Kallelse till Rådet för fysisk planering

RÅDET FÖR FYSISK PLANERING KALLELSE SIDA 1 (1) Kallelse till Rådet för fysisk planering Tid Måndag den 22 augusti 2016, klockan 16:00 Plats A-salen Ärenden Diarienummer 0 Upprop och val av justerare 1 Godkännande av föredragningslistan 2 Aktivitetsplan 2016 med tillhörande kommunikationsplan KS-2016/1194.119 3 Övriga frågor Huddinge den 15 augusti 2016 Malin Danielsson Ordförande Maria Sundblad Sekreterare

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 1 (6) HANDLÄGGARE Wernberg, Signe signe.wernberg@huddinge.se Rådet för fysisk planering Aktivitetsplan 2016 med tillhörande kommunikationsplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens förvaltning får i uppdrag att genomföra föreslagna aktiviteter inom tidigt programskede i aktivitetsplan 2016 i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 30 juni 2016. Sammanfattning För att ge boende och verksamma möjlighet att öka deras delaktighet kring Huddinges utveckling och den fysiska planeringen är det viktigt att föra olika typer av dialog, speciellt i de tidiga skedena när påverkansmöjligheterna är som störst. En aktivitetsplan för dialog i tidigt skede 2016 med tillhörande kommunikationsplan har upprättats. Som en av två dialoger i tidigt skede under 2016 och pilotprojekt för dialog i tidigt skede kommer en större dialog hållas kring utvecklingen av ny central stadskärna Flemingsberg. Här finns möjlighet att tidigt i processen lyfta in invånarnas synpunkter på utvecklingen som kommer att förändra flöden och målpunkter i Flemingsberg. För att göra detta kommer delvis nya metoder att prövas. Det är denna dialog detta ärende gäller. Beskrivning av ärendet Under 2015 bildades ett råd för fysisk planering. Syftet med rådet är att lyfta in invånarnas synpunkter i tidiga programskeden för ökad politisk förståelse för förutsättningarna inför beslut kring samhällsbyggande. För 2016 har en aktivitetsplan upprättats för aktiviteter inom Sydvästra Huddinge (Flemingsbergs kommundel), Bilaga 1. De flesta av aktiviteterna utförs som en del av den löpande verksamheten inom respektive förvaltning och är i bilagan gråmarkerade. Hit hör dialog i pågående detaljplaneprojekt, dialog för ökad trygghet och säkerhet samt projekten Tillsammans för Flemingsberg, Kom Samman och Demokratidagarna. Dessa har vid behov POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 2 (6) egna kommunikationsplaner och är endast redovisade här för att ge en samlad bild av pågående och kommande dialoger för ökad delaktighet hos kommunens invånare. Utöver detta kommer inom Flemingsberg under 2016 att hållas två dialoger i tidigt programskede; dialog kring utveckling av Gula gången och Flemingsbergsparken samt dialog kring utveckling av en ny central stadskärna. Aktivitet 1: Gula gången och Flemingsbergsparken (redan utförd) Målgrupp var närboende i Flemingsbergs bostadsområde och dialogen fördes utifrån aspekterna ökad trygghet, delatighet, social hållbarhet, utformning och gestaltning. Dialogformer var information och konsultation (digitalt och fysiskt) till en bredare krets, dialog med focusgrupper samt samarbete genom aktivitet inom Tillsammans för Flemingsberg. Denna dialog kommer att avslutas under augusti 2016 för att därefter följas av en projektering av den nya parken. Därefter sker återrapportering till berörda. Område för dialog är markerat med en röd ring nedan. Aktivitet 2: Utveckling av en ny central stadskärna Under hösten 2016 kommer även hållas en större dialog kring utvecklingen av ny central stadskärna Flemingsberg. Här finns möjlighet att i tidigt

