Utfästelserna i handlingsplanen för öppen förvaltning

Transkript

1 1 (12) Utfästelserna i handlingsplanen för öppen förvaltning Öppen förvaltning - Synlighet Utkast till utfästelser Öppenheten hos beredningen inom den offentliga förvaltningen har utvecklats långsiktigt redan i mera än ett årtionde. Öppenheten kan emellertid förbättras ytterligare, speciellt i inledningsskedet och i början av beredningen. Man bör speciellt förbättra medborgares, samfunds och företags möjligheter till enkel och snabb tillgång till alla lagberednings- och utvecklingsprojekt. Inom statsförvaltningen har man redan tidigare utvecklat ett projektregister (hare.vn.fi) för detta ändamål, men dess bekanthet, täckning och användbarhet är fortfarande otillräckliga. Kommunerna saknar ett motsvarande centraliserat register, men kommunerna borde likväl också göra sina projekt och beredningar tillgängliga för kommuninvånarna. Förutom den grundläggande informationen borde det också i så tidigt skede som möjligt ges information om konsekvensutvärderingarna. Främjandet av öppen verksamhet förutsätter även kraftigare poängtering av tjänstemännens och tjänsteinnehavarnas interaktionsfärdigheter än förr, samt iakttagande av proaktiv och aktiv kommunikation. Engagerande budgetering ger människorna möjlighet att definiera, diskutera och prioritera hur kommunens eller statens offentliga medel fördelas och används. Finland har en del erfarenheter från engagerande budgetering. Spridningen av engagerande budgetering borde hur som helst främjas mera målmedvetet än i dagsläget genom distribuering av information om befintliga förfaringssätt samt genom nya pilotprojekt, så att tillvägagångssättet kunde utvecklas ytterligare. De internationella erfarenheterna från engagerande budgetering är omfattande. Dessa erfarenheter och detta samarbete utnyttjas aktivt. 1. Beredningsprocessernas öppenhet utökas 2. Interaktionsfärdigheter prioriteras i tjänsteinnehavares och tjänstemäns befattningsbeskrivningar 3. Proaktiv publicering och kommunikation förstärks 4. Engagerande budgetering främjas 5. Kundbaserad och öppen utveckling av ICT och digital ärendehantering utökas 6. Flera öppna möten och möten som kan följas på distans

2 2 (12) Åtgärdsförslag 1. Öppnare beredningsprocesser Ansvaret för och möjligheterna till att utveckla HARE (statsrådets projektregister) förtydligas. Statsförvaltningens projektregister utvecklas, liksom även dess användbarhet och möjligheterna att göra det mera bekant. Möjligheterna att skapa ett gemensamt projektregister för den offentliga förvaltningen utreds. FM, Finlands kommunförbund, kommunerna Beslutsfattandeprocessen görs mera överskådlig genom visualisering. o Man gör upp tydliga och begripliga processkartor över de viktigaste beredningsoch beslutsfattandeprocesserna inom statsrådet och i ministerierna, samt en årsklocka som underlättar uppfattandet av helheten. FM Tillämpningen av principerna i anvisningen Hörandet i samband med lagberedningen utvidgas att omfatta även annan beredning inom statsförvaltningen. I samband med uppdateringen av anvisningen poängteras publiceringen av utkast och olika alternativa lösningar redan i beredningsskedet, användningen av mångsidiga metoder för hörandet samt hörandet av medborgare av alla åldrar. genomgång av anvisningen 2013, ibruktagande 2013=> JM/FM Kanslicheferna undertecknade 2005 en förbindelse om att främja öppenhet och hörande inom sina respektive ministerier och förvaltningsområden. Kanslicheferna förnyar sin förbindelse till sitt ansvar som öppenhetsledare i ministerierna i syfte att vidareutveckla öppenheten inom ministerierna, förvaltningsområdena och den gemensamma statsrådshelheten, och förmedlar goda praxis från sina förvaltningsområden FM/JM Man understöder marknadsföringen och ibruktagandet av olika funktioner inom Deltagningsmiljön och dinasikt.fi både inom stats- och inom kommunalförvaltningen 2013 JM,FM, Finlands kommunförbund

