VAD MAN KAN VÄNTA SIG AV EVS Youth in Action-programmet INFOPAKET Del 1: Maj 2011
Inledning Detta dokument är avsett för volontärer och initiativtagare som är inblandade i EVS. Det ger tydlig information till volontärer och initiativtagare om vad man kan vänta sig på det allmänna planet före, under och efter volontärtjänstgöringsperioden. Dokumentet ger också initiativtagare, programkontor och Europeiska kommissionen stöd i deras arbete med att förebygga risker för EVS-volontärer. Varje enskild volontär bär med sig idéer, förväntningar, behov och vanor som förtjänar en respektfull och pålitlig värdmiljö, som är lyhörd för individuella särdrag. Samtidigt ägnar sändande, mottagande och samordnande organisationer ofta mycket tid, energi och resurser åt att organisera EVS-projektet och kan därför vänta sig att volontären visar samma respekt för och tillit till deras engagemang när det gäller att ta fram aktiviteter i deras lokala samhälle. Huvudsyftet med det här dokumentet är därför att tydliggöra vilken roll varje projektpartner (inbegripet volontärerna) bör ta för att gemensamt skapa en bra miljö för ett EVS-projekt. "Vad man kan vänta sig av EVS" ger riktlinjer när det gäller särskilda aspekter av genomförandet av EVS-projektet. Dessa riktlinjer tar hänsyn till de stora variationerna i projektpartner, projektformat och tjänstgöringsområden och de måste anpassas med hänsyn till varje projekts särskilda miljö. Riktlinjerna utgör ett komplement till den information som finns i programhandledningen för Youth in Action-programmet 1 och är en del av infopaketet som ska delas ut till alla volontärer innan de ger sig av. Det rekommenderas starkt att potentiella volontärer läser detta dokument innan de går med på att delta i ett EVS-projekt. 1 Om det förekommer motstridiga uppgifter i de respektive dokumenten är det informationen i programhandledningen som gäller.
"Vad man kan vänta sig av EVS" 1. Information och kommunikation Volontären måste informeras om Youth in Action-programmet dess bakomliggande filosofi, målsättningar, prioriteringar och förfaranden och hur EVS-projekt genomförs. Innan avresan måste volontären få tydlig information om EVS-projektet, i synnerhet om de uppgifter hon eller han ska utföra, boende, utbildning och stöd. Om placeringen av volontären är i form av inneboende måste volontären informeras om de regler och villkor som gäller där hon/han är inkvarterad och som omfattar henne/honom. Innan avresan är volontären ansvarig för att informera initiativtagarna om omständigheter som kan inverka på hennes/hans möjligheter att utföra vissa uppgifter och om eventuella särskilda behov. Om nödvändigt ska hon/han ge korrekt information om hälsorelaterade frågor. Volontären måste informera den samordnande, sändande och mottagande organisationen om de exakta datumen för hennes/hans avgång och ankomst. Den informationen ska tillhandahållas i god tid innan volontärtjänsten inleds. 2. Ekonomiska och administrativa regler Volontären måste läsa, godkänna och underteckna EVS-avtalet tillsammans med den samordnande, sändande och mottagande organisationen. Volontären måste också läsa den bidragsansökan som har godkänts av det nationella programkontoret/genomförandeorganet för hennes/hans projekt. Varje enskild partner (inbegripet volontären) är ansvarig för att respektera detaljerna rörande projektet såsom de är angivna i EVS-avtalet. Att delta i EVS är kostnadsfritt för volontären. Undantaget ett eventuellt bidrag på upp till 10 % av hennes/hans resekostnader får man inte ta ut några kostnader från volontären, varken helt eller delvis, direkt eller indirekt, för hans/hennes deltagande i ett EVSprojekt. Det innebär att volontären har rätt till en resebiljett tur och retur mellan det sändande landet och det mottagande landet, samt försäkring, mat (man bör även ge måltider eller matpengar till volontären på lediga dagar och under semesterperioder) och lokala transporter. Under hela volontärtjänstgöringsperioden, även under ledigheter, har volontären också rätt till pengar varje månad eller vecka (fickpengar). Beloppen fastställs i programhandledningen. Fickpengarna får inte vara till kostnader relaterade till genomförandet av projektet (till exempel lokala transporter eller mat). Volontären måste under hela volontärtjänstgöringsperioden täckas av EVS obligatoriska gruppförsäkringsplan som inrättats av Europeiska kommissionen. Volontären måste noggrant läsa den information som handlar om försäkringar i EVS-infopaketet.