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 3 (6) programskede lyfta in invånarnas synpunkter på utvecklingen som kommer att förändra flöden och målpunkter i Flemingsberg. För att göra detta kommer delvis nya metoder att prövas. Område för medborgardialogen är markerat med en röd ring nedan. I Flemingsbergs mest centrala delar finns en unik möjlighet att skapa framtidens stadskärna istället för dagens markförlagda infartsparkering, infrastruktur och gröna slänter. Genom att utveckla en ny central stadskärna i området runt ett nytt resecentrum finns förutsättning för att binda samman Flemingsbergs olika delar och ge ett utbud av urbana stadskvaliteter vilket skulle öka attraktiviteten som etableringsort för det privata näringslivet och som bostadsort. Den centrala stadskärnan skulle även fylla en viktig funktion som naturlig gemensam mötesplats mellan boende i Flemingsbergs bostadsområde och Visättra med verksamma och studenter inom Universitetsområdet och den övriga Flemingsbergsdalen. Tjänstemännen på kommunstyrelsens förvaltning (Samhällsbyggnadsavdelningen) fick den 25 maj ett politiskt uppdrag att ta fram ett program för utvecklingen av en ny central stadskärna i Flemingsberg. Förslagen dialog är en viktig del av processen för att platsen verkligen ska utformas som en mötesplats som binder samman och helar Flemingsberg är det viktigt att den fyller de boende och verksammas behov.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 4 (6) Programområde markerat med en röd streckad linje. Resultatet av dialogen kommer tillsammans med resultat från dialog med marknaden, politiker, tjänstemän och nyckelaktörer tillsammans bilda grund för vision av utvecklingen i området. Dialogen med invånarna kommer att koncentreras på önskan om innehåll och funktioner i syfte att skapa en gemensam mötesplats utifrån invånarnas behov och därmed möjliggöra ökad trygghet, sammanhållning och social hållbarhet. Exempel på viktiga frågor att ställa är: Vad eller vilka funktioner/platser skulle få dig att vilja vistas i den centrala stadskärnan? Vilken typ av miljö tycker du ska skapas och trivs du i? Primär målgrupp för dialogen är boende, verksamma och studenter i närområdet. Särskilt viktiga att nå är de som normalt inte deltar barn och ungdomar. Sekundär målgrupp är övriga invånare i Huddinge kommun. För att nå dessa används digital information (samma som ovan). För att nå dessa kommer följande aktiviteter ske: Dialog i focusgrupper under september Större aktivitet i samband med demokrativeckan i oktober Digital information och möjlighet till delaktighet via kommunens hemsida. En separat kommunikationsplan finns upprättad, Bilaga 2.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 5 (6) Inför dialogen kommer under augusti erfarenheter inhämtas från hittills genomförda dialogaktiviteter i närområdet; Dialog kring Gula gången och Flemingsbergsparken samt dialog inom det nystartade trygghetsnätverket. Återkoppling av genomförd dialog kommer dels att ske på demokrativeckan (resultat från dialog i augusti och september) och dels genom kommunikation av vision för fortsatt utveckling av en ny central stadskärna. I ett senare skede (vår 2017) kommer det även att finnas möjlighet att föra dialog kring utformning och gestaltning utifrån framtagen vision. Finansiering av dialogen och resurser Dialogen kommer att finansieras av medel inom projektet Program för utveckling av ny central stadskärna i Flemingsberg. Förutom de resurser som finns inom Samhällsbyggnadsavdelningen inom ramen för ovanstående projekt behövs resurser från kommunikationsavdelningen och en extern processledare för dialogen. Ett förslag är även att ta in en extern resurs som hjälper till att driva och genomföra medborgardialogen. Förvaltningens synpunkter Genom föreslagen dialog finns möjlighet att i tidigt programskede inför beslut kring samhällsbyggandet lyfta in invånarnas synpunkter på utvecklingen. Framförallt finns möjlighet att påverka utformning av gemensamma mötesplatser i stadskärnan för ökad sammanhållning, men även att till viss del påverka utvecklingen i stort. Dialogen kommer även leda till en bättre förståelse till kommande utvecklingsbeslut. Signe Wernberg Områdesstrateg Flemingsberg Bilagor Bilaga 1 Aktivitetsplan 2016 för område Sydväst Bilaga 2 Kommunikationsplan

