MANUAL TJÄNSTEKONCEPT HSB ÄNDRINGSANMÄLAN FÖRTROENDEVALD HSB Tjänsteutveckling AB 2016-04-20
INNEHÅLLSFÖRTECKNING: INNEHÅLLSFÖRTECKNING:... 2 HSB ÄNDRINGSANMÄLAN... 3 INLOGGNING... 3 INLOGGNINGSPROBLEM ANVÄNDARE MED PERSONNUMMER... 4 STARTSIDAN ATT GÖRA... 5 STARTSIDAN HÄNT SEDAN SIST... 6 ADMINISTRATION - STYRELSEN... 7 REDIGERA BEFINTLIGA FÖRTROENDEVALDA... 8 LÄGG TILL FÖRTROENDEVALD... 11 VERIFIERA ÄNDRINGAR... 13 DIGITAL REGISTRERING... 15 Sid: 2
HSB ÄNDRINGSANMÄLAN INLOGGNING» Gå till www.hsbportalen.se och fyll i ditt användarnamn (personnummer) och lösenord» Klickar på Logga in Första gången du loggar in får du upp en PUL-text som du måste godkänna för att komma vidare in i HSB Portalen. Vid inloggningsproblem klickar du på Problem att logga in, klicka här. Där beställer du nytt lösenord. Sid: 3
INLOGGNINGSPROBLEM ANVÄNDARE MED PERSONNUMMER Om du har problem med inloggning till HSB Portalen ska du göra följande:» Klicka på Problem att logga in, klicka här.» Fyll i ditt personnummer.» Fyll i två valfria siffror i rutan under ditt personnummer» Klickar på Skicka» Röd text kommer upp med information om hur uppgifterna skickas (mail, brev eller sms). Om du gjort enligt ovan men ändå inte kan logga in ska du kontakta support@hsbportalen.se Sid: 4
STARTSIDAN ATT GÖRA 180 dagar efter bokslut får förtroendevalda en post i Att göra gällande registreringsbevis. Denna post kommer som en påminnelse oavsett om ni anmält ändringar till Bolagsverket eller ej. När du klickar på den mörkblå texten Ej aktuellt registreringsbevis får du upp ett fönster där du kan välja vad du ska göra; Vi har haft vår stämma, ingen förändring har skett till styrelsen, Vi har haft vår stämma och redan registrerat förändringar och Vi har haft vår stämma men ännu inte registrerat förändringar. Sid: 5
STARTSIDAN HÄNT SEDAN SIST I Hänt sedan sist ser du när det gjorts ändringar gällande förtroendevalda. Sid: 6
MINA TJÄNSTER - ADMINISTRATION - STYRELSEN Här kan de förtroendevalda som har behörighet förtroendevald admin göra styrelseändringar. Din HSB förening har information om vilka personer som har denna behörighet. Alla ändringar skrivs ner till din HSB förenings register men du kan även välja att skicka ändringar till Bolagsverket. Till Bolagsverket skickas de anmälningspliktiga rollerna ledamot, suppleant och firmatecknare. För att säkerställa att de ändringar som kommer till Bolagsverket innehåller rätt antal ledamöter, suppleanter och firmatecknare enligt stadgar sätter handläggare regler/firmateckningslogik. Som förtroendevalda kan du se regler/firmateckningslogik genom att klicka på Se firmateckningslogik och roller för brf. Sid: 7
REDIGERA BEFINTLIGA FÖRTROENDEVALDA Här kan förtroendevald med behörighet förtroendevald admin redigera befintliga förtroendevalda. Här kan man ändra både anmälningspliktiga roller till Bolagsverket men även uppdatera HSB föreningens register.» Klicka på Mina Tjänster i vänstermenyn» Klicka på Administration» Klicka på Styrelsen» Välj bostadsrättsförening.» Välj person du vill redigera (exempelvis ska kanske en person ändras från rollen sekreterare till vice ordförande.» Klicka på Ändra rollsammansättning/se utkast» Lägg till/ta bort roller» Klicka på Spara till utkast.» Om du klickat på Spara till utkast med ångrat dig kan du klicka på Återställ» Klicka på Visa översiktsvy för att se sammanställning av förtroendevalda» Om du vill ta bort en person ska du klicka på det svarta krysset till höger om personen» När alla ändringar är klara klickar du på Skicka sparade ändringar» Obs! Är inte stadgereglerna korrekta och det är fel antal förtroendevalda kommer felmeddelande visas Sid: 8
