ur det beräknat överskottet 2003 har tagits i anspråk. Det finns således ett ytterligare utrymme att fördela om bokslutsprognosen håller. Kommunstaben föreslår att detta sker när det slutliga bokslutsresultatet föreligger. Ett utrymme för höjning av politikerarvoden 2004 har reserverats inom anslaget för oförutsedda behov, KS OF. Beslutsgång Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 150föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 1. Förslag till budget 2004 för kommunstyrelsen 11 (18)
8. Beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområde 2004 Dnr 2003.127 002 Kommunstyrelsen godkänner attesträtter enligt förslag 2004A. Ärendet Som en del av den interna kontrollen skall varje år kommunens nämnder utse befattningshavare med rätt att beslutattestera ekonomiska transaktioner inom nämndens ansvarsområden. Rätten att beslutsattestera ges i regel till varje budgetansvarig tjänsteman, därutöver anges en eller ibland fler ersättare för huvudattestanten. Attesträtterna kan, efter nytt beslut i nämnden, komma att ändras under pågående år till följd av t ex personalförändringar. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 151 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 1. Förslag på beslutsattestanter för kommunstyrelsens verksamhetsområden och konton. (2004A) 12 (18)
9. Firmateckning för kommunstyrelsens administration 2004 Dnr 2003.126 002 Kommunstyrelsen godkänner förslaget till firmatecknare för kommunstyrelsen för år 2004. Ärendet På grund av personalförändringar inom konsult och service behöver ett nytt beslut om ordinarie firmatecknare tas. Anvisningar på kommunens check-, postgiro och bankräkningar, kvittering eller överlåtelse av checkar, postremissväxlar och dylikt undertecknas av endera Enhetschef Magnus Sjögren Redovisningsekonom Sven Arvidson Chefsekonom Ove Olsson I förening med endera Ekonomihandläggare Kerstin Sundborg Ekonomiassistent Helena Litzén Ekonomiadministratör Anette Jonsson Kommunens självdeklaration samt skattedeklaration innehållande mervärdesskatt, arbetsgivaravgift och avdragen skatt undertecknas av enhetschef Magnus Sjögren och vid förfall för Sjögren av redovisningsekonom Sven Arvidson. Ansökan om betalningsföreläggande undertecknas av enhetschef Magnus sjögren, fastighetsförvaltare Anita Ericsson och ekonomiassistent Helena Litzén var för sig. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 152 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 13 (18)
10. Yttrande - Utjämningskommitténs betänkande Gemensamt finansierad utjämning i kommunsektorn Dnr 2003.113 049 Arbetsutskottet lämnar ärendet till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande Ärendet Det är ännu inte klart om ett gemensamt yttrande för Stockholms samtliga kommuner ska skrivas fram av KSL. Alternativt kommer UNO-kommunerna att skriva ett gemensamt yttrande. Förslag till yttrande lämnas vid kommunstyrelsens sammanträde den 12 januari 2004. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 153 lämnat ärendet till kommunstyrelsen utan eget ställningstagande 1. KSLs förslag till yttrande 14 (18)
11. Förvärv av aktier i Roslagsvatten AB Dnr 2003.134 107 Kommunstyrelsen beslutar förvärva 3.800 aktier á nominellt 100 kr i Roslagsvatten AB till en kostnad av 532 000 kr. Ärendet Kommunfullmäktige beslöt den 22 september 2003 att godkänna etableringsavtal mellan Roslagsvatten AB och Vallentuna kommun samt uppdra åt kommunstyrelsen att teckna erforderliga följdavtal. Vidare beslöt kommunfullmäktige att kostnader i samband med förändringen ska belasta kommunfullmäktiges anslag för oförutsedda kostnader. Bolagsstämman för Roslagsvatten AB har den 12 augusti 2003 beslutat att bemyndiga styrelsen att längst intill bolagets ordinarie bolagsstämma år 2004 fatta beslut om riktad nyemission av lägst 3.800 aktier och högst 7.600 aktier, envar aktie om nominellt 100 kronor. Bemyndigat skall inom ovan angivna ramar kunna utnyttjas vid ett eller flera tillfällen. Skälet till avvikelsen från aktieägares företrädesrätt är att bolaget genom denna emission får Knivsta kommun och Vallentuna kommun som nya ägare, vilket tillför verksamhet och anläggningstillgångar. Emissionskursen beslutades till 140 kronor per aktie. För Vallentunas del innebär det ett förvärv av 3.800 aktier till en total kostnad av 532 000 kr. Kommunstyrelsens arbetsutskott har den 18 december 156 föreslagit kommunstyrelsen att besluta i enlighet med kommunstabens förslag. 15 (18)
