Tjänsteutlåtande Utfärdat: 2015-05-07 Diarienummer: N132-0808/14 Förvaltningscontroller Roland Josefsson Telefon: 365 00 00 E-post: fornamn.efternamn@ostra.goteborg.se Uppföljning av intern kontroll, riskanalys och revision 2014 Ärendet Förvaltningen lämnar i detta tjänsteutlåtande information om arbetsläget när det gäller åtgärder med anledning av 2014 års interna kontroller enligt internkontrollplanen, förvaltningens riskanalyser samt Stadsrevisionens revisionsrapport 2014. Förslag till beslut Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås besluta att godkänna rapporten om uppföljning av intern kontroll, riskanalys och revision 2014. Sammanfattning Verksamheterna granskas på många olika sätt under året, dels genom förvaltningsövergripande intern kontroll, dels genom extern granskning och tillsyn. Granskningarna leder ofta till förslag eller krav på förändringar genom olika åtgärder, vilka är redovisade i anslutning till att rapporterna från granskarna lämnats till nämnden. Sedan Rapport Intern kontroll 2014 beslutats om i nämnden 2015-12-16 har varje sektorsledning och stödfunktionernas ledningar arbetat med åtgärder av vilka en del är genomförda. Under maj månad har förvaltningen granskat de tre processer som haft störst brister under 2014: Det gäller processerna: nyckelhantering inom hemtjänsten hantering av privata medel inom äldreboenden arbetsmiljöuppföljning avseende arbetsskade- och tillbudshantering Förvaltningen redovisar i bilaga vidtagna och planerade åtgärder för dessa tre processer. I övrigt var resultatet att fem processer uppvisade brister, men processerna utvecklades dock åt rätt håll eller fungerar bra i delar av förvaltningen. Två av processerna bedömdes fungera väl. En av processerna kommer att granskas under 2015 istället för under 2014. Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 1(3)
Bakgrund Stadsrevisionen gör följande bedömning i sin revisionsrapport, som handlar om granskningen 2014: Stadsrevisionens bedömning är att nämnden i huvudsak har en tillfredsställande ledning och styrning utifrån ett internkontrollperspektiv inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på fortsatta förbättringsmöjligheter vad gäller arbetet med intern kontroll. Vi ser att de metoder som används inom nämndens arbete med intern kontroll har utvecklats sedan föregående år. Däremot bedömer vi att ytterligare utveckling behövs vad gäller utvärderingar och omprövningar av kontrollåtgärder. Detta för att nämnden ska kunna säkerställa att kontroller genomförs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt och att tillräckliga åtgärder vidtas för att komma till rätta med uppkomna brister. Slutligen bedömer vi att nämnden har vidtagit åtgärder för att hantera risken för oegentligheter. Det är också stadsrevisionens bedömning att nämnden skulle kunna utveckla styr- och kontrollmiljön och förebygga oegentligheter genom ett mer systematiskt arbetssätt med förhållningsätt, kultur och värderingar. (Ur 2014 års revisionsrapport sidan 9.) Förvaltningen har genomfört sin uppföljning med inriktning på vad som framkommit i revisionsrapporten. Förvaltningen konstaterar att den interna kontrollen ökar och det gör även tillsynen och revisionen som utförs av externa granskare. Det leder ibland till att samma processer eller andra delar av verksamheten granskas av olika granskare parallellt, men kanske med lite olika infallsvinklar. Ett ofta förekommande sätt att möta brister är att skapa rutiner, vilka kan vara svåra att överblicka samt att hålla aktuella och kända för chefer och medarbetare. I samband med granskningarna har granskarna bemötts positivt av medarbetare och chefer. Granskningarna har involverat ett tjugotal medarbetare och tagit var och en 3-5 arbetsdagar i anspråk. Det har uppfattats positivt att granskningarna genomförts och detta visar att kontrollmiljön är fortsatt god. Konsekvenser ur ett hållbarhetsperspektiv En ökad intern kontroll kan leda till en bättre kvalitet och större likabehandling för brukarna. Fler av verksamheterna följer gemensamt överenskomna processbeskrivningar med rutiner vilket sannolikt ökar verksamhetens kvalitet. Förvaltningen måste vara uppmärksam på att yrkesprofessionen också fortsatt är en viktig del i medarbetares och chefers arbete. Samråd Samråd sker med pensionärsrådet och rådet för funktionshinderfrågor vid de möten ärenden till stadsdelsnämnden är aktuella. Samverkan Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp 2015-05-06 och samverkan sker 2015-05-20. Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 2(3)
Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg Ulla-Carin Olsson Stadsdelsdirektör Roland Josefsson Förvaltningscontroller Bilaga: Uppföljning av vidtagna åtgärder efter interkontroller utförd 2014. Göteborgs Stad Östra Göteborg, tjänsteutlåtande 3(3)
