MedSpeech Administrationsmanual Handledning i hur man administrerar MedSpeech Version 3.4.1 November 2013 1
Innehållsförteckning Introduktion... 4 Kort om denna manual... 4 Kort om produkten... 4 Starta MedSpeech Databasadministratör... 4 Om Mawell... 4 Skapa en ny databas... 5 Ny databas... 5 Uppgradera databasen... 7 Uppgradera en databas... 7 Lägg till databasanslutningar... 9 Administrera licensen... 11 Logga in till befintlig databas... 12 Inloggning... 12 Granska MedSpeech loggar... 13 Granska fel-loggen... 13 Granska användarhändelser... 13 Granska systemändringar... 14 Statistik... 15 MedSpeech statistik... 15 Avdelningsstatistik... 15 Prioritetsstatistik... 15 Dikterarstatistik... 16 Sekreterarstatistik... 17 Tidsstatistik... 17 Konfiguration... 18 Inställningar... 18 Adresser... 21 Lägga till en ny adress:... 21 Att redigera en adress:... 21 Användare... 23 Lägg till en ny användare... 23 Skapa CDS-konto för bakgrunds-taligenkänning.... 24 Redigera användare... 24 Roller... 26 Roll-attribut... 26 Lägga till roller... 27 2
Redigera roller... 28 Designa mallar... 29 Introduktion... 29 Lägga till en mall... 29 Redigera mall... 30 Kopiera template till en ny mall... 31 Tillgänglighet för mallar... 31 Uppdatera cachade mallar:... 32 Konfigurering av utskrift... 33 Klientkonfiguration... 33 Bokmärken för utskriftsmall... 33 Avdelningar... 35 Introduktion till Avdelningar... 35 Att lägga till en ny avdelning... 35 Redigera en avdelning... 36 Ta bort alla användare från en avdelning... 36 Avdelningsmallar... 36 Konfigurera förvald avdelning på specifik dator... 37 Prioriteter... 38 Att lägga till eller att redigera en prioritet... 38 Inställningar... 40 Allmänt... 40 Ljudlagring... 41 Konfigurera DPM (Digital Pocket Memo)... 42 DPM inställningar för roll... 42 Att lägga till användare på en DPM... 42 Frasminne - Introduktion... 44 Visa och synkronisera fraser:... 44 Att uppdatera Frasminne för utvalda användare:... 44 Uppdatering av Globala Frasminnen... 46 3
Introduktion Kort om denna manual Denna administrationsmanual fokuserar på administrationen av MedSpeech, vad gäller användare, avdelningar och mallar i MedSpeech. Denna manual täcker även in statistik och loggar. Vi rekommenderar läsaren att också läsa igenom MedSpeech användarmanual för att få ytterligare förståelse för hur programmet fungerar. Installationsanvisningar finns beskrivna i MedSpeech Installation and Maintenance manual. Kort om produkten Detta är en CE-märkt produkt. För mer information om CE-märkningen, och den avsedda användningen vänligen studera den ordinarie användarmanualen. Starta MedSpeech Databasadministratör Starta upp MedSpeech-databasadministratörgenom att klicka på Start > Alla program > Mawell Software Solutions, MedSpeech Databasadministratör. Om Mawell Mer information om Mawell och våra produkter hittar du på vår webbplats, http://www.mawell.com Kontakta gärna oss på Mawell. Vår adress är: Mawell Software Solutions AB Solna torg 3 171 45 Stockholm Sweden Info e-postadress: info@mawell.com Telefon: 08-527 400 00 Fax: 08-527 400 40 4
Skapa en ny databas Starta upp MedSpeech Databasadministratörgenom att klicka på Start, Alla Program, Mawell Software Solutions, MedSpeech Databasadministratör, utan att logga in. Ny databas 1. Från huvudmenyn, välj Skapa databas. (Obs, denna knapp är endast aktiv om du inte är inloggad) 2. Fyll in Server, Databasnamn, TCP/IP port, användarnamn samt lösenord där: a. Server = Adress till SQL-servern b. Databasnamn = Namn på den nya databasen c. TCP/IP-port = Port som kommunikation sker på. Ide flesta fall sker detta över port 1433. d. Användarnamn = Ett SQL-login (konto) med behörighet att skapa nya databaser (med andra ord en SQL-systemadministratör), samt Lösenord för denne. 3. Fälten ODBC-namn och PictSure-anslutning är namnen på de lokala kopplingarna till databasen. Vi rekommenderar att du använder default-namnet som fylls i automatiskt. 4. Klicka Nästa 5. Skriv in användarnamn och lösenord för MedSpeech-administratören. Denna användare kommer att få fullständiga administratörsrättigheter för MedSpeech-databasen. Denna användare kommer även att tilldelas SQL-rollen Security administratör på SQL-servern. Du kommer att få en bekräftelse när databasen har skapats. 5
6. Tryck på Slutför. Följande dialog visas när databasen har skapats. 6
Uppgradera databasen Uppgradera en databas Viktigt: Gör alltid en back-up av databasen innan du börjar uppgradera databasen. Konsultera även din MedSpeech-återförsäljare eller Euromed Networks i god tid INNAN detta arbete utförs. Det är inte möjligt att nedgradera databasen efter att man kört en uppgradering. Det är också mycket viktigt att alla användare är urloggade ur systemet under tiden som uppgraderingen sker. Se också till att om MedSpeech startas från ett annat system, t.ex. ett journalsystem, att användarna även är utloggade från detta. Starta upp MedSpeech-databasadministratör, genom att klicka på Start, Alla program, Mawell Software Solutions, MedSpeech Databasadministratör 1. Starta MedSpeech Databasadministratör. 2. Välj Uppgradera databas. Ett lösenord efterfrågas: 3. Om rätt lösenord fylls i, visas information med råd om fortsatt förfarande. 4. Välj vilken databas som du vill uppgradera och klicka på OK. Logga in med ditt MedSpeech systemadministratörskonto (OBS, detta login måste tillhöra SQL-rollen SysAdmin) 7
