arbetsplatsträffen Metoder för dialog
Vård & bildnings viljeinriktning för samverkan Med arbetsplatsträffar och samverkan: Skapar vi en god arbetsmiljö Får vi motiverade medarbetare Fattar vi de bästa besluten Utför vi den bästa verksamheten Ökar vi vår konkurrenskraft Detta når vi genom att arbetsplatsträffar och samverkan inom Vård & bildning genomsyras av att: vi alltid beaktar arbetsmiljöaspekterna innan beslut fattas för att erhålla ett gott arbetsklimat och en god hälsa, vi medverkar till aktiva åtgärder för att uppnå lika rättigheter och möjligheter i arbetslivet för alla vi har en positiv attityd och visar varandra ömsesidig respekt, vi tar varandra på allvar och dialogen präglas av delaktighet, öppenhet och intresse, vi tillvaratar våra olika kompetenser när vi planerar, genomför och följer upp utvecklingen av verksamheten, vi har ett processinriktat arbetssätt, vilket innebär att vi har god framförhållning när frågorna väcks, en fungerande förankringsprocess och vi arbetar lösningsfokuserat, vi har en tydlig struktur gällande formalia, vilket innebär att vi är tydliga med tidsramar, kallelser, protokoll/minnesanteckningar. För att koncernsamverkan ska kunna kvalitetssäkra och utveckla samverkan följer vi upp denna viljeinriktning inom varje division/ samverkan minst en gång per år. Framtagen i samverkan Koncernsamverkan Vård & bildning
arbetsplatsträff inom Vård & bildning Ledningen för Vård & bildning anser att Arbetsplatsträffen är en viktig kommunikationskanal som ska användas till arena för delaktighet när det gäller utveckling, planering och uppföljning. Vanlig information till medarbetarna kan i många fall förmedlas på annat sätt, t.ex. via e-post eller papper. Arbetsplatsträff är ett utmärkt tillfälle för dig som chef att nå ut och samla in synpunkter från dina medarbetare. Tiden vid en Arbetsplatsträff kan även delas mellan vanlig information och en diskussionspunkt. Det är också möjligt att använda Arbetsplatsträff till en ledarskapsarena när ni pratar om gemensamma mål och visioner: t.ex. vi är här och vi ska hit, hur når vi hit o.s.v. Arbetsplatsträffarnas former och innehåll regleras i Uppsala kommuns samverkansavtal bilaga 1 där de fackliga organisationerna och arbetsgivaren är överens om att avtalet ska implementeras utifrån samverkansandan i FAS 05. FAS 05 FAS 05 är en överenskommelse mellan Sveriges kommuner och landsting (SKL) och de fackliga parterna. Av överenskommelsen framgår att medarbetarnas inflytande utgör basen i samverkanssystemet och att arbetsplatsträffen är ett forum av avgörande betydelse. Varje medarbetare ska ha förutsättningar och möjligheter att påverka utformningen av det egna arbetet. Medarbetare ska medverka i föränd- 1
ringsarbete och verka för en god hälsa och arbetsmiljö. På varje arbetsplats är det betydelsefullt att det finns en dialog mellan medarbetare och chef som ger var och en möjlighet att framföra sina åsikter, såväl i det dagliga arbetet som genom regelbundet organiserade samtal mellan medarbetare och chef. Den rättsliga grunden för samverkanssystemet utgörs av Medbestämmandelagen (MBL), Arbetsmiljölagen (AML) och Förtroendemannalagen (FML). Genom avtalet ska arbetsmiljö- och medbestämmandefrågorna integreras med verksamhetsfrågorna. Arbetsplatsträff (bilaga 1) Med arbetsplats avses minsta arbetsenhet. Arbetsplatsträff anordnas minst en gång per månad och inplaneras i förväg för hela kalenderåret. Träffarna ska dokumenteras i form av minnesanteckningar. I arbetsplatsdialogen förutsätts att arbetsmiljölagstiftningens regelverk med tillhörande föreskrifter följs och respekteras. Arbetsplatsträff ska vara regelbundna och utgöra en naturlig del av verksamheten. Alla ska komma till tals och vara delaktiga i arbetsplatsdialogen. Förslag på olika verktyg och metoder som kan användas för att underlätta delaktigheten vid Arbetsplatsträffarna har därförtagits fram. ulla holmgren, Produktionsdirektör 2
