E-BOK DET NYA ARBETSLIVET Trender, utmaningar och möjligheter i en modern arbetsmiljö
Förord av Roger Heikenström, Försäljningschef, INVID Vad menas med Digitalisering och Det Nya Arbetslivet? Digitalisering och Det Nya Arbetslivet är ord och samtalsämnen som når oss dagligen i olika kanaler och forum. Men vad betyder de och vilken betydelse har det för dig som driver ett företag eller en organisation? I detta förord vänder vi oss till just dig som har ansvaret att vidareutveckla verksamheten och skapa ökad effektivitet och attraktivitet som arbetsgivare. Att lyckas få dessa fyra generationer att bli ett vinnande team är en rejäl utmaning. Vi vill med denna information ge dig mer kunskap om vad som är värt att tänka på som arbetsgivare idag, på vilket sätt tillgång till företagets information och data skapar både förbättrad samarbetsförmåga, tillgänglighet, trygghet och därmed en attraktiv arbetsplats. Jag anser att Digitalisering inte bara är ett nytt buzzword utan ett sätt att enkelt öka informationsflödet, förbättra informationssäkerheten inom företaget och därmed kunna förbättra sin konkurrensförmåga i rollen som en proaktiv leverantör och en attraktiv arbetsgivare. Det är många företag som står i begrepp att ta nästa steg i utvecklingen och som därmed behöver anställa eller knyta fler underleverantörer och konsulter till sig. Konkurrensen är stenhård om kvalificerad arbetskraft och den generation som söker sig ut i arbetslivet idag ställer helt andra krav på sin arbetsgivare än vad tidigare generationer har gjort. Som arbetsgivare är balansgången knivskarp och det utgör en rejäl utmaning i att kunna hantera fyra generationer med olika krav och sätt att se på sig själv som anställd på samma arbetsplats. Här skall du som arbetsgivare lyckas hantera både den traditionella arbetstagaren som ser sin arbetsplats som sitt jobb och den yngre generationen där arbetet är lika med att man utför sitt uppdrag oavsett när på dygnet eller var man befinner sig. Vi vill även avdramatisera vad digitalisering innebär och att du som ledare skall få tillfälle att ta till dig essensen av vad just detta betyder på ett enkelt sätt. Dessutom få insikt i om på vilket sätt som du, med små medel, kan fläta samman företagets anställda till en positiv synergi med stark utveckling och framtidstro. Jag och mina kollegor finns tillgängliga för fortsatta dialoger om det finns frågor som du önskar ställa till oss inom detta aktuella ämne. Vi bjuder även in till seminarier och workshops där vi mer handgripligen visar hur ni som organisation kan ta nästa steg utan några större investeringar i varken tid eller pengar. Roger Heikenström Försäljningchef 036-44 05 405 www.invid.se
Nya krav och nya möjligheter med digitaliseringen Den industriella revolutionen vände en hel värld upp och ner. Den enorma sociala, ekonomiska och teknologiska utvecklingen förändrade samhällsekonomin i grunden och skapade helt nya affärsmöjligheter. Övergången från muskelkraft till mekanisk, motoriserad kraft revolutionerade tillverkningsindustrin och effekterna fortplantade sig till praktiskt taget alla delar av samhället. På ett liknande sätt genomsyrar digitaliseringen dagens samhälle, som än en gång håller på att förändras i grunden. På ytan är det lätt att se det ständigt ökande antalet elektroniska tjänster och de allt mer avancerade datorer, plattor och mobiltelefoner vi använder, men det pågår även en massiv förändring under ytan som påverkar hela arbetsmarknaden. Internet, sociala medier och mobila tjänster har under flera år vävts in i vår vardag och är numera en grundläggande del av våra liv. De påverkar våra relationer, vår fritid och vårt arbetsliv. Digitaliseringen ställer nya krav på företag och arbetsplatser. Krav som i allt snabbare takt blir nödvändiga att leva upp till då det är en förutsättning för att, dels kunna öka produktiviteten, men också för att kunna säkra tillgången till morgondagens talanger. De företag och organisationer som inte hänger med i utvecklingen kommer att få det allt svårare att hävda sig i konkurrensen om kunder och marknadsandelar samt vad gäller möjligheten att attrahera viktig kompetens.