Volontären kan be om och måste få hjälp från initiativtagarna med att skaffa visum om detta krävs enligt lagstiftningen i det mottagande landet. Om de blir ombedda i tillräckligt god tid kan det nationella programkontoret/genomförandeorganet eller SALTO utfärda intyg till stöd för volontärens visumansökan. Volontären har rätt att få ett Youthpass-certifikat som visar hennes/hans deltagande i EVS och den erfarenhet hon/han har skaffat sig under tjänstgöringsperioden (mer information på www.youthpass.eu). Efter att volontären återvänt hem måste hon/han fylla i de relevanta delarna av blanketten för slutrapporten. 3. En positiv inställning inom EVS Volontären bör anta en aktiv roll i att arrangera EVS-projektet tillsammans med initiativtagarna, och detta bör uppmuntras av den sändande, mottagande och samordnande organisationen. Volontären måste iaktta reglerna och organisationsstrukturen hos den mottagande organisationen. Volontären måste också följande gällande lagar i mottagandelandet. Volontären måste hålla den mottagande organisationen underrättad om var hon/han befinner sig under tjänstgöringsperioden. Under tiden som volontären är utomlands bör hon/han ge den sändande organisationen regelbunden återkoppling om hennes/hans upplevelse och måste utvärdera projektet som helhet tillsammans med den sändande organisationen vid återkomsten. 4. Praktiska arrangemang Den mottagande organisationen måste ta hand om allt det praktiska för att ge stöd och vägledning till volontären från och med att hon/han anländer i det mottagande landet. Volontären har rätt till fri kost och logi. Hennes/hans inkvartering måste vara tillgänglig för henne/honom under hela tjänstgöringsperioden, inklusive under semestrar. Den mottagande/samordnande organisationen måste se till att volontären får bo på ett säkert och rent ställe och kan äta hälsosam mat i tillräcklig mängd. Volontären måste ta väl hand om det boende som hon/han har fått. Volontären har rätt till två på varandra följande lediga dagar i veckan (om inget annat överenskommits i samförstånd mellan volontären och initiativtagaren och uttryckligen anges i EVS-avtalet) samt två dagars semester i månaden. Semesterdagar och lediga dagar under veckorna måste avtalas mellan den mottagande organisationen och volontären. 5. Stöd, utbildning och möten Före avresan måste den sändande/samordnande organisationen se till att volontären får EVS-infopaketet och blir tillräckligt förberedd inför vistelsen utomlands, i enlighet med
hennes/hans behov och i linje med EVS utbildnings- och utvärderingsriktlinjer och minimikvalitetsnormer (EVS Training and Evaluation Cycle guidelines and minimum quality standards). Vid ankomsten i mottagandelandet har volontären rätten och skyldigheten att delta i en utbildning vid ankomsten. De volontärer som tjänstgör under en period på sex månader eller längre kan också ha rätt och skyldighet att delta i ett mellanutvärderingsmöte. Volontären ska få lämpligt stöd i utförandet av uppgifterna samt vägledning för att kunna genomföra de överenskomna uppgifterna. Den mottagande/samordnande organisationen måste tillhandahålla gratis språkundervisning för volontären. Utbildningen kan vara formell eller informell och formatet på utbildningen samt hur länge den pågår och hur ofta beror på volontärens behov, hennes/hans projektuppgifter och de tillgängliga resurserna hos organisationen. För att kunna få personligt stöd har volontären en mentor som hon/han har regelbundna möten med under tjänstgöringsperioden. Mentorn måste utses av den mottagande organisationen och får inte vara volontärens arbetsledare eller på annat sätt vara direkt inblandad i volontärens dagliga