information och förberedelse Här följer ett urval av metoder som kan användas för att skapa möten med information, dialog och delaktighet för verksamhetens utveckling. Med ett tydligt syfte och lämplig metod och struktur för mötet skapas förutsättningar för bra dialog! Jag hör det och jag glömmer Jag ser det och minns Jag gör det och jag förstår Konfucius Att informera När du ska presentera något för andra ställ dessa frågor till dig själv: Vad vill du med din information? Vad är målet? Vad är det du vill ska hända? Förberedelse: Förberedelserna är avgörande för resultatet! Vilka förkunskaper har mötesdeltagarna? Har de haft möjlighet att sätta sig in i frågan? Sätt dig in i deltagarnas situation! Hur lång tid ska du använda för information och/eller diskussion? 3
Vad är det viktigaste du vill förmedla? Vilka hjälpmedel ska du använda för att förstärka budskapet? Variera gärna presentationen med bilder, artiklar, tavla, blädderblock etc. Vilken ordningsföljd ska du ha i presentationen? Vilket material skall deltagarna få? Hur ska rummet möbleras för att underlätta kommunikation? Genomförande: Kom i god tid innan för att göra i ordning i mötesrummet och förbereda eventuella hjälpmedel. Var kommer deltagarna från? Vad finns i deras huvuden? Är det lämpligt att checka in för mötet under någon minut t.ex. genom parvisa samtal bland mötesdeltagarna om vad man varit med om idag? Finns någon speciell fråga man vill ta upp eller dela med sig av? Förklara vad du tänker säga, säg det och tydliggör vad du har sagt! Håll tider! Skapa delaktighet och förankring genom att t.ex. ställa frågor för samtal i par (bikupor) eller smågrupper; exempelvis vilka tankar finns hos er nu? Samtalen som följer ger en god indikation på hur mötesdeltagarna uppfattat informationen/budskapet, vad man instämmer i, eventuella förslag till förbättringar etc. 4
Metoder för dialog och delaktighet Bikupa Metoden/arbetssättet har fått sitt namn genom det surr som uppstår när smågrupper om 2-3 personer samtalar kring en fråga. En enkel och effektiv metod för att skapa intresse och engagemang, få synpunkter, bryta tystnad etc. 2-3 personer per grupp Tid: 2-3 min Möblera rummet i öar För att snabbt få igång diskussioner där många deltar kan mötesdeltagarna placeras i grupper om ca 5-6 personer kring olika bord. Samma fråga kan diskuteras vid samtliga bord, eller olika frågor vid varje bord. Om samma fråga diskuterats räcker det oftast med att några grupper redovisar sina resultat och att övriga grupper bara kompletterar med sådant som inte framkommit under de föregående gruppernas redovisningar. Tvärgruppsredovisning är ett annat alternativ. 5
Isbrytare som inledning Samtala två och två om dagens tema eller punkt på dagordningen. Vilken erfarenhet och förförståelse har mötesdeltagarna? Nyckelord från samtalen fångas upp av mötesledaren. 2-4 personer per grupp Tid: 3-5 min PMI (Plus-Minus-Intressant) Ett sätt att värdera en idé, ett förslag, en artikel etc. Individuellt eller i grupp går man igenom och listar olika aspekter på det aktuella ämnet. Vad är plus, minus, respektive intressant? Grundtanken är att undersöka ett perspektiv i taget. Tid: 5 min Tvärtommetoden För att få nya infallsvinklar på återkommande frågor kan det vara effektivt att tänka tvärtom; t.ex. hur ska vi göra för att skapa så dåliga Arbetsplatsmöten som möjligt? När man gjort en sådan (bakvänd) inventering vidtar arbetet med att vända till motsatsen! Hur kan varje misslyckande vändas till ett lyckande? Finns några sanningar att ta tag i? 3-5 personer per grupp Tid: 5 min 6
De Bonos Tänkarhattar Ett metodiskt sätt att underlätta och strukturera tänkandet när en situation eller en fråga utforskas. I grupp fokuserar man på att betrakta en frågeställning utifrån sex olika perspektiv. Varje perspektiv representeras av olikfärgade hattar som tas på mentalt och/eller fysiskt. Antingen kan hela gruppen arbeta sig igenom färgperspektiven systematiskt tillsammans, eller så kan man låta gruppens sex deltagare bidra med varsin hatts tänkande under ett 10-minuters samtal. Vit hatt representerar information och fakta. Röd hatt representerar intuition och känslor. Behöver ej motiveras. Svart hatt representerar risker och hot, samt söker hinder. Motiveras logiskt. Gul hatt representerar positiva möjligheter. Motiveras logiskt. Grön hatt representerar det kreativa, och används för alternativ och nya lösningsförslag. Blå hatt representerar process, eller tänkandet om tänkandet. Under blå hatt kan man t.ex. säga att nu behövs lite mer 7