3 3 (12) Man insamlar frivilliga utfästelser från statliga ämbetsverk och kommuner till att främja öppenheten. På sina webbplatser ska ämbetsverken redogöra för hur öppenheten främjas genom nya åtgärder FM, kansli- och ämbetsverkscheferna, Finlands kommunförbund, kommunerna I samband med totalrevisionen av kommunallagen utreds medel för annat slags utökande av beredningsprocessernas. FM, Finlands kommunförbund 2. Interaktionskunnande betonas i tjänsteinnehavarnas och tjänstemännens befattningsbeskrivningar Kunnande som behövs vid främjandet av öppen förvaltning definieras. Interaktionskompetensens betydelse poängteras vid utarbetandet av sådana arbetsbeskrivningar som kräver det, rekryteringsgrunder och kompetensutvärdering inom hela den offentliga förvaltningen. FM, Finlands kommunförbund och kommunerna Utbildning i kundbaserad service utveckling med kommuninvånare arrangeras. Finlands kommunförbund 3. Proaktiv publicering och kommunicering förstärks I samband med totalrevisionen av kommunallagen ska man kartlägga ifall kommunernas informerings-, interaktions- och hearingförfaranden och lagstiftningen som gäller dem borde förändras, och om proaktiv kommunicering skulle stödjas t.ex. med en mera förpliktande lagstiftning. FM, Finlands kommunförbund I SADe-programmet poängteras betydelsen av proaktiv kommunikation. Det ordnas utbildning för projektpersonal i anslutning till temat. FM

4 4 (12) 4. Engagerande budgetering främjas Information om existerande praxis och försök samt om både inhemska och internationella erfarenheter sprids VM, Finlands Kommunförbund Möjligheterna att skapa en öppen, spelliknande applikation åt medborgare och organisationer för utarbetning av en alternativ budget åt staten och kommunerna utreds. FMsamfundet för öppen data och organisationer Man söker pilotkommuner som kunde utveckla den engagerande budgeteringen. Finlands Kommunförbund Man utreder om det är möjligt att hitta någon statlig instans där en del av anslagen (t.ex. 1 %) kunde anvisas via engagerande budgetering FM Man överväger i samband med totalrevisionen av kommunallagen om det är möjligt att främja engagerande budgetering genom utveckling av lagstiftningen. VM, Finlands kommunförbund 5. Kundbaserad och öppen utveckling av ICT och digital ärendehantering utökas Inom SADe-programmet planeras, testas och inleds tjänster i samarbete med de kommande serviceanvändarna (HALKE-beslut, ). En plan ska utarbetas och nödvändiga åtgärder verkställas. FM och ämbetsverken som konstruerar tjänster Satsningar i gemensam målgruppskommunikation om tjänster som SADe-programmet ger upphov till. FM och ämbetsverken som tillhandahåller nya tjänster

5 5 (12) 6. Flera öppna möten som kan följas på distans Insamling och utspridning av information om goda praxis i anslutning till organisering av öppna möten och möten som kan följas på distans samt om samskrivande. FM, Finlands kommunförbund TYDLIGT SPRÅK - Begriplighet I förvaltningslagen finns en paragraf Krav på gott språkbruk. I den konstateras att myndigheterna ska använda ett sakligt, klart och begripligt språk. Utgångsläget är att medborgarna ska ha rätt att kunna begripa myndigheternas språkbruk. Frågan är utomordentligt viktig med tanke på folkets verkliga påverkningsmöjligheter och språklig demokrati. Individen har rätt till ett tydligt språk och framför allt ett tydligt myndighetsspråk. Det ger människorna möjlighet till att påverka och att göra sig hörd. Gemensamma saker görs gemensamma genom språket. God förvaltning är till stora delar gott språk. Undervisnings- och kulturministeriet har i enlighet med regeringsprogrammet tillsatt en arbetsgrupp som ska utveckla språkbruket inom lagstiftningen, myndighetsverksamheten och myndighetskommunikationen. Utkasten till förbindelser: 1. Rubriker till och sammandrag om regeringspropositioner på klarspråk 2. Visualisering av beslut 3. Tjänstemän och tjänsteinnehavare ges utbildning i tydligt språkbruk och klarspråk 4. Begripligheten hos texter som produceras av förvaltningen testas hos medborgare och serviceanvändare 5. Mindre mängder text och användning av bekanta begrepp 6. Hittandet och begripandet av informationen underlättas 7. Begripligheten hos kundbrev och beslut förtydligas speciellt i fråga om standardiserade texter Åtgärdsförslag 1. Regeringspropositioner ska ha rubriker och sammanfattningar på allmänspråk Alla regeringspropositioner ges en koncis rubrik för kommunikation på allmänspråk redan i början av beredningen. Varje regeringsproposition ska ha en allmänspråklig sammanfattning. Om möjligt ska den nya lagens centrala innehåll och de viktigaste punkterna också presenteras på klarspråk. Vid utarbetandet av allmänspråkliga namn och sammanfattningar ska man utnyttja crowdsourcing och testgrupper Behovet av att uppdatera angivningarna ska utvärderas redan i inledningsskedet av lagstiftningsberedningen så att förberedelserna kan inledas i god tid.

