Kvalitetsberättelse för Omsorgsnämnden År 217 Kvalitetsberättelsen innehåller en uppföljning av målen för 217, en beskrivning av hur uppgifterna med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har varit fördelade, en beskrivning av struktur för uppföljning, vilka åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet, vilket förebyggande arbete som bedrivits samt målsättningar för år 218 22.
Kvalitetsberättelse för Omsorgsnämnden År 217 Kvalitetsmål för 217 Följande kvalitetsmål sattes upp för år 217: Färdigställa arbetet med processerna. Säkerställa att alla medarbetare får introduktion i hur intranätet ska användas. Resultat: Arbetet med processer är ett ständigt pågående arbete. Övergripande huvud- och delprocesser är fastställda och dokumenterade. Förbättring på enheterna avseende uppföljning av händelserapporter. Resultat: Uppföljning sker, men uppföljning av åtgärdernas effekt behöver utvecklas. Rutinen för händelserapportering och klassificeringssystemet ses över. Resultat: Avvikelseprocess med tillhörande rutiner har uppdaterats. Arbeta vidare med nya arbetsprocessen för lex Sarah samt tillhörande rutiner. Resultat: Har genomförts. Se över systemet för registrering av synpunkter och klagomål och möjligheten att klassificera dessa för att kunna sätta mätbara mål. Resultat: Klassificering enligt tidigare framtagen mall påbörjas 218-1-1. Fortsätta värdegrundsarbetet för hela förvaltningen. Resultat: Har genomförts. Planering för fortsatt övergång till den digitala dokumentationen. Resultat: Mobil hemtjänst infört i alla enheter i hemtjänsten. Organisatoriskt ansvar För att kvalitetsarbetet ska bedrivas systematiskt ska det finnas en angiven fördelning av ansvar och befogenheter. All personal har ett ansvar för att känna till och aktivt arbeta utifrån Karlshamns kommuns vision och mål samt de processer som finns beskrivna inom omsorgsförvaltningen. All personal har ett eget ansvar för att utföra sitt arbete med god kvalitet. I varje möte med medborgare synliggörs och avgörs kvaliteten. Omsorgsnämnden ansvarar för att det finns ett ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet och har ett övergripande ansvar för att: ledningssystemet integreras med det kommunövergripande programmet för styrning, uppföljning och kvalitet, kommunens styrsystem, ge direktiv och säkerställa att ledningssystemet är så utformat att processerna fungerar verksamhetsöverskridande, verksamheten är organiserad så att god kvalitet kan upprätthållas samt ge förutsättningar för detta. Error! No text of specified style in document. 1
Förvaltningschef ansvarar för att: inom ramen för ledningssystemet enligt SOSFS 211:9 ta fram, fastställa och dokumentera rutiner för hur det systematiska kvalitetsarbetet kontinuerligt skall bedrivas för att kunna styra, följa upp och utveckla verksamheten, kommunicera och omsätta kommunfullmäktiges och nämndernas övergripande strategier och mål inom socialtjänsten, årligen kontrollera förvaltningens övergripande, på intranätet presenterade, processer och vid behov revidera processer och rutiner. Kvalitetsutvecklare ansvarar för att: sammanställa och analysera samtliga brukarundersökningar och nationella undersökningar, skriva årlig kvalitetsberättelse. tillsyn av verksamheten. Verksamhetscheferna för förvaltningens verksamhetsområden har det övergripande kvalitetsansvaret inom sitt verksamhetsområde Detta innebär att: inom sitt verksamhetsområde bedriva ett systematiskt kvalitetsarbete enligt processen för systematiskt förbättringsarbete, kommunicera och omsätta övergripande strategier och mål inom sitt verksamhetsområde, årligen kontrollera samtliga, på intranätet presenterade, processer inom verksamhetsområdet så att processer och rutiner är aktuella. Enhetscheferna leder kvalitetsarbetet inom sin enhet Detta innebär att: genom bemötande och personligt engagemang vara föredöme i en framåtsyftande kvalitetsutveckling, inom sin enhet bedriva ett systematiskt förbättringsarbete enligt processen för systematiskt förbättringsarbete, kommunicera och omsätta övergripande strategier och mål inom sin enhet, ytterst ansvara för de aktiviteter som är aktuella