12. Anmälningslista KS Meddelas och läggs till handlingarna 1 Protokoll Fritidsnämnden 84 2003-10-21- Yttrande över gemensam stödmodell för handikappidrott i Stockholms län AB Össebyhus-Styrelsemöte ( nr 6 ) 2003-10-28 Kommunstyrelsens arbetsutskott 121-141 2003-11-03 Budgetberedning 2003-11-03 Sollentuna Kommun kommunstyrelsen Samverkansavtal mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna, Täby, Upplands Väsby och Vallentuna avseende Oxundaåns vattenvårdsområde 2003-11-27 Samhällsbyggnadsnämnden - 222 2003-11-25 Revidering av allmänna villkor för internhyra och lokalförsörjning i Vallentuna kommun AB Össebyhus Styrelsemöte ( nr 7 ) 2003-12-09 2 Delegationsbeslut 2.1 Kommunstyrelsens ordförande Dnr 2003.103 050 Ramavtal avseende rekrytering av chefer och specialister 2003-11-06 2.2 Kommundirektören Dnr 2003.122 055 Kommunstaben Upphandling av konsultstöd i översyn av verksamhetsprocesser 2003-11-19 Dnr 2003.103 050 Kommunstaben Konsultmedverkan i samband med rekrytering av IT-chef 2003-12-03 2.3 Chefsekonomen Dnr 2003.002 045 003-11-24 Omsättning av kortfristig upplåning av 20 mkr för perioden 2003-11-21 2004-11-22 2003-12-01 Omsättning av kortfristig upplåning av 30 mkr 16 (18)
för perioden 2003-12-01 2004-12-01 3 Cirkulär 03:95 Svenska Kommunförbundet Förintelsen minnesdag för människovärde och demokrati 03:96 Svenska Kommunförbundet Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron kompletterande information 03.97 Svenska Kommunförbundet Åtgärder mot klotter och annan skadegörelse 03.98 Svenska Kommunförbundet Ta kommandot skrift om budgetarbetet och lönebildningen 03:99 Svenska Kommunförbundet Nytt radiokommunikationssystem / RAKEL 03:100 Svenska Kommunförbundet Kommunernas ekonomiska läge november 2003 03:101 Svenska Kommunförbundet Ny lag om skydd mot olyckor 03:102 Svenska Kommunförbundet Överenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor för personlig assistent och anhörigvårdare PAN 03 03:103 Svenska Kommunförbundet Hyreshöjning från och med 1 januari 2004 för lokaler med avtal knutna till konsumentprisindex, KPI 03:104 Svenska Kommunförbundet Arbetsplatsintroduktion för vissa invandrare 2003-11-27 03:105 Svenska kommunförbundet Överenskommelse om ändrade bestämmelser för lönehöjningar och lägsta löner i BEA 01-2003-12-08 03:106 Svenska Kommunförbundet Definitivt taxeringsutfall för inkomståret 2002 2003-12-03 03:107 Svenska Kommunförbundet Ny bestämmelse i förvaltningslagen om användning av fax och e-post hos myndigheter och nytt lagkrav på information om användning av cookies 2003-12-01 03:109 Svenska Kommunförbundet 2003-12-11 La Scala domens konsekvenser för kommunernas exploateringsavtal 03.111 Svenska Kommunförbundet 2003-12-11 Arbetsdomstolens dom 2003 nr 70 om det funnits saklig grund och godtagbart skäl för uppsägning av en sjuksköterska 03.112 Svenska Kommunförbundet 2003-12-23 Budgetförutsättningar för åren 2004-2006 4 Diverse skrivelser Dnr 2003.114 007 Revisorerna Vallentuna kommun 2003-10-24 Delårsrapport per 2003-06-30 17 (18)
Pensionärernas Riksorganisation i Stockholms län Uttalande till Stockholms läns kommuner PRO-kräver att kommunerna inte minskar på anslagen samt att det finns tillgång till bra samlingslokaler 2003-11-24 Regeringskansliet Betänkande efter Kommundelegationen hur gick det? ( SOU 2003:68 ) 2003-10-14 Arbetarnas Bildningsförbund ABF Öppet brev gällande stark oro för minskade kommunbidrag till studieförbunden 2003-11-27 Gustaf Israelsson Getingstigen 8 151 60 Södertälje Stockholmstrafiken / Egna synpunkter i trafikfrågor 2003-12-12 Nitus Nätverket för kommunala lärcentra Pressmeddelande 2003-12-11 Uppvaktning med namnunderskrifter av flera hundra företrädare för landets kommuner etc. Hos statsminister Göran Persson med en vädjan att skyndsamt vidta åtgärder för att den utbildningsinfrastruktur för högskoleutbildning och vuxnas lärande som byggts upp, skall kunna fortleva. Pfizer Consumer Healthcare 2003-12-11 Lönsamt för kommunen att stötta anställda som vill sluta röka Kommunförbundet 2003-12-19 Gymnasieansökan via webben kan göras fr o m 2004-01-15 www.gymnasieintagning.se Statliga och kommunala beslut Dnr 2001.154 239 Länsstyrelsen i Stockholms län 2003-12-11- Angående tid för överklagan och delgivning Länsstyrelsen beslutar om att kungörelsedelgivning skall ske angående Södra Roslagens Brandförsvarsförbund anmälan om verksamhet på fastigheten Okvista 1:14 i Vallentuna kommun Dnr 1998.154 427 Länsstyrelsen i Stockholms län 2003-12-15 Tillstånd till fortsatt bergtäktverksamhet på fastigheten Hakunge 1:7 i Vallentuna kommun Myndigheten för Skolutveckling 2003-12-19 Beslut om statligt stöd för utbildning av vuxna för år 2004 18 (18)