6 6 (12) Efter piloteringen ska en anvisning om rubricering och sammanfattningar fogas till anvisningarna om uppgörande av regeringspropositioner och handböckerna för lagstiftare. 2. Visualisering av besluten pilotering 2013, uppdatering av anvisningarna 2014 JM (uppdatering av anvisningarna), ministerierna (pilotering) Vad får du för dina skattepengar visualisering. Visualisering av SADe-programmets budgetering. FM 3. Tjänstemän och tjänsteinnehavare ordnas utbildning i tydligt språk, klarspråk och visualisering på båda inhemska språken Ministerierna och ämbetsverk utvecklar ett utbildningsplan och uppföljer verkställandet och inverkan Ämbetsverken utarbetar en checklista för klarspråk till stöd för utbildning och för att utnyttjas i arbetet Ministerierna 4. Begripligheten hos texter som förvaltningen producerar testas hos medborgare och serviceanvändare Begripligheten hos texter, anvisningar, blanketter etc. som förvaltningen producerar förbättras genom att de testas hos medborgare och serviceanvändare innan de ges ut. Ämbetsverken begär respons via sina responskanaler och förbättringsförslag på de existerande texterna. Arbetet inleds med pilotprojekt. De viktigaste nya texterna testas med hjälp av en användarjury som fokuserar på begriplighetsprövning För detta ska det utses pilotämbetsverk och -kommuner. ämbetsverken och kommunerna 5. Mängden av text som produceras ska minskas och bekanta termer användas Belastningen av det skriftliga arbetet minskas så att möjligheterna att fokusera på förmedlandet av väsentlig information och att förbättra kvaliteten av den främjas. Man förbinder sig till att använda befintliga termer och begrepp i större omfattning än i dagsläget. Man undviker nya översatta termer i sådana fall då en vedertagen motsvarighet redan finns.

7 7 (12) ämbetsverk och kommuner FOCIS (anvisningarna) 6. Lättare att hitta och begripa informationen Allmänna begrepp inom den offentliga förvaltningen och förhållandena mellan dem definieras precist på ett sätt som en dator förstår. Detta definieringsarbete (ontologiarbete) är nödvändigt eftersom samma tjänst eller information kan sökas med flera olika termer. Man skapar en bestående verksamhetsmiljö och en hållbar verksamhetsmodell för det nuvarande projektmässiga ontologiarbetet. Man ser till att namnen på de administrativa enheterna, underenheterna, verksamhetsoch andra programmen samt tjänstebeteckningarna är begripliga och transparenta. Förkortningar på namn och beteckningar används varsamt, och förkortningar görs inte till primära bruksbeteckningar. FM 7. Begripligheten hos kundbrev och beslut förtydligas speciellt när det gäller standardtexter. Frasbaserat skrivande görs synligt genom att ordna ett seminarium om temat. FM,Kommunförbundet, FPA, FOCIS Frasbaserat skrivande utvecklas inom ett pilotprojekt dit man inbjuder deltagare med olika slags kompetensgrund. Pilotprojekt Upphandlings- och utvecklingsrekommendationerna för informationssystem ska innehålla ett krav om möjlighet att konvertera till enkla standardtexter FM Öppen information Data Utkasten till utfästelser Öppnandet av informationen möjliggör uppföljning av förvaltningens verksamhet och delaktigheten i beslutsfattandet. En betydande del av besluten ges ut på nätet, men de finns ofta i ett format som inte kan utnyttjas automatiskt, vilket försvårar kombineringen av uppgifter. Informationen som används som underlag för beslut, liksom även den analysmetod som utnyttjats ska finnas tillgängliga på nätet, ifall det inte föreligger några lagstiftningsmässiga grunder för undanhållandet av dem.