5. Databasen kommer nu att uppgraderas och du kommer att få en bekräftelse på när uppgraderingen lyckats. 8
Lägg till databasanslutningar NOTERA: En koppling sätts alltid upp då en ny MedSpeech-databas skapas från en arbetsstation. Följ nedanstående instruktioner för att koppla upp dig mot en redan existerande MedSpeech-databas. 1. Starta MedSpeech Databasadministratör. Välj Anslutningar 2. Välj Lägg till ny.... i samma dialog kan du också sätta en databasanslutning som förvald eller ta bort anslutningar som inte längre används. 3. Välj Lägg till ny. 9
4. Fyll i SQL Server-adress,SQL Server-port, namn på SQL databasen samt ett namn för anslutningen och välj datakälla. Om du behöver sätta upp en new ODBC, välj Ny ODBC och fyll i SQL server adress, port, namn på databasen och anslutning. 5. Klicka OK för att stänga dialogen. Kryptering När du konfigurerar en databasanslutning får du även möjlighet att välja huruvida kommunikationen till databas ska vara krypterad eller inte. Kryptering med icke betrott certifikat Klienten kommer att tvinga SQL server att kommunicera krypterat. Om inget certifikat har konfigurerats på servern kommer SQL server automatiskt att skapa ett egen-signerat certifikat som kommer att används för krypteringen. Klienten kommer att få detta certifikat och kommer att använda det utan att verifiera äktheten gentemot ett tredjeparts certifieringsorgan. Kryptering med betrott certifikat Klienten kommer att tvinga SQL server att kommunicera krypterat. Certifikatet kommer att verifieras mot tredjeparts certifieringsorgan för att säkerställa äktheten. 6. Du kan välja Normal säkerhets modell, om du vill använda SQL-kontots inloggning för att bekräfta användaren. Det går också att använda en Anpassad säkerhetsmodell som kan användas för andra katalogtjänster för att bekräfta inloggningen. Kontakta din återförsäljare för konsultation om vilket alternativ som är lämpligast för er installation 7. Klicka på OK för att stänga ner och spara ändringarna. 10
Administrera licensen Kontakta din återförsäljare för att få tillgång till din licensfil. Din återförsäljare kommer att skapa en sådan fil som baseras på antalet användare i ditt system. 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Administrera licens. 2. Klicka på Ladda licens och bläddra sedan till mappen där du har sparat ner din licensfil. Klicka på Öppna. 3. Kontrollera sedan att uppgifterna i licensinformationen stämmer, att namnet på licensierad användare stämmer, samt att antal användare är korrekt. Klicka sedan på OK för att bekräfta och stänga ner dialogen. 11
Logga in till befintlig databas Inloggning 1. Klicka på Start, Alla program, "Mawell Software Solutions", "MedSpeech Databasadministratör" för att starta programmet. 2. Välj databasen som du vill arbeta med och fyll sedan i inloggningsnamn och lösenord. 3. Du kan i det här läget välja att byta lösenord genom att bocka i rutan Byt lösenord efter inloggning. 4. Väljer du att byta lösenord kommer du att uppmanas att skriva in det två gånger. Notera att ditt nya lösenord kanske måste bestå av både små och stora bokstäver samt siffror. Detta beror på vilka säkerhetskrav som din SQL-administratör satt på lösenord. 12
Granska MedSpeech loggar Det är viktigt att kunna ha åtkomst till MedSpeech loggar. Det kan t.ex. vara viktigt att ta reda på vilken/vilka som lyssnat på ett visst diktat. Notera att för att få åtkomst till loggar måste användaren ha en roll som har rättighet att se loggar. Se avsnittet för Användare för mer information. Granska fel-loggen 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Granska logg. 2. Klicka på Loggtyp och använd pilen för att välja typen Fel. 3. Du kan sedan välja att söka på ett speciellt datum genom att bocka i Från respektive Till och välja datum. Du kan också välja en speciell användare genom att skriva in användarnamnet i fältet Användarfilter. 4. Klicka på Sök för att aktivera sökningen. Notera att du kanske måste höger-scrolla på Händelsebeskrivningen för att kunna läsa all text. Det går också att göra dialogrutan större, genom att klicka och dra i ramen. Finns MS Excel installerat på din dator kan du även exportera ditt sökresultat genom att klicka på MS Excel ikonen till höger om sökknappen. Granska användarhändelser Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Granska logg 1. Klicka på Loggtyp och använd pilen för att välja typen Användarhändelser. 2. Det går att filtrera sökningen på följande sätt: Case ID: Skriv in det diktat-id som du vill söka på. Det går att skriva in flera ID n på en gång på formen ID;ID, ex 173;494 Användarfilter: Skriv in användarnamnet på den användare som du vill söka på. Datorfilter: Skriv in datornamnet på den dator du vill söka på. Datumfilter: Specificera vilken dag eller vilka dagar som sökningen innefattar. Max träffar: Det går att begränsa antalet träffar som visas genom att ange antalet Max träffar. 13
