Konsultationsremisser inom Region Skåne FÖRSTUDIEDIREKTIV 1.0
REGION SKÅNES PROJEKTMODELL BP 0 BP 1 BP 2 BP 3 BP 4 B eställare U tförare M ottagare Idé Förstudie Uppstart Genomförande Avslut Mät effekt Begrepp SDV SKL PASIS GDPR PDL PUL HSA Beskrivning Sammanhållen digital vårdmiljö Statens Kommuner och Landsting Patient Administrativt Stöd i Skåne General Data Protection Regulation Patientdatalagen Personuppgiftslagen Hela vårdsveriges kontaktkatalog 2
Innehåll Godkännande av förstudiedirektiv... 4 1 FÖRSTUDIEDIREKTIV... 5 Inleverabel... 5 Bakgrund... 5 Nulägesbeskrivning... 5 Utmaningar... 6 Idé... 7 Syfte... 8 Omfattning... 8 Förväntat resultat... 8 Förstudiens intressenter... 9 Kontaktpersoner... 9 Kritiska framgångsfaktorer...10 BP0-Beslut...10 Beslutsansvar för förstudierapport...10 3
Godkännande av förstudiedirektiv 4
1 FÖRSTUDIEDIREKTIV INLEVERABEL Bilaga 1 utredning signering.pdf BAKGRUND Bakgrunden till denna förstudie är att utreda och klargöra hur konsultationsremisser och svar kan skickas digitalt inom Region Skåne (RS) mellan olika vårdaktörer inom specialist- och primärvård. Fokus för detta direktiv ligger mot allmänremisser vilket är att beakta som en patenthandling och beställning avseende en tjänst mellan olika vårdgivare alternativt en begäran om övertagande av vårdansvar. Det har tidigare funnits ett antal initiativ omkring just digitalisering av konsultationsremisser inom RS, ett projekt kallat erim tog fram en lösning för elektroniska konsultationsremisser som utvecklades av Siemens Healthcare. Projektet lades ner 2013 pga. RS komplexa IT arena och infrastruktur. Ett annat försök till att digitalisera konsultationsremisser gjordes i samband med att Regionstyrelsen fattade ett beslut om att uppgradera nuvarande tekniska plattform inom RS. Lösningen innebar en förening av befintliga journalsystem till ett remiss- och svarssystem för labmedicins-, allmänkonsultations- och röntgenremisser samt ett beställningssystem för läkemedel, denna uppgradering stoppades dock pga. en överprövan. Regionstyrelsen har därefter fattat beslut om att upphandla en sammanhållen digital vårdmiljö (SDV) vilket innebär ett gemensamt system för primärvård- och slutenvård där bland annat funktionalitet för digitala remisser och svar ingår. SDV är planerat att vara i full drift år 2023. En del av införandearbetet innebär att ena arbetsprocesser och organisation inom RS vilket innebär ett stort om omfattande arbete. Sammanfattningsvis har det under ett antal års tid funnits olika initiativ för att digitalisera konsultationsremisser inom RS och samtliga har avbrutits på grund av olika anledningar. NULÄGESBESKRIVNING Idag skickas alla konsultationsremisser via papper inom RS vilket gör remisshanteringen bristfällig. Bevakningen av remisser hanteras manuellt vilket gör hanteringen kostsam ur flera aspekter. Stor pappershantering innebär också bland annat negativ miljöpåverkan och onödiga kostnader för skanning. Dessutom saknas dokumenterade riktlinjer för prioritering av remisser, det är stora variationer vid utförande avseende yrkeskategori och det saknas ofta dedikerad personal resursmässigt för att bedöma remisser. Detta är faktorer som gör att dagens remisshantering inte är kostnads- och tidseffektivt eller patientsäkert. Gällande uppföljning av remisser som omfattas av vårdgarantin registreras information om aktuell remisstatus manuellt i PASiS inom RS idag. Data gällande remisstatus hanteras i PASiS via RS flödesmodell som redovisas i figur 1 nedan. Vissa mätpunkter i flödesmodellen registreras manuellt och andra skapas automatiskt exempelvis i samband med bokning. 5
Eftersom endast remisser kopplade till vårdgarantin registreras till flödesmodellen innebär det att den endast hanterar remisstatus till specialistmottagning, alltså inte konsultationsremisser till vårdcentral för uppföljning av patienten. Uppföljningen av vårdgarantin används även för samordning av patienter och data skickas dessutom till Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) för nationell uppföljning. I PASiS finns även olika mätpunkter i remissflödet för uppföljning av standardiserade vårdförlopp. Problematiken patienten möter i remissprocessen är att denna kallas på olika sätt och har svårt att se i vilket processteg remissen befinner sig i. Arbete pågår inom förvaltningsorganisationen för 1177 Rådgivningsstöd gällande visning av remisstatus för patienten via 1177.se med hjälp av integration till PASiS. Figur 1. Flödesmodellen för remisshantering specifika hälsoproblem. UTMANINGAR Det finns ett antal utmaningar för att få till en lyckosam implementering av digitala remisser och svar inom RS. För primärvården som nyttjar journalsystemet PMO saknas integration för remissflödet (startpunkten i remissflödet, datum för beslut om remiss, registreras manuellt i 6