8 8 (12) Användarvillkoren för informationen som den offentliga förvaltningen öppnar ska vara likformiga, så att de som utnyttjar dem inte ska behöva tillämpa flera olika villkor t.ex. vid kombinering av information. Användarvillkoren ska basera sig på internationellt prövade modeller. Medborgarna har rätt att kontrollera informationen som myndigheterna lagrat om dem, med undantag av vissa särskilda fall. Kontrollförfarandena varierar. Om uppgifterna kunde granskas på nätet skulle rätten förverkligas på bästa möjliga sätt, eftersom det även vore kostnadseffektivt. För att uppgifterna ska kunna kontrolleras på ett enda ställe krävs en referensdatabas, som alltså inte finns tills vidare. Å andra sidan, för att register som innehåller personuppgifter skulle kunna öppnas för allmänheten enligt principen om öppen data, måste informationen anonymiseras så att enskilda personer inte kan identifieras under några som helst omständigheter. Detta förutsätter både gemensamt antagna praxis och tekniska lösningar. Dessa borde vara gemensamma för hela den offentliga förvaltningen. Öppen data är förknippat med flera utmaningar och möjligheter som har ett samband med personlig information, bl.a. personuppgiftsskyddet, integritet och utnyttjande av personlig information. Förståelsen av samordnandet mellan de grundläggande rättigheterna och öppen data förbättras genom att utbildningen i fråga om lagstiftning och författningar (t.ex. offentlighetslagen, integritetsskyddsärenden) som berör öppen information utökas inom den offentliga förvaltningen och IT-sektorn. 1. Nya datalager öppnas och publiceras, och befintliga konverteras i maskinellt läsbar form 2. Användarvillkoren för öppen data och information görs tydliga 3. Kompetensen och förståelsen i fråga om samordnandet av personuppgifter, informationsskydd och öppen data förstärks. Åtgärdsförslag 1. Nya datalager öppnas och publiceras, och befintliga konverteras i maskinellt läsbar form I anslutning till finansministeriets program för öppen data ska man utreda öppnandet av dokumentinformation i strukturell form. FM Vid upphandlingen av analysverktyg och undersökningar ska man ta i beaktande möjligheten att offentliggöra verktygen, metoderna och data. FM:s anvisningar; ministerierna, ämbetsverken, forskningsinrättningarna verkställandet Informationen om den offentliga förvaltningens datalager och informationen i dem koncentreras genom att ämbetsverkens och kommunernas datadeklarationer länkas till ett enda ställe. 2013

9 9 (12) FM Kravet om öppen data och öppna gränssnitt ska inkluderas i datasystemupphandlingar och arkitekturprinciper så att det blir möjligt att konstruera alternativa användarsnitt. FManvisningar; ministerierna, ämbetsverken Datalager som är väsentliga med tanke på förvaltningens öppenhet öppnas: Statsförvaltningens ICT-projektportfolio ges ut på Internet 2013 FM Regeringsprogrammets uppföljningsdatabas publiceras på nätet SRK Möjligheten att publicera lagsamlingarna i maskinellt läsbar form utreds JM Medverkan i Open Budget Index -programmet beredning FM 2. Tydliga användarvillkor för öppen data och -information En JHS-rekommendation om användarvillkoren för öppen information som baserar sig på internationell praxis ska utarbetas FM 3. Kompetensen i fråga om och förståelsen av personuppgifter, dataskydd och öppen data förstärks (jfr. medborgarnas rätt till sina egna uppgifter förstärks, liksom även rätten till anonymitet ) De viktigaste myndighetsregistren ska förses med en funktion för granskning av de egna uppgifterna och återanvändningsrätt. FManvisningar, ämbetsverk