3. Klicka på Sök för att starta sökningen. Notera att du kan behöva scrolla i sid- och höjdled för att kunna visa all text. Du kan också göra dialogen större genom att dra i ramen. 4. Finns MS Excel installerat på din dator kan du även exportera ditt sökresultat genom att klicka på MS Excel ikonen till höger om Sök knappen. Granska systemändringar 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Granska logg. 2. Klicka på Loggtyp och använd pilen för att välja typen Systemändringar. 3. Det går att filtrera sökningen på följande sätt: Case ID: Skriv in det diktat ID som du vill söka på. Användarfilter: Skriv in användarnamnet på den användare som du vill söka på. Datorfilter: Skriv in datornamnet på den dator du vill söka på. Datumfilter: Specificera vilken dag eller vilka dagar som sökningen innefattar. Max träffar: Det går att begränsa antalet träffar som visas genom att ange antalet Max träffar 4. Klicka på Sök för att starta sökningen. Notera att du kan behöva scrolla i sid- och höjdled för att kunna visa all text. Du kan också göra dialogen större genom att dra i ramen. 5. Finns MS Excel installerat på din dator, kan du även exportera ditt sökresultat genom att klicka på MS Excel ikonen till höger om Sök knappen. 14
Statistik MedSpeech statistik Det kan vara användbart att ha tillgång till statistik från MedSpeech-databasen. Detta kan vara både på systemnivå, avdelningsnivå och individuell nivå. För att kunna få tillgång till statistik måste användaren ha dessa rättigheter konfigurerade. Se avsnittet om Användare för mer information. Avdelningsstatistik Välj denna flik för att visa statistik för vissa avdelningar 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Statistik. 2. Välj fliken Avdelningsstatistik 3. Välj ett datum eller en datumperiod, genom att välja Från och Till datum. Det går även att filtrera sökningen på Diktattyp, Status och Prioritet. 4. Du kan exportera dina sökresultat till Microsoft Excel, om det finns installerat på din dator, genom att klicka på MS Excel ikonen. Prioritetsstatistik Välj detta alternativ för att visa hur diktaten är fördelade på prioritetsnivå. 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Statistik 2. Välj fliken Prioritetsstatistik. 3. Välj ett datum eller en datumperiod, genom att välja Från och Till datum. Det går även att filtrera sökningen på Avdelning. 4. Du kan exportera dina sökresultat till Microsoft Excel om det finns installerat på din dator genom att klicka på MS Excel ikonen. 15
Dikterarstatistik Använd denna funktion för att se statistik över hur många diktat en viss dikterare gjort under en viss tidsperiod. 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Statistik. 2. Välj fliken Dikterarstatistik. 3. Välj ett datum eller en datumperiod, genom att välja Från och Till datum. Det går även att filtrera sökningen genom att välja att visa Endast aktiva dikterare. 4. Du kan exportera dina sökresultat till Microsoft Excel om det finns installerat på din dator, genom att klicka på MS Excel ikonen. 16
Sekreterarstatistik Använd denna funktion för att visa statistik över sekreterarnas arbete. Det går även att bocka i Endast aktiva. NOTERA: En dikterare som skrivit ut sitt eget diktat kommer också att visas i denna statistik. 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Statistik. 2. Välj fliken Sekreterarstatistik. 3. Välj ett datum eller en datumperiod genom att välja Från och Till datum. Det går även att filtrera sökningen på Avdelning. 4. Du kan exportera dina sökresultat till Microsoft Excel, om det finns installerat på din dator, genom att klicka på MS Excel ikonen. Tidsstatistik Här visas tidsstatistik som t.ex. hur lång tid i snitt det gått mellan att ett diktat har skapats, tills att det har skrivits ut av sekreteraren. 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Statistik 2. Välj fliken Tidsstatistik. 3. Välj ett datum eller en datumperiod genom att välja Från och Till datum. Det går även att filtrera sökningen på Prioritet, samt olika statusförändringar. 4. Du kan exportera dina sökresultat till Microsoft Excel, om det finns installerat på din dator, genom att klicka på MS Excel ikonen. 17
Konfiguration Det finns ett antal inställningar i MedSpeech som påverkar både gränssnittet och arbetsflödet. Kontakta alltid din MedSpeech-återförsäljare, om du har minsta tveksamhet om dessa inställningar, då de har stor påverkan på funktionaliteten i programmet. Inställningar Följande inställningar kan göras (Logga in i MedSpeech Databasadministratör, välj Konfiguration ) ActivateAccessionNumber (True/False) ActivateAccountNumber (True/False) ActivateDateOfBirth (True/False) ActivateDictationNotes (True/False) ActivateExamDate (True/False) ActivateExternalKey (True/False) ActivateExternalKeyAsSubDepartment (True/False) AllowDictationAddendum (True/False) AllowEncryptionOnDPM (True/False) AssociatedOrders (True/False) Country (Text) CreateSqlAccount (True/False) EnableCdaSections (True/False) EnableCdaStyleUnderline (True/False) EnableCdaSubSections (True/False) EnableCdaTables (True/False) LockContextPatientInDictation (True/False) MaxSearchResultsHits (heltal) PatientIDRequiredForNewDictation (True/False) PerformSectionTitleCheck (True/False) PlatformOwner (Text) RunAdaptationBeforeSign (True/False) ServiceOwner (Text) SuspendedWarningTimeout (heltal) Aktiverar Undersökningsnummer fältet i diktatdialogen. Aktiverar Kontonummer fältet. Aktiverar Födelsedatum fältet. Aktiverar Antecknings fältet. Aktiverar Undersökningsdatum fältet. Aktiverar Extern länk fältet. Aktiverar Extern länk som underavdelning. Aktiverar möjligheten att skapa tilläggs-diktat, för redan utskrivna/signerade diktat. Tillåt kryptering av ljuddata på DPM enheter. När denna är satt till True så görs ett uppslag för att hitta associerade ordrar som kommer från samma undersöknings-tillfälle. Anger landet där diktatet skapades. (SV, GB) När denna är satt till True, så är Skapa SQL-konto kontrollen ibockad i skapa ny användare dialogen. Aktiverar sökord av CDA-typ. Aktiverar understrykningar med CDA formatering. Aktiverar undersökord av CDA-typ. Aktiverar tabeller med CDA formatering. När denna är satt till True, så tillåts inga ändringar av patientinformation i MedSpeech. Används för att ange maximalt antal sökträffar i diktatlistan. När denna är satt till True så förväntas personnummer av ett externt system. Finns ingen aktiv patient vald i det externa systemet, så kan man ej skapa nya diktat. När denna är satt till True så utförs en kontroll för att se om sökorden är giltiga. Anger namnet för diktat-plattforms ägaren. När denna är satt till True så skickas diktatet + utskriven text till efterbehandling/analys först efter att den signerats i MedSpeech. Anger namnet på den som tillhandahåller igenkänningsservicen. Ställer in tiden som ska gå innan en varning ska återkomma efter att användaren angett påminn mig 18
TranscriptionEditorFont (Text) ValidateAccessionAgainstOrders (True/False) Inställning database: ActivateExclusiveUserLogon (True/False) AutoLogoutTime (heltal) MaxLoggMessageLength (heltal) Inställning lookup AutomaticLookupOnNoOfChars(heltal) Enable (True/False) Filepath(Text) StartParameters (Text) Inställning Mas AudioSynchUploadChunkSize (heltal) senare. Ställer in vilken font (t.ex. Arial, Times New Roman) som ska användas i MedSpeech Editor. När denna är satt till True så görs en kontroll av att det satta undersökningsnumret har en motsvarande order i systemet. Om satt True kan en användare samtidigt bara logga in på från en klient på sitt konto. Sätts i minuter, 0 betyder ingen automatisk utloggning. Sätter max-längden för logg-meddelanden. Detta aktiverar automatiskt uppslag efter ett visst antal bokstäver eller siffror som har blivit inskrivna i personnummer fältet. När detta är satt till -1 då är sker det inget automatiskt uppslag. När detta är satt till 0 så sker den automatiska uppslaget direkt när man skapar diktaten. När denna är satt till True så görs ett automatiskt uppslag till en extern databas. (t.ex. ett befolkningsregister) NOTERA: Kräver en anpassad.dll fil som tas fram tillsammans med Mawell Software Solutions AB. Anger vilken.dll som ska användas då slagning ska ske mot andra system (t.ex. befolkningsregister) Anger statiska parametrar till den dll som används för uppslagning mot andra system. Storlek i kb på ljudpaket för uppladdning till databas. MasLogin (Text) SQL server inloggning som ska användas av MAS service MasPwd (Text) SQL server lösenord som ska användas av MAS service 19
20
Adresser En databas för adresser skapas med automatik när en ny MedSpeech-databas skapas. Denna kan användas för att skapa ett register med adresser till t.ex. remitterande läkare som används när rapporter skapats i MedSpeech och ska skrivas ut på papper och skickas vidare. Notera att texten i funktionen endast finns tillgänglig på engelska men med fördel också kan användas för att spara ner svenska adresser. Lägga till en ny adress: 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, och logga in. 2. Klicka på Adresser i MedSpeech Databasadministratör dialogen. 3. Klicka på Add New. 4. Fyll i adressuppgifter, se nedan. 5. Klicka på OK för att spara. Att redigera en adress: 1. Klicka på Adresser i MedSpeech Databasadministratör programmet. 2. Skriv in Firstname, Last name eller Mnemonics, och klicka på Search för att söka fram den adress som du vill redigera. 21
3. Dubbelklicka på den adress som du vill redigera. 4. Redigera. 5. Klicka på OK för att spara eller på Ångra för att stänga utan att spara. 22
Användare Lägg till en ny användare Starta upp MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Användare. 1. Välj Lägg till. 2. Fyll i Användarnamn, ange om ett SQL-konto ska skapas genom att bocka i dialogen och ange sedan Lösenord. Det går även att låta systemet skapa ett slumpvist lösenord genom att klicka på Generera lösenord. 3. Ange om användaren ska använda sig av bakgrunds-taligenkänning av diktaten, för att på serversidan tolka tal till text. Detta görs genom att kryssa i rutan Skapa CDS konto. Mer om detta i stycket Skapa CDS-konto (Clinical Document System). 4. Fortsätt med att fylla i Förnamn, Efternamn, Alias (används i vissa integrationer, konsultera din MedSpeech återförsäljare). Skriv också i Titel och Specialitet om dessa används i er integration. 5. Kryssa i rutorna för Systemadministratör och Logg och statistikoperatör för de användare som ska ha dessa uppgifter. NOTERA: En användare som fått någon av dessa uppgifter, kan inte också ha en dikterar eller utskriftsroll. 6. Kryssa sedan i de avdelningar som en viss användare ska tillhöra samt ange vilken roll som respektive användare ska ha i de olika avdelningarna. Det går också att välja Markera alla för användare som ska ha tillgång till alla avdelningar. 7. Kontrollera också att användaren är Aktiv och att Upphör aldrig rutan är ikryssad. Det går också att avmarkera Upphör aldrig rutan och ange ett datum när användaren inte längre ska kunna ha tillgång till systemet. 23
