Partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning: Finlands självutvärderingsrapport

1(13) Partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning: Finlands självutvärderingsrapport 30.9.2014 1. Finland och öppen förvaltning

2(13) I denna självutvärdering granskas bakgrunden till Finlands deltagande i partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning (Open Government Partnership), processen för utarbetandet av ett nationellt handlingsprogram, verkställandet av handlingsprogrammet, resultaten hittills, de viktigaste utmaningarna och de fortsatta åtgärderna. Utvärderingsutkastet har beretts vid finansministeriet, och det har behandlats tillsammans med programmets projektgrupp i en workshop (22.8.2014). Det har varit möjligt för allmänheten att ta ställning till utkastet på dinasikt.fi-forumet (25.8-8.9.2014). Den slutliga självutvärderingsrapporten har utarbetats på basis av kommentarerna om utkastet. Öppenhet är ett finländskt grundvärde Öppenhet är ett grundläggande värde inom finländsk förvaltning. En av de mest centrala grundstenarna är offentlighetslagen som förnyades 1999. Öppenheten och medborgardelaktigheten har annars också utvecklats kraftigt under de senaste årtiondena. Som exempel kan nämnas bl.a. nya digitala verktyg såsom statsrådets projektregister 1999 och dinasikt.fi-forumet som inleddes 2000, samt olika långvariga utvecklingsprojekt såsom Hör medborgaren projekten (2000-2005), regeringens politikprogram för medborgarinflytande (2003-2007) och demokratinätverket (-2007) som fortsätter dess arbete. Främjandet av öppenhet kräver trots de långa anorna kontinuerligt, aktivt arbete. Finland beslutade våren 2012, i syfte att sprida goda praxis och att aktivt framhålla främjandet av öppenhet, att gå med i internationella partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning (OGP) och utarbetade den krävda handlingsplanen. Finland antogs i partnerskapsprogrammet i april 2013. Handlingsplanen för öppen förvaltning har verkställts sedan våren 2013. Statsrådet utgav dessutom i mars 2014 en demokratiredogörelse med temat främjande av öppenhet och delaktighet. Statsrådet har även riktat strategiska forskningsmedel till främjandet av förvaltningens öppenhet och delaktighet. BILD 1. FINLANDS ANSLUTNING TILL OGP FIRADES SAKENLIGT MED TÅRTA. JEREMY BARNUM FRÅN FÖREN- TA STATERNAS AMBASSAD I BILD.

3(13) Fyra delområden i Finlands handlingsplan Det primära målet med Finlands handlingsplan är att främja delaktigheten. Handlingsplanen består av fyra delområden: 1) öppen verksamhet, 2) tydligt språk, 3) öppen information och 4) förvaltningen som möjliggörare. Planen inkluderar sammanlagt 18 utfästelser som gäller olika delområden. Inom områdena för öppen verksamhet, tydligt språk och öppen information försöker förvaltningen förbättra sin verksamhet i samarbete med medborgarsamhället. Inom delområdet Förvaltningen som möjliggörare ligger tyngdpunkten främst hos utvecklandet av medborgarsamhällets verksamhet, och hos hur förvaltningen kan riva hinder för denna verksamhet. Delområde för öppen information förverkligas i nära samarbete med regeringens program för öppen information. Programmet för öppen information inkluderar tre delområden av vilka en är främjandet av demokrati. Handlingsplanen betonar öppenheten som ett av de viktigaste kärnvärdena inom den offentliga förvaltningen. Finland har placerat sig i toppen av internationella Transparency International jämförelser. Resultatet kan ses som ett tecken på förvaltningens öppenhet och transparens: ju öppnare förvaltning, desto mindre finns det rum för oetiska handlingssätt, såsom korruption. Statens tjänstemannaetiska kommitté har i sina egna rekommendationer beaktat utfästelserna och åtgärderna i partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning, och