10 10 (12) Medborgarna ska ha möjlighet att kontrollera vilka register som innehåller information om honom eller henne. Möjligheterna att genomföra detta ska utredas utredning FM Utbildningsbehoven inom öppen data ska utredas och ett seminarium ska ordnas med deltagare bl.a. från samfundet för öppen data, sakkunniga i fråga om offentlighetslagen samt dataombudsbannens byrå FM Man skapar en permanent handlingsmodell för producerandet av stödtjänster och hjälpverktyg för öppen data: systematisk utbildning för finnandet, förädlingen, harmoniseringen, publiceringen och utnyttjandet av information som ska öppnas FM, Samfundet för öppen data, medborgarorganisationerna Förvaltningen som möjliggörare Utkasten till utfästelser Den offentliga förvaltningen bör möjliggöra den tredje sektorns och aktiva medborgares verksamhet och skapa förutsättningar för medborgarsamhällets spontana utveckling i Finland. I detta åtgärdsprogram har man identifierat fyra grupper av åtgärder som främjar spontan medborgarsamhällsutveckling i Finland. Syftet är att åtgärderna skulle identifiera och avveckla sådana hinder för medborgardebatten och utvecklandet av nya tjänster som föranleds av gällande lagstiftning och handlingsmodeller, att främja kommunikationen och diskussionskulturen mellan tjänstemän och medborgarsamhället, att erbjuda utbildning och verktyg för organisationerna samt att främja den offentliga finansieringen och synligheten av medborgarsamhällsbaserade tjänster och verktyg. 1. Avveckling av hinder för spontan medborgarsamhällsverksamhet. 2. Tjänstemäns aktiva närvaro och tillgänglighet. 3. Tillhandahållande av verktyg och utbildning åt organisationerna. Åtgärdsförslagen 1. Avveckling av hinder för spontan medborgarsamhällsverksamhet. Kampanjen Anmäl hinder ska inledas, vilket går ut på att anmäla hinder eller dröjsmål inom den offentliga förvaltningen. Detta hjälper att prioritera öppen medborgardebatt eller åtgärdande av omständigheter som förhindrar eller bromsar upp utvecklandet av nya

11 11 (12) tjänster, t.ex. genom uppdatering av lagstiftningen, administrativa anvisningar eller webbtjänster FM, Finlands Kommunförbund Till hearinganvisningarna ska fogas ett krav om att hörandet och engagerandet av medborgarna och medborgarorganisationerna alltid ska inkludera ett löfte om behandling av resultaten. JM, FM, Kommunerna Programmet för öppen data följer aktivt upp konstrueringen och ibruktagandet av applikationer som utnyttjar öppen data => VM 2. Tjänstemäns aktiva närvaro och nåbarhet Öppenhetsagentens roll ska definieras och rollen som frivillig öppenhetsagent ska inrättas vid samtliga ämbetsverk. Intresserade tjänstemän kan anmäla sig som frivilliga öppenhetsagenter. Samtliga ämbetsverk ska informeras om öppenheten och direktörer och chefer bes förbinda sig till öppenhetsledande. Öppenhetsagenterna och ledarna ska vara tillgängliga för medborgarna och upprätthålla kontakter med varandra i syfte att främja öppenheten inom den offentliga förvaltningen FM, JM, samtliga ämbetsverk, Finlands Kommunförbund och kommuner I samband med till exempel det årliga demokratipriset ska man belöna en representant för varje nivå inom den offentliga förvaltningen som genom sin egen verksamhet möjliggjort medborgarsamhällets verksamhet. Priset ges årligen åt en representant för kommunalförvaltningen, regionförvaltningen och statsförvaltningen. JM, Finlands Kommunförbund Medborgarorganisationerna erbjuder tjänstemännen utbildning i hörande och engagemang. Tjänstemännen uppmuntras/uppmanas att delta i dessa möten. Medborgarorganisationerna

12 12 (12) 3. Erbjudande av verktyg och utbildning åt organisationerna Medborgarsamhällets och organisationernas behov i fråga om webbverktyg och utbildning kartläggs. Organisationerna och representanterna för medborgarsamhället erbjuds webbverktyg samt tillhörande utbildning t.ex. via justitieministeriets deltagningsmiljö. JM, Forum Virium, Avoin ministeriö, Transparency International