Skapa CDS-konto för bakgrunds-taligenkänning. NOTERA: För att kunna arbeta med CDS krävs det att användaren tillhör en roll som har Tillåt uppladdning till CDS (Clinical Document System) ikryssat som attribut. 1. Öppna fliken Användare, sortera fram den användaren som du vill ge behörighet att använda sig av bakgrunds-taligenkänning av diktat. 2. Kryssa i rutan Skapa CDS-konto 3. Välj Språk. 4. Skriv in informationen vad gäller Endpoint, Service ID samt inloggningsuppgifterna för att kunna skapa detta konto. Din MedSpeech återförsäljare kommer att tillhandahålla dig dessa uppgifter. 5. Klicka på OK. Kontot kommer att aktiveras när administratören klickar OK. Redigera användare 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, välj Öppna, logga in, och välj sedan Användare och sök sedan fram den användare du vill redigera. 2. Sök fram användaren genom att filtrera på Roll, Användarnamn, Förnamn eller Efternamn, eller sortera på vilken avdelning som användaren tillhör. 24
3. Markera vald användare och klicka på Redigera. 4. Det går också att Kopiera en användare, genom att markera en användare i listan och klicka på Kopiera. Användaren får då samma rättigheter till databasen som den som kopierades. 5. Efter du gjort önskade ändringar klicka på OK för att spara och stänga dialogen. 25
Roller MedSpeech installeras med 6 olika fördefinierade roller. Dessa roller definierar vilka rättigheter en MedSpeech-användare. Det är också möjligt att skapa nya roller baserat på verksamhetens behov. De fördefinierade rollerna är: (Super) Administratör: Har full tillgång till alla användare, diktat och avdelningar för en given databas. Denna roll kan inte ändras. Avdelningsadministratör: Har full tillgång till alla användare och diktat för en eller flera tilldelade avdelningar. Kan lägga till användare, ändra diktategenskaper och konfigurera DPM enheter för de tilldelade avdelningarna. Dikterare: Har rätt att skapa diktat som sedan kan skrivas ut av en Sekreterare eller en Plussekreterare. Lyssnare: Kan öppna och lyssna av diktat som gjorts på den/de avdelningar som lyssnaren har tillgång till. Sekreterare: Kan skriva ut och korrigera diktat som skapats i systemet av användare som sparat diktaten på avdelningar som denna har tillgång till. Plussekreterare: Kan liksom sekreterare skriva ut diktat från avdelningar som denna har tillgång till. En plussekreterare har även befogenhet att ändra på diktatens attribut, såsom ändra status, eller avdelning för ett visst diktat. Roll-attribut Det finns olika rättigheter som kan ges till en specifik roll. Dessa inkluderar: Tillåt avdelningsadministration. Ger användaren rätt att redigera användare som tillhör avdelningar som denne har tillgång till. Användaren kan också aktivera/avaktivera mallar som tillhör avdelningen och konfigurera DPM enheter. Tillåt ändring av avdelning/prioritet/status/extern nyckel. Ger användaren rätt att ändra Prioritet, Status, Avdelning och Namn, samt Extern nyckel. Tillåt uppspelning av diktat. Ger användaren rätt att lyssna på diktat skapade i den/de avdelningar som denne tillhör. 26
Tillåt åtkomst till statistik. Ger användaren rätt att se statistik från den/de avdelningar som användaren tillhör Tillåt att nya digitala diktat skapas. Ger användaren tillåtelse att skapa diktat på avdelningar som denne tillhör. Tillåt signering av diktat. Ger användaren möjligheten att signera diktat som skrivits ut eller korrigerats av sekreterare i MedSpeech. Tillåt import av diktat från DPM. Ger användaren möjlighet att ladda ner och spara diktat skapade med en Philips "Digital Pocket Memo" (DPM). Denna rättighet krävs också för dikterare som ska göra diktat på DPM. Tillåt uppladdning till CDS Användarens diktat kan skickas taligenkänning. För att detta ska ske krävs att användare har ett CDS konto och att formuläret som används vid diktering är knutet till en work type i taligenkänningssystemet. Tillåt utskrift av diktat Användaren kan skriva ut eller korrigera dikat från MedSpeech. Lägga till roller Vid behov kan man behöva skapa en ny roll baserat på verksamhetens behov. Gör följande för att skapa en ny roll: 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, välj Öppna, logg in på databas som du vill jobba med. Välj sedan Roller. 2. Välj Lägg till roll 3. Skriv in ett unikt namn för rollen och kryssa i vilka rättigheter som rollen ska ha. 4. Klicka på OK för att spara och avsluta. Tryck på Avbryt för att stänga utan att spara. 27