betonar en värdebaserad approach till tjänstemannaetiken (7.2.2014). Handlingsplanen verkställs enligt planerna Verkställandet av handlingsplanen för öppen förvaltning har framskridit enligt planerna. Verkställandet av den tvååriga planen har till dags dato framskridit halvvägs. En förtjänst hos handlingsprogrammet för öppen förvaltning är att den redan nu förenat delområden inom öppenheten och främjandet av delaktigheten som tidigare hållits åtskilda. Programmet har t.ex. förtydligat kopplingen mellan tydligt språk och främjandet av förvaltningens öppenhet. Utvecklandet av förvaltningens öppenhet har tidigare legat framför allt på justitieministeriets och finansministeriets ansvar, medan finansministeriet och kommunikationsministeriet svarat för utvecklandet av öppen information. Undervisnings- och kulturministeriet samt Institutet för de inhemska språken har svarat för främjandet av tydligt språk. Förvaltningen som möjliggörare är ett nytt slags arbetsområde där medborgarorganisationerna spelar en särskild roll. Partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning har samlat aktörer som utvecklat olika delområden vid samma bord, vilket förbättrat arbetets genomslagning och möjliggjort mera heltäckande utveckling av delaktigheten. En av programmets förtjänster är att man även i större omfattning insett att öppen förvaltning även i Finland kräver kontinuerligt arbete och utvecklande. Det blir aldrig färdigt, eftersom medborgarnas krav ökar och nya tekniska anordningar medför nya utmaningar. De gemensamma principerna för öppen förvaltning publicerades genast vid inledningen av programmet så att den högsta ledningens kontinuerliga utfästelse till främjandet av öppenhet kunde betonas.

4(13) Gemensamma principer för öppen förvaltning Öppenhet är en viktig del av en god förvaltning. Öppenhet skapar en dialog och är därför en viktig del av en fungerande demokrati. Medborgarna har rätt att få information, ge repsons, bli hörda och delta i utvecklingen av gemensamma lösningar och tjänster. Förvaltningen är även öppen för utvecklingsidéer som kommer fram i samhället. Vi förbinder oss att främja en öppen förvaltning och medborgarnas delaktighet: MEDBORGARENS RÄTTIGHETER Vi stärker medborgarnas rätt till information samt delaktighet i utvecklingen av gemensamma lösningar och tjänster. Vi informerar om ärenden som är under beredning redan i ett tidigt skede så att medborgarna verkligen har möjlighet att påverka lösningen. ÖPPENHET Vi tillhandahåller information om förvaltningens verksamhet och gör förvaltningens datalager tillgängliga på ett jämlikt sätt. Informationen är lättillgänglig och lättanvänd. ANSVAR Vi ser till att medborgarnas åsikter beaktas i de olika skedena av beredning och verkställande. Vi informerar tydligt i förväg om de olika skedena, målen och begränsningarna när det gäller samråd och delaktighet. Vi ser till att den information som tillhandahålls är korrekt och aktuell. OMFATTNING Vi erbjuder alla medborgare möjlighet att delta i beredning och utveckling av ärenden. Vi använder såväl olika traditionella tillvägagångssätt som elektroniska kanaler för delaktighet och tillhandahållande av information. SAMORDNING Vi bereder ärenden tillsammans med olika aktörer inom förvaltningen så att vi kan undvika överlappningar, motsättningar och splittring i beredningen. RESURSER Vi skapar en organisationskultur med en öppen förvaltning där vi har tillräcklig kompetens och resurser för en öppen beredning med hjälp av elektroniska och traditionella metoder. UTVÄRDERING OCH KONTINUERLIG UTVECKLING Vi utvärderar regelbundet verkställandet av en öppen förvaltning och utnyttjar utvärderingarna vid planering av utvecklingsåtgärder. Vi har lyckats när medborgarna kan vara övertygade om att de har blivit hörda.