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 2016-07-08 KS-2016/1194 6 (6) Bilaga 1 Aktivitetsplan2016 för område sydvästra Huddinge Nedan är en sammanställning av de aktiviteter som har eller kommer genomföras i kommunens regi under 2016 inom område sydvästra Huddinge (Flemingsbergs komundel). Ytterligare aktiviteter kan förekomma inom SÄF, KUF eller BUF. Gråmarkerade aktiviteter faller inte in under Rådet för fysisk planerings ansvarsområde och kommer därför inte att följas upp senare under året av detta råd. Inom Samhällsbyggnadsavdelningen planeras följande aktiviteter kring utveckling av den fysiska miljön med boende eller verksamma i området som målgrupp: Typ av aktivitet Tidpunkt Ansvarig Dialog och samarbete: Utveckling av Maj/juni KSF: SBA Gata/Mex Flemingsbergsparken och Gula gången Större grillfest 21 maj, därefter dialog med focusgrupper och samarbete med Tillsammans för Flemingsberg Dialog: Utveckling av ny central stadskärna. Sep/okt KSF: SBA Stab Samtidigt finns ett intresse från aktörer i området att informera om pågående projekt i samtliga skeden. PLB Samråd: Detaljplan hörntomten Kv 4 KSF: SBA Plan PBL Samråd: Detaljplan Rättscentrum Kv 4 KSF: SBA Plan/Mex PBL Samråd: Detaljplan Visättra Kv 4 KSF: SBA Plan/Mex Det planeras även olika typer av aktiviteter inom området för att öka tryggheten och säkerheten, sammanhållningen eller delaktigheten: Typ av aktivitet Tidpunkt Ansvarig Workshop kring uppstart av trygghetsnätverk 18 feb KSF i Flemingsberg Trygghetsvandring 17 maj KSF Tillsammans för Flemingsberg, ett projekt för Sommar KSF ökad trygghet och trivsel. Kom Samman (festival i Flemingsberg) 20 aug KUF Demokratidagar 10-14 okt KSF Inom Flemingsberg kommer även i år att hållas en trygghetsdag den 8 juni arrangerad av KSF. Temat för detta år är Vad kan man göra för att stärka tryggheten i den offentliga miljön.

KOMMUNIKATIONSPLAN SIDA 1 (5) DATUM 5 maj 2016 DIARIENUMMER PROJEKTLEDARE Anna Broberg, redaktionschef Dialog kring utveckling av ny central stadskärna i Flemingsberg - Pilot för Rådet för fysisk planering Bakgrund och syfte För att ge boende och verksamma möjlighet att påverka beslutsfattande är det viktigt att öka deras delaktighet i tidiga skeden av samhällsbyggnadsplanering- och utveckling. 2015 bildades ett råd för fysisk planering, vars syfte är just att lyfta in invånarnas synpunkter i tidiga programskeden för ökad politisk förståelse inför beslut. Rådet ansvarar för att kommunen planerar, genomför och utvärderar dialog med invånarna kring kommunens förslag till fysisk planering för olika geografiska områden. Dialogen ska ske utifrån ett flertal aspekter, exempelvis utformning/gestaltning, miljö, trygghet, näringsliv och social hållbarhet. Dialogen sker i olika former. Under HT-16 genomförs en första pilot inom ramen för rådets uppdrag. Som pilot har valts dialog kring Utveckling av ny central stadskärna i Flemingsberg. Syftet med dialogen kring den nya centrala stadskärnan är att: Visa hur området planeras att förändras Förklara processen och vad som går att påverka när och hur Ta in idéer och synpunkter Tidigt hitta konfliktpunkter Skapa bra förutsättningar för nästa steg i planeringsprocessen Återkoppling sker dels genom digitala verktyg och dels genom ytterligare dialog i området. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGERROR! NO TEXT OF SPECIFIED STYLE IN DOCUMENT. KOMMUNIKATIONSPLAN DATUM DIARIENUMMER 6 april 2016 KS-2016/1194 SIDA 2 (5) Metod för dialog Följande metoder för dialog kommer att ske: -Dialog med fokusgrupper under september-16. -Större aktivitet i samband med demokratidagarna i oktober-16. -Digital information och möjlighet till delaktighet via kommunens webbplats och sociala medier. Då tiden är knapp kommer den digitala dialogen ske via redan etablerade kanaler, i detta fall huddinge.se och kommunens kanaler i sociala medier. I förlängningen (men utanför denna pilot) förespråkas att implementera 3D, kartor och annan ny digital teknik i processen. Delaktighetsstrategier baserade på Huddinges delaktighetsspektrum Huddinges delaktighetsspektrum består av fem nivåer för delaktighet: information, konsultation, dialog, samarbete och medbestämmande. Medborgardialog rör sig över alla dessa nivåer, dock med tyngdpunkt på information och konsultation. I pilotprojektet kommer vi att arbeta med de tre första nivåerna information, konsultation och dialog. 1. Information kännetecknas av envägskommunikation, frågor och svar. Målgrupperna får kännedom om något och kanalerna kan till exempel vara tidning, webbplats, stormöte eller Öppet hus. 2. Konsultation är ofta av punktinsatskaraktär och syftar till att inhämta synpunkter. Målgrupperna får tycka, exempelvis i sociala medier, enkäter, fokusgrupper, områdesvandringar eller medborgarpaneler. 3. Dialog här sker ett utbyte av tankar, och tillfällena är vanligtvis flera. Tillsammans med målgrupperna resonerar man kring olika frågor, och formerna kan vara verksamhetsråd, dialogseminarium eller Open space. 4. Samarbete aktiviteter planeras och genomförs tillsammans med målgruppen, exempelvis i arbetsgrupper eller framtidsverkstäder. 5. Medbestämmande - avser gemensamt beslutsfattande, där målgrupperna får bestämma exempelvis i ett rådslag eller en folkomröstning.