för den enskilda enheten och beskrivna i processerna. Alla medarbetare kontinuerligt medverka i det systematiska kvalitetsarbetet genom att: skapa förtroende och god kvalitet genom att visa engagemang, lyhördhet, positiv inställning och respekt i varje möte med brukare, närstående och varandra, delta i det systematiska förbättringsarbetet enligt processen för systematiskt förbättringsarbete, tillämpa gällande rutiner som finns presenterade i processer på intranätet, delta i uppföljning av mål och resultat. Struktur för uppföljning Samtliga enheter svarar för sin egenkontroll som är en systematisk uppföljning och utvärdering av verksamhetens kvalitet samt kontroll av att verksamheten bedrivs i enlighet med fastställda arbetsprocesser och rutiner. Med utgångspunkt i resultatet från egenkontrollerna förbättras processerna och rutinerna i den omfattning som behövs. Error! No text of specified style in document. 2
Kvalitetsuppföljning på verksamhetsnivå görs av verksamhetschefer i samband med resultatdialoger och resultatrapporter samt på förvaltningsövergripande nivå av kvalitetsutvecklare. Kvalitetsuppföljningen ska innefatta både verksamhetens systematiska kvalitetsarbete och brukarens upplevda kvalitet. Uppföljningen ska ge en sammanvägd bild av enheternas kvalitetsarbete samt indikationer om eventuella kvalitetsbrister, som kräver en fördjupad uppföljning. I kvalitetsuppföljningen ingår: - Brukarundersökningar. - Avstämning med verksamheten för uppföljning av processer och rutiner mm. - Uppföljning av dokumentation, biståndsbeslut och genomförandeplaner. - Analys av öppna jämförelser. - Utredningar av lex Sarahrapporter. - Utredningar av klagomål och synpunkter. Ett metodstöd för egenkontroller påbörjades under 217 och bedöms vara klart första kvartalet 218. Åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet Åtgärder efter revisionsrapport avseende rutinerna för biståndshandläggning I revisionsrapporten från mars 217 identifierades bland annat ett behov av förbättringsarbete gällande uppföljningar av biståndsbeslut, formuleringar av målsättningar för den enskilda individen, riktlinjer, genomförandeplaner och samverkan för att uppnå en ändamålsenlig myndighetshandläggning. Täta uppföljningar sker numera i enlighet med de omarbetade riktlinjerna. Det innebär att ett nytt ärende följs upp efter två veckor, därefter en månad och tre månader, vilket har skapat en trygg och förtroendefull relation till den enskilde och dess anhöriga. Tätare uppföljningar har också skapat en större precision i att rätt insatser utförs och på rätt nivå. Målformuleringarna utvecklas kontinuerligt genom kollegiala granskningar och handledning med fokus på utredningar, målformulering och beslut. En prioriteringsordning har skapats där de brukare som bedöms ha förutsättning att återfå sin förmåga och själv kan bidra i målformuleringen har prioriterats. Målsättningen är dock att även ärenden med dementa och palliativa skall få en tydlig målformulering som skapar ett värde för brukaren. Samverkan är av stor vikt för att det systematiska förbättringsarbetet skall ge effekt för brukarna. Alla professioner måste arbeta för samma mål för brukaren. Utredningen och målsättningen skall vara ett underlag för genomförandeplanen. Biståndshandläggarna har deltagit på hemtjänstens APT för att informera om arbetet med bland annat målsättningar. Från januari 218 kommer arbetsterapeuterna göra ADL-bedömningar utifrån handläggarnas begäran, vilket kommer bidra till ett bättre underlag för beslut vilket i sin tur bidrar till att rätt insats och utformning av insats säkerställs i större utsträckning. Arbetet med att skapa en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom Omsorgsnämnden är ett arbete som kommer sträcka sig över längre tid. Samtliga punkter kommer fortsatt att vara i fokus under 218. Error! No text of specified style in document. 3
