METODER FÖR TIDIG DIALOG Request for information (RFI) En Request for information (RFI) innebär att du inför en upphandling skickar skriftliga frågor till leverantörer och branschorganisationer. RFI:n ska ske på ett strukturerat sätt och frågorna ska vara kopplade till vad du behöver veta för den kommande upphandlingen. Det svenska begrepp som ibland används är informationsförfrågan. Här får du tips på hur du kan gå tillväga. Du får även råd om sådant som är viktigt att veta och bra att komma ihåg. Innehåll Fördelar med RFI Så här gör du Vad säger lagen om RFI?
Fördelar med RFI En RFI är bra som förberedelse inför en upphandling där du inte känner till vilka lösningar eller aktörer som finns på marknaden. Genom en RFI kan du få bättre kunskap, dels om marknadens mognad och möjligheter att utveckla nya lösningar, dels om enskilda leverantörers erfarenheter och innovationsförmåga. Den information du får in ger dig en bra grund för att definiera det som ska upphandlas utifrån verksamhetens behov. Du får också veta vilket utbud som finns på marknaden. En RFI är även lämplig lite senare i processen, när du har blivit någorlunda orienterad inom området för den aktuella upphandlingen. I det läget kan det finnas tydliga frågeställningar som du vill ha svar på. Med en RFI kan du även testa idéer om till exempel upplägg och process, kravformuleringar, utvärderingsmodeller, logistikupplägg eller avtalsvillkor. TÄNK PÅ: Innan du väljer att göra en RFI bör du ha formulerat ett tydligt syfte med den. Du bör också ha en klar uppfattning om vad du vill få ut av den inhämtade informationen. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 2
>> Det är viktigt att tidigt utse en person som är ansvarig för att dokumentera RFI:n << Så här gör du Det finns fyra viktiga delar i arbetet med en RFI. Först behöver du förbereda och skicka ut frågorna, sedan ta hand om resultatet. Du ska också dokumentera allt på ett korrekt sätt. FÖRBERED Det krävs god planering för att leverantörerna ska se värdet i att svara på en RFI. Det är till exempel viktigt att du kan beskriva verksamhetens behov och upphandlingens mål, så att leverantörerna förstår vad ni vill uppnå. Vad ska finnas med i en RFI? Den RFI som du skickar ut bör innehålla följande: Information om din organisation. Beskrivning av det område som är aktuellt för upphandling. Syftet med RFI:n och hur informationen kommer att användas Information om vad som gäller ifråga om sekretess och hantering av inlämnade svar Tydligt frågeformulär med tydliga instruktioner. Här får du förslag på hur du kan förbereda RFI:n: Klarlägg hur den kommande upphandlingen ska bidra till målen för din organisation. Analysera vilka behov upphandlingen ska tillgodose. Ta reda på vilken kunskap din organisation har inom området för upphandlingen. Fastställ upphandlingens värde utifrån era nuvarande kostnader, tidigare avtal och liknande. Tänk igenom vilken information du behöver hämta in från leverantörer och branschorganisationer. Analysera marknaden för att hitta leverantörer och alternativa lösningar samt för att få insikt om utvecklingen på kort och lång sikt. Det kan ske genom att ta kontakt med branschorganisationer, nuvarande leverantörer eller andra aktörer samt genom att söka information om lönsamhet och nyckeltal på marknaden via exempelvis kreditupplysningsföretag. Det är också viktigt att tidigt utse en person som är ansvarig för att dokumentera RFI:n. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 3
Några tips om frågeformuläret: Gör ett strukturerat frågeformulär. Du kan gärna dela upp frågorna i kategorier, till exempel ekonomisk information, kvalitetsaspekter och leveranstider. Skriv även tydliga instruktioner för hur mottagaren ska fylla i formuläret. Se till att frågorna är lätta att förstå och formuläret går bra att fylla i. Testa gärna genom att själv fylla i det och medvetet försöka misstolka frågorna. Be också gärna en kollega att läsa igenom frågorna. Då kan du upptäcka otydligheter som du behöver åtgärda innan du skickar iväg RFI:n. Redan när du utformar frågeformuläret bör du tänka på hur du ska dokumentera de svar som du får in. Du kan till exempel förbereda en mall där du samlar alla svar. Det underlättar för dig när du ska analysera och sammanställa dem. En strukturerad dokumentation av svaren är dessutom viktigt för transparensen och för att säkerställa full spårbarhet. SKICKA UT Skicka ut RFI:n brett, exempelvis genom de allmänt tillgängliga elektroniska databaserna. Fördelen med dem är att du minimerar ditt manuella arbete. Dessutom minskar du avsevärt risken för fel och misstag i utformningen. Du kan även skicka ut RFI:n per e-post eller per brev, eller genom att lägga ut information på din organisations webbplats. För att få in fler svar kan du gärna informera om RFI:n i förväg. Genom att göra så minimerar du även risken att inte nå ut