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGERROR! NO TEXT OF SPECIFIED STYLE IN DOCUMENT. KOMMUNIKATIONSPLAN DATUM DIARIENUMMER 6 april 2016 KS-2016/1194 SIDA 3 (5) Målgrupper och kommunikationsmål Primära målgrupper Befintliga boende i närområdet (Grantorp, Kästa och Visättra). Ett särskilt fokus på dialog med barn och unga. Befintliga studenter inom Campus Flemingsberg Befintliga verksamma (exempelvis personal på rättscentrum, sjukhuset). Sekundära målgrupper Invånare i övriga Huddinge Kommunikationsmål: Skapa god kännedom om dialogen och de olika möjligheterna att vara delaktig. Särskild satsning för att nå grupperingar som tidigare varit svåra att nå, främst barn och unga. Återkoppla resultat av genomförd dialog. Budskap Dialogen kommer att koncentreras på önskan om innehåll och funktioner i syfte att skapa en gemensam mötesplats utifrån målgruppernas behov. Förslag: Vi ska skapa bästa möjliga centrum i Flemingsberg, därför behöver vi era synpunkter och önskemål inför vårt beslutsfattande. Exempel på viktiga frågor att ställa i dialogen är: Vad eller vilka funktioner/platser skulle få dig att vilja vistas i den centrala stadskärnan? Vilken typ av miljö tycker du ska skapas och trivs du i?

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGERROR! NO TEXT OF SPECIFIED STYLE IN DOCUMENT. KOMMUNIKATIONSPLAN DATUM DIARIENUMMER 6 april 2016 KS-2016/1194 SIDA 4 (5) Återkoppling och utvärdering Återkoppling föreslås ske dels genom digitala verktyg och dels genom ytterligare dialog i området, både under demokratidagarna och under VT-17. Aktiviteter Det händer När Ansvarig Målgrupp Kanal/aktivitet Kommentar Information om dialogmöte/n Aug och sept -16 Kommunikations avd. Invånare Vårt Huddinge Aktuellt i Huddinge Huddinge.se Facebook Twitter Insidan/Inbiten Inbjudningar till fokusgruppsmöten Aug-16 SBA (i dialog med kommunikations avd.) Studenter Campus flemingsberg Verksamma i området (ex. sjukhuset) Utskick Fokusgrupper Sept-16 SBA Samtliga primära målgrupper Möten Aktivitet på plats i centrum under demokratidagarna Okt-16 SBA Invånare i närområdet Inklusive återkoppling av resultat från fokusgrupper och tidigare dialoger. Webbtjänst (formulär) med möjlighet att lämna synpunkter och önskemål Byggs under sept, lanseras inför demokratidagarna Kommunikations avd Primära samt sekundära målgrupper Sida på huddinge.se som marknadsförs via andra kanaler Återkoppling resultat OKT: Demokratidagarna HT-16: VH reportage, huddinge.se mfl kanaler VT-17: I samband med kommande dialoger under VT SBA samt kommunikations avd. Samtliga målgrupper Möten (demokratidagarna + nya dialogmöten) Vårt Huddinge Huddinge.se Sociala medier

KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNINGERROR! NO TEXT OF SPECIFIED STYLE IN DOCUMENT. KOMMUNIKATIONSPLAN DATUM DIARIENUMMER 6 april 2016 KS-2016/1194 SIDA 5 (5) Ändringshistorik Datum Kommentar 9 maj 2016 Anna Broberg tar fram en första version till projektgruppen. 22 juni 2016 Anna Broberg rev Juli 2016 Anna Broberg rev 15 aug 2016 Signe Wernberg rev