grön hatt-tänkande. Blå hatt är ordförandehatten som sammanfattar, drar slutsatser och fattar beslut. 6 personer per grupp Tid: 10-20 min Tre bra och två bättre Vilka tre saker har varit bra med detta möte? Två saker vi skulle kunna göra bättre? 3-5 personer per grupp Tid: 5 min Tanketid Ibland behövs tid för reflektion och för att nya tankar ska kunna växa fram. Genom att pausa mötet några minuter kan man låta budskap/ frågeställningar sjunka in hos mötesdeltagarna. Tankepausen syftar till att fånga in, och lyfta fram, varje persons tankar kring en fråga. Kan också fungera som inledning till ett grupparbete. Tid: 3-5 min 8
En från varje grupp bildar en ny grupp. Och så vidare. Tvärgruppsredovisning Tvärgruppsredovisning är ett bra sätt att skapa delaktighet och ansvarstagande vid grupparbeten. Gruppernas arbeten förs vidare genom att man låter den första personen från grupp A, B, C, D o.s.v. bilda en ny grupp. Nästa person i grupperna A, B, C, D bildar ytterligare en grupp och så vidare. Metoden kräver aktiva deltagare som för anteckningar och presenterar den egna gruppens resultat inför andra grupper. 3-5 personer per grupp Tid: 20 min 9
Akvarium Alternativ 1: Redovisning av gruppers arbete/diskussioner En metod för att skapa engagemang vid redovisningar är att låta en representant från varje grupp sätta sig i en ring i mitten av rummet. Övriga bildar en eller två större ringar utanför den inre ringen. Redovisning och samtal förs mellan personerna i den inre ringen, de övriga lyssnar. 15-50 deltagare. 5-6 personer i mittencirkeln. Tid: ca 15-20 min Alternativ 2: Valfritt tema för samtal, ca 20-30 min Välj ett angeläget tema. Sätt 5-6 stolar i mittenringen. Övriga stolar placeras i en eller två ringar utanför den inre ringen. Den som vill sätter sig i den inre ringen vem som helst får sitta där! Endast de som sitter i den inre ringen får samtala. Övriga får varken delta i samtalet eller tala med varandra. Om alla stolar är upptagna knackar man någon på ryggen för att få ersätta den personen. Man kan gå in och ut i ringen många gånger. Stolar i den inre ringen kan vara tomma ibland. Akvariesamtalet summeras och avslutas av samtalsledaren: Vilka slutsatser kan dras av samtalet i innercirkeln? 15-50 deltagare. 5-6 personer i mittencirkeln Tid: ca 20-30 min 10
Metoder för verksamhetsutveckling SWOT-analys Enkel metod för att ta fram en nulägesbild över en verksamhet, ett ämne eller en fråga. Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threaths blir översatt Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot. Styrkor/Svagheter kopplas till den egna verksamhetens nuläge, medan Hot/Möjligheter kopplas till omgivningen, t.ex. vilka styrkor och svagheter har vår organisation idag? vilka möjligheter och hot kan vi se framöver i vår organisation i förhållande till vår omgivning och våra konkurrenter? 5-7 personer per grupp Tid: ca 60 min 11
fråga 1 fråga 2 fråga 4 fråga 3 Cafébordsmetoden En metod som syftar till att dela kunskaper med varandra och skapa underlag för det fortsatta arbetet. Lokalen möbleras som ett café med småbord där varje bord har en egen fråga. Frågorna och svaren kan gärna skrivas på blädderblocksblad eller på en dator. Varje bord har en värd som leder samtalen. Någon annan dokumenterar. Efter 15 minuters samtal byter deltagarna bord. Värden stannar kvar och tar emot nästa grupp. Värden läser upp vad föregående grupp sagt och den nya gruppen fyller på med sina tankar och svar. Slutligen sammanställs och presenteras svaren/synpunkterna från blädderblocksbladen eller datautskrifterna. Ca 20 deltagare, 5-6 personer grupp/bord Tid: ca 60 min 12