5(13) Et annat resultat är också att åtgärder för öppen förvaltning verkställts i allt större utsträckning. I detta sammanhang har statsförvaltningens tjänstemannanätverk för öppen förvaltning varit till hjälp. Olika ämbetsverk har med nätverkets stöd satsat i öppen förvaltning och utväxlat goda praxis sinsemellan. Tjänstemannanätverket för öppen förvaltning 86 medlemmar ur olika statliga ämbetsverk regelbundna sammanträden utväxling av information och bästa praxis nyhetsbrev tillställningarna sänds via webcast materialet finns på webbplatsen för öppen förvaltning Revisionen av kommunallagen Totalrevisionen av kommunallagen som pågår vid finansministeriet har gett en möjlighet att bedöma behovet av lagstiftningsändringar i syfte att främja kommuninvånarnas inflytande. Målet med den nya kommunallagen är att skapa förutsättningar bl.a. för mångsidigare deltagnings- och påverkningsmedel. Särskild uppmärksamhet har fästs vid o barns och ungas inflytandemöjligheter o interaktionen mellan kommunen och kommuninvånarna samt o t.ex. vid engagerande budgetering och o främjandet av öppna beredningsprocesser genom lagstiftningsmedel Regeringens proposition till en ny kommunallag avses bli överlämnad till riksdagen hösten 2014. Digitala demokratitjänster medborgarinitiativ.fi invånarinitiativ.fi dinasikt.fi utlåtande.fi och andra demokratitjänster på demokrati.fi 2. Skapandet av handlingsplanen för öppen förvaltning Finlands handlingsprogram för öppen förvaltning utarbetades i samarbete med medborgarorganisationerna, medborgarna, ministerierna, aktörer inom statsförvaltningen, kommunala representanter och Finlands kommunförbund. Öppna möten hölls på flera orter, och det var möjligt att delta via nätet. Temana vidareutvecklades också med hjälp av crowdsourcing. I början av detta kapitel går man igenom skapandet av handlingsplanen i kronologisk ordning, och i slutet av kapitlet granskar man skilt utmaningar som uppdagats.

6(13) BILD 2. LÄGET FÖR TIDSPLANERINGEN AV PROJEKTET SEPTEMBER 2012 Utarbetandet av handlingsprogrammet inleddes våren 2012. Förvaltnings- och kommunminister Henna Virkkunen undertecknade den 30 maj 2012 ett brev med vilket man informerade sekretariatet för Open Government Partnership projektet om Finlands intresse att bli medlem i projektet. Finansministeriet utgav den 14 juni 2012 ett pressmeddelande om ärendet. De första parter som intresserat sig i arbetet anmälde sig självmant till projektet genast efter att pressmeddelandet blev offentligt. Finansministeriet tillsatte den 3 september 2012 en arbetsgrupp för beredning av anslutningsprojektet. Beredningsgruppen har medlemmar från finansministeriet, utrikesministeriet, justitieministeriet, kommunikationsministeriet, undervisnings- och kulturministeriet, Kommunförbundet, FPA, Institutet för inhemska språken, Forum Virium (Helsingfors stad) samt medborgarorganisationer, vilka inkluderar Avoin ministeriö ry, Open Knowledge Finland ry, SOSTE - Suomen sosiaali ja terveys ry, Suomen Verkkodemokratiaseura ry ja Transparency Suomi ry. En forskare från Stanforduniversitetets Center for Democracy, Development and Rule of Law enhet deltog också. Arbetsgruppen fick till uppgift att utarbeta en handlingsplan för öppen förvaltning i Finland, att stödja verkställandet av den och att rapportera om verkställandet av planen. Arbetsgruppens mandatperiod varar tills den 31 december 2014. Öppna tillställningar och workshoppar Arbetet som utförs av arbetsgruppen för öppen förvaltning och OGP:s målsättningar presenterades i september 2012 vid Open Knowledge Festival i Helsingfors. Vid festivalen hölls också den första workshoppen i syfte att skissera temana inom handlingsplanen. 20 personer deltog i workshoppen. Tillställningen sändes på nätet. Det var möjligt att delta även virtuellt. Medborgarorganisationen Avoin ministeriö ry presenterade beredningen vid sin tillställning i Joensuu. Den nationella Facebook-sidan för öppen förvaltning öppnades den 29 augusti 2012.