Vardagsrehabiliterande arbetssätt inom stöd i ordinärt boende Vardagsrehabiliterande förhållningssätt är ett projekt som bedrivits under åren 216-217. Målet för projektet har varit att öka kunskapen och medvetandegöra ansvaret för att ett vardagsrehabiliterande arbetssätt är grundläggande för omsorgspersonalen i det dagliga arbetet med brukaren. Definitionen av vardagsrehabiliterande arbetssätt är att ge brukaren möjlighet att bibehålla sin självständighet genom att så långt det är möjligt arbeta med ett stödjande/tränande förhållningssätt. Stödjande/tränande insatser kan innebära att praktiskt stödja eller guida den enskilde men också att känslomässigt stödja och motivera brukaren. Resultatet av projektet är att verksamhetsområdet ordinärt boende har startat processen och kommit en bit på väg mot det uppsatta målet. Implementering av Individens behov i centrum i verksamheten kommer innebära ett organisatoriskt stöd och bidra till att målet i projektet uppnås även då det är avslutat. Trygg hemgång Sedan september 217 erbjuds enskilda Trygg hemgång efter sjukhusvistelse. Genom att den enskilde snabbt får stöd i hemmet utifrån ett vardagsrehabiliterande förhållningssätt tryggas och underlättas hemgången från sjukhuset. Effekterna av Trygg hemgång är att den enskilde genom initialt mycket stöd i hemmet efter sjukhusvård upplever trygghet i hemmet och att den enskilde tidigare blir mer självständig och därmed långsiktigt kan klara sig med färre insatser. Länsövergripande kvalitetsuppföljning Blekinge Kompetenscentrum har på uppdrag av Blekinges kommuner kartlagt förekomsten av levnadsberättelser på länets särskilda boenden. En dokumenterad levnadsberättelse kan för personer med demenssjukdom och liknande tillstånd utgöra ett av de viktiga redskapen för att få en personcentrerad vård och omsorg. Resultatet visade att 38 % av brukarna i särskilt boende har en dokumenterad levnadsberättelse. Den relativt låga implementeringen av levnadsberättelsen tillskrivs bristen av rutiner på arbetsplatsen. Eftersom levnadsberättelsen kan ha stor betydelse för den enskilde personens vård och omsorg i vardagen, anser Kompetenscentrum att det är angeläget att den implementeras i högre grad i Blekinges särskilda boenden. Egenkontroller I ordinärt boende har brukarundersökning avseende social tid genomförts. Undersökningen visar en nöjdhet med den sociala tiden på 84,5 %. Indikatorsnivån på nämndens mål för social tid i verksamhetsplanen för 217 var 8-83 %. På enhetsnivå har resultaten arbetats vidare med för att ytterligare förbättra nöjdheten hos brukarna på respektive enhet. Öppna jämförelser Ett urval från Socialstyrelsens brukarundersökning för hemtjänsten från våren 217 presenteras i tabellen nedan. 9 % av brukarna är nöjda med hemtjänsten i sin helhet. Stöd i ordinärt boende År 215 År 216 År 217 Riket Hemtjänsten i sin helhet 91 % 92 % 9 % 89 % Hänsyn till åsikter och önskemål 86 % 87 % 89 % 87 % Error! No text of specified style in document. 4
Bemötande 96 % 97 % 96 % 97 % Trygghet 86 % 87 % 88 % 86 % Möjlighet att påverka tider 52 % 64 % 64 % 61 % Ett urval från Socialstyrelsens brukarundersökning för särskilt boende från våren 217 presenteras i tabellen nedan. 82 % av brukarna är sammantaget nöjda med äldreboendet. Stöd i särskilt boende År 215 År 216 År 217 Riket Boendet i sin helhet 81 % 83 % 87 % 82 % Hänsyn till åsikter och önskemål 71 % 78 % 75 % 8 % Bemötande 91 % 92 % 92 % 94 % Trygghet 82 % 87 % 87 % 88 % Måltidsmiljö 67 % 73 % 71 % 69 % Möjlighet att påverka tider 5 % 57 % 62 % 61 % Möjlighet att komma utomhus 62 % 69 % 61 % 58 % Aktiviteter som erbjuds 66 % 66 % 59 % 64 % Kommunens kvalitet i korthet (KKiK) KKiK är ett verktyg för att jämföra kommuner med varandra och beskriver kommunens kvalitet ur ett medborgarperspektiv. KKiK drivs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL). Resultatet tas fram genom att kommunerna själva redovisar sina resultat/statistik. Äldreomsorg År 215 År 216 År 217 Medelvärde riket 217 Väntetid på särskilt boende 56 dagar 85 dagar 116 57 dagar dagar Personalkontinuitet under en 14-dagarsperiod 14 olika personal 15 olika personal 15 olika personal 15 olika personal Under 217 har en analys gjorts av varför ett stort antal enskilda med beslut om särskilt boende tackar nej i samband med att ett särskilt boende erbjuds. Den vanligaste orsaken är att det särskilda boendet inte motsvarar förväntningar kopplat till lägenhet eller geografiskt område i kommunen. Under 218 kommer granskning och analys av ärenden fortsätta för att säkerställa att särskilt boende enbart beviljas till de som verkligen har behov av ett sådant. Under 217 har även kösituationen till särskilt boendet granskats i syfte att minska väntetiden för särskilt boende. Error! No text of specified style in document. 5