Kunskapsjakt Syftet är att få svar på angelägna frågor inom ett angeläget tema. Efter 10 minuters samtal formulerar varje grupp två frågor. Två kunskapsjägare, som ska gå vidare till en annan grupp för att ställa frågorna, utses. Övriga sitter kvar och delar med sig av sina kunskaper till de kunskapsjägare som ansluter med frågor från andra grupper (10 minuter). Kunskapsjägarna kan gå vidare till ytterligare en grupp innan de återvänder till den egna gruppen för att återföra informationen de fått under jakten (10 minuter). Frågor/svar sammanställs och redovisas förslagsvis som vernissage med blädderblocksblad. 4-6 personer per grupp Tid: ca 50-60 min Vattentrappa En mötesform som medger allas delaktighet. Kan användas när en fråga behöver ordentlig genomlysning. En frågeställning har formulerats, gärna kompletterad av en inledande presentation eller intervju, för att ge bränsle åt samtalen. Mötesdeltagarna delas in i mindre grupper. Dessa placeras i små cirklar där samtliga gruppmedlemmar kan se varandras ansikten. Grupp ett börjar samtala med varandra om sina tankar kring frågan. 13
Deltagare vid de övriga borden lyssnar inga kommentarer. Efter 5-7 minuter lämnas ordet över till grupp två, därefter till grupp tre o.s.v. Varje grupp utgår från samma frågeställning, men kan knyta an till tidigare gruppers resonemang eller föra in ytterligare tankar. Fyra eller fem grupper kan vara en lagom lång Vattentrappa. Det är ansträngande att lyssna! Samtalandet inom den lilla gruppen och lyssnandet/reflektionerna på de övriga smågruppernas samtal är det viktiga. När vattentrappan gått varvet runt avslutar mötesledaren med en kort sammanfattning/återspegling av vad som kommit upp under samtalen. 25-30 personer, 5-7 personer per grupp Tid: ca 45 min Uppskattande undersökning ett sätt att ta vara på positiva erfarenheter. 1. Beskriv en situation, en utmaning, ett projekt etc. när verksamheten varit särskilt framgångsrik och fungerat särskilt bra. 2. Vad var det som gjorde situationen speciell, vad bidrog till att det fungerade så bra? 3. Vad gjorde du själv/ni själva som bidrog till att det fungerade bra? 4. Vilka var framgångsfaktorerna? 4-6 personer per grupp Tid: ca 20-30 min 14
Open space En metod för smågruppsamtal i storgrupp. Utgå från ett angeläget, utmanande, tema där inga givna svar finns. Till exempel hur ska vi bli den bästa verksamheten om tre år? Presentera temat och inbjud hela gruppen till att formulera samtalsämnen och skriva ned sina förslag - ett förslag på varje papper (A3 eller blädderblocksblad). Sätt upp bladen på väggen, gruppera de blad som hänger ihop. Inbjud deltagarna att välja vilket/vilka ämnen/bord de vill vara med och samtala om/vid. Tiden ni har till förfogande delas in i 1-3 samtalspass om minst 30 minuter vardera. Avsätt 5-15 minuters paus mellan passen för att deltagarna ska kunna göra nästa val. Låt gärna kaffe/förfriskningar stå framme hela tiden. När samtalspassen avslutats har grupperna producerat ett antal rapporter/blädderblocksblad. Kopiera dokumentationen och ge deltagarna en stund att läsa. Prioritera bland olika teman vad som framstår viktigast att fortsätta med. Avslutningsvis får deltagarna anmäla sig att ingå i arbetsgrupper, alternativt hitta andra sätt att ta hand om det som kommit fram: Vem ska arbeta med vad? När och hur ska detta redovisas? 25-200 personer Tid ½-1 dag 15
Mötesledarens ABC Synliggör gör deltagarna synliga Involvera skapa delaktighet i samtal Moderera skapa balans Motor ge energi till processen Acceptera det som sker sker Inleda och introducera Leda och tidspassa Sammanlänka och summera Avsluta och överlämna [Ur Möteskokboken] Referenslitteratur: Ingrid Olausson: Dialog Handbok för ökad möteskompetens Erik Mattsson & Anna Jöborn: Möteskokboken 1 * Ragnhild Morrisey & Nils Anders Olander: Verktygsboken Hans Isacsson & Lars Möllerfors: Det stora arbetsmötet Vill du veta mer om olika metoder och hur du kan använda dessa: kontakta din HR-chef. * Du som har en I-phone kan ladda ned appen: Mötesplan. Hjälper dig att leda möten och välja olika metoder: http://itunes.apple.com/se/ app/motesplan/id409800654?mt=8
Reviderad 2011-09-13