PASiS vid ankomstregistreringen på mottagningen). PMO har releaser två gånger per år och eventuell nyutveckling behöver prioriteras mot annan planerad utveckling inom drift och förvaltning av journalsystemet. När det kommer till Melior, som nyttjas inom specialistvården, saknas integrationer till PASiS för registrering av mätpunkter till flödesmodellen. Dessa registreras antingen manuellt i PASiS eller skapas automatiskt i samband med tidbokning idag. Vid eventuell nyutveckling avseende Melior behöver denna prioriteras mot annan planerad utveckling beställd av användare av Melior inom RS. Framförallt finns idag inga integrationer mellan Melior och PMO för att skicka säkra meddelanden mellan systemen, vilket behövs för att kunna skicka elektroniska remisser mellan exempelvis vårdcentral och specialistmottagning. Dagens manuella- och pappersbaserade arbetsprocesser kring konsultationsremisser innebär stora utmaningar och kostnader för RS. Detta är även något som identifierats som viktigt område för effekthemtagning i projektet SDV. Utmaningarna med elektroniska remisser och svar är att det inte bara är en fråga om att digitalisera ett pappersformulär utan också att förändra arbetssätt. Exempelvis har papperssvaret idag en viktig funktion i att uppmärksamma remittenten på att det inkommit ett svar och pappersremissen används också för att lämna över ansvar för remissen när den läggs i remissläkarens fack. Flera andra olika varianter av arbetssätt har också utvecklats på enheter och verksamhetsområden för att hantera prioritering, fördelning och bevakning av remisser. En annan stor utmaning med att införa elektroniska remisser och svar för konsultationsremisser är att sortimentet är en del av Region Skånes organisationsstruktur. När en vårdutförare beslutar om remiss bör ett systemstöd ge remittenten information om vart remissen ska skickas. Detta är något som behöver kartläggas och eventuellt enas eller mappas ihop eftersom det idag endast är Melior och PMO som bygger på den organisationsstruktur som finns i HSA-katalogen. PASiS har delvis en annan struktur som bland annat innehåller ytterligare ett mottagningsbegrepp som inte finns i HSA-katalogen. Utöver detta finns dessutom skillnader i organisationsstrukturen för de olika förvaltningarna SUS, Kryh och Sund som skulle behöva utredas utifrån perspektivet mottagare av remisser. IDÉ Idén med denna förstudie är att undersöka hur en lösning för digitala konsultationsremisser bör se ut inom RS och när det är lyckosamt att implementera en sådan lösning, likaså hur riktlinjer avseende flödesprocessen bör hanteras, men även standardisering av informationen på remissen bör ses över inom denna förstudie. 7
Vart en remiss med tillhörande svar skickas bör tydliggöras samt hur ledning och vårdpersonal kan följa remissen genom de olika processtegen. Tydliggörandet av ansvar och roller genom processen samt göra dem personoberoende, minskar sårbarheten genom dessa processteg. Samtliga processteg som är nämnda i denna text är viktiga att titta på för att få ett så effektivt processflöde som möjligt. SYFTE Syftet med förstudien är att undersöka hur en digital lösning för konsultationsremisser inom Region Skåne (RS) bör se ut. OMFATTNING Förstudien förväntas svara på frågeställningarna samt de leverabler som finns beskrivna i avsnitt 1.8. FÖRVÄNTAT RESULTAT Frågeställningar 1. Hur ser en digital lösning för konsultationsremisser ut inom RS? 2. Hur uppfyller lösningen följande krav? a. Säkerhetsmässiga krav b. Juridiska krav c. Informationssäkerhetsmässiga krav d. Funktionella krav e. Förvaltningskrav 3. Hur ser en kostnadskalkyl ut för en digital lösning? Leverabler Leverabler Behovsanalys Omvärldsanalys Kostnads- och nyttoanalys Kravinsamling Omfattning S M L L Till AP Se avsnitt 8
Intressent- och påverkananalys Risk- och konsekvensanalys IT-Lösningsförslag Tid och Kostnadsuppskattning FÖRSTUDIENS INTRESSENTER Henrik Boll Henrik.Boll@skane.se 0707-93 71 04 Monika Kraft Monika.Kraft@skane.se 0768-87 08 92 KONTAKTPERSONER Roll Namn Telefon Mail Beställare (Områdeschef Jonas Gallon 0706-61 82 Jonas.Gallon@skane.se 22 Digital Förnyelse) Uppdragsägare (Enhetschef E-hälsotjänster) Annie Katalinic 0725-13 72 41 Annie.Katalinic@skane.se Systemansvarig PMO Annika Örn 0766-48 64 Annika.Orn@skane.se 31 Systemansvarig Melior Pia Fehrm 046-17 10 71 pia.ferhm@skane.se Systemansvarig Pasis Michael 0725-72 91 Michael.Lovquist@skane.se Lövquist 26 Systemansvarig 1177.se Ingrid Johansson Hälso- och sjukvårdsstrateg, vårdlots, kontaktperson för Marie E Nilsson nätverket för Tillgänglighetskoordinatorer. Teamledare AKO Skåne, som arbetar för samverkan mellan primärvårdens Hälsoval och specialiserad sjukvård. Sten Tyrberg 9
KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER För att kunna genomföra förstudien behövs följande: Kontaktpersonerna måste vara tillgängliga BP0-BESLUT Datum för beslut: BG 23/2 2018 BESLUTSANSVAR FÖR FÖRSTUDIERAPPORT Uppdragsägaren för denna förstudie. 10