Sid: 9
Sid: 10
LÄGG TILL FÖRTROENDEVALD Här kan förtroendevalda med behörighet förtroendevald admin registrera nya personer.» Klicka på Lägg till ny styrelsemedlem» Fyll i personnummer och klicka på knappen enter på tangentbordet. Om personen finns i HSBs register så hämtas uppgifterna därifrån. I annat fall hämtas uppgifterna från folkbokföringsregistret. Kontaktuppgifter kan endast ändras under Min profil på Mina Sidor.» Fyll i den roll/roller som personen ska ha» Klicka på Spara tull utkast Sid: 11
Sid: 12
VERIFIERA ÄNDRINGAR När förtroendevald med behörighet förtroendevald admin gjort klart alla ändringar och klickat på Skicka sparade ändringar så öppnas en verifieringssida. På den sidan görs en verifiering mot Bolagsverkets register. Alla förändringar visas på verifieringssidan dvs både ändringar som ska till Bolagsverket men även förändringar som ska registreras i HSBs register.» Klicka på Skicka sparade ändringar» Verifieringssida med alla förändringar visas» Om Bolagsverket har information som saknas i HSBs register eller visa versa kommer text upp och man kan välja att lägga till/plocka bort från Bolagsverket alternativt lägga till/plocka bort i HSBs register» Klicka på Spara till utkast» Verifieringssida visas» Längst ner på sidan visas text om anmälningspliktiga roller till Bolagsverket samt att det är avgiftsbelagt. Där finns också text om skillnaderna mellan digital och manuell registrering till Bolagsverket.. Observera att eventuella revisorer registrerade hos Bolagsverket kommer att avregistreras oaktat om de har lagts till, tagits bort eller kvarstår då denna roll inte är anmälningspliktig. Det nya registreringsbeviset kommer med andra ord inte att innehålla revisorer» Klicka på Digital registrering Sid: 13
Tänk på detta vid önskan om manuell registrering» I de fall bostadsrättsföreningen i sitt ekonomiska eller administrativa avtal köper tjänsten för ändringanmälan till Bolagsverket kan manuell blankett användas. Kontakta er HSB förvaltare eller er ekonom för vidare hjälp.» I de fall bostadsrättsföreningen inte köper tjänsten i sitt ekonomiska eller administrativa avtal behöver anmälan ske med Digital registrering. HSB Stockholm tar som tidigare ut en administrativ avgift för tjänsten och fakturering sker efter att registreringsbeviset från Bolagsverket lästs in i HSB Portalen. Givetvis kan valet göras att skriva ut blanketten för manuell registrering och posta direkt till Bolagsverket. Sid: 14
DIGITAL REGISTRERING Digital registrering kräver Bank-id (Bank-id/Mobilt bank-id). Bolagsverket tar ut en kostnad på 700 kr för den digitala registreringen.» Klicka på Digital registrering» Bolagsverkets sida öppnas. Granska Anmälan (PDF) så att den är korrekt» Välj e-legitimation» Klicka på Skriv under och skicka in» Skriv under med Bank-id» När allt är klart öppnas HSB Portalens bekräftelsesida» Bolagsverket returnerar digitalt registreringsbevis. För de bostadsrättsföreningar som har tillgång till HSB Föreningsdokument kommer registreringsbeviset hamna där. När registreringsbeviset är klart genereras en post i Hänt sedan sist. De digitala registreringsbevisen skickas även till handläggare som kan skicka dessa vidare till de bostadsrättsföreningar som ej har tillgång till HSB Föreningsdokument. Sid: 15
Sid: 16
Sid: 17