ANTAL SIDOR 1(9) Kungl. bibliotekets nationella referensgrupp 11 september 2008 Närvarande, referensgruppen: Martin Bjersby, Lars Björnshauge, Eva Hesselgren Mortensen, Kjell Jonsson, Gunnar Lager, Gunilla Lilie Bauer, Inga Lundén, Gunilla Herdenberg (ordförande em), Gunnar Sahlin (ordförande fm), Inger Klondiras (sekreterare) Anmälda förhinder: Inger Melin, Kerstin Norén, Johan Sterte Närvarande, övr. KB: Jan Hagerlid (em), Karl Isaksson (p 5), Christine Lindmark (p 6), Anna Lundén (p 5a), Magdalena Svanberg (p 5). Närvarande, externa: Maria Hedenström, Stockholms stadsbibliotek, Agneta Olsson, Göteborgs UB, Tore Torngren, Lunds UB. 1 Mötet öppnas Gunnar Sahlin hälsade alla välkomna och presenterade Maria Hedenström som tillträder chefstjänsten vid enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser den 1 oktober. Maria kommer närmast från Stockholms stadsbibliotek, Virtuella enheten. Riksbibliotekarien presenterade även Agneta Olsson, Göteborgs UB och Magdalena Svanberg, KB som båda deltar i p.4, Bibliografisk kontroll. 2 Förslag till dagordning Dagordningen godkändes efter en del omflyttningar av punkter. Protokollet följer dock det ursprungliga förslaget till dagordning. Inga övriga punkter föreslogs. 3 Föregående protokoll, 27 maj 2008 P.6, Open Access i forskningspropositionen. Frågan ställdes om departementet 1
ANTAL SIDOR 2(9) reagerat på den gemensamma skrivelse från KB, SUHF och Vetenskapsrådet som betonar betydelsen av att frågan om open access tas upp till behandling i den kommande forskningspropositionen. RB informerade om att han i samtal med departementet uppfattat att såväl frågan om fri tillgång till vetenskaplig information på Internet, som digitaliserings- och tidskriftsdepåfrågan är uppe på bordet. Dialogen med departementet fortsätter. 4 Bibliografisk kontroll Agneta Olsson: Under 2006 genomförde KB en katalogutredning som bestod av tre delstudier. Ett resultat av utredningen blev att expertgruppen för LIBRIS samkatalog bildades, med Agneta Olsson som ordförande. Chefer och specialister från forskningsbibliotek och en representant för folkbibliotek ingår i gruppen. Expertgruppen för LIBRIS samkatalog har främst katalogiseringsfrågor på sitt bord, men även frågor kring hur den gemensamma katalogen ska se ut och fungera framöver ingår i uppdraget. Expertgruppen ska behandla de viktigaste frågorna från de tre delstudierna i katalogutredningen, nämligen att effektivisera katalogiseringen, skapa en rationell kommunikations- och beslutsprocess, samt bereda frågan om en eventuell övergång till Dewey Decimal Classification. En remissrunda hölls i och med utredningen, med en handfull svar som resultat. För att undersöka intresset för en övergång till Dewey planerades en enkät för utskick ut till biblioteken i augusti 2008, men man beslöt att vänta tills efter Nationella referensgruppens möte den 11 september. Eftersom omfattningen av uppdragets innehåll har diskuterats och det kan råda tveksamheter om var gränsen går, bad Agneta Olsson om klartecken från riksbibliotekarien och Nationella referensgruppen att fortsätta beredningsarbetet av Dewey-frågan. Magdalena Svanberg presenterade därefter kort Dewey klassifikationssystem (DDC). Över 135 länder använder Dewey som är översatt till trettio språk. Ett argument för Dewey är att det spar mycket tid och resurser eftersom cirka åttio procent av Libris-bibliotekens utländska förvärv är publicerat i länder där nationalbibliografin använder Dewey. För en nästan lika hög andel finns poster med Deweykoder också tillgängliga i WorldCat-katalogen. Om Sverige skulle använda Dewey behöver vi inte klassificera dessa verk. Och behöver följaktligen 2
ANTAL SIDOR 3(9) inte utveckla och underhålla ett klassifikationssystem. Några argument som förts fram mot Dewey är att biblioteken inte behöver någon klassifikation över huvud taget. Och att det därför vore meningslöst att gå över till Dewey. Dewey lämpar sig dessutom inte för svenska förhållanden. Det främsta syftet med en övergång är att effektivisera katalogiseringen. Övergången i sig får därför inte kräva för mycket resurser eller medföra att katalogisering blir mer komplicerat. Vidare ska omklassificering av redan SABklassificerade verk eller total omflyttning av böcker på hyllorna inte vara nödvändigt. Magdalena Svanberg konstaterade att de bibliotek som inte vill