Trender i arbetslivet Det är inte omöjligt att framtida generationer kommer att se tillbaka på det tidiga 2000-talets arbetsliv på samma sätt som vi ser tillbaka på 1800-talets grå fabriker. Den moderna arbetsplatsen främjar kommunikation och kreativitet mellan medarbetarna, och kan leda till nya och effektivare sätt att utföra arbetsuppgifterna på. Flexibla medarbetare Enligt en studie av mjukvaruutvecklaren Intuit, kommer 40 procent av arbetskraften år 2020 att utgöras av frilansare. Studien visar att treden till stor del beror på att arbetsgivare allt oftare inser att frilanspersonal höjer företagets effektivitet samtidigt som administrativa kostnader hålls nere. En annan orsak är att modern kommunikationsteknik gör allt fler arbeten platsoberoende. Samtidigt som en ny generation medarbetare förväntar sig att kunna arbeta var som helst, genererar de mobila tjänsterna helt nya arbetstillfällen genom att koppla ihop människor oberoende av plats och skapa frilansmöjligheter för människor som vill vara flexibla och arbeta globalt. Men alla är inte frilansare: The Corporate Culture And Boomerang Employee Study visade redan 2015 att antalet så kallade bumerangmedarbetare ökar, det vill säga personal som återvänder till en arbetsgivare de tidigare varit anställa hos. Förr var det inte ovanligt att företag hade en policy mot att återanställa medarbetare som tagit anställning hos konkurrenter, men idag förstår allt fler organisationer att det är en utmärkt möjlighet för medarbetaren att skaffa sig andra erfarenheter och vidga sin kompetens. Det visar också på en attitydförändring där medarbetarna ställer allt högre krav på sin professionella tillvaro, där det är viktigare att söka sig till utmaningar och utvecklas än att vara lojal mot samma arbetsgivare livet ut.
Ökat samarbete Flexibla medarbetare är en av de allra starkaste trenderna just nu. En studie av den nya ekonomin visar att 93 procent av alla företag i USA redan idag har så kallad blandad medarbetarstyrka, där frilansare, konsulter och traditionellt anställda arbetar på projekt sida vid sida. Ökat samarbete är en annan trend, som möjliggjorts av den explosiva utvecklingen av mobila enheter. Eftersom kommunikation inte längre är bunden till tid eller rum blir det allt enklare att arbeta i projektform och samarbeta såväl inom organisationen som med andra. Allt fler företag lägger stor vikt vid att skapa effektiva team och tar fram verktyg för att kunna analysera deras prestationer. Ökad balans mellan arbete och fritid Digitaliseringen har medfört att allt fler har valmöjligheten att arbeta på flexibla tider och från olika platser. Samtidigt innebär möjligheten att arbeta mobilt att många fortsätter att jobba efter den traditionella arbetsdagens slut, samt att allt högre krav ställs på att medarbetare är nåbara alltid och överallt. Ett projekt kallat Balansakt vid Psykologiska institutionen vid Stockholms universitet visar att det är viktigt för medarbetarnas hälsa och välbefinnande att kunna stänga av, och ha tillgång till tid som verkligen är arbetsfri. Företag blir allt mer medvetna om att detta kan skapa stress och sänka produktiviteten, och på senare tid har det blivit allt vanligare med arbetsgivare som erbjuder flexibla arbetstider, ger ledighet för läkarbesök eller familjehögtider eller på andra sätt markerar att medarbetarens prestation är viktigare än antalet timmar på kontoret. Modern teknik gör det också möjligt att mäta prestation på betydligt smartare sätt än forna tiders stämpelur. Att skapa en mänsklig arbetsplats är inte enbart positivt för medarbetarnas trivsel, utan kan också göra arbetsgivaren mer attraktiv ur rekryteringssynpunkt. Enligt en rapport från revisionsoch konsultföretaget Deloitte ser milleniumgenerationens strävan efter balans mellan arbete och fritid som den viktigaste enskilda faktorn när de söker nytt jobb. Även projektet Balansakt visade att flexibel tid uppskattas stort av till exempel småbarnsföräldrar, som menar att det nya sättet att arbeta är en förutsättning för att kunna kombinera karriär med familjeliv.