7(13) Finlands OGP-arbetsgrupp ordnade ett öppet möte i Helsingfors i oktober 2012. Flera medborgarorganisationer inbjöds, och inbjudan spreds dessutom som Facebook-tillställning. Mötet sändes även på nätet. Sammanlagt 30 personer deltog, en del av dem via nätet. En sammanfattning gavs ut på dinasikt.fi-forumet. Mötet kunde ses även i efterhand på webben. Dessutom ordnades ett veckoslut i otober ett öppet medborgarmöte i köpcentret Ideapark i Lempäälä. Projektet presenterades också i Uleåborg. Handlingsplanen utvecklades med hjälp av crowdsourcing Finansministeriet utgav i oktober pressmeddelandet Medborgarna med i beredningen av handlingsprogrammet för öppen förvaltning (15.10.2012). Medborgare och medborgarorganisationer lockades med hjälp av kommunikation att delta i diskussionen på dinasikt.fi-forumet och i crowdsourcingprojektet på suomijoukkoistaa.fi plattformen i syfte att vidareutveckla utkastet till ett handlingsprogram. Crowdsourcingprojektet som tog fem veckor framskred i fyra skeden i enlighet med temaområdena. Medborgarna ställdes frågor om olika områden, och de bads dela med sig av sina idéer till tyngdpunktsområden. Crowdsourcingen utmynnade i sammanlagt 15 idéer vilka utvecklades av ca 50 användare. Största delen av idéerna hänförde sig till delområdet för tydligt språk. Vid röstningar gavs 110 röster, Facebook-gillandena uppgick till 200 och tweetarna till 25. På basis av kommentarerna nådde processen både sakkunniga inom förvaltningen och vanliga medborgare. Dinasikt.fi-diskussionen hade sammanlagt 15 kommentarer. I november 2012 presenterades beredningen av handlingsplanen i Rovaniemi, Vasa, Åbo och Vanda. I Helsingfors ordnades en gemensam hearingtillställning tillsammans med justitieministeriet som bereder demokratiredogörelsen. I slutet av året behandlades handlingsplanen tillsammans med Kommunförbundets sakkunnignätverk. I januari 2013 ordnades i Helsingfors ett öppet seminarium och en workshop om handlingsplanen. Seminariet hade 30 deltagare, majoriteten av dem tjänstemän. Tillställningen kunde följas också på nätet direkt och efter tillställningen. En sammanfattning av workshoppen publicerades på nätet. Minister Virkkunen öppnade tillställningen och ett pressmeddelande om talet publicerades samma dag. Förvaltningen bör främja öppenhet kontinuerligt (18 januari 2013). Utkastet till en handlingsplan presenterade även vid en tillställning som ordnats av internationella förvaltningsvetenskapliga institutets (IIAS) Finlandsavdelning. Handlingsplanen vidareutvecklades i februari 2013 vid en workshop i Tusby som ordnades av Open Knowlegde Finland. Workshoppen hade ett tiotal deltagare från samfundet för öppen information. Utkastet presenterades dessutom vid flera tillställningar avsedda för förvaltningen. I mars 2013 skickade man ett e-postmeddelande till medborgarorganisationerna. Meddelandet gav upphov till tre medborgarorganisationsmöten med Suomen Nuorisoyhteistyö - Allianssi, Monika-Naiset liitto ry samt Förbundet för lärarna i historia och samhällslära FLHS r.f. Handlingsplanen antogs våren 2013 Handlingsplanen finslipades i mars 2013. Den presenterades åt ministerarbetsgruppen för förvaltning och regionutveckling. Ministerarbetsgruppen godkände den 14 mars 2013 propositionen till Finlands handlingsplan för anslutning till Open Government Partnership. Verkställandet av handlingsplanen inleddes redan innan den egentliga verkställighetsperioden genom de Gemensamma principerna för öppen förvaltning som undertecknades av ministeriernas kanslichefer och Finlands