klassificera längre, kan sluta. KB däremot, har ett ansvar för att beskriva den svenska utgivningen och göra den sökbar på ämne. KB måste därför fortsätta att klassificera och KB behöver nu ta ställning till en övergång till Dewey eller ej. I diskussionen som följde konstaterade Riksbibliotekarien inledningsvis att KB ställer sig positivt till en övergång till Dewey och att det finns många argument för en övergång. Bland annat förenklas flödet av utländsk litteratur och det blir möjligt att göra svensk forskning mer synlig utomlands. Mötet ställde sig positivt till en övergång. Referensgruppen påpekade dock vikten av att KB står för de centrala övergångskostnader som uppkommer. Man tyckte inte att någon ytterligare enkät behöver göras, men att det är mycket viktigt att förankra frågan hos biblioteken och noga förklara varför KB måste ta detta steg. Inga Lundén påpekade vikten av att ta med folkbiblioteken i denna fråga eftersom även dessa önskar en gemensam katalogdatabas istället för två som idag. Gunnar Sahlin konstaterade referensgruppens stöd för en övergång till Dewey och summerade det fortsatta arbetet i följande punkter: KB/Expertgrupen för LIBRIS samkatalog bereder ett förslag inklusive konsekvensanalys inför Nationella referensgruppsmötet den 19 november. Förslaget ska innefatta den strategiska visionen (vad vill man uppnå, kostnader, tidplan). Om Nationella referensgruppen godkänner förslaget, tar riksbibliotekarien ett beslut om att KB ska övergå till Dewey. 3
ANTAL SIDOR 4(9) KB tar de centrala kostnader som uppkommer vid en övergång, exempelvis översättningar och utbildning. 5 Pågående aktiviteter/ej avslutade ärenden från tidigare möte: Licensverksamheten: a) Ny samordnare för E-licenser och Samsök är Anna Lundén som närmast kommer från EBSCO, där hon arbetade som nordisk försäljningschef. Ytterligare rekryteringar till E-licenser och Samsök är Niklas Willén och Charlotte Hillergård. b) Förslag till inrättande av styrgrupp. Ett förslag till uppdragsbeskrivning för styrgruppen för nationella licenser presenterades. Styrgruppen ska ansvara för att utveckla strategier för nationella licensavtal angående e-resurser. Den utgör en del av KB:s inflytandestruktur, men har en särställning i och med att den kan ta strategiska beslut om licensverksamhetens inriktning. Besluten måste dock bekräftas av riksbibliotekarien. Vidare föreslås att styrgruppen ska bestå av sju företrädare för universitet och högskolor (utses av SUHF), samt en företrädare för specialbiblioteken och en för KB. Styrgruppen utser inom sig en ordförande, kan utse arbetsgrupper för specifika frågor och har en rullande mandatperiod på två år. Förslaget till uppdragsbeskrivning lämnas till SUHF som lämnar förslag till representanter och eventuella övriga synpunkter. Förslaget behandlas sedan vid Nationella referensgruppsmötet den 19 november. c) Förslag till avveckling av ansvarsbibliotekssystemet. Karl Isaksson presenterade ett slutförslag till avveckling av AB-systemet. Ansvarsbibliotekens bidragsansökningar har 2004-2008 omfattat kostnader för fortbildningsinsatser, kostnader för stöd till uppbyggnad av licenskonsortier som ett komplement till det konsortium som KB/Nationell samverkan administrerar, samt för samrådsgrupper. När det gäller fortbildningsinsatser innebär en avveckling av AB-systemet att antalet bibliotek ökar som uppfyller villkoren för att söka medel för 4
ANTAL SIDOR 5(9) kompetensutveckling. Samtliga sjuttionio Samverkansbibliotek kommer att från och med 2009 kunna söka bidrag. KB kommer således fortsättningsvis att ge stöd till eventuella ansökningar för kompetensutveckling, men då med centrala medel inom ramen för ordinarie bidragshantering. KB:s utbildningssamordnare, i samråd med Expertgruppen för kompetensfrågor, handlägger bidragsansökningarna och lämnar förslag till beslut till RB. När det gäller ett eventuellt stöd till licensupphandling föreslås att de ansvarsbibliotek som idag får stöd inom ramen för AB-systemet kan få sådant stöd även under 2009. Den nu rådande centraliserade-distribuerade upphandlingsmodellen för licensområdet fortsätter under 2009, men utan ansvarsbiblioteksramen. När AB-systemet avskaffas försvinner även samrådsgrupperna. De bidrag som idag går till samrådsgrupperna inom AB-systemet förs över till KB:s medel för projektbidrag. Förslaget godtogs, med hänsyn till