Redigera roller 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, välj att öppna den databas som du vill jobba med. Välj Roller 2. Välj vilken roll du vill redigera genom att klicka på denna. Klicka sedan på Redigera roll 3. Kryssa i de rättigheter som rollen ska ha. 4. Klicka på OK för att spara och stänga ner dialogen eller Avbryt för att stänga utan att spara. 28
Designa mallar Introduktion Mallar används för att hjälpa MedSpeech användare att strukturera medicinsk data. Det är möjligt att använda samma mall för flera olika avdelningar. Mallarna kan användas som dikatmallar vid diktering, men också i MedSpeech Editor, när diktaten ska skrivas ut eller korrigeras. Det som skrivits in i mallarna kan sedan skickas vidare till andra system, t.ex. ett journalsystem. Vänligen kontakta supporten på Mawell för mer information om hur ni kan arbeta med dessa mallar för att de bäst ska fungera i er integration. Lägga till en mall 1. Starta upp MedSpeech Databasadministratör, välj att öppna den databas som du vill jobba med. 2. Välj Designa mallar. 3. Klicka på Lägg till 29
4. Ange ett Mallnamn och ett Kortnamn för mallen. När bakgrunds-taligenkänning ska användas kryssas Använd CDS dokumenttyp. Välj då också vilken typ av dokument som avses genom att markera detta i listan. 5. Klicka på OK för att spara eller Avbryt för att stänga utan att spara. Om väljer OK öppnas malldesign dialogen för att redigera mallen, se nedan. Redigera mall 1. Klicka på den mall som du vill använda i listan över mallar. Följande dialog visas. 30
2. Se till att Mallnamn och Kortnamn är korrekt ifyllda. Fyll också i Extern nyckel om din integration kräver detta. 3. Utskrifts-plugin: MedSpeech levereras med en generisk DLL (PrePrint.print) som med fördel kan användas för att skriva ut diktat i pappersformat. Användandet av denna.dll, förutsätter att det finns en adress-databas som kan användas för att slå upp adressen till t.ex. den remitterande läkaren, som ska ha den utskrivna journalhandlingen. Det går också att använda den generiska PrintModule.print, som inte kräver någon adress-databas. Använd Bläddra för att lokalisera denna.print fil. Kontakta gärna din återförsäljare eller supporten på Mawell, om ni har frågor angående användandet av denna funktion. 4. Bläddra för att lokalisera och välja din Utskrifts plugin. 5. Plugin-parametrar lämnas tom. 6. Tryck Ok. Kopiera template till en ny mall 1. För att använda en mall som template för en ny mall, välj mallen och sedan Kopiera till. 2. Skriv in namn för det nya formuläret. 3. Använd Redigera möjligheten för att ändra egenskaper för mallen. Tillgänglighet för mallar 1. Klicka på Tillgängliga i avdelning för att se en lista över avdelningar samt vilka mallar som är tillgängliga för respektive avdelning. 31
2. Kryssa i avdelningarna där du vill att mallen ska användas. 3. Klicka på OK att stänga och spara, eller Avbryt för att stänga ner utan att spara. Uppdatera cachade mallar: Efter att ändringar gjorts i Work types uppdateras dessa genom att klicka på Uppdatera cachade mallar. Du uppmanas då att fylla i användarnamn och lösenord. Kontakta din MedSpeech återförsäljare eller Euromed Support, om du behöver hjälp med denna funktion. 32
Konfigurering av utskrift Klientkonfiguration För att få utskriftsfunktionen (pappersutskrift) att fungera, så måste en MS Word mall (.dot ) fil skapas. Använd bokmärks funktionerna i MS Word för att få in data från MedSpeech i de fält som du skapar. För att t.ex. få in patientens namn, så skapar du ett bokmärke som du kallar: PatientName. Nedan visas de bokmärken som kan användas: Bokmärken för utskriftsmall DictationID CaseID Date CreationDate PatientID PatientID2-PatientID4 PatientName PatientName2- PatientName4 ExternalKey Unikt diktat-id skapat av MedSpeech. Unikt diktat-id skapat av MedSpeech. Dagens datum. Datum närdiktatetskapades. Personnummer. Samma som PatientID, kan användas för att få in patientens namnpå fler platser i dokumentet. Patientens namn. Samma sompatientname, kan användas för att få in Patientens namn på flera platser i dokumentet. Extern nyckel. Används i flera integrationer. ExamID ExamID2-ExamID4 AccessionNumber Department Priority DictationType Author SignedBy LockedBy DateOfBirth DateOfBirt2-DateOfBirt4 ExamDescription ExamModality ExamType ExamDate Underssökningsnummer. Sammasomunderssökningsnummer. Sammasomundersökningsnummer. Avdelning. Diktatetsprioritet. Mall. Dikterare, förochefternamn. Dikterare, för och efternamn, som signerat diktatet. Samma somsignedby, för och efternamn, som signerat diktatet. Födelsedatum. Samma som DateOfBirth, används för att få in det på fler än ett ställe. Beskrivning av undersökningen(som skrivet i ordertabellen). Undersökningens modalitet(som skrivet i ordertabellen). Typ av undersökning(som skrivet i ordertabellen). Undersökningsdatum. 33