Avvikelser Under året har 2437 avvikelser rapporterats i verksamhetssystemet Procapita. Det är 7 avvikelser färre jämfört med år 216 (2444 avvikelser). Avvikelser redovisat per verksamhet 18 16 14 12 1 8 6 4 2 1532 1154 1188 959 875 711 415 297 3 År 215 År 216 År 217 Ordinärt boende Särskilt boende Övriga Nedan presenteras de fem vanligaste avvikelsetyperna. Avvikelserna avser främst fall och läkemedelshantering. Stickprovskontroll visar att kategorin Våld och övergrepp handlar om våld mellan brukare. I dessa fall skrivs handlingsplaner för hur våldssituationer ska hanteras och undvikas. Typ av avvikelser 16 14 12 1 8 6 4 2 1345 1228 1143 372 662 548 Fall Läkemedel Utebliven insats 39 73 55 24 45 51 73 42 49 År 215 År 216 År 217 Arbetsrutiner Våld och övergrepp Totalt finns 19 avvikelsetyper i verksamhetssystemet för att kategorisera avvikelser. Det finns ingen tydlig definition av de olika kategorierna, vilket försvårar vid både rapportering och sammanställning och analys av avvikelserna. Antalet kategorier behöver minskas för att tydliggöra vilken typ av avvikelse det handlar om och för att kunna se mönster och trender. Ett nytt digitalt avvikelsesystem kommer att behöva upphandlas och vara i bruk senast 1 januari 22. Error! No text of specified style in document. 6
Vidare när det gäller verksamhetssystemet för avvikelser finns en del brister som försvårar uppföljning och analys på en övergripande nivå. Bland annat går det inte att kategorisera avvikelser enligt socialtjänstlagen och avvikelser enligt hälso- och sjukvårdslagen. Det går heller inte att sammanställa vilka åtgärder som vidtagits eller att följa upp vilka effekter åtgärderna har haft. På enhetsnivå är detta enklarare att hantera pga. att antalet avvikelser är färre. Under 217 påbörjades en uppföljningsmetod där olika enheter presenterar sitt arbete med avvikelser (inklusive synpunkter och klagomål) för politiker och förvaltningsledning. Syftet är att skapa forum för en gemensam reflektion för verksamhet och ledning avseende det systematiska förbättringsarbetet. Uppföljningar har hittills fokuserat på målformuleringar i biståndsbesluten, fall och läkemedel. Urvalet har gjorts efter ett arbete under 217 med att utveckla målformuleringarna i biståndsbesluten till att bli mer konkreta och specifika (för att bland annat underlätta systematisk uppföljning) samt att fall och läkemedel är de kategorier där flest avvikelser rapporteras. I samband med den gemensamma reflektionen vad gäller avvikelser har framkommit att det finns förbättringar att göra när det gäller utredning av avvikelser för att identifiera brister på systemnivå och de bakomliggande orsakerna. Och därmed vidta adekvata åtgärder. Att verksamheten inte nått hela vägen i utredningarna med att identifiera brister på systemnivå kan vara en anledning till det är samma typer av avvikelser som över tid är de vanligaste och att avvikelserna över tid ökar inom t ex fall och läkemedel. En översyn av avvikelseprocessen har genomförts och tillhörande rutiner har uppdaterats. Verksamheterna kommer under 218 att uppdatera sig på vad förändringarna i processen och rutinerna innebär. Lex Sarah Under år 217 har 7 lexrapporter utretts. 4 rapporter har avsett särskilt boende och 3 rapporter har avsett ordinärt boende. Lex Sarahrapporter 6 5 4 3 2 1 4 2 1 5 3 4 År 215 År 216 År 217 Ordinärt boende Särskilt boende Samtliga lex Sarahrapporter har handlat om brister i utförande av insats och 1 av rapporterna har även inkluderat brister i bemötande. Två händelser har bedömts som påtaglig risk för allvarligt Error! No text of specified style in document. 7