nedanstående punkter: I diskussionen som följde togs den kompetensutveckling och det nätverksbyggande upp som hittills hanterats inom AB-systemet. Gunnar Sahlin och Karl Isaksson påminde om vad Nationella referensgruppen kommit överens om vid sitt möte 27-28 maj och att den delen klarats ut redan då. Då nåddes en överenskommelse om KB:s förslag att Expertgruppen för kompetensfrågor efter avveckling av AB-systemet ska ansvara för att driva frågor om kompetensutveckling. Medel för detta förs över från AB-systemet till ordinarie medel för stöd till kompetensutveckling. De Samverkansbibliotek som är intresserade och vill driva kompetensutvecklingsfrågor med den nya modellen, kommer att kunna söka medel från KB för att göra detta. Dagens ABgrupperingar har därigenom samma möjlighet som alla andra. Gunnar Sahlin sade vidare att Expertgruppen för kompetensfrågor får bevaka att vakuum inte uppstår i fortbildning, samt uppmuntra till samarbete och nätverkan inom olika ämnesområden. Expertgruppen för kompetensfrågor övertar således den funktionen från ansvarsbibliotekens samrådsgrupper i och med att dessa upphör. 5
ANTAL SIDOR 6(9) Gunnar Sahlin tog även upp frågan om det årliga bidraget på 500 tkr till Ansvarsbiblioteket för Kvinno-, Mans- och Genusforskning, KMG, vid Göteborgs universitet. Frågan handläggs fortsättningsvis av Riksbibliotekarien tillsammans med Utbildningsdepartementet. Oro uttrycktes för att en nedläggning av AB-samrådsgrupperna medför ett minskat inflytande även beträffande licensupphandling. För att inte riskera detta enades mötet om att de bibliotek som upphandlar licenser under 2009, kan bilda referensgrupper inom sina respektive ämnesområden om de så önskar. KB finansierar dessa grupper under 2009. Den Styrgrupp för nationella licenser för e-resurser som nu ska bildas och som ersätter Referensgruppen för licensverksamheten, får under 2009 ta upp den fortsatta diskussionen om den centraliserade-distribuerade modellen. Mötet enades om att de samrådsgruppsmedel, som inte används för de ämnesbaserade referensgrupperna för licensupphandling, överförs till KB:s medel för projektbidrag. Ingenting bestämdes dock om hur de medlen ska användas, dvs. öppna eller riktade medel. De fria medlen ska användas till strategiska projekt. Gunnar Lager tog upp att Gunnar Sahlin i dialog med utbildningsdepartementet bör ta upp orsaken till varför ansvarsbibliotekssystemet inrättades och driva frågan att universitetsbiblioteken via KB i framtiden bör få garanti för motsvarande dagens medel även utan ett ansvarsbibliotekssystem. Gunnar Sahlin sammanfattade diskussionen i följande punkter: AB-systemet avvecklas från och med 2009. Medel för kompetensutveckling förs över från dagens AB-system i nivå med tilldelningen för kompetensmedel under 2008. Inflytandefrågor bevakas av Expertgruppen för kompetensfrågor. För 2009 gäller att medel för distribuerad licensverksamhet förs över från dagens AB-system i nivå med tilldelningen under 2008. De bibliotek som har upphandlat under 2008, kan således fortsätta med detta under 2009, samt bilda ämnesgrupper som finansieras av KB. Motsvarande medel som idag går till AB:s samrådsgrupper, förs över till KB:s projektmedel. Frågan handläggs fortsättningsvis av Riksbibliotekarien tillsammans med Utbildningsdepartementet. 6
ANTAL SIDOR 7(9) 6 Expertgruppen för nationell statistik. För att förbättra och utveckla bibliotekens kvantitativa verksamhetsmått har KB tillsatt en expertgrupp för biblioteksstatistik. Ordföranden i expertgruppen, Tore Torngren, presenterade ett förslag till uppdrag och handlingsplan för 2008-2013. Enligt den preliminära tidplanen utarbetas och förankras handlingsplanen hos KB och Kulturrådet under hösten 2008. Under 2009 görs en översyn av statistikenkäterna och en kravspecifikation för statistiksystemet tas fram. Upphandling av system sker under 2010, då även förslag till mål och frågor remissbehandlas, diskuteras och beslutas om, inom respektive biblioteksgrupp. Under 2011 testas tekniken, samtidigt som marknadsföring och utbildning sker. Första tillämpningen av de nya frågeformulären blir för verksamhetsåret 2012. Formulären skickas ut våren 2013, analys av resultaten är färdiga senast den 15 juni 2013. Utvärdering sker hösten 2013. Nationella referensgruppen ställde sig positiv till den långsiktiga planen. Man påpekade vikten av