ExamTime RefPhysSpeciality RefPhysMnemonic RegPhys RefPhysFirstName RefPhysLastName RefPhysTitle RefPhysName RefPhysAddress RefPhysLocality RefPhysTown RefPhysCounty RefPhysPostCode RefPhysFaxNumber Addendum Tiden för undersökningen. Läkarens specialitet(som skrivet i adressdatabasen) Den remitterande läkarens alias eller Mnemonic(Visas bara om ordern finns matchadi ordertabellen) SammasomRefPhysMnemonic Den remitterande läkarens förnamn (från adressdatabasen) Den remitterande läkarens efternamn (från adressdatabasen) Den remitterande läkarens titel (från adressdatabasen) Den remitterande läkarens fullständiga namn (Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens adress (Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens locality (GB motsv härad Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens bostadsort (Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens County (GB motsv. kommun visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens postadress (Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Den remitterande läkarens faxnummer (Visas bara om ordern finns matchad i ordertabellen) Tillägg till ursprungsdikatet Texten visas enl. nedan: Tillägg(6/7/2010): Blodtryck 160/120 Signerat av:richardhansson Addendum(1/7/200): Recept pålosec20mg/dag Signerat av:richardhansson Greetings Hälsningsfrasen som visas i dokumentets hälsnings-fält Det går också att skapa bokmärken från sökord som förekommer i MedSpeech mallar. Finns t.ex. sökordet Tidigare sjukdomshistoria i mallen kan man skapa ett motsvarande bokmärke i dokumentmallen (.dot-filen). Notera att om mellanslag förekommer i sökordet måste ett underscore skapas mellan orden t.ex. Tidigare _sjukdomshistoria. 34
Avdelningar Introduktion till Avdelningar MedSpeech-databasen kan delas upp i flera avdelningar. En avdelning i MedSpeech motsvarar någon form av administrativ enhet på ett sjukhus, såsom avdelning, mottagning, klinik eller dylikt. Det är alltså upp till administratören att välja vad en avdelning i MedSpeech motsvaras av i verkligheten. De olika användarna i MedSpeech kan kopplas till en eller flera avdelningar. Att lägga till en ny avdelning 1. Starta MedSpeech Databasadministratör. 2. Välj Avdelningar 3. Klicka på Lägg till avdelning 35
4. Namnge den nya avdelningen och skriv in ett kortnamn(max 20 tecken) för avdelningen. För att inaktivera avdelning klickar du ur rutan Aktiv. Redigera en avdelning 1. Starta MedSpeech Databasdministratör, klicka på Avdelningar 2. Markera den avdelning som du vill redigera och klicka sedan på Redigera avdelning 3. Redigera informationen för avdelningen och klicka sedan på OK för att spara, eller välj Avbryt för att stänga dialogen utan att spara. Ta bort alla användare från en avdelning Vid en omorganisation, så kan vissa avdelningar behöva tas bort från MedSpeech. När detta görs, bör man avaktivera användarna i två steg, då det oftast finns diktat kvar som ska skrivas ut. För att göra detta så börjar man med att klicka ur Aktiv kontrollen i redigera avdelning dialogen. När en avdelning görs inaktiv, går det inte längre att skapa nya diktat, men sekreterare och plussekreterare kan fortfarande skriva ut de återstående diktaten som skapats på avdelningen. Så länge det finns diktat kvar att skriva ut på avdelningen visas knappen Ta bort alla användare utgråad. När alla diktat har skrivits ut aktiveras Ta bort alla användare och genom att klicka på den tas även sekreterare och plussekreterare bort från avdelningen. Avdelningsmallar 1. För att se vilka mallar som finns tillgängliga för respektive avdelning går det att klicka på knappen Mall i dialogen Redigera mallar. 2. Kryssa sedan i de mallar som ska tillhöra avdelningen. Klicka på OK för att spara, eller Avbryt för att stänga dialogen utan att spara. 36
Konfigurera förvald avdelning på specifik dator Genom att specificera önskad avdelning (kortnamnet) i datorns registereditor så resulterar det i att alla diktat som skapas från denna dator får specificerad avdelning som förvald. Dator\HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Euromed Networks\MedSpeech\NewDictate\DefaultDepartment (REG_SZ) Denna konfigurering gäller endast då aktuell dikterare har tillgång till den fördefinierade avdelningen. 37
Prioriteter Att lägga till eller att redigera en prioritet Diktat kan tilldelas olika prioriteter. Vid sökning efter diktat kan de sorteras i prioritetsordning, till exempel då sekreterare söker efter inspelade diktat att skriva ut. Det finns ingen begränsning på hur många prioriteter som kan skapas men, baserat på erfarenhet, rekommenderar vi att man inte använder mer än 2 eller 3 olika prioritetsnivåer. Ändra eller lägg till en ny prioritet: 1. Starta MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Prioriteter. 2. Klicka på + symbolen för att lägga till en ny prioritet. 3. Skriv in ett prioritetsnamn. 38
4. Klicka i Ikon kolumnen för att välja färg för flaggan som ska visas för respektive prioritet. Notera att det även går att välja Ingen. Kryssa i Hög prioritet för DPM -boxen för att mappa en prioritet att användas till DPM-diktat markerade som högprioriterade. 5. Klicka på Ändras efter kolumnen för att visa nedanstående dialog. I detta fall, så kommer diktat som ännu inte skrivits ut och är i status Låg att ändras till Normal efter 5 dagar och 1 timme. Kryssa i Förvald för den prioritet som ska gälla då läkaren inte explicit sätter en prioritet för ett diktat. (Observera att det också finns en möjlighet att göra explicit prioritetsval obligatoriskt. För mer information, se registervärde DictationPriorityRequired.) 6. Klicka på OK för att spara ändringarna, eller på Ångra för att avbryta utan att spara. Tvingande val av prioritet för diktat Det finns möjlighet att konfigurera systemet så att en dikterar alltid måste ange en prioritet för skapade diktat. Detta är beskrivet i MedSpeech Installation and Maintenance Manual. 39