missförhållande och dessa har anmälts till Inspektionen för vård och omsorg. Mönster som har identifierats är att det individuella perspektivet vid genomförande av insatser behöver utvecklas. Åtgärder som vidtas på övergripande nivå är den fortsatta implementeringen av Individens behov i centrum (IBIC) och det fortsatta arbetet med kvalitet i särskilt boende utifrån socialtjänstförordningens krav och SKL:s rekommendationer. Beslut efter utredning Allvarligt missförhållande Påtaglig risk för allvarligt missförhållande 2 Missförhållande 1 Risk för missförhållande 3 Inget missförhållande 1 2 3 4 Synpunkter och klagomål Under 217 har 36 synpunkter och klagomål registrerats. Även synpunkter och klagomål från Stöd och service är inkluderade i 217 års antal. Synpunkter och klagomål ON 8 7 6 5 4 3 2 1 52 7 1 År 215 År 216 År 217 44 Antalet synpunkter och klagomål varierar över tid och beror bland annat på hur aktivt verksamheten arbetar med synpunkter och klagomål. En klassificering enligt tidigare framtagen mall påbörjas 218-1-1 i syfte att kunna kartlägga mönster och trender. Error! No text of specified style in document. 8
Förebyggande arbete Kvalitetsberättelse för Omsorgsnämnden Öppen verksamhet Uppsökande verksamhet erbjuds alla äldre som under året fyller 8 år och som inte har hemtjänst. 217 skickades 27 erbjudanden ut. Av dessa har 19 stycken hört av sig per telefon eller mail för att få svar på sina frågor och 16 stycken har önskat hembesök. Totalt 35 personer av 27 stycken har således önskat ytterligare information. Det finns sex träffpunkter, varav två i centrala Karlshamn. Övriga finns i Hällaryd, Asarum, Mörrum och Svängsta. De flesta träffpunkter finns i anslutning till särskilda boenden eller trygghetsboenden. I Mörrum finns träffpunkten i en förhyrd föreningslokal (IOGT). Aktiviteterna på träffpunkterna drivs i samverkan med föreningar, frivilligorganisationer, studieförbund samt av andra frivilliga insatser. Kommunens roll är att stödja de aktörer som ordnar aktiviteter samt att ansvara och stödja en utveckling av träffpunkterna. De vanligaste aktiviteterna på träffpunkterna är bingo, gympa, promenad/stavgång, musikstunder, läsning, film och musikcafé och samvaro. I genomsnitt genomförs tre aktiviteter per vecka med ca 15 besökare per aktivitet. Under våren 218 är målet att utse aktivitetsombud till träffpunkterna samt att skaffa fler samarbetspartners. Planering har gjorts tillsammans med Karlshamnsbostäder och studieförbund. De kommer under 218 att vara aktivitetsarrangörer. Gästföreläsare kommer att bjudas in, t ex kommunpolisen, civilförsvar och budgetrådgivare. Äldredagen genomfördes den 7 september i Bellevueparken med ca 4 5 besökare och ca 45 utställare. Arrangör var omsorgsförvaltningen tillsammans med Kommunala pensionärsrådet och Lions. I fallförebyggande syfte arrangerades Balansera mera-kampanjen den 4 oktober. Det är en nationell kampanj och 217 års tema var mat, motion och medicin. Via Kommunala pensionärsrådet och i samarbete med högskolan startades en utbildningsinsats för mobil, surfplatta och dator. Ca 35 pensionärer anmälde sitt intresse att delta vid 5 tillfällen. Seniorens hus är en verksamhet öppen för alla pensionärer i Karlshamns Kommun. Syftet med verksamheten är att förebygga och bryta ensamhet genom möjlighet att köpa frukost, tillgång till dagstidningar och datorer, filmvisning och studiecirklar med olika ämnesområden. Mål för år 218 Innehållet i genomförandeplanerna utvecklas kopplat till individuella mål och behov. Riskanalyser tillämpas och dokumenteras på enhets-, verksamhets- och förvaltningsnivå. Resultatdialoger samt del- och helårsrapporter innehåller kvalitetsmått utifrån SOSFS 211:9. Respektive verksamhet inom nämndens ansvarsområde skriver en kvalitetsberättelse för år 218. Error! No text of specified style in document. 9
Mål för år 219-22 Levnadsberättelser är implementerade för en ökad individanpassning vid utformningen av insatser. Individens behov i centrum är implementerat i biståndhandläggning och verkställighet. Kontaktmannauppdraget har utvecklats och förtydligats. Ett systematiskt arbetssätt utifrån PGSA med planering, genomförande, uppföljning och åtgärder är implementerat på enhets-, verksamhets- och förvaltningsnivå. Error! No text of specified style in document. 1