till alla potentiella anbudsgivare. Du kan informera i förväg vid informationsmöten, dialogmöten, genom utskick eller på webbplatsen. >> För att få in fler svar kan du gärna informera om RFI:n i förväg << TA HAND OM RESULTATET De svar du får in genom RFI:n kommer till nytta på flera sätt i den aktuella upphandlingen. Här är några exempel: Skapa ett upphandlingsunderlag sombättre uppfyller organisationens mål. Få ökad kunskap inom det område som ska upphandlas. Öka din kunskap om marknaden och marknadens aktörer. Få information om ny teknik, nya lösningar och innovationer på marknaden. Få insikt i hur en affär bör utformas utifrån de egna behoven och marknadens förmåga att leverera. Öka marknadens förståelse kring upphandling och upphandlingsprocessen Minska risken att ställa irrelevanta krav. Skapa engagemang och intresse hos leverantörer att delta i den kommande upphandlingen. Du kan också välja att ta initiativ till fler former av dialog utifrån resultatet av RFI:n. Till exempel kan du bjuda in till dialogmöten med flera leverantörer eller enskilda dialogmöten med en leverantör i taget. I dessa dialogmöten kan du få mer information i specifika frågor och öka din förståelse av marknaden. Samtidigt som marknaden får ökad förståelse för din organisation. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 4
TÄNK PÅ ATT DOKUMENTERA När du gör en RFI är det fyra delar som är speciellt viktiga att dokumentera: Frågorna i frågeformuläret. De svar och synpunkter som kommer in. De eventuella förändringar som görs i upphandlingen baserat på de inkomna svaren Andra åtgärder som de inkomna svaren leder till, såsom enskilda dialogmöten med leverantörer. En RFI är alltid en allmän handling. Även de svar som kommer in ska som huvudregel betraktas som allmän handling. Det är därför viktigt att du informerar dem som besvarar RFI:n om att de kan begära kommersiell sekretess om det finns delar av svaren som är känsliga för deras affär. Informera också om att en sådan begäran prövas i varje enskilt fall och att sekretess aldrig kan garanteras. NÅGRA SAMMAN FATTANDE RÅD: Ange hur resultatet av RFI:n kommer att användas. Informera leverantörerna om att deras svar är allmän handling. Skräddarsy inte den kommande upphandlingen efter en enskild leverantörs svar i RFI:n. Ställ inte för många frågor i RFI:n tänk på att inte trötta ut leverantörerna. Skicka RFI:n till så många leverantörer som möjligt inte bara till enstaka och inte bara till era nuvarande leverantörer. Skicka inte ut RFI:n innan du har rett ut vilken information du behöver risken är att både frågorna och svaren blir irrelevanta. UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 5
Vad säger lagen om RFI? Dialog är viktigt för att säkerställa en väl genomförd upphandling. Lagstiftningen ger inga begränsningar att föra dialog, snarare tvärtom. Men du bör vara medveten om de grundläggande principerna för offentlig upphandling. De principer som anges i 4 kap. 1 i lagen om offentlig upphandling (LOU) är särskilt viktiga att ta hänsyn till vid dialogmöten, och då i synnerhet principerna om öppenhet, likabehandling och icke-diskriminering. Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2018. Alla har rätt till samma information Om någon av dem som lägger anbud i upphandlingen har deltagit i förberedelserna av en upphandling ska de andra anbudsgivarna informeras om vilka upplysningar som har lämnats i det sammanhanget. Det gäller upplysningar som har relevans för upphandlingen. Detta slås fast i 4 kap. 8, LOU. Det är därför viktigt att dokumentera på vilket sätt de enskilda anbudsgivarna har påverkat upphandlingsdokumentationen och att informera de anbudsgivare som inte har deltagit i det förberedande arbetet om att ni har haft dialogmöten inför upphandlingen. VILL DU VETA MER? På vår webbplats hittar du mer material och exempel på hur andra använt sig av RFI. Ingen får ges orättvis konkurrensfördel Om någon anbudsgivare har fått en otillbörlig konkurrensfördel genom att delta i det förberedande arbetet, till exempel i ett dialogmöte, så kan den uteslutas. Men ni får endast utesluta anbudsgivaren om det inte finns något annat sätt att säkerställa att principen om likabehandling följs. Det står i 4 kap. 8 och 13 kap. 3 punkten 7, LOU. Det kan vara möjligt att avhjälpa en orättvis konkurrensfördel med mindre åtgärder än uteslutning genom att exempelvis sprida information om det förberedande arbetet till andra anbudsgivare. Innan en eventuell uteslutning ska ni alltid ha en dialog med leverantören. Leverantören ska ges möjlighet att visa att det inte finns risk för snedvridning av konkurrensen, om den anser det. Läs mer om upphandling och tidig dialog på upphandlingsmyndigheten.se Har du frågor, hör av dig till vår frågeservice: frageportalen.upphandlingsmyndigheten.se 08-586 217 01 (måndag till torsdag, kl. 9 12) UPPHANDLINGSMYNDIGHETEN 6