Inställningar Allmänt 1. Starta MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Inställningar. 2. Välj Allmänt. Här skrivs databas ID in, viktigt då taligenkänning av diktat ska användas 3. Används en extern skrivbyrå anges namnet på denna i fältet för Utskrifts tjänst. Viktigt: Ändra aldrig dessa inställningar utan att först kontakta din MedSpeech återförsäljare eller supporten på Mawell för mer information. 40
Ljudlagring 1. Klicka på fliken Ljudlagring i dialogen för Databasinställningar. 2. Du kan ställa in Maxlängd för ljudinspelningar. Den rekommenderade maxlängden är 600 sekunder (= 10 minuter). Konsultera din MedSpeech återförsäljare eller Mawells support om du har behov av att utöka denna maxlängd. 41
Konfigurera DPM (Digital Pocket Memo) Det finns stöd för användande av portabla diktafoner, där diktatet först sparas ner till en bärbar diktafon och sedan överförs genom dockning till MedSpeech-databasen. Denna lösning är inte lika säker som att använda direktanslutna diktafoner då det alltid finns risk att de portabla enheterna tappas bort, eller att användaren glömmer bort att docka och diktaten finns kvar på enhetens minneskort utan åtkomst för sekreterare. För att använda portabla enheter, så måste administratören först lägga till rättigheten Importera från DPM till den/de roller som ska kunna skapa diktat eller importera diktat från DPM. Detta görs genom att man ger Rollen rättigheten Tillåt import av diktat från DPM. DPM inställningar för roll 1. Starta MedSpeech Databasadministratör, logga in och välj Roller. 2. Dubbelklicka på den roll som ska ges rättigheter till DPM. 3. Kryssa i Tillåt import av diktat från DPM. 4. Klicka på OK för att spara eller på avbryt för att stänga dialogen utan att spara. Att lägga till användare på en DPM 1. Starta MedSpeech Databasadministratör, logga in. 2. Välj Konfigurera DPM 3. Docka din DPM-enhet i den tillhörande USB-dockan eller anslut enheten direkt med USB kabel. Se till att DPM-enheten är påslagen. 4. Kontrollera att DPM-enheten hittats av systemet. Klicka på Sök DPM om den inte visas med automatik. 42
5. Skriv in ett Användarnamn, Förnamn eller Efternamn, alternativt välj en Avdelning. Klicka på Sök användare för att initiera sökning. 6. Kryssa sedan i rutan framför den/de användare som du vill lägga till på DPM-enheten. 7. Om DPM enheten har stöd för kryptering och systemet är konfigurerat för att tillåta kryptering på DPM, är det möjligt att aktivera eller avaktivera kryptering med krypterings kryssrutan. 8. När du valt ut den/de användare som ska läggas till som användare på DPM-enheten, så klickar du på Exportera användare till DPM-enheten. 9. Du får en bekräftelse när systemet lyckats lägga till användarna. Klicka på Stäng för att stänga ner dialogen. 43
Frasminne - Introduktion Frasminnesfunktionen ger användare som arbetar med bakgrunds taligenkänning av diktat, möjlighet att kunna använda sig av standard-fraser under dikteringen. Detta möjliggör för användaren att genom att säga en kort fras kunna få in en hel paragraf eller t.ex. en hel operationsberättelse. För att ha rättighet att använda denna typ av diktering, så krävs det att användaren har ett CDS konto, samt har en roll där Tillåt uppladdning till CDS är satt. Frasminne kan även användas av sekreterare för att införa frasen vid korrigering eller utskrift av diktat. Dessa fraser kan vara Globala, vilket betyder att alla användare som arbetar med bakgrunds igenkänning får tillgång till samma fraser. Det går också att skapa personliga fraser. Frasminnen administreras av MedSpeech systemadministratör och synkas och uppdateras i dialogen Visa och synkronisera fraser. Stäng för att stänga ner dialogen Visa och synkronisera fraser: 1. Starta MedSpeech Databasadministratör, logga in, och välj Frasminne. Att uppdatera Frasminne för utvalda användare: 1. Klicka på Uppdatera utvalda användare för att visa en lista över användarna. Kryssa i rutan framför namnen på den/de användare som du vill uppdatera. Notera att det går även att klicka på knappen Välj alla, alternativt Ta bort alla. Klicka på OK för att börja uppdateringen. 44
2. Skriv in Endpoint och Service ID, samt ditt inloggningsnamn och lösenord för bakgrundsigenkännings tjänsten. 3. Tryck OK, nedlanning av fraser påbörjas. 45
4. När uppdateringen av Fraserna lyckats visas följande dialog: Uppdatering av Globala Frasminnen Dessa fraser kan användas av alla dikterare i systemet som använder bakgrunds-taligenkänning. 1. Klicka på Uppdatera globala cachade fraser. Skriv in Endpoint och Service ID, samt ditt inloggningsnamn och lösenord för bakgrunds-taligenkännings tjänsten. Klicka på OK för att starta uppdateringen. 2. När uppdateringen lyckats visas följande dialog: 3. Klicka på OK för att stänga dialogen. 46