Arbetsplatsen påverkar arbetsmiljön I sin bok Bring Work to Life by Bringing Life to Work identifierar Tracy Brower några av de centrala mänskliga behov som den moderna arbetsplatsen drivs av. Brower menar att vi alla söker säkerhet och kompetens, vill ha erkännande för det vi åstadkommer och känna stolthet för det vi uträttar. Vi vill också ha frihet att ta egna beslut, känna att det vi gör är meningsfullt, och vi söker en känsla av samhörighet med andra människor. Dessa grundläggande behov har samtliga stora konsekvenser för hur vi leder andra människor, för vilken teknik och vilka verktyg medarbetarna använder och för de platser som vi arbetar på. Genom att ta hänsyn till dessa behov när vi utformar arbetsplatser skapas en mer hållbar arbetsmiljö, menar Brower. Den moderna arbetsplatsen Det räcker med att blicka tillbaka tio år för att se hur mycket arbetsplatsen har förändrats. En studie från Bamboo HR har jämfört enkätsvar från 2006 med motsvarande från 2016, och visar på en rad förändringar. År 2006 uppgav hälften av de tillfrågade medarbetarna att deras bästa idéer kom när de satt vid sitt skrivbord, tio år senare hade siffran sjunkit till en knapp tredjedel. Antalet anställda som ansåg att de jobbar bäst på kontoret hade gått ner fem procent, medan de som föredrog att arbeta på distans hade tredubblats. Ett intressant fynd var att allt fler tycker att arbetsplatsen är viktig, och att den måste främja kreativitet liksom produktivitet och effektivitet. Om sedan platsen man jobbar på är hemma, på kontoret eller någon annanstans är sekundärt. Det nya sättet att se på arbete är helt enkelt inte i form av timmar, utan i form av resultat. Mobilitet och flexibilitet De nya digitala verktygen har skapat helt nya möjligheter att samarbeta och interagera med andra, och det i sin tur har förändrat hur vi arbetar. Förändringarna har därmed även påverkat den fysiska arbetsmiljön: Den moderna arbetsplatsen präglas av mobilitet och flexibilitet. Arbetet är inte längre en fysisk plats, det är något vi gör. I Det Nya Arbetslivet är det fysiska skrivbordet inte längre lika viktigt, i stället är det upp till de digitala lösningarna att möjliggöra produktivitet och främja affärsnytta.
Det är viktigt att inte glömma de olika behoven som kan finnas på en och samma arbetsplats: ibland finns behovet att sitta med just sin arbetsgrupp eller att ha just sin utrustning på en fast plats. För att övergången ska bli bra bör man vara medveten om såväl de tekniska som psykologiska utmaningarna som finns: videokonferenser kanske kräver avskildhet och medarbetarna kan behöva en tid för att vänja sig vid nya rutiner. Och även i den mest kreativa och stimulerande miljön bör det finnas möjlighet till tysta rum dit man kan gå undan för samtal eller en stunds ensamhet. Det Nya Arbetslivet är lika mycket ledarskap och organisation som det är tekniska lösningar. Att ha en tydlig vision för verksamheten är viktigt, den aktivitetsbaserade arbetsplatsen ska passa in i rutiner och organisationskultur. Det finns utmaningar, men forskning visar på flera fördelar med flexkontor: arbetstillfredsställelse ökar och även det allmänna hälsoläget med minskad sjukfrånvaro. Digitala lösningar öppnar möjligheter Det Nya Arbetslivet öppnar flera möjligheter att skapa en modern, effektiv arbetsplats med nöjdare medarbetare. I studien Framtidens digitaliserade arbete och kontor från Kairos Future, svarade tre gånger så många i den äldre arbetsplatsgenerationen att deras verktyg var dåliga på att ge energi, jämfört med dem som svarade att deras verktyg var bra. I den yngre generationen sågs verktygen som mycket bättre, och de ansågs höja såväl kreativitet som effektivitet. I den nya tankeekonomin är det viktigt att kontoret är en plats där människor kan samlas och utbyta idéer, men också en plats där de har tillgång till verktyg som underlättar arbetet. Det är då innovation uppstår. Ett modernt arbetssätt skapar nya möjligheter. Modern teknik gör det lättare att dela information med kollegor, var man än befinner sig. Samarbeten gynnas av att flera kan arbeta på samma dokument, speciellt viktigt då medarbetare idag ofta ingår i flera olika arbetsgrupper. Distansmöten frigör tid och möjliggör ett mer flexibelt schema, samtidigt som de underlättar kontakten med andra i en tid när våra professionella nätverk blir allt större och viktigare. Kommunikationen underlättas också av de mest effektiva samarbetsverktygen, exempelvis samarbetsytor och sociala flöden.
Nya möjligheter med Det Nya Arbetslivet Ökat samarbete Modern teknik möjliggör smarta, effektiva möten. Digitala verktyg låter flera personer arbeta i samma dokument, dela information och kommunicera med varandra. Ökad mobilitet Arbetsplatsen är inte längre en fysisk plats. Mobila verktyg gör distansarbete effektivare och enklare, och bidrar till en bättre balans mellan arbete och fritid för medarbetarna. Ökad flexibilitet Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen låter individer och grupper välja miljö utifrån situation och uppgift. Det underlättar samarbete och möten inom organisationen och stärker företagets kultur. Ökade insikter Analysverktyg med artificiell intelligens kan ge insikter i medarbetarnas arbetssätt och användande av verktyg och arbetstid. Information som kan bidra till förståelse om hur resurser kan optimeras. Ökad säkerhet Moderna säkerhetsverktyg ser till att obehöriga inte får tillgång till företagets information, och skyddar företagets system från virus och andra cyberhot.