8(13) Kommunförbunds vd den 15 april 2013. Finland intogs i partnerskapsprogrammet den 23 april 2014 vid styrgruppens möte i London. Finland förband sig samtidigt till proklamationen inom partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning. Utmaningar vid utarbetandet av handlingsplanen Den största utmaningen vid utarbetandet av handlingsplanen var att införliva medborgarna och medborgarorganisationerna i beredningsprocessen. En annan viktig utmaning utgjordes av resurserna, vilka var synnerligen knappa speciellt 2012. Finland är geografiskt sett ett stort land. Regionalt täckande deltagande säkerställdes med hjälp av tillställningar och deltagande i olika samarbetsgruppers evenemang på olika orter. Workshopparna sändes på webben, vilket möjliggjorde deltagning på distans. Tidtabellerna för öppna workshoppar och hearingtillställningar utgavs på projektets, finansministeriets och Dinasikt.fi-forumets webbplatser på finska. Själva projektet har också en svensk webbplats. Inbjudanden till tillställningarna skickades även via olika medborgarorganisationers sändlistor och Facebook. Workshopparna sändes på webben, och dessutom sammanställdes alltid en sammanfattning som senare utgavs på webben och diskussionsforumet. Deltagarmängderna förblev små trots omfattande informering om tillställningarna och webbdiskussionerna. Delområdet för tydligt språk fick mest respons. Tillgången till andra aktörers tillställningar var med tanke på resursanvändningen det effektivaste handlingssättet. Open Knowledge Festival och Open Knowledge Forum var uppmuntrande exempel på dessa slags tillställningar. Utnyttjandet av crowdsourcing för idékläckning och förädling av idéer var en positiv erfarenhet, och det gav upphov till flera användbara åtgärdsförslag. Framgångsrik crowdsourcing underlättades av att arbetsgruppen hade en forskare med erfarenhet från crowdsourcing, som även agerade som facilitator. 3. Från plan till resultat: Verkställandet av Finlands nationella handlingsprogram Det primära målet för Finlands handlingsplan är att främja deltagande. Handlingsplanen består av fyra delområden: 1) öppen verksamhet, 2) tydligt språk, 3) öppen information och 4) förvaltningen som möjliggörare. Planen inkluderar sammanlagt 18 utfästelser som gäller olika delområden. Varje utfästelse inkluderar flera öppenhetsfrämjande åtgärder. Utfästelsen som gäller ökandet av öppenheten inom beredningsprocesserna innehåller t.ex. åtta åtgärder, vilka inkluderar utvecklandet av ett projektregister, beskrivning av statsrådets viktigaste processer på ett lättfattligt sätt samt medgång i det internationella Open Budget Index programmet under 2014. Verkställandet av handlingsplanen inleddes i mars 2013 redan innan den officiella verksamhetsperioden inleddes. Projektgruppens sekretariat besökte varje ministerium för att träffa kanslicheferna. Syftet med mötena var att gå igenom de åtgärder som ministerierna borde genomföra inom sina förvaltningsområden för den öppna förvaltningens del. Det andra målet var att kartlägga ministeriernas önskemål för projektets del. Verkställandet av planen inleddes genom ett verkställighetsbrev som sändes till ministerierna, statliga ämbetsverk och inrättningar den 27 augusti 2013. Motsvarande brev skickades till kommunerna den 10 januari 2014. Programmets tyngdpunktsområden framfördes i brevet, och där betonades även att verkställandet av programmet är gemensamt för hela den offentliga förvaltningen. Ämbetsverk och kommuner bads utnämna kontaktpersoner. Det statliga tjänstemannanätverk som skapades på detta sätt har representanter för 86 myndigheter. Inom kommunsektorn har man i inledningsskedet utnyttjat nätverket för Kommunförbundets projekt Kommuninvånarna i fokus, som har medlemmar i ca 20 kommuner. Kommunsektorns tjänstemannanätverk kommer i gång i större omfattning under hösten 2014. Tjänstemannanätverken har spelat en

9(13) central roll såväl för det praktiska verkställandet av programmet som för verkställandet av och rapporteringen om utfästelserna. Tabell 1. Sammanfattning av åtgärderna som omnämns i verkställighetsbrevet Åtgärd Meddela finansministeriet om kontaktpersonen för främjandet av ämbetsverkets öppenhet Dela information åt tjänstemännen om de gemensamma principerna för öppen förvaltning Gör ämbetsverkets beslutsfattandeprocesser transparenta Skriv tydligt och begripligt Berätta på ämbetsverkets webbplats om ämbetsverkets goda praxis i syfte att främja öppenheten och om hur öppenheten ska främjas under 2014-3015. Rapportera om dessa åtgärder till finansministeriet. För allt projektmatierial i statens projektregister HARE. Ge ut alternativa lösningsmodeller