att utvecklingen av den tekniska plattformen kommer igång snabbt, samt att kontakter och samarbete med andra nationella och internationella organ för biblioteksstatistik är nödvändiga. Diskuterades att låta den tekniska utvecklingen bli ett eget projekt och att söka medel för detta. Expertgruppen kommer att utökas med en representant för skolbiblioteken och en för Sveriges länsbibliotekarier. Frågan ställdes om vad som händer i kölvattnet efter Kulturrådets/KB:s samarbetspromemoria? På detta svarade Gunilla Herdenberg att bland annat statistikfrågorna är grundläggande samarbetsfrågor för Sverigebiblioteket. Kulturrådet är sammankallande 2008-2009 och en arbetsgrupp bestående av Mats Hansson, Gunilla Herdenberg, Lars Björnshauge, Christina Persson, Maria Törnfelt och Roland Eliasson arbetar vidare med frågorna i promemorian. 7 LIBRIS-frågor. Maria Hedenström presenterade sig kort. Hon tillträder som chef för Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser den 1 oktober och är idag enhetschef för Virtuella enheten på Stockholms stadsbibliotek. På Marias uppmaning till Nationella referensgruppen att inkomma med synpunkter och önskemål om Libris verksamhet, nämnde Gunnar Lager att biblioteken gärna vill delta i verksamhetsprioriteringar. Lars Björnshauge 7
ANTAL SIDOR 8(9) hänvisade till att det inom SUHF finns en beredningsgrupp till Forum för bibliotekschefer som arbetar med utveckling och drift av gemensamma tjänster. Den gruppen skulle kunna läggas ner om KB bildar en Expertgrupp för gemensamma tjänster och man därigenom kunde samarbeta. Gunilla Lilie Bauer välkomnade KB:s beslut att anställa en Libris-chef med folkbiblioteksbakgrund eftersom strukturerna flyter samman alltmer. Gunilla Herdenberg (mötesordförande under eftermiddagen) sade sammanfattningsvis att en djupare genomgång av Libris verksamhet görs vid Nationella referensgruppens möte den 19 november, då Maria Hedenström har hunnit sätta sig in i verksamheten mer. 8 Biblioteksstämma 2008. Planeringsgruppen, som består av Martin Bjersby, Lars Björnshauge, Inger Melin, Gunilla Herdenberg och Inger Klondiras, har haft ett telefonmöte för att planera ett program för stämman den 20 november. Förra årets koncept behålls, dvs. en middag för deltagarna hålls kvällen innan stämman. Ett par större block på förmiddagen om kompetensutveckling och samgåendet mellan KB och Statens Ljud- och Bildarkiv övergår efter lunch i fyra parallella seminarier med olika teman. Referensgruppen lämnade ytterligare några förslag som planeringsgruppen tar med sig. Inbjudan går ut i vecka 39. 9 Samsökningstjänst NAD-Libris-Svensk mediedatabas. Martin Bjersby presenterade projektet som ska resultera i ett gemensamt gränssnitt för arkivens och forskningsbibliotekens samkataloger NAD, LIBRIS och Svensk Mediedatabas. En fritextsökning i de tre databaserna ska resultera i en parallell redovisning av träfflistorna som är länkade till respektive databas. Mårten Johansson på Riksarkivet är projektledare och KB (genom Kristin Olofsson och Martin Malmsten på Enheten för LIBRIS-systemen och databaslicenser) står för den tekniska biten av projektet. Tjänsten planeras vara i drift i april 2009. 10 Övriga frågor. Ingen övrig fråga aviserades när dagordningen skulle fastställas. Gunilla Herdenberg presenterade några personalnyheter vid avdelningen för Nationell samverkan: Maria Hedenström tillträder som enhetschef för LIBRIS-systemen och databaslicenser och Christine Lindmark tillträder som enhetschef för Samordning och utveckling. Den senare tjänsten är tidsbegränsad på 2 år, delvis 8
ANTAL SIDOR 9(9) i väntan på kulturutredningens resultat. Eva Lunneborg slutar som utbildningssamordnare och Britt Sagnert vikarierar som utbildningssamordnare tills Evas efterträdare tillträtt. 11 Nästa sammanträde. Möte 4-2008: Onsdag 19 november (heldagsmöte) Middag 19 november, 18.30 Biblioteksstämma 20 november. 12 Mötet avslutas. Gunilla Herdenberg tackade deltagarna och avslutade mötet. Läs mer på KB:s webbplats: Dewey-slutrapporten: http://www.kb.se/dokument/om/projekt/avslutade/katalogutredning/delst3_slutr apport.pdf http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/expertgruppen-kompetensfragor/ Samarbetspromemorian: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/sverigebiblioteket/ KB:s expertgrupper: http://www.kb.se/bibliotek/referensgrupper/ 9