Idag är friheten att utforma sin arbetsdag viktigare än hög lön för många. Mobila lösningar kan bidra till en bättre balans mellan arbete och fritid samt spara tid för såväl medarbetare som företag. De kan också erbjuda ständig åtkomst till information, som gör det möjligt att fatta informerade beslut och ta del av pågående processer varsomhelst och närsomhelst. Vikten av korrekt information i den egna verksamheten kan knappast underskattas. En ny generation smarta verktyg med inbyggd artificiell intelligens lär sig beteende och arbetsmönster, och kan underlätta arbetet genom att förutspå nästa steg. Intelligens finns också att hitta i avancerade analysverktyg, som kan analysera arbetssätt, verktygsanvändning och utnyttjande av arbetstiden för att ge kunskap om hur verksamheten fungerar och var den kan förbättras. Gemensamt för alla lösningar är en hög nivå av säkerhet, som säkerställer att inga obehöriga kan komma åt ditt företags information, samtidigt som det är fortsatt enkelt för medarbetarna att logga in. De skyddar givetvis också mot virus och attacker, vilket ger ökad trygghet i en mobil arbetsmiljö. Vägen till framtiden Det Nya Arbetslivet visar vägen in i framtiden. Den nya arbetsplatsen har alla förutsättningar för att bli mer hållbar miljömässigt: med färre utskrifter, bättre utnyttjandegrad av kontorsyta och fysiska resor ersatta med högteknologiska konferenslösningar. Det Nya Arbetslivet har också potential att bidra till en bättre livssituation för många människor, med större autonomi, friare arbetstider och effektivt distansarbete i stället för pendling. Det finns fallgropar som arbetsgivaren och medarbetarna bör vara medvetna om, men det finns också kunskap om hur de kan hanteras och hur Det Nya Arbetslivet kan bli ett rikare arbetsliv med effektivare, friskare och gladare medarbetare som känner sig värdefulla och uppskattade.
Källor Byström, Henrik: A year of evangelizing the modern workplace. Blogginlägg, 31 maj 2017 Schawbel, Dan: The New Rules for the Modern Workplace Intuit 2020 Report: 20 trends that will shape the next decade The 2016 Deloitte Millennial Survey: Winning over the next generation of leaders WorkplaceTrends: The Corporate Culture And Boomerang Employee Study WorkplaceTrends: The Gig Economy Study Brower, Tracy: Bring Work to Life by Bringing Life to Work, Routledge 2014. Bamboo HR: Then and Now: How a Decade Changed the Workplace Kairos Future/Palorial: Framtidens digitaliserade arbete och kontor Mellner, Christin: Balansakt. Slutrapport, Psykologiska institutionen, Stockholms universitet, 2015. Sivertsson, Marika, suntarbetsliv.se: Flexibla kontor väcker starka känslor
Hur kan vi hjälpa er på den digitala resan? INVID är en helhetsleverantör av trygga, effektiva och flexibla IT-lösningar. Genom nytänkande och användarvänliga lösningar skapar vi optimala mervärden för er verksamhet. Vi gör IT enkelt! Vi har valt att paketera våra tjänster och funktioner inom tre huvudområden; ITinfrastruktur, Molntjänster och Verksamhetsstöd. Så här går vi tillväga för att digitalisera in i Det Nya Arbetslivet Tänk dig att vi beskriver din verksamhet som en trädgård. Hur bra den kan bli om man ger den näring, vårdar, beskär och ansar den regelbundet. Vi ser arbetet med digitalisering på samma sätt som att utveckla sin trädgård där hemma, att odla och ge näring åt den vid rätt tid och tillfälle. Många har idag en lite vildvuxen "trädgård" på sina arbetsplatser och som är i behov av beskäring för att utvecklas i rätt riktning i en konkurrensintensiv värld. Var befinner ni er i er trädgård och vad vill ni framöver? Kartläggande workshop För att kartlägga allt rätt från början erbjuder vi på INVID en kartläggande workshop för att få svar på följande grundfrågor: Vad är viktigt att prioritera för Er? Säkerhet? Samarbeten? Mobilitet? Kommunikation? Under workshopen delar vi med oss av vår kunskap om ingående funktioner i Office 365 som kan förenkla ert arbete redan idag. Efter den inledande kartläggningen fastställer vi förslag på framtidsstrategi för de lösningar som utvecklar er verksamhet snabbast och hur vi kan utbilda era medarbetare på enklast vis, och med sans! För att kunna fånga alla utmaningar i det dagliga arbetet och skapa en vägvinnande delaktighet i denna workshop och framför allt i det nya arbetssättet önskar vi att användare från alla delar i er organisation medverkar. Välkommen att kontakta mig för mer information om hur vi kan hjälpa er på den digitala resan i allmänhet och med en inledande workshop som en start på ett framtida samarbete. Richard Wahlstedt 036-440 54 43 richard.wahlstedt@invid.se www.invid.se