redan under beredningens gång. Skapa en allmänspråklig rubrik och en sammanfattning om regeringspropositionerna för kommunikationsändamål Hör intressentgrupper och medborgare redan i beredningsskedet Gäller Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Ministerierna Ministerierna Ministerierna Ministerier, ämbetsverk, inrättningar Enlgit verkställighetstabellen för planen (13 augusti 2013) finns det sammanlagt 46 åtgärder som anknyter till 18 utfästelser. Största ansvaret för genomförandet av planen ligger hos finansministeriet, som medverkar i 35 (76 %) åtgärder. Den näst mest ansvarstyngda aktören är Finlands Kommunförbund som medverkar i 19 (41 %) åtgärder. De aktörer som deltar i genomförandet av verkställighetsprogrammet kan indelas i tre grupper: statsförvaltningen, dvs. ministerierna och statliga ämbetsverk och inrättningar medverkar i 41 (89 %) åtgärder. Kommunalförvaltningen, dvs. Finlands kommunförbund och kommunerna medverkar i sammanlagt 20 (43 %) åtgärder och medborgarsamhällsaktörerna medverkar i 6 (13 %) åtgärder. Verkställningstabell http://www.vm.fi/vm/fi/05_hankkeet/0238_ogp/index.jsp Uppföljning av planen Man har sammanställt en uppföljningstabell om planen, från vilken de olika skedena för verkställandet av utfästelserna framgår. Enligt tabellen som uppdaterats i juli 2014 har största delen av utfästelserna (11/18) framskridit enligt tidtabellen, en tredjedel halkar efter en aning (6/18). En utfästelse har visat sig vara synnerligen besvärlig; det har varit svårt att hitta genomförare för engagerande budgetering inom statsförvaltningen. I det stora hela framskrider verkställandet enligt tidtabellen.

10(13) Man har ordnat flera evenemang under verkställighetsperioden. Projektgruppen ordnade den 15 oktober 2013 en tillställning i Tammerfors, där deltagarna hade möjlighet att diskutera med ministeriernas kanslichefer. Vid samma tillfälle hölls öppningstillställningen för kampanjen Tillsammans över hinder anmäl hinder för öppenheten. Tillställningen i Tammerfors hade över hundra deltagare samt representanter för tre olika medieaktörer (bild nedan). Under kampanjen mot öppenhetshinder (15.10.2013-31.5.2014) kontaktade man berörda myndigheter och bad dem utreda om de anmälda hindren för öppenhet kunde avhjälpas, eller alternativt vilka faktorer som hindrar dem från att avhjälpas. Talet om hindren för öppenhet förblev något abstrakt. Detta illustreras av att förslagen till avveckling av hinder förblev på en tämligen allmän nivå. Kampanjen uppnådde aldrig sina mål. BILD 3. KAMPANJEN TILLSAMMANS ÖVER HINDER LYCKADES INTE TROTS ETT GOTT FÖRSÖK Finansministeriet, justitieministeriet och Finlands kommunförbund beviljade i anslutning till partnerskapsprogrammet för öppen förvaltning ett demokratipris för förtjänstfullt arbete inom främjandet av öppen förvaltning, delaktighet och demokrati. Demokratipriset, som inte ska förväxlas med justitieministeriets demokratipris som beviljas medborgarorganisationer, utdelas i fortsättningen turvis vart annat år. Temat för 2013 års pris var tydligt språk. Tydligt och begripligt språk är en individuell rätt och en grundläggande förutsättning för delaktighet. God och öppen förvaltning betyder framför allt gott språk. Demokratipriset utdelas nästa gång hösten 2015, och då är temat förvaltningen som möjliggörare. Finland deltog den 31.10 1.11.2013 under ledning av förvaltnings- och kommunminister Henna Virkkunen i toppmötet för partnerskapsprojektet för öppen förvaltning som hölls i London. Varje deltagarland tillkännagav en ny utfästelse vid toppmötet. Finland sade sig inleda en kampanj för tydligt förvaltningsspråk år 2014. Kampanjen genomförs i samarbete mellan statsförvaltningen och Finlands Kommunförbund. Institutet för de inhemska språken är en central aktör. Minister Virkkunen konstaterade vid mötet i London att Finland i framtiden även kommer att prioritera barns och ungas delaktighet, speciellt för statsförvaltningens del. Tjänstespråkskampanjen Tjänstespråkskampanjen inleds hösten 2014 och fortsätter till sommaren 2015. Kampanjen består av o piloteringar och s.k. gudfäder o stödmaterial åt organisationerna inom den offentliga förvaltningen o en hustavla och annat stöd åt tjänstemännen o tillställningar åt piloterna o en kampanjwebbplats och informationskort