Göteborgs Stad, Östra Göteborg Dnr: N132-0808/14 2015-05-07 Uppföljning av vidtagna åtgärder efter internkontroller utförda 2014 Resultat av granskningarna där stora brister finns inom processerna Kontrollmetod, iakttagelser och bedömningar finns i den kompletta rapporten daterad 2014-10-13 dnr N132-0620/13 Granskningsområde Kapitel i rapporten Förslag till åtgärder Vidtagna och planerade åtgärder Ansvarig Sektor/Enhet Kap 2 Nyckelhantering i hemtjänsten. Riskbeskrivning: Fel personer har tillgång till Stöld av Förlust av Förvaring av Förslag till åtgärder Sektorn bör snarast vidta åtgärder för att åtgärda bristerna som framkom vid granskningen. Vid återkopplingen framkom att detta arbete är påbörjat. En lokal rutin för nyckelhantering finns i medarbetardatabasen och ska publiceras på intranätet inom kort. Nya nyckelskåpen är levererade till alla hemtjänstenheter förutom Bergsjön inre, men dem har fel i konstruktion och är inte i bruk. Vi väntar på ombyggnad av skåpen vilket idag planeras till tidigast vecka 21. Efter det upprättas en ny rutin. Listorna på nycklar finns tillgängliga för personalen. Två avvikelser är kända i hemtjänst Bergsjön. Sektorn har från den 1 januari 2015 påbörjat systematiskt arbete med avvikelsehantering. När nycklar försvinner noteras detta i Treserva. ÄO/HS 1
Göteborgs Stad, Östra Göteborg Dnr: N132-0808/14 2015-05-07 Kap 4 Hantering av privata medel inom äldreboenden. Riskbeskrivning: Fel person har tillgång till de boendes privata medel och tar eller lånar pengar Förslag till åtgärder De brister och förbättringsområden som framkom i Stadsrevisionens rapport 2013 har endast till viss del tagits om hand och förbättrats. Det saknas systematiska arbetssätt för att säkerställa att gällande rutiner följs. Granskarnas bedömning är dock att enskilda medarbetare hanterar de boendes kontanter på ett ansvarsfullt sätt och därför finns liten risk för att fel personer har tillgång till de boendes privata medel. En lokal rutin om handhavande av hyresgästs privata medel på äldreboende samt för hemtjänsttagare är upprättat. Huvudregeln är att omsorgstagaren själv eller med hjälp av god man/förvaltare ska sköta sin ekonomi. Personalen får bara hantera mindre summor max 2000 kronor, enligt Göteborgs Stad rekommendationer. Alla in- och utbetalningar skall bokföras i kassablad. Utbetalningar skall dateras, numreras och den som genomfört betalningen skall skriva sin namnteckning i anvisad ruta. Saldo skall varje gång kontrolleras och skrivas in. Alla inköpskvitton skall numreras och signeras med namnteckning samt finnas tillgängliga med kassabladet. Redovisning av pengar, kvitton och kassablad skall göras till hyresgästen/god man/anhörig minst en gång per år eller oftare när kassabladet är fyllt eller på begäran. Efter genomgång av kvitton och överensstämmelse med kassabladet skall hyresgäst/god man/anhörig underteckna kassabladet. Kopia tas och arkiveras i 10 år. Hyresgäst/god man/anhörig får originalet och alla kvitton. Förvaring av de kontanta medlen, överenskommelse, kassablad och kvitton sker i låst skåp i hyresgästens lägenhet eller i annat låst och brandsäkert förvar. Personal inom sektorn Äldreomsorg samt hälso- och sjukvård i Östra Göteborg får inte ÄO/HS 2
Göteborgs Stad, Östra Göteborg Dnr: N132-0808/14 2015-05-07 Kap 10 ta ut kontanter med omsorgstagarens kundkort eller bankomatkort. Personalen får inte göra uttag på bankkontor. (FCR-informerar om att processen även ska granskas under 2015) Arbetsmiljö avseende arbetsskade- och tillbudshantering Förslag till åtgärder Förtydliga följande rutiner för förvaltningens chefer: Inrapportering av tillbud Det finns både rutiner, regler och lagtext på intranätet när det gäller det systematiska arbetsmiljöarbetet där skade- och tillbudsrapportering och omhändertagande av detsamma är en del. HR Riskbeskrivning: Att arbetsskador och tillbud inte handläggs av cheferna på det sätt som processen föreskriver. Att otydliga åtgärder vidtas i den utsträckning som krävs för att förhindra upprepning. Att tillbud och arbetsskador sätts och hanteras förebyggande och systematiskt, i ett arbetsplatssammanhang Skyldigheten att anmäla till Arbetsmiljöverket i samband med allvarlig skada eller tillbud IT-stödet Lisa finns som stöd för rapportering av skador och tillbud. Till Lisa finns manual tillgänglig. Arbetsmiljöfrågorna lyftes fram särskilt i februari månads chefsbrev. Vid uppföljningstillfällena där HR-specialisterna träffar cheferna stäms läget av när det gäller arbetsskadeutredningar. I den till hösten planerade arbetsmiljöutbildningen för chefer och skyddsombud kommer rutinerna belysas i särskild ordning. 3