aktiviteter. Mentorn ska hjälpa volontären att integreras i organisationen, projektet och det lokala samhället. Mentorn ska vid behov hjälpa volontären med administrativa frågor. Volontären måste godta mentors roll som som den person som är ansvarig för hennes/hans välbefinnande och måste närvara vid de regelbundna möten som anordnas av mentorn. I slutet av projektet bör volontären få hjälp av den sändande organisationen i att utvärdera deltagandet i EVS för att få ut maximalt av sin erfarenhet. Om hon eller han ber om det bör volontären även få hjälp med att återanpassa sig till hennes/hans hemland och vägledning i personliga projekt. Efter att ha fullföljt en volontärtjänstgöringsperiod ska volontären delta i det årliga EVSevenemanget som anordnas av det nationella programkontoret. Volontären kan också kontakta de relevanta nationella programkontoren eller genomförandeorganet 2 och fråga efter råd och stöd i vilken fråga som helst (ackreditering, försäkringar, visumstöd, krishantering etc.). 6. Volontärens uppgifter Förutsättningarna för volontärtjänstgöringen måste vara sådana att volontärens personliga hälsa, säkerhet och värdighet respekteras och de måste vara i linje med de nationella lagarna i det mottagande landet. EVS måste stå till volontärens tjänst på heltid. Hennes/hans projektaktiviteter (inklusive språkundervisning och andra utbildningsaktiviteter i anslutning till projektet) bör utgöra minst 30 och högst 38 timmar i veckan. Volontären får inte utföra rutinuppgifter som vanligtvis skulle utföras av avlönade anställda. 2 För kontaktuppgifter till nationella programkontor och genomförandeorganet, se http://ec.europa.eu/youth/youth/doc152_en.htm.
Volontären får inte ensam eller utan övervakning utföra uppgifter som kräver ett stort ansvar. Volontären får inte vara ensam ansvarig för personlig omsorg om sårbara personer (spädbarn eller barn; sjuka, gamla eller funktionshindrade etc.) i det dagliga arbetet. Volontären får inte undervisa eller assistera vid undervisning som en del av formell utbildning. Volontären bör uppmuntras att använda sina egna idéer, sin kreativitet och sin erfarenhet för att utveckla sina egna projekt eller aktiviteter kopplade till den mottagande organisationens arbete. Eventuella ändringar i projektet och i volontärens uppgifter, ansvarsområden, stöd och utbildning måste vara i linje med det allmänna upplägget för det överenskomna och godkända projektet och måste ske i samförstånd mellan volontären och den mottagande organisationen. 7. Risk- och konflikthantering Volontären får inte agera på ett sätt som utsätter andra eller volontären själv för risken att skadas. Om en konfliktsituation uppstår kan volontären be sin mentor att underlätta kommunikationen mellan volontären och den lokala omgivningen eller den mottagande organisationen. Mentorn bör kunna göra en objektiv bedömning av situationen. Om en konflikt uppstår mellan volontären och mentorn kan volontären be om att få en annan person utsedd som mentor. Vid en konfliktsituation ska volontären få stöd av och måste samarbeta aktivt med den samordnande, sändande och mottagande organisationen för att undvika problem med kommunikationen. Om det sker en allvarlig händelse kan volontären förvänta sig att mentorn etablerar och upprätthåller tillbörlig kontakt med den sändande organisationen, hennes/hans närmaste anhöriga (om hon/han ber om eller kräver det) och försäkringsbolaget, om det behövs. Vid allvarliga händelser eller en konfliktsituation som inte kan lösas på annat sätt kan volontären lämna projektet. Det bör emellertid alltid vara sista utvägen och är något man bör komma överens med det nationella programkontoret om.