11(13) Finansministeriet ordnade tillsammans med Finlands Kommunförbund en gemensam tillställning för öppen förvaltning och öppen information i Åbo den 19 november 2013. Vid tillställningen diskuterades bl.a. öppen förvaltning och öppen information, hur förvaltningen och informationen öppnas i dagsläget och vad som kunde göras i framtiden. Tillställningen hade ca 40 deltagare. De som besvarade enkäten ansåg tillställningen vara nyttig (medeltal 4,08 på en skala från 1 till 5). En motsvarande tillställning hölls i Lahtis den 18 mars 2014. Dessutom hölls två svenskspråkiga möten om partnerskapsprogrammet i Jakobstad den 5-6 maj 2014. Inbjudan skickades framför allt till statliga tjänstemän, kommunala tjänsteinnehavare och förtroendevalda i de kringliggande landskapen. Tillställningen noterades i betydande omfattning av lokal media. Projektet för öppen förvaltning ordnade även i samband med kommunikationsministeriets tillställning den 14 maj 2014 i anslutning till KIDE-programmet (tillväxt, innovationer, digitala tjänster och evolution) en workshop för öppen förvaltning och öppen information. Deltagarna representerade såväl förvaltningen, organisationer som små och större företag. Vid workshopparna dryftade man utmaningarna med digitaliseringen och sökte efter nya impulser och idéer för den digitala utvecklingen inom olika förvaltningsområden. Programmet för öppen förvaltning ordnade även Paja-seminarieserien. Seminarieserien inkluderade två seminarier om mallbaserat beslutsfattande åt statliga tjänstemän, kommunala tjänsteinnehavare, forskare och medborgarorganisationer i Helsingfors. Den första delen handlade om beslutsfattande som baserar sig på ekonomiska modeller (10.12.2013) och den andra om modeller som anknyter till den byggda miljön och konsekvensutvärderingen av trafik- och ekopolitiken (13.5.2014). Pajaseminarierna inkluderade dessutom seminariet Informationssystem och skrivande som ordnades den 14 januari 2014 i Helsingfors åt statlig och kommunal personal, åt forskare och utvecklare av tjänstespråk och skrivande samt åt IT-experter. Serien inkluderade därutöver ännu ett seminarium om metoder inom och verktyg för öppen beslutsberedning i Helsingfors den 12 mars 2014, samt Bättre Hietsu-evenemangen som riktades framför allt till unga. Det mest populära av dessa var seminariet för informationssystem och skrivande med sina över 100 deltagare. Paja-seminarierna 10.12.2013 beslutsfattande som baserar sig på ekonomiska modeller 14.1.2014 informationssystem och skrivande seminariet 12.3.2014 seminarium åt medborgar- och studentorganisationer om metoder inom och verktyg för öppen beslutsberedning 13.5.2014 modeller som anknyter till konsekvensutvärdering och planering inom trafik- och ekopolitiken 16.6.2014 Bättre Hietsu tillställningen åt unga Nätverksmöten inom programmet för öppen förvaltning har ordnats tre gånger. Det första mötet hölls den 10 oktober 2013, och där deltog 53 personer från olika myndigheter, såsom FPA, trafiksäkerhetsverket och justitieministeriet. Finlands handlingsplan behandlades vid mötet, och dessutom skisserades genomföringen av den. Vid det andra mötet (11.2.2014) behandlades framför allt ämbetsverkens åtgärder i syfte att främja öppen förvaltning. 38 personer var fysiskt närvarande och 11 deltog via distansförbindelse. Det tredje mötet hölls den 15 maj 2014. Temana var bl.a. främjandet av öppen förvaltning inom kommunikationsministeriets förvaltningsområde samt hörandet av barn och unga med hjälp av informations- och upplevelsekort. Ett tjugotal deltagare var på plats. Mötet kunde även följas via videoförbindelse. I handlingsprogrammet för gott tjänstespråk som gavs ut i

12(13) januari 2014 föreslogs det att medlemmarna i tjänstemannanätverket för öppen förvaltning också skulle agera som tjänstespråksansvarig hos respektive myndighet. Verkställandet av handlingsplanen har dessutom tagits upp i stor omfattning vid tillställningar som anknyter till enskilda utfästelser eller särskilda projekt. Revideringen av kommunallagen har till exempel diskuterats i olika beredningsskeden vid möten som ordnats av olika ministerier, Kommunförbundet och bl.a. enskilda kommuner, varvid responsen också varit mångsidigare. Av de stora utmaningar som omnämns i partnerskapsprogrammet svarar framför allt handlingsprogrammet mot utmaningen med en ansvarsfull förvaltning. Finland och de övriga Nordiska länderna förekommer det, såsom konstaterats i början av utvärderingen, i internationell jämförelse mycket lite administrativ och politisk korruption. I början av beredningen av handlingsplanen för öppen förvaltning konstaterades det att den viktigaste utmaningen för Finland består i att främja delaktigheten. Även om man redan länge utvecklat detta delområde i Finland har medborgarnas förväntningar vuxit i samma takt. Samma observation noterades i OECD:s landutvärdering av Finlands förvaltningspolitik från 2010. Främjandet av delaktigheten är därför det primära målet i programmet. 4. Slutledningar och fortsättningsåtgärder Medborgarorganisationerna hördes på flera olika sätt under beredningens och verkställandets gång. Engagerandet av organisationer visade sig vara svårt trots goda försök. Organisationernas resurser är begränsade och de riktas oftast till tillställningar som har direktare koppling till organisationens substans. Inbjudan når å andra sidan inte alltid nyare och lösare sammansatta samfund. I fortsättningen bör man också begrunda vilka aspekter inom öppen förvaltning som kunde få företagen att intressera sig för främjandet av öppen förvaltning. Engagerandet av enskilda medborgare lyckades i viss mån. Tillställningarna för öppen förvaltning bör dock införlivas i andra tillställningar. Kommunikationen kräver ännu större satsningar under nästa beredningsrunda. I beredningsgruppen visade sig det blygsamma antalet medborgarorganisationer mot slutet av beredningen vara en sårbarhet. I fortsättningen strävar man efter att beredningsgruppen skulle ha flera representanter för olika organisationer. Det är viktigt att man samtidigt ser till att aktörerna har tydliga roller. Det fortsatta arbetet skulle gynnas av att beredningsgruppen även skulle ha en medlem från demokratiarbetsgruppen inom delegationen för medborgarsamhällspolitiken. Detta skulle garantera regelbunden behandling av programmet för öppen förvaltning även i dessa organ. Sändandet av workshopparna via nätet var ett gott sätt att möjliggöra regionalt täckande deltagande i workshopparna, eftersom avstånden är långa i Finland och stora områden glest bebodda. Man överväger som bäst om alla beredningsgruppsmöten i fortsättningen borde vara nätmöten, så att medborgarna kunde ha möjlighet att följa dem. Detta skulle vara ett gott exempel på främjande av öppenhet, men kostnaderna kan utgöra en utmaning. Tillgängligheten och hinderslösheten kommer även i fortsättningen att uppmärksammas. Tillställningarna kan följas på nätet. Finansieringen av beredningen och förverkligandet av handlingsplanen har varit begränsad. År 2013 anvisades projektet centraliserat 10 000 euro och 2014 uppgick projektfinansieringen till 40 000 euro.

13(13) År Centraliserade utvecklingsfinansieringen som projektet för öppen förvaltning haft tillgång till 2013 10 000 e 2014 40 000 e Det är även svårt att kontrollera beredningsprocessen på tre språk. Rapporteringen åt och kontakterna med partnerskapsprogrammets sekretariat sköttes på engelska. I Finland genomfördes arbetet i regel på finska, även om utkasten till utfästelser även översattes till det andra inhemska språket, svenska, i början av 2013. Det visade sig vara tämligen mödosamt att upprätthålla tre uppdaterade språkversioner av handlingsplanen i beredningsskedet. Beredningsgruppen uppskattar i sin självutvärdering att beredningsarbetet framskridit väl i internationell jämförelse. Beredningen av den nya handlingsplanen (2015-2016) har inletts sommaren 2014. BILD 4. MINISTERIERNAS KANSLICHEFER VID TILLSTÄLLNINGEN OM ÖPPEN FÖRVALTNING I TAMMERFORS DEN 15 OKTOBER 2013